Файл outlook не уменьшается после архивации

Обновлено: 04.07.2024

Чем чаще вы принимаете и отправляете письма, тем больше корреспонденции хранится на вашем компьютере. И, конечно же, это приводит к тому, что на диске заканчивается место. Также, это может привести к тому, что Outlook просто перестанет принимать письма. В таких случаях следует следить за размером своего ящика и при необходимости удалять лишние письма.

Однако, чтобы освободить место, не обязательно удалять все письма. Наиболее важные можно просто заархивировать. Как это сделать мы разберем в этой инструкции.

Всего же в Outlook предусмотрено два способа архивации почты. Первый это автоматический и второй – ручной.

Автоматическая архивация писем

Начнем с самого удобного способа – это автоматическая архивация почты.

Плюсы этого способа заключаются в том, что Outlook будет сам архивировать письма без вашего участия.

К минусам же можно отнести то, что архивироваться будут все письма и нужные, и не нужные.

Для того, чтобы настроить автоматическую архивацию необходимо в меню «Файл» кликнуть по кнопке «Параметры».

Далее перейти на вкладку «Дополнительно» и в группе «Автоархивация» нажать кнопку «Настройка автоархивации».

Теперь остается задать необходимые настройки. Для этого, устанавливаем флажок «Автоархивация каждые … дней» и здесь же устанавливаем период архивации в днях.

Далее настраиваем параметры по своему усмотрению. Если вы хотите, чтобы Outlook запрашивал подтверждение перед стартом архивации, то установите флажок «Запрос перед автоархивацией», если этого не требуется, тогда снимите флажок и программа будет все делать самостоятельно.

Ниже можно настроить автоматическое удаление старых писем, где вы также можете задать максимальный «возраст» письма. А также определить, что делать со старыми письмами – перемещать их в отдельную папку или же просто удалять их.

Как только вы сделали нужные настройки, то можно кликнуть по кнопке «Применить настройки ко всем папкам».

Если же вы хотите сами выбрать папки, которые требуется архивировать, то в этом случае придется заходить в свойства каждой папки и там настраивать автоархивацию.

И наконец, нажимаем кнопку «ОК», чтобы подтвердить сделанные настройки.

Для того, чтобы отменить автоархивацию, достаточно будет снять флажок «Автоархивация каждый … дней».

Ручная архивация писем

Теперь разберем ручной способ архивации.

Этот способ достаточно прост и не требует от пользователей каких-либо дополнительных настроек.

В данном способе также есть свои плюсы и минусы.

К плюсам можно отнести то, что вы сами выбираете какие письма требуют архивации. Ну а минус – это ручное выполнение архивации.

Таким образом, почтовый клиент Outlook предоставляет своим пользователям несколько вариантов создания архива писем. Для больше надежности можно использовать оба. То есть, для начала настроить автоархивацию и затем, по мере надобности отправлять письма в архив самому, а лишние удалять.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Чтобы уменьшить размер файла данных Outlook (PST) или автономного файла данных Outlook (OST), можно вручную сжатие файла данных. Выберите ниже свою версию Outlook, чтобы увидеть инструкции по уменьшению размера PST- или OST-файла.

Существует несколько способов уменьшения размера почтового ящика.

Часто причиной большого почтового ящика является большая папка "Удаленные". В средстве есть кнопка для просмотра размера папки "Удаленные" и ее очистить.

Иногда элементы с конфликтом хранятся в outlook в папке под названием "Конфликты". Конфликты возникают, когда копия элемента на почтовом сервере не синхронизируется с копией элемента, храняной на локальном компьютере. Средство очистки почтового ящика может удалить эти конфликты за вас.

Запуск средства очистки почтового ящика

Откройте вкладку Файл.

Чтобы выполнить нужную задачу, выберите "Просмотреть размер почтового ящика", "Найти элементы старше", "Найти элементы больше", "Просмотреть размер удаленных элементов", "Очистить папку "Удаленные", "Просмотреть размер конфликтов" или "Очистить конфликты".

Уменьшение размера файла данных Outlook (PST) или автономного файла данных Outlook (OST)

При удалении элементов из файла данных Outlook (PST) или автономного файла данных Outlook (OST) Outlook автоматически сжатие файла в фоновом режиме во время простоя, если вы не используете компьютер, но outlook все еще работает.

Примечание.Outlook сжатие файла следует делать только в том случае, если в файле более 20 % от "белой области" (неиспользовано).

Вы также можете выполнить следующие действия, чтобы вручную начать процесс сжатия, что может занять несколько минут.

Удалите все элементы, которые не нужно хранить, и опустите папку "Удаленные".

Щелкните "Параметры > учетной записи" > "Параметры учетной записи".

На вкладке "Файлы данных" щелкните файл данных, который нужно сжать, и нажмите кнопку "Параметры".

Примечание.Если вы используете учетную запись электронной почты Exchange или Outlook.com, необходимо дополнительно щелкнуть вкладку "Дополнительно" > параметров файла данных Outlook.

В диалоговом окке "Файл данных Outlook" нажмите кнопку "Сжать сейчас" и нажмите кнопку "ОК".

Примечание: После сжатии файла данных Outlook не нужно выходить из Outlook.

Поскольку пользователь создает свой почтовый ящик и продолжает накапливать данные, поскольку он часто получает элементы электронной почты, его почтовый ящик MS Outlook имеет тенденцию сильно увеличиваться в размерах. Многие пользователи сталкиваются с проблемами повреждения большого файла OST, в таких ситуациях им необходимо уменьшить размер файла OST.

В формате UNICODE ограничение на размер составляет до 50 ГБ, и когда оно достигает, очевидно, обнаруживается, что файл OST стал очень большим по размеру, тогда как в формате ANSI размер файла может доходить даже до 2 ГБ.

Также досадным аспектом является то, что при удалении каких-либо данных не будет значительной разницы в размере файла и он не будет сильно уменьшен пропорционально размеру удаленного тома. Причина этого в том, что это происходит, когда после этого на свободном пространстве появляются белые пространства. Тем не менее, существует несколько методов, которые могут помочь вам управлять / уменьшить размер файла OST.

Объяснение файла OST

Почему размер OST становится слишком большим?

Файлы OST содержат все данные, сгенерированные / полученные с момента создания вашей учетной записи, за исключением тех элементов, которые могли быть удалены вами. Емкость для хранения данных файлов OST зависит от используемой / установленной версии Microsoft Outlook.

В Outlook 2002 или его предыдущих версиях ограничение на размер файла составляет 2 ГБ; тогда как в версии MS Outlook 2007 этот предел хранения по умолчанию составляет 20 ГБ. В Outlook 2010 и более поздних версиях емкость хранилища составляет 50 ГБ.

Если в какой-то момент вы заметите, что файл OST стал слишком большим по размеру; тогда для вас становится непременной задачей управлять своим почтовым ящиком, иначе это может привести к повреждению OST. Негабаритные файлы OST могут сделать ваши почтовые ящики полностью недоступными, при этом вы не сможете получить доступ к своим элементам электронной почты. Чтобы решить эти проблемы, вам необходимо уменьшить размер файла OST. В следующем разделе мы расскажем, как можно уменьшить размер почтового ящика OST в Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007, 2003.

Как сжать или уменьшить размер файла OST?

Удалите те элементы электронной почты, которые вам больше не нужны.
Теперь откройте представление списка папок.
Затем щелкните значок списка папок в нижней части появившейся панели навигации.
После этого перейдите на вкладку Файл.
Затем нажмите «Настройки учетной записи».
Теперь выберите Настройки учетной записи.
И рядом с этим выберите тот конкретный файл OST, размер которого вам нужно уменьшить, на вкладке Data Files.
И после этого нажмите Настройки.
Наконец, нажмите Сжать сейчас.

Еще один способ уменьшить размер файла OST

Сначала перейдите на вкладку Файл.
Затем щелкните Инструменты очистки.
После этого выберите Очистка почтового ящика.
И рядом с этим вы можете выполнить любой из следующих шагов:

Вывод

Если ваш OST-файл становится слишком большим и чрезмерно большим, это может повлиять на вашу систему; и это тоже не очень хорошо для вашего Сервера. Поэтому очень важно, чтобы вы уменьшали размер файла OST и регулярно управляли своим почтовым ящиком, чтобы убедиться, что ваш почтовый ящик продолжает функционировать должным образом.

Уменьшение размера файла OST, вероятно, улучшит производительность вашего почтового ящика и системы. Вышеупомянутые методы могут показаться удобными для использования, но некоторые из них могут быть длительными. Итак, лучшее работоспособное альтернативное решение для устранения проблем с коррупцией.

Файлы данных Microsoft Outlook (файл pst / ost) долгое время могли занимать огромное место на вашем компьютере. Помимо очистки почтового ящика очистка папок с удаленными элементами, вы можете освободить занимаемое пространство путем сжатия файлов данных. Эта статья покажет вам, как сжать файл данных (файлы данных pst / ost) в Microsoft Outlook.

Вкладка Office - включите редактирование и просмотр с вкладками в Office и сделайте работу намного проще . Kutools for Outlook - приносит 100 мощных расширенных функций в Microsoft Outlook

Следующие шаги помогут вам сжать файлы данных (pst / ost) в Microsoft Outlook.

Шаг 1. Откройте диалоговое окно «Параметры учетной записи»:

В Outlook 2007 щелкните значок Сервис > Настройки учетной записи;
В Outlook 2010 и 2013 щелкните значок Файл > Инфо > Настройки учетной записи > Настройки учетной записи.

Шаг 2. В диалоговом окне "Параметры учетной записи"

Нажмите файлы данных вкладка;
Щелкните, чтобы выделить файл данных, который вы позже уплотните;
Нажмите Параметры кнопку.

Шаг 3. Если вы выбрали файл данных PST на шаге 2, перейдите к Шаг 4.

Если на шаге 2 выбрать файл данных ost учетной записи Exchange, откроется диалоговое окно Microsoft Exchange. Пожалуйста, проверьте Использовать режим кэширования данных Exchange и нажмите Параметры файла данных Outlook (или Кнопка настроек автономного файла папки в Outlook 2007) на Advanced вкладка в этом диалоговом окне. Но если выбранный файл данных ost не из учетной записи Exchange, перейдите к Шаг 4.

Шаг 4. В появившемся диалоговом окне нажмите кнопку Сжать сейчас кнопку.

Шаг 5. Щелкните все OK кнопки и Закрыть кнопку.

Введение. Для чего нужна архивация?

Дорогие друзья, прежде чем узнать, как архивировать письма или создать архив почты Outlook 2010, давайте разберёмся для чего это в принципе нужно. Может быть, что вы передумаете это делать. Или же вы, вообще, искали совершенно не это. Поэтому не стоит умалять значение некой теории, потому что так можно избежать лишней работы.

Иногда вам может понадобится архивировать свою почту, чтобы перенести её на внешний накопитель

Для чего же может пригодиться знание о том, как заархивировать письма в outlook 2010?

Архивируем вручную

Если нет потребности автоматически упаковывать всю корреспонденцию, создать архив можно вручную. Для этого перейдите в меню Файл / Средства очистки / Архивировать.

В открывшемся меню Архивации установите необходимые параметры и нажмите Ok.

В результате обоих описанных способов архивации данных Outlook, почтовым клиентом будет создан файл с архивом данных, который можно импортировать обратно в случае необходимости, а также можно перенести архив на любой другой компьютер.

Как создать архив писем?

Итак, давайте перейдём к тому, как заархивировать письма в почте outlook 2010:

Найти их можно легко в специальном разделе под непринуждённым названием «Вся почта». Это вполне логично, раз там хранится весь запас писем, включая заархивированные. Обратите также внимание на то, что письма от одного отправителя, которые попали под архив, создадут некую цепь. Сделано это для более удобного и комфортного обращения с архивами. Управление происходит с помощью простой мыши стандартными средствами программы, так что устанавливать сторонние продукты и утилиты вам не нужно будет.

Как настроить архивацию outlook

Теперь переходим от теории к практике, я рассмотрю на примере Microsoft Office 2020, но все действия будут в полной мере применимы и для других версий. Открываем программу и переходим в пункт «Файл»

Переходим в параметры

Далее в открывшемся окне вы находите вкладку «Дополнительно», на ней будет кнопка «Настройка архивации»

Вот основные настройки, позволяющие организовать автоматическую архивацию outlook:

Архивировать каждые > количество дней по истечении которых будет запускаться новое задание
Архивировать или удалять старые элементы > ниже задаете срок, я поставил 12 месяцев
Куда перемещать, по умолчанию это будет файл archive1.pst и будет он лежать рядом с основным файлом почты, но есть возможность и навсегда удалять элементы, для этого выберите соответствующую опцию.

Если зайти в инструменты аутлука в «Параметры почтового ящика», то там вы сможете обнаружить два интересных пункта:

Очистить почтовый ящик
Удалять старые элементы

Выбрав пункт «Очистить почтовый ящик» вам будет дана возможность произвести автоархивацию в ручном режиме, не дожидаясь следующего автоматического запуска.

Если выбрать пункт «Удалять старые элементы», то вы сможете выбрать дату на момент которой сможете запустить процесс архивации папки или папок.

Как видите все настройки очень простые, главное знать и помнить, где они находятся, не забывайте выполнять данную процедуру и держать ваш почтовый ящик в чистоте и рабочем состоянии.

Специальные инструменты для электронной почты Outlook Архива

электронная почта Outlook, архивирование в СОЛ, MSG, HTML-, форматы TXT.
Дополнительная опция генерировать суд дружественный PDF файлы.
Архивирование календаря Outlook,, примечания, контакты и другие предметы.
Архивирование настроек учетной записи электронной почты, включая пароли Outlook,

Где хранятся файлы данных Outlook

Место хранения файлов с данными Outlook зависит от версии программы. Outlook 2007 и 2010 по умолчанию сохраняет PST

и
OST
файлы в папку
AppData
:

C:\Users\Имя Пользователя

\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Начиная с Outlook 2013 место расположения PST файла изменилось, и теперь они стали храниться в папке Документы. Так, Outlook 2013 и 2016 сохраняет PST

файлы в следующей папке:

C:\Users\Имя Пользователя

\Documents\Файлы Outlook

Увидеть папку хранения PST

или
OST
файла конкретного аккаунта можно также с помощью самого Outlook. Для этого перейдите в меню
Файл
/
Настройка учётных записей
.

В окне Настроек аккаунта

в закладке Файлы данных, выберите аккаунт, который необходимо просмотреть (если их несколько) и нажмите
«Открыть местонахождение файла»

Outlook откроет окно проводника и покажет папку в которой хранится PST

файл (или
OST
файл, если данным аккаунтом используется такой).

Перемещение в сетевой архив

Следует заметить, что большинство интерфейсов веб-доступа организованы таким образом, что напоминают почтовики «больших» компаний, вроде Гугла. А меню перемещения обычно организовано похоже на стандартный Проводник Windows. Поэтому сложностей с осваиванием процедуры обычно не возникает.

На компьютере в Аутлук заархивировать письма можно следующим образом: заходим в любую содержащую письма папку, выбираем искомую корреспонденцию, далее в контекстном меню кликаем Переместить — нужная папка. Клавишами Ctrl и Shift процесс немного автоматизируется: с зажатой кнопкой Shift выделяются все письма (выбираем письмо, зажимаем Shift и нажимаем на последний элемент нужного выделения), с Ctrl — каждое следующее письмо прибавляется к выделению. Впрочем, это стандартные горячие клавиши для многих программ.

Отправка больших файлов по почте

Сохранение вложений из нескольких писем

Некоторые полученные письма могут содержать в себе вложения: файлы, картинки, видеоролики и т. п. Можно сохранять вложения каждого письма по очереди, но есть другой вариант:

Нажимаем кнопку «Сохранить вложения»

Указываем, куда сохранить вложения

Как выделить письма

Для того чтобы отметить несколько писем сразу для дальнейшего удаления или перевода их в раздел «Прочитанные», зажмите клавишу Ctrl на клавиатуре и начните отмечать письма с помощью мышки, не отпуская клавишу.

Если вам нужно выделить большое количество писем сразу, то выделите первое письмо, а потом зажмите на клавиатуре клавишу Shift и выделите последнее письмо, не отпуска клавишу. Все письма, находящиеся между первым и последним письмом, окажутся выделенными.

Выделяем несколько писем сразу

Чтобы выделить все письма сразу, отметьте одно письмо и зажмите комбинацию клавиш Ctrl+A, тогда все письма, находящиеся в той же папке, что и выделенное письмо, окажутся выделенными.

Некоторые проблемы с письмами Outlook и их решение

В процессе работы с письмами могут возникать те или иные ошибки или проблемы. Для их устранения требуется выполнить определённые действия.

Непрочитанные письма прочитываются самостоятельно

Если пришедшие вам на почту письма автоматически о, хотя вы их не открывали, то дело в том, что у вас включена функцию, которая показывает, что вы прочитали письмо, если у вас открыта вкладка с ним в течение нескольких секунд. Чтобы отключить эту функцию, необходимо выполнить следующие действия:

Заходим в параметры приложения

Переходим к дополнительным параметрам Outlook

Отключаем функцию «Отмечать как прочтённые при просмотре в области чтения»

Не отображаются старые письма

Загрузка и восстановление писем из архива и файла в формате pst

Если у вас есть архив или другой файл с письмами в формате pst, то вы можете быстро выгрузить все данные из него в программу. То есть с помощью PST файла вы можете восстановить утерянные данные или добавить новые, взятые с другого компьютера:

Находясь во вкладке «Главная», разверните кнопку «Создать элемент», перейдите к пункту «Другие элементы» и выберите функцию «Файл данных Outlook». Выбираем функцию «Файл данных Outlook»
Укажите путь до файла с письмами.

Указываем путь до файла в формате pst

Видео: перенос базы Microsoft Outlook 2010

Автоматическая архивация старых элементов

Вы можете указать частоту выполнения автоархивации, место сохранения архивированных элементов и время хранения элементов до их архивации.

Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.

В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.

Установите флажок Автоархивация каждые n дней и укажите частоту выполнения автоархивации.

Выберите любые другие параметры, например, не архивирование, а удаление старых элементов.

Совет: Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к Exchange Server. Также возможно, что политики хранения почты вашей организации переопределяют настройки автоархивации. Для получения дополнительных сведений обратитесь к системному администратору.

Дополнительные сведения о параметрах автоархивации см. в разделе Параметры автоархивации.

Изменение параметров автоархивации для отдельной папки

В списке папок в области навигации щелкните правой кнопкой мыши папку, которую требуется изменить, и в контекстном меню выберите команду Свойства.

На вкладке Автоархивация выберите нужные параметры.

Автоархивация в Outlook включена по умолчанию и выполняется каждые 14 дней. Вы можете изменить частоту автоархивации, указать файл данных Outlook (PST-файл), используемый для хранения архивированных элементов, и задать условия, при которых элементы в папках Outlook должны архивироваться.

Выберите Сервис > Параметры и откройте вкладку Другие.

Выберите параметр Автоархивация.

Установите флажок Автоархивация каждые n дней и укажите частоту выполнения автоархивации.

Выберите нужные параметры.

Архивировать или удалять старые элементы: необходимо выбрать этот параметр, если вы хотите, чтобы при автоархивации удалялись все или некоторые элементы, срок хранения которых истек. Этот параметр активирует другие параметры, позволяющие определить, какие из таких элементов нужно архивировать, а какие — удалять. Затем выберите дополнительные параметры, которые будут применяться как к архивации, так и к удалению.

Читайте также: