Где в 1с найти договор о материальной ответственности
Обновлено: 06.07.2024
Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» релиз 3.0.41.57.
Принятие на учет основного средства в программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) отражается документом Принятие к учету ОС. Материально ответственное лицо выбирается из справочника Физические лица и указывается в поле МОЛ в шапке документа.
В результате проведения документа Принятие к учету ОС формируются бухгалтерские проводки и движения (записи) в многочисленных регистрах сведений, отражающих информацию об основном средстве. Реквизит МОЛ отражается в регистре сведений Местонахождение ОС (Бухгалтерский учет).
Чтобы сформировать отчет по основным средствам, числящимся на балансе организации, и соответствующим им материально-ответственным лицам (МОЛ), необходимо воспользоваться Универсальным отчетом (раздел Отчеты).
Он позволяет отображать данные справочников, документов, их табличных частей, регистров накопления и регистров сведений и их виртуальных таблиц.
В верхней части отчета находится командная панель. С помощью настроек панели нужно установить требуемый период. В поле Тип данных надо выбрать значение Регистр сведений, а в поле Объект из представленного списка объектов надо выбрать регистр Местонахождение ОС (Бухгалтерский учет). В поле Таблица надо выбрать саму таблицу регистра, то есть пустое поле.
Панель настройки открывается (скрывается) по кнопке Показать настройки/Скрыть настройки. В отчете можно задать группировку по аналитическим объектам, по группам объектов. Для этого предназначена панель настройки Группировка. Порядок группировки аналитических объектов изменяется по кнопке Вверх или Вниз.
На панели Отбор можно выбрать параметр или реквизит, по которому будет произведен отбор в отчете, а также задать вид сравнения (равно, в списке и т. д.). В колонке Поле следует выбрать параметр или реквизит, доступный для настройки отчета. В последней колонке указывается конкретное значение выбранного параметра или реквизита параметра.
На панели сортировки можно упорядочить значения по графам (полям) отчета. Допускается задавать сразу несколько настроек для сортировки.
Для получения требуемого отчета достаточно выполнить следующие настройки:
Иногда в работе приходится сталкиваться и с неприятными ситуациями. Например, кража имущества предприятия сотрудниками. Юридическая сторона вопроса регулируется главой 39 ТК РФ «Материальная ответственность работника». Но, отразив проблему на бумаге, бухгалтеру необходимо еще выполнить ряд процедур по удержанию сумм ущерба в программе 1С. В статье раскроем все тонкости и нюансы этого процесса как в случае принудительного удержания из зарплаты, так и в случае добровольного погашения задолженности перед работодателем.
Основные аспекты возмещения ущерба предприятию
Взыскание суммы ущерба может взыскиваться как в добровольном, так и в принудительном порядке.
Если работник добровольно погашает сумму ущерба, с ним заключается определенное соглашение и возмещение производится путем:
- удержаний из заработной платы сотрудника;
- выплаты сотрудником согласованной суммы ущерба.
С материально-ответственными лицами на предприятии заключаются договора о полной материальной ответственности.
В случае, если договор с сотрудником не заключен, он несет ограниченную материальную ответственность, т.е. сумма ущерба может быть взыскана лишь в пределах его среднего заработка, согласно ст. 241 ТК РФ, ограничивающей предел материальной ответственности сотрудника. Взыскание ущерба производится в течение месяца со дня установления факта причинения ущерба и в случае истечении данного срока, несогласия погасить сумму ущерба работником или же превышения суммы среднемесячного заработка сотрудника — взыскание производится в судебном порядке.
Рассмотрим ситуацию кражи имущества и отражение взыскания на примере программы 1С: Зарплата и управление персоналом. Но сначала рассмотрим некоторые настройки программы.
Настройки 1С: ЗУП для ввода удержаний в счет возмещения ущерба
Для удержания материального ущерба в 1С: ЗУП предназначен документ «Удержание в счет материального ущерба». Вид удержания и его настройки можно посмотреть в разделе «Настройки» — «Удержания».
Но в случае, если при первоначальной настройке вы не установили галочку, что выполняются удержания в счет возмещения ущерба, то в справочнике вы можете не обнаружить данный вид удержания.
Что делать в такой ситуации? Многие источники советуют создать новый вид удержания самостоятельно. Конечно, это выход из ситуации, но для этого нужно знать его настройки. А чтобы не гадать, мы ведь можем повторно вызвать «стартовый помощник» и еще раз пройти первоначальную настройку и «доставить» нужные галочки.
Пошаговый механизм действий
Напоминаем, что команда «Все функции. » включается здесь же в разделе «Настройки» — «Параметры».
Чтобы не утруждать себя поиском, введите в строку поиска первые буквы искомого названия. Нам нужна «Начальная настройка программы» из раздела «Обработки».
Шаг 2. Нажмите «Открыть».
В результате настройки в справочнике «Удержания» появится новая строка — «Удержание в счет возмещения ущерба».
Шаг 4. Откройте удержание и посмотрите его настройки. Удержание выполняется ежемесячно и вводится фиксированной суммой.
В нашем первом примере применяется фиксированная сумма удержания, потому закладка «Расчет базы» не активна и расчетная база не используется. Пользователь может аналогично создать и свои варианты такого удержания, задавать формулу расчета, используя расчетную базу.
Назначение удержания — «Удержание в счет расчетов по прочим операциям». Такие удержания вводятся одноименным документом в разделе «Зарплата» — «Алименты и другие удержания».
Ввод удержания в счет возмещения ущерба
Рассмотрим условный пример: в октябре 2020 года в ООО «Петровские зори» была выявлена кража имущества сотрудником Лагуновой Е.И. Сумма ущерба — 3000 руб. Руководителем подписан приказ о взыскании суммы ущерба.
Зафиксируем документом приказ о взыскании суммы ущерба.
Шаг 2. Заполните документ:
- укажите сотрудника и дату документа;
- выберите вид удержания — «Удержание в счет возмещения ущерба»;
- задайте период удержания;
- укажите взыскиваемую сумму.
Можно задать сумму удержания и установить галочку «Прекратить удержание по достижению предела», т.е. указанной суммы.
Проведите документ — кнопка «Провести и закрыть».
Шаг 3. Начислите зарплату. На закладке «Удержания» отобразится введенная документом сумма с указанием документа основания, который мы ввели ранее.
Ограничения сумм удержаний процентом от зарплаты в 1С :ЗУП
При взыскании ущерба и других удержаний имеются некоторые ограничения.
Если руководствоваться ст. 138 ТК РФ, размер всех удержаний сотрудника по инициативе работодателя не может превышать 20% его ежемесячного заработка.
В нашем примере сумма небольшая и очевидно удовлетворяет данному требованию. А как быть в других ситуациях и как контролировать и рассчитывать эти суммы?
В программе 1С: Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1 имеется функционал, позволяющий контролировать соответствие ограничениям, установленным ст. 138 ТК РФ.
Включается он в разделе «Настройки» — «Расчет зарплаты».
Шаг 1. Перейдите в указанный выше раздел и установите галочку — «Ограничивать сумму удержаний процентом от заработной платы».
В результате в карточке вида удержания «Удержание в счет возмещения ущерба» появится настройка.
Шаг 2. Установите галочку — «Является взысканием» и тогда размер удержания ограничится согласно ст. 138 ТК РФ.
Рассмотрим это на примере.
Удержание в счет возмещения ущерба и ограничение взыскания
В октябре 2020 года в ООО «Петровские зори» была выявлена кража имущества сотрудником Лагуновой Е.И. Сумма ущерба — 7000 руб. Руководителем подписан приказ о взыскании суммы ущерба.
Шаг 1. Введите документ «Удержание по прочим операциям» в разделе «Зарплата» — «Алименты и прочие удержания». Укажите сумму, взыскиваемую с сотрудника Лагунова Е.И.
Шаг 2. Проведите документ — кнопка «Провести и закрыть».
Шаг 3. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов». На закладке «Удержания» отобразилась сумма удержания, указанная ранее в документе.
Посмотрим «Расчетный листок». Вы спросите: «А где же ограничение?»
Для расчета и ограничения удержаний в 1С: ЗУП предназначен документ «Ограничение взысканий». Он появился после нашей настройки программы в разделе «Зарплата».
Шаг 4. Откройте журнал документов и нажмите кнопку «Создать».
Документ рекомендуется заполнять автоматически.
В нашем примере по сотруднику Лагуновой Е.И. программа рассчитала сумму 2993,33руб. от общей суммы 7000 руб., отразив задолженность 4006,67 руб.
Шаг 6. Сохраните документ — кнопка «Провести и закрыть».
Давайте посмотрим на цифры в расчетном листке сотрудника Логунова Е.И. и проверим действие документа «Ограничение взысканий».
В нашем примере заработная плата сотрудника Лагуновой Е.И. составила:
- 17203,64 руб. (12703,64 руб. в денежном выражении 4500 руб. — оплата питания).
- минус НДФЛ — 2237,00 руб. Сумма для расчета ограничения составила 14966,64 руб.
- согласно ст. 138 ТК РФ мы можем удержать не более 20%.
Проверим: 14966,64 руб. *20% = 2993,33 руб.
Программа автоматически проверила соблюдение установленного законом ограничения и рассчитала сумму с его учетом.
Остаток задолженности по взысканиям можно проследить в одноименном отчете в разделе «Зарплата» — «Отчеты по зарплате».
Сформировав отчет, мы видим, что по данному удержанию осталась непогашенная задолженность в размере 4006,67 руб.
При начислении зарплаты в следующем месяце сумма долга перейдет автоматически в раздел удержания сотрудника.
Шаг 7. Введите документ «Начисление зарплаты и взносов» за следующий месяц и проверьте сумму удержания.
Каждый раз после ввода документа «Начисление зарплаты» пользователь должен вводить документ «Ограничение взысканий» и проверять суммы взысканий на соответствие ограничения законодательству.
Шаг 8. Введите новый документ «Ограничение взысканий» за следующий месяц и нажмите «Заполнить».
По итогам начислений месяца, программа определила сумму удержания и остаток задолженности.
И так, до конца ее погашения.
Но сотрудник может и добровольно погасить сумму ущерба.
Добровольное погашение задолженности
Рассмотрим это на примере.
После удержания сумм взыскания ущерба из заработной платы в октябре и ноябре месяце сотрудник Лагунова Е.И. изъявила желание добровольно погасить остаток долга в размере 776,89 руб.
Отразим этот факт документом в 1С: ЗУП.
Шаг 1. Перейдите в раздел «Зарплата» — «Погашение задолженностей по взысканиям».
Шаг 2. Для ввода нового документа, нажмите кнопку «Создать».
Шаг 3. Установите дату документа и месяц отражения записи.
Выберите сотрудника. В нашем примере это Лагунова Е.И. Программа автоматически укажет документ основание, по которому имеется задолженность и вид удержания.
Укажите сумму, которую сотрудник возмещает.
Сохраните документ, после чего сформируйте отчет «Задолженность по взысканиям» в разделе «Отчеты по зарплате». После полного погашения задолженности он формируется пустой, т.е. задолженность сотрудником погашена: часть суммы удержана из зарплаты и часть внесена добровольно.
Электронное хранение кадровых документов в организации
В состав конфигурации «Зарплата и управление персоналом» ред. 3 внедрена стандартная подсистема «Электронная подпись», с помощью которой можно подписывать присоединенные к кадровым приказам печатные формы. Эта возможность позволяет организациям частично перейти на хранение приказов на электронных носителях.Первоначальная настройка программы «Зарплата и управление персоналом» ред. 3 для работы с электронной подписью производится в разделе Администрирование – Общие настройки – Электронная подпись и шифрование.
Для включения возможности подписания файлов нужно установить флажок Электронная подпись и выполнить настройки справочников Программы и Сертификаты по ссылке Настройки электронной подписи и шифрования (см. рис. 1).
Рис. 1. Настройка электронной подписи
Для того, чтобы подписать электронной подписью приказ, в программе выполняются следующие действия:
В форме сохранения печатной формы установить переключатель в положение Присоединить к документу и выбрать нужный формат (например, Документ PDF/A (.pdf)) – см. рис. 2.
Рис. 2. Сохранение печатной формы
В форме списка присоединенных к документу файлов встать курсором на нужную печатную форму и в меню кнопки Электронная подпись выбрать пункт Подписать (см. рис. 3).
Рис. 3. Подписание присоединенного файла
Для того, чтобы выгрузить на диск подписанный электронной подписью документ, в меню кнопки Электронная подпись следует выбрать пункт Сохранить вместе с электронной подписью (см. рис. 4).
Рис. 4. Выгрузка подписанного электронной подписью документа
В результате электронный документ будет состоять из двух файлов:
файл печатной формы в выбранном формате (например, PDF);
Рис. 5. Проверка подлинности электронной подписи
Безусловно, такой вариант хранения электронных документов не сможет обеспечить доступ сотрудников к своим электронным документам и к архиву предприятия.
Обмен кадровыми документами с сотрудниками в электронном виде
При этом локальная усиленная электронная подпись требует установки на компьютере сотрудника средств криптографической защиты информации (далее – СКЗИ), а указание на использование факсимиле присутствует только в Гражданском кодексе, трудовые же отношения регулируются нормами Трудового кодекса. Кроме того, разыскивать юридически значимые документы в электронной почте неудобно.
Виды электронной подписи
В электронном документообороте различают два вида электронной подписи: простая и усиленная. Усиленная электронная подпись, в свою очередь, может быть квалифицированной и неквалифицированной (ст. 5 закона № 63-ФЗ). Эти виды электронной подписи отличаются степенью защиты и областью применения.
Простая электронная подпись (далее – ПЭП) подтверждает, что документ подписал конкретный сотрудник с помощью кодов доступа (аутентификация с помощью логина и пароля, СМС, email и пр.), которые могут быть созданы внутри корпоративной системы работодателя ее собственными средствами. Поскольку для ПЭП нет единого стандарта формирования и применения, организация может самостоятельно разработать формат ПЭП, отвечающий положениям закона 63-ФЗ, и закрепить его в локальных нормативных актах. При этом если в документ после его подписания вносились изменения, то ПЭП не позволит их отследить.
В отличие от простой ЭП, усиленная электронная подпись гарантирует неизменность документа, и к ней можно применить процедуру проверки ее подлинности. Она обладает большей надежностью и приравнивается к собственноручной подписи работника (п. 4 ст. 5 закона 63-ФЗ). Для формирования усиленной ЭП используются СКЗИ.
Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (УКЭП) выдает удостоверяющий центр, аккредитованный в соответствии с требованиями закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи». Выпуск сертификата УКЭП является платным, а срок действия, как правило, составляет один год.
Неквалифицированная ЭП (далее – УНЭП) подходит для работы с электронными документами внутри организации, если есть соглашение о признании ее собственноручной. Неквалифицированная подпись также может быть облачной, в этом случае не требуется установка СКЗИ на компьютер пользователя. Облачные ЭП безопасны и юридически значимы, при этом не требуют затрат на логистику и токены. У такой подписи также есть срок действия, который настраивается при выдаче сертификата.
Эксперимент по переходу на кадровый ЭДО
Федеральным законом от 24.04.2020 № 122-ФЗ предусмотрено проведение в России эксперимента по использованию отдельными работодателями и работниками электронных кадровых документов без их дублирования на бумаге. Задачей эксперимента по переходу на кадровый ЭДО является урегулирование существующих вопросов, касающихся использования в сфере трудовых отношений электронных кадровых документов и выработка плана по изменению трудового законодательства. В частности, в текстах будущих нормативных актов законодатель укажет на виды используемых работодателем и работником электронных подписей, место хранения электронных документов и порядок получения согласия от сотрудника.Виды электронной подписи в законопроекте о кадровом ЭДО
При кадровом электронном взаимодействии работодатель в лице ответственных сотрудников должен подписывать документы с использованием УКЭП. Допускается применение ПЭП со стороны сотрудника, если обмен документами производится через систему «Работа в России».
Авторизация сотрудника на портале «Работа в России» производится по учетной записи Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА). В этом случае ключом ПЭП является учетная запись сотрудника в ЕСИА.
Если же обмен производится с помощью системы работодателя, то работник применяет УКЭП или УНЭП. Предприятие приобретает лицензии на программу-криптопровайдер (например, КриптоПро CSP), и формируемые сотрудниками электронные подписи будут условно бесплатными. Можно использовать и бесплатные СКЗИ, например VipNet CSP. Помимо выпуска сертификатов, потребуется их установить на все рабочие компьютеры, настроить информационные системы на работу с криптопровайдером и с этим сертификатом, а также следить за их валидностью, перевыпускать и отзывать.
При этом для закрытого перечня кадровых документов (трудового договора и допсоглашения к нему, договора о материальной ответственности и ученического договора) федеральным законом № 122-ФЗ предлагается использование сотрудником УКЭП или УНЭП.
Схема электронного взаимодействия в рамках эксперимента
Схема движения электронного кадрового документа представлена на рис. 6.
Рис. 6. Схема движения электронного кадрового документа
Оформление кадрового документа может производиться в информационной системе работодателя (в нашем случае – «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3).
Подписание документа усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя.
Предоставление документа в электронном виде осуществляется путем выгрузки документов из «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» ред. 3 на портал «Работа в России».
Кадровик, авторизовавшись в личном кабинете организации на портале «Работа в России», обработает загруженные из «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» ред. 3 документы (сгруппирует их в журналы и «протолкнет» в кабинеты сотрудников).
Работник, авторизовавшись в личном кабинете на портале «Работа в России», подписывает документы электронной подписью, выражая согласие с их содержимым.
После этого в личном кабинете организации кадровик получит информацию об ознакомлении сотрудника с документом.
Помимо электронного обмена документами, портал «Работа в России» обеспечивает долгосрочное хранение архива кадровых документов и снимает вопрос о долгосрочном хранении электронных документов и доступа сотрудников (в том числе бывших) к этим документам.
Таким образом, при переходе на электронный кадровый документооборот от работодателя, в первую очередь, требуется получить согласие сотрудника, снабдить кадровиков ключами и квалифицированными сертификатами электронной подписи, обеспечить сотрудников ключами неквалифицированной или простой электронной подписи.
Согласие сотрудника на участие в кадровом ЭДО
Для того, чтобы работодателю получить согласие работника на участие в электронном кадровом документообороте, потребуется:
внести изменение в локальный акт организации (коллективный договор) и ознакомить сотрудников с новой редакцией под подпись.
оформить изменение к трудовому договору для текущих сотрудников, а при приеме новых работников вписывать согласие в трудовой договор (контракт).
оформить отдельный документ-согласие на присоединение к кадровому ЭДО.
Предполагается, что согласие будет подписано такой подписью, чтобы она была юридически значимой и за пределами предприятия. Поэтому потребуется подписать хотя бы один документ собственноручной подписью либо квалифицированной подписью, сертификат которой получен в аккредитованном УЦ.
Вопрос о том, возможно ли будет использовать для подписания согласия неквалифицированную подпись для дистанционных работников, в настоящее время обсуждается в рабочей группе по внедрению кадрового ЭДО.
Интеграция «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» ред. 3 и портала «Работа в России»
В одном из очередных релизов конфигурации «Зарплата и управление персоналом» ред. 3 появится возможность настройки выгрузки печатных форм документов на портал «Работа в России».
Для этого в настройках кадрового учета потребуется установить флажок Используется интеграция с порталом «Работа в России». После включении этой опции в печатных формах приказов появится кнопка Передать на «Работа в России» (см. рис. 7).
Рис. 7. Подписание и публикация приказа на портале «Работа в России» одной кнопкой
В планах развития «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» ред. 3 – подписание документов несколькими ответственными лицами и передача документа на подписание ответственному лицу.
Кадровый ЭДО в сервисе «1С:Кабинет сотрудника»
Поскольку документооборот через портал «Работа в России» является односторонним (работодатель может подписать документ и ознакомить с ним сотрудника), сотруднику негде написать и подписать заявление или запросить справку.
Сервис «1С:Кабинет сотрудника» позволит сделать сотрудников полноценными участниками кадрового ЭДО:
Администратор абонента сервиса включает в настройках использование ЭП, и сотрудники сами могут формировать для себя сертификаты УНЭП и применять их для всех случаев, когда необходимо что-то подписать. Сертификаты УНЭП хранятся в облачном хранилище. Планируется, что администратор абонента сервиса сможет настраивать срок действия сертификата сотрудника. Когда срок действия будет заканчиваться, сервис предупредит об этом сотрудника. При этом сотрудник сможет перевыпустить сертификат в любой момент.
Сотрудники подписывают свои документы с любого устройства, в том числе со смартфона, вводя пароль закрытого ключа ЭП один раз за сеанс.
Таким образом, готовым решением для перехода на кадровый ЭДО, отвечающим всем требованиям законодательства, может стать использование следующих программно-технических средств:
Конфигурация 1С с зарплатным модулем («1С:Зарплата и управление персоналом» ред. 3, «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» ред. 3, «1С:ERP» ред. 2, «1С:Комплексная автоматизация 8» ред. 2), в которой происходит подготовка кадровых документов, их подписание УКЭП, публикация на портале «Работа в России» и взаимодействие с сервисом «1С:Кабинет сотрудника».
Система «Работа в России», которая обеспечит долгосрочное хранение электронных кадровых документов с гарантией от государства.
Сервис «1С:Кабинет сотрудника», который позволит сделать сотрудников полноценными участниками кадрового ЭДО, где сотрудник сможет подписывать УНЭП кадровые документы, получать информацию о своей зарплате, писать заявления, заказывать и получать справки и др.
Читайте также: