Где в 1с найти личную карточку работника

Обновлено: 07.07.2024

В программе 1С:ЗУП 3 ведется учет следующих персональных данных сотрудников:

  • Основные данные
    • Дата рождения
    • Пол
    • ИНН
    • СНИЛС
    • Место рождения
    • Гражданство
    • Паспортные данные
    • Адреса, телефоны
    • Основное образование
    • Переподготовка
    • Повышение квалификации

    Личная карточка работника по форме №Т-2 является унифицированной формой первичной учетной документации по учету кадров и обязательна для применения в организациях любых форм собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ

    Личную карточку сотрудника в 1С:ЗУП 3 можно распечатать по ссылкам:

    • Сотрудник – Печать – Личная карточка (Т-2)
    • Кадры – Кадровые отчеты – Личные карточки (Т-2)

    Помогла статья?

    Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

    Похожие публикации

      .Работодатели предоставляют дополнительные оплачиваемые дни отпуска в связи с событиями.Термин «ввод в эксплуатацию» применительно к налоговым отношениям до сих.У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ:Оформите коммерческую.

    Карточка публикации

    (1 оценок, среднее: 4,00 из 5)

    Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
    Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
    Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

    Добавить комментарий Отменить ответ

    Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

    Вы можете задать еще вопросов

    Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

    Вы можете оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица Оформить заявку

    Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
    регламентом БухЭксперт8.ру >>

    Личная карточка сотрудника в 1С — это печатная форма, которая заполняется на каждого работника, принимаемого в организацию. В статье рассмотрим особенности формирования и ведения личной карточки в программе 1С 8.3 Бухгалтерия.

    Личная карточка сотрудника — основные сведения

    Личная карточка работника — документ кадрового учета, в котором отражаются все сведения о работнике и его трудовой деятельности у работодателя.


    Главное, что нужно знать о ведении личной карточки:

    • ее необходимо заполнить и вести на каждого работника;
    • применение унифицированной формы Т-2 обязательно (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012);
    • вести карточку только в электронном виде недостаточно, т. к. работник должен расписываться в ней при приеме, переводе и увольнении (п. 12 Правил ведения трудовых книжек, Указания по заполнению Т-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

    Личная карточка в 1С 8.3 Бухгалтерия — где найти, как заполнить

    Карточка Т 2 в 1С 8.3 Бухгалтерия формируется для печати из:

    В программе 1С 8.3 Бухгалтерия функциональность по зарплате и кадрам ограничена, поэтому в личную карточку сотрудника автоматически заносятся только основные сведения на основании:

    • информации в справочниках Сотрудники и Физические лица,
    • кадровых документов: Прием на работу, Отпуск (только основной), Кадровый перевод (если подлежит отражению в трудовой книжке), Увольнение.

    В частности, в карточке сотрудника в 1С 8.3 автоматически заполняются сведения:

    • личные данные работника;
    • об отпусках, переводах, увольнении.

    Остальные данные в 1С 8.3 Бухгалтерия необходимо заполнять вручную в распечатанной форме по мере появления новых сведений.

    См. также:

    Если Вы еще не подписаны:

    Активировать демо-доступ бесплатно →

    или

    Оформить подписку на Рубрикатор →

    После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

    Помогла статья?

    Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

    Похожие публикации

      Учет ОС ведется по инвентарным карточкам, которые заводятся на каждый.Рассмотрим аналитический учет расчетов с контрагентами в 1С Бухгалтерия 8.3.В программе 1С Бухгалтерия: 8.3 есть возможность вывода дополнительных полей.В 1С 8.3 Бухгалтерия существует возможность ведения простого кадрового учета.

    Карточка публикации

    (1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

    Личная карточка работника Т‑2: образец заполнения и бланк

    При приеме на работу на каждого сотрудника нужно оформить внутренний документ, который называется личная карточка. Что именно следует в ней отразить и на каком основании? По какой форме вести этот документ? Как долго хранить личную карточку Т-2? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей сегодняшней статье.

    Что такое карточка Т-2

    Личная карточка — это документ, который содержит краткий свод персональных данных работника, а также информацию о его трудовой деятельности. Карточка составляется в первый же рабочий день сотрудника, принятого по трудовому договору, и ведется на протяжении всего периода работы в данной организации.

    Сведения в форму № Т-2 вносятся на основании документов, представляемых при приеме на работу, а также приказов и распоряжений, которые издаются работодателем. В последний рабочий день личная карточка закрывается и сдается в архив организации.

    Справка

    Если один из разделов личной карточки закончился, необходимо дополнить ее вкладышем.

    Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2

    Вести личные карточки на всех сотрудников обязаны все организации независимо от формы собственности. Это следует из положений пункта 2 постановления Госкомстата от 05.01.04 № 1 и пункта 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). Кроме того, личная карточка является документом воинского учета. Этот документ могут проверить военные комиссариаты и органы местного самоуправления (подп. «б» п. 4 приложения № 2 к Инструкции по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан, утв. приказом Минобороны от 18.07.14 № 495).

    Для работодателя личная карточка является полезным документом, из которого можно оперативно получить информацию как о сотруднике (адрес, телефон, данные о родственниках), так и о его трудовой деятельности (в т.ч. сведения о переводах, отпусках и проч. с датами и номерами приказов).

    Что содержит личная карточка Т-2

    В личной карточке сотрудника отражаются все события, связанные с его трудовой деятельностью. К ним, в частности, относятся: прием, переводы, отпуска, установка надбавок, повышение квалификации, награждения. Частично в форме № Т-2 повторяются записи, вносимые в трудовую книжку: о приеме, переводе на другую постоянную работу, награждении за успехи в работе, увольнении (п. 4 и 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

    Также в личную карточку заносятся персональные данные сотрудника. А именно: сведения об адресе проживания, родственниках, образовании, семейном положении, владении иностранными языками и т.п. Кроме того, в форме № Т-2 есть раздел, посвященный воинскому учету, который заполняется в отношении военнообязанных лиц.

    Особенности заполнения личной карточки сотрудника

    Некоторые сведения, которые отображаются в форме № Т-2, работник заверяет собственной подписью. Именно поэтому личную карточку в общем случае нельзя вести в электронном виде. Так, при оформлении на работу сотрудник должен проверить правильность заполнения разделов I «Общие сведения» и II «Сведения о воинском учете» карточки, и поставить свою подпись. В период работы в организации подпись сотрудника потребуется в том случае, если записи вносятся в раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу». При увольнении работник проверяет все данные карточки и подтверждает правильность ее заполнения своей подписью.

    Справка

    Если сотрудник переведен на дистанционную работу, то ознакомить его с приказами, распоряжениями и прочими кадровыми документами, которые он должен завизировать, можно «путем обмена электронными документами». Об этом сказано в статье 312.3 ТК РФ. Никаких исключений в отношении личной карточки в этой норме не установлено. Таким образом, стороны вправе договориться о переводе формы Т-2 в электронный вид. В этом случае записи в личной карточке необходимо заверить электронными подписями специалиста кадровой службы и работника. При этом закон не требует, чтобы это были усиленные квалифицированные ЭП.

    Документами, на основании которых заполняется личная карточка, являются:

    • внутренние распоряжения и приказы работодателя (о приеме на работу, переводах, награждениях, отпусках и т.п.);
    • документы и сведения, которые передает сам работник. Это могут быть: паспорт, трудовая книжка, СНИЛС, приписное свидетельство или военный билет, дипломы, справки о характере работы и т.д.

    Внимание

    Часть сведений заносится в личную карточку со слов работника и не требует документального подтверждения. Именно так заполняется пункт 5 «Знание иностранного языка» раздела I (указывается степень знания языка: «владеет свободно», «читает и может объясняться», «читает и переводит со словарем»). Также на основании слов работника вносятся сведения о фактическом месте проживания и ближайших родственниках (пункты 10 «Состав семьи» и 12 «Адрес места жительства» раздела I соответственно). Эти данные работник предоставляет по желанию (письмо Роструда от 23.01.13 № ПГ/10659-6-1 ).

    Особое внимание нужно уделить заполнению раздела II «Сведения о воинском учете». Данные вносятся на основании «воинских» документов. А именно: военного билета, либо выданных взамен него временного удостоверения или справки — на военнообязанных, которые пребывают в запасе. Или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — если работник военнообязанный, но еще не проходил службу.

    При этом пункт 3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.). А в пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» вносится полное обозначение так, как оно указано в военном билете (обычно, это шесть цифр, или шесть цифр и буква).

    На призывников вышеозначенные пункты, а равно пункт 1 «Категория запаса» не заполняются. А в пункте 2 «Воинское звание» надо указать «подлежит призыву». Пункт 1 «Категория запаса» также не заполняется на офицеров запаса.

    В пункт 5 «Категория годности к военной службе» информация вносится кодовыми обозначениями: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). Если в военном билете или справке данный код отсутствует, то в личной карточке ставится «А».

    Пункт 7 «Состоит на воинском учете» оформляется только в отношении тех сотрудников, которые предъявили военный билет или справку. При этом записи вносятся карандашом. Строку «а» надо заполнить, если в отношении работника имеется мобилизационное предписание и (или) штамп о его выдаче и изъятии. А строку «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

    Пункт 8 раздела II личной карточки заполняется в отношении работников, которые достигли предельного возраста пребывания в запасе (от 35 и до 70 лет в зависимости от звания и разряда; отметку об этом можно посмотреть в военном билете и на стр. 13 паспорта), а также тех, кто признан не годным к военной службе по состоянию здоровья. В этом пункте надо сделать отметку: «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

    Раздел «Дополнительные сведения» формы № Т-2 предназначен для отображения прочей информации, необходимой для полноты учета сведений о сотрудниках. Туда вносятся сведения о наличии специальных прав и разрешений (к примеру, водительского удостоверения), о совмещении работы с обучением, или данные о работающих инвалидах. Также здесь можно делать отметки об отстранении от работы, простое и прочих факторах, влияющих на расчет отпусков, заработной платы и т.п.

    Ошибки при заполнении формы Т-2

    Если в период работы сотрудника данные, указанные в форме № Т-2, стали неактуальными, то в карточку нужно внести соответствующие изменения. Если она составлена на бумаге, то делается это следующим образом: прежние сведения зачеркиваются одной чертой, а сверху или рядом с нужной графой записываются новые данные. Сведения заверяются подписью работника, отвечающего за ведение личных карточек. Об этом сказано в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Не лишним будет проставить рядом с подписью и дату внесения изменений, хотя Указания этого не требуют.

    Точно так же надо поступить и при обнаружении в личной карточке ошибок и неточностей. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, при необходимости рядом или сверху записываются верные сведения. Факт исправления подтверждается подписью ответственного сотрудника. Если поправки вносятся в сведения, которые были заверены подписью работника, то желательно, чтобы он расписался и после внесения изменений. Также не помешает дополнительно указать дату внесения исправлений.

    Хранение и ведение карточек Т-2

    Форма № Т-2 на действующих работников должна храниться непосредственно в организации. При этом, поскольку карточки содержат персональные данные сотрудников, необходимо обеспечить специальный режим доступа к этим документам. Для этого нужно издать приказ по организации, в котором определено, кто и как может получать информацию из формы № Т-2.

    Справка

    Обычно за ведение личных карточек отвечает работник кадровой службы. В небольших компаниях эту функцию может выполнять бухгалтер или руководитель.

    После увольнения сотрудников их личные карточки сдаются в архив организации или на специализированное хранение. Уничтожить эти документы можно будет только через 50 лет. А если сотрудник был уволен до 1 января 2003 года, то его личную карточку нужно хранить 75 лет (п. 444 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236 ).

    Штрафы и последствия в случае отсутствия формы Т-2

    Отсутствие личных карточек является нарушением трудового законодательства. За это работодатель может быть оштрафован в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ. Для юрлиц размер штрафа составляет от 30 тыс. до 50 тыс. руб., а для ИП — от 1 тыс. до 5 тыс. руб. При повторном нарушении штрафы увеличиваются: до 70 тыс. руб. для юрлиц, и до 20 тыс. для ИП. Точно такая же ответственность наступает и за ошибки, допущенные при заполнении формы № Т-2 (решение Московского городского суда от 18.07.19 № 7-7127/2019, 7-7207/2019, 7-7210/2019, 7-7126/2019, 7-7154/2019).

    Важно

    Согласно положениям пункта 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ , негосударственные организации вправе самостоятельно разработать свой бланк личной карточки, а не использовать форму № Т-2. При этом такой первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ (письмо Роструда от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1 ). Однако имеются случаи, когда трудинспекция штрафовала организации за ведение личных карточек не по унифицированной форме. И такой подход находил поддержку у судей (решения Забайкальского краевого суда от 04.02.19 по делу № 7-21-46/2019 и по делу № 7-21-44/2019).

    Кроме того, как уже упоминалось, форма № Т-2 является еще и документом воинского учета. А значит, эту форму могут проверять также военные комиссариаты и органы местного самоуправления. Поэтому целесообразнее все же использовать унифицированный бланк, а не документ собственной разработки.

    В заключение отметим, что правильное оформление личных карточек позволит организациям избежать претензий как со стороны трудинспекции, так и со стороны военных комиссариатов и местных органов власти. При этом форма № Т-2, хотя и дублирует сведения из других документов, может оказаться полезной для работодателя. При правильном ведении личная карточка может стать неплохим подспорьем не только для кадровой службы, но и для бухгалтерии, а также руководителей отделов и подразделений. Именно из этой формы можно оперативно получить контактные данные и прочие сведения о сотрудниках.


    Личная карточка сотрудника в 1С представляет собой печатную форму, которая формируется на любого сотрудника, принимаемого в организацию. В этой карточке заполняются сведения по сотруднику в течении всего его трудового стажа в текущей организации. Карточка имеет название “Т-2”. В том случае, если контролирующие органы выяснят, что организация не имеет личных карточек сотрудников, то на нее может быть наложен штраф.

    Ознакомьтесь с видео-версией данной статьи:

    Обязательность заполнения таких карточек распространяется не только на сотрудников, находящихся в штате, но и на внешних совместителей. Если работник трудится по договору ГПХ, то в этом случае оформлять карточку не требуется. Если организация принадлежит к малым предприятиям или это индивидуальный предприниматель, то ведение карточек также обязательно.

    У организации есть выбор, вести личные карточки сотрудников по разработанной Госкомстату форме, либо использовать свои, разработанные внутри организации. При этом карточка обязательно должна содержать в себе ФИО работника, дату рождения, адрес, гражданство, сведения о семье и образовании. Также должны быть указаны данные о воинском учете и информация о переводах, повышениях квалификации и прочее.

    Далее перейдем к формированию личной карточки сотрудника в 1С:Бухгалетрия. В программе открываем раздел “Зарплата и Кадры” и далее выбираем пункт “Сотрудники”. В открывшемся списке сотрудников выбираем нужного сотрудника.

    Если такой сотрудник еще не занесен в базу, то необходимо его создать. Далее по порядку заполняем поля карточку сотрудника. При этом если после указания ФИО программа может сообщить о том, что такое физ. лицо уже имеется в базе, значит в справочнике “Физические лица” уже имеется такой элемент. Если нет, то физ. лицо по данному сотруднику будет создано автоматически. После чего необходимо записать нового сотрудника.

    Также по сотруднику в нашем примере уже занесен кадровый документ – прием на работу. Для создания карточки сотрудника нажимаем на кнопку “Печать” и далее выбираем “Личная карточка (Т-2)”.

    Как оформить личную карточку сотрудника в 1С:Бухгалтерия?

    Печатная форма будет выглядеть следующим образом

    Как оформить личную карточку сотрудника в 1С:Бухгалтерия?

    Также имеется возможность массового создания данных карточек. Для этого в форме списка сотрудников необходимо выделить нужных сотрудников и нажать на кнопку “Печать”. Далее также выбрать пункт “Личная карточка (Т-2)”.

    Читайте также: