Idea программа для выборки из excel

Обновлено: 05.07.2024

Представьте себе ситуацию, Вы получили целевую выборку из одной базы данных, но для полноты картины, как всегда, нужны дополнительные данные. Проблема может быть в том, что нужная информация хранится в другой базе данных и возможности создать на ней свою таблицу нет, подключиться используя link тоже нельзя, да и количество элементов, по которым нужно получить данные, несколько больше, чем допустимое на данном источнике. Вот и получается, что возможность написать SQL запрос и получить нужные данные есть, но написать придется не один запрос, а потом потратить время на объединение полученных данных.

Выйти из подобной ситуации поможет Excel.

Уверен, что ни для кого не секрет, что MS Excel имеет встроенный модуль VBA и надстройки, позволяющие подключаться к внешним источникам данных, то есть по сути является мощным инструментом для аналитики, а значит идеально подходит для решения подобных задач.

Для того чтобы обойти проблему, нам потребуется таблица с целевой выборкой, в которой содержатся идентификаторы, по которым можно достаточно корректно получить недостающую информацию (это может быть уникальный идентификатор, назовем его ID, или набор из данных, находящихся в разных столбцах), ПК с установленным MS Excel, и доступом к БД с недостающей информацией и, конечно, желание получить ту самую информацию.

Создаем в MS Excel книгу, на листе которой размещаем таблицу с идентификаторами, по которым будем в дальнейшем формировать запрос (если у нас есть уникальный идентификатор, для обеспечения максимальной скорости обработки таблицу лучше представить в виде одного столбца), сохраняем книгу в формате *.xlsm, после чего приступаем к созданию макроса.

Через меню «Разработчик» открываем встроенный VBA редактор и начинаем творить.

Sub job_sql() — Пусть наш макрос называется job_sql.

Пропишем переменные для подключения к БД, записи данных и запроса:

Dim cn As ADODB.Connection Dim rs As ADODB.Recordset Dim sql As String

Опишем параметры подключения:

Объявим процедуру свойства, для присвоения значения:

Set cn = New ADODB.Connection cn.Provider = " SQLOLEDB.1" cn.ConnectionString = sql cn.ConnectionTimeout = 0 cn.Open

Вот теперь можно приступать непосредственно к делу.

Как вы уже поняли конечное значение i=1000 здесь только для примера, а в реальности конечное значение соответствует количеству строк в Вашей таблице. В целях унификации можно использовать автоматический способ подсчета количества строк, например, вот такую конструкцию:

Тогда открытие цикла будет выглядеть так:

Как я уже говорил выше MS Excel является мощным инструментом для аналитики, и возможности Excel VBA не заканчиваются на простом переборе значений или комбинаций значений. При наличии известных Вам закономерностей можно ограничить объем выгружаемой из БД информации путем добавления в макрос простых условий, например:

Итак, мы определились с объемом и условиями выборки, организовали подключение к БД и готовы формировать запрос. Предположим, что нам нужно получить информацию о размере ежемесячного платежа [Ежемесячный платеж] из таблицы [payments].[refinans_credit], но только по тем случаям, когда размер ежемесячного платежа больше 0

sql = "select [Ежемесячный платеж] from [PAYMENTS].[refinans_credit] " & _ "where [Ежемесячный платеж]>0 and [Номер заявки] ='" & Cells(i, 1) & "' "

Если значений для формирования запроса несколько, соответственно прописываем их в запросе:

"where [Ежемесячный платеж]>0 and [Номер заявки] = '" & Cells(i, 1) & "' " & _ " and [Дата платежа]='" & Cells(i, 2) & "'"

В целях самоконтроля я обычно записываю сформированный макросом запрос, чтобы иметь возможность проверить его корректность и работоспособность, для этого добавим вот такую строчку:

Рассмотрим несколько быстрых способов случайного выбора имен, чисел или любых других данных. Вы также узнаете, как получить случайную выборку без дубликатов и как произвольным образом выбрать указанное количество или определённый процент ячеек, строк или столбцов.

Независимо от того, проводите ли вы исследование рынка для запуска нового продукта или оцениваете результаты своей маркетинговой кампании, важно использовать для анализа объективную выборку данных. И самый простой способ добиться этого - получить случайный выбор в Excel.

Что такое случайная выборка?

Прежде чем обсуждать методы выборки, давайте предоставим небольшую справочную информацию о случайном выборе и о том, когда целесообразно его использовать.

В теории вероятностей и статистике случайная выборка - это подмножество данных, выбранных из более крупного набора данных, также известного как генеральная совокупность . Каждый элемент случайной выборки выбирается совершенно произвольно и имеет равную вероятность быть выбранным. Зачем он вам нужен? В основном, чтобы получить непредвзятое представление обо всей совокупности.

Например, вы хотите провести небольшой опрос среди своих клиентов. Очевидно, было бы неразумно рассылать анкету каждому человеку в вашей большой базе данных. Итак, кого вы побеспокоите своими вопросами? Будет ли это 100 новых клиентов, или первые 100 клиентов, перечисленные в алфавитном порядке, или 100 человек с самыми короткими именами? Ни один из этих подходов не соответствует вашим потребностям, потому что они изначально субъективны. Чтобы получить беспристрастную выборку, в которой у всех клиентов есть равные возможности быть выбранными, произведите случайный выбор, используя один из методов, описанных ниже.

Случайный выбор значения из списка

В Excel нет встроенной функции для случайного выбора ячеек, но вы можете использовать одну из функций для генерации случайных чисел в качестве временного решения. Их, наверное, нельзя назвать простыми и интуитивно понятными формулами, но они работают.

Предположим, у вас есть список имен в ячейках A2:A15, и вы хотите выбрать одно из них. Это можно сделать с помощью одной из следующих формул:

Вот и все! Средство выбора случайных имен для Excel настроено и готово к работе:

Примечание. Имейте в виду, что СЛУЧМЕЖДУ – это непостоянная функция, то есть она будет пересчитываться при каждом изменении, которое вы вносите в рабочий лист. В результате ваш случайный выбор из списка также будет постоянно меняться. Чтобы этого не произошло, вы можете скопировать извлеченное имя и вставить его как значение в другую ячейку (Специальная вставка > Значения).

Естественно, эти формулы могут не только выбирать случайные имена, но также и случайные числа, даты или любые другие данные из ячеек.

Как работают эти формулы

Мы используем функцию ИНДЕКС для извлечения значения из списка на основе случайного порядкового номера, возвращаемого СЛУЧМЕЖДУ.

То есть, функция СЛУЧМЕЖДУ генерирует случайное целое число между двумя указанными вами значениями. Для нижнего порога вы указываете число 1. Для верхнего — используете СЧЁТЗ() или ЧСТРОК(), чтобы получить общее количество ячеек с данными. В результате СЛУЧМЕЖДУ() возвращает случайный номер ячейки в вашем наборе данных. Этот номер передается в функцию ИНДЕКС, сообщая ей, какую по счёту ячейку выбрать. Второй аргумент (номер столбца) можно не указывать, поскольку он у нас только один.

Примечание. Этот метод хорошо подходит для выбора одного случайного значения из списка. Если ваш выбор должен включать несколько результатов, приведенная выше формула может возвращать несколько вхождений одного и того же значения, поскольку функция СЛУЧМЕЖДУ не защищена от дубликатов. Это особенно актуально, когда вы выбираете относительно большую выборку из относительно небольшого списка.

Эту задачу можно также решить с помощью формулы

Функция СЛУЧМЕЖДУ() случайным образом выбирает позицию списка, из которой нужно взять одно значение ( для этой функции вероятность выбрать любую строку одинакова).

Если скопировать эту формулу вниз по столбцу, то будет выбрано несколько значений из списка. Однако, есть подводный камень: есть вероятность выбора несколько одинаковых значений, то есть получения дубликатов. Особенно, если ваш список относительно небольшой.

В следующем примере показано, как сделать случайный выбор в Excel без дубликатов.

Случайный выбор без дубликатов.

Есть несколько способов выбрать случайные данные без дубликатов в Excel. К примеру, вы должны использовать функцию СЛЧИС, чтобы присвоить случайное число каждой ячейке, а затем выбрать несколько ячеек с помощью формулы индекса ранга.

Со списком имен в ячейках A2: A16 выполните следующие действия, чтобы извлечь несколько имен:

Введите формулу случайного числа в B2 и скопируйте ее вниз по столбцу:
=СЛЧИС()
Поместите приведенную ниже формулу в C2, чтобы извлечь случайное значение из столбца A:

Скопируйте приведенную выше формулу в столько ячеек, сколько случайных значений вы хотите выбрать. В нашем примере мы копируем формулу еще в четыре ячейки (C2: C6).

Вот и все! Извлекаются пять имен без повторов:

Как работает эта формула

Как и в предыдущем примере, вы используете функцию ИНДЕКС для извлечения значения из столбца A на основе номера позиции. Для этого требуются две разные функции:

Формула СЛЧИС() заполняет столбец B случайными числами.
Функция РАНГ() возвращает ранг случайного числа из колонки B и из той же строки. Например, РАНГ(B2;$B$2:$B$16) получает ранг числа из B2 (0,188906401). B2 сравнивается со всеми числами из диапазона $B$2:$B$16. Оно занимает по величине 13-е место. При копировании в C3 относительная ссылка B2 изменяется на B3 и возвращает ранг числа из B3 и так далее.
Число, возвращаемое функцией РАНГ(), передается функции INDEX, поэтому она выбирает значение из соответствующей позиции. Значит, в С3 нужно поместить 13-е по порядку значение из диапазона $A$2:$A$16.

Предупреждение! Как показано на скриншоте выше, наша случайная выборка Excel содержит только уникальные значения. Теоретически вероятность появления дубликатов здесь очень мала, но все же существует. И вот почему: в очень большом наборе данных СЛЧИС() может сгенерировать повторяющиеся числа, а РАНГ() будет возвращать одинаковое место для этих чисел. Лично у меня во время тестов ни разу не было дубликатов, но теоретически такая вероятность есть.

Если вы ищете железобетонно надёжную формулу для случайного выбора только с уникальными значениями, используйте комбинацию РАНГ + СЧЁТЕСЛИ вместо просто РАНГ.

Полная формула немного громоздка, но на 100% не содержит дубликатов:

Примечания:

Как и СЛУЧМЕЖДУ(), функция СЛЧИС() в Excel также пересоздает новые числа при каждом пересчете вашего рабочего листа, что приводит к изменению набора выбора. Чтобы результат оставался неизменным, скопируйте его и вставьте в другое место как значение (Специальнаявставка > Значения).
Если одно и то же имя (число, дата или любое другое значение) встречается в исходном наборе данных более одного раза, результат может также содержать несколько вхождений одного и того же значения.

А вот еще одно похожее на предыдущее решение, в котором используется функция НАИМЕНЬШИЙ().

Рядом со столбцом значений для выборки добавляем столбец случайных чисел. Как обычно, используем для этого функцию СЛЧИС().

Предположим, нам нужно выбрать 5 имён. Для этого в колонке С записываем цифры от 1 до 5.

Далее используем формулу

Поясним, как это работает. При помощи функции НАИМЕНЬШИЙ() выбираем самое маленькое значение из сгенерированных чисел. Функция ПОИСКПОЗ помогает нам определить его позицию в списке. И затем при помощи ИНДЕКС() извлекаем имя, находящееся в этой позиции.

При копировании вниз по столбцу следующая формула будет брать второе наименьшее значение из списка случайных чисел, и так далее.

Но можно сэкономить себе время и не создавать колонку с порядковыми номерами. В качестве счётчика принято использовать функцию СТРОКА().

При копировании вниз СТРОКА(A1) изменится на СТРОКА(А2) и соответственно возвратит номер 2. И так далее. В остальном всё работает точно так же.

Думаю, вы понимаете, что вместо НАИМЕНЬШИЙ() можно вполне использовать НАИБОЛЬШИЙ(). Дело вкуса 😊.

Как выбрать случайные строки в Excel

Если ваш рабочий лист содержит более одного столбца данных, вы можете получить набор значений следующим образом: назначить какое-то число каждой строке, отсортировать эти числа и выбрать необходимое количество строк. Подробные инструкции приведены ниже.

Вставьте новый столбец справа или слева от вашей таблицы (столбец D в этом примере).
В первой ячейке вставленного столбца, исключая заголовки столбцов, введите формулу =СЛЧИС()
Дважды щелкните маркер заполнения, чтобы скопировать формулу вниз по столбцу. В результате в каждой строке будет записано случайное число.
Сортировка этих чисел от наибольшего к наименьшему (сортировка в порядке возрастания переместит заголовки столбцов в нижнюю часть таблицы, поэтому обязательно выполняйте сортировку по убыванию). Для этого перейдите на вкладку Данные в группу Сортировка и фильтр и нажмите кнопку Сортировка. Excel автоматически расширит выделение и предложит выбрать столбец и порядок сортировки.

Вы можете для экономии времени использовать кнопки сортировки АЯ или ЯА, но при этом курсор нужно обязательно установить на столбец с формулой СЛЧИС(). Заголовок колонки желательно написать по-русски, иначе он имеет шансы переместиться в конец таблицы.

Теперь осталось нажать ОК, и строки таблицы будут пересортированы и произвольно перемешаны.

Пусть вас не смущает тот факт, что после сортировки по столбцу D вы видите в нем совершенно не упорядоченные числа. Дело в том, что сортировка меняет порядок строк, и тут же вновь происходит пересчёт всех формул СЛЧИС(). Но ведь наша задача не отсортировать, а произвольно перемешать строки, не так ли?

Если вас не совсем устраивает рандомизация вашей таблицы, нажмите кнопку сортировки еще раз, чтобы вновь перемешать её.

Наконец, выберите необходимое количество строк для вашей выборки, скопируйте их в буфер обмена и вставьте куда хотите.

Как случайно выбрать в Excel с помощью инструмента Randomize.

Теперь, когда вы знаете несколько формул для получения случайной выборки в Excel, давайте посмотрим, как можно добиться того же результата буквально одним щелчком мыши.

Если в вашем Excel установлена надстройка Ultimate Suite , вы можете использовать инструмент случайной сортировки. Для этого делаете следующее:

Выберите любую ячейку в вашей таблице.
Перейдите на вкладку AblebitsTools > Utilites и нажмите кнопки Randomize > Select Randomly (Случайный выбор):

Слева появится панель настройки, о которой следует сказать чуть подробнее.

Поясним, что скрывается за каждой из цифр.

По умолчанию будет выбран весь ваш диапазон данных. Выберите другой диапазон, выделив его при помощи мышки или введя адрес в это поле.
Если вы изменили диапазон, снова выделите всю таблицу, щелкнув значок «Развернуть выделение» .
Вы можете исключить строки заголовков из выбора, если таковые есть, установив флажок Моя таблица имеет 1 строку заголовка .

Замечание. Если в вашей таблице более широкий заголовок, кликните по этой надписи, введите реальное количество строк, и они не будут выделены и использованы.

Например, вот как мы можем выбрать 5 случайных строк из нашего набора данных:

И через секунду вы получите случайный выбор:

Теперь вы можете нажать Ctrl + C чтобы скопировать выделенное, а затем использовать комбинацию Ctrl + V , чтобы вставить это в нужное место на том же или другом листе.

Совершенно аналогичным образом вы можете сделать случайную выборку столбцов или отдельных ячеек. И точно так же скопировать их в нужное место. Не нужно ни формул, ни дополнительных столбцов. Всего пара кликов.

Если вы хотите протестировать инструмент «Случайный выбор» на своих данных, загрузите полнофункциональную пробную версию Ultimate Suite for Excel.

Если у вас еще остались вопросы относительно случайного выбора из списка либо перемешивания ячеек и строк в произвольном порядке — пишите в комментариях.

Расширенный генератор случайных чисел для Excel - Теперь, когда вы знаете, как использовать случайные функции в Excel, позвольте мне продемонстрировать вам более быстрый, простой и не требующий формул способ создания списка случайных чисел, дат или текстовых строк… Как создать случайные числа в Excel - В статье объясняются особенности алгоритма получения случайных чисел Excel и показано, как использовать функции СЛЧИС и СЛУЧМЕЖДУ для чисел, дат, паролей и других текстовых выражений. Прежде чем мы углубимся в…

Нами разработан пакет программ AgCStat в виде надстройки Excel.

В настоящее время пакет включает 12 программ плюс лист с примерами подготовки данных для анализа:

получение табличных значений критериев Фишера и Стьюдента;
восстановление выпавших данных
вычисление статистик выборки;
однофакторный дисперсионный анализ полевых опытов по Б.А. Доспехову;
двухфакторный дисперсионный анализ полевых опытов по Б.А. Доспехову;
двухфакторный дисперсионный анализ неравномерного комплекса по Н.А. Плохинскому;
трехфакторный дисперсионный анализ равномерного комплекса (оригинальный алгоритм авторов);
одно, двух и трех факторный анализ качественных признаков по Н.А. Плохинскому;
парная корреляция и регрессия с полным статистическим анализом результатов;
оценка разности средних по критерию Стьюдента.

3. Если первые две ссылки не работают, Вы можете скачать Эксель файл AgCStat

Анализируя список программ пакета, специалист может заметить, что некоторые программы дублируют программы стандартного Пакета анализа и даже встроенные функций. Это вызвано рядом причин.

Во-первых, неискушенному пользователю все же удобнее иметь все в одном пакете, освоить который значительно проще, чем работу со встроенными функциями.

Во-вторых, в версиях Excel младше Excel 2002 ряд функций либо отсутствуют, либо они не доступны, как, например, функции GetFisher и GetStudent – выдающих табличные значения критериев.

При разработке программ входящих в пакет нами использовались исключительно отечественные разработки, причем предпочтение оказывалось алгоритмам, которые в аграрных научных учреждениях приняты как стандартные.

Дадим некоторые пояснения по пакету программ.

Восстановление выпавших данных. Выбраковка делянки полевого опыта – обычное дело. Причины самые разные от градобоя до воровства и потравы. Узнать количество пропавшего в принципе нельзя, но вычислить величину, которая не нарушая статистических характеристик комплекса, восстановит его ортогональность для проведения некоторого формального анализа можно [3, 6]. Прием восстановления выпавшего данного применяется и тогда, когда некоторое данное резко отличается от соседних, однако пользоваться этим приемом следует с большой осторожностью и в купе с другими видами анализов о принадлежности данного к выборке.

Напомним, что алгоритмы Б.А. Доспехова привязаны к схеме закладки полевого опыта и повторения рассматриваются как фактор. В связи с этим, обратим внимание на то, что если в диалоговом окне «Однофакторный дисперсионный анализ по Доспехову» установить опцию «Опыт в вегетационных сосудах …», т.е. перейти к общей схеме дисперсионного анализа, то мы получим результаты, совпадающие как с результатами «по Плохинскому», так и однофакторного дисперсионного анализа пакета «Анализ данных».

В доступной нам литературе, мы не нашли четкого алгоритма трехфакторного дис-персионного анализа для количественных признаков (равномерного комплекса), но, поскольку необходимость в нем высока, разработали его сами, опираясь на алгоритмы Н.А. Плохинского [5].

Анализ опытов, связанных с изучением устойчивости растений к вредителям и болезням, а также для оценки эффективности различных химических препаратов, влияющих на устойчивость, очень часто проводится с использованием качественных признаков (больной – здоровый, заражен – не заражен и т. д.). В нашем пакете одно диалоговое окно позволяет выполнить дисперсионный анализ качественных признаков по одно, двух и трехфакторной схеме.

Программа для расчета корреляции и регрессии при парных взаимодействиях построена так, что выдает результаты регрессионного и корреляционного анализов в один прием вместе с оценкой их статистической достоверности.

Иногда исследователя интересует всего лишь величина разности средних двух выборок и ее достоверность. Эту задачу решает последняя в списке программа. Достаточно указать диапазоны, в которых находятся выборки, диапазоны могут быть как смежными, так и несмежными и даже располагаться на разных листах книги Excel.

Теперь в меню Сервис видим команду СХSТАТ, щелкаем по ней мышкой и на экране монитора появится диалоговое окно с перечнем программ пакета. До начала работы, советуем просмотреть примеры подготовки данных (первая строка списка). Дополнительной информации для работы с пакетом не потребуется.

При использовании вышеизложенных материалов необходимо ссылаться на авторов.

Данный материал опубликован в:
Сборнике «Рациональное природопользование и сельскохозяйственное производство в южных регионах Российской Федерации» М. «Современные тетради», 2003, с.559-564 П.П. Гончар-Зайкин, В.Г. Чертов.

Выпадающий список работает так: выбираете ячейку и справа от нее появляется кнопка со стрелкой вниз (правда, стрелка больше похожа на треугольник).

После нажатия на кнопку списка появится перечень доступных значений, одно из которых можно выбрать.

Значений в списке может быть много, но в обзор помещается до 8 строк. Если значений в списке больше восьми, справа от них появится полоса прокрутки.

Чтобы создать выпадающий список, выделите ячейку, где он должен появиться (или группу ячеек) и перейдите на вкладку Данные -> Проверка данных.

В появившемся окне укажите тип данных – Список, поставьте галочку рядом со строкой «Список допустимых значений».

Источником данных может быть:

Текст – пишется через точку с запятой «;» и без знака равно «=», например
Материалы;Заработная плата;Амортизация

Ссылки на ячейки:
=$A$1:$A$7

Именованный диапазон:
=ИмяДиапазона

Связанные выпадающие списки

Связанные выпадающие списки – это списки, в которых выпадающие значения появляются не «просто так», а в зависимости от уже заполненных данных. Так, для выбранной группы появится только список входящих в неё наименований.

Создадим выпадающие списки несколькими способами – для разных таблиц с исходными данными.

Способ 1. Названия групп в заголовках столбцов, в строках – элементы групп.

Способ 2. Названия групп – в первом столбце, элементы групп – во втором столбце.

Способ 1. Связанные выпадающие списки из таблицы с группами в заголовках столбцов

Исходные данные: таблица с названиями групп в заголовках столбцов.

Справка:

Форматированная («умная») таблица Excel

Форматированная таблица – это таблица, у которой есть свое имя, свойства и структура. Такая таблица представляет из себя именованный «саморасширяющийся» диапазон. При добавлении в нее новых данных границы таблицы автоматически «захватят» новое значение.

У форматированной таблицы множество преимуществ по сравнению с обычной. Поэтому на курсах и семинарах я советую использовать такие таблицы везде, где есть такая возможность.

Создать форматированную таблицу просто: выделите диапазон ячеек и перейдите в меню Главная -> Форматировать как таблицу -> выберите понравившийся вид таблицы. Готово – форматированная таблица создана.

Формула ДВССЫЛ

Формула ДВССЫЛ передает значения из ячейки, адрес которой записан в самой формуле в виде текстовой строки.

Например, записываем в ячейке B1 адрес ячейки А1. Формула ДВССЫЛ( B1 ) «увидит», какой адрес записан в ячейке B1, а результатом вычисления формулы будет текст, записанный в ячейке А1. Эту же формулу можно записать, указав адрес ячейки в кавычках – ДВССЫЛ( « А1 » ).

С помощью ДВССЫЛ можно обратиться к ячейке по адресу с помощью других формул, например СЦЕПИТЬ, & или ЕСЛИ и т.д. Так, формула на рисунке ДВССЫЛ( B1 & C1 ) обращается к тексту в ячейке А1. После нажатия Enter в ячейке, где вводилась формула ДВССЫЛ( B1 & C1 ) появится значение из ячейки A1, в нашем случае это «текст».

Пошаговая инструкция по созданию связанных выпадающих списков

Шаг 1. Создайте справочник исходных данных в виде форматированной smart-таблицы.

Выделите таблицу со статьями и преобразуйте ее в smart-таблицу: выберите в меню Главная -> Форматировать как таблицу.

В появившемся окне обязательно проверьте галочку рядом с надписью «Таблица с заголовками». Если ее нет – поставьте.

Столбец таблицы: = Источник[Материалы]

Чтобы появилась такая формула, нажмите равно = и выделите столбец, его имя появится в строке формул.

Шаг 2. Создайте выпадающий список с группами.

Готово! В столбце «группа» появился выпадающий список.

Шаг 3. Создайте выпадающий список со статьями.

Готово! В столбце «статья» появляется только список статей, входящих в группу.

Теперь в форматированную smart-таблицу можно добавлять новые группы и статьи. Добавим, например, новый столбец «Прочее», и такая группа сразу же появится в выпадающем списке.

Способ 2. Связанные выпадающие списки из таблицы с группами в первом столбце и элементами - во втором

Исходные данные: таблица с названиями групп в первом столбце, элементами групп – во втором столбце.

На самом деле в сети можно найти несколько вариантов реализации этого способа. Но у них у всех есть один недостаток: такой список нужно «администрировать». Потому что таблица должна быть всегда отсортирована по названиям групп – нельзя, чтобы группы располагались произвольно. Если группы будут идти «как попало», то формула, с помощью которой это всё сделано (СМЕЩ) не сработает, и список будет создаваться с ошибкой. Т.е. пользователю нужно все время сортировать первый столбец или добавлять туда данные в алфавитном порядке. А еще потребуется записывать где-то отдельно сами названия групп и это тоже нужно будет делать «вручную».

Мы придумали, как обойти эту проблему: с помощью сводных таблиц , которые будут за нас упорядочивать данные. Благодаря этому постоянное «администрирование» будет заменено на простую процедуру «обновить».

Для создания списков используем форматированные (умные) таблицы, сводные таблицы, формулы СМЕЩ + ПОИСКПОЗ + СЧЁТЗ, СЧЁТЕСЛИ и диспетчер имен.

Справка:

Формула СМЕЩ

СМЕЩ выдает ссылку на диапазон ячеек, находящийся в указанном количестве ячеек от исходной. Ссылка определяется с учетом заданного в формуле размера диапазона – числа строк и столбцов. Другими словами, этой формулой вы можете «сказать» Excel-ю на сколько ячеек он должен отступить и какой диапазон «захватить».

Синтаксис формулы СМЕЩ такой:

СМЕЩ(ссылка ; смещ_по_строкам ; смещ_по_столбцам ; [высота] ; [ширина] ), где

ссылка – ссылка, от которой вычисляется смещение, может быть адресом ячейки или группы ячеек;
смещ_по_строкам – количество строк, которые требуется отсчитать вверх или вниз от начальной ссылки;
смещ_по_столбцам – количество столбцов, которые требуется отсчитать влево или вправо от начальной ссылки;
[высота] – число строк возвращаемой ссылки (необязательный);
[ширина] – число столбцов возвращаемой ссылки (необязательный).

Формула ПОИСКПОЗ

Ищет нужный нам элемент в диапазоне ячеек и выдает его порядковый номер в диапазоне.

Синтаксис ПОИСКПОЗ такой:

ПОИСКПОЗ( искомое_значение ; просматриваемый_массив ; [тип_сопоставления] )

Подробнее про эту формулу можно посмотреть в видеоинструкции: Какая формула лучше ВПР и работает с несколькими критериями

Формула СЧЁТЗ

СЧЁТЗ просто считает количество непустых ячеек в диапазоне.

Формула СЧЁТЕСЛИ

Почти тот же СУММЕСЛИ, только проще – подсчитывает количество значений, соответствующих определенному условию.

Пошаговая инструкция по созданию списков

Шаг 1. Преобразуйте исходные данные в форматированную smart-таблицу.

Выделите таблицу со статьями и преобразуйте ее в smart-таблицу: перейдите в меню Главная -> Форматировать как таблицу.

В появившемся окне обязательно проверьте галочку рядом с надписью «Таблица с заголовками». Если ее нет – поставьте.

Форматированная таблица «статьи» создана.

Создайте первую сводную таблицу с группами статей.
Выделите любую ячейку таблицы с исходными данными, перейдите в меню Вставка -> Сводная таблица. Добавьте сводную таблицу на существующий лист и поместите группы в область строк.

Создайте вторую сводную таблицу со статьями: меню Вставка -> Сводная таблица. В область строк поместите группы и статьи.

Форматируем сводную таблицу со статьями и придаем ей вид справочника.
Выделите любую ячейку таблицы, перейдите на вкладку Конструктор -> Макет отчета -> Показать в табличной форме. У нас получится почти та таблица, которая нам нужна, но в ней автоматом появятся промежуточные суммы. Чтобы их отключить, идем: Промежуточные итоги -> Не показывать промежуточные суммы.

Скройте строку «Общий итог» в обеих таблицах справочников. Перейдите на вкладку Конструктор -> Общие итоги -> Отключить для строк и столбцов.

В итоге получатся два справочника, как на рисунке ниже. Для удобства разместите таблицы рядом на одном листе – с первой строки и в столбцах A, C и D, как на рисунке (это поможет разобраться с формулой СМЕЩ).

Шаг 3. Создайте именованные диапазоны с помощью диспетчера имен.

Откройте диспетчер имен: в меню Формулы -> Диспетчер имен.

- Введите имя «ГруппыСписок» и формулу, которая будет определять диапазон:
  =СМЕЩ($A$1;1;0;СЧЁТЗ($A:$A)-1;1)
Пояснения к формуле:

СМЕЩ ( $A$1 ; 1 ; 0 ; СЧЁТЗ( $A:$A ) – 1 ; 1 ) – определяет адрес ячеек с названиями групп.
- - $A$1 – это первая ячейка в справочнике групп.
  - Следующие цифры 1 ; 0 – это отступ от первой ячейки на 1 строку и 0 столбцов (отступ нужен, потому что в первой ячейке название столбца).
  - СЧЁТЗ( $A:$A ) – 1 Считаем число непустых ячеек в столбце А. Вычитаем -1, потому что название столбца не должно быть в списке.
  - Последнее число 1 в формуле – это количество столбцов.
  Нажмите ОК. Названия листов в формуле появятся сами.
  - Точно так же создайте в диспетчере имен список статей.
    Введите имя ГруппыСтатей, а для диапазона – формулу:
    =СМЕЩ($C$1;ПОИСКПОЗ($G2;$C:$C;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($C:$C;$G2);1)
  Пояснения к формуле:
  
  СМЕЩ ( $C$1 ; ПОИСКПОЗ ( $G2 ; $C:$C ; 0 ) – 1 ; 1 ; СЧЁТЕСЛИ( $C:$C ; $G2 ) ; 1 ) – определяет адрес ячеек с названиями статей из группы с помощью ПОИСКПОЗ, которая ищет группы статей.
  - $С$1 – это первая ячейка в столбце с группами.
  - ПОИСКПОЗ ( $G2 ; $C:$C ; 0 ) – 1 Определяет, на сколько строк нужно отступить от первой ячейки. ПОИСКПОЗ ищет название группы, выбранной в таблице с данными (столбец $G) среди ячеек справочника (столбец $C). В адресе ячейки $G2 не «закрепляем» номер строки с помощью знака $, чтобы формула работала для каждой ячейки в столбце.
  - Следующая цифра 1 – это отступ на 1 столбец вправо, т.е. переходим к столбцу «статьи», откуда нужно брать данные.
  - СЧЁТЕСЛИ( $C:$C ; $G2 ) – считаем число ячеек в столбце $C, в которых названия групп такие же, как в столбце с данными. Здесь тоже не «закрепляем» номер строки у ячейки $G2 с помощью знака $.
  - Последнее число 1 в формуле – это количество столбцов.
  Шаг 4. Создайте выпадающие списки.
  
  Выделите ячейки в столбце «группы», перейдите в меню Данные -> Проверка данных. Задайте тип данных Список, источник =ГруппыСписок.
  
  То же самое – для статей. Тип данных – список, источник =ГруппыСтатьи
  
  Выпадающие списки готовы. Форматированные smart-таблицы позволят «захватить» все данные, а сводные таблицы – избежать ошибок, отсортировать справочник и создать список групп.
  
  Читайте также: