Инспектор документов excel что это

Обновлено: 05.07.2024

Инспектор файлов Excel на наличие скрытых листов - что это такое?

Периодически по работе приходится собирать и выгружать для разных внешних контрагентов большие перечни информации, в том числе Excel файлов. Примеры:

  • подготовка материалов оценщику для проведения независимой оценки
  • подготовка материалов по активам в случае проработки M&A проектов

Одна из примитивных задач - инспекция выгружаемых файлов Excel на предмет скрытых листов с избыточными данными. Задача проста, но может занять время:

  • Если файлов много, то надо руками открыть и просмотреть каждый файл. Не всегда коллеги помнят про то, что не надо оставлять в файлах избыточную информацию.
  • Если в 1 файле Excel много скрытых листов, то нет простого способа сделать несколько листов видимыми сразу. Приходится по очереди раскрывать каждый лист.

Поэтому некоторые время назад сделал мини-тулзу на VBA, которая позволяет инспектировать файлы Excel в полуавтоматческом режиме.

Так как точно знаю, что даже в компании, где работаю сейчас, это частый кейс, то решил выложить ее в публичный доступ. Возможно, она пригодится еще кому-нибудь.

Инструкция

2. Открыть сохраненный файл. При необходимости разрешить запуск макросов и, если окно сканера не запустится автоматически, запустить окно вручную.

3. Указать корневую папку для сканирования. По умолчанию подставляется та папка, в которой находится файл с инспектором.

4. Запустить сканирование. После того, как будут проверены все файлы Excel в корневой директории и поддиректориях, будет выведен список файлов со скрытыми листами, а также список файлов, которые не удалось открыть/просмотреть.

5. Дальше можно выбрать файл в списке, открыть его, отобразить все скрытые листы в книгах.

6. После окончания проверки и правки файлов, можно закрыть (уже без сохранения изменений) все книги Excel.

FAQ

Q: Там вирус?

Q: Должны же быть вирусы?

A: Исходный макросов VBA не запаролен и открыт для изучения.

Q: Почему именно VBA, а не нормальный Python, который ты тоже знаешь?

A: В Python нет библиотеки, которая бы поддерживала работу как со старым (xls), так и с новым форматом (xlsm). Плюс, в VBA проще сделать базовый UI и организовать распространение программы.

Q: Почему нет функции …?

A: Правило 80⁄20 или пока не сталкивался. Если есть предложения, то добро пожаловать в комментарии.

Q: Это же какая-то очень простая штука? Каждый может сделать!

A: Да, для тех, кто знает VBA, это действительно просто. Предназначение программы - помочь неспециалистам в VBA решить конкретную прикладную задачу.

Прочее

Пока что это достаточно узкоспециализированная программа, нацеленная только на скрытые листы. В дальнейшем, может быть, будут добавлены проверки на другие кейсы. Например, поиск вставленных (embedded) файлов.

Если инструмент окажется вам полезным, то будут благодарен за фидбэк в комментариях. Если у вас есть свои наработки или вы знаете полезные инструменты, которыми готовы поделиться, будет также интересно узнать.

Инспектор документов позволяет пользователям с легкостью проверять наличие персональных или конфиденциальных данных, определенных фраз и другого содержимого в документах. Например, перед распространением документа они могут использовать инспектора документов для удаления нежелательной информации.

В продуктах Майкрософт не поддерживается автоматическое удаление скрытых данных в подписанных или защищенных документах либо документах, для которых используется управление правами на доступ к данным (IRM). Рекомендуем запускать инспектор документов, прежде чем подписывать документ или применять к нему IRM.

Как разработчик вы можете использовать платформу инспектора документов, чтобы расширить возможности встроенных модулей и интегрировать свои расширения в стандартный пользовательский интерфейс.

Инспектор документов в Word, Excel и PowerPoint включает в себя приведенные ниже расширения.

Встроенные модули инспектора документов

Инспектор документов содержит модули, позволяющие пользователям проверять и исправлять определенные элементы в документах. Эти встроенные модули инспектора документов приведены ниже.

В случае всех документов Office они касаются:

  • внедренных документов;
  • пакетов и объектов OLE;
  • моделей данных;
  • контентных приложений;
  • приложений области задач;
  • макросов и модулей VBA;
  • устаревших макросов (XLM и WordBasic).

В случае документов Excel они касаются:

  • срезов и сводных таблиц;
  • сводных диаграмм;
  • формул кубов;
  • временных шкал (в кэше);
  • пользовательских XML-данных;
  • примечаний;
  • свойств документов и персональных данных;
  • колонтитулов;
  • скрытых строк и столбцов;
  • скрытых листов и имен;
  • скрытого содержимого;
  • функций обработки данных и внешних ссылок;
  • опросов в Excel;
  • настраиваемых свойств листов.

В случае документов PowerPoint они касаются:

  • примечаний;
  • свойств документов и персональных данных;
  • скрытого содержимого слайдов;
  • содержимого вне слайдов;
  • заметок к презентации.

В случае документов Word они касаются:

  • примечаний, исправлений, версий;
  • свойств документов и персональных данных (метаданных, свойств SharePoint, настраиваемых свойств и других сведений о содержимом);
  • пользовательских XML-данных;
  • колонтитулов и подложек;
  • скрытого содержимого;
  • скрытого текста.

Откройте инспектор документов

Чтобы открыть инспектор документов:

Откройте вкладку Файл и выберите пункт Сведения.

Выберите пункт Поиск проблем.

Выберите пункт Инспектор документов.

В диалоговом окне Инспектор документов выберите тип или типы данных, которые требуется найти в документе.

Поддержка и обратная связь

Есть вопросы или отзывы, касающиеся Office VBA или этой статьи? Руководство по другим способам получения поддержки и отправки отзывов см. в статье Поддержка Office VBA и обратная связь.

The Document Inspector gives users an easy way to examine documents for personal or sensitive information, text phrases, and other document contents. For example, before distributing a document, they can use the Document Inspector to remove unwanted information.

Microsoft does not support the automatic removal of hidden information for signed or protected documents, or for documents that use Information Rights Management (IRM). We recommend that you run the Document Inspector before you sign a document or invoke IRM on a document.

As a developer, you can use the Document Inspector framework to extend the built-in modules and integrate your extensions into the standard user interface.

The Document Inspector in Word, Excel, and PowerPoint includes the following enhancements.

Built-in Document Inspector modules

The Document Inspector has modules that help users inspect and fix specific elements of a given document. The Document Inspector includes the following built-in modules.

For all Office documents

  • Embedded documents
  • OLE objects and packages
  • Data models
  • Content apps
  • Task Pane apps
  • Macros and VBA modules
  • Legacy macros (XLM and WordBasic)

For Excel documents

  • PivotTables and slicers
  • PivotCharts
  • Cube formulas
  • Timelines (cache)
  • Custom XML data
  • Comments and annotations
  • Document properties and personal information
  • Headers and footers
  • Hidden rows and columns
  • Hidden worksheets and names
  • Invisible content
  • External links and data functions
  • Excel surveys
  • Custom worksheet properties

For PowerPoint documents

  • Comments and annotations
  • Document properties and personal information
  • Invisible on-slide content
  • Off-slide content
  • Presentation notes

For Word documents

  • Comments, revisions, versions, and annotations
  • Document properties and personal information; this includes metadata, SharePoint properties, custom properties, and other content information
  • Custom XML data
  • Headers, footers, and watermarks
  • Invisible content
  • Hidden text

Open the Document Inspector

To open the Document Inspector:

Choose the File tab, and then choose Info.

Choose Check for Issues.

Choose Inspect Document.

Use the Document Inspector dialog box to select the type or types of data to find in the document.

After the modules complete the inspection, the Document Inspector displays the results for each module in a dialog box. If a given module finds data, the dialog box includes a Remove All button that you can click to remove that data. If the module does not find data, the dialog box displays a message to that effect.

If you choose to remove the data for a given module, the dialog box displays descriptive text that indicates whether the operation was successful or not. If the Document Inspector encounters errors during the operation, the module is flagged, displays an error message, and the data for that module does not change.

Support and feedback

Have questions or feedback about Office VBA or this documentation? Please see Office VBA support and feedback for guidance about the ways you can receive support and provide feedback.

Бывают случаи, когда необходимо защитить ваш файл от несанкционированного доступа или ограничить возможность его редактирования. В excel для этого предусмотрено несколько возможностей.

Стоит помнить, какой бы пароль вы не поставили на файл - его всегда можно взломать!

Чтобы установить пароль на рабочую книгу перейдите во вкладку Файл -> Сведения -> Зашифровать с использованием пароля:

Дважды введите пароль в окошке, нажмите ОК и сохраните книгу:

Теперь при открытии файл всегда будет запрашивать пароль. При некорректном вводе пароля файл не откроется.

В меню "Защитить книгу" есть и другие возможности для защиты вашего файла:

Всегда открывать только для чтения - при открытии этого файла будет появляться окошко, в котором excel предоставляет рекомендуемый автором вариант открытия файла в режиме для чтения:

Защитить текущий лист - этот режим позволяет защитить определенные данные на листе. После его выбора открывается окошко, в котором можно выбрать необходимые параметры защиты:

Защитить структуру книги - ограждает файл от изменения его структуры. Для защиты необходимо установить пароль. Подобная защита не позволяет пользователям добавлять новые листы, удалять и скрывать их, показывать скрытые листы, менять названия листов и перемещать их.

Добавить цифровую подпись - позволяет использовать цифровую подпись.

Пометить как окончательный - файл помечается как конечный и актуальный.

Еще одной интересной функцией по защите данных является " Инспектор документов ". Если вы хотите скрыть персональную информацию об авторе документа, то перейдите в меню Файл -> Сведения -> Найти проблемы -> Проверить документ:

Откроется окно "Инспектор документов": он пройдется по всему документу и отобразит скрытые данные, а также позволит удалить их (будьте внимательнее, прежде чем что-то удалять, ведь также и случайно можно удалить скрытые листы):

✔ Ищите ответы на свои вопросы в статье Фишки excel - подборка статей . Там я перечислила все свои статьи по разбору работы функций excel.

✔ Вот здесь есть подборка видео о том, как строить необычные диаграммы - Фишки Excel - подборка видеороликов .


Обновления для Microsoft Office 2013 и Microsoft Office 2010 включают несколько модулей проверки, или инспекторов, для Excel, PowerPoint и Word. Ниже мы перечислили объекты, которые проверяют новые инспекторы, для каждого из приложений Microsoft Office. В Excel добавлено больше новых инспекторов, чем в PowerPoint и Word — просто потому, что некоторые проверяемые объекты встречаются только в этом приложении.


PowerPoint и Word:

  1. Внедренные документы
  2. Макросы, формы и элементы управления ActiveX

Excel:

  1. Внедренные документы
  2. Макросы, формы и элементы управления ActiveX
  3. Ссылки на другие файлы
  4. Сводные таблицы, сводные диаграммы, формулы куба, срезы и временные шкалы*
    * Временные шкалы проверяются только в Excel 2013, так как Excel 2010 их не поддерживает.
  5. Функции, использующие данные в режиме реального времени
  6. Опросы Excel*
    * Опросы Excel проверяются только в Microsoft Excel 2013, так как Excel 2010 их не поддерживает.
  7. Определенные сценарии
  8. Активные фильтры
  9. Свойства настраиваемого листа
  10. Скрытые имена

Примечание. Некоторые новые инспекторы могут не добавиться в Excel 2010 с ноябрьскими и декабрьскими обновлениями для Office 2010. Они будут добавлены в рамках другого обновления в начале 2015 г.

Описание объектов, которые обнаруживают новые инспекторы

  1. Внедренные документы
    Если вы внедрили в файл документ или другой объект, их содержимое не всегда видно. Например, если вы копируете диаграмму из Excel и внедряете ее в слайд PowerPoint, вы, по существу, вставляете в этот слайд не только саму диаграмму, но и книгу Excel, в которой она содержится. Диаграмму вы будете видеть, а связанные с ней данные и остальная часть книги останутся невидимыми. Но если вы предоставите доступ к презентации другому пользователю, он сможет открыть всю книгу, щелкнув диаграмму правой кнопкой мыши и выбрав Изменить данные > Изменить данные в Excel.
  1. Макросы, формы и элементы управления ActiveX
    Макросы (код, написанный в VBA), формы и элементы управления ActiveX могут содержать личные и конфиденциальные данные. Эта информация не отображается в вашем документе, но при желании ее там можно найти.
  1. Ссылки на другие файлы (только в Excel)
    Книгу Excel можно связать с другими файлами, чтобы данные из них отображались в книге. Некоторая информация из этих файлов кэшируется в книге, но может не отображаться при ее просмотре в Excel.
  1. Сводные таблицы, сводные диаграммы, формулы куба, срезы и временные шкалы* (только в Excel)
    Когда вы используете сводные таблицы, сводные диаграммы, формулы куба, срезы и временные шкалы, в книге Excel могут появиться кэшированные данные, которые не видны на листах.
    * Временные шкалы проверяются только в Excel 2013, так как Excel 2010 их не поддерживает.
  1. Функции, использующие данные в режиме реального времени (ДРВ) (только в Excel)
    Функции ДРВ могут извлекать и использовать данные из внешних по отношению к книге Excel источников. Когда вы отправите кому-либо такую книгу, эти данные могут измениться, поэтому может оказаться, что вы предоставили совсем не ту информацию, которую намеревались. Узнать больше о функциях ДРВ можно в статье Способы настройки и использования функции ДРВ в Excel.
  1. Опросы Excel* (только в Excel)
    Опросы Excel — это компонент службы Excel Online, в котором можно создать опрос, а затем поделиться им и получить ответы в удобной форме. Если ваша книга содержит опрос Excel, вы не увидите в ней названия опроса и вопросов, если только не работаете в Excel Online. Поэтому инспектор предупредит вас, прежде чем вы поделитесь файлом с кем-либо еще.
    * Опросы Excel проверяются только в Excel 2013, так как Excel 2010 их не поддерживает.
  1. Активные фильтры (только в Excel)
    Когда вы используете в книге фильтры, их условия кэшируются и сохраняются, даже если вы удалите строки, содержащие соответствующие значения. Например, если в книге есть список данных и вы задали условие фильтра «Содержит “секрет”», а затем удалили все найденные строки, в условии фильтра все равно может отображаться слово «секрет».

Заключение

Инспектор документов помогает удалить личную и конфиденциальную информацию из документов Excel, PowerPoint и Word перед их публикацией. Этот инструмент может быть очень полезен, ведь он выявляет целый ряд объектов, которые содержат важные сведения и которые легко не заметить. Однако когда вы делитесь файлами, не забывайте, что в них могут быть данные, которые инспектор документов не найдет. Например, в Excel вы можете поместить что-то подальше от основной информации, в строку или столбец, которые не заметите при беглом просмотре листа перед публикацией, а в Word или PowerPoint вы можете вставить поверх информации изображение и забыть, что под ним что-то есть.

Важно также понимать, что инспектор документов не может заменить обычную проверку документов техническими специалистами, юристами, экспертами и редакторами. Не стоит также пренебрегать преобразованием документов в формат, в котором нет скрытой информации — например, в имитирующие бумажные документы форматы (OpenXPS, PDF и другие) или в формат веб-страницы в одном файле (MHT).

Читайте также: