Из файлов какого формата возможно импортировать контакты и компании в crm
Обновлено: 04.07.2024
Работа в Битрикс24 строится на большом количестве данных, и зачастую это данные из внешних источников. В этом случае необходимо произвести импорт элементов - будь то база лидов, сделок, контактов или компаний.
С чего начать?
Для импорта данных перейдите в нужный раздел. Например, для импорта контактов это CRM - Контакты, для лидов - CRM - Лиды. Затем нажмите на шестерёнку и выберите нужный вид импорта:
Виды импорта могут отличаться для разных элементов (так, например, для контактов доступен импорт из большинства почтовых сервисов), однако всегда есть базовый тип - импорт из файла формата .CSV. Рассмотрим его на примере импорта контактов.
Импорт CSV файла
Выберите этот способ в списке. Для него вам нужно подготовить файл со специальной структурой.
Зачастую возникают трудности при создании такого файла, поэтому есть универсальная рекомендация - скачать пример файла по ссылке в поле Шаблон импортируемого файла и заполнить свой файл по аналогии с шаблоном.
Далее загрузите подготовленный файл в поле Файл данных и укажите разделитель.
На следующем шаге установите соответствие полей файла с полями системы. В большинстве случаев система сделает это автоматически:
Далее выберите, как поступать с записями из файла, которые уже есть в системе:
По умолчанию система проверяет уникальность по полям ФИО, Телефон и Email.
На этом настройка завершена! Мы готовы импортировать новые элементы - нажмите кнопку Далее для запуска процесса. После завершения будет показан результат:
Импорт составных полей
Некоторые поля в CRM являются составными - например, адрес в реквизитах контакта или компании. Такие поля необходимо разбить на отдельные строки.
Вы можете импортировать контакты с полями в CRM, чтобы добавить новые контакты или изменить информацию в уже существующих контактах.
Содержание
Шаг 1. Загрузите файл и заполните параметры
Перейдите в раздел «Контакты» и нажмите «Импорт».
Нажмите на поле с загрузкой файла и выберите свой файл с контактами или перетащите файл в поле. Вы можете загрузить файл размером до 20 МБ в форматах CSV или vCard. Вы можете ознакомиться с примером файла для импорта по ссылке.
Укажите, что используется для разделения данных контакта в вашем файле: запятая, точка или точка с запятой.
Чтобы данные распознавались корректно, проверьте, как у вас разделены поля в файле, до того, как перейти на следующий шаг.
Также для корректной подгрузки вам необходимо активировать опцию «Использовать заголовки из первой строки файла» для подгрузки названий полей.
Вы можете добавить описание и выбрать теги, которые будут присвоены каждому загруженному контакту.
Выберите ответственного за все добавленные контакты.
После заполнения параметров импорта нажмите «Следующий шаг».
Шаг 2. Настройте соответствие полей
Выберите названия полей из вашей страницы контактов или из загруженного файла, чтобы настроить соответствие полей.
Обратите внимание: если вы не выберите название поля для колонки, значения полей из этой колонки не перенесутся вместе с контактами. Вам нужно выбрать хотя бы одну колонку «Имя» для продолжения импорта.
Вы можете добавлять несколько емейлов и телефонов к одному контакту.
Обратите внимание: чтобы записать несколько емейлов и телефонов к одному контакту, их нужно добавить в разные ячейки. Если в одной ячейке будет несколько емейлов, вы получите ошибку данных поля. Если в одной ячейке будет несколько телефонов, они запишутся в одно поле длинной строкой.
Шаг 3. Выберите правило обработки контактов
Выберите, что делать с дубликатами контактов:
Создавать дубликаты — будут импортированы все данные из файла без проверки на дубликаты.
Обновлять значения — соответствующие поля контакта будут заменены данными из файла, если во время импорта будут обнаружены дубликаты.
Объединять значения — к существующим значениям добавятся новые, а пустые поля контакта будут заполнены данными из файла, если во время импорта будут обнаружены дубликаты. Сейчас объединение работает только для полей email, телефон и мессенджер.
Игнорировать дубликаты — обнаруженные дубликаты будут пропущены и не будут добавлены.
Если вы выбрали вариант с проверкой на дубликаты, выберите, по какому полю их отслеживать. Вы можете отметить все поля или одно из них: «name», «emails», «phones».
После настройки соответствия полей и выбора правила обработки дубликатов нажмите «Импорт».
Результаты импорта
В следующем окне вы увидите количество прочитанных строк в файле, добавленных контактов, найденных ошибок и дубликатов контакта.
Загрузка происходит в фоновом режиме — вы можете переходить в другие разделы сервиса, не мешая процессу импорта, и вернуться в окно в любой момент, нажав «Импортируется».
После загрузки контактов название кнопки изменится с «Импортируется» на «Результаты импорта». В этом окне будет отображаться история всех импортированных контактов.
Если при импорте возникли ошибки, вы сможете скачать сгенерированный файл со строками, в которых они были обнаружены.
Откроется следующее окно - рис. 3, необходимо нажать на "Импорт".
После нажатия на "Импорт", откроется следующее окно со списком ваших ранее выполненных импортов, нажимаете кнопку "Импорт данных" - рис. 4
Необходимо выбрать подготовленный файл для загрузки (1) и нажать кнопку "Далее" (2) - рис. 5
в следующей форме выбираем "Разделитель полей" - точка с запятой (1), разделитель данных "Кавычка" и нажимаем кнопку "Далее" (3) - рис. 6
Откроется новая форма "Сопоставление данных", в этой форме нам нужна информация из пунктов (1, 2). - - рис. 7
- Системные сопоставления данных (автоматическое сопоставление полей системой, при условии что в файле поля названы так же как и поля в системе CRM);
- Пользовательские сопоставления данных (настроенный ранее мэппинг полей пользователем);
После выбора схемы, нажимаем кнопку далее (3)
В форме изображенной на рис. 8 необходимо сопоставить исходный файл с типом записи CRM (1), на этом примере - контакт и жмем кнопку "Далее" (2).
Основная форма для настройки сопоставления полей из файла и CRM системы - рис. 9.
Слева находятся названия полей из файла, справа поля CRM системы. Необходимо сопоставить названия.
На скриншоте ниже мы видим, что есть как разделы с обязательными полями (1), так и необязательными полями (2).
Если в файле нет информации по обязательным полям, то ничего страшного просто оставляем "Не сопоставлено".
По остальным полям делаем сопоставление данных. и жмем кнопку "Далее".
После успешной настройки мэппинга, откроется еще одно окно рис. 10. Если необходимо что-то изменить в мэппинге, то нажимаем кнопку "Изменить" (1), если все вас устраивает то жмем кнопку "Далее" (2).
Открывается последняя форма, где есть три блока - рис. 11:
- Разрешить дубликаты (1) - если оставим значение "Нет", то при импорте будут применяться правила определения дубликатов, если выбираем значение "Да", то дубли будут записывать и правила игнорироваться;
- Выбрать владельца для записей (2) - это поле для назначения ответственного для импортируемых записей;
- Имя сопоставления данных (3) - это поле для сохранения ранее созданного мэппинга, для возможности дальнейшего использования при импорте;
Результат по импорту можно увидеть в представлении "Активные импорты" - рис. 12.
Для большей детализации можно "провалиться" в форму логов импорта.
Для большей детализации можно "провалиться" в форму логов импорта - рис.13.
Успешно импортированные записи можно посмотреть нажав на пункт "Контакты полностью импортированы" (1).
На данной странице можно импортировать в базу CRM список контактов в формате .CSV.
Перейти к импорту контактов можно с помощью контекстной панели страницы Список контактов:
Выберем Импорт со своими настройками:
Рассмотрим некоторые поля:
- Файл данных - единственное обязательное для заполнения поле. Нажав на кнопку Обзор, укажите на своем компьютере местонахождение импортируемого списка контактов в формате csv.
- Кодировка файла данных - выберите кодировку импортируемого файла:
После щелчка по ссылке откроется окно сохранения файла. Нажмите Открыть если хотите просмотреть содержимое файла, и Сохранить - если хотите сохранить файл на компьютере:
Нажмите Далее и выберите те поля, значения которых должны быть указаны в импортируемом контакте:
При отсутствии нужных полей в системе вы можете сами создать необходимые пользовательские поля.
Примечание: начиная с версии модуля crm 11.5.5 импорт больше не ограничен 50 элементами.Импорт контактов с помощью vCard
Для того, чтобы осуществить импорт электронных визиток из MS Outlook в контакты CRM, запустите почтовый клиент Outlook, зайдите там в Контакты и выберите нужные визитные карточки. Затем в верхней панели выберите Переслать контакт > Как визитную карточку и отправьте по E-Mail адресу CRM.
Примечание: об e-mail адресе CRM смотрите также на странице Интеграция Send&Save.Экспорт контактов
К экспорту можно перейти со страницы списка контактов, аналогично как в случае с импортом.
Есть три варианта экспорта списка контактов:
- Экспорт контактов в CSV - после выбора этого пункта появится диалоговое окно сохранения файла в формате .csv.
- Экспорт контактов в Excel - после выбора этого пункта появится диалоговое окно сохранения файла в формате .xls.
- Экспорт контактов в Outlook - выбор этого пункта позволит передать все записи таблицы списка контактов в Outlook.
Начиная с версии CRM 11.5.2, при экспорте учитывается, применен ли фильтр. Это значит, что если вы хотите экспортировать скажем только контакты с именем Иван, то перед тем, как выбрать вид экспорта в контекстном меню, вам следует с помощью поисковой панели отсортировать контакты по имени Иван.
Примечание: о том как осуществлять экспорт, вы можете посмотреть в уроке Поиск сотрудника.Начиная с версии CRM 11.5.2, набор колонок в итоговом файле экспорта будет повторять колонки списка отображения контактов:
Читайте также: