Изменить связи в powerpoint

Обновлено: 02.07.2024

= Мир MS Excel/Статьи об Excel

Приёмы работы с книгами, листами, диапазонами, ячейками [6]

Приёмы работы с формулами [13]

Настройки Excel [3]

Инструменты Excel [4]

Интеграция Excel с другими приложениями [4]

Форматирование [1]

Выпадающие списки [2]

Примечания [1]

Сводные таблицы [1]

Гиперссылки [1]

Excel и интернет [1]

Excel для Windows и Excel для Mac OS [2]

Связывание и внедрение таблиц и диаграмм Excel в презентации PowerPoint

Любая презентация выглядит эффектнее и нагляднее, если в ней присутствуют такие элементы как таблицы и диаграммы. Но встроенные инструменты PowerPoint не имеют таких возможностей и не так удобны, как аналогичные инструменты Excel. Поэтому важно уметь вставить в слайды таблицы и диаграммы, созданные в Excel.

Сделать это можно с помощью внедрения или связывания.

Прежде всего нужно понимать, в чём различие между "связыванием" и "внедрением".

Если нам не требуется (а иногда и нежелательно) обновлять в презентации таблицу или диаграмму, полученную из Excel, то используем внедрение. При этом на слайд помещается статическая копия данных, т.е. внедрённый объект становится частью презентации и уже никак не связан с источником данных. Размер файла презентации при этом, естественно, увеличивается.

Если же нам нужно поддерживать данные, полученные из Excel, в актуальном состоянии, следует использовать связывание. При этом на слайд помещается ссылка на объект Excel, соответственно, при изменении исходной таблицы или диаграммы данные на слайде также изменятся.

Рассмотрим разные способы связывания и внедрения.

1. ЧЕРЕЗ БУФЕР ОБМЕНА

Все мы знаем, что работа с буфером обмена осуществляется с помощью команд Копировать/Вставить. Но следует отметить, что в презентациях действие команды Вставить различается для таблиц и диаграмм.

Если Вы в файле Excel выделили таблицу, выполнили команду Копировать, перешли на слайд и дали команду Вставить, то таблица вставится как таблица PowerPoint с возможностью редактирования средствами PowerPoint, но по умолчанию связь с источником установлена не будет. То есть произойдёт внедрение.

Если же Вы все те же действия выполните с диаграммой, то диаграмма вставится как диаграмма PowerPoint с возможностью редактирования средствами PowerPoint, и по умолчанию будет установлена связь с источником. То есть произойдёт связывание.

Если мы хотим изменить параметры вставки, принятые по умолчанию, нам придётся использовать Специальную вставку . Для этого в ыделяем на листе Excel диапазон ячеек или диаграмму, выполняем команду Копировать, переходим на слайд и даём команду Специальная вставка. Размещение этой команды зависит от версии PowerPoint.

В версиях до PowerPoint 2003 включительно она находится в меню Правка. Начиная с PowerPoint 2007 эту команду можно найти в раскрывающемся списке кнопки Вставить на вкладке Главная.

Диалоговое окно Специальная вставка выглядит следующим образом:

если вставляется таблица

если вставляется диаграмма

В обоих случаях в этом диалоговом окне можно установить переключатель Вставить/Связать, а также выбрать формат вставляемого объекта.

Кроме того, начиная с PowerPoint 2010 в контекстном меню присутствует команда Параметры вставки, с помощью которой можно выбрать варианты внедрения или связывания.

При вставке таблиц доступны только варианты внедрения

А при вставке диаграмм - как внедрения, так и связывания

2. СОЗДАНИЕ НОВОГО ОБЪЕКТА

Чтобы создать на слайде таблицу или диаграмму средствами Excel, на вкладке Вставка в группе Текст нажимаем кнопку Объект,

для версий старше PowerPoint 2007 выполняем команду меню Вставка -- Объект

и в раскрывшемся диалоговом окне ищем в списке строчку Лист Microsoft Excel и нажимаем ОК

После этого на странице документа мы видим фрагмент листа Excel, а также ленту с вкладками (или меню) Excel.

Тот же результат получится, если на вкладке Вставка раскрыть список под кнопкой Таблица и выбрать вариант Таблица Excel.

Таким образом, мы можем внедрить таблицу Excel и работать с ней, используя все возможности этой программы, прямо на слайде.

Если мы хотим создать внедрённую диаграмму, то в диалоговом окне Вставка объекта на вкладке Создание выбираем строчку Диаграмма Microsoft Excel. В этом случае будет создан не один лист Excel, а два: на первом будет пример диаграммы, а на втором - исходные данные для неё, которые следует заменить своими исходными данными.

После того как таблица/диаграмма создана, щелчок мыши вне рамки объекта возвращает нас в документ. Если требуется вернуться к редактированию объекта, достаточно сделать по нему двойной щелчок мышкой.

3. СОЗДАНИЕ ОБЪЕКТА ИЗ ФАЙЛА

Для этого на вкладке Вставка в группе Текст нажимаем кнопку Объект и в раскрывшемся диалоговом окне ставим переключатель Создать из файла . С помощью кнопки Обзор находим в Проводнике нужный файл Excel. При этом обращаем внимание на флажок Связать. Если он не установлен, то произойдет внедрение таблицы или диаграммы на слайд, если же флажок установить, то будет связывание. Нажимаем ОК.

На слайд вставляется лист, который был активен при последнем сохранении книги.

Пожалуй, стоит несколько подробнее остановиться на различиях "в поведении" внедрённых и связанных таблиц и диаграмм, созданных из файла.

Если объект внедрён, т.е. связь с источником не установлена, то двойной щелчок мыши по объекту приведёт к переходу в режим редактирования. При этом лента (меню) PowerPoint заменится на ленту (меню) Excel со всеми инструментами, но сам внедрённый объект мы будем видеть на слайде в характерной штриховой рамке.

Если же таблица или диаграмма связана с источником, то при двойном щелчке мышкой для редактирования откроется файл-источник в отдельном окне Excel.

После изменений, внесенных в файл-источник, мы его сохраняем, и тогда эти изменения отражаются на слайде в связанной таблице или диаграмме.

Изначально PowerPoint подгоняет размеры вставляемой таблицы или диаграммы таким образом, чтобы они полностью разместились на слайде. Из-за этого большие таблицы могут быть настолько уменьшены, что окажутся нечитаемыми. Если мы хотим, например, чтобы на слайде отобразилась часть таблицы, то следует научиться изменять размеры отображаемого объекта. Размерами внедрённого объекта управляют с помощью размерных маркеров по углам и по серединам сторон рамки выделения. Кроме того, такие же размерные маркеры доступны, если войти в режим редактирования внедренного объекта.

В чём отличие? Если Вы перемещаете размерные маркеры, находясь в режиме редактирования внедренного объекта, то Вы увеличиваете/уменьшаете количество видимых строк/столбцов.

Если же Вы ту же самую операцию делаете, не входя в режим редактирования, то Вы просто растягиваете/сжимаете рисунок.

Совет. Если Вы планируете внедрять диаграмму в документ, то лучше расположить её на отдельном листе.

При открытии файла со связанными таблицами или диаграммами появляется диалоговое окно с предложением обновить связи.

Если вы не уверены в надёжности источника связанных файлов, нажмите Отмена.

Если выбран вариант Обновить связи, то данные в презентации обновятся в соответствии с последними изменениями в книге Excel.

Чтобы установленная связь работала, требуется, чтобы файл с электронной таблицей не переименовывался и не перемещался. Если всё же такое произошло, то чтобы заново прописать путь к источнику, можно воспользоваться диалоговым окном Связи .

Как видим, в этом диалоговом окне есть возможность Изменить источник , а также Разорвать связь , если таковая больше не требуется. Кроме того, здесь же можно выбрать способ обновления связи: автоматически или вручную .

В версии до PowerPoint 2007 это диалоговое окно открывается при выполнении команды меню Правка -- Связи.

В PowerPoint 2007 его можно открыть, нажав кнопку Office и выбрав команду Подготовить -- Изменить ссылки на файлы.

Начиная с PowerPoint 2010 для этого выбираем вкладку Файл -- Сведения -- Связанные документы -- Изменить связи с файлами.

На вкладке Файл щелкните Сведения, а затем в правом нижнем углу в разделе Связанные документы щелкните Изменить ссылки на файлы.

Примечание: Если раздел Связанные документы отсутствует, проверьте, сохранили ли вы презентацию.

Выполните одно из указанных ниже действий:

Если вы знаете новое расположение связанного внешнего файла, нажмите кнопку "Изменить источник", перейдите в новое расположение внешнего файла и нажмите кнопку "Открыть". В списке Ссылки выберите правильный путь к связанному листу и нажмите кнопку Обновить.

Если вы не знаете, что произошло с внешним файлом, нажмите кнопку "Разорвать связь". Содержимое будет по-прежнему отображаться на слайде, но будет внедрено в презентацию, а не связано с ней. Например, в случае диаграммы Excel данные диаграммы, которые появляются на слайде, становятся статическими при разрыве связи. При обновлении исходного таблицы, на котором основана диаграмма, диаграмма больше не будет обновляться как исходный.

См. также

На кнопке Office выберите "Подготовить",а затем в конце списка параметров выберите "Изменить ссылки на файлы".

Если вы не видите ссылкудля изменения файлов, убедитесь, что вы сохранили презентацию.

Выполните одно из указанных ниже действий:

Если вы знаете новое расположение связанной книги, щелкните Смена источника, перейдите к новому расположению книги Excel и нажмите кнопку Открыть. В списке Ссылки выберите правильный путь к связанному листу и нажмите кнопку Обновить.

Если вы не знаете, что произошло с листом Excel, нажмите кнопку Разорвать связь. Диаграмма по-прежнему будет отображаться на слайде, но данные не будут обновляться при изменении исходного таблицы.

Если вы хотите создать динамическую связь между документом и содержимым презентации PowerPoint, вставьте его в качестве объекта. В отличие от вставки содержимого (например, с помощью нажатия CTRL+V) вставка его как связанного или внедренного объекта позволяет работать с содержимым в исходной программе, в которой оно было создано.

Если вставить слайд в документ как объект PowerPoint, Word дважды щелкните слайд, Word будет PowerPoint дважды, и вы сможете использовать команды PowerPoint для работы со слайдом.

Если вставить всю PowerPoint как объект, в документе будет отображаться только один слайд. Чтобы отобразить разные слайды, дважды щелкните PowerPoint и нажмите ввод, чтобы запустить слайд-шоу.

Вставка связанного или внедренного объекта

Вы можете связать с документом или внедрить в него несколько слайдов либо внедрить всю презентацию. Когда объект презентации PowerPoint в документе Word запускается PowerPoint слайд-шоу, когда вы дважды щелкаете объект презентации в документе. Редактировать презентацию в документе нельзя. Объект презентации можно только внедрить в документ, а не связать с ним.

Откройте документ Word и презентацию PowerPoint со слайдами, на которые вы хотите создать связанный или внедренный объект.

Переключение PowerPoint, а затем выберите всю презентацию или все нужные слайды.

Примечание: Чтобы выбрать слайды, в режиме сортировщика слайдов щелкните нужные. Чтобы выбрать диапазон слайдов, щелкните первый и последний слайд диапазона, удерживая нажатой shift. Чтобы выбрать несколько слайдов, которые не находятся рядом друг с другом, щелкните их, удерживая нажатой кнопку CTRL.

Нажмите клавиши CTRL+C.

Перейдите в Word документа и щелкните в том месте, где должны отображаться данные.

На вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку под кнопкой Вставить и выберите команду Специальная вставка.

В списке Как выберите вариант Презентация Microsoft PowerPoint (объект) или Слайд Microsoft PowerPoint (объект).

Кроме того, вставить ссылку на объект можно с помощью приведенных ниже инструкций.

На вкладке Вставка в группе Текст щелкните стрелку рядом с кнопкой Объект, а затем выберите пункт Объект.

Откройте вкладку Создание из файла и перейдите к презентации.

Установите флажок Связь с файлом или В виде значка и нажмите кнопку ОК.

Обновление связанных объектов

По умолчанию связанные объекты обновляются автоматически. Это означает Word когда вы открываете файл Word или когда исходный PowerPoint изменяется, когда Word открыт. Однако вы можете изменить параметры для отдельных связанных объектов, чтобы они не обновлялись или обновлялись только вручную.

Вы также можете запретить Word автоматически обновлять ссылки во всех открытых документах. Это можно сделать в качестве меры безопасности, чтобы предотвратить добавление в документы данных, источник которых может быть ненадежным.

Кроме того, вы можете окончательно разорвать связь между объектом и исходным PowerPoint файлом. После этого вы не сможете редактировать объект в документе. он становится изображением PowerPoint контента.

Обновление связанного объекта вручную

Щелкните связанный объект правой кнопкой мыши, выберите пункт Связанный объект Слайд или Связанный объект Презентация, а затем щелкните Связи.

Щелкните ссылку, которую вы хотите обновить вручную, а затем в разделе Способ обновления связи выберите по запросу.

Отключение обновления связанного объекта

Щелкните ссылку, а затем в разделе Способ обновления связи установите флажок Не обновлять связь.

Примечание: Чтобы разблокировать ссылку, снимите флажок Не обновлять связь.

Отключение автоматического обновления ссылок во всех документах Word

На вкладке Файл выберите команду Параметры.

Снимите флажок Автоматически обновлять связи при открытии.

Разрыв связи между объектом и его источником

Выберите связь и нажмите кнопку Разорвать связь.

Изменение связанных и внедренных объектов

Щелкните связанный объект правой кнопкой мыши и выберите пункт Связанный объект Слайд или Связанный объект Презентация.

Щелкните Открыть или Открыть связь в зависимости от того, как именно (по ссылке или посредством внедрения) вставлен объект, и внесите необходимые изменения.

Если объект внедрен, изменяется только его копия в документе. Если объект является связанным, изменения вносятся в исходный файл.

Вставка связанного или внедренного объекта

Вы можете связать с документом или внедрить в него несколько слайдов либо внедрить всю презентацию. Если объект презентации PowerPoint в документ, Word запускает PowerPoint слайд-шоу при двойном щелчке объекта презентации в документе. Редактировать презентацию в документе нельзя. Объект презентации можно только внедрить в документ, а не связать с ним.

Переключение PowerPoint, а затем выберите всю презентацию или все нужные слайды.

Нажмите клавиши CTRL+C.

Перейдите в Word документа и щелкните в том месте, где должны отображаться данные.

В списке Как выберите Microsoft Office PowerPoint (объект).

Обновление связанных объектов

Обновление связанного объекта вручную

Щелкните ссылку, которую вы хотите обновить вручную, а затем в разделе Способ обновления связи выберите по запросу. Кроме того, можно нажать клавиши CTRL+SHIFT+F7.

Отключение обновления связанного объекта

Щелкните ссылку, а затем в разделе Способ обновления связи установите флажок заблокировано. Кроме того, можно нажать клавишу F11.

Примечание: Чтобы разблокировать ссылку, щелкните связанный объект и нажмите CTRL+SHIFT+F11.

Отключение автоматического обновления ссылок во всех документах Word

Снимите флажок Автоматически обновлять связи при открытии.

Разрыв связи между объектом и его источником

Выберите связь и нажмите кнопку Разорвать связь. Кроме того, можно нажать клавиши CTRL+SHIFT+F9.

Изменение связанных и внедренных объектов

Щелкните объект правой кнопкой мыши и выберите пункт Связанный объект Презентация или Объект Слайд.

Основные различия между внедренными и связанными объектами заключаются в том, где хранятся данные и как они обновляются после вставки в целевой файл.

В документ помещается либо ссылка на объект, либо его копия. Таким образом можно вставлять содержимое из любой программы, поддерживающей технологию связывания и внедрения объектов (OLE).

Например, ежемесячный отчет о состоянии может содержать сведения, которые сохраняются отдельно на PowerPoint слайде. Если отчет связан со слайдом, данные в отчете могут обновляться при каждом обновлении исходного файла. Если слайд внедрен в отчет, отчет содержит статическую копию данных.

1. Внедренный объект

2. Связанный объект

3. Исходный файл

Когда объект связан, данные при изменении исходного файла могут обновляться. Связанные данные хранятся в исходном файле. В конечном файле Word хранится только расположение исходного файла и отображается представление связанных данных. Если размер файла имеет значение, пользуйтесь связанными объектами.

Связывание также полезно в том случае, если требуется включить в документ сведения, которые ведется независимо друг от друга (например, данные, собранные другим отделом), а также если требуется, чтобы они Word в Word.

Если объект PowerPoint, данные в Word файла не изменяются при изменении PowerPoint файла. Внедренные объекты становятся частью файла Word и перестают быть частью исходных файлов.

Так как сведения полностью содержатся в одном документе Word, эта возможность полезна, если вы не хотите, чтобы сведения отражали изменения в исходных файлах, или если вы не хотите, чтобы получатели документа обновляли связанные сведения.

Надстройка позволяет в удобном режиме просматривать и редактировать связи в файле PowerPoint. Основное применение - "клонирование" презентаций (например, с одинаковой структурой, но на разные филиалы/регионы), когда стоит задача оперативно и быстро изменить типовые (шаблонные) связи на пользовательские.

Подробное описание

Как правило, если какую-либо презентацию вы делаете с определенной периодичностью (раз в неделю, раз в месяц и тд.), то удобно использовать заранее подготовленный шаблон данной презентации. Так сказать, ее "скелет", в котором настроены основные слайды и связи на нужные вам файлы (листы, таблицы, диаграммы excel).

Чтобы не проделывать данное упражнение руками, вы можете использовать надстройку "Update Link" (см. ссылку вверху страницы). Установка осуществляется стандартно: "Файл - Параметры - Надстройки PowerPoint". При желании можно и не устанавливать. Достаточно открыть редактируемый шаблон (файл) презентации PowerPoint, а потом просто открыть файл надстройки.

В результате получаем панельку:

Select Link: Позволяет выгрузить список всех связей. При необходимости можно фильтровать список связей перед выгрузкой. Полученный список можно скопировать в блокнот, эксель и тп. для просмотра (поиска) нужного фрагмента.
Update Link: Собственно замена связей. Указываете фразу или слово, которое требуется найти и фразу, на которое требуется заменить.

Для удобства обновления можно сперва "выбрать" существующие связи функцией "Select Link", посмотреть как выглядит фрагмент для поиска и уже по нему делать замену.

В обоих модулях поддерживается выбор режима работы:

Поиск/замена во всей презентации
Поиск/замена только в выделенных слайдах

Обратите внимание:

PowerPoint при замене связей соединяется с новым (подключаемым) файл, поэтому очень желательно перед запуском макроса открыть новый и старый связанный файл. Это существенно экономит время при обновлении
Полный путь связанного файла может выглядеть вот так:
C:\ \Folders\Managment Report by Filials\Files\Источники\СевЗап\СЗР.xlsx!SPb![СЗР.xlsx]SPb Ch1
Поэтому при замене очень важно изменить как путь к файлу, так и системное название листа (в данном примере это кусок: [СЗР.xlsx]SPb). В общем, обращайте на это внимание. Здесь опять же можно воспользоваться функцией "SelectLink" и увидеть полные линки связанных файлов.
Замена осуществляется строго по указанному слову или фразе, т.е. без учета масок: *, ? и тп.

Комментарии ( )

Надстройка не сработала.

Есть подозрение (родилось из целей и задач см. на самом верху страницы), что диаграммы должны быть вынесенными, а не встроенными. А у меня все встроенные.
Увы.

По-хорошему, тут надо протестировать на вашем примере. Если вопрос еще актуален, присылайте ваш файл, посмотрю.
А так данная надстройка вполне успешно себя зарекомендовала в моей повседневной деятельности. Связи находятся и меняются успешно, проблем, озвученных вами, не наблюдалось.

Очень помогла бы, просто очень. Сотни ссылок в презентации, надо поменять — а надстройка не видит диаграмм, таблицы меняет, а диаграммы нет.

Нет варианта с диаграммами?

Спасибо за замечание. Сейчас готового варианта для работы с диаграммами нет.
Обязательно реализую указанную доработку в следующем обновлении надстройки.

Обновление презентации с правкой существующих связей

Краткое описание

Макрос предназначен для автоматического обновления презентаций с предварительным изменением связей на существующие (внедренные) excel-объекты: заголовки, таблицы, диаграммы.

Подробное описание

Представьте ситуацию. Вы создали презентацию в PowerPoint. В презентации используются связанные excel-файлы, хранящиеся на вашем ПК (например, связанная диаграмма, связанный заголовок или связанная таблица). Это очень удобно: не надо каждую неделю/месяц вставлять данные объекты повторно, достаточно открыть презентацию, обновить связи и свежая (обновленная) презентация готова.

Всё отлично работает до тех пор, пока вы не ушли в отпуск или пока не передали ведение вашей презентации другому человеку. Загвоздка в том, что PowerPoint сохраняет ссылки (связи) на внедренные вами объекты. Соответственно, когда другой сотрудник откроет вашу презентацию, то связанные объекты (таблицы, графики, диаграммы) будут по-прежнему ссылаться на excel-файлы, расположенные на вашем ПК.

Очевидных решений здесь два:

Новый сотрудник копирует все связанные excel-файлы на свой ПК, открывает данные excel-файлы и только потом открывает саму презентацию. После данной манипуляции PowerPoint определит, что все нужные (связанные) excel-файлы открыты, увидит (считает) новые пути к связанным файлам и впредь (после сохранения) будет использовать уже обновленные директории.
Изначально хранить все связанные excel-файлы в сетевой папке. Тогда, открыв презентацию на любом ПК, всё будет работать как обычно - линки на связи всегда одни и теже. Главное, чтобы сотрудники, обновляющие презентацию, имели доступ к исходному сетевому каталогу.

Решения хоть и очевидные, но есть и минусы:

Есть вероятность, что кто-то забудет сперва открыть excel-файлы, и как следствие, PowerPoint не сможет обновить связанные объекты.
Не у всех бывает доступ к исходному сетевому каталогу.
Одноименный сетевой каталог, например, для штаб-квартиры, не всегда будет ссылаться на тот же ресурс для регионов/филиалов.

В качестве альтернативного решения вышеуказанных и им подобных ситуаций был написан макрос, который необходимо внедрить в один из ваших excel-шаблонов. Запускать макрос имеет смысл, когда все нужные данные в связанные excel-файлы внесены и сами файлы сохранены.

Алгоритм обновления презентаций с учетом данного макроса: пользователь в excel-файле нажимает кнопку "Обновить презентацию", макрос сам открывает необходимый ppt-файл, обновляет связи/слайды, сохраняет внесенные изменения и закрывает презентацию.

Из дополнительных функций в макросе предусмотрены:
- проверка количества открытых презентаций (решение проблемы пустого серого окна ppt),
- проверка существования исходных файлов, связь с которыми мы пытаемся обновить (если файл не существует, появится соответствующее уведомление),
- проверка наличия самой презентации перед стартом работы макроса.

Название презентации, в которой обновляем связи/слайды прописано в коде VBA (в самом начале кода). При желании данную функциональность легко можно вынести на лист excel.

Требований для работы макроса всего два:

весь пакет файлов (excel + ppt) должен лежать в одной папке
не менять название презентации и связанных с ней excel-файлов (в случае изменений необходима правка vba-кода)

При возникновении вопросов касательно работы макроса, его доработки или помощи по внедрению кода в ваш excel-шаблон - обращайтесь. Будем рады помочь.

Читайте также: