Как аксесс связать с эксель
Обновлено: 06.07.2024
Бывают ситуации, когда на рабочей станции отсутствуют такие средства взаимодействия с БД как: MS SQL Server Management Studio, Aquafold Aqua Data Studio, DBeaver и т.п., а вероятность их установки в краткосрочной перспективе близка к нолю. В то же время, присутствует острая необходимость подключения к этой самой БД и работы с данными. Как оказалось, на помощь может прийти старый добрый MS Excel.
В моем случае требовалось подключиться к MS SQL Server, однако, MS Excel умеет устанавливать соединение не только с ним, но и с большинством современных БД: MySQL, PostgreeSQL, IBM DB2 и даже Oracle и Teradata, а также с файлами данных CSV, XML, JSON, XLS(X), MDB и другими.
Теперь немного о действиях, совершенных мной с целью подключения к базе:
В новой книге на ленте выбираем «(1) Данные» -> «(2) Получение внешних данных» -> «(3) Из других источников» -> «(4) С сервера SQL Server».
Далее, в окне Мастера подключения к данным, заполняем «(1) Имя сервера» -> «(2) Учетные сведения»[ -> «(3) Имя пользователя» и «Пароль»]. Таким образом, мы сообщаем MS Excel, с каким сервером мы хотим установить соединение и какой метод аутентификации хотим использовать. Я использовал «проверку подлинности Windows», но возможно также указать учетные данные отличные от установленных в Windows.
Выбираем целевую «(1) Базу данных» -> «(2)(3) Определенную таблицу» или «Несколько таблиц» или же базу в целом (тогда оба «чекбокса» оставляем пустыми).
После всех проделанных манипуляций, Мастер подключения предложит сохранить файл подключения. Потребуется задать «(1) Имя файла». Желательно также указать «(2) Описание» и «(3) Понятное имя файла», чтобы спустя время было понятно какой файл подключения к какой базе или таблице обращается.
Теперь выбрать созданное подключение можно будет следующим образом: «(1) Данные» -> «(2) Получение внешних данных» -> «(3) Существующие подключения».
Открыв только что созданное подключение, в случае если вы соединялись с базой в целом, MS Excel опять предложит выбрать одну или несколько конкретных таблиц:
Определив таблицы, MS Excel предложит выбрать «(1) Способ представления данных» и «(2) Куда следует поместить данные». Для простоты я выбрал табличное представление и размещение на уже имеющемся листе, чтобы не плодить новые. Далее следует нажать на «(3) Свойства».
В свойствах подключения, нужно перейти на вкладку «(1) Определение». Здесь можно выбрать «(2) Тип команды». Даже если требуется выгружать лишь одну таблицу без каких-либо связей, настоятельно рекомендую выбрать SQL команду, чтобы иметь возможность ограничить размер выгружаемой таблицы (например, с помощью TOP(n)). Так, если вы попытаетесь выгрузить целиком таблицу базы, это может привести в лучшем случае к замедлению работы MS Excel, а в худшем к падению программы, к тому же – это необоснованная нагрузка на сам сервер базы данных и на сеть. После того как «(3) Текст команды» будет введен и нажата кнопка «ОК», MS Excel предложит сохранить изменения запроса – отвечаем положительно.
Содержимое для средств чтения с экрана
Эта статья предназначена для людей с нарушениями зрения, использующих программы чтения с экрана совместно с продуктами Office. Она входит в набор содержимого Специальные возможности Office. Дополнительные общие сведения см. на домашней странице службы поддержки Microsoft.
С помощью Access клавиатуры и чтения с экрана можно импортировать Excel на Access или связать его с Access на Excel. Мы проверили эту функцию с использованием экранного диктора, JAWS и NVDA, но она может работать и с другими средствами чтения с экрана, если они соответствуют общепринятым стандартам и методам для специальных возможностей.
Новые возможности Microsoft 365 становятся доступны подписчикам Microsoft 365 по мере выхода, поэтому в вашем приложении эти возможности пока могут отсутствовать. Чтобы узнать о том, как можно быстрее получать новые возможности, станьте участником программы предварительной оценки Office.
Дополнительные сведения о средствах чтения с экрана см. в статье о работе средств чтения с экрана в Microsoft Office.
В этом разделе
Подготовка Excel для импорта или связывания
Прежде чем переводить данные с Excel на Access, просмотрите его и решите, как вы хотите импортировать данные из него.
Подготовка базы данных Access к импорту
Прежде чем импортировать данные с Excel, проверьте, готова ли Access база данных к импорту, и решите, как вы хотите сохранить импортируемые данные.
Убедитесь, что Access база данных предназначена не только для чтения и что у вас есть разрешения на внесение в нее изменений.
Решите, нужно ли хранить данные в новой или существующей таблице:
Если вы решите сохранить данные в новой таблице, Access создаст таблицу и добавит в нее импортируемые данные. Если таблица с указанным именем уже существует, Access переописает ее содержимое импортируемыми данными.
Если вы решите добавить данные в существующую таблицу, строки Excel будут добавлены в указанную таблицу.
Если вы решите Excel данные в существующую таблицу Access, убедитесь, что структура и параметры полей в исходных данных в Excel совпадают с данными в конечной таблице Access. Чтобы открыть таблицу Access в конструкторе для проверки, нажмите ALT+H, W, D. Проверьте таблицу на контрольный список в разделе Подготовка точки базы данных (шаг 2) в разделе Импорт данных в книге Excel или связывать ихс данными.
Импорт данных
При импорте данных Access создает их копию в новой или существующей таблице, не изменяя исходный Excel на этом.
Примечание: Возможно, вам потребуется коллега, который поможет вам на шаге 9 выбрать поле, который вы хотите изменить.
Закроем Excel книгу, если она открыта.
Откройте пунктов Access, в которой будут храниться импортируемые данные.
Совет: Если вы хотите создать пустую базу данных, нажмите ALT+F, N, L.
Чтобы открыть диалоговое окно Внешние данные — Excel Электронные таблицы, в зависимости от используемой версии Access:
В версии Microsoft 365 или Access 2019 нажмите ALT+X, N, 1, затем F и X.
В Access 2016 илиAccess 2013 нажмите ALT+X, чтобы перейти на вкладку Внешние данные. Нажимая клавишу TAB, пока не дойдете до группы Импорт & Связь, нажимая клавишу СТРЕЛКА ВПРАВО, пока не услышите "Excel", а затем нажмите клавишу ВВОД.
Откроется диалоговое Excel Внешние данные — электронные таблицы.
В диалоговом окне Внешние данные — Excel Электронные таблицы укажите файл Excel, содержащий данные, которые вы хотите импортировать:
Чтобы переместить фокус на текстовое поле Имя файла, нажмите F, а затем введите или введите путь к Excel файлу.
Чтобы найти файл, нажмите R. Откроется диалоговое окно Открытие файла. Перейдите к нужному файлу и нажмите ввод, чтобы выбрать его.
Чтобы указать, как нужно хранить импортируемые данные, сделайте следующее:
Если вы хотите сохранить данные в новой таблице, нажмите I, чтобы перейти к параметру Импортировать исходные данные в новую таблицу в текущей базе данных. Позднее будет предложено указать имя этой таблицы.
Если вы хотите, чтобы данные были в существующей таблице, нажмите A, чтобы перейти к параметру Применить копию записей к таблице. Чтобы выбрать таблицу, один раз нажмите клавишу TAB. Фокус перемещается в список таблиц. Нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ, чтобы развернуть список, нажимая клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ или СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужное значение, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать ее. Этот параметр недоступен, если база данных не содержит таблиц.
Нажимая клавишу TAB, пока не дойдете до кнопки ОК, нажмите клавишу ВВОД. Запускается мастер импорта электронных таблиц.
Совет: Если ваше устройство чтения с экрана не читает окна мастера автоматически, нажмите клавиши SR+W.
Если исходный Excel только один и диапазоны, можно перейти к следующему шагу. Если книга содержит несколько книг или именуемого диапазона, выберите один из следующих произведений:
Чтобы выбрать нужный элемент, нажмите клавиши ALT+О, нажмите клавишу TAB, нажимая клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужный элемент, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его.
Чтобы выбрать именуемый диапазон, нажмите клавиши ALT+R, нажмите клавишу TAB, нажимая клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужный диапазон, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его.
Откроется следующее окно мастера.
Если первая строка исходных таблиц или диапазонов содержит имена полей, нажмите I, чтобы перейти к параметру Первая строка содержит заголовки столбцов. Нажмите ввод, чтобы перейти к следующему окну мастера.
При подавлении данных в существующую таблицу можно перейти к шагу 11.
В окне нового мастера при необходимости можно указать сведения о каждом импортируемом поле. Будет выбрано первое поле на этом или в диапазоне. Здесь доступны перечисленные ниже возможности
Чтобы изменить имя текущего поля, нажмите ALT+M и введите новое имя.
Чтобы изменить тип данных поля, нажмите ALT+T. Фокус перемещается в список Тип данных. Чтобы развернуть список, нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ. Нажимая клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужное значение, нажмите клавишу TAB один раз.
Чтобы изменить индекс поле, нажмите ALT+I. Вы услышите текущее значение. Чтобы развернуть список, нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ. Нажимая клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужное значение, нажмите клавишу TAB один раз.
Если вы не хотите импортировать текущее поле, нажмите ALT+S, чтобы перейти к и выберите параметр Не импортировать поле.
Чтобы выбрать другое поле, нажимая F6, пока не услышите "Область", и попросите коллегу помочь вам выбрать нужное поле. Измените поля, как описано выше. После этого нажмите ввод, чтобы перейти к следующему окну мастера.
Добавьте первичный ключ для новой таблицы. Первичный ключ определяет записи в таблице, что позволяет быстрее получать данные. Выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы Access первичный ключ, нажмите клавишу A.
Чтобы выбрать свой первичный ключ, нажмите клавишу C. Чтобы определить используемый ключ, нажмите клавишу TAB один раз. Фокус перемещается в список ключевых клавиш. Чтобы развернуть список, нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ. Нажимая клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ или СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужный ключ.
Если вы не хотите использовать первичные ключи, нажмите клавишу O.
Чтобы переместить последнее окно мастера, нажмите ввод.
Откроется последнее окно мастера. Фокус будет в поле Импорт в таблицу, и вы услышите текущее имя конечной таблицы. Если вы хотите изменить имя таблицы, введите новое имя и нажмите ввод, чтобы импорт был завершен.
Примечание: Если вы услышите оповещение о том, что таблица уже существует, и хотите переписать существующую таблицу импортируемыми данными, нажмите Y. Если вы хотите переименовать таблицу, нажмите N. Нажмите ALT+I, чтобы вернуть фокус в поле Импорт в таблицу, введите другое имя таблицы и нажмите ввод.
Если импорт был полностью или частично успешным, Access отображает состояние импорта. Access также предлагает сохранить шаги импорта, чтобы быстро повторить их без мастера импорта. Чтобы выбрать этот параметр, нажмите ALT+V. Чтобы назвать шаги импорта, нажмите ALT+A и введите имя операции импорта. Чтобы сохранить шаги импорта, нажмите ALT+S.
Создание связи с данными в Excel
С помощью мастера связывания электронных таблиц создайте связь базы данных Access с данными в Excel, чтобы можно было использовать средства создания запросов и отчетов в Access, не сохраняя копию данных Excel в базе данных.
Когда вы создаете связь Excel или именоваемого диапазона, Access создает новую таблицу, связанную с исходными ячейками. Все изменения, внесенные в исходные ячейки в Excel, отображаются в связанной таблице Access. Однако изменить содержимое соответствующей таблицы в Access. Если вы хотите добавить, изменить или удалить данные, необходимо внести изменения в исходный Excel файл.
База данных может содержать несколько связанных таблиц.
Запуск мастера связывать электронные таблицы
В Access есть два способа выбрать Excel, с которой нужно связать книгу, и запустить мастер связывать электронные таблицы. Вы можете открыть книгу Excel в Access или воспользоваться диалоговое окно Внешние данные — Excel таблица.
Открытие книги Excel в Access
Откройте базу Access, в которой вы хотите создать связь.
Нажмите ALT+F, O, чтобы перейти в меню Открыть.
Чтобы найти книгу, нажмите O. Откроется Windows открыть.
Чтобы изменить тип файла, нажимая клавишу TAB, пока не услышите "Тип файлов, Microsoft Access", а затем нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ. Нажимая клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ, пока не услышите "Все файлы", а затем нажмите клавишу ВВОД.
Перейдите к нужной книге и нажмите ввод, чтобы выбрать ее и запустить мастер связывать электронные таблицы.
Использование диалогового окна Внешние данные — Excel электронных таблиц
Откройте базу Access, в которой вы хотите создать связь.
Совет: Если вы не хотите создавать связь с существующей базой данных, нажмите ALT+F, N, L, чтобы создать пустую базу данных.
Чтобы открыть диалоговое окно Внешние данные — Excel Электронные таблицы, в зависимости от используемой версии Access:
В версии Microsoft 365 или Access 2019 нажмите ALT+X, N, 1, затем F и X.
В Access 2016 или Access 2013 нажмите ALT+X, чтобы перейти на вкладку Внешние данные. Нажимая клавишу TAB, пока не дойдете до группы Импорт & Связь, нажимая клавишу СТРЕЛКА ВПРАВО, пока не услышите "Excel", а затем нажмите клавишу ВВОД.
Откроется диалоговое Excel Внешние данные — электронные таблицы.
В диалоговом окне Внешние данные — Excel Электронные таблицы укажите файл Excel, на который вы хотите создать ссылку:
Чтобы переместить фокус на текстовое поле Имя файла, нажмите F, а затем введите или введите путь к Excel файлу.
Чтобы найти файл, нажмите R. Откроется диалоговое окно Открытие файла. Перейдите к нужному файлу и нажмите ввод, чтобы выбрать его.
Нажмите ALT+L, чтобы перейти к источнику данных, выберите параметр Связать с источником данных, создав связанную таблицу,и нажмите ввод. Запускается мастер связывать электронные таблицы.
Создание связи с данными Excel с помощью Excel электронных таблиц
Мастер связывания электронных таблиц поможет вам в процессе связывания. Просто выберите нужные параметры и не Excel к базе данных.
Совет: Если ваше устройство чтения с экрана не читает окна мастера автоматически, нажмите клавиши SR+W.
Если исходный Excel только один и диапазоны, можно перейти к следующему шагу. Если книга содержит несколько книг или именуемого диапазона, вы можете выбрать один из следующих произведений:
Чтобы выбрать нужный элемент, нажмите клавиши ALT+О, нажмите клавишу TAB, нажимая клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужный элемент, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его.
Чтобы выбрать диапазон, нажмите клавиши ALT+R, нажмите клавишу TAB, нажимая клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужный диапазон, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его.
Откроется следующее окно мастера.
Если первая строка исходных таблиц или диапазонов содержит имена полей, нажмите I, чтобы перейти к параметру Первая строка содержит заголовки столбцов. Нажмите ввод, чтобы перейти к следующему окну мастера.
Откроется последнее окно мастера. Фокус будет в поле Имя связанной таблицы, и вы услышите текущее имя связанной таблицы. Если вы хотите изменить имя таблицы, введите новое имя таблицы и нажмите ввод, чтобы импорт был завершен.
Примечание: Если вы услышите оповещение о том, что таблица уже существует, и хотите переписать существующую таблицу импортируемыми данными, нажмите Y. Если вы хотите переименовать пунктов назначения таблицу, нажмите N. Нажмите ALT+I, чтобы вернуть фокус в поле Импорт в таблицу, введите другое имя таблицы и нажмите ввод.
Если не удалось связать исходный Excel с контрольным списком в разделе Подготовка базы данных (шаг 2) раздела Импорт данных в книге Excel или связывание с данными.
См. также
Техническая поддержка пользователей с ограниченными возможностями
Корпорация Майкрософт стремится к тому, чтобы все наши клиенты получали наилучшие продукты и обслуживание. Если у вас ограниченные возможности или вас интересуют вопросы, связанные со специальными возможностями, обратитесь в службу Microsoft Disability Answer Desk для получения технической поддержки. Специалисты Microsoft Disability Answer Desk знакомы со многими популярными специальными возможностями и могут оказывать поддержку на английском, испанском, французском языках, а также на американском жестовом языке. Перейдите на сайт Microsoft Disability Answer Desk, чтобы узнать контактные сведения для вашего региона.
Если вы представитель государственного учреждения или коммерческой организации, обратитесь в службу Disability Answer Desk для предприятий.
Загрузка данных из Excel в базу данных Access на VBA
Буду очень рад если кто-нибудь приведет более менее понятный код, как можно это реализовать.
Подключение базу данных MS Access к компаненту StringGrid Delphi
Подскажите как можно подключить базу данных MS Access к StringGrid в Delphi? Мне необходимо.
Импорт данных из Excel в Базу Данных Access
Привет всем . Столкнулся вот с какой задачей, нужно сделать импорт в Access из данных Excel. .
Может все-таки лучше данные в базе хранить, а при надобности выводить их в Excel? Это обязательно?
Может все-таки лучше данные в базе хранить, а при надобности выводить их в Excel? Слишком много данных придется вбивать в базу,и очень много таблиц. Смотрите у меня есть две таблицы которые содержать фамилии преподавателей и напротив своих фамилий,группы студентов у которых они читают пары, то есть расписание но вместо предметов название групп. Таблицы две потому что одна таблица на числитель,вторая на знаменатель,то есть две недели которые чередуются. К этим таблицам нужно сделать запрос на выборку по преподавателю, результат запроса должен выводить расписание преподавателя на неделю,и соответственно смотря какая это неделя,числитель или знаменатель. И мне еще одну задачу нужно решить такого же плана,но я думаю что если разберусь с этим,то вторую задачу сам решу. Тогда причем тут Access, если Вы все делаете в Excel? Я всего лишь набрал таблицы в Excel,а мне нужно сделать форму с запросом на выборку,как я это реализую в Excel? Мне нужна БД с данными которые хранятся в этих таблицах,что бы по ним можно было создать эту самую выборку.
Ну, тогда,как вариант, связать Excel с Access-ом.
Теперь можете работать в Аксе, но с файлом Excel.
Большое спасибо. Я попробую. Если возникнут еще вопросы,я надеюсь смогу обратиться? Если возникнут еще вопросы,я надеюсь смогу обратиться? Доброе утро! Спасибо вам за совет,я подключил все необходимые мне таблицы. У меня возник еще один небольшой вопросик. Я создал форму разместил на ней некоторые компоненты,в том и числе и кнопку. Я бы хотел реализовать процедуру поиска преподавателя при нажатии этой кнопки,При чем поиск из таблици в соответствии с выбраным значением выпадающего списка,со значениями "Числитель, Знаменатель". То есть сначала выбиралась таблица по которой будет осуществляться поиск,и соответственно сам поиск. Если такой вопрос уже задавался,то возможо вы мне укажите путь на эту тему,а если нет то розьясните пожалуйста. Заранее признателен Пример(желательно в mdb) приложить можете?(и файл Excel).Преподаватели знам.xls Таблиц прикрепились,а вот база данных не хочет..Пишет "Некоректный файл"
БД заархивируйте любым архиватором, и выложите архив,ВНИМАТЕЛЬНО читайте Разрешённые типы файлов: 7z doc docx gif jpe jpeg jpg log pdf png psd rar swf txt xls zip Sewer, поместите два Excel файла(которые в папке) на диск C.
После чего откройте базу.
Файлы екселя должны быть именно на диске C(или поменяете в запросах q1 и q2 ссылку на файл)
Файлы Excel немного поправил(вверху убрал объединение поля). Спасибо вам огромное. Правда сильно выручили,я постараюсь разобраться в проделанной вами работе для выполнения похожего задания. Еще раз огромное вам спасибо 1. При открытии формы(frmЗнаменатель или frmЧислитель ) добавляем записи из файлов Excel в таблицы (tblЗнаменатель или tblЧислитель соответственно)
2. Присваиваем спискам(понед., вторн. ) данные
3. По выходу из формы данные из таблиц удаляем
P.S. в таблицы можно и не заносить данные, так как списки берут значения сразу из запросов q1 и q2.
Поэтому можно удалить события Form_Load() и Form_Close()
Только тогда источник записей для списка преподавателей поменяйте, берите значения из запросов.
Я лишь показал, что можно данные в таблицу импортнуть, а потом с таблицами работать.
В котором указываю диапазон ячеек с данными([Лист3$A2:AA133]) в определенном листе Excel файла.
А дальше уже в форме присваиваю спискам на форме данные из запроса.
Таблицами я показал, что можно и импортнуть данные из Excel в таблицу, и потом работать сразу с таблицей.
Спасибо большое! Сейчас попробую создать два запроса и две формы.
Добавлено через 32 минуты
Запросы создал,а вот с формами возникают некоторые проблемы. Выпадающий список я сделал,с аудиториями. А вот с простым списком возникают осложнения. Я создаю простой список,выбираю запрос с значениями аудиторий, выбираю первые 5 полей,для 5 пар понедельника,все создано,но при выборе в выпадающем списке определенной аудитории,в обычном списке пары не появляются. В чем может быть причина? Где я ошибся?
Как экспортировать данные из Excel в базу данных MS Access?
В файле Excel есть таблица с ФИО преподавателей. Нужно из этой таблицs перенести данные в базу.
Проверка на уникальность перед занесением данных в базу с обращением к Access и Excel
Здравствуйте! В access и excel сравниваемые поля по типу совпадают, но как правильно обратиться к.
Access как база данных и подключение пользователей через Excel
Здравствуйте! Имеются 2 базы данных 1. Back end - содержит только импортированные из Excel таблицы.
В чём лучше сделать базу данных: в MS Access или связке Excel+SQL Server?
Приветствую! Так как склоняюсь в сторону MS Access, поэтому разместил вопрос в этой ветке. Есть.
При работе с Access зачастую возникает необходимость использования данных, сохраненных в других форматах (например, в файлах .xls) или расположенных в других местах (по сравнению с текущей базой данных). Для таких случаев используют одно из следующих средств:
1) импорт данных;
Часто приходится выполнять обратную операцию – передавать данные из Access в другие приложения – Word, Excel, Lotus или другую базу данных – MS Access, Microsoft SQL Server, Oracle. В таких случаях проводят процедуру 3) экспорта данных.
Импорт данных
В Access могут быть импортированы файлы следующих типов: файлы Microsoft Access (.mdb, можно импортировать таблицы, запросы и прочие объекты), файлы электронных таблиц(Microsoft Excel (.xls), Lotus Notes (.wks, wrk)), Microsoft Outlook, Текстовые файлы (.txt), вэб-страницы (html, xml), ODBC Databases (файлы других баз данных).
Для импорта нужного файла нужно выбрать вкладку Файл, затем Внешние данные, после чего выбираем Импорт (File, Get External Data, Import). Появится диалоговое окно Импорт (Import). Далее выбираем тип импортируемого файла (например, Microsoft Excel), находим нужный файл и нажимаем Импорт. Можно произвести импорт другим способом: в окне базы данных щелкнуть на свободном месте правой кнопкой мыши и в появившемся окне выбрать строку Импорт.
Импортировать данные можно только в таблицы – в новые или уже существующие.
Связывание
Если при импорте данные из исходного файла копировались в новую или существующую таблицу, то при связывании Access просто получает доступ к данным другой таблицы, при этом данные по-прежнему хранятся в исходном файле. Сначала данные в присоединенной таблице доступны только для чтения. Для того чтобы данные в присоединенной таблице можно было не только просматривать, но и изменять, эта таблица обязательно должна иметь ключевое поле.
Чтобы присоединить внешнюю таблицу к базе данных, выберите команду Файл, Внешние данные, Связь с таблицами (File, Get External Data, Link Tables). Появится диалоговое окно Связь, в котором нужно выбрать тип связываемого файла и путь к нему. Возможные типы файлов для связывания те же, что и для импорта.
Также существует другой способ создания связи: в окне базы данных щелкнуть правой кнопкой мыши на свободной месте и в появившемся меню выбрать строку Связь с таблицами.
Если изменить имя или месторасположение присоединенного файла, то для нормальной работы с этим файлом связь нужно обновить. Обновить связь с таблицей можно двумя способами.
Первый способ состоит в том, что нужно просто удалить присоединенную таблицу из базы данных, а потом присоединить вновь.
Второй способ обновления связи с внешней таблицей — это использование Диспетчера связанных таблиц (Linked Table Manager). Чтобы воспользоваться Диспетчером связанных таблиц: выберите команду меню Сервис, Служебные программы, Диспетчер связанных таблиц (Tools, Database Utilities, Linked Table Manager).
Экспорт данных
Экспортировать данные из Access можно в файлы различных типов (уже перечисленные + текстовый формат RTF). Экспортировать данные Access можно не только из таблицы, но и из запроса. Можно экспортировать не только данные, но и объекты Access — формы, отчеты, макросы. Для экспорта данных следует: 1) в окне базы данных выбрать экспортируемый объект (например, нужную таблицу), выделив его мышкой; 2) выбрать в строке меню команду Файл и в раскрывшемся меню выбрать Экспорт(или щелкнуть на нужном объекте правой кнопкой мыши и в появившемся окне выбрать Экспорт); 3) В окне появившемся окне Экспорт объектавыбрать тип файла и путь к нему, куда будет происходит экспорт.
Access позволяет быстро экспортировать данные из таблицы в файл Microsoft Excel. Выполняется это с помощью команды Связи с Office (Office Links). При этом можно экспортировать как всю таблицу, так и ее часть. Если нужно экспортировать всю таблицу, выделите эту таблицу в списке таблиц окна базы данных и и выберите Сервис ->Связи с Office->Анализ в Microsoft Office Excel (или нажмите стрелку справа от кнопки Связи с Office на панели инструментов). Access создаст новый файл XLS, скопирует в него данные из выделенной таблицы, запустит приложение Excel и откроет в нем этот файл. Аналогично можно экспортировать только часть таблицы Access, например подмножество строк или даже диапазон ячеек. Для этого необходимо открыть таблицу в режиме Таблицы, выбрать подмножество строк, например с помощью фильтра, или выделить диапазон ячеек, затем выполнить команду Сервис, Связи с Office, Анализ в MS Excel (Tools, Office Links, Analyze It with Microsoft Excel), и выбранные данные будут экспортированы в Excel.
Практикум: «Обмен данными между Microsoft Access и Microsoft Excel»
Цель работы:научиться производить обмен данными между MS Access и MS Excel. Данные будут храниться в базе данных Access, а расчеты проводиться в Excel.
Задача:расчет месячной премии сотрудников банка.
1)Запустите MS Access. Создайте новую или откройте уже существующую базу данных. Создайте таблицу «Сотрудники». Она должна иметь следующую структуру:
Занесите в таблицу данные сотрудников (5-10 человек). Сохраните и закройте таблицу.
2) Перейдите к окну базы данных. Выделите левой кнопкой мыши таблицу «Сотрудники» и произведите быстрый экспорт в MS Excel (Сервис->Связи с Office->Анализ в Microsoft Office Excel).
3) В открывшемся файле Excel вы увидите 5 заполненных столбцов (Код сотрудника, ФИО, Должность, Телефон, Зарплата) с введенными вами данными. Дополните таблицу следующими столбцами: Премия, Суммарный доход, Средняя зарплата и Ставка (рис.1).
4) В ячейке H2 рассчитайте среднюю зарплату сотрудников. В ячейках I2 и I3 введите значения процента премии: 20% и 10% соответственно.
Премия сотрудников (ячейки F2:F6) рассчитывается по формуле:
«Если зарплата сотрудника<средней зарплаты, то его премия равна зарплата*20%, в противном случае, т.е. если зарплата сотрудника больше средней зарплаты, то его премия равна зарплата*10%». (Рекомендуется использовать функцию ЕСЛИ).
В ячейках G2:G6 рассчитайте суммарный доход каждого сотрудника: он равен сумме зарплаты и премии.
Сохраните файл под названием «Сотрудники» и закройте его. Запомните адрес, куда вы сохранили файл.
Нажмите далее. В следующем окне выберите пункт Данные необходимо сохранить в новой таблице.Нажмите Далее. Появится окно, позволяющее описывать каждое поле создаваемой таблицы. Щелкните на столбце Код сотрудника и в поле Индекс выберите Да (Совпадения не допускаются). (рис. 3) Нажмите Далее. В следующем окне выберите пункт Определить ключ (рис.4). Проверьте, что Access выбрал столбец Код сотрудника. Щелкните Далее.
В следующем окне в строке «Импорт в таблицу» наберите: Сотрудники (или оставьте без изменений, если это уже сделал Access). Нажмите готово. На вопрос «Переписать существующую таблицу или запрос?» ответьте Да.
Откройте таблицу Сотрудники. Она должна содержать новые столбцы: Премия, Суммарный доход, Средняя зарплата и Ставка (рис. 5).
6) Однако импорт данных обладает следующим недостатком: в случае каких-либо изменений (изменение размеров зарплаты сотрудников или изменение ставок премии) все вышеперечисленные действия придется повторить. Чтобы этого избежать, гораздо удобнее произвести процедуру связывания, т.е. связать экселевский файл «Сотрудники» с базой данных Access. Для этого вернемся к окну базы данных. Выберите Файл->Внешние данные->Связь с таблицами (или щелкните правой кнопкой мыши на свободном месте и в появившемся меню выберите строку «Связь с таблицами»). В открывшемся окне Связь выберите Тип файлов Microsoft Excel,найдите файл «Сотрудники» и нажмите кнопку Связь.В следующем окне выберите объект Листыи щелкните Далее. Следуйте указаниям Мастера, в последнем окне выберите имя связанной таблицы (например, «СотрудникиExc») и нажмите Готово. Откройте связанную таблицу и попробуйте изменить в ней данные, например, удалить какого-либо нового сотрудника. Если подобное действие не сработает, перейдите в Конструктор и задайте ключевое поле «Код сотрудника». Сохраните изменения и вновь перейдите в режим таблицы. Попробуйте произвести изменения в таблице. Сохраните произведенные изменения и закройте таблицу.
Теперь все изменения в экселевском файле «Сотрудники» будут автоматически отражаться в связанной таблице «СотрудникиExc» базы данных Access.
Читайте также: