Как из битрикса выгрузить базу в excel

Обновлено: 07.07.2024

На связи диджитал-интегратор Ремарк, специализируемся на системной интеграции, внедрении CRM и разработке приложений для CRM. У наших клиентов часто возникают задачи визуализации данных и составления уникальных отчетов. Обычно мы используем сценарий, когда BI-система интегрируется с CRM и базой данных, но бывают и исключения, вызванные техническими ограничениями систем.

Работая с Битрикс24, мы столкнулись с медленной загрузкой данных в базу из Битрикс24 из-за технического ограничения REST API. Каждый раз это значительно увеличивало время предоставления данных и затрудняло анализ статистики.

Битрикс24 REST API позволяет получать доступ к элементам сущностей (лиды, сделки, контакты и т.д.), но имеет существенное ограничение — два запроса в секунду, чтобы не нагружать систему. Если превысить лимит 50 раз, происходит временная блокировка доступа к REST API, приложение не сможет получать доступ к данным.

1 запрос возвращает не более 50 элементов по сущности. Но можно выполнить 1 пакетный запрос, который содержит в себе 50 обычных запросов, тем самым можем получить 50×50=2500 элементов сущности.

Например, мы хотим получить 200 000 сделок из CRM и провести аналитику. Для этого нам нужно выполнить 80 пакетных запросов. В среднем 1 пакетный запрос выполняется 20 секунд. 20 секунд × 80 пакетов ≈ 27 минут. Это только на получение данных, а их еще нужно обработать и построить отчет для анализа. В таком случае мы не сможем пользоваться отчетом в реальном времени, так как суммарное время построения отчета может превысить 30 минут. Очевидно, такая скорость работы недопустима для комфортного использования отчета.

Чтобы решить эту проблему, мы создали приложение Data Connector. Оно позволяет экспортировать данные из Битрикс24 во внешнюю базу данных MySQL и поддерживать их актуальность в режиме реального времени. К созданной базе данных подключается стандартный коннектор, и через него BI-система забирает необходимые данные.

Пример: Менеджер создал контакт в Битрикс24. CRM сгенерирует событие, которое обработает Data Connector и обновит данные в базе MySQL

Помимо быстрого обновления данных в базе в реальном времени, Data Connector имеет гибкие настройки. Можно выбрать сущности для импорта, которые нам нужны, и Data Connector сам создаст структуру таблиц для хранения выгружаемых данных.

Кроме этого, Data Connector автоматически отслеживает добавление новых полей в сущностях. Без этой функции пришлось бы самостоятельно составлять таблицы и отслеживать добавление новых пользовательских полей.

Можно без ограничений REST API интегрировать базу данных с другими системами, например загрузить в Microsoft Power BI, Google Data Studio и другие. Это позволяет быстро построить и визуализировать отчеты для дальнейшего анализа и похвастаться перед конкурентами — сколько у вас лидов, не показывая им CRM.

Создание уникальных отчетов на основе данных CRM, например наш отчет «Пульс продаж застройщика».

Отчет помогает в ежедневном режиме следить за ключевыми показателями работы отдела продаж застройщика, замечать отклонения или изменения и корректно их интерпретировать.

В качестве хранилища данных используется отдельная база данных, созданная с помощью Data Connector. В ней содержится список лидов и основные характеристики, которые обновляются автоматически, в режиме реального времени.

В Data Studio эта база данных подключена в качестве источника, а для отображения нескольких показателей на одном графике (новые, обработанные, некачественные) используется инструмент Blended Data.

Имея корректно подготовленные и загруженные данные в Data Studio, довольно просто разобраться с базовыми инструментами визуализации и подготовить первый отчет.

Data Connector позволяет также отправлять данные в другую CRM, например когда нет штатной интеграции с Битрикс24 или с третьим приложением.

Пример: Зачастую у сервисов для CRM-маркетинга нет готовой интеграции с CRM, в таком случае с помощью Data connector можно настроить автоматический экспорт новых контактов в систему автоворонок, исключая необходимость периодического ручного обновления списка клиентов

Данные можно экспортировать во внешние базы вручную и делать резервные копии на случай потери или повреждения основного устройства.

Курс предназначен для базовой подготовки пользователей, осуществляющих администрирование порталов, созданных на коробочной версии сервиса Битрикс24. Изучение курса позволяет освоить основные методы администрирования системы. Если вы хотите ознакомиться с тем как внедрить наш сервис в работу вашей компании, то для вас создан курс Внедрение корпоративного портала.

Курс предусматривает обучение по двум ролям администраторов: Администратор корпоративного портала и Администратор системы.

Администратор корпоративного портала - пользователь, осуществляющий текущее администрирование уже настроенного и сданного в эксплуатацию портала. Администратор системы - пользователь имеющий полный доступ к настройке системы.

Разные роли созданы в связи с тем, что для администрирования настроенного и отлаженного корпоративного портала нет необходимости в работе профессионала высокого уровня. Вполне достаточно пользователя успешно изучившего данный курс в рамках роли Администратор КП.

При условии качественного изучения материалов курса, по его окончании специалист должен уметь:

настраивать модули системы;
использовать возможности интерфейса по управлению системой;
управлять доступом к системе, сайтами, пользователями, группами пользователей;
управлять содержимым портала;
работать с инструментами системы;

Начальные требования

Для прохождения курса необходимо:

наличие базовых навыков компьютерной грамотности и навыков работы с ОС Windows;
наличие представлений о WWW и организации доступа к веб-серверу;
базовые навыки установки и администрирования *nix-систем.

Если вам предстоит самостоятельная установка системы, то рекомендуется к изучению курс Установка и настройка.

Администратору системы будет полезно ознакомиться с курсом Разработчик Bitrix Framework, рассказывающем о принципах работы Bitrix Framework.

Примечание. Битрикс24 создан на основе платформы Bitrix Framework, на которой ранее был создан другой продукт "1С-Битрикс: Управление сайтом". В административной части системы сохранена терминология, относящаяся к этому продукту. Поэтому в текущем курсе понятие "сайт" нужно рассматривать как синоним слова "портал".

У нас часто спрашивают, сколько нужно заплатить

Курс полностью бесплатен. Изучение курса, прохождение итоговых тестов и получение сертификатов - ничего из этого оплачивать не нужно.

Ещё у нас есть Академия 1С-Битрикс, где можно обучиться на платной основе на курсах нашей компании либо наших партнёров.

Баллы опыта

В конце каждого урока есть кнопка Прочитано! . При клике на неё в Вашу итоговую таблицу опыта добавляется то количество баллов, которое указано в прочитанном После нажатия кнопки Прочитано! появится
окно подтверждения:

уроке.

Периодически мы заново оцениваем сложность уроков, увеличивая/уменьшая число баллов, поэтому итоговое количество набранных Вами баллов может отличаться от максимально возможного. Не переживайте! Отличный результат - это если общее число набранных Вами баллов отличается от максимального на 1-2%.

Тесты и сертификат

После изучения курса вам будет предложено пройти тесты на сертификацию. При успешной сдаче линейки тестов на странице Моё обучение можно просмотреть результат обучения и загрузить сертификат в формате PDF.

Для преподавания оффлайн

Если данный курс берётся в качестве основы для оффлайного преподавания, то рекомендуемая продолжительность: 10 дней (70 академических часов).

Если нет интернета

iPhone:
FBReader
CoolReader
iBook
Bookmate

Windows:
Calibre
FBReader
Icecream Ebook Reader
Плагины для браузеров:
EpuBReader – для Firefox
Readium – для Google Chrome

iOS
Marvin for iOS
ShortBook
обновляются периодически, поэтому возможно некоторое отставание их от онлайновой версии курса. Версия файла - от 06.09.2021.

Выгрузка данных из 1С в Excel - задача, которая встречается довольно часто, но, к сожалению, не все пользователи знают как ее правильно решить.

Хорошая новость заключается в том, что сделать это очень просто, буквально в 2 клика мышкой.

Выгрузка данных из отчетов 1С в Excel

Для начала откроем отчет. Любой. В нашем примере мы рассмотрим два отчета: один из УНФ, другой из УТ.

✅ Способ №1 (Подходит для всех конфигураций)

Нажмите на клавиатуре Ctrl+S. Самый универсальный способ.

✅ Способ №2 (Конфигурации на управляемых формах)

Нажать на иконку с дискетой в правом верхнем углу

✅ Способ №3 (Конфигурации на обычных формах)

Нажать файл, затем "сохранить" или "сохранить как". Или нажать на на иконку с дискетой.

✅ Способ №4 (Сохранение данных по нажатию кнопки из формы отчета)

Во многих типовых конфигурациях на форму отчета выведены кнопки, при нажатии на которые, можно сохранить данные.

Вне зависимости от способа, которым вы воспользуетесь, откроется окно сохранения файла.

В этом окне нужно указать адрес папки, в которую вы хотите сохранить файл:

Затем необходимо указать имя файла:

Обязательно указываем тип файла (выбираем старый или новый формат Excel).

Кстати, не обязательно выбирать именно Excel, если вам нужно сохранить данные в Word или PDF - просто выберите интересующий вас формат в списке.

После этого нажимаем на кнопку "Сохранить":

Файл с данными из отчета в формате Excel появится в указанной вами папке :)

Сохранение данных из списков и табличных частей в Excel

Еще одна полезная фишка, о которой стоит рассказать.

А вы знали, что практически любой список или табличную часть документа из 1С можно запросто сохранить в Excel? Теперь знаете.

Управляемые формы

Для примера откроем список заказов клиентов в УНФ:

Перед тем, как вывести его на печать, возможно? вы захотите установить период, а также нужные вам отборы.

Мы продолжаем серию статей по использованию Битрикс24 для разных задач. Сегодня публикую руководство моего коллеги, Михаила Филиппова, на тему безовой отчётности для руководителя отдела продаж.

Для чего нужна CRM? Ответ очевиден — для хранения информации по работе с клиентами. Но это с точки зрения менеджера. Для руководителя, CRM нужна для получения отчетов, показывающих эффективность работы отдела продаж. Рассмотрим, какие отчеты создаются в Битрикс24.

Мы различаем оперативные отчёты и отчёты за определённый отрезок времени.

Оперативный отчет строится на текущую дату и дает понимание, что сейчас происходит с клиентами.

Например, требуется знать, в каких стадиях находятся сделки по направлению «Проект». Самый простой вариант – открыть сделки, выбрать направление и получить оперативный отчет по стадиям направления «Проект»:

Полученный отчет можно выгрузить в Excel и далее обработать с помощью электронной таблицы:

Другой пример. Требуется знать, сколько сделок в ожидании оплаты счета. Для отображения этого состояния в сделках создана стадия «Счет». Поэтому в фильтре выбираем для поля «Стадия сделки» значение «Счет»:

Если поля в фильтре нет, то нажимаем «Добавить поле» и галочкой отмечаем нужное поле:

Получаем таблицу со сделками в стадии «Счет»:

Получившийся отчет можно распечатать:

А как получить информацию, по каким сделкам были оплачены счета за последнюю неделю? Нужно дополнительно создать поле «Дата оплаты», в котором менеджеры будут фиксировать данные. На основе этого поля можно уже построить отчет, используя диапазон дат:

Ниже мы дали подробный разбор настройки трёх отчётов:

1. Отчёт по сделкам, по которым получена оплата
2. Число новых лидов по сотрудникам
3. Отчёт по источникам обращений

Допустим, нужен отчет по количеству сделок, по которым получена оплата. В компании несколько направлений бизнеса, поэтому нужна отдельная информация по каждому направлению сделок. Строим отчет по сущности «Сделка»:

Задаем название отчета и выбираем отчетный период «за все время»:

Добавляем колонки, которые требуются в отчете:

Следующий шаг — сформируем фильтр для удобного управления отчетом. Требуется отбирать сделки по отдельным направлениям, поэтому фильтр по направлению нужен:

Добавляем с помощью плюсика поле «Дата оплаты»:

Обратите внимание, что использовано два раза поле «Дата оплаты», чтобы задавать диапазон в отчете:

Сохраняем отчет, и задаем фильтр для вывода по дате оплаты 18.11 – 22.11, т. е. одна рабочая неделя, без выходных:

Далее мы хотим видеть сумму по сделкам и общую сумму за неделю. Добавляем «Сумма в валюте сделки»:

Задаем «Вычислить колонку» по сумме:

Получаем общий итог:

Неплохо, отчет показывает по каким сделкам выполнена оплата за неделю и считает итоговую сумму.

Для построения отчетов за период времени использовать фильтр в CRM неудобно. Для создания таких отчетов используется специальный конструктор отчетов.

Рассмотрим пример. Требуется построить отчет, в котором отображается число новых лидов, созданных сотрудниками за неделю. Выбираем раздел «Отчеты»:

Откроется страница, на которой представлены готовые отчеты. Но требуется создавать новый, поэтому нажимаем «Добавить отчет»:

Выбираем сущность, по которой строится отчет — Лид:

В результате открывается конструктор отчетов. Задаем название отчета и выбираем отчетный период — «за все время»:

Почему «за все время»? Дело в том, что отчетный период не задает время, за которое формируется отчет. Отчетный период определяет время совершения событий, на основании которых элемент попадает в отчет. Подробная информация на странице справки Работа с отчетами . Поэтому время, за которое надо построить отчет, будем задавать отдельными настройками.

Убираем ненужные колонки (крестик возле названия, когда наводишь мышку) и добавляем те, которые требуются в отчете. Нужна колонка с ответственными и колонка с числом лидов по каждому ответственному. Для получения числовых значений в Битрикс24 используется следующий способ. Добавляем колонку с ID (уникальный номер лида):

Включаем галочку «Вычислить колонку» и задаем, что считаем — количество уникальных ID (т. е. номера лидов не повторяются):

Чтобы название колонки было читабельным, а не «ID», с помощью «карандаша» меняем название на «Число новых лидов» и задаем сортировку по фамилии ответственных:

Дополнительно добавим для информативности расчет доли по каждому сотруднику. Аналогично используем ID, но укажем, что требуется вычисление доли от столбца, т. е. от «общего числа» (используем значок процента):

Колонки в отчете сформировали. Следующий шаг — сформировать фильтр, который будем использовать для отбора данных. По заданию нужно выводить данные за неделю. Для этого выбираем поле Дата создания два раза (плюс справа добавляет новое поле) и указываем условия «Больше или равно», «Меньше или равно»:

Так двумя датами будем задавать нужный временной диапазон. Повысим информативность отчета, добавим в фильтр поля «Источник лида» и «Статус лида»:

Чтобы сотрудники использовали созданный отчет, включим общий доступ. Настраивается только одно право доступа — чтение. Поэтому изменить отчет другие сотрудники не смогут. Но могут скопировать и потом изменить копию.

Диаграмму использовать не будем, важнее получить табличный отчет. Сохранив отчет, с помощью фильтра можно теперь задавать произвольный диапазон времени, по которому требуются отчетные данные. В нашем варианте выберем неделю, указав понедельник и воскресенье:

Еще пример — требуется узнать, сколько лидов пришло за неделю по почте, о которых «забыли» сотрудники. Выставляем в фильтре отчета Источник = «Электронная почта» и Статус = «Не обработан». Получаем информацию про забывчивых сотрудников:

Продолжим рассматривать работу с отчетами в CRM на примерах. Получим информацию по каналам поступления новых обращений – лидов. Для этого добавляем отчет по лидам, задаем заголовок, указываем отчетный период – «за все время», убираем колонки, которые Битрикс24 предлагает по умолчанию:

Далее добавляем колонку «Источник лида», а для вычисления количества используем уже известный вам способ — выбираем «ID» и задаем, что вычислить — «количество уникальных». Можно еще добавить расчет доли по каждому источнику для информативности:

При формировании фильтра задаем поля для фильтрации данных в отчете. Чтобы указывать диапазон времени также используем рассмотренный выше лайфхак — зададим дату создания с двумя параметрами —«Больше или равно», «Меньше или равно»:

Полученный отчет покажет эффективность каналов входящих обращений:

Для наглядности добавим диаграмму в отчет:

В результате получится наглядный отчет для быстрой оценки эффективности каналов обращений за период времени:

Теперь ложка дегтя в этой сладкой бочке меда — конструкторе построения отчетов. Например, требуется построить отчет по лидам с разбивкой по периодам следующего вида:

Или получить сводный отчет по лидам и сделкам за период времени для каждого ответственного:

Конструктор отчетов в CRM, к сожалению, в этих случаях помочь не сможет. Как поступить? Самый простой вариант — получить из Битрикс24 информацию по лидам, сделкам, периоду, ответственному и скопировать в электронную таблицу, например, в Excel. Дальше выполнять обработку данных в электронной таблице.

Есть и другой вариант — сложный, но значительно упрощающий и сокращающий время создания подобных отчетов. Это доработка Битрикс24 — создание индивидуальных отчетов в CRM. API позволяет это делать, как в облачной версии, так и в коробочной. Но из своего опыта мы рекомендуем использовать коробочное решение. Причина простая, в коробке делать доработки проще и дешевле на 20-30%. Например, цена разработки приведенного выше отчета в коробке составит 25 - 40 тыс. руб. В облаке цена будет уже от 50 тыс., с учетом размещения программного модуля на внешнем хостинге. Подробнее о доработках Битрикс24.

Примеры создания других сложных отчетов мы рассматривали ранее в нашем блоге:

Читайте также: