Как изменить рабочее время в outlook
Обновлено: 02.07.2024
Глеб Архангельский , директор ООО «Организация времени» , консультант по управлению временем, координатор Тайм-менеджерского сообщества . До перехода в консалтинг работал в ЗАО АКБ «Банкирский Дом» помощником председателя правления по вопросам стратегического планирования.
Если вы хотите разумно использовать ваш самый невосполнимый капитал, ваше время – вам не обойтись без системного управления личными задачами, целями, планами, информацией. В современном мире это невозможно без соответствующего «софта».
Практически каждый из нас сталкивался с MS Outlook. У многих эта программа является корпоративным стандартом в организации задач и электронной почты. При этом очень часто Outlook не любят. И есть за что, надо признаться – недоделок и непродуманностей в нем хватает. Однако при должной изобретательности и смекалке на Outlook прекрасно реализуются современные методы управления временем, не «зацикленные» на попытке жестко распланировать все и вся.
В этой статье я опишу первый, самый простой шаг управления личным временем на базе MS Outlook: налаживание удобного и гибкого обзора задач.
Нет ощущения подконтрольности ситуации…
Когда говорят об организации времени, обычно подразумевают в первую очередь планирование. Но до того как пытаться что-то планировать, нужно суметь не потеряться в большом объеме информации. Для этого необходимо создать обзор – полную картину всех целей, задач, сроков, важных обстоятельств, и т.п.
Часто люди испытывают стресс и ощущение неуправляемости времени только из-за того, что не имеют ясного обзора всего, что предстоит сделать. Причем иногда в этом бывают виноваты слишком сложные системы планирования, затрудняющие обзор. Например, управляющий директор группы производственных компаний в ходе консультаций пожаловался на неудобство работы с задачами в Outlook:
«Задач много, штук 100-150, они где-то там сидят, иногда дают о себе знать напоминалками. Нет ощущения подконтрольности ситуации, есть какой-то «черный ящик», в содержании которого я не уверен».
Было найдено достаточно простое решение. Полный список задач был скопирован в Excel, и составлена табличка следующего вида:
Рисунок 1. «Упрощенный график Гантта»
«Галочками» в таблице директор пометил примерные сроки исполнения задач. Вся таблица в распечатанном виде заняла две-три страницы А4. Это представление можно назвать «упрощенным графиком Гантта» – по аналогии с хорошо известным в проектном менеджменте инструментом планирования. Замечу, что такое представление задач можно было настроить и непосредственно в Outlook, но в той конкретной ситуации Excel был удобнее. О полезности таблички топ-менеджер отозвался так:
«Благодаря этой форме обзора я ощутил, что задач не так уж много, и самое главное – что они выполнимы, причем в достижимые сроки».
Пользовательские представления
Наиболее удобный способ создать индивидуальный, «заточенный» именно под ваши потребности обзор задач – настройка пользовательских представлений .
Все «задачи к исполнению» удобно создавать и держать в корневой папке «Задачи». Но «видеть» эту папку мы можем с разных «точек зрения», отбирая каждый раз именно то и в таком порядке, в каком нам это необходимо для наилучшего обзора. Эти «точки зрения» и задаются пользовательскими представлениями, которые переключаются в меню «Текущее представление».
В Outlook есть несколько стандартных представлений, например, «Простой список задач», «Просроченные задачи», «Задачи, срок исполнения которых находится в пределах ближайших семи дней».
Рисунок 2. Доступ к настройке представлений из меню
Большинство стандартных представлений неявно предполагают, что у каждой задачи есть точный срок выполнения – Outlook в основном ориентируется на жесткое планирование. В реальности пытаться придать каждой задаче точный срок исполнения – лишняя работа. Поэтому мы будем говорить только о представлениях, настраиваемых самим пользователем, позволяющих реализовать более гибкую идеологию планирования.
«Сущности» для обзора
Помимо ориентации на жесткое планирование, стандартные представления Outlook имеют еще один недостаток – в них все задачи неявно считаются «равноправными», сравнимыми между собой. Это не очень удобно. Более разумно выделить в личной работе несколько различных типов «сущностей», формально находящихся в папке «Задачи», но содержательно отличающихся друг от друга:
Проекты: задачи, содержащие обзор мыслей и действий по какому-либо личному проекту или направлению деятельности; Мысли, а именно те из них, которые хочется хранить не в отдельной творческой картотеке, но поближе к задачам. Это могут быть «мысли о делах» («может быть в рекламе перенести акцент с эффективности бурбуляторов на их универсальность?»), информация к сведению («Налоги: с 2005 г. снижают ЕСН»), замыслы дел и проектов («Книга про неоднородность времени?»), и т.п.; Задачи «на контроле», которые существенно отличаются от личных задач «к исполнению». «Контрольки» помогают отслеживать выполнение задач подчиненными и контрагентами, но не требуют времяемких действий с вашей стороны. По ним необходимы разве что напоминания и мотивирующие подергивания соответствующего исполнителя.Эти различные «сущности» бывает полезно для создания наиболее удобного обзора группировать разными способами. Например:
Отобразить все проекты, задачи, мысли и «контрольки», относящиеся к ключевой области «Продукты» – в момент планирования разработки новых продуктов (см. рисунок 3); Отобразить только проекты по всем ключевым областям – для укрупненного долгосрочного планирования (см. рисунок 4); Отобразить только «контрольки» – это бывает удобно, например, для еженедельного обзора задач, находящихся «на контроле».Для того, чтобы гибко настраивать обзор различных сущностей, стоит отличать их друг от друга. Для этого я рекомендую при создании новой сущности делать в поле «Тема» пометку, позволяющую различать сущности друг от друга:
Проекты: название-классификатор проекта в поле «Тема» отделяется двойным двоеточием, после которого идет пояснение. Например: «ОЛ-книга:: нужна книга по управлению временем на Outlook». Автоформатирование настроено так, что «проектная» задача выделяется более крупным и полужирным шрифтом. Мысли: в конце заголовка добавляется «*». Заголовки мыслей отображаются светло-серым цветом, т.к. мыслям нужно меньше внимания, чем задачам. Задачи «на контроле»: поле «Тема» начинается с сочетания символов «К:». Эти задачи отображаются светло-зеленым.При этом обозначения могут комбинироваться. Например, на рисунке «LifeManagement» – это «мысленаправление», т.е. с одной стороны, пока еще не проект и не набор задач, и поэтому помечено звездочкой и отображается серым. С другой стороны, это не просто мысль, а потенциальный проект и даже несколько проектов, поэтому имеет проектный символ «::» и отображается более крупным шрифтом, чем простые задачи.
Рисунок 3. Представление «все сущности по ключевым областям»; сортировка сначала по важности, затем по алфавиту
При настройке обзора какого-либо одного типа сущностей, например, проектов, форматирование применяется по-другому. Например, вот как может выглядеть представление «Обзор проектов»:
Рисунок 4. Представление «Все проекты, упрощенный график Гантта». Сортировка по статусу и по календарной привязке
В Outlook существует панель «Outlook сегодня», на которую выводятся встречи, задачи и письма. Это попытка реализовать основную идею обзора – «видим все необходимое в одном месте, имеем полную картину предстоящих дел». К сожалению, попытка неудачная – панель «Outlook сегодня» практически не настраивается, поэтому крайне неудобна в использовании.
Я считаю наиболее удачной организацию основного «рабочего экрана», изображенную на рисунке 5.
Рисунок 5: Главное рабочее пространство Outlook
В центре внимания (1) – жесткое планирование недели (представление «Календарь / День-неделя-месяц», количество дней – 7, при желании оно может быть другим). В области ближайшего внимания – навигация по другим папкам (2), календарь для долгосрочного жесткого планирования (3), задачи с группировкой по категориям (4) – для краткосрочного и долгосрочного гибкого планирования. Размеры областей могут гибко настраиваться, в частности, для многих бывает удобно в центре внимания держать график не недели, но только текущего рабочего дня.
Персональная « CRM-система»
Приведу актуальную для многих менеджеров форму обзора клиентских задач. Ее можно назвать «персональной CRM-системой». CRM-системы, от слов «Customer Relationship Management» – IT-системы, позволяющие структурировать и эффективно организовать процесс продаж и взаимоотношений с клиентом.
С помощью настроек специального пользовательского представления в Outlook можно создать небольшую персональную «CRM-систему», организующую любые внешние взаимоотношения. Например:
Продажи: список клиентов, отображающий значимые аспекты взаимодействия (ближайшие действия, сроки, и т.п.); Пресса: список изданий, позволяющий контролировать и планировать наши публикации, или публикации о нас; Контрагенты: список поставщиков, с помощью которого можно «держать руку на пульсе» и быть уверенным, что все будет доставлено вам вовремя.В качестве примера приведу собственную систему обзора продаж. В консалтинге, как и во многих других областях, продажа представляет собой достаточно протяженный во времени процесс. Причем этапы этого процесса могут быть различны, где-то проводится очная презентация, где-то готовится коммерческое предложение, и т.д. В моем Outlook представление «ОБЗОР ПРОДАЖ» организовано следующим образом:
Фильтр: отбирать только задачи с категорией «Активные продажи»; Сортировка: по алфавиту (поле «Тема» в каждой задаче начинается с названия клиента, иногда, для региональных партнеров – с названия города). Практика показала, что любые другие формы сортировки (по приоритетности, по срокам, и т.п.) не позволяют легко найти нужную задачу. А вот в алфавитном списке нужная задача отыскивается моментально. Автоформатирование: по специальным пометкам в поле «тема».Поле «Тема» после названия клиента содержит краткое описание ближайших необходимых шагов. Таким образом, представление дает полный обзор ситуации по клиентам, где и какие действия нужно предпринять. Но клиентов много, и каждый раз перечитывать весь список было бы неудобно. Нужно ввести какую-то «разметку», позволяющую ориентироваться в списке, что и делается с помощью автоформатирования. В поле «Тема» могут делаться следующие пометки:
/д – «дальняя» задача, взаимодействие отложено на 2-3 месяца и более; отображается серым шрифтом, «забирает» меньше внимания; /а – «активная» задача: статус проекта не ясен, нужно прозвонить и уточнить; отображается полужирным шрифтом, акцентирует внимание; /7 – задача недельного горизонта планирования, указанное в поле «Тема» действие должно произойти в ближайшие 1-2 недели; отображается синим шрифтом.Также применяется автоформатирование по признаку «Важность: высокая», как и в других представлениях, такие задачи отображаются красным полужирным шрифтом.
Рисунок 6. Личная « CRM-система»
Работа с этим представлением происходит так. Просматривается оно, как правило, два-три раза в неделю, во время сессий созвонов с клиентами. При просмотре списка ставятся галочки в пользовательском поле «NOW» напротив тех клиентов, с которыми необходимо связаться сегодня. Шрифт соответствующих задач автоматически укрупняется (на рисунке – в компании Брокбизнес).
Внутри каждой задачи, в верхней части поля заметок, находятся координаты контактного лица. Там же в ходе телефонного разговора делаются пометки. Таким образом, вся история взаимоотношений фиксируется в задаче и видна во время любого общения с клиентом. Также к задаче можно прикреплять файлы или ссылки на них. И, например, при обсуждении полученного клиентом коммерческого предложения иметь возможность легко открыть его, не выискивая в глубинах файловой системы.
По завершении разговора в поле «Тема» вносится новая информация о следующем действии. Если оно должно состояться в ближайшее время, ставится пометка /7. Если действие «привязано» к точному дню, например «давайте созвонимся в четверг после обеда» – ставится срок с «напоминалкой», которая выпрыгнет в четверг и напомнит о задаче. Если срок отдаленный и/или нечеткий, может выставляться только срок, без «напоминалки» – чтобы не перегружать окошко выпадающих напоминалок.
Важно отметить, что все эти задачи физически «лежат» в корневой папке «Задачи». Поэтому в них при необходимости можно устанавливать выпрыгивающие напоминалки (для задач, лежащих не в корневой папке, Outlook не позволяет это сделать); эти задачи видны в панели задач на основном рабочем экране, описанном в предыдущем разделе.
Если процесс продаж или любого другого внешнего взаимодействия разбивается на стандартные этапы, это можно отразить в настройках представления. Например, в отделе продаж одной IT-компании было настроено примерно следующее представление:
Рисунок 7. Более сложная « CRM-система»
Здесь отображены ключевые этапы работы менеджера по продажам, каждый из соответствующих столбцов имеет формат «дата»; столбец «ОК» означает, что продажа завершена; в столбце «Контакт» отображается контакт менеджера со стороны клиента.
Двухмерные формы обзора
К сожалению, Outlook в основном «одномерен», задачи представляются в виде простого списка, их невозможно группировать на плоскости. Но двухмерные формы обзора все же можно создавать, они связаны в основном с уже упоминавшимся графиком Гантта.
С помощью этой формы можно создать, например, двухмерный обзор регулярных рутинных задач. Как правило, их стоит «отсадить» в отдельное представление, чтобы они не перегружали основную систему планирования. Это могут быть как ежедневные задачи, так и еженедельные. Выполнение или невыполнение регулярной задачи отмечается галочкой. Таблица моментально бьет тревогу при возникновении «провисов», когда какая-то задача не выполняется слишком долго (например, не создаются резервные копии информации, что чревато ее потерей в случае аварии). В Excel такой обзор организуется с помощью обычной таблички, в Outlook – с помощью пользовательских полей типа «Да/Нет», как показано на рисунке 8. Обратите внимание, что даты в столбцах – это не день выполнения задачи, а обозначение недели, в течение которой она должна быть выполнена.
Рисунок 8. Пример графика регулярных задач
Еще один пример применения такого рода форм дает участник Тайм-менеджерского сообщества Дмитрий Литвак , руководитель проектного офиса банка «Русский стандарт» . Его система планирования дня в Outlook выглядит примерно следующим образом:
Рис. 9. Планирование дня с помощью «Упрощенного графика Гантта»
Ориентировочное время выполнения задачи отмечается галочкой в соответствующем столбце формата «Да/Нет»; сортировка настроена так, чтобы ближайшие задачи перемещались в верхнюю часть обзорной таблицы.
В статье описан первый шаг к налаживанию эффективного управления временем на Outlook – создание обзора задач. Автор с удовольствием ответит на вопросы и получит обратную связь на форуме статьи. Если тема вызовет интерес участников Сообщества, в следующей статье можно рассмотреть вопрос организации гибкого планирования на Outlook.
Поскольку Microsoft Outlook содержит несколько функций, он остается стандартной платформой для работы с электронной почтой и календарем для миллионов пользователей. Он был разработан, чтобы помочь пользователям более эффективно управлять своим рабочим временем. Но когда несколько пользователей сотрудничают, как они удостоверяются, что они не получают приглашение на собрание в нерабочее время? Отображая их рабочее время в Outlook! Сегодня мы рассмотрим метод, который позволяет отображать ваше рабочее время вашим коллегам в Outlook.
Показать рабочее время в Outlook
Помощник по планированию отображает рекомендуемое время в зависимости от наличия на выбранную дату и время. Поэтому, когда вы создаете приглашение на собрание в Outlook, помощник по планированию (доступный через собрания) пытается найти временной интервал, когда вы и ваши коллеги свободны.
Вы можете изменить это рабочее время так, как вам удобно. За это,
Нажмите Файл> Параметры> Календарь и найдите раздел Рабочее время . Измените рабочее время согласно вашему требованию.
Здесь мы должны изменить его с 8 до 14 часов.
Теперь, если мы откроем новый запрос на собрание и нажмем на помощника по планированию, наше рабочее время изменится, чтобы отразить новые значения. Кроме того, Outlook будет отображать эти часы любому из ваших коллег, имеющих доступ к вашему календарю, и когда они попытаются организовать встречу с вами.
Должно быть совпадение с рабочим временем вашего коллеги. Даже если это не так, вы можете создать приглашение на собрание и добавить коллегу.
Outlook покажет ему ваше рабочее время. Если какое-либо из их рабочих часов не совпадает с вашим рабочим временем, оно будет отображаться в виде светло-серой полосы, означающей « внешнее рабочее время ».
Таким образом, вы можете найти общий язык (рабочее время) со своим коллегой и соответствующим образом сотрудничать. Это поможет вам сократить время, затрачиваемое на работу с членами команды, пытаясь определить время встречи.
Читать дальше . Как отозвать электронное письмо, отправленное вами в Microsoft Outlook.
Календарь Microsoft Office является частью продуктов Microsoft 365, а не отдельной программой. Чтобы получить доступ к календарю Microsoft Office, вам нужно будет использовать Microsoft Outlook.
Интеграция обоих приложений позволяет управлять своим расписанием как с цифровой, так и с физической точки зрения. Однако, если вы хотите лучше управлять своим календарем Microsoft Outlook, вам следует попробовать некоторые из приведенных ниже советов.
1. Как установить рабочее время в календаре Outlook
Установка рабочего времени в Outlook гарантирует, что любой, кто просматривает ваш календарь, будет знать ваше доступное рабочее время. Таким образом, встречи и собрания устанавливаются по доступным периодам.
Шаг 1: Запустите приложение Outlook.
Шаг 2: После запуска Outlook щелкните вкладку Файл.
Шаг 3: Щелкните кнопку Параметры.
Шаг 5: В меню «Рабочее время» введите данные о времени начала, времени окончания, рабочей недели, первого дня недели и первого дня года.
Шаг 6: Щелкните ОК, чтобы сохранить изменения.
2. Воссоздание встречи
Шаг 1: Запустите приложение Outlook.
Шаг 2: Выберите значок календаря в левой части экрана.
Шаг 3: Переместите свой календарь на дату предыдущей встречи.
Шаг 4: Щелкните конкретное собрание, удерживайте нажатой клавишу Ctrl и перетащите собрание к дате или времени, когда вы хотите провести новое собрание.
3. Создание встречи из электронной почты.
Когда вы получаете электронное письмо о мероприятии и хотите назначить встречу с отправителем электронного письма, выполните следующие действия.
Шаг 1: Дважды щелкните электронное письмо, которое вы будете использовать, чтобы назначить встречу, чтобы открыть новое окно.
Шаг 3: Выберите опцию Встреча, и это должно открыть новое окно встречи.
Шаг 4: Имя или адрес отправителя электронной почты уже должны быть автоматически заполнены в обязательном поле. Однако вам нужно будет указать другие данные, такие как место и время встречи.
4. Навигатор по датам.
Если вы хотите просмотреть свои встречи или встречи за неделю или месяц, навигатор по датам в Календаре может предоставить это.
Шаг 1: Щелкните значок календаря в левой части экрана Outlook.
Шаг 2: В верхней части экрана должны быть опции для просмотра вашего календаря на сегодня, следующие 7 дней, рабочую неделю или месяц. Выберите предпочтительный вид.
5. Использование естественного языка для определения времени начала встречи
При бронировании встречи или встречи вы можете использовать навигатор по датам, чтобы просмотреть свой календарь за период. Альтернативой использованию функции «Навигатор по датам» в Outlook является естественный язык. Вот как им пользоваться.
Шаг 1: На вкладке «Главная» в Outlook выберите «Новые элементы».
Шаг 2: Выберите «Встреча» или «Встреча» в зависимости от ваших предпочтений.
Шаг 3: В поле «Время начала» вместо выбора даты в календаре просто введите предлагаемое время словами. например, 7 недель, Рождество, День Благодарения и т. д. Outlook должен указать дату.
6. Просмотр нескольких календарей
Если вы хотите назначить встречу с людьми в Outlook, вы можете просмотреть их календари, чтобы узнать подходящее время для планирования встречи или чата. Однако это зависит от того, было ли вам предоставлено разрешение на это в Exchange или человек является частью вашей организации. Вот как это работает.
Шаг 1: Щелкните значок календаря в левой части экрана Outlook.
Шаг 2: В верхней части экрана нажмите кнопку «Открыть календарь».
Шаг 3: Если вам предоставлено разрешение на просмотр календаря через Exchange, выберите «Открыть общий календарь». Однако, если это сотрудник вашей организации, выберите «Из адресной книги». Если у вас есть ссылка на календарь в Интернете, вы также можете выбрать «Из Интернета».
Шаг 4: Введите имя или ссылку (в зависимости от выбранного варианта) человека и нажмите ОК. Вы должны увидеть календарь человека.
Однако , в некоторых случаях вы можете работать посменно или вам придется работать в субботу и воскресенье. Конечно, вы можете перетаскивать полосы прокрутки и каждый раз показывать рабочий период, который вам подходит.
Здесь мы предоставим вам трюк, чтобы легко изменить рабочее время и рабочую неделю в Microsoft Outlook, что пусть Microsoft Outlook автоматически отображает ваши рабочие часы и будние дни без перетаскивания полос прокрутки.
Изменение рабочего времени и рабочей недели в Outlook 2010 и 2013
Изменение рабочего времени и рабочей недели в Outlook 2007
Подробнее Загрузить
![]()
Изменить рабочее время и рабочая неделя в Outlook 2010 и 2013
Шаг 1. Щелкните Файл > Параметры .
Шаг 2. В диалоговом окне Параметры Outlook щелкните значок Календарь на левой панели.
Шаг 3. Перейдите в раздел Рабочее время :
Изменить рабочее время
Чтобы изменить рабочее время часов, измените время в полях Время начала: и Время окончания: .
Например, ваша рабочая часы с 13:00 до 22:00, выберите 13:00 в поле Время начала: и выберите 22:00.. в поле Время окончания: .
Изменить рабочую неделю
Чтобы изменить рабочее время неделю, отметьте рабочие дни, в которые вы работаете, и снимите флажки с тех, в которые вы не работаете, в разделе Рабочая неделя .
Шаг 4: Нажмите ОК кнопка.
Затем, когда вы нажмете Календарь в области навигации, он автоматически покажет ваше рабочее время и рабочую неделю. См. Следующий снимок экрана:
Примечание. Пользовательские рабочие часы и рабочая неделя будут отображаться автоматически, когда вы просматриваете свой календарь в режиме просмотра Day , Work Week . или Просмотр расписания .
![]()
Изменить рабочее время и рабочая неделя в Outlook 2007
В классическом представлении Microsoft Outlook 2007 вы можете изменить рабочее время и рабочую неделю, выполнив следующие действия:
Шаг 1. Щелкните Инструменты > Параметры .
Шаг 2. В диалоговом окне Параметры нажмите Календарь Кнопка Параметры на вкладке Настройки .
Читайте также: