Как начать работать в зуп если до этого работали в 1с 8

Обновлено: 07.07.2024

Итак, мои вводные: середина ноября, с января работаем только в 3.1, весь текущий год работали в двух программах одновременно (я – кадровик и базу буду пользовать по прямому своему назначению). Должна сказать, что я еще ни одной операции не провела два раза, а меня уже бесила эта необходимость, потому что это обязательно закончится ошибками, которые будут появляться. Поэтому совет первый: не работайте в двух базах одновременно – это плохо. Лучше тщательно подготовить все области учета и за два дня (ну за неделю максимум) все сделать.

Считается, что переходить лучше с нового года и я с этим в принципе согласна, только в конце года у бухгалтеров без моей базы гора проблем, так что я исхожу из того, что данные для расчета зарплаты так или иначе базируются на параметрах кадрового учета – штатном расписании, табеле учета рабочего времени и пр.. На практике это значит, что кадровику вообще все равно, когда переходить на новую версию, а вот расчетчику зарплаты и формирователю отчетов важно, чтобы налоговый период был закрыт. То есть семь из десяти, Вы будете делать это с начала очередного года.

Замечу, что такой переход – отличная возможность проверить некоторые ваши ключевые документы.

Сами операции я описывать не считаю необходимым – подробных пошаговых инструкций полно, это вы и без меня найдете, а вообще для этого есть специально обученные люди. Скажу лишь, что предложено два метода переноса данных: полный – когда перенесутся все документы из старой базы и упрощенный – когда переносятся только данные регистров и справочники. Упрощенный и на мой взгляд, и на взгляд программистов, лучше, однако, есть ситуации, когда уместен полный – исходить надо из вашей конкретики.

Я же этими рекомендациями хочу дать моим коллегам внятную (более или менее) последовательность действий, которую они по необходимости могут скорректировать. Сначала дам последовательность, потом поясню почему так.

Проверяем фактическое штатное расписание на соответствие действительности
Проверяем проведение документов
Проверяем полноту и правильность введенных персональных данных работников
Проверяем корректность введенных в 2.5 графиков работы
Выполняем перенос данных из 2.5 в 3.1
Проверяем штатное расписание
Проверяем графики работы
Проверяем, чтобы корректно перенеслись остатки отпусков и стажи работы
Проверяем корректность перенесения персональных данных

Итак, мы идем от принципиально важных локальных нормативных актов к оперативной работе, а так же от корректных данных, которые мы будем переносить с помощью механизмов, предложенных нам разработчиком.

То есть первым делом мы проверяем наше штатное расписание. Если еще на этапе работы в «старой» базе нашлись несоответствия – правим прямо в 2.5.

Затем мы проверяем, что все приемы, переводы, увольнения, отпуска, больничные листы, табели учета рабочего времени, отпуска по уходу за детьми, документы расчета и выплаты зарплаты и любые другие документы, предусматривающие именно проведение, которые я могла забыть, корректно заполнены и проведены.

Перенос обычно выполняют программисты – вам остается только нервничать и ждать.

Данные перенеслись, мы получили новую базу, набитую данными. Первым делом идем смотреть, что штатное расписание перенеслось корректно. Обратите внимание, что механизмы его создания и коррекции в 3.1 отличаются от тех, что реализованы в 2.5. Это значит, что, во-первых, проще будет вывести печатную форму и проверить по ней, что все правильно в результате, а потом уже копаться в новой штатке и смотреть что там и как работает. Если что-то перенеслось не так, как должно быть – меняем.

Потом идем смотреть графики работы. Тут все больше похоже на привычное, но все равно внимательно проверяем, что все правильно и часы сходятся.

После этого проверяем остатки отпусков и стажи работы. Этот момент – момент истины. Для проверки хватит просмотреть пять-семь человек и если у них все правильно, то и у остальных тоже все более или менее правильно. Но если хоть у одного нашли ошибку – проверяем потоково всех. Лучше это будет единственная ошибка, чем вы в процессе работы ее не заметите.

И уже в последнюю очередь проверяем персональные данные. Как раз они всегда переносятся нормально, но проверить десять человек ничего Вам не стоит, а душа спокойна.

Практический совет: начните готовить переход в конце октября, ориентируясь на следующий год. Если смотреть на последовательность действий, получается: все проверки до переноса данных – график отпусков, графики работ и вот это вот все, что вы заводите сразу в 3.1 (и ничего вам за это не будет) – перенос в последний рабочий день – проверки после переноса – работа. Пока расчетчик и остальные люди страдают над закрытием года, вы спокойно все проверяете, правите и начинаете работать.

При этом, если та часть, которая делопроизводство, создана и перенесена корректно, то есть все реестровые записи или документы (сообразно методу переноса) введены корректно, то текущий расчет зарплаты никак не пострадает, а соответственно и налоговый учет тоже.

Наконец, отмечу, что в моем случае в 2.5 на старте были ошибки (в довольно большом количестве и не только в персональных данных, но и в ключевых настройках), так что почти все время перехода на 3.1 (полтора месяца) я потратила на их поиск и устранение. Оно того, определенно, стоило, хотя остались мелочи, которые я правлю по ходу работы – они не так принципиально важны, как корректное штатное расписание.

Совет: не надо вешать на программистов все. Они могут (некоторые) разобраться в вашей работе и сами все проверить, но это не то, ради чего они тут собрались. Не надо так.

Еще совет: не стоит бояться. Вот руку на трудовой кодекс положа: ничего реально непоправимого сделать не получится, особенно если у вас под рукой есть постоянный администратор базы (который следит за правами в программе, в частности).

Последний совет: не пытайтесь объять необъятное. Проверить вообще совсем все у вас точно не получится – зуб даю. Исходите из потребностей вашего предприятия. Если у вас, скажем, строгий воинский учет – включите в масштаб проверок его (корректность распределения рабочие-служащие-руководители, данные самого учета и прочее); если у вас научные работники – проверяйте их карточки, и так со всем. Если не можете понять, с чего начинать проверки нужных данных (кроме штатного расписания и графиков – они в любом случае обязательны), сядьте и посмотрите, во-первых, куда вы сдаете отчеты и проверьте данные для фондов (кроме ФСС и ПФР), во-вторых, какие операции вы часто делаете, кроме типовых и проверяйте то, что нужно для них.

Должна заметить, это не первый мой переход (хотя первый такой суматошный) и последовательность эту я вывела из практики нескольких предприятий – она всегда срабатывает.

Я буду очень рада, если смогу этой статьей помочь хотя бы нескольким коллегам, страдающим над вопросом перехода до сих пор и с удовольствием отвечу на вопросы, применимые к вашему конкретному случаю – все же мои рекомендации вышли довольно общие.

При настройке «с нуля» придется вводить реквизиты организации, все данные сотрудников и т.п.

Облегчить этот труд и исключить ошибки ввода поможет один из следующих шагов (окно появляется при нажатии кнопки Далее, Далее)-загрузка этих данных из файлов сданной отчетности прошлых периодов:

данные отчетов 2017 года «Расчет страховых взносов» в ИФНС;

данные отчетности РСВ-1 в ПФР до 2017 года.

При таком способе загрузки в программу попадают только некоторые данные организации (только краткое наименование и ИНН) и сотрудников (ИНН, СНИЛС, паспортные данные).

Недостающую информацию можно внести позже.

Никакие данные о доходах, отработанном времени прошлых периодов, о назначенных начислениях при таком способе заполнения начальных данных в программу загружены не будут.
С помощью кнопки Далее необходимо заполнить необходимые данные и особенности учета в программе:

будут ли работники приниматься на доли ставки;

ведется ли штатное расписание и каким образом;

ведется ли воинский учет;

имеются ли в организации договоры ГПХ;

регистрируются ли незарплатные доходы физ.лиц (аренда, суточные сверх нормы и т.п.);

выдает ли организация займы сотрудникам;

есть ли сдельная оплата;

бывает ли работа в праздничные и выходные дни;

есть ли премии, какие именно, как выплачиваются (ежемесячно, ежеквартально, разово и т. п.);

назначаются ли надбавки и за что именно;

есть ли компенсационные выплаты, дополнительные отпуска;

бывают ли командировки, прогулы, простои, отпуска без оплаты;

выдается ли материальная помощь (разовая или к отпуску);

выдаются ли призы, подарки;

удержания по исполнительным листам, уплата добровольных взносов в фонды;

удержания по возмещению ущерба;

К этим настройкам можно будет вернуться в любой момент через Главное меню, Все функции, Обработки-Начальная настройка программы.

Флаг «Все функции» устанавливается через Главное меню, Сервис, Параметры.

Настройки программы в процессе дальнейшей работы можно изменить в разделе Настройки, ссылки: Кадровый учет, Расчет зарплаты, а также Реквизиты организации(Организации), вкладка Учетная политика и другие настройки.

В разделе Главное, журнал Данные на начало эксплуатации можно ввести документы:

Начальная задолженность по зарплате;

Начальная штатная расстановка (должность, подразделение,начисления, удержания, права на отпуск);

Периоды, оплаченные до начала эксплуатации (отпуска и другие отсутствия, которые начались до начала ведения учета и длятся до сих пор).

Перенести данные из программы «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3.

При начальном заполнении из «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3 программа потребует выбрать нужную базу из списка, а также внести логин и пароль для этой базы.

После переноса в программу попадут все данные сотрудников, все кадровые документы, все документы начисления зарплаты и взносов, все ведомости на выплату.
Есть особенности.

все созданные в Бухгалтерии виды начислений попадут с настройками-фиксированной суммой;

эти виды начислений все попадут в расчет среднего для отпуска, для расчета больничных листов;

документы Начисление зарплаты и взносов прошлых периодов могут не проводиться с ошибкой «Месяц не указан», если в них присутствуют созданные самостоятельно виды начислений;

документы Ведомости (в банк, в кассу) не делают удержания НДФЛ и выплаты не отражаются в отчетности по НДФЛ;

возможно, потребуются корректировки начального сальдо и остатков отпусков.

При всех недостатках (вполне поправимых) этот метод позволяет, после некоторых корректировок и дополнительных настроек, полноценно вести учет в программе.

Перенести данные из программы «1С:Зарплата и управление персоналом», редакция 2.5.

Если первоначальное заполнение данных производится из программы ЗУП 2.5, то программа потребует выбрать нужную базу из списка, а также внести логин и пароль для этой базы.

По кнопке Далее -месяц начала ведения учета в программе.

Данные в программу будут перенесены ДО указанного месяца.

После загрузки данных в программе подключается обработка Начальная настройка программы, которая (аналогично настройке «с нуля») запрашивает настройки и особенности ведения учета.

После переноса в программу попадут все данные сотрудников и организаций.

Данные прошлых периодов (до указанного при переносе месяца) попадут в программу не в виде кадровых документов, ведомостей, документов начисления зарплаты и взносов,-а в специальном виде и будут храниться отдельно:

В разделе Главное, журнал Данные на начало эксплуатации;

-в разделе Администрирование, журнал Переносы данных.

В случае необходимости документы журнала Данные на начало эксплуатации можно изменить. Документы Перенос данных лучше без крайней необходимости не трогать.

Если возникнет такая необходимость, следует распровести исправляемый документ, скопировать его, и уже в копии пробовать внести изменения. С тем, чтобы в любое время можно было вернуться к исходному документу.

Что необходимо проверить после процедуры начального заполнения данных.

Особенно при загрузке «с нуля» из файлов отчетности в ПФР или ИФНС.

Раздел Настройки, Реквизиты организации (этот пункт может называться Организации, если в базе несколько организаций).

Необходимо внимательно просмотреть данные в каждой вкладке, обращая внимание на заполненность данных: Регистрации в налоговом органе (вкладка Главное) и все ссылки на вкладке Учетная политика и другие настройки.

Там настраиваются даты выплаты аванса и зарплаты, тариф страховых взносов (в т.ч.ФСС НС), участие в Пилотном проекте ФСС и т. д.

В справочнике Сотрудники вкладки:

Проверить страховой статус, особенно иностранцев. Сведения об инвалидности.

Налог на доходы;

Проверить статус -резидент, нерезидент. Ссылку Все заявления на вычеты.

Выплаты, учет затрат;

Указанный способ выплаты влияет на автоматическое заполнение ведомостей.

Если способ выплаты «В кассу», сотрудник никогда автоматически не попадает в Ведомость в банк. При способе выплаты «Перечислением на счет в банке»-не попадает в Ведомость в банк, только в Ведомость перечислений на счета.

Проверить Стаж для оплаты больничных листов.

По всем работникам сразу это можно проверить в разделе Кадры, Кадровые отчеты отчетом Стажи сотрудников.

Начисления и удержания.

По всем сотрудникам сразу можно посмотреть через Главное меню, Все функции, Отчеты, Универсальный отчет со следующими настройками:

Регистр сведений, Плановые начисления. Срез последних.

С помощью кнопки Настройка, Расширенный можно установить нужную сортировку и убрать из отчета ненужные столбцы.

Необходимо проверить и при необходимости скорректировать начальное сальдо.

Для этого можно использовать в разделе Зарплата, Отчеты по зарплате отчет Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно).

Начало периода в отчете установить на дату начала ведения учета.

Выводить отчет по сотрудникам;

Разворачивать по начислениям и удержаниям.

При способе переноса «из программы «1С:Бухгалтерия 8» можно также сформировать отчет с началом периода за 12 месяцев от даты начала учета в программе с целью проверки начислений для расчета среднего.

Скорректировать начальное сальдо можно в разделе Главное, журнал Данные на начало эксплуатации, документ Начальная задолженность по зарплате, где месяц указать предшествующий месяцу начала учета.

Вы не можете принимать на работу того же самого сотрудника, который у вас уже работает, либо уже был уволен. Здесь надо пояснить. что для программы есть разница между объектами Физическое лицо и Сотрудник. Физическое лицо у вас уже есть в справочнике Зарплата – Физические лица. Но если вы хотите принять уже работающего или заново принять уволенного, вы можете создать нового сотрудника, основываясь на данных для этого физического лица. Просто начните вводить фамилию и либо нажмите после этого Enter, либо переместите курсор в другое поле. Программа выдаст окно предупреждения, уведомляя вас, что имеется сотрудник с похожим ФИО. Вы должны будете подтвердить: Да, это тот, кто мне нужен. Из имеющегося физического лица все данные по сотруднику подтянутся в форму. Таким образом, вы создадите еще одного сотрудника для того же физического лица.

Аналогично сотрудника можно принять на новое место работы и из Справочники - Физические лица. Заходим в нужное физическое лицо - Работа - Новое место работы.

В результате в организации будут приняты два сотрудника: каждый со своим табельным номером, окладом, со своим расчетом среднего для отпуска.

И это будет одно и то же физическое лицо. Справка НДФЛ в программе будет формироваться одна, в отчетах Расчет по страховым взносам, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ будет одно физическое лицо.

Для удобства работы в дальнейшем

Сразу после оформления для подобного сотрудника документа Прием советуем вам сделать несколько полезных настроек.

В личной карточке сотрудника нажмите Еще - Изменить форму и нажмите на пиктограмму Отображать все.

Это добавит в самый низ в карточку сотрудника дополнительный реквизит для пометки сотрудника - чтобы отличать уже уволенных или совместителей.

В самом справочнике Сотрудники нажать Еще - Изменить форму и добавить поле Дата увольнения, чтобы она отображалась в списке сотрудников сразу после даты приема. По ней вы сможете отсортировать список сотрудников, переместив всех уволенных в конец этого списка.

Прием на работу по трудовому договору в 1С 8.3 ЗУП всегда начинается с создания нового элемента в справочнике Сотрудники

В первую очередь обязательно указать Полное имя сотрудника, остальные поля карточки сотрудника можно заполнить и позже.

При записи нового элемента справочника сотрудники обычно создается новый элемент и в справочнике Физические лица .

В справочнике Физические лица хранится личная информация человека, а в справочнике Сотрудники информация о его работе в организации. Для одного и того же физического лица может быть создано несколько элементов справочника Сотрудники . Например, если человек работает в организации по основному месту работу и по совместительству.

При заполнении полей справочника Сотрудники программа сама анализирует справочник Физические лица , и если будет обнаружен человек с похожими данными, то появится специальное окно, в котором нужно выбрать тот же самый это человек или другой

Можно пойти и другим путем: создать сначала Физическое лицо ( Кадры – Физические лица ), а затем принять его на работу. Либо уже существующее Физическое лицо принять на новое место работы. Для этого в карточке физического лица следует перейти по ссылке Работа . Если сотрудник уже работает в организации, то в открывшейся форме будет показана информация о текущем рабочем месте. По ссылке Новое место работы можно добавить новой элемент справочника Сотрудники , связанный с текущим физическим лицом

«Задвоение» физических лиц в 1С может приводить к ошибкам по учету НДФЛ и взносам, т.к. их расчет производится в разрезе физических лиц. Если для одного и того же человека было создано два физических лица, то можно воспользоваться специальным сервисом Объединение личных карточек ( Кадры — Сервис — Объединение личных карточек ).

Шаг 2. Ввод личных данных сотрудника

В карточке сотрудника по ссылке вверху формы водится информация о сотруднике:

по ссылке Личные данные можно ввести паспортные данные, данные о месте рождения, гражданстве, а также адрес и другую контактную информацию.

Эту информацию лучше ввести до регистрации приема на работу в 1С ЗУП, так как она потребуется при распечатке Трудового договора с работником

Шаг 3. Ввод документа «Прием на работу»/«Прием на работу списком»

Теперь можно переходить к вводу документа Прием на работу или Прием на работу списком .

Прием на работу — индивидуальный документ, позволяющий принять одного сотрудника и сформировать печатную форму приказа по форме Т-1.

Прием на работу списком предназначен для оформления приема сразу на нескольких сотрудников, с возможностью печати унифицированной формы Т-1а. Работа с каждой строкой аналогична работе при вводе документа Прием на работу по одному сотруднику.

Документы Прием на работу и Прием на работу списком доступны в журнале Кадры — Приемы, переводы, увольнения

Ввести документ Прием на работу можно также из справочника Сотрудник :

Обратите внимание, в поле Дата указывается дата кадрового приказа о приеме на работу сотрудника, а в поле Дата приема – дата приема, начиная с которой сотрудник приступает к работе в организации.

В поле Номер устанавливается номер, автоматически сформированный 1С 8.3 ЗУП

Если в организации принята своя нумерация кадровых приказов, отличная от автоматической, то номер приказа Приема на работу необходимо указать в поле печатать как

Этот же номер приказа попадет в СЗВ-ТД .

Если сотрудник принимается с испытательным сроком, то продолжительность испытательного срока в месяцах задается в поле Испыт. срок (мес) .

В ЗУП версии КОРП реализовано отслеживание прохождения сотрудниками испытательного срока. Ознакомиться с этим функционалом можно в статье Учет прохождения испытательного срока (ЗУП КОРП 3.1.7).

В поле Подразделение нужно указать структурное подразделение, с которое принимается сотрудник.

А в поле Должность – должность либо позицию штатного расписания, на которую принимается сотрудник. Это зависит от того, ведется ли в программе штатное расписание. Если ведется, то выбор осуществляется из справочника Штатное расписание , если же не ведется, то из справочника Должности .

Поле Трудовая функция автоматически заполняется значением из выбранной в документе позиции штатного расписания, если «штатка» ведется или же из Должности , если штатное расписание не ведется.

При необходимости Трудовую функцию можно перевыбрать вручную.

В поле Наименование документа следует указать наименование документа-основания для СЗВ-ТД . По умолчанию поле заполняется значением Приказ . Другой тип документа-основания можно выбрать из специального справочника.

Также в 1С ЗУП есть возможность указать второй документ-основание. Для этого в настройках кадрового учета ( Настройка – Кадровый учет ) должен быть установлен флажок Использовать для мероприятий прием, перевод, увольнение два документа основания

При установленном флажке в документе появляется ссылка, при нажатии на которую открываются поля для ввода реквизитов второго документа-основания

Флажок Начало трудовой деятельности необходимо устанавливать для сотрудников, устраивающихся на первую в своей жизни работу после 31.12.2020 г. На таких сотрудников не нужно заводить бумажную трудовую книжку, сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде без права выбора

Для сотрудников, принимаемых на работу не впервые, следует заполнить Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы

Поле Колич. ставок доступно, если в настройках кадрового учета ( Настройки – Кадровый учет ) установлен флаг Используется работа по неполной ставке

В противном случае поле не отображается и считается, что сотрудник принимается на 1 целую ставку.

При нажатии на ссылку Колич.ставок открывается специальная форма ввода, позволяющая указать ставку в долях, либо указать десятичной дробью

График работы – график работы сотрудника. По умолчанию заполняется по данным позиции штатного расписания, а также из настроек подразделения либо настроек организации.

Вид занятости – выбор из списка: Основное место работы , Внешнее совместительство , Внутреннее совместительство .

При проведении документа программа проверяет корректность заполнения поля Вид занятости и выдаст ошибку, если оно заполнено неверно. Нельзя, например, принять сотрудника дважды по Основному месту работы или оформить сотрудника по Внутреннему совместительству , если он не работает в организации по Основному месту работы

Поле ФОТ – справочное, заполняется по данным на вкладке Оплата труда .

Если в программу не внесен страховой стаж, то будет отображаться информационная ссылка, сигнализирующая о том, что пособия могут быть заполнены неверно. Щелкнув по ней можно перейти в форму ввода стажа

Также на вкладке Главное отображается информационная надпись о положенных сотруднику ежегодных отпусках. По ссылке Редактировать права на отпуск можно скорректировать.

Согласно коллективному договору, работникам положен Дополнительный отпуск продолжительностью 3 календарных дня в год. Необходимо зарегистрировать право на отпуск при приеме.

Следует нажать на ссылку Редактировать и в открывшейся форме добавить право на дополнительный отпуск

Изменения отразятся в информационной надписи

На вкладке Оплата труда указываются положенные сотруднику плановые начисления. Начисления по умолчанию заполняются по данным позиции штатного расписания, но могут быть скорректированы вручную

В нижней части формы в поле Порядок пересчета указывается способ пересчета оклада в стоимость дня и часа для последующего расчета оплаты за работу в выходные/праздничные дни, сверхурочные и ночные часы

Порядок пересчета , установленный по умолчанию, подтягивается в Прием на работу из настроек расчета зарплаты ( Настройка – Расчет зарплаты )

Если в организации для каких-то сотрудников требуется использовать порядок пересчета, отличный от заданного по умолчанию, то тогда нужное значение следует выбрать в Приеме на работу в реквизите Порядок пересчета

Также необходимо указать способ расчета аванса в поле Аванс

На вкладке Трудовой договор заполняются данные, используемые при печати трудового договора

Шаг 4. Печать приказов о приеме и трудовых договоров

Из документа Прием на работу по кнопке Печать – Приказ о приеме (Т-1) можно распечатать приказ по унифицированной форме Т-1, а также трудовой договор

Из документа Прием на работу списком по кнопке Печать – Приказ о приеме (Т-1а) можно распечатать приказ по форме Т-1а, а также трудовые договора сотрудников

Стандартные макеты трудовых договоров можно скорректировать в разделе Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Макеты печатных форм .

Как оформить прием на работу в 1С 8.3 ЗУП при разграничении прав пользователей

Если базе работают несколько пользователей с ограниченными правами, то доступность и видимость полей документа может быть ограничена.

В 1С 8.3 ЗУП документы Прием на работу или Прием на работу списком могут оформляться:

специалистом кадровой службы с профилем Кадровик (без доступа к зарплате) , который не может видеть и вносить информацию по начислениям;
специалистом кадровой службы с профилем Кадровик (с доступом к зарплате), который может видеть и вносить информацию по размерам начислений.

Пользователю же с правами Расчетчика недоступно редактирование кадровой информации. Например, в приказе о приеме заблокировано поле Дата приема

См. также:

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Карточка публикации

(24 оценок, среднее: 4,58 из 5)

Читайте также: