Как настроить выгрузку отчетов в 1с
Обновлено: 04.07.2024
Благодаря удобству и информационной надежности 1С огромное количество пользователей используют решения для автоматизации и обработки бизнес-процессов на любых фирмах. Но, все же, зачастую возникает необходимость выгрузки информации из 1С в другие программы и файлы. Данный материал раскрывает понятие выгрузки и показывает, как проводится данный процесс и потенциальные сложности при его проведении. Сразу хотим отметить, если у вас возникнет необходимость задать вопрос по 1С, вы можете это сделать по телефону или через заявку на сайте, по которой с вами свяжутся в ближайшее время.
Какие данные можно выгружать из 1С
В 1С любой конфигурации доступна выгрузка следующей информации:
- Печатные формы;
- Отчеты;
- Таблицы и списки.
Форматы для выгрузки поддерживаются следующие:
- Microsoft Excel;
- Microsoft Word;
- PDF;
- Выгрузка в CSV;
- HTML и другие.
Процесс выгрузки печатных форм и отчетов
Сохранение в требуемом формате можно сделать для любой печатной формы или отчета в 1С. Открываем форму или отчет и выбираем в Главном меню Файл – Сохранить как.
Затем мы увидим окно сохранения документа, где нужно присвоить имя и тип файла.
Потенциальные сложности во время выгрузки
Опция «Сохранить как» не всегда может функционировать.
Объясняется это неактивизированной печатной формой или отчетом в настоящий момент. Кликаем мышкой в любом месте и печатная форма становится активной для сохранения.
Можно увидеть, что опция «Сохранить как» уже доступна. Напомним, по любым вопросам касаемо выгрузки и не только вы можете обращаться к нашим консультантам по сопровождению 1С 8.3.
Особенности выгрузки в Excel
Чаще всего требуется произвести выгрузку в табличном формате Excel. Для сохранения данных указываем тип Лист Excel2007 -…(*.xlsx), реже используется старый формат Лист Excel (*.xls):
Выгрузка из 1С в другие форматы (PDF, Word, CSV и др) проводится таким же образом.
Как выгружать произвольные таблицы из 1С
Давайте рассмотрим возможность выгрузки любых данных в случае наличия на это прав.
Используя штатный механизм в 1С, позволяющий выгружать любые списки (к примеру, список документов или элементы справочника), пользователь может получать комплексные данные удобным способом. Так, в командной панели любого списка выбираем группу «Еще» и затем команду «Вывести список»:
После этого нужно определить требуемые колонки и нажать кнопку ОК:
Мы получим данные в виде специального табличного документа, имеющего аналогичный вид, как и у всех отчетов в 1С. Выгрузка проводится также с помощью опции Файл – Сохранить как:
Выгрузка невидимых в перечне данных
Часто пользователи сталкиваются с необходимостью добавить в список колонки, присутствующие в документе, но отсутствующие по каким-то причинам в текущем перечне. Например, в перечне «Клиенты» отсутствует поле «Телефон», которое видно только в дополнительной панели с правой стороны.
Для возможности выгрузить телефон из 1С необходимо эти данные сначала внести в список. Нажимаем «Еще – Изменить форму». Из перечня колонок выбираем нужную нам. Стоит отметить, что почти во всех конфигурациях программы имеется поле «Ссылка». При переходе на это поле и нажав кнопку «Добавить поля» нам отобразятся все доступные поля этого справочника. Тут мы и делаем выбор поля «Телефон» и присваиваем ему галочку использования.
После проведения этих этапов база данных клиентов с телефонами готова к выгрузке в файл используя команду «Вывести список».
В Российской Федерации при формировании бухгалтерской отчетности в электронном виде действует Приказ ФНС России от 20.03.2017 N ММВ-7-6/228 "Об утверждении рекомендуемых форматов представления бухгалтерской (финансовой) отчетности в электронной форме".
Выгрузка отчетности в файл xml производится большинством бухгалтерских программ. Порядок выгрузки отчетности описан в документации применяемой аудируемом лицом программы. На данной странице приведен порядок выгрузки отчетности из программы 1С в ознакомительных целях.
Выгрузка отчетности из 1С. Конфигурация 3.0
- Запустите программу 1С: Предприятие 8.3 (конфигурация Бухгалтерия предприятия 3.0) и укажите требуемую информационную базу.
- В левом меню открывшейся программы нажмите Отчеты и выберите пункт Регламентированные отчеты. Откроется страница 1С-Отчетность.
- Установите курсор мыши на строке с необходимой формой отчетности и нажмите на кнопку Выгрузить.
Выгрузка отчетности из 1С. Конфигурация 2.0
- Запустите программу 1С: Предприятие 8.3 (конфигурация Бухгалтерия предприятия 2.0) и укажите требуемую информационную базу.
- В строке меню главного окна программы нажмите Отчеты и выберите пункт Регламентированные отчеты. Откроется форма Регламентированная и финансовая отчетность.
- На вкладке Журнал отчетов установите курсор мыши на строке с необходимой формой отчетности. Нажмите на кнопку Выгрузка и выберите пункт Выгрузить. В открывшейся форме 1С: Предприятие подтвердите выгрузку выбранной формы отчетности нажатием на кнопку Да. Откроется форма Укажите каталог.
См. также
Бесплатные обучающие вебинары по IT Audit
Ответим на вопросы действующих и потенциальных пользователей. Покажем работу программы и рабочие документы по МСА.
Корпоративные заемщики кредитных организаций обязаны регулярно отчитываться перед своими кредиторами. Это позволяет банкам отслеживать финансовое положение клиентов и снижать риски по обслуживанию кредитов.
В составе пакета отчетности заемщика банки требуют предоставлять:
бухгалтерскую отчетность и налоговые декларации;
справки и расшифровки по счетам бухгалтерского учета;
сканы договоров и другие документы;
прочие справки и документы.
организация взяла кредиты в нескольких банках одновременно;
организация входит в группу компаний, и банк требует отчетность также и по другим компаниям группы.
Начиная с версии 3.0.82 в «1С:Бухгалтерии 8» для заемщиков появилась новая возможность – сервис 1С:ФинОтчетность, который:
упрощает подготовку отчетности в кредитные организации и другие компании (например, в лизинговые, факторинговые и др.);
обеспечивает онлайн-передачу данных в зашифрованном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью;
позволяет передавать отчетность по группе компаний;
включает в себя разработанные ранее отчеты для ПАО Сбербанк.
На текущий момент к сервису подключен ряд банков, среди которых и ПАО Сбербанк (со своими комплектами отчетов, которые ранее были доступны в сервисе Отчеты для банков).
Планируется расширение списка партнеров сервиса.
Доступ к сервису 1С:ФинОтчетность и создание пакета отчетов
Доступ к сервису 1С:ФинОтчетность осуществляется по одноименной гиперссылке из раздела Банк и касса - Финансы (рис. 1).
Рис. 1. Доступ к сервису 1С:ФинОтчетность
В простом интерфейсе сервис доступен из раздела Деньги.
По кнопке Создать открывается стартовая форма Новый пакет 1С:ФинОтчетности (рис. 2), где следует указать:
организацию, по которой составляется отчетность. Если отчетность составляется по группе компаний, то следует указать основную компанию группы, а дочерние компании можно добавить на следующем шаге;
получателя отчетности (выбирается из списка банков, подключенных к сервису 1С:ФинОтчетность);
период составления отчетности;
наименование пакета отчетности. Каждый получатель отчетности может зарегистрировать в сервисе несколько вариантов комплекта отчетов, которые ему необходимы в разных ситуациях. В этом случае при создании нового пакета отчетности следует выбрать требуемый вариант комплекта отчетности. Например, для ПАО Банк «ФК Открытие» доступны 4 варианта комплекта отчетности. А для ПАО Сбербанк - свой комплект отчетов, который знаком пользователям по сервису Отчеты для банков.
Рис. 2. Создание комплекта отчетности заемщика
После заполнения стартовой формы Новый пакет 1С:ФинОтчетности по кнопке Создать выполняется переход непосредственно в форму пакета отчетов.
Новый пакет отчетов создается для основной компании группы, которая была указана на предыдущем шаге. По кнопке Добавить компанию можно включить в пакет другие компании группы (рис. 3):
из справочника Организации, если учет их деятельности ведется в текущей базе «1С:Бухгалтерии 8»;
из справочника Контрагенты, если учет их деятельности ведется в другой программе. В этом случае не будет доступно автоматическое заполнение отчетов по данным учета. Отчетность таких компаний необходимо подготовить в соответствующих программах и приложить к общему пакету отчетности в виде внешних файлов.
Рис. 3. Включение в отчет других компаний группы
Если разные компании группы ведут учет в разных базах «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0, то каждая компания может подготовить отчетность в своей базе. Затем с помощью кнопок Выгрузить/Загрузить, расположенных в командной строке формы пакета отчетов, подготовленную отчетность можно передать в общий пакет по всем компаниям группы.
Особенности заполнения пакета отчетов в сервисе 1С:ФинОтчетность
Перечень отчетов, входящих в пакет, формируется в сервисе автоматически и зависит:
от периода представления;
получателя и выбранного варианта отчетности;
вида компании (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель);
используемой системы налогообложения.
Требования банка к конкретному отчету можно просмотреть, перейдя по ссылке Описание.
При необходимости можно вручную добавить отчет в перечень с помощью кнопки Добавить отчет.
Способы заполнения отчетов зависят от их вида:
регламентированные отчеты (бухгалтерская отчетность и налоговые декларации);
отчеты, формируемые по данным учета;
Бухгалтерская и налоговая отчетность
Способ заполнения регламентированного отчета выбирается из списка значений, который открывается по ссылке Выбрать (рис. 4):
Из 1С-Отчетности. При выборе данного способа открывается доступ к списку регламентированных отчетов, ранее созданных в едином рабочем месте 1С-Отчетность;
Файл с диска. – в этом случае открывается стандартный диалог выбора файла с диска;
Данные отсутствуют - устанавливается специальный признак, что у компании отсутствует указанная отчетность.
Как правило, банкам требуется передать годовую бухгалтерскую отчетность и налоговые декларации с отметками ФНС о приеме. Если в текущей базе подключен сервис 1С-Отчетность, то эта информация будет передаваться автоматически (рис. 4).
Рис. 4. Подбор регламентированного отчета из «1С-Отчетности»
Если отчетность представляется в ФНС с помощью сторонних сервисов, то отчеты с отметкой о приеме ФНС придется выгрузить из этих сервисов и приложить к пакету отчетности как внешние файлы.
Промежуточная бухгалтерская отчетность представляется без отметки ФНС.
Отчеты, формируемые по данным учета
Рис. 5. Заполнение расшифровки по счетам бухучета
При интерактивном открытии отчета, формируемого по данным учета из сервиса 1С:ФинОтчетности, в командной строке дополнительно отображается кнопка Выгрузить (рис. 6), при нажатии на которую отчет сохраняется в файл и присоединяется к пакету отчетности в формате MS Excel.
Рис. 6. Выгрузка расшифровки по счетам бухучета в файл
Для одновременного автоматического заполнения всех отчетов, включенных в комплект отчетности, предназначена кнопка Заполнить, расположенная на верхней командной панели формы пакета отчетности (рис. 7).
Рис. 7. Автоматическое заполнение всех отчетов
Отчеты, заполненные по данным учета и присоединенные к пакету отчетности заемщика, открываются для просмотра по ссылке Открыть. Если требуется заменить отчет (например, из-за внесенных изменений в данные учета), то сначала следует удалить присоединенный отчет, нажав на пиктограмму с «крестиком», а затем заново заполнить и выгрузить отчет.
Дополнительные документы
Банки могут запрашивать также справки из ФНС и других банков, скан-копии договоров и приказов, учредительные и другие документы. Прочие справки и документы можно выбрать из присоединенных файлов к справочникам и документам текущей базы либо вложить как внешние файлы.
Способ выбора дополнительного документа выбирается из списка значений, который открывается по ссылке Выбрать (рис. 8):
Файл с диска. - в этом случае открывается стандартный диалог выбора файла с диска;
Присоединенный файл - открывается окно выбора файлов, присоединенных в текущей базе. После выбора одного или нескольких присоединенных файлов по кнопке Выбрать файлы включаются в пакет отчетности;
Данные отсутствуют - устанавливается специальный признак, что у компании отсутствует указанный документ.
Рис. 8. Включение в пакет отчетности дополнительных документов
Подписание и отправка пакета отчетов в сервисе 1С:ФинОтчетность
Подготовленный пакет отчетов необходимо подписать усиленной квалифицированной электронной подписью. По кнопке Подписать все можно подписать все отчеты и документы, входящие в пакет. Чтобы подписать конкретный отчет, следует перейти по ссылке Подписать (рис. 9).
Для подписания можно использовать любой имеющийся у пользователя сертификат:
1С-Отчетность;
Рис. 9. Подписание пакет отчетности
В случае, когда компании группы ведут учет в отдельных базах, они могут подготовить и подписать пакеты отчетности каждая в своей базе, затем выгрузить их в zip-архивы и загрузить в общий пакет отчетности в базе основной компании группы.
Если по требованиям банка отчеты по всем компаниям группы необходимо заверить подписью основной компании группы, то в командной строке формы пакета отчетов появится кнопка Подписать, воспользовавшись которой уполномоченный представитель основной компании сможет подписать отчеты по всем компаниям.
Получив пакет отчетности, банк направляет соответствующее уведомление в организацию, и состояние принимает значение Доставлено. После того как сотрудники банка проанализируют отчетность, от банка приходит протокол. И если у банка нет вопросов, то состояние пакета отчетности принимает значение Сдано. По одноименной ссылке можно открыть и просмотреть протокол приема.
Если же у банка есть замечания к отчетности, то состояние принимает значение Отклонено (рис. 10).
Рис. 10. Статусы отправленной в банк отчетности
Отчетность в Сбербанк
В целом работа с отчетностью для Сбербанка не изменилась. Если выбрать ПАО Сбербанк в качестве получателя в форме списка 1С:ФинОтчетности, то станут доступны специальные команды для отчетности в Сбербанк (рис. 11):
Настройка отправки сведений (по одноименной кнопке или через меню Еще - Настройка отправки сведений). С помощью данной настройки можно отметить организации, по которым в Сбербанк будут отправляться сведения об операциях по всем банковским счетам, учитываемых на бухгалтерских счетах 51, 52 и 55, а также ОСВ по счетам за истекший квартал;
Журнал передачи (через меню Еще - Журнал передачи). При выполнении данной команды открывается список ранее отправленных пакетов отчетов в соответствии с выбранными настройками.
Рис. 11. Специальные команды для отчетности в Сбербанк
По отчетности заемщика в Сбербанк предлагаем подборку материалов, в том числе статьи и видеоматериалы:
Сервис 1С:ФинОтчетность поддерживается во всех вариантах поставки «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0, а также в облачном сервисе 1С:Фреш.
Выгрузка таблиц из 1С
Не редко создается необходимость выгрузить список каких – либо данных из табличной части документа, формы списка, журнала документов и т. п. Такие задачи часто единичны, и нецелесообразно привлекать специалиста для написания отчета.
Например, вам нужно получить всю номенклатуру с видом «Материалы» при этом нужны только колонки «Номенклатура» и «Единица».
В том случае, когда необходимо выгрузить данные с их фильтрацией, первым делом, необходимо настроить список в меню «Ещё» табличной части.
В появившемся окне из левой части (доступные поля) необходимо выбрать те, по которым вы будете делать отбор (в данном случае «Вид номенклатуры»). В правой части окна устанавливаются значения параметров отбора. При этом вид сравнения не ограничивается одним лишь равенством.
После того, как был установлен обор, в форме списка справочника «Номенклатура» будут отображаться лишь те позиции, которые подходят под заданное условие.
Следующим шагом будет вывод данного списка в табличный документ.
В меню «Еще» выберите пункт «Вывести список».
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
Если вам нужно вывести не все колонки, как в нашем примере, то установите «галочки» только на тех, которые необходимы.
В итоге вы получаете, по сути, отчет, который можем сохранить в любой доступный формат. Как это сделать будет рассмотрено ниже. Подобным образом можно выгружать табличные части документов и справочников, данные из журналов документов, форм списков и не только.
Выгрузка отчетов и печатных форм из 1С
Любой отчет, печатную форму, табличный документ (например, который мы получили в нашем примере) в 1С 8.3 можно выгрузить во внешний файл в два клика.
На верхней панели программы находится кнопка сохранения во внешний файл (интерфейс «Такси»). Она будет активна на любых отчетах и печатных формах, где доступно сохранение.
Выгрузка базы данных 1С целиком
Данный способ необходим в тех случаях, когда базу данных 1С нужно выгрузить целиком, например, для создания тестовой копии.
Зайдите в нужную информационную базу в режиме конфигуратора.
В меню «Администрирование» выберите пункт «Выгрузить информационную базу».
Укажите при необходимости другое имя файла и путь для сохранения.
Полученный файл выгружаемых данных с расширением *.dt в дальнейшем очень легко загрузить. Для этого в режиме конфигуратора в меню «Администрирование» выберите пункт «Загрузить информационную базу» и откройте полученный ранее файл *.dt.
Читайте также: