Как назначить звонок в outlook
Обновлено: 28.06.2024
Встречи – это мероприятия, для которых резервируется время в календаре, на которые никто не приглашается и для которых не привлекаются ресурсы. Для встреч могут быть заданы напоминания. Кроме того, имеется возможность задать вид календаря при его просмотре другими пользователями, указав время встречу как занятое (блоки времени, помеченные как занятые, отображаются с заполненным индикатором доступности. При просмотре календаря другими пользователями они отображаются как недоступные.), свободное (при просмотре календаря другими пользователями свободное время отображается как доступное с пустым индикатором доступности.
Встреча нулевой длительности, отображаемая в выбранном интервале времени при просмотре по дням, отображается для других пользователей как свободное время.), под вопросом (блоки времени, помеченные как время под вопросом, отображаются со штрихованным индикатором доступности и как доступные при просмотре календаря другими пользователями.) или как время отсутствия на работе (блоки времени, для которых указано отсутствие на работе, отображаются с заполненным индикатором доступности и затененным фоном встречи. При просмотре календаря другими пользователями они отображаются как недоступные). Могут быть запланированы повторяющиеся встречи. Например, к повторяющимся элементам можно отнести такие регулярные встречи и задачи, как еженедельное совещание или ежемесячный визит к парикмахеру. Встречи могут просматриваться по дням, неделям и месяцам.
Можно запланировать встречу в своем календаре, а также получить от других пользователей права на планирование или изменение встреч в их календарях. Встречи также могут быть помечены как частные (элемент, помеченный как частный, не отображается для других пользователей, даже если они имеют права доступа к вашим папкам).
Событие – это мероприятие с продолжительностью больше 24 часов. Примерами событий являются выставка-ярмарка, Олимпийские игры, отпуск, семинар. Обычно событие происходит однократно и может иметь продолжительность от одного до нескольких дней, но ежегодные события, такие как дни рождения и годовщины, происходят ежегодно в определенный день. Для событий, простых и ежегодных, время в календаре не отводится, но они указываются на титульных страницах. Название события или праздника, которое отображается в верхней части дат, указанных в календаре, именуется заголовком.
Заголовок может относиться к нескольким дням. Если на дни с заголовком попадают какие-либо элементы, соответствующее время помечается как свободное и отображается белым цветом при просмотре календаря. Для других пользователей, просматривающих ваш календарь, время встречи, запланированной на целый день, помечается как занятое, а время обычного или ежегодного события – как свободное.
Сохранение встречи в формате iCalendar или vCalendar
- Создайте или откройте в Календаре встречу, которую требуется сохранить.
- В меню Файл выберите команду Сохранить как.
- Выполните одно из следующих действий:
- для сохранения в формате iCalendar в списке Тип файла выберите «Формат iCalendar (*.ics)»;
- для сохранения в формате vCalendar в списке Тип файла выберите «Формат vCalendar (*.vcs)».
Назначение собрания
Создание события на целый день
В представлении «День/неделя/месяц» можно быстро создать ежедневное событие, дважды щелкнув заголовок дня, на который оно приходится.
Планирование встречи
В календаре для создания встречи можно выделить блок времени, щелкнуть его правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Новая встреча или Создать повторяющуюся встречу.
Отмена собрания
- Откройте в календаре организованное вами собрание.
- Выберите в меню Действия команду Отменить собрание.
- Собрание можно удалить, щелкнув его и нажав кнопку «Удалить», что в виде крестика.
Изменение встречи, события или собрания
Откройте встречу, событие или собрание, которое требуется изменить, и выполните одно из следующих действий:
Чтобы перенести встречу, событие или собрание на другую дату, перетащите этот элемент в календаре. Чтобы изменить Тему, щелкните текст описания и внесите необходимые изменения. Для преобразования события во встречу снимите флажок Целый день и введите время начала и время окончания. В результате этот интервал времени в календаре будет заблокирован. По определению События продолжаются от полуночи до полуночи. Чтобы задать другой интервал, снимите этот флажок.
Элемент любого типа можно преобразовать в элемент другого типа, перетащив его на кнопку папки в Области переходов.
Преобразование встречи в собрание
Преобразование встречи или собрания в повторяющиеся
Обновление приглашения на собрание
Ответ на уведомление или приглашение на собрание
Эти настройки могут быть изменены для отдельных собраний. Для этого в открытом приглашении на собрание выберите в меню Действия одну из двух команд: Отклонить и предложить новое время или Поставить под вопрос и предложить новое время. Чтобы изменить решение, откройте элемент Календаря и выберите команду Принять, Под вопросом, Отклонить или Предложить новое время. Чтобы изменить решение по отклоненному приглашению, проверьте папку «Удаленные» или попросите организатора послать вам новое приглашение.
Автоматическая обработка приглашений на собрания
Выберите в меню Сервис команду Параметры и нажмите кнопку «Параметры календаря». В группе «Дополнительные параметры» нажмите кнопку «Управление ресурсами». Установите флажок Автоматически принимать приглашения и обрабатывать отказы. Затем могут быть включены следующие параметры:
- Автоматически отклонять конфликтующие приглашения;
- Автоматически отклонять повторяющиеся приглашения.
Предоставление права на просмотр частных встреч
Возможно скрытие личных сведений от назначенных вами представителей, имеющих доступ к вашим папкам. Для этого откройте защищаемый документ и установите флажок Частное. Чтобы переопределить этот параметр, выполните следующие действия.
Для этого средства требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server.
Отправка приглашения на собрание для Интернета (iCal)
Чтобы отправлять приглашения на собрания для Интернета (iCal), необходимо включить соответствующие параметры. Для этого следует выполнить описанную ниже процедуру и затем отправлять приглашения на собрания как обычно. Выберите в Календаре, в меню Сервис команду Параметры и нажмите кнопку «Параметры календаря». В группе «Дополнительные параметры» установите флажок При отправке приглашений через Интернет использовать формат iCalendar. Чтобы отключить использование формата iCal, снимите этот флажок.
Просмотр событий Windows SharePoint Services
Просмотр списка событий, предварительно добавленного в Outlook – В папке «Календарь» в группе «Общие календари» установите флажок для нужного элемента Windows SharePoint Services. Снимите флажки для тех календарей, которые не требуется отображать в представлении. Просмотр списка событий, который не был добавлен в Outlook – Добавьте список событий в Microsoft Outlook. В web-обозревателе откройте список событий Windows SharePoint Services, к которому необходимо иметь доступ из программы Microsoft Outlook. Щелкните ссылку Связать с календарем. После выдачи запроса нажмите кнопку «Да», чтобы добавить список событий Windows SharePoint Services в Microsoft Outlook.
Списки событий Microsoft Windows SharePoint Services могут быть отображены в Microsoft Outlook, но они должны быть созданы и отредактированы на web-зле Windows SharePoint Services при помощи web-обозревателя.
Чтобы получить доступ к настройкам голосовой почты в новойOutlook в Интернете, выберите "Параметры" > Просмотреть все параметры Outlook > ">Голосовая почта".
Чтобы получить доступ к настройкам голосовой почты вOutlook в Интернете, выберите "Параметры" > Почта > Почта >Голосовая почта.
Чтобы получить доступ к настройкам голосовой почты вOutlook для ПК, выберите "Файл>Управление голосовой почтой.
Голосовая почта вMicrosoft 365 больше не будет поддерживаться с января 2020 г.
Если параметры голосовой почты неа уверены, вы используете службу Skype для бизнеса голосовой почты с облачной ПС. Параметры голосовой почты недоступны в Outlook.
В разделе Голосовая почта выберите Приветствия.
Выберите тип приветствия, который нужно записать.
Выберите Позвонить мне, чтобы воспроизвести или записать выбранное приветствие.
Введите номер телефона и нажмите кнопку Набрать номер.
Следуйте голосовым инструкциям по записи приветствия.
По окончании записи нажмите кнопку Сохранить.
Примечание. Если выбрано приветствие, которое позволяет вызывателям узнать, что вы будете отойти от работы в течение длительного времени, ранее записанные правила ответа на звонки игнорируются и только приветствие, записанное для этого параметра.
Создание, изменение и удаление правил автоответчикаПравила автоответчика определяют, что происходит, когда звонок переключается на голосовую почту. Например, если включены автоматические ответы, можно настроить правило для перевода вызова на другой номер. Если у вас есть несколько правил, можно указать порядок их применения.
Если не создать правила ответа на звонки, звонки абонентов будут направлены напрямую в голосовую почту, когда вы недоступны.
Если вы создали правило ответа на звонок, но не укакнули действие, ваш звонок услышит следующую подсказку: "Вы достигли почтового ящика <имя>. Позвоните позже. И звонок завершится.
Создание правила
В разделе Голосовая почта выберите Правила автоответчика.
Введите имя для правила.
В разделе Если абонент переходит к моей голосовой почте и выберите нужный вариант.
Если вы хотите добавить другое условие для правила, щелкните Добавить условие. Можно добавить в правило несколько условий, но соблюдайте меру, чтобы не сделать его слишком сложным.
В разделе Предоставить вызывающему абоненту следующие параметры выберите нужный вариант. При выборе некоторых значений вам будет предложено ввести дополнительные сведения, такие как альтернативный номер телефона или уведомление для звонящих.
Если вы хотите добавить другой параметр для правила, щелкните Добавить параметр.
Установите или снимите флажок на странице Правила автоответчика, чтобы включить или отключить правило.
Изменение правила
В разделе Голосовая почта выберите Правила автоответчика.
Выберите правило, которое вы хотите изменить, и нажмите кнопку "Изменить".
Удаление правила
В разделе Голосовая почта выберите Правила автоответчика.
Выберите правило, которое вы хотите удалить, и нажмите кнопку "Удалить".
Изменение порядка применения правил
В разделе Голосовая почта выберите Правила автоответчика.
Правила перечислены в порядка применения, поэтому выберите правило и переместите его вверх или вниз с помощью стрелок.
В разделе Голосовая почта выберите Уведомления.
Выберите оператора мобильной связи и нажмите кнопку Далее.
Введите номер телефона и нажмите кнопку Далее.
В разделе Голосовая почта выберите Уведомления.
Доступ к голосовой и электронной почте, календарю и контактам через телефонКакой номер телефона используется для голосового доступа к Outlook? Номер телефона и ПИН-код предоставляются администратором после настройки голосовой почты. Обратитесь за помощью к своему администратору.
В разделе Голосовая почта выберите Воспроизведение на телефоне.
Сброс ПИН-кода голосового доступа
В разделе Голосовая почта выберите Сбросить ПИН-код.
Щелкните Сбросить ПИН-код голосовой почты.
Чтобы подтвердить сброс, нажмите кнопку Да.
Включение предварительного просмотра голосовой почты
В разделе Голосовая почта выберите Просмотр голосовой почты.
Если в компьютере есть модем, подключенный к голосовой телефонной линии, с помощью Microsoft Outlook можно набрать любой номер телефона. Прежде всего настройте компьютер и модем для автоматического набора номеров. После этого вводимые номера, в том числе номера телефонов контактов, включенных в список контактов Microsoft Outlook, будут набираться автоматически. Часто набираемые номера можно включить в список быстрого набора для ускорения вызовов. Кроме того номера могут выбираться из списка последних набранных номеров.
Если компьютер используется в различных местоположениях, могут быть настроены параметры набора номера для нескольких местоположений. Имеется возможность настроить использование телефонной карточки, указать, какие номера телефонов набираются из местоположения с текущим кодом области, а также указать код выхода для местных и междугородных звонков из офиса или номера в гостинице. Для каждого местоположения может быть отключен режим оповещения, а также выбран тоновый или импульсный набор. Для автоматической записи времени звонка и ведения заметок в Microsoft Outlook по ходу разговора включите перед звонком параметр, задающий создание записи в дневнике. Это может понадобиться, например, при выставлении клиентам счетов за телефонные переговоры.
Звонок по телефону
Повторный набор недавно набранного номера
Чтобы записать звонок в дневник, перед нажатием кнопки «Позвонить» установите флажок При каждом звонке создавать запись в дневнике. Будет открыта запись в дневнике с запущенными часами. Во время разговора в текстовом поле этой записи можно делать заметки. После окончания разговора нажмите кнопку «Остановить часы», а затем – кнопку «Сохранить и закрыть».
Если в номере телефона не указан код страны и код города, при автоматическом наборе используются установки диалогового окна Параметры соединения (выберите в меню Действия команду Позвонить контакту, а затем – команду Новый звонок и нажмите кнопку «Параметры соединения»). При автоматическом наборе номера буквы, включаемые в номер телефона, не распознаются.
Настройка телефонных карточек
Настройка автоматического набора
Выбор подключения удаленного доступа к сети
Телефонное соединение также можно настроить на панели управления Windows.
Выбор другого модема для автоматического набора
Другой модем может быть выбран, только если на компьютере установлено несколько модемов. Сведения об установке модема – см. в разделах о модеме в справке Microsoft Windows.
Папка «Контакты» является почтовой адресной книгой и хранилищем сведений о людях и организациях, с которыми вы общаетесь. Используйте папку «Контакты» для хранения адресов электронной почты, почтовых адресов, номеров телефонов, картинок и любых других сведений, имеющих отношение к контактам, таких как дни рождения и годовщины.
Общение с контактами
Ввод сведений о контакте
При вводе имени или адреса контактного лица Microsoft Outlook разделяет эти имя или адрес на компоненты и помещает эти компоненты в отдельные поля. Сортировка, группировка и фильтрация контактов могут выполняться по любой части имени или адреса. При сохранении сведений о контактном лице в файл в качестве имени этого файла могут использоваться имя, фамилия, название организации, краткое имя контактного лица или любое другое слово, которое поможет быстро находить этот контакт, например, «поставщик провизии». Microsoft Outlook предлагает несколько вариантов имени файла, в котором сохраняется контакт, может быть выбрано и другое имя. Для каждого контактного лица имеется возможность вводить до трех адресов. Один из них может быть указан как почтовый, после чего он может печататься на почтовых наклейках, конвертах и использоваться для создания писем нескольким адресатам.
Хранение сертификатов контактов
Сертификат получателя (открытый ключ) можно сохранить в списке контактов для данного получателя. Для просмотра сохраненных сертификатов перейдите на вкладку Сертификаты карточки контакта. Когда адресат посылает вам письмо с электронной подписью, Outlook может проверить подпись с помощью сертификата. Сертификат можно также использовать для отправки адресату шифрованного электронного письма.
Использование vCards (виртуальных визитных карточек)
Создание контакта
Имеется возможность быстро создать новый контакт с теми же сведениями об организации. Для этого выберите в меню Действия текущего контакта значение «Создать контакт в той же организации».
Поиск контакта
Введите имя контакта, который требуется найти, в поле «Введите контакт» на панели инструментов. Может быть введено сокращенное имя, например, Роман Б., имя или фамилия, а также адрес электронной почты, имя для отображения и название организации. Чтобы быстро найти контакт, поиск которого недавно уже выполнялся, щелкните стрелку рядом с полем «Введите контакт» и выберите его имя.
Ввод сведений о контакте для личного пользования
- Создайте или откройте контакт.
- На вкладке Подробности введите необходимые сведения о контакте.
Импорт файла сертификата в список контактов
Файлы сертификатов имеют расширение либо .p7c, либо— .cer.
Отображение сведений о номере телефона
Чтобы просмотреть сведения о номере телефона, щелкните подчеркнутый номер телефона в окне контакта.
Обработка дубликатов контактов
При сохранении контакта, имя или адрес электронной почты которого совпадает с именем или адресом электронной почты контактного лица, уже существующего в папке Контакты, Microsoft Outlook отображает диалоговое окно, которое позволяет либо добавить новый контакт, либо обновить сведения об уже существующем.
- Добавить как новый контакт – новый контакт будет добавлен в папку «Контакты». Таким образом, если был создан контакт с именем Роман Блинов, и контакт с таким именем уже существовал, после выбора этого параметра будет существовать два контакта с именем Роман Блинов. Чтобы различать эти контакты, можно добавить к имени одного из них третий инициал.
- Добавить данные из нового контакта в существующий – Microsoft Outlook сравнит все поля, содержащие данные и скопирует данные из нового контакта во все поля старого, данные в которых не совпадают с новыми. Например, если для существующего контакта с именем Роман Блинов введен номер телефона 555-0112 и был получен контакт с новым номером телефона, Microsoft Outlook скопирует новый номер в старый контакт.
Если в Microsoft Outlook сохраняется большое число контактов, процесс сохранения можно ускорить, отключив поиск дубликатов.
Чтобы отключить это средство, выполните следующие действия:
Добавление кода страны к вводимым номерам телефонов
Добавляется код страны/региона, выбранной в списке Страна на вкладке Общие диалогового окна Изменение местонахождения (в диалоговом окне Новый звонок нажмите кнопку «Свойства соединения», затем нажмите кнопку «Изменить»). Если флажок Автоматически добавлять код страны недоступен, значит, Microsoft Outlook не распознает формат номера телефона для указанного кода страны и не может автоматически форматировать номера телефонов.
Запись даты и времени работы с контактным лицом
Откройте элемент контактов. Выберите в меню Действия команду Создать запись в журнале контактов, затем выберите необходимые параметры. В Дневнике записываются дата и продолжительность работы с контактным лицом.
Включение в папку контактов адреса электронной почты для общей папки
Для этого средства требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server.
Добавление сертификата получателя в список контактов
Чтобы просмотреть сертификаты контакта, дважды щелкните его имя в папке «Контакты» и откройте вкладку Сертификаты. При просмотре вкладки Сертификаты можно также импортировать файл сертификата (CER) в Microsoft Outlook, выбрав команду Импорт. Это обычно делается, когда сертификат был получен в виде вложения.
Читайте также: