Как оприходовать транспондер в 1с

Обновлено: 04.07.2024

В «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.81 упрощен учет расходов на электронные билеты, приобретенные организацией для командировок сотрудников. Пользователи, которые не загружают билеты из сервиса Smartway, теперь могут самостоятельно вводить в учетную систему билеты, приобретенные у разных агентов, а также отражать любые операции с билетами (доплата, обмен, возврат).

Для этого в программе используется справочник Билеты (раздел Справочники), документ Поступление билетов (раздел Покупки) и специальный счет учета 76.14 «Приобретение билетов для командировок».

Для компаний, использующих сервис для управления командировками Smartway, все приобретенные компанией билеты автоматически загружаются в справочник, без необходимости ручного внесения данных. Дополнительные операции с билетами, такие как обмен или возврат, также отражаются в учете автоматически. Подробнее об упрощении учета командировок в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и интеграции с сервисом Smartway см. в статье «Командировки в 1С: упрощение учета и интеграция со Smartway».

После регистрации поступивших билетов (любым способом) учет расходов на проезд отражается документом Авансовый отчет (раздел Банк и Касса или раздел Покупки).

Поступление и учет билетов

Приобретение нового билета в программе регистрируется из формы списка Поступление билетов по команде Создать — Покупка.

В открывшейся форме документа Поступление билетов с видом операции Покупка следует ввести данные нового билета согласно маршрутной квитанции электронного авиабилета (контрольному купону электронного ж/д билета).

После записи нового билета следует заполнить остальные поля документа Поступление билетов, указав (рис. 1):

наименование контрагента — агента или перевозчика, у которого приобретен билет;

наименование договора на приобретение билетов с агентом или перевозчиком, если в организации ведется учет по договорам;

общую стоимость поездки и сумму НДС, выделенную в электронном билете отдельной строкой.

Документ Поступление билетов при проведении формирует бухгалтерские проводки:

Дебет 60.02 Кредит 60.01

— на сумму зачтенной предоплаты;

Дебет 76.14 Кредит 60.01

— на сумму приобретенного билета.

Напомним, что счет 76.14 «Приобретение билетов для командировок» специально предназначен для учета приобретенных организацией билетов для командированных сотрудников в валюте РФ. Аналитический учет ведется по каждому командированному сотруднику (субконто Работники организаций) и билету (субконто Билеты). Каждый сотрудник является элементом справочника Физические лица, а каждый билет — элементом справочника Билеты.

Если к уже оплаченному билету приобретаются дополнительные услуги (например, возможность выбора места, наличие багажа и т. д.), то такое приобретение следует отразить документом Поступление билетов с видом операции Доплата. При этом дополнительные услуги должны быть включены в общую стоимость билета, указанную в маршрутной квитанции обновленного электронного авиабилета (контрольном купоне электронного ж/д билета).

Изменение даты, маршрута и других параметров, при которых меняется номер электронного билета в системе бронирования, отражается документом Поступление билетов с видом операции Обмен. Эта операция означает одновременное списание прежнего билета и оформление нового. Поэтому в документе по обмену билетов указывается билет, который выбывает, новый билет и его общая стоимость (в том числе НДС).

Отмена поездки оформляется документом Поступление билетов с видом операции Возврат.

Любой приобретенный билет отражается в справочнике Билеты. Открыв билет, можно проанализировать не только основную информацию о предоплаченных услугах перевозчика (закладка Основное), но и все операции, совершенные с билетом (гиперссылка Операции с билетом).

Оформление авансового отчета

Чтобы учесть в расходах стоимость использованных билетов, их необходимо указать в авансовом отчете. При этом можно использовать как общую, так и упрощенную форму авансового отчета.

В форме авансового отчета с видом Закупка, расходы для отражения расходов на проезд предназначена отдельная закладка Билеты. В прежних версиях программы закладка Билеты была доступна только при настроенной интеграции с сервисом Smartway. По кнопке Заполнить программа автоматически подбирает приобретенные билеты для сотрудника, указанного в авансовом отчете, в соответствии с периодом командировки.

В форме авансового отчета с видом Командировка (рис. 2) при выборе сотрудника и периода командировки подходящие по дате отправления билеты подгружаются автоматически и отражаются в виде гиперссылки, расположенной рядом с текстом Билеты, приобретенные организацией.

Рис. 2. Авансовый отчет по командировке

Расходы, которые командированный сотрудник оплатил самостоятельно, следует вручную указать в табличной части Расходы сотрудника, подтвержденные документами.

При проведении документа Авансовый отчет формируются бухгалтерские проводки:

Дебет 26 (44.01, 20.01. ) Кредит 71.01

— на сумму расходов, понесенных командированным лицом;

Дебет 26 (44.01, 20.01. ) Кредит 76.14

— на сумму расходов на проезд, оплаченных организацией;

Дебет 19.04 Кредит 76.14

— на сумму НДС (если он выделен в билете отдельной строкой).

От редакции. Актуальную информацию о новых возможностях «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и других программ 1С см. в 1С:ИТС в справочнике «Информация об обновлениях программных продуктов 1С:Предприятие» раздела «Инструкции по учету в программах 1С».

При ведении учета в 1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом (наверняка и во всей линейке Управление автотранспортом) для корректного учета дополнительных затрат, необходимо учитывать данные транспондеров ЗСД (Магистраль северной столицы).
Есть ли API интеграции узнать не удалось, ООО Магистраль северной столицы на обращения не отвечает.

Почтой приходит файл формата excel с расшифровкой платежей в разрезе транспондеров.

Решение:

Внешняя обработка в 1С, осуществляющая разбор, компоновку и загрузку из этого файла в документ "Прочие доходы и расходы".

Внимание!
Загрузка происходит один раз за месяц с расшифровкой по транспортным средствам, но на все затраты относятся на последний день месяца.
Существование такого документа проверяется при выборе файла.

Кроме этого необходима привязка данных транспондера к транспортному средству.
Для этого добавлено дополнительное сведение справочника Транспортные средства: Транспондер ЗСД тип строка длина 25 символов

Порядок работы:

Подключаем обработку в 1С как внешнюю обработку - рекомендуемый вариант действий.
В принципе можно и как Файл - Открыть .

Загружаем данные соответствия транспондеров транспортным средствам при необходимости

Заполняем настройки обработки - Организацию, статью затрат, выбираем файл и нажимаем кнопку "Загрузить" в УАТ.

Требования к запуску обработки:

Обработка предназначена для использования с актуальными типовыми конфигурациями, или нетиповыми, но не ломающими структуру справочников:

для России:

1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП, редакция 1.1 (1.1.5.1) (проф, корп)

Также возможна адаптация под любую имеющуюся у пользователя типовую или нетиповую конфигурацию.

Установка и использование обработки:

Обработка выполнена с использованием управляемых форм.
Может использоваться платформа 8.3.12.х и старше

Поддержка отчета, лицензирование:

Не верю, что мне приходится писать для пользователей этого сайта, но как оказалось нужно.

Если вы не представляете: что такое 1С Предприятие, файл и зачем вам нужна эта кухня.

Все файлы из интернет считаете зараженными вирусом.

Если физиологические, моральные, религиозные или другие причины не позволяют вам заполнять справочники, документы, настраивать отчеты 1С и запускать обработки.

Читайте также: