Как осуществляется управление окнами в субд microsoft office access 2007
Обновлено: 04.07.2024
Технология разработки СУБД содержит несколько этапов, основными из которых являются:
- • проектирование структуры БД и связей между таблицами;
- • разработка структуры отдельных таблиц и ввод данных в таблицы;
- • разработка запросов;
- • разработка схемы данных, реализующей запроектированные связи между таблицами и запросами;
- • разработка макросов и программных модулей для управления БД;
- • разработка форм для реализации интерфейса управления БД;
- • разработка отчетов для печати документов.
Приведенная последовательность этапов не является жесткой. Обычно разработчику СУБД приходится многократно возвращаться к одним и тем же этапам, постепенно уточняя проект.
СУБД Access создает и обрабатывает реляционные базы данных, т.е. она позволяет хранить данные не в одной, а в нескольких таблицах и устанавливать связь между ними. Такие таблицы называются связанные, т.е. объединенные в единую базу. Для задания связи таблицы должны иметь поля с одинаковым типом данных. Связь между таблицами устанавливает отношение между совпадающими значениями в этих полях. Такая организация позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод, удаление, поиск.
Для установления связи между таблицами необходимо, чтобы:
- • связываемые поля имели одинаковый тип данных. Исключение составляет поле счетчик, так как поле счетчик может быть связано с числовым полем, имеющим размер длинное целое;
- • таблицы хранились внутри одной БД;
- • главная таблица связывалась с подчиненной по ключу.
Для обеспечения целостности данных для связанных таблиц нужно помнить, что:
- • в подчиненную таблицу не может быть добавлена запись с несуществующим в главной таблице ключом связи;
- • в главной таблице нельзя удалить запись, если не удалены связанные с ней записи в подчиненной таблице;
- • изменение значений ключа связи главной таблицы должно приводить к изменению соответствующих значений в записях подчиненной таблицы.
Та таблица, от которой идет связь, называется главной, а таблица, к которой эта связь ведет, — подчиненной. Для примера рассмотрим несколько таблиц.
- 1. Список учащихся школы.
- 2. Сведения о родителях.
- 3. Успеваемость за каждую четверть.
- 4. Учет полученных учебников.
- 5. Учет занятости в кружках.
Каждая таблица имеет свои уникальные поля: например, в таблицу «Список учащихся» не следует заносить сведения о полученных теннисных ракетках, а в таблицу «Успеваемость за четверть» — сведения о доходах родителей. Поля таблицы определяют ее структуру и свойства данных, записываемых в ячейках.
В каждой таблице должно быть уникальное поле, с помощью которого можно связать таблицы между собой, — этим полем в нашем случае может стать поле «Номер личного дела учащегося». Такое поле называется полем первичного ключа, или первичным ключом.
Для того чтобы понять принципы разработки реляционных баз данных, требуется дать определения различных типов реляционных ключей и таблиц.
Базовая таблица. В реляционной базе данных базовой таблицей называется таблица, включающая один или несколько столбцов свойств объекта и содержащая первичный ключ, который однозначно определяет этот объект. Более того, базовая таблица должна содержать первичный ключ. Базовые таблицы часто называют первичными, поскольку они имеют первичный ключ.
Промежуточная таблица. Таблица, не являющаяся базовой (так как она не объединяет свойства объекта или не содержит поле первичного ключа), которая используется для обеспечения связей между другими таблицами, называется таблицей отношений. Ключевые поля в таблицах отношений должны быть внешними ключами, связанными с первичными ключами базовой таблицы. Проще говоря, таблица отношений состоит только из внешних ключей и не содержит независимых элементов данных.
Первичный ключ. Первичный ключ состоит из набора значений, которые однозначно определяют запись базовой таблицы. Любому значению первичного ключа должна соответствовать одна и только одна строка таблицы. Первичный ключ включает одно поле только в том случае, если это поле не содержит повторяющихся значений.
Составные ключи. Если для выполнения условий, накладываемых на значения первичного ключа, заданный ключ включает несколько полей таблицы, то тогда он называется составным.
Внешние ключи. Внешний ключ — это столбец, значения которого соответствуют значениям первичного ключа другой связанной таблицы.
В нашем случае главной таблицей будет таблица Список, а все остальные таблицы будут подчиненными.
В программе предусмотрены пять возможностей создания таблицы:
- 1) импорт таблиц из другой базы. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их названия и свойства, а также и содержимое базы. Необходимые правки вносят вручную;
- 2) режим Связь с таблицами применяется в тех случаях, когда речь идет о чужой таблице, которая находится на удаленном сервере и которую нельзя импортировать целиком. Это напоминает подключение к таблице для совместного использования ее данных;
- 3) Мастер таблиц. Это программа, ускоряющая создание структуры таблицы. Мастер задает ряд вопросов и, руководствуясь полученными ответами, создает структуру таблицы автоматически;
- 4) Режим таблицы открывает заготовку, в которой все поля имеют формальные имена: Поле1, Поле2. и т.д. и один стандартный текстовый тип. Такую таблицу можно сразу наполнять информацией;
- 5) Конструктор предоставляет возможность одновременно задавать поля будущей таблицы и устанавливать свойства этих полей.
Первоначальную загрузку таблицы БД и выполнять их просмотр позволяют осуществлять Формы, которые также помогают производить корректировку данных. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. В форме каждое поле можно разместить в заданном месте, выбрав для него цвет или заливку и добавив элементы управления текстом для эффективного ввода данных. В форму могут быть вставлены такие объекты, как рисунки и графики. Форма может быть:
- • однотабличной — источник данных одна таблица или запрос;
- • многотабличной, т.е. построенная на основе нескольких взаимосвязанных таблиц;
- • без источника данных (чаще всего используется для реализации пользовательского кнопочного меню).
Мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access, являются запросы. С их помощью можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц, а также можно использовать запросы в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять, вычисления над группами записей.
В Access можно создавать следующие типы запросов.
Запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или из нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке. Простые запросы на выборку практически не отличаются от фильтров, которые можно сохранять как запросы. Этот запрос можно использовать, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и других действий.
Запрос с параметрами. Это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться запрос.
Перекрестный запрос. Перекрестные Запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде. Позволяют представить большой объем данных в виде, удобном для восприятия, анализа, сравнения. Могут использоваться в качестве базового при создании отчета.
Отчеты позволяют выбирать из базы данных нужную информацию, оформить ее в виде документа и распечатать. Источником данных могут быть таблица, запрос или несколько взаимосвязанных таблиц. Отчеты и формы похожи, разница в том, что в отличии от форм отчеты не предназначены для ввода и корректировки данных. Отчеты состоят из разделов, подобных разделам форм.
В процессе конструирования отчета формируется состав и содержимое разделов отчета, размещение в нем значений, выводимых из полей связанных таблиц баз данных, формируются заголовки, размещаются вычисляемые поля. Отчет позволяет сгруппировать данные по нескольким уровням, для каждого из которых производится вычисление итогов, определяются заголовки и примечания. В Access существует несколько способов создания отчетов.
В число новых элементов интерфейса Microsoft Office Access 2007 входит новое стартовое окно:
Access 2007 позволяет быстрее создавать и работать с базами данных, даже если пользователь не имеет навыков их проектирования. При запуске программы в окне Приступая к работе предлагается выбор готовых шаблонов. Их можно использовать без каких-либо модификаций или настройки, а можно адаптировать в соответствии с характером информации, которую требуется сохранить в соответствии с желаемым способом ее отслеживания.
Для создания новой таблицы следует щелкнуть мышью на кнопке Таблица панели Создать.
Access 2007 автоматически определит тип данных во время их ввода. Кнопка Добавление нового поля позволяет добавить в таблицу новое поле, которому можно задать требуемый тип данных или форматирование с помощью самонастраивающейся полосы инструментов. Можно также создать новую таблицу, вставив таблицу Excel из буфера обмена, причем программа автоматически настроит все нужные поля и определит их тип данных.
Приложение Microsoft Access – это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003).
СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет пользователю при минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов.
Пользовательский интерфейс MS Access 2003
Интерфейс пользователя MS Access – это комплекс программ, который реализует диалог в процессе работы пользователя с приложением Access.
После загрузки MS Access на экране появится главное окно, в котором размещается окно базы данных. При первом запуске Access в главном окне выводится область задач в режиме «Приступая к работе», с помощью которой можно открыть существующие БД и «Создать файл».
При выборе команды «Создать файл» в области задач изменится режим на «Создание файла».
При выборе команды «Новая база данных» откроется окно диалога «Файл новой базы данных», в котором необходимо выбрать имя диска и директории для хранения БД, а также имя БД (тип файла устанавливается по умолчанию «Базы данных Microsoft Office Access») и щелкнуть на кнопке «Создать», будет сохранен файл с расширением .mdb.
В главном окне появится окно БД с назначенным именем, например «Деканат: база данных (формат Access 2000). В Access2003 для новых баз данных по умолчанию используется формат файла Access 2000, необходимый для обеспечения совместимости с базами данных предыдущих версий. Для того чтобы изменить формат файлов Access 2000, необходимо в меню главного окна выбрать команду «Сервис / Служебные программы / Преобразовать базу данных» и указать нужный формат.
Для изменения используемого по умолчанию формата файлов при создании новой базы данных необходимо выбрать команду Сервис / Параметры, активизировать вкладку «Другие» и в списке «Формат файла по умолчанию» выбрать из списка Access 2002—2003.
Главное окно приложения Microsoft Access состоит из следующих областей:
1) В строке заголовка находится системное меню в виде пиктограммы, расположенной слева от названия главного окна: «Microsoft Access».
2) Строка меню содержит группы команд объединенные по функциональному признаку: Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис, Окно, Справка. Команды, содержащие в меню аналогичны командам в редакторах Word, Excel и в других приложениях Office.
3) Панель инструментов. При запуске Access по умолчанию активизируется одна панель инструментов. На панели инструментов расположены наиболее часто используемые команды. Перед созданием БД необходимо ознакомиться с главным меню и панелью инструментов.
5) Строка состояния находится внизу главного окна и предназначена для вывода краткой информации о текущем режиме работы.
Рассмотри более подробнее окно БД.
В строке заголовка окна базы данных отображается ее имя.
Команды панели инструментов окна БД:
Панель "Объекты":
Область со списком возможных режимов создания объектов.
В этой области кроме списка режимов создания объектов отображаются созданные объекты (например, таблицы, формы и т.д.), которые можно просматривать или редактировать. Для этого необходимо выделить требуемый объект, например, таблицу и нажать кнопку "Открыть" или "Конструктор".
Нажатие кнопки “Открыть” активизирует режим таблицы, в котором можно просматривать и редактировать данные в выбранной таблице. Нажатие кнопки “Конструктор” открывает таблицу в режиме конструктора, предназначенном для просмотра и изменения структуры таблицы.
Access 2007 имеет совершенно новый интерфейс, не похожий на интерфейс предыдущих версий программы. Новый дизайн упрощает нахождение нужных элементов управления и делает работу с программой более простой и комфортной.
В предыдущем разделе было описано начальное окно Access (см. рис. 1.2), позволяющее быстро приступить к работе. В этом разделе вы познакомитесь с главным окном, которое появляется после открытия или создания базы данных.
Основные элементы главного окна показаны на рис. 1.5.
• Строка заголовка содержит имя базы данных, название формата файла (например, Access 2007) и название программы – Microsoft Access.
• Кнопка Office вызывает меню быстрого доступа, которое позволяет создать, открыть, сохранить и закрыть базу данных, организовать общий доступ к базе данных, переслать документы базы данных по электронной почте и вывести их на печать. Является аналогом меню Файл в предыдущих версиях Microsoft Office.
• Панель быстрого доступа – на ней целесообразно расположить значки наиболее часто используемых команд, чтобы вызывать их одним щелчком кнопки мыши и тем самым значительно ускорять работу.
• Лента – ключевой элемент интерфейса, объединяющий все команды работы с базой данных. Лента состоит из вкладок, на каждой из которых расположены значки нескольких групп команд. Для перехода на вкладку нужно щелкнуть кнопкой мыши на ее названии.
Вкладки Главная , Создание , Внешние данные и Работа с базами данных находятся на ленте постоянно. Остальные появляются или исчезают в зависимости от того, какой документ активен в рабочей области. Например, вкладка Работа с таблицами , содержащая набор инструментов для работы с таблицами, отображается только в случае, если в рабочей области Access открыта таблица. Именно поэтому интерфейс Access 2007 не перегружен и в нем легко ориентироваться: в любой момент отображаются только те вкладки и кнопки, которые сейчас нужны.
Рис. 1.5. Главное окно Microsoft Access 2007
• Область переходов отображает список документов базы данных (таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов) и позволяет переключаться между ними. Чтобы открыть документ базы данных, достаточно дважды щелкнуть кнопкой мыши на его названии в области переходов. Для скрытия и открытия области переходов служит кнопка
в правом верхнем углу области.
• Окна/вкладки документов. Документы базы данных располагаются в рабочей области Access в виде вкладок или в виде перекрывающихся окон.
Далее будет рассказано о возможностях настройки интерфейса Access. Если вас устраивает стандартный вид элементов, следующий раздел можно пропустить.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
2.3. Пользовательский интерфейс
2.3. Пользовательский интерфейс Помимо получения необходимой информации отладчик должен предоставить ее в удобном для пользователя виде. Для этого служат интерфейсные команды и функции.Интерфейс отладчика состоит из:• графического интерфейса;• режима комадной
3.3. Пользовательский интерфейс
3.3. Пользовательский интерфейс При анализе данных или профилировании важную роль играет представление полученной информации. Как и в случае активной отладки пользовательский интерфейс делится на три составляющих: графический интерфейс, режим командной строки и
Глава 13 Использование служб SharePoint совместно с Access 2007
Глава 13 Использование служб SharePoint совместно с Access 2007 В этой главе вы научитесь:• экспортировать данные из базы данных Microsoft Office Access 2007 в список SharePoint;• импортировать таблицу Access 2007 в список SharePoint;• перемещать данные из базы данных Access 2007 на узел SharePoint;• работать в
Импорт списка в таблицу Access 2007
Импорт списка в таблицу Access 2007 Используя Access 2007, можно создать таблицу, импортируя данные из внешнего источника данных, такого как файл Lotus 1–2–3, база данных Paradox или dBase, рабочей книги Excel 2007, Office Outlook 2007 или папки Microsoft Exchange, документа XML, источника данных ODBC или веб-узла
Связь таблицы Access 2007 со списком SharePoint
Связь таблицы Access 2007 со списком SharePoint В предыдущих двух упражнениях вы копировали данные так, что отдельные копии этих данных хранились и в базе данных Access 2007, и на узле SharePoint. Однако синхронизация этих двух наборов данных не выполнялась. Если вы не хотите хранить две
Глава 2 Пользовательский интерфейс AutoCAD
Глава 2 Пользовательский интерфейс AutoCAD На рис. 2.1 показан классический рабочий стол AutoCAD для Windows. Рис. 2.1. Рабочий стол AutoCADВ данный рабочий стол включены:• падающее меню Menu Browser – меню, появляющееся при щелчке кнопкой мыши на кнопке A в верхнем левом углу окна программы
Справочная система Access 2007
Справочная система Access 2007 Если вы не нашли ответа на свой вопрос в этой книге, вам поможет обращение к справочной системе Microsoft Access. Она позволяет искать информацию не только во встроенных справочных материалах, но и на веб-узле Office Online и в справочнике для разработчиков
Экспорт данных из базы Access 2007
Экспорт данных из базы Access 2007 В Microsoft Access 2007 можно экспортировать те форматы данных таблиц, которые здесь же можно импортировать. Иными словами, экспортироваться могут таблицы Excel, текстовые файлы, веб-страницы и данные других форматов. Практически всегда возможен экспорт
Глава 6 Работа с базами данных в Microsoft Access 2007
Глава 6 Работа с базами данных в Microsoft Access 2007 В данной главе мы познакомимся с одним из самых мощных современных программных средств, предназначенных для работы с базами данных, – приложением Microsoft Access 2007, входящим в состав пакета Microsoft Office 2007. Одним из основных преимуществ
Пользовательский интерфейс и основные инструменты Microsoft Project 2007
Пользовательский интерфейс и основные инструменты Microsoft Project 2007 Пользовательский интерфейс программы Project 2007 показан на рис. 8.1. Рабочая часть интерфейса разделена на две части: слева формируется перечень задач текущего проекта, а справа отображается информация о ходе их
Глава 2 Пользовательский интерфейс AutoCAD
Глава 2 Пользовательский интерфейс AutoCAD На рис. 2.1. показан классический рабочий стол AutoCAD для Windows. Рис. 2.1. Рабочий стол AutoCADВ данный рабочий стол включены:? падающие меню Menu Browser – меню, появляющееся при щелчке на кнопке A в верхнем левом углу окна программы;? необязательные
Глава 2 Пользовательский интерфейс Flash
Глава 2 Пользовательский интерфейс Flash В этой главе мы изучим основные принципы работы с пакетом Macromedia Flash 8, без знания которых не обойтись. А именно, познакомимся с Flash, что называется, "лицом к лицу", изучим его интерфейс, многочисленные окна и панели, вспомогательные, но
Access 2007 как реляционная система управления базами данных
Access 2007 как реляционная система управления базами данных Access 2007 является настольной системой управления базами данных (СУБД), которая сочетает широкие возможности с простотой использования и дружественным интерфейсом.Access является СУБД реляционного типа, то есть все
Основы интерфейса Access 2007
Основы интерфейса Access 2007 Учебная база данных Борей спроектирована для удобной работы сотрудников вымышленной компании, поэтому разработчики скрыли один важный элемент интерфейса – область переходов. Для ее отображения щелкните на кнопке Область переходов у левой
При запуске MS Access 2007 из меню «Пуск» открывается начальное окно MS Access 2007 (рис.), в котором мы должны выбрать: создать новую БД или открыть уже созданную.
Рис. 1 «Начальное окно Microsoft Office Access 2007»
Главное окно программы MS Access 2007 показано на рис.2, на котором расположены: кнопка Microsoft Office 2007, панель быстрого доступа, заголовок вкладок, область переходов, рабочее поле.
Рис. 2 «Главное окно Microsoft Office Access 2007»
Кнопкой Microsoft Office (рис. 3) называется большая круглая кнопка в верхнем левом углу окна. В первом приближении её можно считать аналогом пункта Файлосновного меню в старом стиле. Там находятся команды, связанные с открытием и сохранением документов, их распечаткой, настройкой программы и т.п.
Рис. 3 «Кнопка Microsoft Office 2007 и Панель быстрого доступа»
Панель быстрого доступа (рис. 3) расположена в верхней левой части окна, правее кнопки Microsoft Office. Она служит для размещения наиболее часто используемых команд, причём данный список можно редактировать, приспосабливая его под конкретные нужды пользователя. Для изменения списка команд достаточно щелкнуть по самому правому значку панели и выбрать необходимые команды.
Заголовок вкладок (рис. 4) расположен вдоль верхней части ленты (Главная, Вставка, Разметка страницы и т.д.). Каждой из них соответствует свой набор пиктограмм команд.
Рис. 4 «Вкладки окна Microsoft Office Access 2007»
На вкладке Главная (рис. 4) расположены пиктограммы основных команд для редактирования текста, выбора режима отображения компонент СУБД Access 2007.
В состав созданной с помощью СУБД Access 2007 базы данных входят следующие компоненты:
таблицы – для постоянного хранения данных;
запросы – для вызова данных из таблиц по определенному шаблону и их дальнейшей обработки;
формы – для удобного ввода и просмотра данных;
отчёты – для удобного вывода заданной информации на печать;
макросы – для задания свойств открываемых объектов и настройки порядка их работы;
модули – для упрощения вызова, ранее созданных функций.
Перечисленные компоненты вместе с СУБД Access 2007 образуют информационную систему. Собственно базой данных из перечисленных компонент являются только таблицы.
Под запросом понимается команда на выборку данных из базы (в SQL – команда SELECT). Часто под запросом понимают команды на вставку, редактирование и удаление данных. В Access под запросом (на выборку) понимается не только команда, но и результат выборки, т.е. запрос в Access – это обзор (VIEW).
Под макросом первоначально понималась маленькая программка, запускавшаяся нажатием заданного сочетания клавиш. В дальнейшем это понятие расширилось и сейчас макрос – это любая программа, запускающаяся нажатием заданного сочетания клавиш или щелчком мышкой по какому-либо объекту (кнопке, иконке и т.д.) на экране дисплея.
На вкладке Создание (рис. 5) можно создавать компоненты Access 2007 в разных режимах, использовать шаблоны.
Рис. 5 «Вкладка Создание окна Microsoft Office Access 2007»
При помощи вкладки Внешние данные (рис. 6) можно производить импорт, экспорт и сбор данных.
Рис. 6 «Вкладка Внешние данные окна Microsoft Office Access 2007»
Вкладка Работа с базами данных (рис. 7) позволяет работать с макросами, составлять схемы данных, перемещать данные и т. д.
Рис. 7 «Вкладка Работа с базами данных окна Microsoft Office Access 2007»
Область переходов (рис. 8) находится на левой стороне окна MS Access 2007 и позволяет переходить по созданным компонентам СУБД Access 2007.
Рис.8 «Область переходов окна Microsoft Office Access 2007»
Читайте также: