Как отключить sharepoint в outlook
Обновлено: 06.07.2024
В данной статье описывается, как удалить Microsoft SharePoint Workspace 2010. Кроме того в данной статье описывается оставить или удалить все связанные с ним данные при удалении рабочей области SharePoint 2010.
Дополнительные сведения
В некоторых случаях может потребоваться удалить SharePoint Workspace 2010.By по умолчанию, при удалении рабочей области SharePoint, все данные учетной записи и данные рабочей области Groove остается на компьютере. Можно использовать эти данные при последующей установке SharePoint Workspace. Тем не менее перед удалением рабочей области SharePoint рекомендуется защитить данные, выполнив одно из следующих действий:
Сохраните учетную запись в файл.
Сохраните все рабочие области Groove, которые не имеют других членов в архив.
Для завершения процедуры обратитесь к разделам справки SharePoint рабочей области:
Сохранение резервной копии учетной записи
Сохранить рабочую область как архив
После создания резервной копии всех данных, который требуется сохранить, используйте одну из следующих процедур для удаления с компьютера SharePoint Workspace.
Как удалить рабочую область SharePoint, но оставить все связанные данные
На вкладке « файл » выберите команду Выход.
Примечание. Если рабочая область SharePoint работает из-за ошибки, откройте диспетчер задач, чтобы убедиться, что Groove.exe процесс не выполняется.
На панели управления откройте элемент программы и компоненты или откройте элемент Установка и удаление программ .
В списке установленных программ выберите набор Microsoft Office 2010, вы работаете и нажмите кнопку Изменить.
Примечание. Если установлена автономная версия SharePoint Workspace, щелкните SharePoint Workspace 2010, нажмите кнопку Удалитьи затем перейдите к шагу 5.
В списке Microsoft Office SharePoint Workspace выберите Недоступнои нажмите кнопку Продолжить.
После завершения программы установки удаления рабочей области SharePoint, нажмите кнопку Закрыть.
Как удалить рабочую область SharePoint и удалить все связанные данные
На панель запуска Groove перейдите на вкладку файл , нажмите кнопку Параметрыи выберите команду Настройка.
На вкладке удостоверения выберите Нет вхождение параметра Общем каталоге контактов рабочей области и для параметра каталог локальной сети .
Примечание. Если у вас есть несколько удостоверений предыдущей установки Groove, повторите этот шаг для каждого удостоверения.
На вкладке учетная запись выберите команду Удалить учетную запись Удалить с этого компьютера.
Примечание. При удалении учетной записи текущая установка будет утрачена.
На вкладке « файл » выберите команду Выход.
Необходимость перезагрузки для завершения подключения, связанный с удалением учетной записи SharePoint Workspace.
На вкладке « файл » выберите команду Выход.
На панели управления откройте элемент программы и компоненты или откройте элемент Установка и удаление программ .
В списке установленных программ выберите набор Microsoft Office 2010, вы работаете и нажмите кнопку Изменить.
Примечание. Если установлена автономная версия SharePoint Workspace, щелкните SharePoint Workspace 2010, нажмите кнопку Удалитьи затем перейдите к шагу 11.
В списке Microsoft Office SharePoint Workspace выберите Недоступнои нажмите кнопку Продолжить.
После завершения программы установки удаления рабочей области SharePoint, нажмите кнопку Закрыть.
Чтобы удалить все файлы данных, удаление данных папок Groove. Эти папки находятся в одном из следующих мест в зависимости от используемой операционной системы:
Windows Vista и Windows 7
C:\Users\username\AppData\Local\Microsoft\Office\GrooveWindows XP
\Local Settings\Applicationимя пользователяC:\Documents and Settings\ Data\Microsoft\Office\groove
Ссылки
Дополнительные сведения о Microsoft SharePoint Workspace 2010 посетите следующий веб-узел Microsoft TechNet:
Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).
Можно синхронизировать библиотеку SharePoint, список контактов, список задач, список задач проекта и типа внешнего списка SharePoint с Microsoft Outlook 2010. Поскольку многие пользователи SharePoint 2010 также использовать Outlook 2010 для совместной работы и координат действий и проектами, вы можете синхронизировать эти библиотеки и списки могут помочь вам работать более эффективно, особенно при работе в автономном режиме или отсутствии удобного доступа все время сайты SharePoint.
В этой статье
Общие сведения о синхронизации с Outlook 2010 контента SharePoint 2010
Можно синхронизировать библиотеку SharePoint, список контактов, список задач, список задач проекта и типа внешнего списка SharePoint с Outlook 2010. Поскольку многие пользователи SharePoint 2010 также использовать Outlook 2010 для совместной работы и координат действий и проектами, вы можете синхронизировать эти библиотеки и списки могут помочь вам работать более эффективно, особенно при работе в автономном режиме и отсутствии удобного доступа все время сайты SharePoint.
Для синхронизации этих списков и библиотек, должен быть установлен на клиентском компьютере Outlook 2010 и необходимо иметь разрешение совместная работа в библиотеку или список.
Узнайте больше об использовании SharePoint 2010 с Outlook 2010 в разделе Отображается также и в Outlook 2010 справочной системе.
Работа с синхронизированной библиотекой документов
Можно синхронизировать библиотеку SharePoint между Outlook 2010 и SharePoint 2010. После синхронизации библиотеки, библиотека отображается в виде папки в области навигации Outlook в разделе Списки SharePoint.
При использовании мгновенного поиска Outlook выполняет поиск синхронизированных документов SharePoint. Предварительный просмотр документа в области чтения Outlook позволяют легко просматривать результаты поиска. Открытие и сохранение изменений в документах SharePoint из Outlook быстрее и более удобным может оказаться. Затем можно Предварительный просмотр, редактирование и управлять документами в библиотеке SharePoint в приложении Outlook. Можно также перевести библиотеки в автономный режим, работа с файлами Office в библиотеке, снова подключить их к сети и синхронизировать изменения.
Синхронизация одностороннее или однонаправленной файлов Office. Изменения, внесенные в файлов в библиотеке SharePoint можно загружается в Outlook, но не может вносить изменения в файлы не Office в Outlook и отправьте их в библиотеку SharePoint. При работе с Outlook не в сети, вы можете редактировать файлы Office, например документы Word, электронные таблицы Excel и презентации PowerPoint. При восстановлении подключения к Интернету, вы можете передавать изменения в библиотеке SharePoint. Outlook не отслеживает изменения, внесенные в эти файлы Office, созданные в библиотеке SharePoint. Для достижения наилучших результатов ознакомьтесь со статьей эти файлы во-первых, если требуется внести в них изменения сети в Outlook.
Работа с синхронизированным списком контактов
Можно синхронизировать список SharePoint контактов между Outlook 2010 и SharePoint 2010. Это позволяет хранить, совместно использовать и управление SharePoint эффективнее в контакты Outlook. Можно также перевести списка контактов в автономный режим, работа с контактами, снова подключить их к сети и затем синхронизировать их из SharePoint 2010 или Outlook 2010.
Синхронизация списка контактов двустороннее или двунаправленного. Изменения, внесенные в эти контакты в Outlook, автоматически синхронизируются с списка контактов SharePoint. Изменения, внесенные в список контактов SharePoint автоматически синхронизируются с контактами в Outlook.
При открытии контакта SharePoint в Outlook или списка контактов в SharePoint 2010, можно просмотреть последние изменения. Если при открытии списка контактов SharePoint для контактов в Outlook были внесены изменения, необходимо обновить браузер, чтобы просмотреть последние изменения в список SharePoint. При внесении изменений в список контактов SharePoint при открытии контакта в Outlook, необходимо использовать команды Отправки и получения последних изменений в контакт Outlook.
Работа с синхронизированным списком задач
Можно синхронизировать списка задач SharePoint между Outlook 2010 и SharePoint 2010. Можно работать со списком стандартных задач и списка задач проекта, который похож на список стандартных задач, за исключением того, что список задач проекта предоставляет графическое отображение элементов задачи, называемых представление диаграммы Ганта. Можно также перевести списка задач в автономный режим, работа с задачами в списке, снова подключить их к сети и синхронизировать их из Outlook.
Содержимое синхронизированным списком задач отображаются в разделе другие задачи в области навигации и консолидированные в списке дел. Для отслеживания состояния, ход выполнения и журнал проектов, вы и группы участников можно создать, назначение, обновление, ответ на и удаление задач при работе в соответствующих папок Outlook.
Вы также можете применить флаги и категорий к синхронизированных задач как это делается для задачи Outlook. Флаги и категории не отображаются на сайте SharePoint, но при работе с задачами, синхронизированных в Outlook доступны флаги и категории. Уведомления о задаче SharePoint также полностью интегрирован с задачами и календари, и можно выбрать параметры для автоматического создания уведомлений по электронной почте и напоминания.
Синхронизация списка задач двустороннее или двунаправленного. Изменения, внесенные в Outlook для таких задач, автоматически синхронизируются с списка задач SharePoint или списка задач проекта. Изменения, внесенные в списке задач SharePoint или списка задач проекта, автоматически синхронизируются с задачи в Outlook. Когда вы откройте задачу в Outlook или откройте список задач SharePoint или списка задач проекта в SharePoint 2010, можно увидеть последние изменения.
Если при открытии списка задач SharePoint были внесены изменения в задачу в Outlook, необходимо обновить браузер, чтобы просмотреть последние изменения в списке. При внесении изменений в список задач SharePoint при открытии задачи в Outlook, необходимо использовать команды Отправки и получения последних изменений в задачи Outlook.
Работа с синхронизированным внешнего списка
Можно синхронизировать внешнего списка SharePoint между Outlook 2010 и SharePoint 2010. Внешний список SharePoint создается с помощью Business Connectivity Services (BCS) в SharePoint Designer 2010 и могут содержать доступ на чтение и запись к бизнес-данным из источников, таких как SQL Server и SAP.
При создании внешнего типа контента в SharePoint Designer 2010 можно сопоставить его собственный тип элемента Microsoft Office, например контакта или задачи, чтобы внешние данные выглядит и работает так же, как элемента контакта или задачи в Outlook. Предположим, что внешних данных приведен список клиентов и для отображения внешних данных в Outlook. Так как данные для клиентов напоминает контактов в Outlook, можно сопоставить элемент контактов в Outlook этого внешнего типа контента. После подключение внешнего списка к Outlook с помощью команды подключиться к Outlook , можно создавать, обновлять и удалить внешние данные непосредственно из Outlook, так же, как будет создание и редактирование контактов Outlook и задачи.
Дополнительные возможности интеграции
Outlook 2010 имеет дополнительные возможности интеграции с SharePoint 2010, включая следующие:
Отображение SharePoint 2010 и Outlook 2010 календари-одновременного
Управление оповещениями SharePoint и RSS-каналов
Создание рабочей области для собраний
Используйте надстройки Outlook Social Connector для управления веб-каналами социальных сетей своих коллег.
Подробнее об этих дополнительные возможности интеграции в Outlook 2010 и SharePoint справочной системы.
Синхронизация библиотеки SharePoint с приложением Outlook 2010
В браузере перейдите на сайт SharePoint с библиотекой, который вы хотите синхронизировать.
Щелкните имя библиотеки на панели быстрого запуска или в меню действия Сайтавыберите Просмотреть весь контент сайтаи щелкните имя библиотеки в разделе соответствующую библиотеку.
Примечание: Внешний вид и навигация сайта SharePoint могут быть существенно изменены. Если не удается найти параметр, например команды, кнопки или ссылки, обратитесь к администратору SharePoint.
На ленте на вкладке Библиотека в группе Экспорт & подключения нажмите кнопку подключиться к Outlook.
Когда будет предложено запустить программу на компьютере, нажмите кнопку Разрешить.
Если вам нужен доступ ко всем файлам в Outlook в библиотеке есть вложенные папки, Просмотр библиотеки на верхнем уровне его и затем подключиться к Outlook. По умолчанию Если вы являетесь во вложенной папке библиотеки и затем подключиться к Outlook, библиотеку подключены только содержимое этой папки.
Доступ к содержимому только из одной папки в Outlook, имеется два варианта. Если не открыть папку, содержащую файлы, которые должны быть доступны в Outlook, выберите папку, щелкните появившуюся стрелку Меню "Открыть" и нажмите кнопку подключиться к Outlook. Если уже открыта папка, который вы хотите подключиться, выполните действия для подключения библиотеки.
После библиотеки подключиться к Outlook, можно пригласить других участников группы для подключения к библиотеке. Щелкните правой кнопкой мыши имя библиотеки в Outlook и нажмите кнопку Общий доступ к папке.
Синхронизация списка SharePoint контактов с помощью контактов Outlook 2010
В браузере перейдите на сайт SharePoint, содержащий список контактов, который вы хотите синхронизировать.
Щелкните имя списка контактов на панели быстрого запуска или в меню действия Сайтавыберите Просмотреть весь контент сайтаи щелкните имя списка контактов в разделе соответствующий список.
Примечание: Внешний вид и навигация сайта SharePoint могут быть существенно изменены. Если не удается найти параметр, например команды, кнопки или ссылки, обратитесь к администратору SharePoint.
На ленте на вкладке список в группе Экспорт & подключения нажмите кнопку Открыть в Outlook.
Когда будет предложено подключиться SharePoint контактов Outlook, нажмите кнопку ОК.
В Outlook 2010 контакты будут добавлены в списке контактов в области навигации.
Синхронизация списка задач SharePoint с задачи Outlook 2010
В браузере перейдите на сайт SharePoint, содержащий список задач или списка задач проекта, которые нужно синхронизировать.
Щелкните имя задачи или проекта списка задач на панели быстрого запуска или в меню действия Сайтавыберите Просмотреть весь контент сайтаи щелкните имя задачи или проекта списка в разделе соответствующий список.
Примечание: Внешний вид и навигация сайта SharePoint могут быть существенно изменены. Если вам не удается найти какой-либо элемент интерфейса, например команду, кнопку или ссылку, обратитесь к администратору.
На ленте на вкладке список в группе Экспорт & подключения нажмите кнопку Открыть в Outlook.
При появлении запроса о список контактов SharePoint подключиться к Outlook, нажмите кнопку ОК.
В Outlook 2010 задачи, которые будут добавлены в разделе Другие задачи в области переходов и в списке дел.
Примечание: Чтобы работать с задачами на сайт SharePoint, с которыми вы работаете ваши задачи Outlook так же. Можно перетаскивать или копировать задачи назад и вперед между папками для Outlook и сайт SharePoint. Тем не менее повторяющиеся задачи и поручения из Outlook, преобразуются в обычные задачи на сайте SharePoint.
Microsoft Windows SharePoint Services -- полезный инструмент, с помощью которого можно организовать совместную работу с коллегами и обмениваться документами. Его главным недостатком была необходимость пользователя подключаться к сети для доступа и изменения данных. Например, мне всегда было нелегко отслеживать многочисленные сайты, с которыми приходилось работать. Однако специалисты Microsoft объединили Windows SharePoint Services 3.0 и Microsoft Office SharePoint Server 2007 с Microsoft Office Outlook 2007, чтобы облегчить автономную работу с данными SharePoint. Благодаря применению Outlook для хранения данных SharePoint, пользователь располагает единым местом, в котором можно искать и изменять расписания, контактную информацию, документы и задачи; новые элементы доступны в одном месте, и не требуется обращаться к разным сайтам SharePoint.
В Outlook 2003 можно автономно обращаться к некоторым спискам, например календарю и контактам, но только для чтения; все изменения производятся в сервере SharePoint. Библиотеки документов недоступны автономно через Outlook 2003. В Outlook 2007 можно синхронизировать календари, контакты, задачи и панели дискуссий в персональном файле папки (PST). Можно добавлять, редактировать и удалять документы в автономном режиме, а вернувшись в оперативный режим, синхронизировать изменения с сервером SharePoint. Кроме того, можно синхронизировать библиотеки документов: даже если элементы сохранены только для чтения в PST-файле, приложения Microsoft Office 2007, такие как Word 2007, PowerPoint 2007 и Excel 2007, позволяют редактировать документы и сохранять изменения в папке SharePoint Drafts. Если открыть документы в оперативном режиме, то выдается запрос для синхронизации изменений с сервером. Некоторые элементы SharePoint синхронизировать нельзя, например объявления, ссылки, специальные списки, приложения баз данных, списки отслеживания неполадок и опросы.
Чтобы активизировать синхронизацию с Outlook 2007, следует обратиться к списку SharePoint или библиотеке документов, которую предстоит синхронизировать, и щелкнуть на пункте Connect to Outlook в меню Actions. Этот элемент меню доступен только для пользователей Outlook 2007 и Windows SharePoint Services 3.0 или SharePoint Server 2007. Выбрать список для синхронизации можно только из SharePoint, но не из Outlook. Когда синхронизация активируется в первый раз, формируется новый PST-файл с именем SharePoint Lists. Этот файл нельзя разделить между несколькими профилями Outlook, а если его удалить, то будет нарушено соединение с SharePoint. Outlook хранит все элементы, загруженные из сайта SharePoint, в PST-файле.
Функция Send/Receive программы Outlook сначала загружает заголовок элемента, а затем тело, как в режиме Cached Exchange Mode. Для немедленной загрузки щелкните на кнопке Download this document. Увидеть, какие документы доступны локально, можно в папке Offline Documents в Search Folders.
Процесс синхронизации интегрирован в Send/Receive Settings программы Outlook; конкретные параметры синхронизации можно задать в Define Send/Receive Groups. По умолчанию все сайты SharePoint синхронизируются одновременно с электронной почтой. Однако можно создать Send/Receive Group для SharePoint и настроить время синхронизации. Для более детального управления можно настроить дополнительные группы для отдельных списков SharePoint и назначить время их обновления.
Чтобы изъять списки SharePoint из процесса синхронизации, можно удалить папку в Outlook или воспользоваться кнопкой Remove на вкладке SharePoint Lists в диалоговом окне Account Settings. В результате удаляются все элементы из папки и локального PST-файла, но не изменяется оперативное содержимое списков SharePoint. Если закрыть PST-файл или удалить его из вкладки Data Files в диалоговом окне Account Settings, то нарушается связь с SharePoint. Чтобы восстановить соединение, необходимо вновь добавить списки для синхронизации из SharePoint, в результате появляется новый PST-файл, а прежний устаревает. Если связь нарушена, то обязательно удалите старый PST-файл из структуры папок.
При синхронизации библиотеки документов необходимо указать, на каком уровне папок предстоит ввести библиотеку в Outlook. Синхронизация охватывает все вложенные папки, что может привести к увеличению объема локально синхронизируемых данных. Исключить отдельные папки из синхронизации нельзя.
После синхронизации библиотеки документов можно переименовать или удалить из Outlook папку высшего уровня, но не вложенные папки. В настоящее время создавать вложенные папки, перемещать их и добавлять элементы можно только в SharePoint. Через Outlook можно обращаться к папкам, но не изменять структуру. Однако Outlook распознает папки, которые были переименованы, перемещены, удалены или созданы в SharePoint.
Если вся библиотека документов перемещена или удалена с использованием SharePoint, то Outlook сообщает об ошибке при попытке синхронизировать библиотеку документов. Чтобы устранить неполадку, необходимо удалить оригинал и заново синхронизировать библиотеку. Еще одна проблема возникает при локальном удалении загруженных из сети элементов с помощью функции Remove Offline Copy. При этом локальный элемент временно удаляется, но функция Send/Receive вновь загружает его.
Выше уже отмечалось, что элементы библиотеки документов хранятся в предназначенных только для чтения PST-файлах, но пользователь может изменить элементы, созданные в Word 2007, Excel 2007 и PowerPoint 2007. Если открыть такой элемент, то в верхней части документа появляется панель Message Bar, и можно щелкнуть на кнопке Edit Offline. Локальная копия измененного элемента хранится во вложенной папке SharePoint Drafts папки My Documents. Затем Outlook 2007 обращается к локальной копии, а не к PST-файлу. Можно также извлечь элемент из SharePoint в оперативном режиме с помощью функции Check Out, выбрав пункт Use my local drafts folder; при таком методе автоматически появляется возможность изменять документы автономно.
После того, как пользователь изменил элемент и вышел из приложения, выполняется проверка, и если пользователь подключен к сети, то элемент обновляется на сайте SharePoint. Если это невозможно, то он остается в папке SharePoint Drafts до тех пор, пока не будет открыт снова, но пиктограмма документа показывает, что он изменен. Кроме того, документ будет представлен в папке SharePoint Drafts Search в Outlook. Когда пользователь впоследствии подключается к SharePoint и открывает измененный элемент, появляется диалоговое окно, чтобы можно было выполнить изменения на сервере. Необходимо открыть каждый измененный элемент из папки SharePoint Drafts; Outlook не выдает оповещений о необходимости обновить эти элементы.
Чтобы изменить файл, отличный от Word 2007, Excel 2007 или PowerPoint 2007, требуется открыть элемент как предназначенный только для чтения и сохранить его локально с новым именем. Завершив работу с файлом, не забудьте загрузить его на сервер и заменить на сайте SharePoint с помощью браузера.
Но хотя клиент электронной почты является основой основ для работы с общими календарями, планирования и других офисных функций, для управления контентом и документами он плохо подходит. Администраторы Microsoft Exchange Server имеют все основания полагать, что отправка больших документов в виде вложений по электронной почте - не лучший способ совместной работы с документами. Некоторые администраторы предлагают разумные компромиссы, которые слабо затрагивают заведенный порядок работы, ведь очень трудно изменить привычки пользователей, особенно если дело касается удобства. Microsoft Windows SharePoint Services (WSS) предназначен для решения именно этих задач.
Выберите правильные версии
Первая задача для совместного использования Outlook и SharePoint заключается в правильном выборе версий. Microsoft предлагает следующие версии продуктов SharePoint:
Есть и другие варианты SharePoint, но они основаны на одном из перечисленных выше четырех продуктов. Их отличие с точки зрения пользователя Outlook незначительно.
Для получения преимущества совместного применения Outlook и SharePoint, как минимум, потребуются версии WSS 2.0 и Outlook 2003. Это преимущество станет более заметным, если у вас есть версии WSS 3.0 и Outlook 2007. Не обязательно применять MOSS 2007 и SPS 2.0, так как WSS 2.0 и WSS 3.0 прекрасно справляются с задачей.
Полнота получаемых от интеграции преимуществ зависит от версии используемого программного обеспечения. В таблице 1 показаны возможности взаимодействия в зависимости от версий SharePoint и Outlook. WSS 2.0 и Outlook 2003 обеспечивают базовую, одностороннюю степень интеграции. В этой комбинации Outlook получает данные из SharePoint, однако изменения, выполненные в Outlook, не переносятся обратно в SharePoint. Для обновления ресурсов в SharePoint необходимо задействовать браузер, затем обновленный контент снова копируется в Outlook. Хотя это не самый удобный способ работы, он вполне подходит для многих групп и проектов и позволяет воспользоваться преимуществами специальных или групповых хранилищ, которые можно просматривать из Outlook.
Контент SharePoint, доступный из Outlook
При настройке совместного использования Outlook и SharePoint в первую очередь необходимо разобраться, как SharePoint хранит контент. Хотя интерфейс SharePoint использует web-страницы и web-сайты, большая часть контента SharePoint хранится в виде списков - календарные события, контакты, документы и т.п. Интерфейс SharePoint спроектирован именно для удобного доступа к этим основным спискам. Начиная с WSS 2.0 и Office 2003, Microsoft предоставляет интеграционные возможности, разрешающие приложениям Office типа Outlook пользоваться списками SharePoint для промежуточного обмена данными в формате HTML. На Рисунке 1 показан типичный список документов SharePoint при просмотре через web-браузер; на Рисунке 2 - тот же список документов из Outlook.
Рабочие области встреч (Meeting workspaces). На рисунке 3 показано, как собирать в одном месте все обычные типы контента, который может быть на встрече. Пользователи Outlook могут легко вставить рабочую область встреч при настройке приглашения на встречу. Рабочие области встреч предлагают списки повесток дня (agenda list), присоединенную библиотеку документов (associated document library), список задач и список решений (task list, decision list). Все приглашенные могут иметь доступ к ним и обновлять их, что позволит участникам обновлять повестку дня и предоставлять необходимые документы, не посылая изменения всем участникам.
Контакты (Contacts). Контакты - это записи, идентифицирующие людей, с которым мы взаимодействуем. В SharePoint контакты как правило используют совместно для работы над проектом или на сайте; контакты для группы ИТ будут отличаться от контактов отдела кадров. Контакты SharePoint аналогичны элементам Contact в Outlook и содержат много одинаковых свойств, как показано на рисунке 4. Используя список контактов в SharePoint, все, кто имеет доступ к этому списку, имеют одно место для обновления контактов, поэтому нет необходимости отслеживать и изменять объекты Contact. Можно было бы также задействовать общие папки для совместного использования контактов, но в этом случае каждый получатель должен будет самостоятельно следить за самыми последними версиями и вручную обновлять их.
События (Events). События представляют собой записи, описывающие назначенные встречи, совещания или другие календарные даты (appointments, meetings, calendar data). В SharePoint информация о календарных датах, как правило, является общей для проекта или сайта, это удобный инструмент для всех групп. Пользователи Outlook хорошо знакомы с календарными датами, поэтому наличие общих календарей для специальных проектов - причем с автоматическим обновлением этих календарей - большое достижение.
Задачи (Tasks). Задачи - это записи, перечисляющие закрепленные за участником проекта задания и сроки исполнения, как показано на рисунке 5. Как SharePoint, так и Outlook предлагают поддержку для создания и назначения задач, но список задач SharePoint виден всем пользователям. В этом случае не надо вручную посылать и обновлять эти задачи. Outlook напомнит о задачах SharePoint, которые необходимо выполнить, и покажет их в календаре ответственного лица.
Ленты RSS (RSS feeds) представляют собой файлы XML, описывающие web-контент без форматирования. Они позволяют пользователям подписываться на источники контента с регулярным обновлением. Хотя можно модифицировать WSS 2.0 для обеспечения лент RSS, ленты встроены в WSS 3.0 и доступны для большинства типов списков. Эта способность использовать ленты RSS является встроенной функцией Microsoft Internet Explorer (IE) 7.0 и Outlook 2007 и обеспечивает доступ практически ко всем типам данных, хранящимся в SharePoint. На Рисунке 6 показана лента RSS в Outlook.
Синхронизация контента
Для связывания Outlook с SharePoint не требуется устанавливать дополнительные компоненты; все необходимые элементы ActiveX уже включены при установке Outlook. По мере добавления ресурсов SharePoint, Outlook начинает отслеживать эти ресурсы. Обе рассматриваемые версии Outlook создают отдельный файл PST на локальном жестком диске для хранения контента SharePoint. Каждый список SharePoint представлен в Outlook как отдельная папка внутри этого нового хранилища. Когда новый контент публикуется в списке SharePoint, Outlook копирует его в соответствующую папку.
Этот способ синхронизации имеет свои особенности, о которых следует помнить. Во-первых, где бы ни запускался Outlook, он автоматически пытается синхронизовать ресурсы SharePoint. При доступе к серверу SharePoint всегда просматривается самая последняя версия ресурсов SharePoint, причем в автономном режиме не требуется запускать синхронизацию вручную. Отрицательная сторона заключается в том, что если Outlook не может подключиться к настроенным ресурсам SharePoint, появляются надоедливые напоминания об аутентификации и ошибки синхронизации.
Из-за этого способа синхронизации для поддержки автоматической синхронизации следует держать рабочие папки в хранилище SharePoint. Можно копировать из них в обычные папки только отдельные элементы, но при удалении связанных папок Outlook потеряет ссылку на SharePoint и прекратит их обновление. Соответственно, элементы, которые вы копируете или удаляете из этих папок, не будут обновляться в новых местах.
Наконец, персональное хранилище SharePoint привязано к используемому профилю Outlook и рабочему компьютеру; если вы одновременно пользуетесь настольным компьютером и ноутбуком, требуется добавить нужные ресурсы SharePoint к обоим экземплярам Outlook.
Настройка Outlook
Процесс для использования Outlook с SharePoint прост. Перечисленные ниже шаги дают представление об общих процедурах для доступа и работы с различными типами контента.
Для получения доступа к списку SharePoint:
- Получите доступ к списку SharePoint, который нужно синхронизировать с Outlook.
- Выполните одно из следующих действий:
- Для списков контактов и событий WSS 2.0 и SPS 2.0 (Contact and Event) выберите параметр Link to Outlook (Связать с Outlook) в заголовке списка - см. пример этого параметра на Рисунке 4.
- Для большей части списков WSS 3.0 и MOSS 2007 выберите пункт ConnectwithOutlook (Подключить к Outlook) в меню Actions (Действия) в заголовке списка.
- Разрешите автоматическую синхронизацию Outlook с ресурсами SharePoint.
- Если требуется, можно скопировать данные SharePoint в другие папки Outlook.
Для привязки вложенных файлов Outlook к совместным рабочим областям SharePoint Shared Workspace:
Для связывания приглашения на встречу Outlook с рабочей областью встречи SharePoint Meeting Workspace:
- Откройте приглашение на встречу в Outlook. Введите необходимую информацию и заполните список участников.
- Щелкните кнопку Meeting Workspace (рабочая область встречи) и укажите URL родительского сайта SharePoint.
- Выполните одно из следующих действий:
- Создав новую рабочую область, выберите параметр Createanewworkspace («Создать новую рабочую область»). Выберите язык шаблона и тип шаблона из списков.
- При использовании существующей рабочей области выберите ее из списка.
- Щелкните OK, чтобы создать приглашение на встречу и создать или связать рабочую область встречи.
Ограничения
Интеграция Outlook и SharePoint имеет свои подводные камни. Необходимо помнить о следующих ограничениях:
Другие ресурсы
Существует бесчисленное множество ресурсов посвященных SharePoint и Office. Многие из них содержат ценнейшую информацию по интеграции SharePoint с Outlook и с другими приложениями Office. Приведем здесь несколько лучших:
Лучше вместе
WSS представляет собой предпочтительную платформу Microsoft для совместного использования и управления документами и списками контента. Хотя продукт с каждой версией приобретает новые полезные свойства, предлагая больше степеней взаимодействия с приложениями Office, многие пользователи и администраторы далеко не полностью задействуют преимущества его возможностей, считая web-интерфейс слишком громоздким и неудобным.
Outlook - популярное приложение для повышения продуктивности, помогающее справляться с почтой, контактами, календарями и планами. Что касается интеграции, совместное использование SharePoint и Outlook позволяет в полной мере оценить возможности каждого продукта. Этот вид взаимодействия может преодолеть многие ограничения и недостатки инфраструктуры почтовых серверов (типа Exchange Server), такие как неконтролируемый рост версий документов и затруднения управления, предоставляя вместе с тем унифицированный интерфейс для решения ежедневных задач.
Таблица 1. Взаимодействие между версиями SharePoint и Outlook
Читайте также: