Как открыть смену в 1с фитнес
Обновлено: 04.07.2024
Популяризация спорта растет постоянно и весьма существенными темпами. Исходя из этого немаловажного критерия, становится понятно, почему стало открываться такое значительное количество разноплановых фитнес-клубов.
Как и в любом бизнес-проекте, в фитнес-клубе важно правильно простроить все бизнес-процессы и наладить ведение бухгалтерского учета. Главная задача руководства фитнес-клуба не только увеличить общий притока потенциальных клиентов, повысить качество обслуживания и расширить перечень всех предоставляемых в центре услуг, но и сделать все процессы прозрачными и легко управляемыми. Эта задача становится более легкой в исполнении при внедрении программы БИТ.Фитнес, которая позволяет не только автоматизировать 80% рабочих обязанностей администратора, помогает вести полный учёт всех доходов и расходов, скидок, но и формировать полезные и понятные отчётов для руководителей в 1 клик.
Ключевые понятия организации фитнес-центра
Фитнес-центр является имущественным комплексом, основное предназначение которого – предоставление услуг.
Осуществлением фитнес-деятельности могут заниматься ИП, а также юрлица, имевшие в своем распоряжении имущественные права на то или иное коллективное средство размещения, чтобы предоставлять услуги спортивно-оздоровительного характера.
Что же касается фитнес-центра, то он причисляется к области оказания услуг и характеризуется своими особенностями относительно организации хозяйственной деятельности, следования законодательным требованиям о защите прав потребителя, бухгалтерского учёта, а также налогообложения.
Главные сложности сопряжены не с габаритами фитнес-клуба, а с многообразием его номенклатуры затрат и прибыльности. Стандартные услуги, которые приносят хорошую прибыль фитнес-центру:
- Продажа клубных карт.
- Допуслуги спортивной направленности.
- SPA услуги.
- Фито-барные услуги.
- Деятельность саун и бань.
- Иные доходы.
Данная прибыль дает возможность существовать и дальше развиваться в прогрессирующем режиме любому фитнес-клубу.
Учетные особенности фитнес-центра
Зачастую для целенаправленного развития фитнес-центра необходимо совмещать два крайне важных критерия режима налогообложения. Рассмотрим особенности учета для фитнес-клубов.
Подавляющая часть потребителей любых из вышеперечисленных услуг фитнес-центров - физические лица, которые приобретают их исключительно для личных целей. А это значит, что данный вид услуг можно отнести к бытовым, общепитам и розничной торговле. Исходя из этого, они должны моментально быть напрямую переведены на ЕНВД. Для других видов деятельности можно подобрать упрощенную либо основную системы налогообложения.
Помимо всего прочего самые крупномасштабные фитнес-центры стараются расширить свой ассортимент, осваивая и прибегая к медицинским услугам (изначально потребителю услуги ставится его диагноз, а уже потом назначаются наиболее подходящие именно ему виды спортивных нагрузок) и образовательным (специализированное обучение и стажировка тренеров по фитнес-дисциплинам). На все вышеперечисленные виды трудовой деятельности необходимо заранее получить государственные лицензии в соответствии с установленным законодательством.
Также стоит учесть, что бухгалтер любого фитнес-центра должен уделять усиленное внимание учету подобного рода активов. Например, в данной сфере появляется актуальный вопрос: «Как реально отразить имеющиеся затраты на получение специализированной лицензии, если предоставляемые услуги, ранее оговоренные в ней, оказываются периодическими либо сезонными». Исходя из вышеперечисленных условий, обучение профессиональных фитнес-инструкторов может происходить на нерегулярной основе, а лишь после того, как состоится и будет проведена соответствующая международная конвенция. В российских учетах (разительно отличающихся от международных, где широко используются и применяются понятия глобальной консервации) все расходы на приобретение нужных лицензий можно подразделять и учитывать каждый месяц или по количеству всех имеющихся периодов специального обучения. Стоит помнить, что все это необходимо и крайне важно прописать в учетной политике.
У многочисленных учреждений появляется выбор между кассовым методом и методом начисления. По мнению высококвалифицированных экспертов, самым предпочтительным методом для фитнес-клуба по праву можно считать метод начисления, исходя из того, что основная статья всех имеющихся доходов – это реализация клубных абонементов, функционирующих зачастую в течение всего календарного года. Стоит учесть, что основная цель организации спортивного характера – это привлечение новых и удержание старых клиентов. А осуществляется подобного рода манипуляция возможностью оплачивать клубные карты не единовременными платежами. В других случаях карту с полной уверенностью можно назвать дисконтной. Например, если потребитель приобрел карту для занятий в тренажерном зале, то он может воспользоваться этими услугами безлимитно. Но если клиент с этой же клубной картой решит посетить плавательный бассейн, ему понадобится доплатить лишь некий процент от полной стоимости посещения аквазоны.
При всех вышеозначенных критериях бухгалтерский учет предусматривает использование «дохода будущего периода», а для учета всей выручки от последующей реализации карт и счета «расхода будущего периода» для планомерного учета имеющихся расходов, напрямую связанных с предоставлением специализированных услуг спортивного характера.
Учет всех вышеописанных нюансов при действенном кассовом методе может существенно добавить работы любому бухгалтеру. Но стоит знать, что данные методы начисления реально несовместимы с «упрощенкой».
Учет прибыли фитнес-клуба
Учет прибыли и начисляемых с нее государственных налогов (налог с продаж и НДС) – один из самых сложных моментов бухгалтерских учетов любого из действующих фитнес-клубов.
Фитнес-центр предоставляет населению разноплановые абонементы не только на единоразовое посещение спортивных залов, но также может расширить действия на месяц, полгода и возможно на целый календарный год. Поступившая денежная сумма учитывается бухгалтером как предоплата с последующим начислением необходимого НДС.
Также стоит помнить, что действующие органы, напрямую связанные с налогообложением, считают все проходящие через банк оплаты услуг наличным расчетом.
С того самого момента как реальный договор с клиентом фитнес-центра вступает в силу, сумму внесенной предоплаты нужно подразделить на количество календарных месяцев действия клубной карты и равными (заранее определяющимися) долями относить на необходимый счет. В таких же пропорциях необходимо вносить в бюджет налоги с продаж.
Продление и приостановление действия клубной карты
Продажа фитнес-центром долгосрочных абонементов предполагает, что при крайней необходимости клиент имеет полное право продлевать действие имеющегося у него на руках абонемента на то время, которое он не посещал клуб из-за отпуска либо болезни. Для этого клиенту необходимо написать предоставленные ему администрацией заявление с пожеланием продлить его абонемент на те сроки, в течение которых он не мог посещать фитнес-клуб. Эти операции в обязательном порядке должны быть отражены в бухгалтерских учетах.
Продаже детского абонемента
Большинство фитнес-клубов предоставляют услуги подрастающему поколению. Как многим известно, налогообложению не подлежат специализированные услуги по работе с детьми в секциях спортивной направленности. Однако следует помнить, что НДС на приобретаемые для юношеских секций расходных материалов и необходимых работ к вычету принимать нельзя.
Учет скидок фитнес-центра
Если фитнес-клуб вводит какие-либо скидки с целью привлечения новых клиентов, налоговые органы имеют полное право перепроверить правильность применения цен при их реальном отклонении более чем на 20% в сторону качественного повышения или в сторону существенного понижения от уровня цены применяемой налогоплательщиком по подобного рода услугам в пределах незначительного периода времени. При этом, конечно, учитываются все скидки, вызванные колебаниями (сезонными либо иными) потребительского спроса на предоставляемые услуги.
Рекламные расходы
Все рекламные расходы до 2002 года нормировались органами налогообложения. Сюда входили следующие виды расходов: наружная, световая и иная реклама; рекламные щиты и стенды; участие в экспозициях, выставках и ярмарках; демонстрационные залы и комнаты образцов; рекламные каталоги и брошюры; подача рекламной информации через ТВ, печать и радио. Расходы на иные виды рекламной деятельности для целей налогообложения признаются в размерах, не превышающих 1% прибыли от реализации.
Бит.Фитнес
Одним из важных преимуществ модуля БИТ.Фитнес является бесшовная интеграция с 1С. Таким образом, все данные о доходах, расходах, скидках и рассрочках по категориям автоматически попадают в интегрированную систему учета 1С.
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию по всем функциональным возможностям БИТ.Фитнес.
Согласно действующим требованиям законодательства РФ если организация использует в работе фискальное оборудование, то работа должна делиться на кассовые смены. Соответственно, перед началом работы следует выполнить открытие смены в 1С, а после необходимо эту смены закрыть.
Перед тем как открыть смену в 1С:Бухгалтерия выполним определенные настройки. Перейдем в раздел “Главное” и выберем пункт “Организации”. Если в базе учет ведется по нескольким организациям, то открываем карточку нужной нам организации, в которой будет открывать смену. Далее переходим по гиперссылке “Лимиты остатка кассы”.
Далее нажимаем “Создать” и устанавливаем период и размер лимита. Записи в этом регистре имеют периодический характер.
В справочнике “Подключаемое оборудование” предварительно подключен регистратор на текущего пользователя информационной базы.
Далее открываем раздел “Банк и касса” и выбираем пункт “Управление фискальным устройством”. После чего появится следующее окошко, в котором первой кнопкой будет операция “Открыть смену”.
После чего будет открыта кассовая смена. Список всех кассовых смен можно увидеть в том же разделе “Банк и касса”, выбрав пункт “Кассовые смены”.
При открытии смены системой будет зафиксирована организация, касса ККМ и наше фискальное устройство. Статус смены будет иметь значение “Открыта”. После закрытия текущей смены ее статус будет иметь значение “Закрыто”.
Бизнес автоматизируется и все чаще уходит в облака независимо от ниши, это касается и фитнес-индустрии. Рынок предлагает достаточно много ИТ-решений для бизнес-процессов. Приходится поломать голову над тем, как построить систему лучше. Методом проб и ошибок мы в Athletic-GYM нашли для себя оптимальный вариант.
10 клиентских баз, две CRM-системы и одна большая головная боль
Athletic-GYM сейчас — сегодня это 13 фитнес-клубов в четырех городах и трёх разных часовых поясах. Все локации довольно крупные многопрофильные фитнес-центры площадью более 1200 кв. м. с большим набором предложений: тренажерный зал с оборудованием премиального класса, сайкл-тренировки, групповые занятия, зона кроссфит. Клубы удовлетворяют потребности разных целевых аудиторий, от 18 лет и до пенсионного возраста, поэтому критериев учета учень много.
Когда мы задумались о глобальной перестройке своей ИТ-системы, клубов было шесть и организационно они не были сетью с единым центром управления. В каждом городе выстроилась своя модель автоматизации. И ни одна ни другая нас не устраивала.
В Твери работала простая в использовании система, но на каждом клубе велась отдельная клиентская база.
В процессе продаж было много лишних действий. Клиент мог купить мультикарту, открывающую доступ ко всем нашим фитнес-центрам, менеджер прозванивал остальные клубы и сообщал о такой покупке, там вносили клиента без оплаты. Можно было продать карту задним числом, любого человека под предлогом приобретения мультикарты внести в базу.
Единственный способ это проверить — сверять огромные таблицы Exсel. При этом поставщик ПО отказался интегрироваться с нужными нам сервисами.
В Тюмени работала совершенно другая СРМ-система, в ней не было возможности махинаций. Зато была зависимость от разработчика. ПО поставлял один человек, он же разрабатывал, он же продавал и поддерживал. И здесь тоже интеграция стала камнем преткновения. Поставщик планировал сам разработать необходимое нам мобильное приложение и сделать интеграцию с системой доступа в клуб по отпечатку пальца. Мы рисковали замкнуть все процессы на одном лице. Разработчик мог элементарно заболеть, поменять свои интересы, и наша программа переставала бы в этом случае работать.
Отсутствие возможности углубить автоматизацию стало тормозить развитие компании, поэтому мы решили перекроить текущие бизнес-процессы.
5 критериев выбора системы
Плох тот владелец фитнес-центра, который не мечтает о масштабировании. Мы мечтали и двигаемся в этом направлении. При смене ИТ-рельс на новые во главе угла стояли потребности централизованной работы сети и снижение затрат на содержание IT-инфраструктуры. Набив шишки на автоматизации своих фитнес-центров, мы выявили пять критериев, которым следовали при выборе системы автоматизации.
Общая база клиентов
Наши 6 отдельных списков клиентов в разных клубах стали большой головной болью: разобщенность данных усложняли анализ, замедляла скорость принятия решений. К тому же функции CRM дополнительно выполняли еще и таблицы Excel у каждого менеджера, общий Битрикс24. Информация о взаимодействиях с лидами во многих случаях просто не фиксировалась. Единая клиентская база дала бы унификацию процессов, общий справочник номенклатуры, единые настройки, единый список сотрудников и так далее.
Сбор статистики
Нам была необходима достоверная статистика, чтобы видеть общую картину работы всех клубов и делать на ее основе обоснованные уникальные торговые предложения.
Залог достоверности - минимизация человеческого фактора, а это значит углубление автоматизации и интеграция с различными сервисами.
Интеграционные возможности
Помимо того, что поставщики ПО тянули или наотрез отказывались интегрироваться, в регионах было трудно найти специалистов, которые смогли бы запустить систему и поддерживать её в рабочем состоянии.
Закрытие окон возможностей
Под возможностями в нашем случае подразумевались махинации и банальное воровство. Мы провели небольшой эксперимент, пробыли вместе с коллегой один день за рабочим местом менеджера и пытались найти возможность дополнительного заработка «мимо кассы», жали на все доступные кнопки. Мы насчитали 20! окон возможностей. Я уверен, что человек, думающий в этом направлении 12 часов в свою рабочую смену, может найти куда больше таких лазеек.
Информационная безопасность
Конечно, мы хотели спать спокойно, не волноваться за свои данные и быть максимально независимыми от поставщика продукта.
Облако / коробка. А стоял ли выбор?
Мы давно хотели перейти в облако по простой причине — большая система, много клубов и есть желание открывать еще. Нужна была единая база, единые настройки, простые инструменты контроля. При этом если бы мы взяли коробку, то в каждом городе нам потребовалось бы иметь по серверу, содержать ИТ-инфраструктуру.
Первое «облачное» предложение мы получили от поставщика одной из CRM-систем. Он предложил разместиться в облаке купив за свой счёт всё оборудование. За один город это выливалось в сумму около миллиона рублей и перспективу в будущем доплачивать еще. Сколько, через какое время и почему придется доплачивать, поставщик не смог объяснить доступно и аргументированно.
Мы выбрали вариант комплексной отраслевой облачной системы автоматизации 1С:Фитнес клуб . Там, на наш взгляд, условия выглядели прозрачнее. Нам сказали: «Мы разместим вашу базу у себя в облаке, и вы будете платить 700 рублей за 1 рабочее место, больше цена меняться не будет, все заботы по хранению, обслуживанию инфраструктуры, созданию резервных копий берем на себя». Было понятно, что происходит и за что мы платим.
В риск кражи наших баз «злыми дядями из облака» мы не верили изначально. Ни 1 С: Фитнес клуб , ни любому другому крупному поставщику это не нужно. Репутационные риски огромные, конечно, если вы работаете со статусной компанией. А вот возможности купить клиентскую базу у ИТ-специалиста, который обслуживает вас откуда-то из другого города, или менеджера, который имеет доступ к ней, вот это уже опасение более оправданное.
Люди боятся, что в облаках украдут данные, но не видят, что у них ежедневно воруют сотрудники, которые увольняются каждые полгода.
Еще один нюанс, к которому мы присматривались внимательнее, зависимость от интернет-связи. Мы в облаках больше года и все это время работаем на обычном Дом ру, сейчас даже без резервного канала связи. Все стабильно и без перебоев. Мы убедились, что для нас в Твери и в Тюмени интернет-связь надежнее, чем провода локальной сети.
Кроме того, перед глазами были примеры коллег, работающих с коробочными версиями ПО. У одних два фитнес-клуба в городе, сервер находится в одном из них. Провода, системный блок, роутер, вентиляторы, источник бесперебойного питания — все это обслуживается собственными силами, связь постоянно теряется и вылетает программа. Это к вопросу о кадрах в регионе. У коллег из Калуги тоже коробочная версия программы. Проблем с ее работой нет. Они интегрируются с нужными сервисами. Но развития тоже не происходит, открывать новые филиалы сложно.
Жизнь в облаках
Можно сказать, что пять задач, которые мы хотели решить при помощи системы, выполнены. Внутренние процессы выглядят так.
Человек приходит в клуб, данные по клиенту заносят в нашу систему 1С:Фитнес-клуб , ему продается карточка, делается фотография, снимается отпечаток пальца, на телефон устанавливается мобильное приложение. Дальше клиент, если хочет заниматься в тренажерном зале, приходит в соответствующее купленному абонементу время, прикладывает палец, попадает в клуб , выбирает любой удобный шкафчик, который ему нравится, идет в зал. Если речь о посещении групповых занятий, то человек открывает мобильное приложение, смотрит расписание, наличие свободных мест, записывается, система контроля автоматически фиксирует явку или неявку на занятие.
Со своей стороны мы взаимодействуем с клиентами в основном через push-уведомления и через личный кабинет в мобильном приложении Mobifitness. Клиент может наблюдать в режиме реального времени загруженность клуба. Система постоянно считает, сколько турникет сделал оборотов. В личном кабинете видна вся информация по карте: когда она заканчивается, что в нее включено, сколько дней заморозки осталось. Заморозить или продлить карту можно также в мобильном приложении.
Мы максимально закрыли окна возможностей: унифицировали права доступа для всех городов, исключили возможности корректировки цен при продажах, разработали единые регламенты контроля.
Мы имеем доступ к базе данных 24 часа в сутки, 7 дней в неделю. Зайти в базу и сделать аналитику можно с любого компьютера через любой браузер.
Все наши данные находятся в облаке у поставщика облачной системы автоматизации. Формально, мы зависим от него полностью. Но, с другой стороны, мы находимся под двойной степенью защиты. Своей репутацией на конкурентном рынке дорожит и 1 С: Фитнес клуб и тем более 1С. Если проблемы возникают с первыми, мы можем обратиться за помощью ко вторым.
Можно сказать, что на фоне рынка мы выглядим современно и успешно. Полагаю, мы все сделали вовремя.
Рабочий день сотрудника фитнес-клуба до установки системы автоматизации и после существенно отличается. Мы попробуем рассказать наглядно, что меняется в будничных задачах, на примере своей программы.
Итак, ваш клуб внедрил 1С:Фитнес клуб. Вы — менеджер.
Представьте, что вы уже заварили кофе и готовы начать рабочий день. Вы не тратите время на то, чтобы собраться и набросать себе задачи на день. Процесс облегчает система. Она готовит список задач.
Вот система сигнализирует о том, что один из клиентов уже месяц не появляется в вашем клубе. Вы видите задачу: нужно позвонить и узнать что с ним случалось.
Ведь если менеджер не позвонит клиенту, то клуб никогда не узнает, почему тот не ходит. А менеджер не позвонит, если система сама не поставит для него такую задачу: кто без нее заметил бы продолжительное отсутствие одного из сотен посетителей? Задача по отслеживанию посещаемости легла на автоматизированную систему и теперь она делает это за вас.
А у другого клиента скоро закончится абонемент. Интрига: успеет ли клиент до окончания срока действия своего пакета отходить на все тренировки? Система произведет расчет и если выяснит, что клиенту времени не хватит, то создаст задачу менеджеру сделать звонок и предупредить.
Третий клиент недавно купил членство в вашем клубе.
Для того, чтобы вовлечь и удержать его, менеджеру нужно последовательно сделать несколько звонков.
Сначала записать на пробную тренировку и проконтролировать её выполнение тренером. А после совершить звонок вежливости — выяснить первые впечатления клиента от клуба.
Через месяц, чтобы не потерять посетителя пока длится адаптационный период, снова позвонить и узнать как у него дела, всё ли устраивает.
Для успешного продления этой истории необходимо сделать еще два звонка: за три месяца до окончания членства (если оно годовое), и непосредственно в момент самого продления.
Если все эти задачи сотруднику сервиса или отдела продаж ставятся автоматически, то вероятность, что клиент продлит абонемент и останется с вами, сильно возрастает.
Так программа автоматизации 1С:Фитнес клуб помогает удерживать клиентов, что гораздо дешевле, чем привлекать новых.
Читайте также: