Как отменить проведение всех документов в 1с унф

Обновлено: 05.07.2024

В типовых конфигурациях 1С есть замечательный инструмент, позволяющий запретить изменения документов в закрытых периодах. Обзор и инструкцию по нему вы можете прочитать по ссылке . Но иногда все таки возникает необходимость проведения операций задним числом или исправления уже введенных данных. Поэтому, какой-то период всегда держат открытым для редактирования. Как правило, это текущий месяц или квартал.

При работе вы или другие пользователи часто открываете старые документы, для того, чтобы что-то посмотреть или проверить. Иногда, особенно в конце периода, при подготовке отчетности случайно можно поменять данные. Так же можно просто « случайно » перепровести старый документ. Напомню, что дата запрета у нас на текущий период еще не установлена. Изменения документов, включая даже простое перепроведение документа, могут привести к изменениям, которые сложно отловить, особенно если сразу не обратили на это внимание.

Рассмотрим несколько способов решения данной проблемы.

Использование даты запрета

В программе можно настроить автоматическое изменение даты запрета. Минусы данного способа очевидны — пользоваться таким строгим ограничением не очень удобно, так как при необходимости внесения изменений в текущем периоде — придется отключать контроль, а потом включать заново.

Правильное закрытие документов

Можно развить в себе и в сотрудниках привычку закрывать документы не кнопкой «Провести и закрыть», а как это принято говорить «крестиком». Т.е. пиктограммой в правом верхнем углу формы. Предположим, что за себя вы можете поручиться, то за других сотрудников, работающих в базе, сделать это будет сложно.

Использование расширения

Я подготовил специальное расширение для типовых конфигурации, которое позволяет решать данную проблему альтернативным способом.

Расширение предоставляет возможность включить режим «Только просмотр» для проведенных документов. Другими словами, когда вы открываете проведенный документ, вы не можете изменять данные на форме. Для того чтобы внести изменения, необходимо будет найти этот документ в списке и вызвав правой клавишей мыши контекстное меню, отменить его проведение. Таком образом, случайная ошибка при этом практически исключается.

Чтобы быстро найти нужный документ в списке можно использовать следующий метод: В открытой форме необходимого документа выбрать команду Еще. В открывшемся меню выбрать команду Показать в списке . Далее откроется список, текущей строкой в котором будет искомый документ. И уже здесь можно отменить проведение указанным выше способом

Расширение добавляет на главную страницу программы в раздел сервис отдельную команду для вызова формы настройки. Доступ к настройкам имеют только пользователи с полными правами.

Есть несколько режимов работы. Самый первый режим отключает контроль для всех документов. Т.е. расширение ничего не делает и система работает в штатном режиме . Он может пригодится для временного отключения расширения.

Второй режим, включает контроль для всех документов. Любые проведенные документы будут открываться в режиме «Только просмотр»

Третий режим позволяет указать виды документов, для которых будет производиться контроль. Например, вы можете выбрать только банковские документы. Здесь все зависит от особенностей учета в Вашей организации. Этот вариант является наиболее предпочтительным.

В заключение рассмотрим плюсы и минусы расширения.

дополнительные возможности контроля изменения документов
подходит для разных конфигураций
простота настройки и подключения
несколько режимов работы
не влияет на обновления

для редактирования проведенного документа из списка ограничений, приходится отменять проведение
нельзя использовать в базовой версии

Ознакомится с возможностями данного продукта вы также можете на странице расширения.

Напоминаю, что Вы всегда можете обратиться ко мне по любым вопросам связанными с доработкой и настройкой 1С

Подписывайтесь на канал и наши группы в социальных сетях, чтобы не пропустить новые публикации.

Видео инструкцию к данному материалу можно посмотреть в моем инстаграме

Примененное в названии материала слово «перепроведение» указывает на тот факт, что первое проведение документов было выполнено неверно, результат не устраивает пользователя и необходимо внести массовые изменения в данные системы учета. Исправления желательно совершить с минимально возможными затратами времени и сил. Приложения семейства 1С предлагают для формирования проводок по группе документов соответствующий сервис, который называется в 1С.УНФ групповое перепроведение документов, равно как и в других конфигурациях.

Причины, побуждающие выполнять повторное проведение документов, могут быть разными.

Ошибки пользователей, неверно использовавших функциональность программного обеспечения и тем самым нарушивших целостность и непротиворечивость данных учета, требуют исправления через корректную повторную обработку верно заполненных документов;
Несвоевременное внесение изменений в конфигурацию разработчиками приводит к необходимости повторной обработки документов согласно исправленному алгоритму;
Изменение внутренних регламентов предприятия влечет потребность изменения данных учета, когда это не противоречит законодательству.

Документ, проводка, регистр

Теория бухгалтерского учета определяет, что проводки создаются на основе первичных документов. В автоматизированном учете не достаточно сохранить измененную версию документа, необходимо его проведение. Системы семейства 1С для хранения различных срезов данных используют особые таблицы – регистры 1С, изменения в которых выполняются через проводки.

Наличие регистров повышает производительность системы, поскольку при формировании отчетов приложение обращается не к совокупности документов, а к заблаговременно сохраненным в регистрах данным, полученным из документов и обработанных в установленном порядке. Использование методики с регистрами избавляет систему от необходимости перебора всех документов, запрос на обобщение которых поступил от пользователя.

Повторное проведение документов, то есть создание новых проводок, необходимо для формирования корректного содержания регистров. Строго говоря, обобщенные цифры, полученные на основе документов, и информация из регистров в текущем учете могут отличаться по причинам, указанным ранее. Перепроведение документов приводит к единообразию те и другие данные.

Интерфейс сервиса перепроведения

Доступ к операции группового перепроведения в рамках 1С.УНФ осуществляется по маршруту «Компания / Настройки / Администрирование / Корректировка данных».

Настройки операции касаются двух основных параметров:

Определяется период документов, которые будут подвергнуты проведению;
Указываются организации, чьи документы планируется обработать.

Запуск процесса осуществляется нажатием кнопки «Выполнить». Обработка документов будет остановлена в случае обнаружения ошибки.

В отличие от больших конфигураций на пользователя 1С.УНФ возлагается обязанность самостоятельно выбирать период без вспомогательного сервиса «Восстановить последовательность». Однако, ввиду ориентированности данного приложения на предприятия с некрупным документооборотом, принятие этого решения не должно доставить пользователю особые трудности.

Сократить число шагов для доступа к сервису возможно, переместив его в группу избранного:

Установка соответствующей закладки осуществляется кликом по звездочке слева от наименования обработки;
После этих несложных манипуляций доступ к процедуре осуществляется через раздел «Избранное» на панели меню;
Здесь может быть изменено наименование ссылки, вызывающей обработку, или дополнено комментарием пользователя.

Особенности операции

Перепроведение занимает длительное время. Пользователю нужно в обязательном порядке дождаться окончания, не прерывая операцию принудительно. Затраты времени связаны с тем, что приложение последовательно вносит в данные масштабные изменения:

Отменяет совершенные ранее проводки;
Очищает регистры;
Вновь проводит документы и изменяет содержимое регистров.

Величина временного отрезка, определенная пользователем, влияет на количество документов в работе и, как следствие, на время выполнения операции.

Обработка, реализующая перепроведение, должна совершаться пользователем исключительно после принятия обдуманного аргументированного решения о ее необходимости. Специалист, принимающий такое решение, должен иметь исчерпывающее представление о строении конфигурации и структур данных, механизмах влияния документов на регистр. Обоснованность решения заключается в уверенности, что положительный эффект от повторного проведения документов значительно превысит возможные негативные последствия.

Разработчики системы обращают внимание на тот факт, что механизм данного сервиса не изменяет движения, введенные пользователями вручную, а не совершенные приложением стандартным способом. Существование большого числа таких документов снижает полезный эффект группового перепроведения.

Дата запрета редактирования данных — стандартная функция конфигураций 1С 8.3. Данный механизм позволяет задавать ограничения для редактирования, добавления, удаления и проведения документов ранее определенной даты. Иначе говоря, позволяет закрыть период для редактирования . Запрет можно устанавливать как в целом во всей программе. Так и по отдельным объектам, например, по организациям. Так же его можно установить для определенных пользователей.

На что влияет дата запрета

После установки запрета редактирования будет запрещено изменение, проведение и удаление документов. Таким образом, дата запрета

не позволяет записать существующий документ с датой, входящей в период запрета

запрещает сохранить новый документ с датой, входящей в период ограничений

не позволяет удалить документы, помеченные на удаление, с датой, входящей в запрещенный период

Простая настройка даты запрета

Для включения функции запрета редактирования необходимо перейти в раздел Администрирование (Администрирование и НСИ) – Настройки пользователей и прав . На открывшейся форме необходимо включить флажок Даты запрета изменения и перейти по ссылке Настроить .

Самой простой является настройка общей даты запрета для всех пользователей. При такой настройке никто, даже вы сами, не сможете изменить документы в закрытом периоде. Для их корректировки придется отключать или изменять дату запрета.

Общие ограничения по пользователям

Когда требуется назначить ограничения для определенных пользователей, необходимо перейти на вкладку По пользователям. Далее необходимо указать с помощью кнопки Подобрать нужных пользователей. Таким образом, можно настроить даты запретов в зависимости от компетенции и должности того или иного пользователя системы.

Ограничения по разделам и объектам

Важной настройкой ограничений является возможность установки запрета на определенные разделы и объекты учета. В поле Указывать дату запрета доступны следующие значения:

Общая дата – дата запрета задается для всех данных.
По разделам – для каждого раздела программы устанавливается своя дата запрета. При этом становится доступным список, в который можно добавлять Разделы и указывать для каждого раздела свое значение даты запрета.
По разделам и объектам – даты запрета задаются и в разрезе разделов, и в разрезе объектов. Для каждого объекта устанавливается своя дата запрета. Если выбрано это значение, то становится доступным список, в который можно добавлять объекты и указывать для каждого объекта свое значение даты запрета.

Например, способ указания по разделам и объектам , можно использовать, когда в системе ведется учет по нескольким организациям.

Читайте также: