Как отсортировать контакты в outlook

Обновлено: 06.07.2024

В некоторых языках контакты и адресные карточки сортируются по имени пользователя, а не по фамилии, как это принято в западных странах. Можно изменить порядок сортировки, установленный по умолчанию, выполнив следующие шаги.

Выберите в меню Сервис команду Параметры и нажмите кнопку «Параметры контактов».
В списке Как хранить, выберите порядок, который требуется использовать для сортировки контактов.

Изменение способа хранения контактов и внешнего вида записей адресной книги

В программе Microsoft Outlook три поля формы «Контакт» важны для работы с контактами с использованием адресной книги. Это поля «Полное имя», «Хранить как» и «Отображаемое имя».

Изменение формата имени для новых контактов

Изменение формата имени для существующих контактов

Названия компаний, начинающиеся со слова «The», автоматически обрабатываются, начиная со второго слова названия. Например, название «The Phone Company» будет отображено как «Phone Company, The». Невозможно изменить формат имен серверов Microsoft Exchange, например, имена в глобальном списке адресов.

Удаление поля из карточки контакта

Преобразование личной адресной книги в папку «Контакты»

В Outlook выберите в меню Файл команду Импорт и экспорт.
В списке Выберите нужное действие выберите значение «Импорт из другой программы или файла» и нажмите кнопку «Далее».
В списке Выберите файл для импорта выберите значение «Личная адресная книга» и нажмите кнопку «Далее».
В области Файл для импорта нажмите кнопку «Обзор», выберите файл для импорта и нажмите кнопку «Далее».
В списке Выберите папку назначения укажите значение «Контакты» и нажмите кнопку «Далее».
Следуйте дальнейшим указаниям мастера.

Отображение дополнительного указателя контактов

Чтобы добавить дополнительный указатель контактов для перемещения между карточками контактов с помощью указателей на нескольких языках выполните следующие действия. В представлении адресными карточками или подробными адресными карточками нажмите кнопку «Указатель контактов» , расположенную в нижней части указателя контактов. Выберите язык для дополнительного указателя. Дополнительный «Указатель контактов» доступен, если установлен хотя бы один из следующих языков: арабский, китайский, греческий, иврит, японский, корейский, русский, тайский. Одновременно можно использовать не более двух указателей.

Список контактов стал слишком большим? Быстрее всего организовать контакты можно по цвету: например, можно назначить синий цвет коллегам, красный — членам семьи и друзьям, а зеленый — общественным организациям и их работникам. Или используйте встроенные цветовые категории, или создайте собственные, присвоив им какие-либо выразительные имена (например, "Коллеги" вместо "Синий"). Затем можно выполнять сортировку по цвету для отбора нужных контактов.

Встроенные цветовые категории — синяя, оранжевая, сиреневая, красная, желтая и зеленая. Чтобы добавить существующий контакт в одну из них, выполните указанные ниже действия.

Выберите пункт Люди.

Если вместо слов отображаются значки, щелкните значок Люди или воспользуйтесь советом ниже, чтобы изменить то, что вы видите.

Совет: Чтобы изменить параметры навигации со значков на слова, щелкните многоточие рядом со значками, выберите Параметры навигации. и отменить сжатую навигацию.

Щелкните правой кнопкой мыши контакт, который нужно классифицировать, выберите категорию ищелкните нужный цвет.

Чтобы узнать, какая категория задана для контакта, прокрутите список контактов (Вид > Текущее представление > Изменить представление > Список) вправо, пока не появится столбец Категории. В нем показаны все назначенные категории.

При создании контакта можно назначить ему цветовую категорию. При вводе сведений о новом контакте в поле Контакт выберите команду Задать категории и выберите нужную категорию.

Переименование цветовой категории

Чтобы было проще вспомнить, что означает тот или иной цвет, можно изменить имя категории. Например, если другие сотрудники обозначаются синим цветом, можно назвать категорию Коллеги.

Выберите категорию, которую нужно переименовать, и нажмите кнопку Переименовать.

Введите имя новой категории.

Совет: Чтобы было проще добавлять контакты в эту категорию, выберите для них сочетание клавиш. После этого для назначения контактов категории достаточно будет выделить их в списке контактов и нажать назначенные клавиши.

Создание цветовой категории

Хотите использовать категорию другого цвета? Просто создайте ее.

Выберите команду Создать, введите нужное имя и щелкните стрелку вниз рядом с полем Цвет, чтобы выбрать цвет.

Сортировка контактов по цветовой категории

Завершив назначение цветовых категорий контактам, можно быстро отсортировать их по цвету, чтобы найти нужные.

Выберите пункт Люди.

Откройте вкладку Главная и в группе Текущее представление выберите пункт Список.

Прокрутите список контактов вправо, чтобы появился столбец Категории.

Щелкните заголовок столбца Категории, чтобы отсортировать список по цвету. Для каждой категории отобразится подзаголовок со списком всех контактов в ней.

Если у вас много контактов, ваш список контактов может быть немного утомительным. Изменение сортировки контактов поможет вам найти нужных людей.

Чтобы отсортировать контакты, сделайте следующее:

Перейдите на вкладку Люди.

Щелкните Главная > текущего >представления.

Щелкните заголовок столбца, по который нужно отсортировать. Например, чтобы показать контакты в алфавитном порядке по фамилии, выберите файл как.

Совет: Если контактам назначеныразные цветовые категории, можно щелкнуть заглавный колонок столбца Категории, чтобы отсортировать их.

Изменение формата имен контактов

Возможно, все контакты отформатированы по-разму, что может означать, что при сортировке с помощью столбца Файл как они не будут отформатированы так, как ожидалось. Например, некоторые из них могут называться "Имя", "Фамилия", а другие — "Фамилия" и "Имя". Если ваши контакты отсортировали не так, как вы хотите, попробуйте сделать следующее:

Нажмите Файл > Настройка учетных записей > Настройка учетных записей.

На вкладке Адресные книги выберите адресную книгу, для которую вы хотите изменить формат имени, и нажмите кнопку Изменить.

В списке Показать имена повыберите Файл как (Кузнецов, Иван).

Примечание: Если электронная почта находится на сервере Exchange, вы можете изменить формат имен контактов в основном списке контактов Outlook и в любых папках контактов, которые вы создаете, но изменить формат имен для людей из глобального списка адресов (GAL) нельзя. Эта адресная книга настроена автоматически и управляется администратором.

Изменение формата отдельных имен контактов

После сортировки списка контактов с помощью столбца Файл как один или два контакта могут по-прежнему отсортироваться по-прежнему. Чтобы изменить формат отдельного контакта, сделайте следующее:

Дважды щелкните контакт, который вы хотите изменить.

В поле справа от папки Файл какщелкните стрелку вниз и выберите нужный формат. Например, если вы пытаетесь сделать так, чтобы ДжонУберсон использовал формат "Фамилия", "Имя", выберите в списке Фамилия и Иван.

Совет: Если вы не видите нужный формат, введите имя в поле Файл как, используя нужный формат.

Чтобы отсортировать список контактов по фамилиям контактов, необходимо изменить формат отображения на формат фамилии и имени. После изменения формата отображения может потребоваться по отдельности изменить все контакты, которые не были обновлены с изменением формата.

Изменение формата на фамилию и имя

Вы можете изменить формат имен контактов в основной папке контактов Microsoft Outlook контактов или в любых папках контактов, которые вы создаете. Эти папки перечислены в списке адресная книга Microsoft Outlook. Однако изменить формат имен в глобальном списке адресов невозможно. Дополнительные сведения о gal см. в разделе Почему нельзя изменить формат имени для некоторых контактов? ниже.

Откройте вкладку Файл.

На вкладке Адресные книги в списке Имя выберите Outlook адресной книгии нажмите кнопку Изменить.

В Outlook адресных книгвыберите адресную книгу, для которую вы хотите изменить формат отображения контакта. Например, щелкните Контакты: Почтовый ящик — имя почтового ящика.

В списке Показать имена повыберите файл как (Кузнецов, Иван).

Закройте и перезапустите Outlook.

Изменение формата имени и фамилии для отдельных контактов

После изменения формата имен существующих контактов в адресной книге Outlook изменения применяются к будущим записям, которые вы создаете. Однако иногда формат обновляется не для всех контактов. В таких случаях необходимо изменить формат для каждого контакта.

В области Контактыдважды щелкните контакт, который не будет отображаться в формате фамилии и имени.

В открытом контакте в поле Файл как щелкните имя в формате фамилии и имени. Например, щелкните Кузнецов, Иван.

На вкладке Контакт в группе Действия нажмите кнопку Сохранить & Закрыть.

Повторите эти процедуры для каждого контакта, который не отображается в правильном формате имени.

Названия компаний в поле Название компании автоматически отображаются под следующим словом в названии. Например, компания Телефон как Телефон Company, The.

Почему нельзя изменить формат имени для некоторых контактов?

Контакты, которые отображаются в Outlook контактов, составляют содержимое адресная книга Microsoft Outlook. Вы также можете создавать и именовать другие папки контактов, а также изменять формат имени в каждой из этих папок. Однако изменить формат отображения имен в глобальном списке Microsoft Exchange Server адресов невозможно. Формат имен в списке gal за устанавливается администратором организации.

Глобальный список адресов. Для отображения этой адресной книги необходимо использовать учетную запись Microsoft Exchange Server. Глобальный список адресов содержит имена и адреса электронной почты всех сотрудников организации. Он настраивается автоматически при наличии учетной записи Exchange. Глобальный список адресов создает и обслуживает администратор Exchange или администратор сети. Она также может содержать адреса электронной почты внешних контактов, списков рассылки, конференц-залов и оборудования.

Адресная книга Outlook. Для использования этой адресной книги не требуется учетную запись Exchange. Адресная Outlook создается автоматически и содержит контакты из папки "Контакты" по умолчанию, в которую входят адреса электронной почты или номера факса. Эти контакты отображаются в диалоговом окне Адресная книга при выборе значения Контакты в списке Адресная книга.

Если вы создали дополнительные папки контактов, можно настроить свойства для каждой из них, чтобы включить контакты в адресную книгу Outlook.

Вы также можете изменить формат имени для других адресных книг, которые вы создаете в Outlook. Дополнительные сведения см. в статьи Добавление и удаление адресной книги.

Чтобы просмотреть все доступные адресные книги, щелкните Адресная книга на панели инструментов, а затем щелкните стрелку вниз в списке Адресная книга.

Каждая из ваших папок контактов указана в списке Адресные книги.

Изменение формата на фамилию и имя

Вы можете изменить формат имен контактов в основной папке Microsoft Office Outlook 2007 контактов или в любых папках контактов, которые вы создаете. Эти папки перечислены в списке адресная книга Microsoft Outlook. Однако изменить формат имен в глобальном списке адресов невозможно. Дополнительные сведения о gal см. в разделе Почему нельзя изменить формат имени для некоторых контактов? ниже.

Примечание: Чтобы изменения вступили в силу, Outlook необходимо перезапустить эту процедуру.

В Outlook меню Инструменты выберите пункт Учетная записьПараметры .

На вкладке Адресные книги в списке Имя выберите Outlook адресной книгии нажмите кнопку Изменить.

В Outlook адресных книгвыберите адресную книгу, для которую вы хотите изменить формат отображения контакта. Например, щелкните Контакты: Личные папки или Контакты: Почтовый ящик — имя почтового ящика.

В списке Показать имена повыберите файл как (Кузнецов, Иван).

Закройте и перезапустите Outlook.

Чтобы проверить изменение формата, в Outlook меню Инструменты нажмите кнопку Параметры.

На вкладке Параметры в области Контакт и заметкинажмите кнопку Параметры контактов.

В окне Параметры контактов сделайте одно из следующих действий:

Сначала в списке порядок "Файл как" по умолчанию.

В списке порядок "Файл как" по умолчанию выберите значение Последняя, Первая.

Изменение формата имени и фамилии для отдельных контактов

В области Контактыдважды щелкните контакт, который не будет отображаться в формате фамилии и имени.

В открытом контакте в поле Файл как в левом верхнем разделе щелкните имя в формате фамилии и имени. Например, щелкните Кузнецов, Иван.

На вкладке Контакт в группе Действия нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Повторите эти процедуры для каждого контакта, который не отображается в правильном формате имени.

Почему нельзя изменить формат имени для некоторых контактов?

Контакты, отображаемые в Outlook 2007 контактов, составляют содержимое адресная книга Microsoft Outlook. Вы также можете создавать и именовать другие папки контактов, а также изменять формат имени в каждой из этих папок. Однако изменить формат отображения имен в глобальном списке адресов (GAL Exchange Microsoft Exchange невозможно. Формат имен в списке gal за устанавливается администратором организации.

Чтобы просмотреть все доступные адресные книги, на панели инструментов нажмите кнопку Адресная книга и щелкните стрелку под кнопкой Адресные книги.

С помощью страницы "люди" Outlook в Интернете можно создавать, просматривать и редактировать контакты, списки контактов и группы. Создавайте новые контакты с нуля или добавляйте собеседника из карточки профиля. Вы можете создать простой список контактов для отправки электронной почты группе людей или создания групп для совместной работы с помощью групп.

Чтобы перейти на страницу "люди", войдите в Outlook в Интернете и щелкните значок " люди " в нижней части страницы.

Примечание: Если инструкции не совпадают с тем, что вы видите, возможно, используется более поздняя версия Outlook в Интернете. См. инструкции для классической версии Outlook в Интернете.

Создание контактов

Новые контакты будут сохранены в папке "Контакты по умолчанию", и вы также увидите их в списке контактов. Если вы хотите сохранить контакт в другой папке, выберите ее перед созданием контакта.

Щелкните значок люди в нижней части области навигации.

На панели инструментов страницы люди нажмите кнопку создать контакт.

Введите сведения о контакте. Щелкните Добавить, чтобы ввести дополнительные сведения, такие как адрес и день рождения.

Добавление контакта из карточки профиля пользователя

Когда вы щелкните имя или фотографию другого пользователя в Outlook или других приложениях и службах Office, вы увидите свою карточку профиля с информацией о них. На карточке профиля вы можете сохранить их в своих записных книжках, например, если вы хотите добавить заметки или другую информацию.

При необходимости добавьте дополнительные сведения. Щелкните Добавить, чтобы ввести дополнительные сведения, такие как адрес и день рождения.

Примечание: Контакт автоматически сохраняется в папке "Контакты", используемой по умолчанию, на странице "люди".

Добавление пользователей из своей организации в список сохраненных контактов

Чтобы добавить контакт в избранное, выберите его и нажмите кнопку Добавить в избранное на панели инструментов.

Найти нужный контакт на странице Люди можно несколькими способами:

В верхней части страницы выберите пункт Избранное , чтобы просмотреть список пользователей, добавленных в избранное.

Выберите нужные контакты.

Совет: Выберите букву в списке для быстрого перехода к нужному разделу.

Чтобы найти людей из вашей организации (каталога), которых нет в сохраненных контактах, воспользуйтесь поиском.

На странице Люди выберите контакт в центральной области, чтобы просмотреть или изменить его сведения. Вы видите версию карточки профиля. Вкладки и разделы, которые вы видите, могут отличаться.

Файлы: последние файлы, которыми контакт поделился с вами.

LinkedIn: если у контакта есть общедоступный профиль LinkedIn с тем же адресом электронной почты, который вы сохранили, здесь будут показаны сведения из LinkedIn.

Чтобы изменить контакт, выберите изменить контакт рядом с контактными даннымиили нажмите кнопку изменить на панели инструментов.

На странице Люди выберите контакт.

Щелкните значок камеры.

Если вы хотите центрировать изображение иначе, просто щелкните круг и переместите указатель. Чтобы изменить масштаб, воспользуйтесь ползунком под фотографией.

Изменение способа отображения и сортировки контактов

Чтобы изменить способ отображения имен контактов, выберите пункт Параметры , а затем — >имя или фамилиюконтакта.

Для выбора сортировки используйте меню Сортировка в верхней части списка. Например, выберите Сортировка по > фамилию.

Вы можете связать контакты, чтобы, например, указать, что они относятся к одному и тому же человеку. Связанные контакты отображаются как один контакт.

Чтобы связать контакты, выполните указанные ниже действия.

На странице люди выберите один или несколько контактов, а затем на появившейся панели нажмите кнопку связать контакты .

Чтобы удалить связь:

На странице Люди выберите контакт, щелкните Связанные контакты на панели инструментов и выберите Удалить связь.

Выберите один или несколько контактов и нажмите кнопку Удалить.

Создание списков контактов

Список контактов — это набор адресов электронной почты, который полезен для отправки электронной почты группе пользователей. Списки рассылки также называются списками рассылки.

По умолчанию списки контактов создаются в папке Контакты по умолчанию, и вы также можете просматривать их в списке контактов. Если вы хотите сохранить список контактов в другой папке, выберите ее, а затем нажмите кнопку создать список контактов.

На странице люди на панели инструментов щелкните стрелку рядом с пунктом создать контакти выберите пункт создать список контактов.

Введите имя списка и добавьте имена или адреса электронной почты.

Вы можете добавлять пользователей (адреса электронной почты) в список контактов двумя способами: изменяя список контактов и добавляя в него людей из списка или выбирая один или несколько контактов и добавляя их в список в разделе " Добавить в список " на панели инструментов.

Примечание: Поскольку список контактов — это только набор адресов электронной почты, вы можете добавлять только те контакты, которые имеют адрес электронной почты.

Добавьте людей в список контактов, изменив список контактов:

На странице люди выберите списки контактов в области навигации или найдите имя списка контактов.

Выберите список контактов, а затем щелкните Изменить.

Введите имена или адреса электронной почты.

Нажмите Сохранить.

Добавьте один или несколько контактов в список контактов с помощью команды " Добавить в список ".

На странице люди выберите контакты, которые вы хотите добавить в список.

На панели инструментов в верхней части экрана нажмите кнопку Добавить в список.

Щелкните знак "плюс" рядом со списком контактов, в который нужно добавить контакты.

Выберите создать список контактов , чтобы добавить выбранные контакты в новый список, а затем введите имя для нового списка контактов.

Щелкните за пределами области, чтобы закрыть ее по завершении.

Вы можете удалить пользователей (адреса электронной почты) из списка контактов двумя способами: изменив список контактов или выбрав контакт и удалив его из списка с помощью команды Добавить в список на панели инструментов.

Удаление пользователей из списка контактов путем редактирования списка:

На странице люди выберите списки контактов в области навигации или найдите имя списка контактов.

Выберите список контактов, а затем щелкните Изменить.

Выберите x для имени или адреса электронной почты, который вы хотите удалить.

Нажмите Сохранить.

Удаление выбранных пользователей из одного или нескольких списков контактов с помощью параметра " Добавить в список ".

На странице люди выберите контакт, который вы хотите удалить из списка контактов.

На панели инструментов нажмите кнопку Добавить в список. Вы увидите список контактов, в который уже добавленэтот контакт.

Щелкните значок X рядом с списком контактов, из которого вы хотите удалить выбранный контакт.

Щелкните за пределами области, чтобы закрыть ее по завершении.

Выберите список контактов, который хотите удалить, и нажмите кнопку Удалить.

Создание групп

Совместная работа над проектом или общая цель Создание группы для предоставления команде места для бесед, совместного доступа к файлам, планирования событий и многого другого.

Сведения об управлении группами, участником которых вы являетесь, можно узнать в разделе Просмотр и управление группами в Outlook в Интернете

На странице люди на панели инструментов щелкните стрелку рядом с пунктом создать контакти выберите пункт создать группу.

Введите имя группы и добавьте свои данные.

Дополнительные сведения можно найти в разделе Создание группы в Outlook

Инструкции для классической версии Outlook в Интернете

Создание контакта или списка контактов

Щелкните значок " люди " в нижней части области навигации.

В области навигации в разделе Контакты выберите папку, в которой вы хотите создать контакт. Если вы еще не создали ни одной папки, перейдите к шагу 3.

Примечание: Чтобы создать папку, выберите нужные Контакты, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите команду создать папку. Введите имя папки.

Введите сведения о контакте или списке контактов.

Примечание: После создания контакта в определенной папке его невозможно переместить в другую. Чтобы после создания сохранить контакт в другом месте, удалите его и создайте заново в нужной папке.

На появившейся карточке контакта выберите Добавить в список контактов.

Введите сведения о контакте.

Примечание: При сохранении новый контакт автоматически будет добавлен в папку Контакты. Контакт, созданный таким образом, невозможно сохранить в другой папке или переместить.

Выберите контакт, который вы хотите добавить в список.

В Outlook в Интернете щелкните значок " люди " в нижней части области навигации.

Выберите контакт или список контактов, который вы хотите изменить, и нажмите кнопку Изменить.

Примечание: Если кнопка " изменить " не отображается, контакт может быть от Skype для бизнеса или для подключенной учетной записи социальных сетей. Чтобы изменить контакт, откройте Skype для бизнеса или с помощью веб-браузера откройте свою учетную запись социальных сетей, в которой находится контакт.

Внесите необходимые изменения.

Внимание: Вы не можете восстановить контакт или список контактов, который удален в Outlook в Интернете.

Выберите контакт или список контактов, который вы хотите удалить, и нажмите кнопку Удалить.

Примечание: Если вы не видите кнопку " Удалить ", контакт может быть из Skype для бизнеса или из подключенной учетной записи социальных сетей. Чтобы удалить контакт, откройте Skype для бизнеса или откройте в веб-браузере свою учетную запись социальных сетей, в которой находится контакт.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Когда вы используете Microsoft Outlook, вы можете сортировать контакты Outlook по категориям, компании и т. Д. В соответствии с вашими потребностями. Но замечали ли вы, что контакты Outlook также можно сортировать по дате создания или добавления? Эта статья покажет вам подробную информацию о сортировке контактов по дате создания или дате добавления в Outlook.

Вкладка Office - включите редактирование и просмотр с вкладками в Office и сделайте работу намного проще . Kutools for Outlook - приносит 100 мощных расширенных функций в Microsoft Outlook

Сортировка контактов по дате создания или добавления в Outlook 2010 и 2013

Вы можете отсортировать контакты по дате создания в Outlook 2010 и 2013 следующим образом.

1. Выберите и откройте папку контактов Outlook, в которой вы хотите отсортировать контакты по дате создания.

2. Измените представление контактов на Список, нажав Вид > Сменить вид > Список.

3. Затем нажмите Вид > Настройки просмотра.

4. в Расширенные настройки просмотра диалоговое окно, нажмите Колонны кнопку.

5. в Показать столбцы диалоговое окно, вам необходимо:

2). Выбрать Создано в Доступные столбцы коробка;

3). Нажмите Добавить -> кнопка;

4). Затем нажмите кнопку Переместить вверх кнопку для перемещения Создано на вершину Показать эти столбцы в указанном порядке пунктом.

5). Нажмите OK кнопку.

6. Когда он вернется в Расширенные настройки просмотра диалоговое окно, нажмите OK кнопку.

Затем новый столбец с именем Создано был добавлен перед разделом столбца автоматически. И вы можете видеть, что все контакты в выбранной папке контактов отсортированы по дате создания. Смотрите скриншот:

Сортировка контактов по дате создания или добавления в Outlook 2007

В Outlook 2007 вы можете сортировать контакты Outlook по дате создания с помощью следующей конфигурации.

1. Войдите в папку «Контакты», в которой вы хотите отсортировать контакты по дате создания.

2. Измените представление контактов на Список телефонов просмотреть, нажав Вид > Текущий вид > Список телефонов. Смотрите скриншот:

3. Затем нажмите Вид > Текущий вид > Настроить текущий вид войти в Настроить вид диалоговое окно.

4. в Настроить вид диалоговое окно, щелкните Поля кнопку.

Читайте также: