Как перенести автозаполнение в outlook
Обновлено: 07.07.2024
В этой статье представлен обзор списка автокомплетов Microsoft Outlook (также известный как список Outlook автозаполнений). В дополнение к описанию функции в этой статье содержатся дополнительные сведения и пошаговая инструкция для продвинутых пользователей по управлению списком.
Дополнительная информация
Список AutoComplete для Outlook для Outlook и не является общим для Outlook Web App (OWA). OWA поддерживает собственный список AutoComplete.
В следующих разделах представлены сведения о функции AutoComplete.
Ограничение количества записей
Outlook ограничивает количество записей, которые можно сохранить в списке AutoComplete. После достижения этого Outlook использует внутренний алгоритм для определения лучших имен для удаления из списка. Это делается на основе взвешивания использования. Таким образом, вы можете найти некоторые имена, неожиданно удалены из кэша псевдонима. Существует два общих подхода, которые можно использовать, чтобы избежать этой ситуации:
- Вы можете активно удалять записи списка AutoComplete, которые больше не нужны. Это предпочтительный подход. Дополнительные сведения о том, как это сделать, см. в разделе How to remove AutoComplete list entries one at a time section.
- Можно увеличить ограничение для кэша ником. Поскольку эта конфигурация не протестна, мы не рекомендуем ее использовать. Если у вас больше кэша псевдонима, вы также можете потерять большее число кэшируемых записей, если кэш псевдонима становится непригодным для работы из-за коррупции. Дополнительные сведения о том, как увеличить ограничение, см. в разделе Как изменить ограничение для раздела Список автокомплетов.
Ограничения следуют следующим образом:
- Outlook 2019 г.: 1000 записей
- Outlook 2016: 1000 записей
- Outlook 2013: 1000 записей
- Outlook 2010: 1000 записей
- Outlook 2007: 2000 записей
- Outlook 2003: 1000 записей
Как включить функцию AutoComplete
В этом разделе представлены сведения о том, как включить или отключить функцию AutoComplete.
Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 и Outlook 2019 г.
Чтобы получить доступ к параметру AutoComplete, выполните следующие действия:
В меню File выберите Параметры.
Выберите вкладку Mail.
Outlook 2003 и Outlook 2007 г.
Чтобы получить доступ к настройкам AutoComplete, выполните следующие действия:
Выберите инструменты, а затем выберите Параметры.
Выберите кнопку Параметры электронной почты.
Выберите кнопку Расширенные параметры электронной почты.
Убедитесь, что имена Предложить при заполнении поля To, Cc и Bcc будут проверены. (Снимок экрана для этого шага следует.)
Импорт файлов .nk2 в Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 и Outlook 2019 г.
Дополнительные сведения о том, как импортировать файлы .nk2 в Outlook 2010 г., см. в материалах Import Auto-Complete List с другого компьютера.
Копирование списка автозаполнений
Действия по экспорту и импорту списка AutoComplete отличаются в зависимости от версии Outlook, которую вы используете.
Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 и Outlook 2019 г.
Чтобы скопировать список AutoComplete, выполните следующие действия:
Шаг 1
Шаг 2
Выход Outlook, а затем Outlook веб-доступ или Outlook Web App (OWA) на всех рабочих станциях, подключенных к вашему почтовому ящику.
Скачайте и установите MFCMAPI.
Если вам предложен профиль, выберите нужное имя профиля, а затем выберите ОК.
В верхней области найдите строку, соответствующую почтовому ящику, а затем дважды щелкните ее.
В области навигации с левой стороны развяжи корневой — почтовый ящик, а затем расширь верхнюю часть информационного магазина или IPM_SUBTREE.
В меню папки выберите Импорт, а затем выберите Из MSG.
Найдите файл .msg, созданный на шаге 11 раздела Как скопировать список AutoComplete, а затем выберите ОК.
Сведения autoComplete импортируется из IPM. Configuration.Autocomplete_ <hexadecimal code> .msg, где местообладатель представляет длинную строку <hexadecimal code> чисел и букв.
Outlook 2007 и Outlook 2003 г.
Действия по копированию списка AutoComplete в 2003 Outlook 2003 Outlook 2007 года отличаются. Это потому, Outlook 2003 и Outlook 2007 хранят список AutoComplete в файле .nk2.
Чтобы скопировать список AutoComplete в Outlook 2007 г., см. в примере Import или copy the Auto-Complete List to another computer.
Удаление записей списка AutoComplete по одному
Чтобы удалить записи из кэша AutoComplete, выполните следующие действия:
Выбор X не позволит этой записи (имени) снова появиться в списке AutoComplete, но не удалит ее из вашей учетной записи. Эта запись может по-прежнему отображаться в других областях Outlook (например, в полях поиска).
Очистка всего списка autoComplete
В этом разделе рассказывается, как удалить список AutoComplete.
Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 и Outlook 2019 г.
Чтобы удалить список AutoComplete, используйте один из следующих двух методов.
Метод 1
Откройте приложение Outlook.
На вкладке Файл выберите пункт Параметры.
Выберите вкладку Mail.
Выберите Да.
Метод 2
Начните Outlook с помощью переключателя /CleanAutoCompleteCache. Для этого выполните следующие действия:
Если Outlook не установлена в расположении по умолчанию, необходимо указать путь Outlook.exe.
Outlook 2007 и Outlook 2003 г.
Чтобы удалить список AutoComplete в Outlook 2003 и Outlook 2007, необходимо вручную удалить файл .nk2. Чтобы удалить файл .nk2, выполните следующие действия:
Закройте приложение Outlook.
Выберите Начните, а затем выберите Компьютер.
Выберите Упорядока, а затем выберите папку и параметры поиска.
На вкладке Просмотр выберите показать скрытые файлы, папки и диски.
Выберите Начните, выберите все программы, выберите аксессуары, а затем выберите Выполнить.
В диалоговом окне Run введите следующую команду (включая кавычка), а затем выберите ОК:
C:\ Имя \ пользователя пользователей\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook
Щелкните правой кнопкой мыши . Файл NK2 с именем профиля, который необходимо сбросить, а затем выберите переименование.
Переименуй файл в имя профиля .bak и нажмите кнопку Ввод.
Проблемы с кэшом AutoComplete
В этом разделе описываются известные проблемы, которые могут возникать с кэшом AutoComplete. Кэш AutoComplete со временем может быть поврежден и не сохранит новые записи. Если это произойдет, вы можете попытаться удалить отдельные записи из списка. Для этого см. раздел Как удалить записи списка AutoComplete по одному разделу. Если это не решит проблему, можно сбросить весь список AutoComplete. Для этого см. раздел "Как очистить весь список автокомплетов".
Изменение ограничения для списка AutoComplete
Поскольку эта конфигурация не протестна, мы не рекомендуем ее использовать. Если у вас большой список автокомплетов, вы также можете потерять большее число кэшируемых записей, если кэш AutoComplete станет непригодным для работы из-за повреждения. С учетом этого оговорки можно использовать следующие данные реестра, чтобы увеличить ограничение списка AutoComplete в Outlook.
В этот раздел, описание метода или задачи включены действия, содержащие указания по изменению параметров реестра. Однако неправильное изменение параметров реестра может привести к возникновению серьезных проблем. Поэтому следует в точности выполнять приведенные инструкции. Для дополнительной защиты создайте резервную копию реестра, прежде чем редактировать его. Так вы сможете восстановить реестр, если возникнет проблема. Дополнительные сведения о том, как создать реестр и восстановить его, см. в Windows.
Закройте приложение Outlook.
Откройте редактор реестра.
- В Windows 8.x нажмите клавишу Windows, введите regedit и нажмите кнопку Ввод.
- В Windows 7 и Windows Vista выберите Начните, введите regedit в поле Начните поиск и нажмите кнопку Ввод.
Найдите и выделите следующий подраздел реестра:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<x.0>\Outlook\AutoNameCheck
Местообладатель <x.0> в этом подкайке реестра представляет вашу версию Microsoft Office. Используйте соответствующее значение из следующего списка.
- Outlook 2019 = 16,0
- Outlook 2016 = 16.0
- Outlook 2013 = 15,0
- Outlook 2010 = 14.0
- Outlook 2007 = 12,0
- Outlook 2003 = 11.0
В меню Редактирование указать значение New, а затем выберите значение DWORD.
Введите MaxNickNames и нажмите кнопку Ввод.
В меню Изменить выберите Изменение.
Введите новое значение для ограничения и выберите ОК.
- Убедитесь, что вы введите номер в десятичной форме. Это правильная форма, в которой нужно ввести номер.
- Чтобы протестировать новое ограничение, попробуйте увеличить ограничение только на предельное количество. Например, для создания 20-процентного увеличения лимита в Outlook 2013 г. необходимо указать значение 1200. MaxNickNames
Закройте редактор реестра.
Значение реестра просто указывает ограничение MaxNickNames на невыплату. Таким образом, вы также можете использовать это значение, чтобы снизить ограничение кэша ником.
Что такое кэш outlook
Давайте для начала познакомимся с понятием кэша outlook. Я не буду лезть далеко в дебри истории, скажу лишь, что начиная с MS Outlook 2003, появилась очень полезная функция автозаполнения адреса электронной почты при наборе нового письма в поле кому, из ранее отправленных почтовых адресов. В английских версиях эта функция называется Auto-Complet, а вот в нашей локализованной версии список автозавершения.
Если у вас на работе есть почтовый сервер MS Exchenge, то вам повезло, так как список автозаполнения лежит именно на нем, и не важно на каком компьютере вы работаете, у вас все будет отображаться, на сервере для этого есть папка Suggested contacts. Но если у вас как и у меня сервера MS Exchenge нет, то придется выкручиваться при переносе данного кэша outlook на другой компьютер.
В старых версиях outlook, до 2007, этот локальных кэш хранился в файле Outlook.NK2. Данный файл располагался вот по такому пути:
C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\Outlook\Начиная с Outlook 2010 и до 2016, кэш адресов outlook больше не лежит в файле Outlook.NK2, его просто нет, теперь все лежит в файле Stream_Autocomplete_0.dat о нем мы поговори чуть ниже. Кстати забыл упомянуть, что я вас уже знакомил с данной технологией и рассказывал как производится очистка кэша outlook 2013 и выше.
Где лежит список автозавершения outlook
Начнем перенос, на старом компьютере включите отображение скрытых файлов и папок, кто не в курсе как это сделать читаем про это статью. Далее переходим вот по такому пути:
C:\Users\имя пользователя\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache
Либо вы можете сюда попасть и из настройки учетных записей, щелкнув по кнопке открыть расположение файла данных.
Какие интересные файлы вы можете тут найти:
- Stream_Autocomplete_0_.dat > это файл со списком автозавершения outlook 2010-2016
- Stream_Calendar_2_.dat > календарь
- Stream_RssRule_2_.dat > правила RSS
Мигрируем кэш outlook
Теперь, когда вы понимаете где лежит кэш outlook 2007 и кэш outlook 2013, вы спокойно можете его переносить. Я для полноты картины и статьи, покажу как это делается и для старых версий, где использовался файл Outlook.NK2, но для меня если честно это уже устарелые продукты.
Переносим список автозавершения из outlook 2007 в 2013
Далее копируете файл Outlook.NK2 в
- для Windows 7 — C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook,
- для Windows XP — C:\Documents and Settings\%username%\Application Settings\Microsoft\Outlook
и выполняете команду, можно прямо в пуске:
Переносим список автозавершения из outlook 2013 в 2013
Теперь, что делаете, на новом компьютере скопируйте полное название файла Stream_Autocomplete_0_уникальный идентификатор.dat, в нем очень важное поле это набор символов (длинная последовательность, можно сравнить с SID), генерируется для всех пользователей разные. Так что если вы просто скопируете старый файл, он у вас не заведется, так как будет не тот ID. Логично, что нужно взять старый файл, скопировать его на новый компьютер в папку RoamCache и переименовать его в новое имя с нужным ID.
Как видите у меня пока два файла с кэшем, старый файл весит 204 кб. Удаляем новый файл, но не забудьте полностью скопировать его имя.
Далее меняете имя у старого файла, на то что скопировали и в итоге получаете восстановленный список автозаполнения в почте.
Теперь в новом письме уже гораздо больше контактов, как видите все очень просто решается, буквально за пару минут.
Перенос существующей почты IMAP
Как я и написал выше, есть компьютер с ссд диском и на него не умещаются почты сотрудника, накопленные за 6 лет, было принято решение перенести файлы ost, кто не в курсе это по сути ваш почтовый ящик в виде одного файла, на другой диск. Хотелось, чтобы почту не пришлось перенастраивать и не пришлось заново синхронизировать 90 гб писем. К сожалению в Outlook 2013 убрали возможность встроенного переноса почтовых профилей ost.
Хочу отметить, что у меня не Exchange сервер, на нем как раз все без проблем переноситсяПо умолчанию outlook 2013 создает профили почт вот в таком расположении на диске C:\%USERPROFILE%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook. Проверить это можно, очень просто. Откройте ваш outlook и перейдите в настройки учетных записей, вкладка файлы данных. Выберите вашу почту и нажмите открыть расположение файла данных.
Вас как раз и отправят в %USERPROFILE%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook. Как видите у меня тут есть тестовый профиль ost. Предположим, что он весит 90 гб и мне нужно его переместить.
Если вы попытаетесь зайти в параметры файла ost, то кроме кнопки сжатия вы ничего не сможете нажать.
Если перейти в настройки электронной почты, то уже у настроенной почты по протоколу IMAP, вы не сможете изменить путь к файлу ost.
а вот в Microsoft Exchange в других настройках, будет вкладка дополнительно и в ней можно легко изменить настройки и расположение файла данных Outlook.
Не спешите расстраиваться, есть очень красивое и элегантное решение, на поможет в решении задачи, символическая ссылка. Что такое символическая ссылка, если по простому, то это ярлык ведущий на другую папку, сейчас расскажу все на попугаях.
Как я и говорил мне нужно с ssd диска перенести профили на hdd, делаем следующее:
- Создаем на диске D:\ папку outlook, в итоге мы получаем до нее путь D:\outlook
- Закрываем Outlook 2013 и вырезаем файлы данных ost из C:\%USERPROFILE%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook в папку D:\outlook
- Затем папку Outlook в C:\%USERPROFILE%\Local Settings\Application Data\Microsoft\ вам нужно удалить
- Открываете командную строку от имени администратора, об этом подробно написано в статье, посмотрите под свою и вводите команду
В результате чего вы получите символическую ссылку ведущую на D:\outlook. Заметьте, что по старому пути создалась папка Outlook, но обратите внимание, что у нее значок стрелки, как у ярлыка, кликнув по ней система вас отправляет на D:\outlook, у веб мастеров есть такое понятие как редирект, вот это он в чистом виде.
Как открыть файл ost в outlook
Еще бывают случаи, что вам необходимо открыть файл ost в outlook, я покажу как это сделать без Exchange сервера. Для того, чтобы открыть ost файл, я воспользуюсь двумя утилитами, первая платная, но имеет больше дополнительного функционала, а вторая полностью бесплатная.
Открываем ost в OST2PST Kit
Жмем далее, обратите внимание, что если вы не знаете, где у вас лежат файлы данных почты, то можете нажать кнопку поиска.
далее выбираете режим конвертирования.
в итоге вы уже получаете структуру ваших писем, жмем далее.
выбираем путь сохранения восстановленных данных.
На следующем шаге, вы можете сохранить ost в pst формате, который уже легко можно открыть в самом outlook или как отдельные файлы.
Я для примера сохраню как отдельные файлы.
Открываем ost в Outlook Viewer
Указываем файл ost
Все файл ost подключен и можно просматривать почту.
Сегодня мы разобрали как перенести и как подключить ost файл в Outlook клиенте, если вам есть чем дополнить статью, то просьба отписаться в комментариях.
Все пользователи Outlook помнят и пользуются такой удобной функцией, как функция быстрого набора адреса (Auto-Complete, автоподстановка или автонабор почтового адреса). Функция быстрого набора выглядит следующим образом:
1) Автозаполнение “запоминает” все имена получателей и их почтовые адреса после того, как вы отправили ему почту
2) Когда пользователь в адресной строке Outlook вводит первые буквы почтового адреса или имени пользователя, и Outlook, в случае наличия в кэше адресов быстрого набора подобного адресата, автоматически предлагает подходящий почтовый адрес.
А где же Outlook 2003/2007 хранит адреса, появляющиеся в строке быстрого набора?
Файл с кэшем введенных адресов хранится по пути Documents and Settings/\%username%\/Application Data/Microsoft/Outlook/ и называется Outlook.NK2.
В том случае, если вы хотите сбросить историю набранных адресов в Outlook 2003/2007, файл Outlook.nk2 необходимо удалить.
Если вы хотите перенести информацию с кэшем введенных адресов на другой компьютер, просто скопируйте его на новый компьютер в нужный профиль.
Для тонкого редактирования почтовых адресов, хранящихся в кэше автозаполнения можно воспользоваться сторонней утилитой, например NK2View. Эта утилита позволяет обрабатывать содержимое файла автозаполнения Outlook (. NK2),например, отобразить все записи электронной почты, или экспортировать эти записи в формат текст/HTML/XML.
Читайте также: