Как после таблицы написать текст в ворде
Обновлено: 07.07.2024
Очень часто в практике приходится сталкиваться с такой проблемой – необходимо сделать операцию: таблица в текст или текст в таблицу. Рассмотрим пример. Есть таблица:
| Постановление Госстроя РФ от 01.07.2002 г. № 76 | О порядке подтверждения пригодности новых материалов, изделий, конструкций и технологий для применения в строительстве |
| ГОСТ Р 53772–2010 | Канаты стальные арматурные семипроволочные стабилизированные. Технические условия |
| ПНАЭ Г-01-011-97 | Общие положения обеспечения безопасности атомных станций. ОПБ 88/97 |
| НП-010-16 | Правила устройства и эксплуатации локализующих систем безопасности атомных станций |
| ПиН АЭ-5.6 | Нормы строительного проектирования АС с реакторами различного типа |
В результате надо получить список:
- Постановление Госстроя РФ от 01.07.2002 г. № 76. О порядке подтверждения пригодности новых материалов, изделий, конструкций и технологий для применения в строительстве.
- ГОСТ Р 53772–2010. Канаты стальные арматурные семипроволочные стабилизированные. Технические условия.
- ПНАЭ Г-01-011-97. Общие положения обеспечения безопасности атомных станций. ОПБ 88/97.
- НП-010-16. Правила устройства и эксплуатации локализующих систем безопасности атомных станций.
- ПиН АЭ-5.6. Нормы строительного проектирования АС с реакторами различного типа.
По окончании урока вы сможете:
- Преобразовать таблицу в текст
- Преобразовать текст в таблицу
- Организовать поиск в Области навигации
Скачайте файл тут и откройте его. Таблица очень большая на пяти страницах. Можно сделать вручную через утомительное перетаскивание. При этом не забывать, что после каждого предложения первого столбца должна стоять точка.
Шаг 1. А можно сделать через команду «Преобразовать таблицу в текст» (выделить таблицу → лента Макет → группа команд Данные → команда «Преобразовать в текст»):
Появляется диалоговое окно:
Тормозим на минутку. Текст в таблице разделён границами ячеек. Если мы преобразуем таблицу в текст, то содержимое ячеек будет разделяться табуляторами. Мы можем переключить на разделитель «знак абзаца», «точка с запятой» либо какой-нибудь другой.
Смело жмём ОК и получаем вот такую ерунду:
Вывод: непечатаемый символ конца ячейки превратился в табулятор (как заказывали), а непечатаемый символ конца строки – в непечатаемый конца абзаца (так устроен Word). В принципе расстояние между предложениями есть, можно нумеровать. А как быть с точками в конце предложений?
А здесь на помощь придёт моя любимая команда «Замена». Не снимаем выделения с текста!
Шаг 2. Вызываем диалоговое окно «Найти и заменить» (лента Главная → группа команд Редактирование → команда Заменить → команда Больше в диалоговом окне):
Диалоговое окно увеличилось – увеличились возможности.
Шаг 3. Заменяем табуляторы на точки (курсор в поле «Найти:» → команда Специальный → команда Знак табуляции):
Хорошо, что разработчики Word побеспокоились о списке непечатаемых символов, иначе нам пришлось бы искать коды этих символов. Обращаю ваше внимание, что непечатаемых символов конца ячейки и конца строчек в этом списке нет. Поэтому идём обходным путём.
Шаг 4. Вводим в поле «Заменить на:» точку и пробел с клавиатуры:
Почему пробел? Между двумя предложениями помимо точки должен быть пробел.
Нажимаем клавишу «Заменить все» .
Шаг 5. Появляется маленькое диалоговое окно, которое спрашивает: Продолжить поиск в оставшейся части документа? Говорим «нет»:
Получаем такую картину:
В конце второго предложения каждого абзаца точек нет, а должны быть. То есть необходимо сделать ещё одну замену: заменить «символ конца абзаца» на «точку и символ конца абзаца». Если мы не добавим в поле «Заменить на:» символ конца абзаца, то весь текст станет одним сплошным абзацем.
Шаг 6. Заменяем «символ конца абзаца» на «точку и символ конца абзаца»:
Список непечатаемых символов для поля «Заменить на:» значительно меньше.
Нажимаем заменить и по дороге отменяем замену в оставшейся части документа.
Шаг 7. Назначаем список нашему тексту:
Всё! У меня заняло меньше 3 минут. Причем неважно сколько страниц занимает моя таблица.
А теперь обратная операция. Сделаем из этого текста таблицу.
2. Преобразование текста в таблицу
Шаг 1. Для начала присвоим нашему тексту стиль Обычный.
Команда «Преобразовать в таблицу» находится лента Вставка → группа команд Таблицы → кнопка впадающего меню:
В результате изучим диалоговое окно:
С числом столбцов определяйтесь сами. В нашем случае нежно всего два столбца. Автоподбор полагаю оставим по ширине окна. А вот с разделителем разберёмся. Разделитель – это сигнал при преобразовании текста: здесь будет граница таблицы.
Для первого предложения мы можем определить разделителем точку с пробелом, а для второго предложения – точка и символ конца абзаца. Но, во-первых, пробел в этом диалоговом окне мы поставить не можем – проверяла, а во-вторых, мы не можем поставить одновременно два разделителя. И ещё проблема: в тексте встречаются точки, которые заведомо не могут быть разделителями:
Можно, конечно, вручную разыскать критичные места, но мы упростим задачу.
Шаг 2. Разыскиваем критичные точки-неразделители (на панели быстрого доступа активизируем Область навигации → в поле поиска набираем точку и пробел с клавиатуры → нажимаем ЛМ на значок лупы):
Результат получился такой:
В данном отрывке текста найдено 8 результатов. В реальности было намного больше.
По черным стрелкам «верх-низ» перемещаемся по результатам поиска и определяем критичные точки. Я обвела такие точки красным кружочком. Вручную (к сожалению) заменяем критичные точки на символ, совершенно определённо не встречается в в этом отрывке текста, например, «*» (в любом случае эта операция по всем пяти страницам займёт не более 10 минут):
Шаг 3. Заменяем точку и пробел на символ конца абзаца: (лента Главная → группа команд Редактирование → кнопка Больше → в поле «Найти:» ставим точку с пробелом, а в поле «Заменить на:» – символ конца абзаца):
Шаг 4. Преобразуем таблицу в текст:
Получаем такую картину:
Шаг 5. Заменяем звёздочки на точку (лента Главная → группа команд Редактирование → в поле «Найти:» ставим звёздочку, а в поле «Заменить на:» – точку:
Всё! Как видите, операция «Таблица в текст и наоборот» сами по себе очень простые, но для грамотной работы надо в должной мере владеть тонкостями команды « Замена.
Теперь вы сможете:
- Преобразовать таблицу в текст
- Преобразовать текст в таблицу
- Организовать поиск в Области навигации
Замечание. Если бы в первой строчке название документа соответствовало новым стандартам (не «от 01.07.2002 г.», а не «от 01.07.2002»), то замену можно было бы организовать одномоментно в режиме «Подстановочные символы». Это великолепная возможность Word, благодаря которой моя рабочая деятельность заиграла новыми красками, но об этом позже.
Иногда, при работе с таблицами в текстовом редакторе Word, у пользователей возникают трудности с вставкой текста перед таблицей. Обычно такая ситуация происходит тогда, когда таблица начинается сразу с первой строки документа. При таком расположении таблицы у пользователя просто нет свободного места для того, чтобы установить курсор и добавить текст.
Если вы столкнулись с подобной проблемой, то предлагаем вам ознакомиться с данной короткой статьей. Здесь мы рассмотрим сразу два способа, как вставить текст перед таблицей в документе Word. Статья будет актуальной для всех современных версий редактора, включая Word 2007, 2010, 2013, 2016 и 2019.
Добавление строки текста перед таблицей
Если вы не можете вставить текст перед таблицей, то скорее всего, проблема в том, что у вас просто нет свободной строки. Для того чтобы добавить строку перед таблицей вам необходимо установить курсор в начало первой ячейки первой строки вашей таблицы и нажать на клавишу Enter . Чтобы это сработало курсор должен быть установлен в самое начало этой ячейки (перед текстом).
Также вы можете установить курсор в любом месте первой строки вашей таблицы, перейти на вкладку « Макет » и нажать там на кнопку « Разделить таблицу ». Аналогичное действие можно выполнить, нажав комбинацию клавиш Ctrl-Shift-Enter .
В обоих случаях перед таблицей будет добавлена пустая строка, в которую вы сможете вставить нужный вам текст.
Смещение таблицы вниз или добавление разрыва страницы
Если первый способ вам по каким-то причинам не подошел, то есть альтернативный вариант. Вы можете просто переместить таблицу немного вниз. При таком перемещении перед таблицей появится пустая строка, которую можно будет использовать под заголовок или любой другой текст.
Для того чтобы переместить таблицу вниз нужно нажать левой кнопкой мышки по иконке со стрелками, которая находится над верхним левым углом таблицы. После этого, не отпуская данную кнопку нужно сместить таблицу вниз.
Если нужно сместить таблицу на целую страницу вниз, то для этого можно воспользоваться функцией вставки разрыва страницы.
Бытует мнение, что таблицы Microsoft Word — самая неприятная часть текстового редактора. Они неуклюжи, ими трудно управлять, их тяжело форматировать. После прочтения этой статьи у вас не останется таких предубеждений.
Предвзятое отношение к таблицам имеет свои глубокие корни. Чего греха таить, дюжину лет назад таблицы в Word не могли похвастаться удобством из-за несовершенства программы в целом. Но с тех пор прошло много времени. Microsoft прекрасно поработала над своими ошибками и сделала всё возможное для удобства пользователей. Жаль, конечно, что многие из тех самых пользователей об этом не знают и до сих пор работают в 2003-й редакции офисного пакета. Историю про ёжиков и кактусы не напоминает? 🙂
Всем застрявшим в прошлом просто по-человечески рекомендую обновиться как минимум до 2013-й версии Microsoft Office, а лучше — сразу до свежей, 2016-й. Поверьте, вам только кажется, что вы работаете в ставшей классикой среде, на самом деле она уже давно поросла мхом и плесенью.
Используйте шаблоны
Офисные будни полны однообразных документов, в том числе и таблиц. Берём одну электронную бумажку, вырезаем её часть, вставляем в новый документ и правим детали. Хорошая методика, но, как мне кажется, работа с шаблонами немного проще и быстрее. К слову, в самом Word шаблоны величают экспресс-таблицами.
Кликните по закладке «Вставка», щёлкните по «Таблице» и перейдите к «Экспресс-таблицам». Обратите внимание на пункт «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию».
Здесь вы найдёте несколько вполне полезных вариантов и, что самое главное, сможете сохранить в качестве шаблона любую другую таблицу или её фрагмент, в том числе и собственного производства.
Рисуйте таблицы
Помните медведя, который в детстве прошёлся по вашим ушам и рукам в безудержном цыганском танце? Именно с тех пор вы не любите пение и кисточки и именно с тех пор вы упорно игнорируете опцию «Нарисовать таблицу» в Word. Встряхнись, взрослый человек! Пора подавить мохнатое чудовище! Это проще, чем кажется.
Кликните по закладке «Вставка», щёлкните по «Таблице» и перейдите к пункту «Нарисовать таблицу».
И не бойтесь совершить промах: под рукой всегда найдётся ластик. Порой карандаш и стиралка существенно упрощают создание сложных таблиц с мелкими элементами.
Вставляйте строки и столбцы быстро
Начиная с Word 2013 добавление строк и столбцов из зубодробительной пытки превратилось в увлекательную забаву. Не подумайте, архаичные «Вставить столбцы слева/справа» и «Вставить строки сверху/снизу» никуда не делись, но о них теперь можно забыть.
Наведите курсор на пространство между строками или столбцами за пределами таблицы и нажмите на появившийся плюс.
В будущем хотелось бы видеть что-то похожее и для функции удаления.
Применяйте линейку
У каждого человека есть любимые и отталкивающие цифры, которые он без разбору использует или избегает в своей жизни. Даже в параметрах своих таблиц. Знаю таких. 🙂
Если вы привыкли точно выставлять значения отступов, ширину и высоту ячеек через свойства таблицы, попробуйте альтернативу — линейку.
Наведите курсор на границу столбцов или строк, схватите её, зажмите клавишу Alt и пользуйтесь удобством сантиметровой линейки.
Такой же трюк можно провернуть и с маркерами отступов и выступов. Наведите на них курсор и зажмите всё ту же клавишу Alt.
Используйте горячие клавиши
Будь я разработчиком программного обеспечения, я бы нарёк горячие клавиши душевными кнопками. Ведь порой так и хочется обняться с ноутбуком только потому, что они есть. Что же касается таблиц Word, я наиболее часто использую тройку комбинаций:
- Alt + Shift + «Вверх/Вниз» быстро перемещает текущую строку на одну позицию выше или ниже (просто незаменимая вещь).
- Ctrl + Shift + A мгновенно превращает прописные буквы в заглавные, что очень полезно для заголовков.
- Ctrl + Tab добавляет табуляцию в ячейке, в то время как обычный Tab переносит курсор на следующую ячейку.
Преобразуйте текст в таблицу
Немного магии, которой можно прихвастнуть на глазах у изумлённой публики. Вместо того чтобы создавать таблицы привычным способом, попробуйте парочку других, более изощрённых, вариантов:
- Массивы ячеек, скопированные из Excel, вставляютcя в Word как таблица с невидимыми границами.
- Хорошо структурированный текст легко преобразуется в таблицу штатными средствами Word.
Выделите текст, кликните по закладке «Вставка», щёлкните по «Таблице» и выберите пункт «Преобразовать в таблицу».
Обратите внимание на вспомогательные параметры: качество преобразования зависит от них напрямую.
Контролируйте размеры ячеек
Хочешь узнать человека, подкинь ему таблицу с текстом-самодуром. Немного свободная интерпретация известного мнения, конечно, но бьёт в точку. Только взгляните на скриншот, а точнее на первую колонку и слово «филологический» — безобразное бельмо.
По моим наблюдениям, в таких случаях люди сначала неприлично выражаются, а затем прибегают к не самому оптимальному выходу — уменьшают размер шрифта. Но лучше вместить текст другим путём.
Щёлкните в ячейке правой клавишей, выберите пункт «Свойства таблицы», переключитесь на закладку «Ячейка», перейдите к «Параметрам» и проставьте галочку в графе «Вписать текст».
Word поднатужится и вернёт убежавшую букву на место, а в мире снова воцарится мир. К слову, для наглядности «вписанный» текст будет подчёркиваться голубой линией.
А ещё, бывает, позаимствуешь чью-то таблицу и довольно напеваешь себе под нос: «Только ты, рыба моей мечты»! Хорошая работа чужими руками! Начинаешь заливать её своими данными, и тут происходит неконтролируемая чертовщина: одни столбцы расползаются за счёт похудения других. Голова отрезвляется, и реальность перестаёт радовать. Как быть?
Щёлкните в любой из ячеек правой клавишей мыши, выберите пункт «Свойства таблицы», перейдите к «Параметрам» и снимите галочку в графе «Автоподбор размеров по содержимому».
Эта же опция спасёт вашу таблицу от коллапса, если вам необходимо заполнить некоторые ячейки изображениями: они впишутся в виде миниатюры вместо полномасштабного размера.
На нашем сайте вы можете найти несколько статей о том, как создавать таблицы в программе MS Word и как с ними работать. Мы постепенно и исчерпывающе отвечаем на самые популярные вопросы, и вот настал черед еще одного ответа. В этой статье мы расскажем, как сделать продолжение таблицы в Ворде 2007 — 2016, а также Word 2003. Да, изложенная ниже инструкция будет применима ко всем версиям этого офисного продукта Microsoft.
Для начала стоит сказать, что на данный вопрос есть целых два варианта ответа — простой и немного сложнее. Так, если вам необходимо просто увеличить таблицу, то есть, добавить в нее ячейки, строки или столбцы, а затем уже продолжить в них писать, вводить данные, просто ознакомьтесь с материалом по ссылкам ниже (и выше тоже). В них вы точно найдете ответ на интересующий вас вопрос.
Если же ваша задача — разделить большую таблицу, то есть, перенести одну ее часть на второй лист, но при этом еще и как-то обозначить, что на второй странице находится продолжение таблицы, действовать нужно совсем иначе. О том, как написать “Продолжение таблицы” в Ворде, мы и расскажем ниже.
Итак, у нас есть таблица, расположенная на двух листах. Именно там, где она начинается (продолжается) на втором листе и нужно добавить надпись “Продолжение таблицы” или любой другой комментарий или примечание, наглядно указывающее на то, что это не новая таблица, а ее продолжение.
1. Установите курсор в последней ячейке последней строки той части таблицы, которая находится на первой странице. В нашем примере это будет последняя ячейка строки под номером 6.
2. Добавьте в этом месте разрыв страницы, нажав клавиши “Ctrl+Enter”.
3. Будет добавлен разрыв страницы, 6 строка таблицы в нашем примере “переедет” на следующую страницу, а после 5-ой строки, непосредственно под таблицей, можно будет добавить текст.
Примечание: После добавления разрыва страницы место для ввода текста будет находится на первой странице, но как только вы начнете писать, оно переместиться на следующую страницу, выше второй части таблицы.
4. Напишите примечание, которое будет указывать на то, что таблица на второй странице является продолжением той, что находится на предыдущей странице. Если это необходимо, выполните форматирование текста.
На этом мы закончим, ведь теперь вы знаете, как увеличить таблицу, а также о том, как сделать продолжение таблицы в MS Word. Желаем вам успехов и только положительных результатов в освоение столь продвинутой программы.
Для преобразования текста в таблицу или наоборот щелкните знак абзаца Показать или скрытьна вкладке Главная, чтобы увидеть, каким образом текст расположен в документе.
Преобразование текста в таблицу
Чтобы отметить границы столбцов, в которых вы хотите расположить текст, вставьте знаки разделения, например запятые или знаки табуляции.
Примечание: Если в тексте есть запятые, в качестве разделителей используйте знаки табуляции.
Обозначьте границы строк будущей таблицы с помощью знаков абзаца.
В следующем примере с помощью знаков табуляции и абзаца текст разбивается на таблицу с 3 столбцами и 2 строками.
Выделите текст, который вы хотите преобразовать, а затем щелкните Вставка > Таблица > Преобразовать в таблицу.
В окне Текст в таблицу задайте параметры.
В разделе Размер таблицы убедитесь в том, что указанные числа соответствуют требуемому количеству столбцов и строк.
В разделе Автоподбор ширины столбцов выберите вид таблицы. Word автоматически подбирает ширину столбцов таблицы. Если вам нужны столбцы другой ширины, выполните одно из перечисленных ниже действий.
Задать ширину всех столбцов
В поле Фиксированная ширина столбца введите или выберите необходимое значение.
Изменить размер столбцов в соответствии с шириной текста в каждом столбце
Автоподбор по содержимому
Автоматически менять размер таблицы при изменении ширины доступного пространства (например, режим веб-документа или альбомная ориентация)
Автоподбор по ширине окна
В разделе Разделитель текста выберите использованный в тексте знак разделителя.
Преобразование таблицы в текст
Вы выберите строки или таблицу, которые нужно преобразовать в текст.
На вкладке Макет в разделе Данные нажмите кнопку Преобразовать в текст.
В окне Таблицу в текст в разделе Разделитель выберите знак разделения, который будет использоваться вместо границ столбцов. Строки будут разделены знаками абзаца.
Во время работы с документами MS Word, может возникнуть необходимость не только напечатать текст, но и вставить рисунок, сделать таблицу, диаграмму или график в Ворде. На нашем сайте Вы сможете найти подробные статьи, как сделать таблицу в Ворде, и как построить график в Word. Писали мы и про то, как объединить или разделить таблицу в Ворд.
В данной статье мы опять затронем данную тему. Предположим, у Вас в документе есть таблица, которая не помещается на один лист, а занимает два, три или больше листов. По правилам оформления и требованиям, написанным в ГОСТ, на втором листе и всех последующих, вверху нужно написать: «Продолжение таблицы…».
Поэтому давайте разбираться, как вставить надпись Продолжение таблицы в Ворде. Покажу два способа, используя которые это можно сделать. У меня установлен Ворд 2010, все рекомендации подойдут, если Вы пользуетесь 2007, 2013 или 2016 Вордом. Если же у Вас установлен 2003 Ворд, тогда делается все так же, только название пунктов и их расположение могут немного отличаться.
Для начала, советую включить отображение непечатаемых знаков, чтобы было понятно, где добавится разрыв и стоит знак окончания строки. Если пользоваться Вы ими не привыкли, то после того, как сделаете нужную надпись, эти знаки можно отключить.
Для этого на вкладке «Главная» в группе «Абзац» нажмите на кнопку «Отобразить все знаки». После этого в документе можно увидеть знаки начало/конец абзаца, пробелы, маркеры для заполнения ячейки текстом и прочее.
Подписываем продолжение таблицы: 1 способ
Открывайте нужный документ и пролистывайте его до той страницы, где есть нужная таблица.
Затем на верхнем листе установите курсор в конец текста в последней правой ячейке и нажмите «Ctrl+Enter».
Добавится разрыв страницы, и она поделится на 2 части. Ставьте курсор после появившейся фразы, возле черного вертикального маркера, и напечатайте нужный текст.
Добавленный текст автоматически перенесется на второй лист, и необходимая надпись будет именно над той строкой, которая начинается на второй странице.
Данный способ лучше использовать, если у Вас каждые новые данные занимают одну две строки. Если у Вас одна строка в таблице разбита на несколько ячеек, и в каждой много текста, который занимает не 1, а 5-6 строк, тогда воспользуйтесь вторым способом.
Делаем надпись над таблицей: 2 способ
Теперь давайте рассмотрим такой вариант: у Вас большая таблица в документе и в ячейках написано много текста, как в примере. Если просто использовать первый способ, тогда после вставки разрыва, последняя строка автоматически перенесется на второй лист. В результате, на первом листе останется много пустого места, а так делать нельзя, особенно в официальных документах, которые оформляются по ГОСТу.
Кликните мышкой в конце текста в нижней правой ячейке. Затем перейдите на вкладку «Работа с таблицами» – «Макет» и в группе «Строки и столбцы» нажмите на кнопку «Вставить снизу».
В таблицу добавится еще одна строка. Выделите ее полностью, кликнув по левому полю мышкой напротив нее один раз. Затем на вкладке «Главная» в поле для шрифта напечатайте цифру «2» – это размер шрифта, и нажмите «Enter».
Строка со второго листа переместится в конец первого. Кликните по правой нижней ячейке (мигающей палочки будет практически не видно, поскольку там выбран размер шрифта «2») и нажмите «Ctrl+Enter».
После этого, таблица разорвется на 2 части. Установите курсор после появившейся фразы там, где стоит вертикальная черная палка – конец абзаца, и напечатайте нужный текст.
В результате, на втором листе будет написано то, что нам нужно. Теперь нужно удалить лишнюю строку. Выделите ее и нажмите «Ctrl+X».
Вот так получилось все сделать, не перенося последние ячейки с данными с первого листа на второй.
Надеюсь, у Вас все получилось, и теперь написать фразу Продолжение таблицы Вы сможете всего за пару минут.
Читайте также: