Как поставить важность письма в outlook
Обновлено: 08.07.2024
Нужна помощь в организации вашего почтового ящика Microsoft Outlook? Сделайте приоритетными электронные письма, выполнив следующие действия.
Почти каждый офисный работник должен иметь дело с громоздкой электронной почтой в тот или иной момент. К счастью, пользователи Microsoft Outlook могут воспользоваться различными функциями, разработанными для того, чтобы выделить важные электронные письма.
К ним относятся условное форматирование и цветовые категории для добавления различных шрифтов и цветов в ваши электронные письма. Вот как использовать эти функции в Outlook.
Использование условного форматирования в Outlook
В Outlook нажмите View> View Settings в Текущий вид категория. В окне Расширенные настройки просмотра, нажмите Условное форматирование,
Создание нового правила условного форматирования
Как вы увидите из Условное форматирование В окне настроек Outlook уже использует правила условного форматирования для определенных сценариев. Например, непрочитанные электронные письма будут отображаться синим текстом с использованием шрифта Segoe UI.
Чтобы добавить собственное правило условного форматирования, нажмите добавить.
Дайте подходящее имя своему правилу, затем нажмите Шрифт чтобы настроить параметры форматирования, такие как шрифт, цвет и размер.
Ok чтобы подтвердить настройки шрифта.
Как только стиль форматирования для вашего правила установлен, нажмите кнопку Условие .
Отсюда вы можете установить правило, которое будет применяться автоматически к электронным письмам, содержащим определенные ключевые слова, или к электронным письмам, отправленным на определенные адреса электронной почты или с них.
Форматирование по адресу электронной почты
Форматирование с помощью поиска по ключевым словам
Чтобы применить правило условного форматирования к электронным письмам, содержащим слова, введите ключевое слово (или ключевые слова) в поле Поиск слов.
Расширенные правила условного форматирования
Вы можете создать дополнительные сложные правила форматирования в Вкладки больше вариантов и продвинутый. Отсюда вы можете применить новое правило к электронным письмам по их статусу чтения, важности, флагу отслеживания, размеру и т. д.
Например, чтобы настроить правило, применимое только к непрочитанным письмам, щелкните Только предметы, которые, затем выберите Не прочитано из выпадающего меню.
На вкладке продвинутый вы можете создать определенный поиск для вашего правила, используя почти все доступные данные Outlook. Нажатие на поле опция дает вам сотни вариантов на выбор. Наиболее распространенные поля перечислены под Часто используемые поля.
Добавить в список чтобы добавить этот расширенный критерий поиска к правилу форматирования. В приведенном ниже примере показан расширенный поиск по всем электронным письмам, содержащим «Ben» в поле содержание.
Когда вы будете довольны своим правилом, нажмите Ok затем подтвердить Ok.
Использование категорий электронной почты
Например, зелено-желто-красная цветовая система поможет вам расставить приоритеты для наиболее важных писем. По умолчанию Outlook предлагает категории: синий, зеленый, оранжевый, фиолетовый, красный и желтый. Вы можете редактировать их или создавать свои собственные, используя альтернативные цвета и имена.
Создание или редактирование категорий
Клик на новый, чтобы создать новую категорию. Выберите цвет категории в раскрывающемся меню, присвоив ему имя.
Ok чтобы сохранить свою категорию.
Применение категории к электронным письмам Outlook вручную
Чтобы вручную применить категорию к электронной почте Outlook, выберите ее в представлении папки Outlook. Главная> Категоризировать, а затем нажмите на свою категорию.
Ваша категория будет отображаться в виде цветного квадрата в представлении папки Outlook по умолчанию над временем и датой получения. Название вашей категории будет отображаться под темой электронного письма в представлении электронной почты.
Чтобы просмотреть электронные письма по категориям, нажмите Вид> Категории и выделите соответствующий раздел для вашей категории.
Автоматическое применение категорий Outlook
Вы также можете использовать правила Outlook для автоматического применения категорий к определенным электронным письмам. Для этого нажмите Файл> Информация> Управление правилами и оповещениями,
в Правила электронной почты вкладка Правила и оповещения меню, нажмите Новое правило кнопка.
Выберите критерии поиска для своего правила цветовой категории. Например, чтобы применить правило к электронным письмам с определенного адреса электронной почты или имени домена, флажок От людей или публичной группы.
Шаг 2. Нажмите на критерии еще раз (подчеркнуто синим цветом). Сразу после Из, внизу введите свой адрес электронной почты или имя домена.
Вы можете установить действие для своего правила на следующем этапе. Нажмите, чтобы включить Присвоить категории категории Опция в Шаг 1.
Выберите категорию для назначения этому правилу, нажав категория в Шаг 2 раздел ниже, прежде чем нажать Ok, Далее.
Следующий этап позволяет выбрать любые исключения из этого правила. Выберите их, как указано выше, или нажмите далее чтобы продолжить.
Цветовая категория будет применяться к вашим электронным письмам в соответствии с выбранными вами критериями.
Не пропустите ваши важные электронные письма Outlook
Вы также можете использовать Quick Parts в Outlook, чтобы быстро добавлять общие утверждения в ваши ответы по электронной почте.
Установите важность электронной почты с помощью Kutools for Outlook
Создайте правило для автоматического присвоения электронной почты высокой важности
В Outlook функция «Правила» может помочь вам установить высокую важность электронной почты.
1. Нажмите Главная > Правила > Управление правилами и предупреждениями, нажмите Новое правило в Правила и предупреждения Диалог.
3. Нажмите Следующая, проверить с конкретными словами в теме или теле или другие флажки по мере необходимости в Step1 разделом, щелкните конкретные слова in Step2 раздел, затем добавьте слова, которые вы используете, чтобы отмечать электронные письма как важные на основе.
4. Нажмите OK > Следующая, в этом окне отметьте отметьте это как важность флажок в Step1, нажмите значение in Шаг 2 и выберите High из Значение Диалог.
5. Нажмите OK > Следующая > Следующая, появится диалоговое окно с напоминанием о продолжении, нажмите Да.
6. В последнем окне оставьте Включите это правило выбрано. Нажмите Завершить > OK чтобы завершить создание этого правила.
Установите важность электронной почты с помощью Kutools for Outlook
Бесплатная установка Kutools for Outlook, а затем выполните следующие действия:
3. Нажмите Правила Вкладка, выберите НОВИНКИ чтобы добавить конкретный текст, который вы хотите проверить, является ли важное электронное письмо на основе одного за другим.
4. Нажмите OK > OK закрыть диалоги.
Теперь электронные письма, содержащие определенные тексты в теле, теме или адресе, будут рассматриваться как важные электронные письма и отображаться на панели «Важные» по прибытии.
В Outlook, чтобы важные электронные письма не были заглушены сотнями электронных писем, вы можете всегда закреплять важные электронные письма в верхней части папки для их быстрого поиска и просмотра.
Закрепить важные электронные письма в верхней части папки
Закрепить важные электронные письма в верхней части папки
В Outlook нет способов закрепить определенные электронные письма в верхней части папки в списке рассылки, только вы можете перечислить важные электронные письма в панели задач.
1. В представлении «Электронная почта» щелкните правой кнопкой мыши электронное письмо, которое вы хотите закрепить в верхней части папки в списке рассылки, нажмите Follow Up > Без даты в контекстном меню. .
2. Повторите вышеуказанный шаг, чтобы добавить продолжение ко всем важным электронным письмам, которые вы хотите закрепить, одно за другим.
3. Перейдите в представление задач, нажмите Просмотр > Список дел > Задачи , чтобы отобразить Панель дел .
Бесплатная пробная версия 60 дней
Бесплатная установка Kutools for Outlook, а затем выполните следующие шаги:
Во-первых, вам нужно для создания правил, определяющих важную электронную почту.
3. На вкладке Правила нажмите Создать , чтобы добавить текст, на основании которого следует судить о важности электронного письма.
4. Нажмите ОК .. Теперь правила для важных писем созданы.
Совет:
2. В контекстном меню есть несколько быстрых инструментов.
Просмотр и редактирование нескольких документов Word/книг Excel с вкладками, таких как Firefox, Chrome, Internet Explore 10!
Возможно, вы знакомы с просмотром нескольких веб-страниц в Firefox/Chrome/IE и возможностью переключения между ними, легко щелкая соответствующие вкладки. Здесь вкладка Office поддерживает аналогичную обработку, которая позволяет просматривать несколько документов Word или книг Excel в одном окне Word или Excel и легко переключаться между ними, щелкая их вкладки.
Нажмите, чтобы получить бесплатную пробную версию вкладки Office!
Создайте правило для автоматического присвоения электронной почты высокой важности
Установите важность электронной почты с помощью Kutools for Outlook
Создайте правило для автоматического присвоения электронной почты высокой важности
В Outlook функция правил может помочь вам настроить электронную почту как высокая важность.
1. Нажмите Главная > Правила > Управление правилами и предупреждениями , нажмите Новое правило в диалоговое окно Правила и предупреждения .
3. Нажмите Далее , установите флажок с конкретными словами в теме или теле или другие флажки по мере необходимости в разделе Шаг1 , нажмите определенные слова в разделе Step2 , затем добавьте слова, которые вы используете для пометки электронных писем как имеющих высокую важность.
4. Нажмите OK > Далее , в этом окне установите флажок отметить как важность в Шаге 1 , нажмите важность на шаге 2 и выберите High из Важность диалоговое окно.
5. Нажмите OK > Далее > Далее , появится диалоговое окно, напоминающее вам, если продолжить, нажмите Да .
6. В последнем окне оставьте выбранным Включить это правило . Нажмите Готово > OK , чтобы завершить создание этого правила.
Установить важность электронной почты с помощью Kutools for Outlook
Перейти к загрузкеБесплатная пробная версия 60 дней
Бесплатная установка Kutools for Outlook, а затем выполните следующие шаги: р>
3. Перейдите на вкладку Rules , затем нажмите New , чтобы добавить конкретный текст, который вы хотите проверять на наличие важного электронного письма, на основе одного за другим.
4. Нажмите OK > OK , чтобы закрыть диалоговые окна.
Читайте также: