Как прервать процесс согласования в 1с документооборот
Обновлено: 07.07.2024
Процесс согласования кое-какого документа состоит из 8 шагов (все по ролям), при этом автор документа может быть одним из согласовантов. Либо, например, 2 и 6 согласовант это одно и тоже лицо.
Как научить систему пропускать такой шаг, если ранее в процессе уже было получено согласование у этого пользователя?
Так же, в одно из шагов есть некоторая роль, которая будет согласовываться, только если документ из филиала, так вот если документ с головного офиса, то шаг пропускается. Как системе подсказать, что не надо ожидать какого-о согласованта из головного, пропустить шаг и идти дальше?
(0) всё это настраивается у Условиях маршрутизации. Там можно как конструктором условия накидать, так и кодом написать.Например, проверка на то, что документ пришел из филиала делается конструктором, это надо у Ответственного проверить реквизит Подразделение. Потом в шаблонах процесса надо нажать кнопку "Использовать условия", указать нужное условие и, в зависимости от него, настроить куда дальше пойдет процесс.
(1) Юрий, поясните подробнее, пожалуйста.
И я сейчас накидаю подробнее:
мой 4ый шаг это согласование у ответственного по От, в процессе у меня роль "Директор по ОТ" и напротив стоит отбор "А из филиала ли?"
Код ниже. Получается если да, то согласовывает он.
Так вот а если нет (если заявка из головного), то не должно быть ответственного, шаг пропускается и идем сразу к 5ому шагу.
Вот где и как указать это "а если нет"?
(3) система сама знает что надо пропустить если не нашла никого? то есть не надо явно указывать, что нужно перейти к следующему шагу?
(4) Не совсем так. Ты используешь "Условную маршрутизацию", т.е. в данный шаг программа зайдет, если условие выполняется
Например, мы идем гуляем под ручку, а тебе говорю "хочешь пива" (а блин, здесь же антиалкогольный сайт), тогда так "хочешь лимонад?", если ты отвечаешь "да", мы сворачиваем в проулок, а если нет, то как шли прямо так и идем))
(5) Принято, надо оттестить и посмотреть этот шаг. Спасибо за ответ и лимонад.
И все же к вопросу об исключении двойного согласования.
я понимаю что должно быть так:
Если Предмет.ТЕКУШИЙСОГЛАСОВАНТ = Предмет.ПРЕЖНИЙСОГЛАСОВАНТ
так вот, как верно в системе вызвать реквизиты ТЕКУШИЙСОГЛАСОВАНТи ПРЕЖНИЙСОГЛАСОВАНТ?
есть реквизиты УстановилГриф,АвторУтверждения,Утвердил,Ответственный. ху из ху?)
Вариант посложнее, это создать условие на встроенном языке, там найти роль ответственного и если она не совпадает с ролью для данного шага, то вернуть истину
(7) ответственный это тот на ком сейчас процесс, или тот кто создавал документ?
точнее не создавал, кто создавал это Автор, а Ответственный - назначенный ответственный
+10 в общем случае они совпадают, но можно и поменять вручную
Система работает не совсем так. Если задача уже на ком-то, то и проверять нечего, т.к. исполнитель уже назначен.
Система выполняет очередной шаг процесса и назначает ответственного, если условие маршрутизации выполняется. Т.е. проверили условие, назначили ответственного, а не наоборот.
вот приходит к 8 шагу согласование (но этот человек мог согласовать на 2 шаге), поэтому в условие маршрутизации я запихиваю условие и пишу на встр.языке
если предмет.ТЕКУЩИЙСОГЛАСОВАНТ <> ПРЕДМЕТ.БЫВШИЙСОГЛАСОВАНТ
тогда результат истина.
.
так как мне вызвать текущего и бывшего?
(14) еще раз: нет текущего согласованта на момент проверки. Максимум, что ты можешь сделать, это путем построения на встроенном языке, узнать, кто уже согласовывал. Хотя, если особо извратиться, то можно и вычислить кто сейчас должен согласовывать, но это уже за гранью.
Вот простой пример:
1. Согласовать руководителем инициатора
Вариант 1: документ запускает на согласование Иванов, подчиненный Петрову. Тогда схема будет такая:
В твоем варианте на втором шаге согласовал Петров. Почему он согласовал? Было какое-то условие? Если да, то включи это условие в 8 шаг, только с префиксом НЕ
а теперь усложнение процесса, он согласовал на втором пункте, потому что оказался непосредственным руководителем инициатора.
Данный процесс предназначен для сотрудников организации, в функциональные обязанности которых входит согласование документов и принятие решений по ним.
Задача «Согласовать» состоит из трех основных разделов:
§ Обзор;
§ Предметы согласования;
§ Действия.
В разделе «Действия» отображаются все действия, которые можно выполнить по текущей задаче. Поле «Комментарий» следует заполнить, если требуется прокомментировать действие (Например, написать причины, по которым договор не согласован).
В случае, если исполнитель задачи согласен с документом, то ему необходимо нажать кнопку «Согласовано».
В случае, если исполнитель задачи согласен с документом, но необходимо внести правки или у исполнителя есть комментарии, то ему необходимо нажать кнопку «Согласовано с замечаниями» и заполнить поле «Комментарий»
После нажатия кнопки «Согласовано» / «Согласовано с замечаниями» процесс согласования переходит на следующий этап.
Важно! Нажатие кнопки «Согласовано» / «Согласовано с замечаниями» означает, что документ в текущей его редакции/с учетом внесенных правок и/или комментариев согласован исполнителем задачи.
В случае если исполнитель задачи не согласен с документом, то необходимо в поле «Комментарий» ввести текст обоснования и нажать кнопку «Не согласовано». К автору документа придет задача «Ознакомление» с результатом согласования. После устранения замечаний документ может быть отправлен на повторное согласование, если это необходимо, либо процесс может быть завершен с результатом «Не согласовано».
Работа с задачей «Исполнить»
Данный процесс предназначен для всех пользователей системы, кому ставится задача на исполнение или дается поручение. В форме задачи «Исполнить» в области действий находится только кнопка «Исполнено».
При получении такой задач необходимо выполнить поручение, приложить отчет о выполнении и/или внести комментарий, нажать кнопку «Исполнено».
Добавление отчета об исполнении
Для того, чтобы добавить отчет об исполнении, необходимо в форме задачи исполнить добавить файл, который является отчетом об исполнении (это может быть исходящее письмо, составленный договор, презентация и пр., в зависимости от исполняемой задачи) нажатием правой кнопкой мыши в области «Предмет (документы) и выбора команды «Добавить файл».
В разделе «Обзор» отображается информация о предмете ознакомления. В разделе «Предмет (документы) для ознакомления» отображаются сами предметы ознакомления и приложенные к ним файлы. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.
При выполнении задачи у исполнителя есть возможность ввести пояснение, вопрос и т.д. в поле «Комментарий» (или оставить это поле незаполненным) и нажать кнопку «Ознакомился».
В случае, если задача «Ознакомиться» поступила после регистрации, согласования документа:
Алгоритм работы согласно описанию выше.
При выполнении задачи у исполнителя есть возможность либо ознакомиться с результатом согласования/регистрации, либо повторить согласование/регистрацию.
Задача «Зарегистрировать» необходима для регистрации внутренних, входящих и исходящих документов. В форме задачи в разделе «Обзор» отображается информация о предмете регистрации. В разделе «Предмет (документы)» отображается сам документ, который необходимо зарегистрировать. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.
Задача «Обработать резолюцию» поступает после рассмотрения документа.
В форме задачи есть три вкладки:
Вкладка «Что обработать» в разделе «Обзор» отображается информация о предмете рассмотрения. В разделе «Предмет (документы)» отображается сам документ, который был рассмотрен руководителем. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.
Если по резолюции руководителя не предполагается назначение исполнителей и ознакомление с документом, то следует выполнить задачу, нажав кнопку «Обработано». При необходимости можно заполнить комментарий.
Как в 1С:Документообороте поставить на паузу процесс до выполнения условия?
В статье используются следующие механизмы 1С:Документооборот КОРП версии 2.1.18.11: комплексный процесс в виде схемы, эскалации, этапы обработки документов.
Очень часто комплексный процесс (или ветку процесса) нужно поставить на паузу, пока не выполнится определенное условие. В данной статье показан один из способов реализации данного функционала.
Видео-урок "Как поставить на паузу процесс до выполнения условия" доступен в теме Бизнес-процессы видеокурса Самоучитель 1С:Документооборот для специалистов и администраторов.
Открываем демо версию 1С:Документооборот 8 КОРП под пользователем Администратор.
Открываем Виды документов в разделе НСИ.
Находим вид внутреннего документа Договор аренды оборудования. В нем установлена нужная нам настройка Использовать этапы обработки документа.
И обращаем внимание на этапы обработки документа, заданные у вида документа.
В шаблоне комплексного процесса (КП) сделаем два параллельных вложенных КП. В одной ветке у нас будут этапы 2-5, 8. В другой ветке 6 и 7, причем этап 7 должен начаться только после того, как в параллельной ветке завершится этап 5.
Переходим в раздел Управление процессами и открываем Шаблоны процессов.
Создаем новый комплексный процесс в виде схемы 1с документооборота.
На схему добавим две параллельные ветки (два вложенных комплексных процесса):
- Согласование и подписание договора.
- Получение и оплата счета.
Первая ветка содержит этапы 2, 3, 4, 5, 8.
Вторая ветка содержит этапы 6 и 7.
Однако этап 7 "Оплатить счет" надо запускать только после этапа 5 "Подписания договора" в параллельной ветке.
Для решения этой задачи создадим новую роль Робот. И сделаем промежуточный шаг на эту роль "Ожидание подписания договора".
Позже настроим правила эскалации по выполнению этой задачи, если договор подписан. Но пока вернемся в первую ветку и после шага подписания договора будем проставлять признак выволнения этапа 5 "Подписание у директора".
Чтобы из кода скрипта не искать этап по наименованию (а наименование этапа может со временем измениться), лучше использовать механизм локальных констант. Как их сделать рассказано в видеокурсе для специалистов и администраторов в теме Бизнес-события.
Также локальные константы уже реализованы одной из функций в продукте "Академическое гиперрасширение для 1С:Документооборота".
Мы воспользуемся расширением (его можно бесплатно тестировать 3 дня). Загрузим его на нашу базу и получим демо-лицензию.
После этого открываем локальные константы.
Создадим новую локальную константу ЭтапПодписатьУДиректора.
Далее нам нужно написать скрипт, который проставляет у документа, что этот этап пройден. В том же расширении имеется встроенный эмулятор скриптов. Воспользуемся им для написания скрипта.
Вставляем скрипт в эмулятор скриптов и меняем название константы на ЭтапПодписатьУДиректора. Выбираем любой запущенный комплексный процесс и проверяем, проставилось ли прохождение нашего этапа.
Пройденность этапа заполнилась скриптом. Полный текст скрипта можно взять в библиотеке скриптов. Этот скрипт входит в список тех скриптов, которые находятся в свободном доступе.
Док = Процесс.Предметы[ 0 ].Предмет ; Этап = lvv_ВызовСервера.lvv_ПолучитьЗначениеДопПараметра ( "ЭтапПодписатьУДиректора" ) ; Сообщить ( Этап ) ; НаборЗаписей = РегистрыСведений.ЭтапыОбработкиДокументов.СоздатьНаборЗаписей ( ) ; НаборЗаписей.Отбор.Документ.Установить ( Док ) ; НаборЗаписей.Отбор.Этап.Установить ( Этап ) ; НаборЗаписей.Прочитать ( ) ; Если НаборЗаписей.Количество ( ) = 0 Тогда Сообщить ( 0 ) ; НЗ = НаборЗаписей.Добавить ( ) ; НЗ.Документ = Док ; НЗ.Этап = Этап ; НЗ.ДатаПрохождения = ТекущаяДата ( ) ; НЗ.Пройден = Истина ; ИначеЕсли НаборЗаписей.Количество ( ) = 1 Тогда Сообщить ( 1 ) ; НЗ = НаборЗаписей[ 0 ] ; НЗ.Документ = Док ; НЗ.Этап = Этап ; НЗ.ДатаПрохождения = ТекущаяДата ( ) ; НЗ.Пройден = Истина ; КонецЕсли ; НаборЗаписей.Записать ( ) ;
Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.
В этой статье мы рассмотрим вопросы настройки процессов согласования (в том числе сложные процессы согласования) в решении для построения системы электронного документооборота «1С:Документооборот».
Что чаще всего понимают под «согласованием документа»?
Согласование – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.
Это относится не только к документам, например, согласованию приказа, согласовывать можно отдельные файлы, а также проведение мероприятий, заведение контрагентов для использования в системе и проектов, отдельные проектные задачи и многие другие объекты системы.
При этом глобальная цель процесса согласования – повысить качество не только согласуемых документов, но и реальных управленческих решений, которые обычно стоят за этими документами, поэтому процесс согласования является важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость компании.
Процесс согласования в 1С:Документооборот
Процесс, реализованный в программе, можно использовать как самостоятельный процесс для согласования договоров перед их подписанием, а также заявок на оплату или закупку ТМЦ перед их оплатой (в отдельных случаях ежедневной «рутины» может быть даже настроено автоматическое согласование), так и в качестве элемента комплексного процесса для сложной многошаговой обработки документов.
Для того чтобы настроить шаблон любого процесса, в том числе и согласования, необходимо перейти в раздел «Управление процессами» и выбрать пункт меню «Шаблоны процессов».
После этого откроется рабочее место администратора бизнес-процессов по настройке шаблонов процессов в системе.
Обратите внимание, что обычным пользователям этот функционал недоступен, настраивать шаблоны процессов могут только пользователи со специальными полномочиями, дающими права на данную подсистему.
Попробуем создать новый шаблон процесса на примере согласования документа «Заявка на расходование средств», а также построить маршрут согласования заявки в 1С.
Находясь в разделе «Согласование», нажимаем кнопку «Создать». Открывается окно создание нового процесса согласования.
Заполняем уникальное название шаблона. Если необходимо показывать наш шаблон процесса ограниченному кругу пользователей – указываем рабочую группу шаблона. При этом можно разрешить изменение этого шаблона пользователям данной рабочей группы.
На второй вкладке настраиваются основные параметры процесса согласования:
Здесь указываем название процесса, которое будет видеть пользователь в своих задачах. Рекомендуем использовать имя предмета в наименовании, так сразу будет понятно, что именно нужно согласовывать.
Можно заполнить расширенное описание, чтобы пользователю при выполнении своей задачи было четко понятны функции и действия, которые необходимо выполнить.
Далее настройка маршрута согласования в следующей табличной части требует выбрать тип согласования. Система позволяет направлять процесс согласования документов всем участникам согласования сразу, по очереди, либо смешанно.
Далее из состава пользователей системы необходимо подобрать участников процесса, указать сроки исполнения для каждого из них. При этом в шаблоне можно указать только относительные сроки – в днях, часах или даже минутах.
Только при установленных сроках исполнения в дальнейшем мы сможем контролировать исполнительскую дисциплину, а также подключать возможность эскалации решений.
При подборе исполнителей можно использовать не только конкретных пользователей, но и встроенный механизм автоподстановок:
Автоподстановки – встроенный предопределенный механизм системы, позволяющий подставлять значения реквизитов связанных объектов. Добавление своих автоподстановок возможно только с использованием программирования.
Еще один «умный» механизм подбора участников процесса – ролевая адресация:
Роли исполнителей также настраиваются в разделе «Управления процессами».
Обратите внимание, что именно использование автоподстановок и ролевой адресации является наиболее предпочтительным при построении маршрутов бизнес-процессов в системе, поскольку именно такой подход в дальнейшем позволит значительно облегчить администрирование подсистемы управления бизнес-процессами в системе.
Если согласование заявок по условиям требует подбора согласующих, необходимо воспользоваться функционалом настройки маршрутизации бизнес-процесса.
Настройка условий возможна по довольно сложным алгоритмам – с использованием практически всех реквизитов объектов системы или с использованием встроенного языка программирования системы.
На третьей вкладке настройки шаблона маршрута согласования можно настроить предметы процесса.
Предметы могут быть различными по типу:
- Основной предмет – в результате исполнения процесс будет изменять статус у документа – согласован, не согласован, согласован с замечаниями;
- Дополнительный предмет – статусы изменяться не будут;
- Заполняемый предмет – в ходе исполнения задачи пользователь будет должен заполнить этот предмет по предложенному шаблону и алгоритму.
Если в процессе будет использоваться несколько предметов, можно настроить порядок их отображения:
В следующей табличной части вкладки можно отрегулировать видимость того или иного предмета на каждом шаге процесса:
Для заполняемого предмета процесса здесь настраивается шаг процесса, на котором от пользователя потребуется заполнений данного предмета:
На последней вкладке настройки маршрута согласования можно настроить проверку условия, при соблюдении которого пользователь сможет выполнить свою задачу. Настройка условий схожа по своей сути с настройкой условий маршрутизации.
На первой вкладке не забываем назначить настроенный нами шаблон определенному виду документа, в нашем случае – Заявке на расходование средств.
Здесь же можно настроить механизм эскалации задач, позволяющий оптимизировать бизнес процесс и минимизировать человеческий фактор.
Настройка правил эскалации позволяет автоматически завершать тот или иной шаг процесса, либо перенаправлять неисполненную задачу, например, непосредственному руководителю исполнителя, в зависимости от временных условий.
Как показывает этот пример, даже настройка очень простого шаблона маршрута согласования требует от администратора достаточно знаний и опыта работы с системой, понимания внутренних механизмов и зависимостей объектов. Настройка же более сложных процессов согласования документов, например, такого процесса как согласование договоров в 1С Документооборот, потребует значительного времени и знаний, поскольку для него характерно такое явление, как повторное согласование или желание вовсе отменить согласование на каком-то этапе.
Для решения подобных задач, особенно на этапе внедрения системы, когда необходима методологическая и консалтинговая поддержка, наиболее оптимальным и выгодным подходом является вовлечение профессиональных исполнителей, имеющих достаточный багаж знаний и опыта внедрения подобных систем, что позволит исключить нелепые ошибки и добиться положительных результатов в короткие сроки, и что наиболее важно – сэкономить бюджет компании.
Профессиональные специалисты нашей компании готовы всегда помочь вам во внедрении системы электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот 8»!
Читайте также: