Как работать в 1с бухгалтерия государственного учреждения
Обновлено: 07.07.2024
Синхронизация информации представляет собой 2-сторонний обмен между конфигурациями. В большинстве случаев сведения отправляются из конфигурации 1С: ЗУП 8 в конфигурацию 1С: Бухгалтерия 8. К примеру, документ «Отражение зарплаты в бухучете», заполняемый на основе данных о расчете зарплаты и страховых взносов за конкретный период.
Обмен между конфигурациями 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1 и 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 2.0.
На первом этапе настройки необратимо из конфигурации 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1 зайти в «Администрирование» – «Синхронизация данных». В других программах настройку синхронизации тоже можно найти в разделе «Администрирование».
После этого нужно проставить галочку «Синхронизация данных» и перейти по гиперссылке «Настройка синхронизации данных».
В новом окне жмем «Новая синхронизация данных».
Теперь следует выбрать из списка, с какой конфигурацией будет настроена синхронизация, и перейти к «Этапам настройки»:
- По гиперссылке «Настроить параметры подключения»выбрать способ подключения. В этом примере указать конфигурацию 1С: БГУ 2.0 и 1-й способ подключения – «Подключение к другой программе на этом компьютере или по локальной сети». В открывшемся окне – заполнение полей «Каталог» и «Пользователь».Такие сведения можно взять из базы-корреспондента.
- Второй этап – настройка правил обмена сведениями: заполнение всех полей, установка даты начала месяца, начиная с которого будет происходить выгрузка информации, нажатие «Записать и закрыть».
- Выполнение выгрузки, переход в конфигурацию 1С: БГУ 2.0 для сверки сведений. Чтобы это сделать, нужно открыть«Администрирование» – «Синхронизация данных» – «Настройка синхронизации данных», произвести первоначальную настройку и нажать«Синхронизировать». Появится окно сверки информации.
Чтобы просмотреть информацию, 2 раза щелкнуть по интересующим строчкам и в новом окне проверить соответствие.
Если нужно, произвести замену нажатием «Отменить соответствие» и «Установить соответствие».
Далее поставить галочку «Закончить сопоставление данных» и нажать«Далее», «Готово».
Открыть«Учет и отчетность» – «Учет заработной платы» – «Отражение зарплаты в учете» и просмотреть загрузившийся документ.
Чтобы создать и настроить «Статьи финансирования» и «Способы отражения», открыть«Администрирование» – «Настройка параметров учета» – «Обмен данными и интеграция»:
Крик души: «Я – бухгалтер. Много лет работала в коммерции. А тут недавно предложили попробовать вести учет в бюджетной организации. Согласилась, да видно зря. Помогите, пожалуйста, с чего начать? А то я уже думаю увольняться».
Встречали такие вопросы на форумах? Мне хочется помочь сделать первые шаги начинающему бухгалтеру бюджетной организации.
Семь лет назад, когда я устроилась работать в свою музыкальную школу сразу на должность главного бухгалтера, за моими плечами был только преподавательский опыт, то есть теоретические знания – как должно быть, и ни дня работы бухгалтером.
Сейчас, наверно, не согласилась бы на такую авантюру.
Но теперь у меня уже есть опыт работы в бухгалтерии бюджетного учреждения, поэтому могу позволить себе дать несколько советов начинающему бухгалтеру в госсекторе.
Первое, с чем необходимо ознакомиться – это план финансово-хозяйственной деятельности и бюджетная роспись на текущий год, чтобы понимать на какие цели предусмотрено финансирование. Ну и, конечно, выяснить специфику учреждения, по каким кодам финансового обеспечения требуется вести учет. Эту информацию можно почерпнуть в учетной политике. В случае ее отсутствия нужно будет предпринять меры по ее составлению в ближайшем будущем. Обязательно проверьте, разнесены ли данные из ПФХД в программе? Это можно сделать путем заполнения формы 737. Если графа 4 заполнилась – то все в порядке,
если нет, то срочно формируйте документы «Плановые назначения».
Следующий шаг, по моему мнению - обратиться к вышестоящей организации с просьбой предоставить перечень отчетов, которые необходимо будет им сдавать с указанием сроков.
Еще один важный момент – выяснить у учредителя процесс финансирования расходов учреждения, в какой момент предоставлять заявки и в какие сроки они будут профинансированы. Попросить предоставить шаблоны заявок и отчетов.
Само собой, нужно обзавестись датированным ежедневником или планингом и прописать в нем сроки отчетности и текущие дела на ближайшую неделю.
Следующий шаг – возьмите последнюю выписку с лицевого счета и сравните остаток средств на конец дня со сведениями, которые отражены в программе.
Для получения этой информации можно построить оборотно-сальдовую ведомость по счету 201.11
или справку по движению денежных средств.
После этого сравнения придет понимание, своевременно ли отражались операции по движению денежных средств на счетах или потребуется время на их восстановление.
Ежедневно следует разносить выписку с лицевого счета, отражая поступления денежных средств с помощью документов «Кассовые поступления»,
«Поступление родительской платы».
Для отражения списания средств со счета и проведения оплаты нужно будет сформировать «Заявку на кассовый расход» или «Кассовое выбытие», для получения наличных денег – «Заявку на наличные (банковская карта)».
При ведении хозяйственной деятельности ваше учреждение будет получать документы от поставщиков, их необходимо будет отражать в программе 1С. В зависимости от содержания операции это могут быть документы: «Услуги сторонних организаций»,
«Покупка материалов» и др.
Естественно, все начисления в программе должны быть отражены только на основании первичных документов.
Помнится, в первый год работы у меня никак не получалось сформировать отчеты «красиво» – кругом была одна краснота. И я не могла понять, что же со всем этим делать и как мне сдать отчеты? Я позвонила сестре в слезах, что у меня ничего не получается, ни одна сумма не закрывается.
Она быстро меня успокоила вопросом: «А ты все услуги начислила?».
Оказывается, я сделала большую ошибку – проводила все оплаты, но совсем не производила начисления. После устранения этого недочета все мои отчеты были сформированы, а моей радости не было предела.
Поэтому регулярно формируйте оборотно-сальдовую ведомость и анализируйте ее.
Еще один немаловажный момент - проведите сверку расчетов со всеми поставщиками, с налоговыми органами и внебюджетными фондами, запросите в ИФНС «Перечень налоговых деклараций (расчетов) и бухгалтерской отчетности», чтобы понимать, все ли отчеты предоставлены.
Составьте список всех «паролей и явок» для работы с различными программами – СУФД, 1С, Web – консолидация и др. (только позаботьтесь о том, чтобы доступ к нему был ограничен).
Выясните сроки выплаты заработной платы в учреждении, чтобы их не нарушить по неосмотрительности.
В конце месяца в обязательном порядке нужно начислить заработную плату и страховые взносы на оплату труда.
Прежде чем перечислить заработную плату сотрудникам, нужно сверить суммы в реестрах на перечисление с остатками по обороткам по соответствующим счетам и в разрезе КФО, чтобы лишний раз убедиться в правильности произведенных расчетов.
Ежемесячно следует проводить начисление амортизации по основным средствам и НМА,
Для того, чтобы избежать лишних ошибок в программе, проводите технологический анализ.
Также есть замечательный «Помощник закрытия периодов», который подскажет, какие обязательные процедуры не были проведены.
Разработчики 1С заботятся о нас – бухгалтерах, и стараются облегчить нам жизнь. Для этого они предусмотрели такие замечательные возможности как «Обмен с казначейскими системами и учреждениями банка», выгрузка отчетов и в Web – консолидацию и в налоговые органы. Я считаю, что этими средствами обязательно нужно пользоваться. Пусть вы в какой-то день потратите уйму времени, чтобы научиться их использовать в своей деятельности, зато позже эти умения превратятся в свободную минутку, когда ее будет катастрофически не хватать.
Еще один очень важный момент: если вы пришли в учреждение работать после другого бухгалтера, не поленитесь до начала отчетного периода сверить остатки на конец периода в годовой отчетности за предыдущий период с начальными остатками в программе 1С. Поверьте, это поможет сэкономить время в горячую пору отчетного периода.
И не бойтесь задавать вопросы. Если столкнулись с проблемой – позвоните учредителю или коллегам. Мир не без добрых людей, и, как говорится, одна голова хорошо, а две – лучше.
Обращаюсь ко всем читателям – если я что-то пропустила, дополняйте список в комментариях.
Перенос с одного КФО на другой в 1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8 редакции 2.0
В этой статье хотелось бы рассказать об основных средствах. А именно – приобретение и оплата по разным кодам финансового обеспечения (КФО) или по разным классификационным признакам счетов (КПС). Ведь часто бывает так, что учреждение получает денежные средства по одной программе (а значит – КФО), а монтаж и услуги доставки есть возможность оплатить из другого КФО. Рассмотрим такой случай в программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8,редакция 2.0.
Документ «Ввод остатков ОС,НМА,НПА» в 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8 ред. 1.0
В последних обновлениях программы 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8 ред. 1.0 появился новый документ «Ввод остатков ОС,НМА,НПА», который теперь используется вместо целого ряда документов: «Ввод остатков ОС и НМА». «Ввод остатков ОС в оперативном учете», «Ввод остатков по НПА», «Ввод остатков по имуществу казны».Рассмотрим основные принципы работы с данным документом в программе.
Шаблоны инвентарных номеров в 1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8 редакции 2.0
При принятии к учету основного средства, которое поступает в собственность учреждения, вне зависимости от способа приобретения (покупка, безвозмездное получение), необходимо присваивать инвентарный номер. Данный номер позволяет однозначно определять основное средство, что облегчает учет собственности учреждения.
Документ «Принятое денежное обязательство» и его отражение в программе 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8 ред. 1.0
В государственных учреждениях ведется параллельный учет на 500-x счетах. В этой статье я расскажу вам про работу с документом «Принятое денежное обязательство». В настоящее время эта тема стала особенно актуальной, так как с 1 января 2017 нужно предоставлять «Сведения о денежном обязательстве» (ф. 0506102) в Федеральное казначейство.
Бухгалтерский учет в государственных учреждениях и коммерческих организациях – основные принципы и отличия
Когда бухгалтер впервые сталкивается с бюджетным планом счетов, особенно, если ранее имел дело с коммерческим, его несколько шокируют отличия. И, действительно, они очень существенны. В этой статье хотелось бы поговорить об общих принципах и отличиях в ведении бухгалтерского учета в государственных учреждениях и коммерческих организациях.
Оформление расчетно-платежных документов бюджетными и автономными учреждениями с 2017г в 1С: БГУ 8 ред 1.0
С 1 января 2017 г. начали действовать изменения в Инструкции № 157н, в которых говорится, что теперь в классификационных признаках счетов в качестве первых четырех знаков используются не нули, как это было ранее, а указывается раздел и подраздел. В этой статье мы рассмотрим, как данные изменения отразятся на работе пользователей программного продукта 1С: БГУ 8 редакции 1.0, и какие настройка программы необходимо произвести.
Санкционирование расходов по расчетам с подотчетными лицами в 1С: БГУ 8 редакции 2.0
Расчеты с подотчетными лицами – одна из самых популярных бухгалтерских операций в работе любого учреждения. Для государственного учреждения особенностью является то, что любые расходы требуется санкционировать. В этой статье хочу остановиться на особенностях санкционирования расходов по платежам авансом при расчетах с подотчетными лицами в программе 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8, редакция 2.0.
Настройка отражения зарплаты в учете в 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8 и 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения 8
Наиболее удобной программой для расчета заработной платы в государственном учреждении является 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения 8 редакция 3. Это удобный инструмент, который гибко подстраивается под особенности каждого учреждения. Для обмена информацией по заработной плате и удержаниям с программой 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8, редакция 2.0 организован механизм, который носит название «Обмен данными». Механизм позволяет в двустороннем порядке обмениваться нормативно-справочной информацией и документами для создания в программе 1С:БГУ 2.0 полной картины по начислениям и удержаниям работникам учреждения, которые формируются в свою очередь в 1С:ЗГУ 3.
Принятие обязательств при торгах в 1С: Бухгалтерии государственного учреждение 8 ред. 2.0
В начале 2014 года в части бюджетного финансирования вступило в силу ограничение на сумму закупок по прямым договорам до 100 тысяч рублей. А в начале 2015 года в учете государственных учреждений появилось новое понятие «принимаемые обязательства». Это понятие подразумевает, что учреждение принимает обязательства на сумму будущего контракта или договора. В Единой информационной сети размещается извещение с указанием имеющейся суммы, а также предмета контракта (договора). И, изначально, точная сумма и поставщик неизвестны, но принимать обязательства перед размещением бухгалтер обязан. В этой статье рассмотрим весь алгоритм работы с принимаемыми обязательствами в программе 1С: БГУ 8 ред. 2.0.
Санкционирование расходов по зарплате в 1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8 ред. 2.0
Ведение учета в разделе «Планирование и санкционирование» подразумевает ведение обязательств по всем статьям расходов учреждения. Расходы по заработной плате сотрудников – одни из самых обязательных статей расходов. Но, в отличие от расходов на закупку от поставщиков, алгоритм санкционирования расходов на заработную плату не так очевиден. В этой статье хочу рассказать, как правильно принимать бюджетные и денежные обязательства по статье расходов на заработную плату сотрудников и проводить начисления по ней в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8, редакция 2.0».
Контроль расходов по обязательствам в 1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8 редакции 2.0
Программа «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8, редакция 2.0» призвана, в первую очередь, облегчить работу бухгалтера. Для этого существует множество различных настроек, использование которых позволит соблюдать правила учета, осуществлять контроль, автоматизировать выполнение необходимых операций и многое другое. В этой статье хочу рассказать про удобную настройку, которая позволит контролировать суммы бюджетных и денежных обязательств в части санкционирования расходов.
Настройки для ведения учета в разделе «Планирование и санкционирование» в 1С: БГУ 8 редакции 2.0
Учет планирования и санкционирования – самый сложный раздел учета в государственных учреждениях. Для корректного отражения операций по данному разделу в программах 1С необходимо уделить время первоначальным настройкам. В данной статье освещается подготовка к учету в этом разделе в программе 1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8 редакция 2.0, рассматриваются только те сведения, которые необходимо заполнить в обязательном порядке.
Учет предельных объемов финансирования в 1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8 редакции 2.0.
Очень часто бывает, что бюджетные средства, доведенные до казенного учреждения в начале года финансовым документом, по факту доводятся частями казначейством (помесячно или поквартально). Если учитывать бюджетные средства на счетах доведенных лимитов бюджетных обязательств или ассигнований (которые учитываются на счетах раздела 5 бюджетного плана счетов), то будет сложно получить актуальную информацию об остатке средств внутри периода. Для решения данной задачи в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8 ред. 2.0» организован внесистемный учет предельных объемов финансирования (ПОФ) на забалансовых счетах ПОФ.П, ПОФ.Р, ПОФ.С.
Учет питания в 1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8 ред. 1.0.
Если вашему учреждению необходимо вести учет питания, то в реализации этой задачи может помочь программа 1С: Бухгалтерия государственного учреждения, в которой для учета питания предусмотрен специальный раздел. О том, как работать с документами и справочниками, входящими в данный раздел, мы поговорим в данной статье.
Узкоспециализированный программный продукт 1С: Бухгалтерия государственного учреждения служит для снижения уровня ручного труда, заменяя его автоматизированными операциями, при ведении бухгалтерского учета на государственных предприятиях (учреждениях), которые финансируются из местного, регионального или федерального бюджета.
Представленная конфигурация несколько отличается от других приложений серии «Бухгалтерия» и требует более подробного описания возможностей 1С: БГУ.
Ведение централизованного учета
Программный продукт 1С для государственных учреждений позволяет полноценно работать не только с бухгалтерским учетом одного единственного предприятия, но и с учетом целой группы учреждений или структурных подразделений одной организации, а также с учетом учреждений, которые передали соответствующие полномочия на основании специального соглашения.
Нужно отметить, что при первичном запуске и дальнейшем использовании 1С: БГУ формируется, а затем и постоянно обновляется (пополняется) одна общая информационная база. Кроме того, списки контрагентов, государственные классификаторы, номенклатуры материальных запасов и статьи затрат также имеют общий характер.
Ведение обособленного учета
Благодаря системе пользователь получает возможность вести учет обособленного типа для одной организации по источникам финансового обеспечения. При этом используется одна база данных, а отчетность обладает обособленными свойствами.
Нужно отметить, что в случае обособленного учета структура счетов по каждому доступному финансовому источнику обеспечения может быть различной.
Детальная настройка доступных функций
Для удобной и эффективной работы с данным приложением требуется правильно выполнить необходимые настройки, которые осуществляются после перехода из меню«Бухгалтерский учет» в позицию «Настройка параметров учета».
Все дальнейшие действия удобнее и нагляднее представить в виде таблицы.
Переход на закладку
- Определяется порядок учета денежных средств и документов.
- Устанавливается порядок формирования дополнительных проводок.
- Задается валюта учета (рубль по умолчанию).
В этой закладке отображается номер приказа, используемый при составлении бюджетной классификации.
Устанавливается перечень данных, которые будут отображаться в бухгалтерской справке по форме 0504833.
Форма утверждена приказом Минфина №52 от 30.03.2015г.
Задается или уточняется за-балансовый счет, необходимый для учета полученных и переданных объемов финансирования.
Закладка используется для работы только с казенными учреждениями.
Отмечаются используемые счета, которые будут задействованы при ведении учета по направлениям деятельности предприятия.
К указанным счетам добавляется четвертый подраздел, а именно «Направление деятельности».
Вводится важная информация и актуальные данные.
Закладка заполняется в случае, когда на предприятии ведется соответствующая бухгалтерия.
- Задается основное направление деятельности учреждения на основании родительской платы.
- Устанавливается способ расчета компенсации при использовании родительской платы.
Закладка заполняется в случае, когда на предприятии ведется соответствующий учет.
Осуществляется персонализация контрагента, который будет указан в соответствующем документе.
Опция используется при работе с документом «Отражение зарплаты в учете».
Установка типа или вида цены предварительной себестоимости продукции, что необходимо при формировании документа «Выпуск готовой продукции».
Закладка используется если учреждение занимается каким-либо производством.
Налог на прибыль
- Ставки налога на полученную прибыль.
- Дата ввода в действие установленных ставок.
Закладка необходима, если предприятие ведет учет налога на прибыль.
Добавление (при необходимости) нестандартных подразделов, расположенных на счетах планирования и выполнения реального бюджета.
Закладка может использоваться при работе с планом ФХД.
Ввод денежных обязательств
Детальная настройка способов и методов занесения базу данных денежных обязательств.
При заполнении используется информация из соответствующей документации по приобретению НФА и услуг.
Читайте также: