Как сделать автоматическую рассылку писем в outlook
Обновлено: 04.07.2024
Приходится ли вам делать рассылки ? Если да, то информация ниже будет полезна. Если нет - то, как минимум, интересна.
1. Шаблоны писем. Чем они хороши?
Известно, что шаблоны - удобный инструмент ускорения рутинной работы. Будь то шаблоны документов или электронных писем.
Задачи, для решения которых пригодятся шаблоны электронных писем:
- сокращение времени на форматирование текста электронного письма;
- периодическая отправка однообразного содержимого одному или многим адресатам;
- приём заявок на стандартные услуги, справки и т.п. по электронной почте.
Как подготовить письмо и сохранить его в виде шаблона?
- создаём новое письмо;
- вносим адреса получателей в поля Кому, Копия, Cкк(To. Cc. Bcc. ) ;
- в поле Тема(Subject вписываем тему письма
Всегда пишите тему письма! Пожалейте адресатов, облегчите им сортировку почты! Письма без темы - предмет моей личной неприязни и дурной тон :)
- далее оформляем текст. Используем советы, описанные ранее в этой статье;
- если надо, вставляем таблицы и делаем их красивыми (об этом рассказано здесь);
- вставляем вложения ( файлы ). Если нужно, опять же.
Сохраняем письмо в виде шаблона:
1. Жмём "Файл" (File):
2. Жмём "Сохранить как" ( Save As):
3. Выбираем сохранить в виде "Шаблона Outlook" (Outlook Template (*.oft))
4. Система предложит вам путь расположения шаблонов. Измените его на удобную папку:
Отступление. Про формат *.msg
Тут надо сказать, что многие пользуются возможностью сохранения писем в формате MSG . Т.е. письмо (Message) появится в папке в виде файла. Но шаблоны на основе такого формата делать очень неправильно . Поскольку изменяя данный файл - и сохранив его, можно потерять данные и оформление. Лучше использовать OFT . При работе с ним всегда создаётся именно "новое письмо" на основе шаблона. Для этого данный формат и придуман.
MSG - это хороший способ сохранять письма в папках. Для сохранения информации в формате писем . Можно просто мышкой перетаскивать из почты прямо в папку. Удобно!
Чуть больше о встроенной в Outlook функции работы с шаблонами.
Строго говоря, у Outlook есть особый механизм работы с шаблонами. Их называют формами (Forms). И если вы попробуете не совсем привычным способом создать новый элемент, способом, показанным на рисунке:
Создайте рассылку в конструкторе за 15 минут. Отправляйте до 1500 писем в месяц бесплатно.
Outlook — сервис электронной коммуникации и планирования задач. Программу можно установить на компьютер или работать в онлайн-версии.
Для чего нужен Outlook:
- Отправка электронных писем.
- Сортировка почты по папкам.
- Назначение встреч и совещаний.
- Планирование через синхронизированный календарь.
- Работа с несколькими почтовыми ящиками.
В онлайне более современный интерфейс и дополнительные возможности интеграции, например со Skype. Десктоп — привычная и простая программа с базовым функционалом. Еще недавно в ней работало большинство сотрудников российских офисов.
Например, некоторые версии Outlook скрывают фоновые изображения, блокируют картинки и красивые кнопки.
Базовые функции в онлайн-версии можно расширить с помощью дополнительного платного софта. Например, Microsoft MyAnalytics отслеживает эффективность работы с почтой и помогает правильно планировать день с учетом загруженности.
Некоторые предприниматели используют Outlook для массовых рассылок. Рассказываем, как это сделать и какие трудности могут возникнуть в процессе.
В онлайн-версии Outlook зайдите в раздел «Контакты». Добавьте нужных для рассылки пользователей вручную или импортируйте адреса с помощью загрузки CSV-файла.
Предварительно не забудьте получить согласие пользователей на отправку им рекламных писем от вашей компании. По закону нельзя делать рассылки без согласия адресатов.
В дополнительном меню выберите команду «Создать список контактов».
Придумайте имя для списка контактов, добавьте в него пользователей, которые уже есть в адресной книге.
В десктопной версии действует этот же алгоритм. Основное отличие — в программе нет функции импорта через CSV файл, поэтому придется добавлять контакты вручную.
Представьте, вам нужно внести в программу 200 контактов. У каждого из них будет email, имя и, например, день рождения. Итого: 600 строк вручную. Как думаете, сколько времени вы на это потратите?
Минусы использования Outlook для массовых рассылок
И всё это потому, что Outlook не предназначен для массовых рассылок. Он хорош для планирования и ежедневной коммуникации с коллегами и партнерами.
Как делать массовые рассылки легко и быстро
Для массовых рассылок лучше использовать специальные сервисы. Они просты, удобны и безопасны для репутации отправителя.
Например, в Unisender можно создать массовую рассылку в три шага.
Шаг 1. Импорт контактов
Загрузите контакты в сервис из любого файла в формате csv, txt, xls, xlsx. То есть из текстового документа или таблицы Excel.
Шаг 2. Создание рассылки
Соберите письмо в конструкторе на базе готовых шаблонов. Вы справитесь с версткой, даже если никогда этого не делали. А ваши подписчики получат красивую современную рассылку.
Шаг 3. Отправка и аналитика
Придумайте тему письма и выберите список контактов. Отправьте рассылку в один клик.
Через некоторое время после отправки можно смотреть отчет по рассылке. Вы увидите, сколько получателей открыли письмо и перешли по ссылкам.
Попробуйте конструктор писем Unisender без регистрации или создайте личный кабинет с бесплатным тарифом на 1500 писем и протестируйте все возможности сервиса.
Макрос в заданный интервал времени (раз в сутки, в среду вечером, раз в неделю или в иное указанное вами время) отправляет письма из указанной папки Outlook. При этом данные письма не удаляются, а служат своего рода шаблоном. То есть один раз создали письмо-шаблон и в заданное время без вашего участия будет происходить его отправка.
Подробное описание
К сожалению, в стандартном функционале Outlook данной возможности не предусмотрено. Максимум - отложенная отправка, но это совсем другое. С помощью указанного нами способа теперь это возможно. Всё, что необходимо: один раз создать шаблон, один раз настроить задачу в Outlook и теперь каждый вторник в заданное вами время будет происходить отправка нужного вам письма.
Установка макроса довольно-таки проста:
- Создайте задачу с именем "Рассылка писем".
- В параметрах задачи обязательно включите напоминание и задайте интервал повторений. Указанные дата и время напоминания - есть дата и время отправки писем.
- Создайте в Outlook папку с именем "Расписание". Все письма, которые требуется отправлять по графику размещайте в данной папке.
- Код скрипта из вложения выше разместите в модуле "ThisOutlookSession".
- В модуле VBA при необходимости создайте и добавьте персональный сертификат (на некоторых ПК возможна блокировка выполнения макросов без установленного сертификата).
Также обратите внимание:
- При необходимости в настройках скрипта можно задать фильтр по теме письма.
- Если на момент отправки письма Outlook выключен, отправка будет возобновлена после включения программы.
Outlook вообще очень гибок в плане автоматизации в среде MS Office. Можно делать много интересных вещей. Была бы необходимость. Поэтому, не стесняйтесь, пишите, спрашивайте.
Отправка расписания повторяющихся писем в Outlook с кодом VBA
Часть 1. Создание новой встречи
1. Перейдите к Календарь просмотреть, нажав Календарь в Область переходов, а затем создайте новую встречу, нажав Новая встреча под Главная меню.
3. в Назначение диалог под Назначение таб. Вам нужно:
| A: Введите Тема | B: введите адреса электронной почты получателей в поле Город |
| C: Настроить Время начала и горизонтальное распределение Время окончания | D: выберите напоминание под Напоминание выпадающий список. Если вы выберете 15 минут, это означает, что он напомнит вам на 15 минут раньше, когда будет отправлено письмо. |
| E: Составьте тело встречи. |
Внимание: Тема встречи станет повторяющейся темой электронного письма; и Назначение органа станет повторяющимся телом электронного письма, когда получатели получат письмо.
Часть 2: Создание новой категории
1. в Назначение диалоговое окно, нажмите классифицировать > Все Категории в Теги группа под Назначение меню.
Часть 3: Установите периодичность
Теперь пришло время установить повторение встречи.
1. Нажмите Повторение в Параметры группа под Назначение таб. Смотрите скриншот:
2. в Повторение встречи диалог, настройте свой Повторение шаблон. Если вам нужно время окончания, настройте его в Диапазон повторения, Затем нажмите OK.
3. Когда он вернется в Назначение диалоговое окно, нажмите Сохранить и закрыть кнопка. Смотрите скриншот:
Часть 4. Используйте код VBA для отправки повторяющегося электронного письма с расписанием
1. Пожалуйста, нажмите другой + F11 для открытия Microsoft Visual Basic для приложений Диалог.
2. Двойной щелчок Project1 > Объект Microsoft Outlook > ThisOutlookSession на левой панели. Смотрите скриншот:
3. Скопируйте и вставьте следующий код VBA в редактор VBA. А затем нажмите Сохраните кнопку.
VBA: расписание отправки повторяющейся электронной почты
4. Нажмите Сервис > дело для открытия дело - Проект диалог. В диалоговом окне отметьте Библиотека объектов Microsoft Word и нажмите OK кнопку.
5. нажмите другой + Q ключи одновременно, чтобы закрыть Microsoft Visual Basic для приложений окно.
Внимание: Код VBA был успешно протестирован в Outlook 2010 и более поздних версиях.
Легко отправляйте повторяющиеся электронные письма по расписанию в Outlook с помощью замечательного инструмента
Для многих пользователей Outlook описанный выше метод слишком утомителен для правильного использования. Здесь очень рекомендую Запланировать автоматическую отправку особенность Kutools для Outlook. С помощью этой функции вы можете легко создать несколько повторяющихся электронных писем и запланировать их регулярную отправку с ежедневными, еженедельными, ежемесячными или ежегодными интервалами по мере необходимости. Пожалуйста, сделайте следующее, чтобы это сделать.
Войдите в скачать Kutools for Outlook и попробуйте.
1. Нажмите Kutools > Запланировать автоматическую отправку > Создать расписание автоматической отправки.
Советы: Вы можете повторить вышеуказанные шаги с 1 по 4, чтобы создать несколько повторяющихся писем по мере необходимости.
5. Теперь включите функцию, нажав Kutools > Запланировать автоматическую отправку > Включить.
6. В дебюте Kutools для Outlook диалоговое окно, нажмите ОК.
После завершения вышеуказанных настроек повторяющиеся электронные письма будут отправляться автоматически по достижении указанной даты и времени.
Примечание: Вы можете легко управлять своими повторяющимися электронными письмами следующим образом.
1. Нажмите Kutools > Запланировать автоматическую отправку > Управление расписанием автоматической отправки.
Читайте также: