Как сделать календарно тематическое планирование в excel

Обновлено: 03.07.2024

Наконец-то мы можем приступить к составлению календарного плана проекта. К этому времени вам должны быть известны — в идеале! — все задачи, оценки, продолжительность выполнения, порядок следования, а также ресурсы, необходимые для успешного выполнения календарного плана. На практике чаще всего мы не располагаем всей необходимой информацией. Как правило, под вопросом оказывается наличие необходимых ресурсов. Тем не менее вы можете составить предварительный вариант календарного плана, воспользоваться информацией, зафиксированной вами в этом календарном плане, а впоследствии заполнить раздел ресурсов.

Мы не рекомендуем публиковать предварительный вариант календарного плана. По собственному опыту можем утверждать, что как только заинтересованные стороны увидят какой-либо вариант календарного плана (предварительный или окончательный), то указанную в нем дату завершения проекта они воспримут как окончательное решение и впоследствии вам будет очень непросто переубедить их.

Существует несколько способов отображения календарного плана проекта. На данном этапе, если вы уже выполнили все свои «домашние задания», вам останется лишь вставить в календарный план проекта (в выбранном вами формате) в надлежащей последовательности задачи, даты начала и завершения задач, а также информацию о ресурсах. В этой статье мы рассмотрим четыре возможных способа использования Excel для отображения календарного плана вашего проекта.

Перечень ключевых вех проекта

Перечень ключевых вех проекта лучше всего составлять для относительно небольших проектов, продолжительность выполнения которых составляет от нескольких недель до нескольких месяцев. Такой список можно составлять и для крупных проектов, но в этом случае он может использоваться лишь руководителями организации как средство краткого их ознакомления с проектом. Ключевые вехи проекта — это основные события, которые будут происходить в процессе выполнения проекта или знаменовать собою получение одного или нескольких важнейших конечных результатов. Как правило, при составлении перечня в одном столбце отображают названия ключевых вех, а их предполагаемые даты завершения — в другом столбце. В целях отслеживания реального хода событий и составления отчетов в этом перечне можно также указывать фактические даты завершения ключевых вех проекта. На рис. 1 показан пример перечня ключевых вех проекта для некоторых конечных результатов проекта Grant St. Move.

Рис. 1. Перечень ключевых вех проекта

Как нетрудно заметить, создание такого шаблона не представляет особых проблем. Перечислите названия ключевых вех проекта в первом столбце, их предполагаемые даты завершения — во втором столбце и оставьте место для комментариев в третьем столбце. При желании можно также включить столбец для указания дат начала ключевых вех проекта.

Календарь проекта

Календарь проекта является еще одним инструментом, который использует ключевые вехи проекта для отображения календарного плана. В календарях обычно отображаются даты начала и завершения ключевых вех проекта — с проведением линии через дни выполнения работы. При использовании календаря можно отображать не только ключевые вехи проекта. Если вы работаете над небольшим проектом с ограниченной продолжительностью выполнения, то имеет смысл отобразить важнейшие задачи, связанные с получением соответствующего конечного результата. На рис. 2 показан календарный план (календарного типа) для конечного результата Perform Physical Move (Выполнить физическое перемещение).

Рис. 2. Календарный план для конечного результата Выполнить физическое перемещение (Perform Physical Move) проекта Grant St.Move

Сетевая диаграмма

Сетевая диаграмма похожа на диаграмму предшествования, которую мы уже использовали в этой главе для определения последовательности выполнения задач. Как и в предыдущем случае, вы можете представить свою сетевую диаграмму на уровне ключевых вех проекта, конечных результатов или задач. Так, в целях составления отчетности для заинтересованных лиц единую сетевую диаграмму имеет смысл составить на уровне конечных результатов проекта, в других же случаях лучше представить отдельные сетевые диаграммы для каждого из конечных результатов. Размер проекта и количество задач в нем будут определять, с какой степенью детализации должен быть представлен календарный план. На рис. 3 показана сетевая диаграмма с конечными результата ми для нашего проекта Grant St. Move. Обратите внимание: в блоках этой диаграммы указаны даты начала и завершения.

Рис. 3. Сетевая диаграмма

Графики Ганта

Когда большинство из нас думает о календарном плане проекта, то первое, что приходит в голову, это графики Ганта. Их можно строить с помощью всех программных пакетов управления проектами. Впрочем, как и с использованием Excel. На графиках Ганта можно отображать практически любой уровень детализации: конечные результаты проекта, задачи, даты начала и завершения, продолжительность выполнения задач, ресурсы и многое другое. На рис. 4 мы построили простой график Ганта, который отображает некоторые из ключевых вех проекта Grant St. Move с разбиением отдельных задач для конечного результата Prepare Offices/Rooms (Подготовить офисные помещения/комнаты).

Рис. 4. График Ганта

Начиная со строки 11, перечислены задачи, которые ведут к получению конечного результата Подготовить офисные помещения/комнаты (Prepare Offices/Rooms). Как альтернативный вариант первый столбец можно было бы использовать для отображения конечного результата и номеров задач из WBS или из перечня задач, если вы создали такой перечень задач отдельно от WBS. Проблема, связанная с номерами задач из WBS, заключается в том, что эти номера приводятся в обратном порядке (это объясняется иерархической природой WBS). Если вы создали перечень задач для каждого уровня пакетов работы, то можете присвоить задачам идентификационные номера, имеющие более последовательный характер.

Как нетрудно заметить, мы указали продолжительность выполнения задач (столбец Duration), дату начала выполнения (столбец Start Date), дату завершения (столбец End Date), а также ресурс (лицо или группу лиц), ответственный за выполнение соответствующей задачи (столбец Resource). Эти группы данных отображаются так же, как и в случае обычной электронной таблицы. Единицей измерения времени в этом графике Ганта является неделя; выполнение проекта начинается с понедельника, 18 августа. Временные рамки, в которых планируется работа для получения конечных результатов, окрашены в серый цвет.

При составлении календарного плана иногда оказывается, что некоторые ресурсы чрезмерно загружены или, наоборот, недогружены. Это означает, что либо эти ресурсы задействованы в выполнении слишком большою количества задач, либо промежутки между выполнением отдельных задач у этих ресурсов оказываются чересчур продолжительными. Маневрирование ресурсами представляет собой метод, который требует внесения изменений в календарный план с целью устранения перегруженности или недогруженное исполнителей проекта. Иногда это может потребовать привлечения дополнительных ресурсов к выполнению проекта, а иногда может понадобиться, чтобы задачи-последователи были запланированы на более поздний срок, чем это следует из предварительного варианта календарного плана.

Как уже говорилось раньше, вы можете использовать то или иное сочетание вариантов календарного плана проекта в зависимости от того, какой аудитории эти варианты адресованы. Руководители обычно предпочитают иметь только общее представление о проекте и его основных моментах. Заинтересованные лица зачастую требуют показать им более подробную картину, а непосредственные исполнители проекта и вовсе хотят видеть все детали.

Ход исполнения календарного плана проекта должен рассматриваться на каждом совещании, посвященном состоянию выполнения проекта. Календарные планы для небольших проектов отслеживать (и составлять) легче, чем для крупных. В случае небольшого проекта можно буквально с первого взгляда заметить отставание в выполнении тех или иных задач от календарного плана; в таких случаях бывает сравнительно нетрудно выявить причины возникших проблем, опустившись до уровня отдельных задач. Крупные проекты требуют более скрупулезного исследования. Ход выполнения таких проектов также приходится отслеживать более тщательно, используя для этой цели соответствующие показатели исполнения календарного плана.

Как измеряются показатели исполнения календарного плана проекта, мы обсудим в статье «Определение и мониторинг показателей исполнения». А далее мы рассмотрим способы составления бюджета проекта.

Очень часто педагоги сталкиваются с проблемой как правильно подготовить документ КТП, чтобы загрузить его в АИС Параграф.

Я создала презентацию с пошаговым решением этой проблемы.

Вложение	Размер
ktp_v_paragraf.pptx	1.38 МБ

Предварительный просмотр:

Подписи к слайдам:

Как правильно подготовить КТП для загрузки в Параграф Павлова Елена Валентиновна Государственное бюджетное учреждение дополнительного профессионального педагогического образования

Требования к файлу Мы все с Вами знаем, что Параграф являясь Базой данных, работает с файлами формата Excel . КТП планирование создаётся в Word . Перед нами стоит задача перенести таблицу поурочного планирования из текстового редактора в Excel .

Открываем наше КТП. И переходим на страничку с таблицей

Подготовительный этап Необходимо понимать, что при переносе таблицы из Word в Excel , каждый Enter внутри ячейки таблицы Word – это строка в Excel . Поэтому, для того, чтобы потом не удалять пустые строки в Excel , необходимо избавится от них в документе Word . Включаем в Word во вкладке Главная знак – ОТОБРАЗИТЬ ВСЕ ЗНАКИ

Избавляемся от лишних Enter Клавиша Delete – удаление символа ПОСЛЕ курсора, клавиша Backspace – удаляет символ ПЕРЕД курсором.

Необходимо удалить обобщающие темы

Шаг 3 Выделяем таблицу и копируем. Обратите внимание, что выделяем только ТЕМЫ уроков. Если в Вашем КТП есть запланированное д/з, то его выделяем тоже.

Подготовительный этап Вот так выглядит выгруженное КТП из Параграфа Обратите внимание на название столбцов. Отсутствие обрамление у таблицы.

Открываем Excel и вставляем скопированную таблицу Обратите внимание, что вставляем выделенный фрагмент в ячейку В2. Первую строку оставляем пустую, для дальнейшего заполнения.

Редактирование в Excel Сохраняем документ и предоставляем информацию ответственному за размещение КТП в БД Параграф Добавляем первую строку, заполняя ее названием необходимых столбцов: №, Тема урока, Домашнее задание и (при необходимости) Контроль. Выделяем вставленный столбец (столбцы) и снимаем обрамление. При необходимость заполняем столбцы Контроль и Домашнее задание. Сохраняем файл под именем предмета, по которому сделано КТП

Есть вопросы? Давайте решим их вместе

По теме: методические разработки, презентации и конспекты

Календарно-тематическое поурочное планирование к УМК «New Millennium English» 7 класс

Календарно-тематическое поурочное планирование подготовлено к УМК «New Millennium English» для 7 класса, авторы: Н.Н.Деревянко, С.В.Жаворонкова, Л.В.Козятинская, Т.Р.Колоскова, Н.И.Куз.

Календарно-тематическое поурочное планирование УМК “English-10-11” (серия УМК 5-11)

Календарно-тематическое поурочное планирование УМК “English-10-11” (серия УМК 5-11) Авторы: В.П. Кузовлев, Н.М. Лапа, Э.Ш. Перегудова, И.П. Костина, О.В. Дуванова, Е.В. Кузнецова, Ю.Н. БалабардинаМ.: .

Календарно-тематическое поурочное планирование УМК “English-10-11” (серия УМК 5-11)

Календарно-тематическое поурочное планирование УМК “English-2” (серия УМК 2-11) Авторы: В.П. Кузовлев, Э.Ш. Перегудова, С.А. Пастухова, О.В. Стрельникова М.: Просвещение, 2006

Календарно-тематическое поурочное планирование УМК “English-2” (серия УМК 2-11)Авторы: В.П. Кузовлев, Э.Ш. Перегудова, С.А. Пастухова, О.В. СтрельниковаМ.: Просвещение, 2006(рассчитан на 3 часа .

Календарно-тематическое поурочное планирование к УМК “English-9” (серия УМК 5-11; Кузовлев В.П.)

Календарно-тематическое поурочное планирование УМК “English-9” (серия УМК 5-11)Авторы УМК: В.П. Кузовлев, Н.М. Лапа, Э.Ш. Перегудова, Л.Н. Григорьева, И.П. Костина, Е.В.Кузнецова, О.В.ДувановаМ.: Прос.

Календарно-тематическое поурочное планирование к УМК “English-10-11” (10 класс); (серия УМК 5-11; Кузовлев В.П.)

Календарно-тематическое поурочное планирование по УМК “English-10-11” (серия УМК 5-11) Авторы УМК: В.П. Кузовлев, Н.М. Лапа, Э.Ш. Перегудова, И.П. Костина, О.В. Дуванова, Е.В. Кузнецова, Ю.Н. Ба.

Календарно-тематическое поурочное планирование УМК “English-10-11” (серия УМК 5-11)

Календарно-тематическое поурочное планирование УМК “English-10-11” (серия УМК 5-11).

Подслушано у учителей запись закреплена

Олег, пора бы нам учителям Москвы объединиться и высказать этим горе разработчикам

Ну скопируйте из word в excel. В чем проблема? Просто надо, чтобы в вордовском документе в таблице темы были вбиты без перехода на новую строку в ячейке таблицы с помощью клавиши enter. Тогда и в excel они скопируются каждая тема в одной ячейке.

Анна, excel файлом уже второй учебный год невозможно вбить. Всё только вручную

Юрий, я первый год в элжуре. Все внесла ecxel файлом без проблем с первого раза.

Соня Рождественская ответила Анне

Соня, если у вас электронный журнал называется "Элжур", то там это делается очень просто. У нас в разделе тематические планирование есть несколько вариантов: создать из прошлого года (перенесется все свое прошлогоднее с д/з), создать из файла (загружается готовое в виде таблицы эксель) и можно создать из имеющегося (можно взять загруженные коллегами в прошлые годы) После этого план можно отредактировать и все. Очень классная функция

Соня Рождественская ответила Анастасии

Там вроде готовые есть варианты, залейте их и не парьтесь

Ко многим учебникам нет, ещё есть рекомендации, чтобы начинался с 21/22 , а таких мало. Приходится "в ручную".

Анна, элжур или ЭЖД? Если эжд, который из МЭШ, то это не даётся сделать. Вы каким электронным журналом пользуетесь?

Я скажу хуже. Надо, чтобы обязательно было уроков исходя из 35 недель (если у вас в школе тоже 35 недель в году будет) и плюс ещё 1 урок. Это, чтобы в последствии план можно было связать с группой.
Чтобы план сохранялся в статусе опубликовано в каждом уроке должна быть хотя бы одна дидактическая единица.
Если это всё проделается, то и КТП будет возможно сделать. Хотя у кого-то и на этом этапе видел глюки. Пока не разобрался что у них там было не так

Всегда из экселя добавляю. Это же дело десяти секунд. Копировать, вставить, копировать, вставить.

Читайте также: