Как сделать канбан доску в excel

Обновлено: 04.07.2024

Канбан — методология управления, которая используется примерно в 10 раз реже, чем Scrum, но от этого не становится менее интересной. В ее основе лежит представление процесса всей организации, как набора взаимосвязанных сервисов, которые в конечном итоге являются сервисом для конечного потребителя.

Канбан особенно легко внедряется начиная с топ-менеджмента и прекрасно комбинируется с теорией ограничений, изложенной в книге «Цель» Элияху Голдрата. Канбан выбирают для себя отделы техподдержки, системные администраторы, и даже менеджеры по персоналу и бухгалтеры, тесно работающие с IT.

Одной из основных отличительных черт являются принципы внедрения Канбана: «Начните с того, что имеете, визуализируйте процесс, договоритесь об эволюционном изменении процессов».

Заметьте, что речь идет не о том, чтобы громогласно объявить о внедрении Канбана, а лишь о том, чтобы эволюционно менять процессы в сторону улучшения. Наверное, вы подумали: «Звучит не страшно. Кто же от такого откажется?». И тем не менее, добиться заметных результатов с точки зрения бизнеса без серьезных изменений не выйдет.

Следом за невинной фразой «давайте договоримся об эволюционном изменении процессов» может поступить много разных предложений. И если внедряющий Канбан достаточно опытен, это все пройдет весьма аккуратно. Ниже описаны выгоды, ради которых стоит внедрять канбан, и практики, которые можно использовать для улучшения процессов.

Выгоды внедрения

В наше время, когда интерес к слову Agile, мягко говоря, перегрет, ее может и не предполагаться изначально. Но все-таки, даже если это было затеяно с целью выполнить поручения, из внедрения все еще можно извлечь пользу.

1) Канбан создан для того, чтобы увеличить прозрачность процессов внутри организации

Как часто происходит, что люди не понимают, как устроены процессы в той части компании, с которой им приходится взаимодействовать, но которая выполняет другую функцию? Например, как много маркетологи знают о работе программистов? А программисты о работе маркетологов?

Незнание устройства процессов другого подразделения часто вызывает иллюзии и пренебрежительно отношение к труду других, в таких условиях становится сложнее наладить контакт, и отделы могут даже превратиться во враждующие государства.

2) Канбан помогает бороться с «многозадачностью» в самых плохих ее проявлениях

Где-то на курсах учат «эффективных менеджеров», которые потом делают сами и советуют другим если задача не превышает 5 минут, отложить то, что ты делаешь прямо сейчас и сделать короткую задачу, чтобы навсегда избавиться от маленького балласта, а потом вернуться к основной, но самые догадливые заказчики начинают представлять каждую задачу как сверхмаленькую и требующую такого приоритетного подхода.

3) Канбан позволяет больше не заниматься оценкой сроков выполнения конкретной задачи

Вместо этого предполагается использовать статистические методы. Представьте себе, что вы измеряете диаметр сечения водопроводной трубы и скорость потока, а не занимаетесь предсказанием, как быстро конкретная капля(пусть даже помеченая синим красителем) пролетит через трубу из точки A в точку B.

Полезные инструменты, делающие Канбан эффективным

В отличие от Scrum, внедрение которого сопряжено с целым рядом ритуалов, внедрение Канбана происходит гораздо более плавно и незаметно. Однако оно также дает меньший экономический эффект в первое время, так как простая доска, какой бы красивой она не была, все еще не является внедренным Канбаном.

Канбан-доска

Канбан-Доска организации в целом и связанные с ней доски более низкого уровня для подразделений. Является важным аттрибутом, но ее наличие еще не гарантирует наличие гибкого мышления и наличия какой-либо методолоии в управлении организацией. Много внедрений в России заканчивается на этой стадии, впрочем также можно увидеть много внедрений скрама, из которых успели заработать только спринты.

Инструкция по внедрению:

1) Определите, через какие состояния реально проходит ваша типичная задача. Вариант «гнев, отчаяние, торг, депрессия, принятие», конечно, не принимается, но звучит поразительно часто.

И вторая доска может быть расшифровкой слова «Дизайн» в первой доске, когда одна карточка на большой доске выглядит, как много мелких подзадач на дизайн в технической.

2) Разлинуйте и обустройте физическую или виртуальную доску. На первый этап рекомендуется просто повесить маркерную или пробковую доску на стену и разделить ее линиями, соответственно вашему предполагаемому процессу.

Физическое перемещение карточек по доске вместо электронного варианта дает определенное удовольствие, хотя и доставляет неудобства, особенно распределенным командам. Через 2-3 недели, когда вы поймете, какие именно состояния бывают у ваших работ на самом деле, можно перейти к электронному варианту.

Ограничение на количество работ в процессе. (WIP Limit)

Эта практика является важнейшей частью Канбана и без нее экономический эффект достижим с гораздо меньшей вероятностью. В практике автора внедрение лимита всегда происходит с серьезным сопротивлением, так как ограничение на задачи в каждом статусе воспринимается интуитивно как органичение прав и свобод трудящихся, что на самом деле конечно не так.

Как внедрить:

1) обсудите завалы недоделанных задач(если они есть) и примите решение с ними бороться;

2) введите ограничение на самый заваленный столбец и только на него;

3) как только мы начинаем уделять особенное внимание какой-то части процесса и ликвидируем «завал» в этом месте, то самым узким местом станет другой участок производства, найдите новое самое узкое место и поставьте ограничение и на этот столбик
(даже если для этого вам придется убедить смежное подразделение тоже обзавестись канбан-доской, почему нет);

4) последовательно внедрите и ужимайте ограничения по столбикам досок, связанных с нужным вам процессом, но не до такой степени, чтобы люди сидели без работы просто из-за введенного правила, небольшой целесообразный запас работ в любом статусе должен оставаться.

Инициатива по внедрению этой практики лучше всего принимается от самих исполнителей, ее почти невозможно внедрить «сверху», но она того стоит. Коучу достаточно легко подговорить ее использовать людей, показав ее преимущества на игре-симуляции Канбана.

SLA — Service level agreement, или соглашение об уровне сервиса

Несмотря на то, что название переводится как соглашение, на самом деле это элемент статистики, говорящий о том, как быстро в среднем раньше выполнялись задачи и позволяющий в связи с этим построить реалистичные ожидания.

Внедрение

1) Подсчитайте статистическими методами, сколько времени в среднем проходит от постановки задачи в очередь заказчиком (внутренним или внешним). А также, в какой временной промежуток уложились наиболее быстрые 10% (назовем его X), и в какой уложились только 90% (назовем его Y). Подсчитайте также время Z для «долгостроев», сколько времени занимали самые длинные задачи.

2) Возьмите Х и прибавьте к нему Y, и вы получите реалистичные сроки выполнения 90% задач, даже если заказчики будут «набегать» со срочными поручениями, которые не могут ждать указанный срок и будут отодвигать ваши задачи. Скажем по секрету, что они наверняка приходят со срочными задачами и сейчас тоже в особом порядке. Автору известны случая «внутренней коррупции», где нарушение приоритетов стоило чашку кофе или шоколадку, некоторые рассказывают о реально заплаченных деньгах.

3) Договоритесь с заказчиком(не имеет значения, внутренним или внешним) о том, что в штатной ситуации задача обрабатывается за время X+Y, и лишь 10% задач могут выполняться крайне долго по тем или иным причинам вплоть до времени Z.

Классы сервисов

На самом деле мы немного схитрили, рассказав вам о классах сервисов на пару абзацев выше, но не назвав их. Это название звучит слишком сложно и местами пугающе, но сам подход является важнейшей частью внедрения Канбана для обеспечения гибкости в работе со внутренними и внешними заказчиками.

Как внедрить?

Обсудить эту возможность, написать официальное письмо и добавить разделение строк на доску, оно обычно называется Swimlines, и если в Jira с этим проблем не было в старой версии, то в Asana кажется без дополнительных скриптов это невозможно.

Роль Менеджера запросов(SRM)

В материалах по Канбану авторы изредка честно говорят, что эта роль нужна скорее для того, чтобы не увольнять Product Owner при переходе со скрама, но и в этой позиции (SRM) нет особенной нужды, если нет проблем с получением заданий от заказчика. Эта роль может быть полезна тем командам, которые страдают от отсутствия «единой точки входа» в продуктовых компаниях. Тогда этот человек может устанавливать формальные политики и разбираться с входящей очередью, но это точно не предполагается как работа на полную ставку. Как вариант, можно иметь одного реквест менеджера на несколько команд, и превратить в него бывшего менеджера проектов или руководителя группы разработки(в общем того, кто в новом процессе остался без лишней работы).

Роль Менеджера поставки(SDM)

Service delivery manager — гораздо более сильная роль, и в нее чаще всего ставят именно менеджера проектов, как того, кто нужен изначально, чтобы дела доводились до конца. При наличии деливери менеджера в большинстве случаев роль реквест менеджера практически не нужна, хотя формально они вместе обеспечивают двоевластие, реквест менеджер занимается теми задачами, которые еще не решили, нужно делать или нет, а деливери менеджер теми, которые уже точно нужно делать и доводить до конца.

Каденции. Различные встречи с изменяемой под процесс периодичностью

Таких встреч в канбане много, даже слишком много. Различные встречи от ежедневных до встреч планирования поставок и и планирования наполнения очереди(аналог планирования спринта в скраме).

Ежедневная «летучка» standup

На стендапах в отличие от скрама обсуждаются гораздо более приятные для исполнителей вопросы. Не нужно вспоминать мучительно, что же ты делал вчера, достаточно вместе со всеми посмотреть на доску и определить, что мешает каждой задаче справа налево перейти правее, и чему может помешать она

Operations Review

Как при работе не уйти в формализм и следование правилам в ущерб продукту?

В этом очень помогает проведение встречи Operations Review, отличающейся от аджайл-ретроспектив тем, что рассматривает процессы в организации в целом, чтобы не заниматься локальной оптимизацией на встречах ретроспектив каждой команды, так как в соответствии все с той же теорией ограничений локальная оптимизация скорее вредит эффективности организации, чем помогает ей.

Планирование поставки

На этой встрече, которая не обязана происходить ровно раз в 2 недели, а происходит ровно тогда, когда есть какие-то проблемы с поставкой или неопределенность, например, в маркетинге, можно провести ревью того, что более готово к завершению и выбрать те задачи, которые являются более приоритетными на ближайшую поставку.

Наполнение бэклога

Честно говоря, особой необходимости в этой встрече у подопечных команд автора никогда не было, скорее была проблема в его переполненности из-за большого количества заказчиков, но тем не менее необходимость этой встречи легко понять тем, кто когда-либо делал продукт с нуля и помнит свежезаведенный например проект в Jira. На подобной встрече можно создать совместно наиболее приоритетные задачи в масштабах продукта или даже организации. С декомпозицией на технический уровень прекрасно справятся уже инженеры.

Метрики

Существует стандартный набор метрик продукта: выручка, прибыль, ARPPU(average rate per paying user), чуть более нелюбимая ARPU(average rate per user, которая учитывает выручку в пересчете на всех пользователей, а не только платящих) и другие. Эти метрики очень полезны для любого процесса в продуктовой компании, немного другие, но весьма схожие — для аутсорсной. Но это конечно касается стратегического уровня.

На уровне функциональных подразделений важно внедрить те метрики или их косвенные проекции, которые действительно направят процесс в нужное русло. И это не всегда среднее количество задач, выполняемых в день, или время, за которое задачи делаются в среднем. Хотя эти метрики по умолчанию предлагаются в канбане, процесс априори должен подстраиваться под нужды конкретного внутреннего и внешнего заказчика. Только так компания сможет стать набором взаимосвязанных сервисов друг для друга с целью оказания сервиса конечному клиенту.

Взаимодействие с управлением продуктом

Профессия менеджера продукта сродни работе стартапера, с той только разницей, что у менеджера продуктов есть только зарплата и, если повезет, процент от прибыли, а вот у стартапера зарплаты нет, но зато потенциальная прибыль принадлежит ему полностью(или в доле с партнерами).

Менеджеры продуктов существуют в компании для того, чтобы развивать отдельные продукты, заботиться о повышении их прибыльности и в принципе причинять добро своим клиентам, через решения реальных проблем реальных людей, а не реализации очередного набора задумок генерального директора, у которого к тому же может быть уже давно закончилась фантазия или никогда не было особого видения именно для этого направления.

Менеджеры продуктов являются владельцами бюджетов и формируют стратегию, включая виды сервисов, оказываемых клиенту и зарплатные бюджеты на реализацию задуманного. Менеджеры продуктов определяют ключевые метрики, которые должны достигнуть продукты. Подразделения могут быть в прямом подчинении у менеджера продуктов, а также возможна традиционная матричная структура, что гораздо хуже для управляемости и повышает нагрузку на коммуникации отдельных людей(руководителей отделов, пытающихся заниматься ручным управлением).

Менеджер продуктов может спроектировать нужный ему процесс и задать нужные ему метрики. Он может выборочно использовать скрам или канбан или даже fast waterfall на разных участках своего процесса, ведь в конечном итоге любая методология — лишь способ достижения цели.

Кросс-функциональные команды

Вы можете использовать кросс-функциональные команды в скраме. Вы можете даже использовать кроссфункциональную скрам-команду, как ячейку общей канбан-структуры организации.

Но не стоит прямо противопоставлять канбан скраму и спешить заменять одно другим. Канбан лучше всего подходит подразделениям-сервисам, а не кросс-функциональным «боевым» командам, каждая из которых может все от маркетинга до техподдержки.

В кросс-функциональных командах лучше не разделять работы по разным типам и не создавать противостояние в духе «эта задача еще не в моей колонке», в подразделениях же с одинаковой функцией сотрудников и большим количеством однотипных задач этот подход покажет себя хорошо с меньшими усилиями.

И снова про доску, которую многие по ошибке принимают за сам канбан

Как сделать так, чтобы программиста, тестировщика или любого другого инженера больше не дергал менеджер или любой представитель смежных подразделений с вопросом «когда будет готово?»

Достаточно научить людей читать доску и ставить задачи на доску. Ведь в представлении многих канбан = доска, хотя это на самом деле не так.

Обычно внутренние заказчики приходят в восторг, а если показать им команду в которой используются все вышеперечисленные методы, а некоторые из них даже внедряют канбан у себя в подразделении, если им нравится результат, не дожидаясь никаких требований сверху, что дает возможность запустить канбан в качестве вирусной методологии управления внутри средних по размерам организаций.

В практике автора даже был случай потери клиента, так как канбан «довнедрял» себя сам силами начавших его подробнее изучать специалистов, и генерального директора отстранили от ручного управления процессами, чем он при этом остался доволен.

Канбан-доска — это простой и удобный инструмент для управления повседневными задачами в команде. Это решение может оказать большое влияние на продуктивность, эффективность и финансовые показатели.

Впервые канбан-методология стала популярной в 1940-х в японской компании Toyota. Затем организации долго использовали физические доски, чтобы визуализировать потенциальные узкие места, управлять рабочими процессами и улучшать их. Сегодня же люди легко создают цифровые доски с помощью программного обеспечения для управления задачами со множеством удобных функций и настроек, которые помогают экономить время и автоматизировать процессы.

Канбан-методологию часто применяют ИТ-компании, которые придерживаются гибкого подхода к управлению проектами и разработке программного обеспечения и используют регулярные рабочие циклы — спринты. Но работа с канбан-досками для управления повседневными задачами может принести пользу предприятиям любого размера в любой отрасли.

Решение на основе канбан-методологии

На правильно организованной канбан-доске должно быть ограниченное количество задач, чтобы участники команды не были перегружены. Канбан-методология также помогает постоянно контролировать рабочий процесс и вовремя замечать узкие места, когда элементы накапливаются в столбце быстрее, чем перемещаются из него.

Физические канбан-доски

Физические доски канбан-доски подходят для команд, которые только начинают знакомство с этой методологией. С таких досок легко считывать информацию. Они удобны в управлении и не требуют подключения к Интернету. В кросс-функциональных командах, которые работают над одним проектом, физические канбан-доски могут повысить вовлеченность сотрудников и сделать общение на рабочем месте более продуктивным.

Но эти доски не подойдут для задач, к которым нужно добавлять подробное описание и дополнительную информацию. Бумажная карточка вмещает ограниченное количество контента, а на цифровых досках можно хранить сколько угодно заметок и комментариев по мере увеличения объема работы.

Также физические доски менее удобны для отслеживания времени выполнения задач и соблюдения сроков. На цифровых же досках можно настроить специальные отчеты, чтобы быстро оценивать прогресс проекта и получать данные о продуктивности работы.

Если многие участники команды работают удалено и редко бывают в офисе, вряд ли получится эффективно использовать физическую канбан-доску. Цифровая же доска позволит вам и вашим коллегам пользоваться системой управления задачами в любое время и на любом устройстве.

Цифровые канбан-доски

Если вы поняли, что физическая доска с разноцветными карточками больше не работает, вашей команде стоит задуматься о приобретении программного обеспечения для управления задачами, в котором используются принципы и концепции визуального представления информации из канбан-методологии. По сравнению с физическими досками цифровые решения дают множество преимуществ. На них можно визуализировать данные, добавлять вложения и просматривать журнал изменений для карточек.

При поиске решений с канбан-функционалом выбирайте такие приложения, которые позволяют добавлять к карточкам с задачами различный контент: контрольные списки, метки и сроки выполнения. Также важна возможность синхронизации с программами, которыми вы часто пользуетесь. Это позволит легко прикреплять к карточкам текстовые документы, электронные таблицы и презентации. Так команда будет иметь доступ ко всем необходимым данным в рамках одной платформы без необходимости переключаться между приложениями.

Сейчас все больше компаний переходят на работу с удаленными сотрудниками, поэтому стоит обратить внимание на возможность использования облачных диспетчеров задач. Это позволит оставаться в курсе своих списков дел на любом устройстве, где бы человек ни находился.

Преимущества использования канбан-решений

Если правильно использовать канбан-доски, компания сможет оптимизировать рабочий процесс и сократить количество заминок, которые всегда возникают при выполнении проектов и задач. Это происходит потому, что задается ритм и все участники команды сосредотачиваются на выполнении своей работы. На канбан-досках хорошо видно, какая именно задача задерживает проект, что позволяет легко вносить необходимые изменения.

В итоге, канбан-доски повышают эффективность команд за счет того, что сотрудники не тратят время на ненужные задачи, а работают только над теми, которые влияют на общий прогресс проекта. В результате канбан-методология может существенно улучшить продуктивность командной работы.

Заключение

Если ваша команда часто не доводит дела до конца, попробуйте внедрить канбан-методологию. Настройка доски и отладка процессов может занять некоторое время. Но если вы решительно настроены и постоянно стремитесь к совершенствованию, вскоре вы замените, как повышается продуктивность работы.

Узнайте подробности о программе для управления задачами, которая основана на канбан-методологии.

Сведения об авторе

Задача команды Центра роста — помочь вам начать собственный бизнес, успешно управлять им и развивать его.

Начало работы с Microsoft 365

Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия в любой точке мира и в любое время.

Ваша Доска Канбан преобразует невыполненную работу в интерактивный сигнбоард, который обеспечивает визуальный поток работы. По мере продвижения работы от идеи к завершению вы обновляете элементы на доске. Каждый столбец представляет рабочий этап. Каждая карта представляет элемент невыполненной работы, пользовательскую историю или ошибку на этом этапе работы.

Пользовательские истории и ошибки соответствуют типам рабочих элементов. Рабочие элементы используются для совместного использования информации, назначения работы членам команды, обновления состояния, контроля зависимостей и многого другого.

Предварительные требования

Boards автоматически создаются при создании проекта или добавлении команды. У каждой группы есть доступ к собственным продуктам и доскам портфеля, как описано в разделе о командах и гибких инструментах.

Необходимо подключиться к проекту. Если у вас еще нет проекта, создайте его.
Необходимо добавить в группу или проект.
Чтобы добавить рабочие элементы и выполнить все функции доски, вам необходимо предоставить базовый доступ или более высокий уровень.
Чтобы просмотреть или изменить рабочие элементы, в разрешениях на этом узле просмотрите рабочие элементы представления и измените рабочие элементы на Разрешить. По умолчанию этот набор разрешений имеет группа " Участники ". Дополнительные сведения см. в разделе Настройка разрешений и доступа для отслеживания работы.
Пользователи с доступом заинтересованных лиц для закрытого проекта могут добавлять рабочие элементы и обновлять состояние с помощью перетаскивания, но не могут обновлять поля, отображаемые на карточках. Они могут добавлять задачи и изменять состояние задач.
Пользователи с доступом заинтересованных лиц для общедоступного проекта имеют полный доступ к функциям доски, таким как пользователи с базовым доступом.

Необходимо подключиться к проекту. Если у вас еще нет проекта, создайте его.
Необходимо добавить в группу или проект.
Чтобы добавить рабочие элементы и выполнить все функции доски, вам необходимо предоставить базовый доступ или более высокий уровень.
Чтобы просмотреть или изменить рабочие элементы, в разрешениях на этом узле просмотрите рабочие элементы представления и измените рабочие элементы на Разрешить. По умолчанию этот набор разрешений имеет группа " Участники ". Дополнительные сведения см. в разделе Настройка разрешений и доступа для отслеживания работы.
Пользователи с доступом заинтересованных лиц не могут выполнить следующие функции доски: Добавить рабочие элементы, перетащить рабочие элементы в состояние обновления или обновить поля на карточках. Они могут добавлять задачи и изменять состояние задач.

Добавление доски Канбан

Если у вас есть проект, у вас есть Канбан-доска. Каждый проект определяет группу по умолчанию и набор плат для этой группы. Если требуется поддержка новой команды, необходимо добавить только доску Канбан. При добавлении команды вы добавляете множество ресурсов группы. Администратор команды может настроить ресурсы так, чтобы они поддерживали работу команды. Чтобы добавить набор досок Канбан для поддержки новой команды, см. раздел Добавление команды.

Доски Канбан каждой команды связаны с одним или несколькими типами рабочих элементов. Связь зависит от процесса, выбранного при создании проекта, конфигурации команды и настроек процесса. Для каждого процесса определены следующие доски:

Выберите доску из селектора невыполненной работы, как показано на следующем рисунке.

Чтобы настроить доски Канбан для добавления пользовательских типов рабочих элементов, добавления невыполненных работ портфеля или других поддерживаемых параметров, ознакомьтесь со следующими статьями в зависимости от процесса, используемого в проекте.

Чтобы настроить доски Канбан для добавления пользовательских типов рабочих элементов, добавления невыполненной работы портфеля или других поддерживаемых параметров, см. раздел Локальная модель процесса XML.

Обе доски Канбан и Таскбоардс поддерживают визуализацию потока работ и метрик мониторинга для оптимизации этого потока. Доски Канбан отслеживают требования, не зависят от спринта и предоставляют накопительную диаграмму для мониторинга хода выполнения. Каждый спринт связан с taskboard, который поддерживает задачи отслеживания, определенные для спринта. Вы можете отслеживать ход выполнения с помощью диаграмм емкости и диаграммы выработки спринта. Рекомендации по использованию taskboard см. в статье обновление и мониторинг taskboard.

Откройте доску Канбан с веб-портала.

Ваша Доска Канбан — один из двух типов плат, доступных вам. Второй — taskboard спринта. Доски Канбан отслеживают требования, не зависят от спринта и предоставляют накопительную диаграмму для мониторинга хода выполнения. Каждый спринт связан с taskboard, который поддерживает задачи отслеживания, определенные для спринта. Вы можете отслеживать ход выполнения с помощью диаграмм емкости и диаграммы выработки спринта. Рекомендации по использованию taskboard см. в статье обновление и мониторинг taskboard. Общие сведения о функциях, поддерживаемых в каждой невыполненной работе и на доске, см. в разделе журналы ожидания, доски и планы.

Убедитесь, что выбран правильный проект, и выберите Boards > Boards. Затем выберите нужную команду в меню выбора команды.

Чтобы выбрать доску другой команды, откройте селектор. Затем выберите другую команду или щелкните Обзор всех командных плат . Кроме того, можно ввести ключевое слово в поле поиска, чтобы отфильтровать список невыполненных работ команды для проекта.

Щелкните значок звездочки, чтобы сделать командную доску любимой. Избранные артефакты ( значок "Избранное") отображаются в верхней части списка выбора команды.

Убедитесь, что выбраны элементы невыполненной работы для Scrum, истории для гибкой разработки или требования для CMMI в качестве уровня невыполненной работы.

Чтобы переключиться на невыполненную работу по продукту, выберите невыполненные работы истории. Чтобы переключиться на taskboard, см. статью обновление и мониторинг taskboard.

Чтобы просмотреть доску Канбан, откройте проект из веб-браузера. Выберите истории невыполненной работы > > , а затем выберите доска.

Если вы не видите работу, размер экрана может быть уменьшен. Выберите значок с тремя точками ( ). Выберите плату невыполненной работы > > .

Чтобы выбрать другую команду, откройте окно выбора проекта и команды. Выберите другую команду или выберите вариант Обзор .

Отобразится ваша Доска Канбан.

Добавление рабочих элементов

Чтобы добавить рабочий элемент, щелкните знак « плюс», введите заголовок и нажмите клавишу ВВОД.

Система автоматически сохранит рабочий элемент с введенным заголовком. С помощью этого метода можно добавить столько рабочих элементов, сколько нужно.

Чтобы добавить рабочий элемент, щелкните знак « плюс», введите заголовок и нажмите клавишу ВВОД.

Чтобы добавить сведения в любой рабочий элемент, выберите заголовок. Или можно напрямую изменить любое поле, которое отображается. Например, можно переназначить рабочий элемент, выбрав Кому назначено. Описание каждого поля см. в разделе Создание невыполненной работы, Добавление сведений и оценка.

Вы можете назначить работу только одному пользователю. Если необходимо назначить работу нескольким пользователям, добавьте рабочий элемент для каждого пользователя и изменяйте работу, которая должна быть выполнена по названию и описанию. Поле Кому назначено принимает только учетные записи пользователей, добавленные в проект или команду.

Сведения о настройке набора полей, отображаемых на карточке, см. в разделе Настройка карточек.

Обновление состояния рабочего элемента

По мере завершения работы на одном этапе обновите состояние элемента, перетащив его на нисходящий этап.

Пользователи, которым назначен доступ заинтересованным лицам, не будут использовать функцию перетаскивания для обновления состояния.

Обновление полей из карточки

Вы можете быстро обновить поле или переназначить владение непосредственно с доски. Если поле, которое требуется обновить, не отображается, Настройте карточку так, чтобы она отображалась.

Фильтрация доски с помощью ключевых слов, значений полей или тегов

Фильтры можно применять в интерактивном режиме, чтобы сосредоточиться на подмножестве работы. Например, можно отфильтровать доску, чтобы сосредоточиться на работе, назначенной участнику команды для конкретного спринта. Чтобы начать фильтрацию, выберите Фильтр . Дополнительные сведения о применении фильтров см. в статье интерактивное фильтрование невыполненной работы, досок и планов.

Например, здесь мы будем фильтровать все элементы, назначенные Джамаль и Раиса.

Пригласить других пользователей для работы на вашей доске Канбан

Все участники проекта могут просматривать свою доску Канбан и вносить в нее изменения. Чтобы пригласить пользователей на участие, скопируйте URL-адрес своей доски Канбан и отправьте его по электронной почте пользователям, которые вы хотите пригласить на ваш проект.

Сведения о добавлении пользователей в проект см. в разделе Добавление пользователей в проект.

Возможные дальнейшие действия

Чтобы получить всю мощь доски Канбан, настройте ее для отображения потока работы и установки предельных значений WIP для вашей команды. чтобы настроить доску канбан, необходимо быть администратором команды или членом группы Project администраторы. Если вы являетесь владельцем или создателем проекта Организации, у вас есть эти разрешения.

Когда необходимо оптимизировать перенасыщенные рабочие процессы, обычных to-do листов может быть недостаточно. В этом случае стоит поискать волшебный функционал, который будет отслеживать все задачи, над которыми работает ваша команда, задачи, которые только планируются, а также показывать полную картину по уже выполненным.

Kanban-доска — отличное решение. Этот инструмент для совместной работы над проектами широко используется в разработке ПО, маркетинге, строительстве, логистике и в любых решениях, где присутствует постоянный поток задач. Kanban-подход помогает командам визуализировать рабочие процессы, грамотно анализировать их и повышать эффективность управления задачами. Этот пост мы посвящаем самым актуальным в 2019 году онлайн инструментам, ориентированным на Kanban. Сравните их и выберите самый подходящий.

Но прежде, чем рассмотреть лучшие программные решения с Kanban досками, стоит узнать, для чего они вообще нужны.

Если вы только еще собираетесь перейти на Канбан и присматриваетесь к популярной методологии, то непременно погрузитесь в доступные руководства и гайды по Канбан для начинающих.

Если кратко, Kanban — это метод управления проектами, направленный на минимизацию многозадачности, повышение эффективности производства и оптимизацию скорости и качества работ. Метод широко применяется в крупных командах, стартапах и для индивидуальных целей.

Правильно подобранное программное обеспечение с функцией Kanban позволит сосредоточиться на приоритетах, держать свою команду в курсе того, что актуально и что будет происходить в ближайшем будущем, а также контролировать все рабочие процессы.

Эффективный Kanban-инструмент поможет управлять Agile-разработкой с помощью удобных досок и карточек, потока действий, функций Swimlanes и WIP limits, диаграмм и таймлайнов — всего, что помогает качественно визуализировать управление рабочими процессами.

Что включает в себя мощное Канбан ПО

На первый взгляд, система Канбан может показаться сложной и не всегда применимой. Но настоящая сила Kanban в том, что, как только команда начинает применять его принципы, то сразу может оптимизировать и стандартизировать рабочие процессы.

Тем не менее, существуют решения, которые выполняют работу лучше и эффективнее других. Рассмотрим главные критерии для поиска лучшего Канбан-инструмента:

Kanban доска — система, которая предназначена для организации карточек с задачами с помощью горизонтальных колонок (Swimlanes), ограничений (WIP limits), сабколонок, а также стандартного набора колонок («To-do», «In Progress» и «Done»).
Kanban карточка — элемент системы Канбан, который назначает задачи при помощью чек-листов и вложений. Карточки позволяют связывать задачи, добавлять иерархию и назначать необходимые ресурсы.
Аналитика — система, позволяющая создавать отчеты.
Интеграция — способность инструмента легко интегрироваться с другими системами управления проектами.
Автоматизация — возможность настроить рабочий процесс в соответствии с условиями вашего проекта.

Лучшие Канбан инструменты для управления проектами

У вас, по сути, есть два пути:

Не заморачиваться и бездумно зарегистрироваться в проверенные и пресловутые JIRA или Trello.
Потратить немного времени на изучение новой волны крутого ПО по управлению проектами, ориентированного на Kanban, с целью отбора самого подходящего софта для ваших нужд.

ПО	Лучше всего для
JIRA	Для разработки программного обеспечения Agile-командами. Не лучший вариант для нетехнических команд и процессов вне системы Agile. Идеальный вариант – для IT компаний с большим штатом разработчиков.
Trello	Для частного и командного использования в разных областях (маркетинг, продажи, HR, и т.д.) которым необходим функционал Kanban. Не лучший вариант для Agile-разработчиков. Идеальный вариант – индивидуальное использование Канбан-досок.
Hygger	Преимущественно для Agile-команд разработчиков. Поддерживает Kanban и Scrum, estimations, Burndowns, Swimlanes и WIP limits. Предлагает качественную приоритизацию бэклога. Идеальный случай – любая Agile-ориентированная команда.
MeisterTask	Для тех же потребностей, что и Trello, но с улучшенной интеграцией с MindMeister.
Favro	Для мелких и средних команд разработчиков. Поддерживает Kanban и Scrum процессы.
Asana	Для персонального использования и для небольших команд, которым преимущественно нужны to-do листы и базовый функционал Канбан доски.
Kanbanchi	Для персонального использования Канбан досок с тесной интеграцией с G Suite.
Paymo	Для агентств и команд, которым нужно автоматически отслеживать время, приоритизировать задачи и следить за рабочим временем.
Breeze	Для команд, которым нужна усовершенствованная версия Basecamp с базовым Kanban-функционалом.
Blossom	Лучше всего для распределенных команд. Минималистичный инструмент для управления проектами, построенный на основе Kanban-досок.
ProofHub	Для команд, которым необходимо полноценное решение с Kanban-досками, диаграммами Ганта, календарем, заметками, обсуждениями, листами задач. Это своеобразный Basecamp «на стероидах».
ZenHub	Это плагин для GitHub, который добавляет поддержку Multi-repo Boards, Epics, индивидуальных рабочих пространств и улучшенный репортинг.
Taiga	Опен-соурс программа для разработчиков, которым нужно проверять задачи и пользоваться стандартным набором для управления проектами.
Leankit	Для создания кастомизированных досок с детальным потоком задач.

Описывая JIRA, часто употребляют слова «мощная» и «мультифункциональная». Это действительно популярный универсальный РМ софт, который позволяет командам разработчиков планировать задачи, назначать исполнителей, работать со спринтами, устанавливать приоритеты и сроки и многое другое.

JIRA предоставляет большое количество настроек фильтрации, удобную визуализацию, подробные отчеты и удобный трекер времени.

Сомнения: JIRA хорошо подходит для технических команд, но небольшие компании и стартапы просто не смогут использовать все возможности сервиса. Нет возможности назначить нескольких исполнителей для одной задачи.

Trello

Trello — это популярный инструмент управления, который позволяет организовывать задачи, списки дел, инициативы, обсуждения и идеи на одной доске. Сервис довольно прост и интуитивно понятен, и многим компаниям просто нужна его базовая бесплатная версия для работы. Система Trello подходит всем, кому нужна базовая функциональность досок Kanban.

Сомнения: Trello не имеет своего собственного учета времени, поэтому вам придется платить за другое программное обеспечение (например, Everhour или Toggle). Кроме того, в Trello нет функций WIP limits, Swimlanes и диаграмм Burndown.

Hygger

Hygger — яркий представитель нового поколения PM-инструментов, который отлично подходит продуктовым компаниям, стартапам и организациям средних размеров. Сервис предоставляет удобные to-do листы с кастомными полями, Канбан досками, функциями Swimlanes, WIP limits и Timelines.

Достоинством сервиса является возможность приоритизировать функции, идеи или задачи, используя различные методы приоритизации. Этот фактор часто является решающим при выборе Hygger vs Trello. Кстати, если вы знакомы с функционалом Trello, то быстро освоиться в Hygger не составит труда, потому что платформа имеет похожий интерфейс.

Hygger предлагает определять приоритеты с помощью простых методов (Eisenhower matrix, Value vs Effort, Value vs Risk), а также продвинутых техник (ICE и RICE, Weighted Scoring).

Сомнения: Не хватает возможности переключения из Канбан в timeline автоматически, нет мультиязыковой поддержки.

Asana

Asana – не менее популярный сервис с доступными iOS и Android приложениями, который хорош в управлении задачами, отслеживании дедлайнов и постановке приоритетов. Asana позволяет качественно следить за статусом выполнения задач и статусом проекта в целом.

Сервис чаще всего выбирают для личного пользования и работы небольших команд, которых в первую очередь нужны to-do листы и базовая Канбан-доска.

Сомнения: Платформа вряд ли будет полезна маркетинговым и креативным агентствам или сервис-компаниям.

Favro

Favro предоставляет инновационное решение для управления проектами, более всего подходящее для разработчиков, маркетологов и руководителей, которые планируют, отслеживают и развивают свои идеи. Favro предлагает встроенную поддержку Kanban и Scrum досок с панелями управления, масштабируемыми бэклагами и отчетами.

Функция Breakdown в Favro помогает разбить ваши проекты на различные задачи. Инструмент интегрирован с Google Drive и Dropbox, что позволяет прикреплять файлы к доске планирования.

Сомнения: Управление досками не так просто, как может показаться. Не все функции ПО могут быть использованы в полной мере: лучше меньше фич, но более качественная работа сервиса.

MeisterTask

MeisterTask подойдет командам любого размера и состава. Ключевые направления, в которых инструмент может помочь — управление файлами, отслеживание времени и создание отчетов.

Канбан доски MeisterTask помогают пользователям просматривать и управлять текущими действиями и активными проектами, создавать планы проектов и сотрудничать с членами команды. Платформа предлагает интеграцию с GitHub, DropBox, Zendesk и Bitbucket.

Сомнения: Отсутствие календаря, который мог бы показать, когда вы запланировали свои задачи. Нет диаграмм Ганта, чтобы установить продолжительность для задач.

Kanbanchi

Kanbanchi – еще одно подходящее решение, если вам нужно программное обеспечение для управления задачами и совместной работы с досками Kanban, диаграммами Ганта и системой учета времени.

Вы легко визуализируете рабочие процессы всех задач и действий с помощью удобных досок проектов со списками и карточками. Инструмент предназначен для G Suite. Вы должны зарегистрироваться в учетной записи Google, управлять досками в виде файлов на Google диске, помещать даты в Google календарь и т. Д. Приложение отлично подходит для работы отделов компании, потому как каждый член команды знает, над чем он работает.

Сомнения: Нет мобильной версии и некоторых важных интеграций, нет возможности группировать карты вместе.

Paymo

Выбирая Paymo, вы получаете полнофункциональный инструмент управления с системой планирования, управления задачами, выставления счетов и отслеживания времени. Сервис также отлично подходит командам, которые желают грамотно расставлять приоритеты задач. Paymo позволяет работать из одного приложения, не переключаясь с одной платформы на другую.

Сомнения: Понадобится некоторое время, чтобы привыкнуть к Paymo, потому что на рабочем столе много вариантов. При работе с десятками небольших проектов пользовательский интерфейс становится довольно загруженным.

Breeze

Еще одно отличное решение для управления клиентскими проектами с помощью досок Kanban. Breeze подойдет малому бизнесу и фрилансерам, которым нужно все четко и быстро организовывать и отслеживать.

Инструмент основан на принципах Agile и Lean и включает в себя следующие основные функции: списки задач, отслеживание времени, бюджетирование проекта, отчетность, календарь, экспорт данных, неограниченное количество пользователей, поддержка Android и iOS, интеграция с Google Drive и Dropbox, и т.п.

Сомнения: Малое количество инструментов, с которыми Breeze может быть интегрирован.

Blossom

Приложение Blossom было разработано для целевого использования в проектах, управляемых по методологии Kanban. Как и в других инструментах, ориентированных на Kanban, вы должны отображать этапы проекта в списках. Основным отличием Blossom является то, что каждый список должен быть следующим этапом процесса. Вы должны добавить новые карточки в 1-й столбец слева, а в последнем столбце справа отображается кнопка архива.

Blossom позволяет использовать аналитику с подсчетом количества отправленных карт и диаграммой, показывающей, сколько времени ушло на изготовление каждой карточки.

Сомнения: Нет бесплатного плана для личного использования. Интеграционные возможности — только отправление обновлений на канал Slack.

ProofHub

Известные бренды, выбравшие ProofHub, по достоинству оценили это программное обеспечение для управления облачными проектами, которое помогает им легко управлять сроками и результатами.

ProofHub предлагает расширенные функции и ценовые пакеты в соответствии с требованиями различных компаний, а также приложения для iOS и Android, что позволяет пользователям работать более продуктивно. Среди ключевых функций выделим списки задач, календари, обсуждения, диаграммы Ганта, удобные расписания и т. д.

Сомнения: ProofHub может показаться слишком простым с первого взгляда, но может не подойти для сложных проектов и крупных организаций.

ZenHub

Основное преимущество ZenHub заключается в том, что он изначально интегрируется с пользовательским интерфейсом GitHub, поэтому разработчики остаются в привычной среде, а менеджеры проектов могут получить полное представление о процессе разработки.

Инструмент можно использовать для организации, планирования и запуска спринтов. Нет необходимости в специальном обучении — ZenHub широко используется как командой разработчиков, так и продуктовиками. Основными функциями являются Kanban-доски, списки дел, графики Burndown, оценки времени, интеграция со Slack и др.

Сомнения: Zenhub не предоставляет достаточно аналитических и отчетных функций. В UX есть некоторые «причуды», которые могут периодически отвлекать и беспокоить.

Taiga

Taiga — выбор разработчиков, менеджеров проектов, дизайнеров и других практиков Agile-методологии. Облачная платформа включает в себя совместную работу над проектом, управление задачами, отслеживание ошибок, отчетность и систему учета времени. Выбирая инструмент, вы также получаете настраиваемые доски Kanban и бэклоги.

Сервис можно легко интегрировать с GitHub, GitLab, Webhooks, Bitbucket и Gogs. Доступны мобильные приложения для Android, iOS и Windows.

Сомнения: Интерфейс выглядит немного старомодно. Экраны довольно сложные — это немного запутывает работу с разными их видами.

LeanKit

LeanKit — это также доступный Kanban сервис, предназначенный для компаний любого размера в различных отраслях. Он помогает проектным командам безболезненно внедрять принципы и практики Lean.

LeanKit предлагает удобный способ соединения досок проектов на уровне команды и проекта и предоставляет пользователям полную видимость. Вы также получите модуль отчетности и аналитики с полезными показателями и метриками. Платформа поддерживает интеграцию с JIRA, Zendesk, Pivotal Tracker и другими инструментами.

Сомнения: Много спама по электронной почте — даже небольшое изменение, внесенное в задачу, будет отправлено вам письмом. Отсутствие базовых вариантов интеграции.

Независимо от того, выбираете ли вы автономный инструмент Kanban или более широкий пакет управления проектами, вы можете быть уверены, что применение системы Kanban в стратегии управления проектами расширит возможности вашей команды и облегчит ее жизнь.

Читайте также: