Как сделать матрицу эйзенхауэра в excel

Обновлено: 08.07.2024

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Это инструмент расстановки приоритетов, позволяющий решить проблемы целеполагания и научиться эффективно использовать время. Она имеет вид таблицы, разделенной на 4 квадрата. Снизу вверх в ней располагается ось важности, слева направо — ось срочности выполнения мероприятия.

Ежедневно в эту таблицу вносится все дела, запланированные на день. Исходя из сроков их выполнения и значимости, они распределяются на те, что нужно сделать безотлагательно, что отложить, что перепоручить кому-либо другому, а что — вычеркнуть из списка.
Применяется такой метод тайм-менеджмента, как матрица дел Эйзенхауэра, для краткосрочного планирования. Будучи грамотно реализованным, он позволяет:

Человек, практикующий метод Эйзенхауэра, становится проактивным. Он умеет управлять жизнью, не отвлекаясь на внешние факторы и непредвиденные события.

Квадрант A: важно и срочно

В идеале это поле должно пустовать. Когда в нем появляются задачи, и их много — значит, вы что-то спланировали неправильно, ранее время было потрачено на несущественные дела. Да, расписать жизнь по минутам невозможно! Но можно постараться не допускать аврала. Если уж он и случился, то в рассматриваемый квадрат важности дел следует вписывать те, что не терпят отлагательства и напрямую связаны с нашими ценностями:

● восстановление здоровья;
● поиск выхода из кризисных ситуаций;
● устранение проблем, способных повлиять на достижение общего прогресса.

Пример: в конце недели нужно сдать отчет, а сегодня уже пятница. Эту задачу требуется решить срочно? Да. Она является важной? Определённо.

Квадрант B: важно, но не срочно

Несмотря на то что это поле идёт по счету вторым, именно оно является самым важным. В рассматриваемый квадрат приоритетов Эйзенхауэра вписываются задачи, выполнение которых направлено на достижение актуальных целей:

● самообразование;
● выполнение текущих проектов на работе;
● выполнение обязанностей по дому;
● профилактика заболеваний, укрепление иммунитета.

Пример: до конца месяца (на календаре 3 мая) нужно сдать клиенту landing page. К данной задаче нужно приступить незамедлительно? Нет. Выполнение этого дела для карьеры важно? Однозначно.

Дела из квадрата B следует планировать и выполнять в отведенное для них время. В противном случае они приобретут срочный характер (перейдут в сектор А таблицы Эйзенхауэра) и станут причиной возникновения стресса.
Помните: неспешная реализация повседневных планов позволяет справляться с поставленной задачей качественно. А это, в свою очередь, возможность выйти на новый уровень финансового благополучия.

Квадрант C: срочно, но не важно

Обычно в это поле попадают дела, которые приходится делать, хотя они и не представляют ценности. Именно они мешают человеку сосредоточиться на важном и тормозят процесс его развития. Планы квадрата приоритетов С могут быть направлены на то, чтобы создать комфортные условия проживания и наладить социальные связи:

Пример: время – обед, а вам нужно приготовить ужин по случаю празднования дня рождения. Данная задача должна быть выполнена срочно? Да. Важно, чтобы именно вы занимались готовкой? Нет, можно заказать еду из ресторана.

Дела из квадрата C необходимо минимизировать. Это можно делать различными способами: делегировать задачи по принципу Эйзенхауэра другим, автоматизировать их, научиться говорить «нет». Главное при работе с матрицей – не путать срочные дела блока С со срочными делами блока A. Иначе система планирования сойдет на нет и то, что должно было быть сделано первоначально, останется на втором плане, а полезное время будет потрачено на несущественные занятия.

Квадрант D: не срочно, не важно

В это поле вносятся все малозначительные задачи. Да, они приносят пользу и удовольствие от результата! Но одновременно с тем отодвигают человека от выполнения важного дела. Задачи из рассматриваемого квадрата Эйзенхауэра практически никак не влияют на нашу жизнь. К ним относятся, например, следующие:

● перестановка мебели в квартире;
● совместный просмотр развлекательных программ;
● общение в социальных сетях.

Пример: пролистывая ленту новостей, вы увидели интересный пост, который захотелось просмотреть. Данная задача требует срочности? Нет. Она является важной? Нет, выполнять ее необязательно.

Дела из квадрата D следует выполнять в последнюю очередь. Идеальный вариант построения матрицы времени Эйзенхауэра – тот, в котором в данном окне будут значиться 1 – 3 плановых мероприятия. Помните: отдыхать и переключаться должен каждый. Но лучше это сделать с помощью похода в спортзал, бассейн или прогулки по парку в вечернее время.

Этот и другие инструменты вы можете изучить на онлайн-курсах менеджмента, например:

Как работать с таблицей Эйзенхауэра?

Прежде всего, нужно усвоить ряд правил.

Список дел лучше составлять с вечера. При этом не нужно заполнять всю таблицу сразу. Рекомендуем вам оставить немного места для систематизации планов и/или их дополнения. Начинать распределять задачи лучше с переноса незавершенных. Далее следует вносить в матрицу Эйзенхауэра новые задачи.
Количество дел на квадрат не должно превышать 8. Так вы избавитесь от лишней нагрузки и сможете сосредоточиться на выполнении самого важного. Выполнили задачу? Выделите ее цветом. С одной стороны, это поможет вам осознать, что вы быстро продвигаетесь в реализации своих планов, с другой – определить то, что уже выполнено.
Личные и профессиональные задачи лучше разделять. Если в вашей жизни проводится четкое разграничение между работой и семьей (вы работаете с 8.00 до 17.00), создайте две отдельные матрицы. Если ее нет, делать это необязательно.

Чтобы определить важность того или иного дела, задайте себе вопрос «Возникнут ли у меня проблемы, если я отложу эту задачу?». Чтобы определить, срочно его нужно выполнить или не срочно, дайте ответ на вопрос: «Если я отложу эту задачу, она потеряет актуальность?».

Воспользуйтесь шаблоном Итак, чтобы составить матрицу приоритетов Эйзенхауэра, необходимо взять белый лист бумаги. Приняв во внимание всю представленную выше информацию, следует начертить на нем таблицу с колонками:

● № п/п,
● задача,
● срочность,
● важность.

Количество строк в зависимости от длины списка следует отрегулировать самостоятельно.
Далее, на отдельном листочке нужно выписать все планы на завтра (когда будет приобретен навык работы с матрицей, это не понадобится). А после, исходя из их срочности – важности, необходимо распределить планы по соответствующим квадрантам.

Это очень простой прием тайм-менеджмента, но со сложным названием. Сегодня мы поговорим о матрице приоритетов Эйзенхауэра. Уверена, что большинство читателей приходили к такому планированию времени и дел интуитивно, хотя, может, и оформляли список дел иначе.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра помогает определить самые важные и срочные дела в течение дня.

Кстати, почему Эйзенхауэра? Это фамилия одного из американских президентов, который, как считается, стал первым ее применять.

Скачайте шаблон матрицы приоритетов Эйзенхауэра здесь: вот готовый бланк – просто распечатайте и пользуйтесь!

Матрица: важное, срочное, неважное, несрочное

Использовать матрицу очень легко: запишите свои дела в нужный квадрат – и выполняйте)).

Уникальность приема в том, что человек учится осознавать, что является самым важным, а что можно вообще отбросить и не делать, ведь иногда важность/неважность дел бывает неочевидна.

Матрица Эйзенхауэра: как делить дела?

1. Срочное и важное (выполняем сразу!)

Наверняка, у вас появилось искушение почти все свои дела вписать в этот квадрат. На самом деле по-настоящему важных и срочных дел у нас немного – большинство может и подождать. Сюда заносим:

дела, у которых подходит срок сдачи (сдача курсовой, отчета, статьи)
экстренные походы к врачам (травматолог, стоматолог)
срочные звонки
форс-мажорные ситуации (вызов сантехника, если течет труба)

Лучший вариант – если поле матрицы «Срочное и важное» будет почаще пустым, а все дела можно отнести к следующему пункту.

2. Несрочное и важное (планируем!)

В идеале у человека, знающего тайм-менеджмент, все важные дела записаны тут. В категорию «Срочное» задачи обычно переходят из-за лени, прокрастинации или форс-мажоров в быту или со здоровьем.

Последних избежать бывает трудно, но если регулярно бывать у врачей на профилактическом осмотре, то по крайней мере категорию «срочных дел, связанных со здоровьем», можно будет сократить.

Что касается прокрастинации, то стоит научиться не допускать в своей жизни горящих сроков, и матрица приоритетов Эйзенхауэра здорово в этом помогает (если ей, конечно, следовать).

Кстати, если научиться выполнять запланированное, пока оно еще не горит, можно сильно снизить количество стрессов: есть возможность качественно и без спешки выполнять каждое дело.

Что относим в эту категорию?

плановая работа
анализ и оценка рабочих моментов
спортивные занятия
приготовление пищи
ремонт одежды, стирка
уборка

3. Срочное и неважное (делегируем!)

Эти дела, как правило, никак не приближают нас к цели, а лишь тормозят рабочий процесс и отвлекают. К ним можно отнести:

навязанные и не важные лично вам встречи
празднование дней рождений неблизких знакомых или поздравление их по телефону
уборка или готовка к незапланированному приходу гостей
внезапно появившиеся бытовые проблемы: сломалась микроволновка, перегорела лампочка, разбилось большое зеркало. Эти неприятности огорчают и раздражают, но мир не рухнет, если вы не уделите им внимания сиюминутно.

Есть большая опасность – многие относят эти дела в категорию «Срочное и важное», поэтому старайтесь хорошо анализировать каждое дело, а затем заносите в нужную категорию матрицы Эйзенхауэра: возможно, дело окажется не столь важным, как вы думали.

Ну а поскольку дела из этого поля часто не приближают нас к цели, а только отвлекают, постарайтесь их минимизировать: некоторые можно просто не делать, а другие перепоручить: к примеру, заказать торт вместо того, чтобы печь его самой.

4. Несрочное и неважное (думаем: а нужно ли это?)

Такие дела мы обычно и не записываем: к примеру, время на соц.сети или телевизор, компьютерные игры, серфинг по сайтам без цели.

Куда отнести отдых?

Профессионалы в использовании матрицы приоритетов Эйзенхауэра советуют планировать даже отдых.

К примеру, такой пункт как получасовая прогулка вполне можно отнести к «Важным и срочным» делам – с указанием времени.

Если подразумевается поездка на отдых на несколько дней, то заносим это дело в категорию «Важное и несрочное».

Научившись планировать качественный отдых, меньше будет желания урвать час на неполезный и нерасслабляющий.

Мои выводы после использования матрицы Эйзенхауэра:

P.S. Как провести расхламление и разобрать домашние завалы? Как легко расставаться с ненужными вещами? Как навести порядок, который сохраняется, а не исчезает через день?

Ответы — в бесплатном гиде 18 правил для расхламления и порядка. Получите его в подарок! — ВКонтакте или на свою электронную почту.

В результате легко обнаружить себя в ситуации, когда “крутишься как белка в колесе”, а дела словно стоят на месте. Копится только усталость. Ощущения от достигнутых высот так и не появляется.

Проблема целеполагания

Эта проблема получила в time management'е название “Проблема целеполагания”. Последствия ошибки в целеполагании могут быть колоссальными: кажется, что жизнь превращается в череду изнуряющих рабочих марафонов без видимых результатов. Это похоже на труд древнегреческого царя Сизифа, которого после смерти приговорили вкатывать на гору огромный камень, который едва достигнув вершины срывался обратно вниз. И так – вечно.

Выбор целей и приоритетов

Несмотря на то, что проблема масштабная, а последствия у неё носят комплексный и затяжной характер, бороться с ней с ней можно. Для этого перед началом любой деятельности нужно правильно поставить цели и расставить приоритеты. Как это сделать мы расскажем чуть ниже, а сейчас сосредоточьтесь, пожалуйста, на одной-единственной мысли:

Не приступайте к выполнению намеченных задач, если не можете ответить на вопрос, насколько и к какой цели вас продвигает та или иная задача после её выполнения.

Способ действий “хаотично делать всё подряд” может почти идеально подойти для того, чтобы “завести внутренний мотор”, “проснуться” и начать что-то делать. Я, обычно, для этой цели использую домашние дела – их набор достаточно ограничен, от их выполнения сразу виден результат и отказаться от их выполнения в любом случае было бы не очень комфортно. Данный вид деятельности вполне можно делать в режиме “увидел – сделал”.

Но когда речь идёт о достижении целей в рамках рабочего проекта, мы имеем перед собой практически неограниченный простор для действий, а значит в буквальном смысле можем заниматься “чем угодно”. В режиме дефицита времени (а именно этот ресурс у нас всегда ограничен) данная методика будет непродуктивной. Поэтому здесь нас спасёт только золотое правило: “Сначала думаем, потом делаем”.

Быстрое целеполагание

Тогда возникает вопрос: есть ли какая-то эффективная методика “подумать быстро”, чтобы это не стало задачей на полдня? Да, здесь вполне уместно использовать метод, известный почти всем, кто хотя бы раз пробовал разобраться в time management и который мы вынесли в шапку поста. Это матрица Эйзенхауэра. О ней уже писалось ранее в других постах (их более-менее полный список мы приводим в конце нашего). Однако нам хотелось бы предложить свой способ использования этой матрицы, который мы уже не раз использовали на практике.

Традиционно, изобретение матрицы приписывают Дуайту Эйзенхауэру, 34-му президенту США, который до того был генералом армии. Однако, это не совсем так. Скорее, матрица получила своё название по знаменитой цитате президента “Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”.

Надо сказать, матрица Эйзенхауэра имеет множество названий и по-разному преподносилась различными адептами и создателями time management систем. В частности, у знаменитого автора методики GTD Стивена Кови матрица носит название Urgency\Importance matrix – он также рекомендовал её использовать в своей книге “7 навыков высокоэффективных людей”. Этот же метод иногда называют визуальным вариантом “Правила четырёх D” о котором речь пойдёт ниже.

Как поступать с каждым квадрантом

Множество модификаций самой матрицы и множество трактовок того, как действовать с задачами в том или ином квадранте. Мы остановимся подробнее на двух вариантах, из которых первый кажется нам наиболее удобным.

Метод 1: Do-Plan-Delegate-Eliminate

“Делай – Планируй – Поручай – Не делай” — так будет звучать эта “формула успеха” в переводе и именно такие действия нужно совершать с задачами из соответствующих квадрантов.

Квадрант 1
Срочно и важно. В этом квадранте что-то случается: пожар или ребёнок плачет или блокирующая релиз бага. Это “плохой” квадрант, его надо, по-возможности, избегать. Изредка сюда можно “класть” задачи из второго квадранта, которые хотелось бы закрыть немедленно по той или иной иррациональной причине.

Квадрант 2
Важно, но не срочно. В этом квадранте находятся ваши самые продуктивные дела. Поскольку в случае с этими делами “время терпит”, здесь речь уже идёт о разумном планировании и качественном выполнении каждой поставленной задачи. Это и есть то, на что разумно будет потратить время именно сегодня.

Вы можете начать выполнять дела по порядку, а также можете ещё раз пройтись по списку дел из этого квадранта задавая себе вопросы «Это важно?» и «Это срочно?», таким образом сделав ещё один квадрант в рамках второго квадранта и более детализировав свои цели.

Квадрант 3
Не важно, но срочно. Один из самых непродуктивных квадрантов, т.к. в связи со своей срочностью именно эти дела «выхватывают» вас из потока вашей продуктивной деятельности и заставляют вас катать камень в гору без цели. Эти дела не продвигают вас к поставленным вами целям, как правило это различного рода информационный шум, например митинги, долгие разговоры по телефону и диалоги «ни о чем» вместо принятия решений. Рекомендуется делегировать эти задачи «кому-нибудь другому». Вы можете делегировать или совсем не делать их, главное, это то, что дела из этого квадранта не выполняются лично.

Квадрант 4
Не срочно и не важно. Просто забудьте об этих делах. Действительно, чему-то нужно уметь сказать «нет». В идеале, желательно, чтобы этот квадрант остался у вас пустым. Тем не менее, в него, чаще всего, падают различные просьбы от людей, которые вряд ли что-то сделают вам в ответ, а также мечты из разряда «всегда хотел найти жёлтого цветочного слоника на колёсах и покатать». Не на каждое спонтанное желание разумно тратить время, если вы хотите прийти к намеченным целям.

Правило четырёх D

На самом деле “4D” не всегда описывает квадранты матрицы “Важно-Срочно”, т.к. существуют различные их трактовки, тем не менее одна из них вполне подходит под описание выше и тоже может применяться к четырём квадрантам:

Do, Delegate, Defer, or Dump (Делай, Поручи, Отложи, Забрось)
Do, Decide, Delegate, Delete (Делай, Решай (в каком порядке делать), Поручи, Удали)

Основная прелесть метода – его скорость. Во-первых, он представляет “статистику задач” визуально. Можно сразу оценить эффективность использования своих временных ресурсов. Во-вторых, отвечая да или нет всего на два вопроса, вы делите все задачи на 4 группы. Если бы перед вами изначально дали задание “поделите ваши задачи на 4 группы”, это заняло бы гораздо больше времени.

Проверка эффективности

Вы можете использовать метод Эйзенхауэра не только для сортировки задач на те, которые двигают вас к поставленной цели и те, которые тормозят. Вы также можете использовать его для оценки своей общей эффективности. В идеале, после того, как вы не раздумывая долго ответили «да и нет» на два уже известных вопроса для каждой задачи, вы обнаружите, что почти все ваши задачи «упали» во второй квадрант.

Но конечно, чаще всего этого не происходит, и тогда матрица наглядно показывает, где у вас перекос и где вы рискуете оказаться в конце дня, если не переключитесь на продуктивные задачи.

Для применения метода уже есть немалое количество мобильного, веб- и десктопного софта. А для постановки своих целей и их достижения у вас есть сервис SmartProgress, который уже помог осуществить более 10 000 целей. А какая цель – ваша?