Как сделать многоуровневый список в эксель

Обновлено: 04.07.2024

Имеется несколько способов создания выпадающего списка. Выбор одного из них зависит от структуры имеющихся у вас данных.

Первый способ создания двухуровнего списка

Первый способ основывается на создание «умной» таблицы, заголовок которой содержит значения первого выпадающего списка (группы), а строки таблицы соответствуют значениям второго выпадающего списка (подгруппы). Значения элементов подгруппы должны располагаться в соответствующем столбце группы, как на рисунке ниже.

Теперь приступим к созданию первого выпадающего списка группы (в моем случае - список стран):

Формула ДВССЫЛ возвращает ссылку на диапазон заголовков «умной» таблицы. Преимущество использования такой таблицы в том, что при добавлении столбцов, выпадающий список будет автоматически расширен.

Осталось создать второй зависимый выпадающий список – список подгрупп.

Смело повторяем 4 первых пункта описанных выше. Источником в окне Проверка данных для второго выпадающего списка будет служить формула =ДВССЫЛ("Таблица1["&F2&"]"). Ячейка F2 в данном случае - значение первого выпадающего списка.

Можно использовать и обычную «неумную» таблицу, однако в этом случае вам придется вручную изменять диапазоны заголовков и строк. В рассмотренном примере это происходит автоматически.

Второй способ создания двухуровнего списка

Второй способ удобно применять, когда данные выпадающего списка записаны в два столбца. В первом идет наименование группы, а во втором – подгруппы.

ВАЖНО! Перед созданием зависимого списка по подгруппам необходимо отсортировать исходную таблицу по первому столбцу (столбец с группой) далее будет понятно зачем это делается.

Для создания выпадающего групп нам понадобится дополнительный столбец, содержащий уникальные значения групп из исходной таблицы. Для создания этого списка используйте функцию удаления дубликатов или воспользуйтесь командой Уникальные из надстройки VBA-Excel.

Теперь создадим выпадающий список групп. Для этого выполните 4 первых пункта из первого способа создания двухуровнего списка. В качестве Источника укажите диапазон уникальных значений групп. Тут все стандартно.

Рекомендация: удобно в качестве источника указывать именованный диапазон. Для его создания откройте Диспетчер имен со вкладки Формулы и присвойте имя диапазону с уникальными значениями.

Теперь самая сложная часть - указать в Источнике динамическую ссылку на диапазон со значениями второго выпадающего списка (списка подгрупп). Решать ее будем с помощью функции СМЕЩ(ссылка, смещ_по_строкам, смещ_по_столбцам, [высота], [ширина]), которая возвращает ссылку на диапазон, отстоящий от ячейки или диапазона ячеек на заданное число строк и столбцов.

В Excel вы можете быстро и легко создать зависимый раскрывающийся список, но пробовали ли вы когда-нибудь создать многоуровневый зависимый раскрывающийся список, как показано на следующем снимке экрана? В этой статье я расскажу о том, как создать многоуровневый зависимый выпадающий список в Excel.

Создать многоуровневый зависимый выпадающий список в Excel

Чтобы создать многоуровневый зависимый раскрывающийся список, выполните следующие действия:

Во-первых, создайте данные для многоуровневого зависимого выпадающего списка.

1. Сначала создайте данные первого, второго и третьего раскрывающегося списка, как показано ниже:

Во-вторых, создайте имена диапазонов для каждого значения раскрывающегося списка.

2. Затем выберите значения первого раскрывающегося списка (исключая ячейку заголовка), а затем дайте им имя диапазона в поле Поле имени которые помимо строки формул, см. снимок экрана:

3. Затем выберите данные второго раскрывающегося списка и нажмите Формулы > Создать из выбранного, см. снимок экрана:

4. В выскочившем Создать имена из выбора диалоговое окно, отметьте только Верхний ряд вариант, см. снимок экрана:

5. Нажмите OK, И имена диапазонов были созданы для каждого второго раскрывающегося списка сразу, затем вы должны создать имена диапазонов для значений третьего раскрывающегося списка, продолжайте нажимать Формулы > Создать из выбранного, В Создать имена из выделенного диалоговое окно, отметьте только Верхний ряд вариант, см. снимок экрана:

6, Затем нажмите OK кнопки, значения раскрывающегося списка третьего уровня были определены имена диапазонов.

В-третьих, создайте выпадающий список Data Validation.

7. Затем щелкните ячейку, в которую вы хотите поместить первый зависимый раскрывающийся список, например, я выберу ячейку I2, затем щелкните Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, см. снимок экрана:

8. В проверка достоверности данных диалоговое окно под Параметры , выберите Список из Разрешить раскрывающийся список, а затем введите эту формулу: = Континенты в Источник текстовое поле, см. снимок экрана:

Внимание: В этой формуле Континенты - имя диапазона первых раскрывающихся значений, созданных на шаге 2, измените его по своему усмотрению.

9, Затем нажмите OK Кнопка, первый раскрывающийся список был создан, как показано ниже:

10. Затем вы должны создать второй зависимый раскрывающийся список, выберите ячейку, в которую вы хотите поместить второй раскрывающийся список, здесь я нажимаю J2, а затем продолжаю щелкать Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, В проверка достоверности данных диалоговом окне выполните следующие операции:

(1.) Выберите Список из Разрешить раскрывающийся список;
(2.) Затем введите эту формулу: = КОСВЕННО (ПОДСТАВИТЬ (I2; ""; "_")) в Источник текстовое окно.

Внимание: В приведенной выше формуле I2 - это ячейка, содержащая первое значение раскрывающегося списка, пожалуйста, измените его на свое.

11. Нажмите OK, и сразу был создан второй зависимый раскрывающийся список, см. снимок экрана:

12. На этом шаге вы должны создать третий зависимый раскрывающийся список, щелкнуть ячейку, чтобы вывести значение третьего раскрывающегося списка, здесь я выберу ячейку K2, а затем щелкните Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, В проверка достоверности данных диалоговом окне выполните следующие операции:

(1.) Выберите Список из Разрешить раскрывающийся список;
(2.) Затем введите эту формулу: = КОСВЕННО (ПОДСТАВИТЬ (J2; ""; "_")) в текстовое поле Источник.

Внимание: В приведенной выше формуле J2 - это ячейка, содержащая второе значение раскрывающегося списка, пожалуйста, измените его на свое.

13, Затем нажмите OK, и три зависимых раскрывающихся списка были успешно созданы, см. демонстрацию ниже:

Создавайте многоуровневый зависимый выпадающий список в Excel с удивительной функцией

Возможно, описанный выше метод является проблемным для большинства пользователей, здесь я представлю простую функцию -Динамический раскрывающийся список of Kutools for Excel, с помощью этой утилиты вы можете быстро создать зависимый выпадающий список с 2-5 уровнями всего за несколько кликов. Нажмите, чтобы загрузить Kutools for Excel!

Советы: Чтобы применить это Динамический раскрывающийся список функция, во-первых, вы должны скачать Kutools for Excel, а затем быстро и легко примените эту функцию.

После установки Kutools for Excel, пожалуйста, сделайте так:

1. Во-первых, вы должны создать формат данных, как показано на скриншоте ниже:

2, Затем нажмите Kutools > Раскрывающийся список > Динамический раскрывающийся список, см. снимок экрана:

3. В Зависимый раскрывающийся список диалоговом окне выполните следующие действия:

Проверить Раскрывающийся список, зависящий от 3-5 уровней вариант в Тип раздел;
Укажите необходимый диапазон данных и выходной диапазон.

4, Затем нажмите Ok Кнопка, теперь трехуровневый раскрывающийся список был создан в виде следующей демонстрации:

Вы можете настроить внешний вид списка, определив собственный нумерованный, маркированный или многоуровневый список. После этого можно сохранить его параметры в качестве стиля и использовать их повторно.

Задачи

Определение нового формата маркера

Выполните одно из указанных ниже действий.

Изменение маркера на символ

Выделите текст или маркированный список, который вы хотите изменить.

На вкладке Главная в группе Абзац щелкните стрелку рядом с кнопкой Маркированный список и выберите пункт Определить новый маркер.

Изменение маркера на рисунок

Выделите текст или маркированный список, который вы хотите изменить.

Щелкните Рисунок и выберите изображение из файла или с помощью поиска изображений Bing.

Просмотрите, как будет выглядеть рисунок в качестве маркера, и нажмите кнопку ОК, чтобы добавить его, либо замените рисунок, повторив шаги 3–5.

Изменение шрифта маркера

Выделите текст или маркированный список, который вы хотите изменить.

Вкладка Шрифт

Изменение шрифта, начертания, размера, цвета, стиля и цвета подчеркивания, а также эффектов для маркера.

Вкладка Дополнительно

Настройка межзнаковых интервалов и возможностей OpenType для шрифта маркера.

Изменение выравнивания маркера

Выделите текст или маркированный список, который вы хотите изменить.

В группе "Выравнивание" выберите Слева, По центру или Справа.

Определение нового формата номера

Выделите текст или нумерованный список, который вы хотите изменить.

На вкладке Главная в группе Абзац щелкните стрелку рядом с кнопкой Нумерованный список и выберите пункт Определить новый формат номера.

Чтобы изменить стиль, щелкните стрелку вниз рядом с полем Нумерация и выберите числа, буквы или другой формат последовательности.

Чтобы изменить размер, начертание и цвет шрифта, щелкните Шрифт и задайте параметры на вкладках Шрифт и Дополнительно:

Вкладка Шрифт

Изменение шрифта, начертания, размера, цвета, стиля и цвета подчеркивания, а также эффектов для маркера.

Вкладка Дополнительно

Настройка межзнаковых интервалов и возможностей OpenType для шрифта маркера.

Чтобы добавить к номеру дефис, круглую скобку или другой символ, введите его в поле Формат номера.

Чтобы настроить выравнивание номеров, выберите Слева, По центру или Справа в разделе "Выравнивание".

Определение нового многоуровневого списка

Выделите текст или нумерованный список, который вы хотите изменить.

Разверните диалоговое окно "Многоуровневый список", щелкнув Дополнительно в левом нижнем углу.

Выберите уровень списка, который нужно изменить, щелкнув его в списке. По умолчанию выбрано значение 1.

Укажите, к чему вы хотите применить изменения, щелкнув ко всему списку, до конца документа или к текущему абзацу.

Чтобы использовать существующий стиль в Word для каждого уровня в списке, выберите стиль в разделе "Связать уровень со стилем".

Выберите номер для отображения в коллекции. По умолчанию отображается Уровень 1.

Присвойте многоуровневому списку имя в разделе "Имя списка поля ListNum". Оно будет отображаться для всех полей ListNum.

Чтобы добавить к нумерованному списку дефис, круглую скобку или другой символ, введите его в поле Формат номера.

Вкладка Шрифт

Изменение шрифта, начертания, размера, цвета, стиля и цвета подчеркивания, а также эффектов для маркера.

Вкладка Дополнительно

Настройка межзнаковых интервалов и возможностей OpenType для шрифта маркера.

Чтобы изменить стиль, щелкните стрелку вниз рядом с полем Нумерация и выберите числа, буквы или другой формат последовательности. Укажите номер уровня, начиная с которого нужно это включать.

Выберите начальный номер для списка. Значение по умолчанию — 1. Чтобы заново начать нумерацию после определенного уровня, установите флажок Нумеровать заново и выберите уровень в списке.

Выберите Заменить римские цифры арабскими для использования этого стиля в многоуровневом списке.

Чтобы настроить выравнивание номеров, выберите Слева, По центру или Справа в разделе "Выравнивание".

Укажите, откуда нужно начать выравнивание, и задайте отступ.

Чтобы применить эти значения ко всему списку, выберите Параметры для всех уровней.

Укажите, что должно следовать после каждого номера: знак табуляции, пробел или ничего. Установите флажок Добавить позицию табуляции и введите значение.

Определение нового стиля списка

Выделите текст или нумерованный список, который вы хотите изменить.

Введите имя для нового стиля списка.

Выберите начальный номер для списка. Значение по умолчанию — 1.

Выберите уровень в списке, к которому нужно применить форматирование.

Укажите начертание, размер и цвет шрифта для стиля списка.

Щелкните стрелку вниз, чтобы изменить стиль нумерованного или маркированного списка.

Выберите символ для списка.

Выберите изображение для списка.

Сместите отступ влево или вправо.

Укажите, нужно ли применить эти изменения Только в этом документе или же В новых документах, использующих этот шаблон.

Чтобы настроить дополнительные параметры форматирования, щелкните Формат и выберите Шрифт, Нумерация, Текстовые эффекты или другие настройки.

Отключение автоматической нумерации списков

Следуйте инструкциям для используемой версии Word

Word 2016, Word 2013 или Word 2010

Выберите Файл, а затем в левой области выберите Параметры.

В диалоговом окне Параметры Word выберите Правописание.

В правой области в разделе Параметры автозамены нажмите кнопку Параметры автозамены.

Откройте вкладку Автоформат при вводе.

В разделе Применять при вводе снимите флажок стили маркированных списков и нажмите кнопку ОК.

Выпадающий список работает так: выбираете ячейку и справа от нее появляется кнопка со стрелкой вниз (правда, стрелка больше похожа на треугольник).

После нажатия на кнопку списка появится перечень доступных значений, одно из которых можно выбрать.

Значений в списке может быть много, но в обзор помещается до 8 строк. Если значений в списке больше восьми, справа от них появится полоса прокрутки.

Чтобы создать выпадающий список, выделите ячейку, где он должен появиться (или группу ячеек) и перейдите на вкладку Данные -> Проверка данных.

В появившемся окне укажите тип данных – Список, поставьте галочку рядом со строкой «Список допустимых значений».

Источником данных может быть:

Текст – пишется через точку с запятой «;» и без знака равно «=», например
Материалы;Заработная плата;Амортизация

Ссылки на ячейки:
=$A$1:$A$7

Именованный диапазон:
=ИмяДиапазона

Связанные выпадающие списки

Связанные выпадающие списки – это списки, в которых выпадающие значения появляются не «просто так», а в зависимости от уже заполненных данных. Так, для выбранной группы появится только список входящих в неё наименований.

Создадим выпадающие списки несколькими способами – для разных таблиц с исходными данными.

Способ 1. Названия групп в заголовках столбцов, в строках – элементы групп.

Способ 2. Названия групп – в первом столбце, элементы групп – во втором столбце.

Способ 1. Связанные выпадающие списки из таблицы с группами в заголовках столбцов

Исходные данные: таблица с названиями групп в заголовках столбцов.

Справка:

Форматированная («умная») таблица Excel

Форматированная таблица – это таблица, у которой есть свое имя, свойства и структура. Такая таблица представляет из себя именованный «саморасширяющийся» диапазон. При добавлении в нее новых данных границы таблицы автоматически «захватят» новое значение.

У форматированной таблицы множество преимуществ по сравнению с обычной. Поэтому на курсах и семинарах я советую использовать такие таблицы везде, где есть такая возможность.

Создать форматированную таблицу просто: выделите диапазон ячеек и перейдите в меню Главная -> Форматировать как таблицу -> выберите понравившийся вид таблицы. Готово – форматированная таблица создана.

Формула ДВССЫЛ

Формула ДВССЫЛ передает значения из ячейки, адрес которой записан в самой формуле в виде текстовой строки.

Например, записываем в ячейке B1 адрес ячейки А1. Формула ДВССЫЛ( B1 ) «увидит», какой адрес записан в ячейке B1, а результатом вычисления формулы будет текст, записанный в ячейке А1. Эту же формулу можно записать, указав адрес ячейки в кавычках – ДВССЫЛ( « А1 » ).

С помощью ДВССЫЛ можно обратиться к ячейке по адресу с помощью других формул, например СЦЕПИТЬ, & или ЕСЛИ и т.д. Так, формула на рисунке ДВССЫЛ( B1 & C1 ) обращается к тексту в ячейке А1. После нажатия Enter в ячейке, где вводилась формула ДВССЫЛ( B1 & C1 ) появится значение из ячейки A1, в нашем случае это «текст».

Пошаговая инструкция по созданию связанных выпадающих списков

Шаг 1. Создайте справочник исходных данных в виде форматированной smart-таблицы.

Выделите таблицу со статьями и преобразуйте ее в smart-таблицу: выберите в меню Главная -> Форматировать как таблицу.

В появившемся окне обязательно проверьте галочку рядом с надписью «Таблица с заголовками». Если ее нет – поставьте.

Столбец таблицы: = Источник[Материалы]

Чтобы появилась такая формула, нажмите равно = и выделите столбец, его имя появится в строке формул.

Шаг 2. Создайте выпадающий список с группами.

Готово! В столбце «группа» появился выпадающий список.

Шаг 3. Создайте выпадающий список со статьями.

Готово! В столбце «статья» появляется только список статей, входящих в группу.

Теперь в форматированную smart-таблицу можно добавлять новые группы и статьи. Добавим, например, новый столбец «Прочее», и такая группа сразу же появится в выпадающем списке.

Способ 2. Связанные выпадающие списки из таблицы с группами в первом столбце и элементами - во втором

Исходные данные: таблица с названиями групп в первом столбце, элементами групп – во втором столбце.

На самом деле в сети можно найти несколько вариантов реализации этого способа. Но у них у всех есть один недостаток: такой список нужно «администрировать». Потому что таблица должна быть всегда отсортирована по названиям групп – нельзя, чтобы группы располагались произвольно. Если группы будут идти «как попало», то формула, с помощью которой это всё сделано (СМЕЩ) не сработает, и список будет создаваться с ошибкой. Т.е. пользователю нужно все время сортировать первый столбец или добавлять туда данные в алфавитном порядке. А еще потребуется записывать где-то отдельно сами названия групп и это тоже нужно будет делать «вручную».

Мы придумали, как обойти эту проблему: с помощью сводных таблиц , которые будут за нас упорядочивать данные. Благодаря этому постоянное «администрирование» будет заменено на простую процедуру «обновить».

Для создания списков используем форматированные (умные) таблицы, сводные таблицы, формулы СМЕЩ + ПОИСКПОЗ + СЧЁТЗ, СЧЁТЕСЛИ и диспетчер имен.

Справка:

Формула СМЕЩ

СМЕЩ выдает ссылку на диапазон ячеек, находящийся в указанном количестве ячеек от исходной. Ссылка определяется с учетом заданного в формуле размера диапазона – числа строк и столбцов. Другими словами, этой формулой вы можете «сказать» Excel-ю на сколько ячеек он должен отступить и какой диапазон «захватить».

Синтаксис формулы СМЕЩ такой:

СМЕЩ(ссылка ; смещ_по_строкам ; смещ_по_столбцам ; [высота] ; [ширина] ), где

ссылка – ссылка, от которой вычисляется смещение, может быть адресом ячейки или группы ячеек;
смещ_по_строкам – количество строк, которые требуется отсчитать вверх или вниз от начальной ссылки;
смещ_по_столбцам – количество столбцов, которые требуется отсчитать влево или вправо от начальной ссылки;
[высота] – число строк возвращаемой ссылки (необязательный);
[ширина] – число столбцов возвращаемой ссылки (необязательный).

Формула ПОИСКПОЗ

Ищет нужный нам элемент в диапазоне ячеек и выдает его порядковый номер в диапазоне.

Синтаксис ПОИСКПОЗ такой:

ПОИСКПОЗ( искомое_значение ; просматриваемый_массив ; [тип_сопоставления] )

Подробнее про эту формулу можно посмотреть в видеоинструкции: Какая формула лучше ВПР и работает с несколькими критериями

Формула СЧЁТЗ

СЧЁТЗ просто считает количество непустых ячеек в диапазоне.

Формула СЧЁТЕСЛИ

Почти тот же СУММЕСЛИ, только проще – подсчитывает количество значений, соответствующих определенному условию.

Пошаговая инструкция по созданию списков

Шаг 1. Преобразуйте исходные данные в форматированную smart-таблицу.

Выделите таблицу со статьями и преобразуйте ее в smart-таблицу: перейдите в меню Главная -> Форматировать как таблицу.

В появившемся окне обязательно проверьте галочку рядом с надписью «Таблица с заголовками». Если ее нет – поставьте.

Форматированная таблица «статьи» создана.

Создайте первую сводную таблицу с группами статей.
Выделите любую ячейку таблицы с исходными данными, перейдите в меню Вставка -> Сводная таблица. Добавьте сводную таблицу на существующий лист и поместите группы в область строк.

Создайте вторую сводную таблицу со статьями: меню Вставка -> Сводная таблица. В область строк поместите группы и статьи.

Форматируем сводную таблицу со статьями и придаем ей вид справочника.
Выделите любую ячейку таблицы, перейдите на вкладку Конструктор -> Макет отчета -> Показать в табличной форме. У нас получится почти та таблица, которая нам нужна, но в ней автоматом появятся промежуточные суммы. Чтобы их отключить, идем: Промежуточные итоги -> Не показывать промежуточные суммы.

Скройте строку «Общий итог» в обеих таблицах справочников. Перейдите на вкладку Конструктор -> Общие итоги -> Отключить для строк и столбцов.

В итоге получатся два справочника, как на рисунке ниже. Для удобства разместите таблицы рядом на одном листе – с первой строки и в столбцах A, C и D, как на рисунке (это поможет разобраться с формулой СМЕЩ).

Шаг 3. Создайте именованные диапазоны с помощью диспетчера имен.

Откройте диспетчер имен: в меню Формулы -> Диспетчер имен.

- Введите имя «ГруппыСписок» и формулу, которая будет определять диапазон:
  =СМЕЩ($A$1;1;0;СЧЁТЗ($A:$A)-1;1)
Пояснения к формуле:

СМЕЩ ( $A$1 ; 1 ; 0 ; СЧЁТЗ( $A:$A ) – 1 ; 1 ) – определяет адрес ячеек с названиями групп.
- - $A$1 – это первая ячейка в справочнике групп.
  - Следующие цифры 1 ; 0 – это отступ от первой ячейки на 1 строку и 0 столбцов (отступ нужен, потому что в первой ячейке название столбца).
  - СЧЁТЗ( $A:$A ) – 1 Считаем число непустых ячеек в столбце А. Вычитаем -1, потому что название столбца не должно быть в списке.
  - Последнее число 1 в формуле – это количество столбцов.
  Нажмите ОК. Названия листов в формуле появятся сами.
  - Точно так же создайте в диспетчере имен список статей.
    Введите имя ГруппыСтатей, а для диапазона – формулу:
    =СМЕЩ($C$1;ПОИСКПОЗ($G2;$C:$C;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($C:$C;$G2);1)
  Пояснения к формуле:
  
  СМЕЩ ( $C$1 ; ПОИСКПОЗ ( $G2 ; $C:$C ; 0 ) – 1 ; 1 ; СЧЁТЕСЛИ( $C:$C ; $G2 ) ; 1 ) – определяет адрес ячеек с названиями статей из группы с помощью ПОИСКПОЗ, которая ищет группы статей.
  - $С$1 – это первая ячейка в столбце с группами.
  - ПОИСКПОЗ ( $G2 ; $C:$C ; 0 ) – 1 Определяет, на сколько строк нужно отступить от первой ячейки. ПОИСКПОЗ ищет название группы, выбранной в таблице с данными (столбец $G) среди ячеек справочника (столбец $C). В адресе ячейки $G2 не «закрепляем» номер строки с помощью знака $, чтобы формула работала для каждой ячейки в столбце.
  - Следующая цифра 1 – это отступ на 1 столбец вправо, т.е. переходим к столбцу «статьи», откуда нужно брать данные.
  - СЧЁТЕСЛИ( $C:$C ; $G2 ) – считаем число ячеек в столбце $C, в которых названия групп такие же, как в столбце с данными. Здесь тоже не «закрепляем» номер строки у ячейки $G2 с помощью знака $.
  - Последнее число 1 в формуле – это количество столбцов.
  Шаг 4. Создайте выпадающие списки.
  
  Выделите ячейки в столбце «группы», перейдите в меню Данные -> Проверка данных. Задайте тип данных Список, источник =ГруппыСписок.
  
  То же самое – для статей. Тип данных – список, источник =ГруппыСтатьи
  
  Выпадающие списки готовы. Форматированные smart-таблицы позволят «захватить» все данные, а сводные таблицы – избежать ошибок, отсортировать справочник и создать список групп.
  
  Читайте также: