Как сделать повторяющуюся встречу в outlook
Обновлено: 07.07.2024
Повторяющиеся события — важная составляющая работы с календарями в Outlook. Будь то еженедельная личная встреча с руководителем или обзорное совещание для всего отдела, проходящее во второй вторник каждого месяца, повторяющиеся события достаточно создать один раз, и сервер автоматически продолжит серию.
Главный элемент, благодаря которому повторяющиеся события превращаются в отдельные экземпляры, — это правило повторения. Правило указывает частоту и продолжительность повторения события. REST API для Outlook моделирует правила повторения в свойстве recurrenceресурса event.
Каждое свойство recurrence состоит из двух частей: расписания повторения (частота) и диапазона повторения (продолжительность).
Расписания повторения
Первая часть правила повторения — расписание. Оно задает частоту повторения события. Например, событие может повторяться каждые 3 дня, каждый четверг или каждый год 22 июля. Расписание представлено в API ресурсом recurrencePattern.
В зависимости от того, каков тип расписания, те или иные поля ресурса recurrencePattern могут быть обязательными, необязательными или игнорируемыми.
Примечание. Даже если поле игнорируется, оно все равно проверяется. Если для поля задан список возможных значений, то при использовании значения, не входящего в этот список, возникнет ошибка, даже если поле игнорируется.
Рассмотрим все возможные типы расписаний.
Ежедневное
При использовании ежедневного расписания повторения событие повторяется в соответствии с указанным количеством дней между экземплярами.
Соответствующие свойства
| Свойство | Важность | Описание |
|---|---|---|
| interval | Обязательный | Задает количество дней между повторениями. |
| type | Обязательный | Необходимо указать значение daily . |
Примеры
Повторять это событие каждый день
Повторять это событие каждые три дня
Еженедельное
При использовании еженедельного расписания повторения событие повторяется в одни и те же дни недели в соответствии с указанным количеством недель между последовательностями экземпляров.
Соответствующие свойства
| Свойство | Важность | Описание |
|---|---|---|
| daysOfWeek | Обязательный | Указывает, в какие дни недели происходит событие. |
| firstDayOfWeek | Необязательный | Указывает, с какого дня начинается неделя. Значение по умолчанию: Sunday . |
| interval | Обязательный | Задает количество недель между наборами повторений. |
| type | Обязательный | Необходимо указать значение weekly . |
Примеры
Повторять это событие каждый четверг
Повторять это событие каждый понедельник и вторник
Абсолютное ежемесячное
При использовании абсолютного ежемесячного расписания событие повторяется в одно и то же число месяца (например, 15-е) в соответствии с указанным количеством месяцев между повторениями.
Соответствующие свойства
| Свойство | Важность | Описание |
|---|---|---|
| dayOfMonth | Обязательный | Указывает, в какой день месяца происходит событие. |
| interval | Обязательный | Задает количество месяцев между повторениями. |
| type | Обязательный | Необходимо указать значение absoluteMonthly . |
Примеры
Повторять это событие 15-го числа каждого месяца
Повторять это событие ежеквартально (каждые 3 месяца) 7-го числа
Относительное ежемесячное
При использовании относительного ежемесячного расписания повторения событие повторяется в один и тот же день одной и той же (по счету) недели месяца в соответствии с указанным количеством месяцев между повторениями. Пример: "каждую вторую среду месяца".
Соответствующие свойства
| Свойство | Важность | Описание |
|---|---|---|
| daysOfWeek | Обязательный | Указывает, в какие дни недели может происходить событие. Относительные ежемесячные события происходят только раз в месяц, поэтому если указать несколько значений, событие будет назначено на первый день, соответствующий расписанию. |
| index | Необязательный | Указывает, в какой из разрешенных дней, указанных в daysOfsWeek, происходит событие (начиная с первого экземпляра за месяц). Возможные значения: first , second , third , fourth и last . Значение по умолчанию: first . |
| interval | Обязательный | Задает количество месяцев между повторениями. |
| type | Обязательный | Необходимо указать значение relativeMonthly . |
Примеры
Повторять это событие во вторую среду каждого месяца
Повторять это событие в первый четверг или первую пятницу каждого месяца
Абсолютное ежегодное
При использовании абсолютного ежегодного расписания событие повторяется в одни и те же месяц и день года (например, 15 апреля) в соответствии с указанным количеством лет между повторениями.
Соответствующие свойства
| Свойство | Важность | Описание |
|---|---|---|
| dayOfMonth | Обязательный | Указывает, в какой день месяца происходит событие. |
| month | Обязательный | Указывает, в какой месяц происходит событие. |
| interval | Обязательный | Задает количество лет между повторениями. |
| type | Обязательный | Необходимо указать значение absoluteYearly . |
Пример
Повторять это событие 15 апреля каждого года
Относительное ежегодное
При использовании относительного ежегодного расписания повторения событие повторяется в один и тот же день одной и той же (по счету) недели определенного месяца в соответствии с указанным количеством лет между повторениями. Пример: "каждую последнюю среду ноября".
Соответствующие свойства
| Свойство | Важность | Описание |
|---|---|---|
| daysOfWeek | Обязательный | Указывает, в какие дни недели может происходить событие. Относительные ежегодные события происходят только раз в год, поэтому если указать несколько значений, событие будет назначено на первый день, соответствующий расписанию. |
| index | Необязательный | Указывает, в какой из разрешенных дней, указанных в daysOfsWeek, происходит событие (начиная с первого экземпляра за месяц). Возможные значения: first , second , third , fourth и last . Значение по умолчанию: first . |
| month | Обязательный | Указывает, в какой месяц происходит событие. |
| interval | Обязательный | Задает количество лет между повторениями. |
| type | Обязательный | Необходимо указать значение relativeYearly . |
Примеры
Повторять это событие в последнюю среду ноября каждого года
Диапазоны повторения
Вторая часть правила повторения — диапазон. Он задает продолжительность повторения расписания. Например, событие может быть отменено после 10 повторений, в указанную дату или повторяться бесконечно. Диапазон представлен в API ресурсом recurrenceRange.
В зависимости от того, каков тип диапазона, те или иные поля ресурса recurrenceRange могут быть обязательными или игнорируемыми.
Примечание. Даже если поле игнорируется, оно все равно проверяется. Если для поля задан список возможных значений, то при использовании значения, не входящего в этот список, возникнет ошибка, даже если поле игнорируется.
Рассмотрим все возможные типы диапазонов.
Нумерованный диапазон
Нумерованный диапазон задает фиксированное количество повторений события (в соответствии с расписанием) с даты начала.
Соответствующие свойства
| Свойство | Важность | Описание |
|---|---|---|
| numberOfOccurences | Обязательный | Задает количество повторений. Это должно быть положительное целое число. |
| recurrenceTimeZone | Необязательный | Задает часовой пояс для свойства startDate. Если это свойство не задано, используется часовой пояс события. |
| startDate | Обязательный | Задает дату, с которой начинает применяться расписание. Значение свойства startDate ДОЛЖНО соответствовать значению даты в свойстве startресурса event. Обратите внимание, что первого собрания может не быть в этот день, если он не соответствует расписанию. |
| type | Обязательный | Необходимо указать значение numbered . |
Примеры
Повторять это событие 10 раз
Диапазон с датой окончания
При использовании диапазона с датой окончания событие повторяется во все дни, соответствующие применимому расписанию, между датами начала и окончания.
Соответствующие свойства
| Свойство | Важность | Описание |
|---|---|---|
| endDate | Обязательный | Задает дату, с которой расписание перестает применяться. Обратите внимание, что последнего собрания может не быть в этот день, если он не соответствует расписанию. |
| recurrenceTimeZone | Необязательный | Задает часовой пояс для свойств startDate и endDate. Если это свойство не задано, используется часовой пояс события. |
| startDate | Обязательный | Задает дату, с которой начинает применяться расписание. Значение свойства startDate ДОЛЖНО соответствовать значению даты в свойстве startресурса event. Обратите внимание, что первого собрания может не быть в этот день, если он не соответствует расписанию. |
| type | Обязательный | Необходимо указать значение endDate. |
Примеры
Повторять это событие с 1 июля 2017 г. до 31 июля 2017 г.
Бесконечный диапазон
При использовании бесконечного диапазона событие происходит во все дни, соответствующие применимому расписанию, после даты начала.
Соответствующие свойства
| Свойство | Важность | Описание |
|---|---|---|
| recurrenceTimeZone | Необязательный | Задает часовой пояс для свойства startDate. Если это свойство не задано, используется часовой пояс события. |
| startDate | Обязательный | Задает дату, с которой начинает применяться расписание. Значение свойства startDate ДОЛЖНО соответствовать значению даты в свойстве startресурса event. Обратите внимание, что первого собрания может не быть в этот день, если он не соответствует расписанию. |
| type | Обязательный | Необходимо указать значение noEnd . |
Примеры
Бесконечно повторять это событие с 15 мая 2017 г.
Создание повторяющихся событий с помощью расписаний и диапазонов
Теперь, когда мы рассмотрели расписания и диапазоны по отдельности, посмотрим на их совместную работу и взаимодействие со свойствами start и end события.
Создание правила повторения
Чтобы создать правило повторения, необходимо указать и расписание, и диапазон. Расписания всех типов совместимы с диапазонами всех типов. Вот несколько примеров.
Примеры
Проведение собраний с 13:00 до 13:30 каждый понедельник, начиная с 4 сентября 2017 г., до конца года
- Требование "каждый понедельник" легко соблюдается с помощью расписания повторения типа weekly .
- Требование "до конца года" указывает на диапазон повторения типа endDate .
31 декабря 2017 г. выпадает на воскресенье, поэтому последнее событие в этой серии произойдет в понедельник, 25 декабря.
Проведение собраний с 14:00 до 15:00 в первый четверг каждого второго месяца, начиная с 29 августа 2017 г.
- Требование "первый четверг каждого второго месяца" можно соблюдать с помощью относительного ежемесячного расписания. Фрагмент "каждого второго месяца" указывает, что для свойства interval необходимо задать значение 2 .
- Дата окончания не указана, поэтому можно использовать диапазон типа noEnd .
Значение свойства startDate является более поздней датой, чем первый четверг августа, поэтому первое событие в этой серии произойдет в сентябре.
Возможно, вы раньше создавали в Outlook много ежедневных / еженедельных / ежемесячных повторяющихся встреч. Но создавали ли вы когда-нибудь повторяющееся раз в две недели собрание, которое регулярно повторяется каждые две недели? В этой статье будет представлено решение для повторяющихся раз в две / две недели встреч:
Создание повторяющейся раз в две или две недели собрания в Outlook
Выполните следующие действия, чтобы создать в Outlook повторяющееся собрание раз в две недели.
1. в Календарь просмотр, пожалуйста, нажмите Главная > Новая встреча чтобы создать новую встречу.
2. В открывшемся окне «Встреча» нажмите Встреча > Повторение. Смотрите скриншот:
3. Появится диалоговое окно «Повторение встречи». Сделайте следующее:
А. В Шаблон повторения раздел, пожалуйста (1) проверить Еженедельные вариант, (2) указать Повторяться каждые 2 неделю в вариант, и (3) проверьте любой будний день по мере необходимости;
Б. Укажите время приема и частоту повторения по мере необходимости;
C. Щелкните значок OK кнопку.
До сих пор вы уже создали повторяющееся двухнедельное / двухнедельное собрание в календаре Outlook.
Быстрый поиск и удаление повторяющихся писем в Outlook
С Kutools для Outlook Повторяющиеся электронные письма функцию, вы можете быстро найти и удалить их из нескольких почтовых папок или найти и удалить все дубликаты из выбранных двумя щелчками мыши в Outlook. Нажмите, чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!
Встречи — это мероприятия, для которых отводится время в календаре пользователя и не требуется приглашение других лиц или резервирование ресурсов. Вы можете превратить встречу в собрание, добавив участников.
Создание встречи
В папке Календарь нажмите кнопку Новая встреча или нажмите CTRL+N. В любой другой папке нажмите CTRL+SHIFT+A.
Введите тему, место, время начала и время окончания.
Выберите Сохранить & Закрыть, чтобы сохранить встречу.
Примечание.По умолчанию Outlook начинает и завершает встречи в течение часа или получаса. Если вы хотите ввести пользовательское время, например 12:22, щелкните поля времени начала или окончания и введите нужное время.
Outlook для Windows и Outlook для iOS — улучшение совместной работы
Если вы используете Outlook для iOS, ваше мобильное устройство может напомнить, когда вам нужно выйти, чтобы не опоздать на встречу.
Включение функции "Пора выходить"
В Outlook для iOS выберите Параметры > Пора выходить.
Выберите поддерживаемую учетную запись, а затем используйте ползунок, чтобы включить time To Leave.
Настройка встречи с помощью дополнительных параметров или создание повторяющейся встречиВыберите Новая встреча. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши блок времени в сетке календаря и нажать кнопку Новая встреча, дважды щелкнуть любую пустую область календаря или использовать сочетания клавиш CTRL+SHIFT+A.
В поле Тема введите описание.
В поле Место укажите место проведения.
Введите время начала и время окончания.
Совет: Вместо дат можно ввести определенные слова и фразы в поля Время начала и Время окончания. Например, можно ввести "Сегодня", "Завтра", "Новый год", "Две недели с завтрашнего", "За три дня до Нового года" и большинство названий праздников.
Чтобы показать другим людям свою доступность в это время, в группе Параметры выберите в поле Показать как и выберите Свободен ,Работа в другом месте ,Под вопросом ,Занят или Нет на месте в меню.
Примечание: При задании повторяемости встречи название вкладки Встреча изменяется на Ряд встреч.
По умолчанию напоминание появляется за 15 минут до начала встречи. Чтобы изменить время напоминания, в группе Параметры выберите стрелку в поле Напоминание, а затем выберите новое время напоминания. Чтобы отключить напоминание, выберите Нет.
Совет: Если вы хотите изменить встречу на собрание, выберите Пригласить участников в группе Участники на ленте.
Календарь Microsoft Outlook имеет возможность не только отображать собрания и встречи и напоминать о них, но и позволяет планировать собрания с другими пользователями. Во время планирования собрания есть возможность просмотреть сведения о занятости участников и выбрать наиболее оптимальное время.
В этой статье мы рассмотрим как создать собрание или встречу в Microsoft Outlook 2016.
Создание собрания в Outlook .
Запускаем Outlook 2016. В нижнем левом углу, в области навигации жмём кнопку Календарь.
Далее на вкладке Главная находим жмём кнопку Создать собрание
В поле Кому необходимо добавить людей которых вы хотите пригласить на это собрание. Нажав кнопку Кому их можно выбрать из списка.
В поле Тема необходимо ввести тему собрания.
В Outlook 2016 по умолчанию кнопка Поиск комнаты включена. Если нет то включите.
Благодаря этому у нас справа появляется колонка Поиск помещений, где мы видим в какое время выбранное нами помещение свободно.
Указываем Время начала и Окончания нашего собрания.
Найдя и нажав Помощник по планированию на вкладке Собрание мы можем проверить занятость в выбранное время всех участников собрания.
Далее мы можем добавить вложения к собранию.
Можем настроить собрание, как повторяющееся событие. Для этого на вкладке Собрание нажмите кнопку Повторение и в появившемся окне введите необходимые настройки.
Собрание создано и разослано всем его участникам.
Создание встречи в Outlook.
Запускаем Outlook 2016. В нижнем левом углу, в области навигации жмём кнопку Календарь.
Далее на вкладке Главная находим жмём кнопку Создать Втречу
Заполняем поля Тема, Место, Время начала и Окончание.
Далее мы можем настроить встречу, как повторяющееся событие. Для этого на вкладке Встреча нажмём кнопку Повторение и в появившемся окне введите необходимые настройки.
Также можем преобразовать встречу в собрание пригласив других пользователей. Для этого на вкладке Встреча нажмём кнопку Пригласить участников и дальше уже всё как для собрания.
Закончив все настройки жмём кнопку Сохранить и закрыть на вкладке Встреча.
Читайте также: