Как сохранить диапазон в эксель

Обновлено: 07.07.2024

= Мир MS Excel/Статьи об Excel

Приёмы работы с книгами, листами, диапазонами, ячейками [6]

Приёмы работы с формулами [13]

Настройки Excel [3]

Инструменты Excel [4]

Интеграция Excel с другими приложениями [4]

Форматирование [1]

Выпадающие списки [2]

Примечания [1]

Сводные таблицы [1]

Гиперссылки [1]

Excel и интернет [1]

Excel для Windows и Excel для Mac OS [2]

Число сохранено как текст или Почему не считается сумма?

Достаточно часто в Excel выгружаются данные из сторонних программ для их дальнейшей обработки, и нередко дальнейшее использование этих данных в формулах даёт непредсказуемый результат: числа не суммируются, между датами невозможно рассчитать количество дней и т.д.

В этой статье рассматриваются причины появления таких проблем и различные способы их устранения

Причина первая . Число сохранено как текст

В этом случае видно, что числа или даты прижаты к левому краю ячейки (как текст) и, как правило, в левом верхнем углу ячейки имеется маркер ошибки (зелёный треугольник) и тег, который при наведении мышки поясняет, что число сохранено как текст.

Никакие изменения формата на Числовой, Общий или Дата ситуацию не исправляют, но если кликнуть в строку формул (или нажать F2), а затем Enter, то число становится числом, а дата датой. При большом количестве таких чисел вариант, согласитесь, неприемлемый.

Есть несколько способов решения данной проблемы

С помощью маркера ошибки и тега. Если в левом верхнем углу ячеек виден маркер ошибки ( зелёный треугольник) и тег, то выделяем ячейки, кликаем мышкой по тегу и выбираем вариант Преобразовать в число

С помощью операции Найти/Заменить. Предположим, в таблице есть числа с десятичной запятой, сохраненные как текст. Выделяем диапазон с числами -- нажимаем Ctrl+h (либо находим на вкладке Главная или в меню Правка для версий до 2007 команду Заменить) -- в поле Найти вводим , (запятую) -- в поле Заменить на тоже вводим , (запятую) -- Заменить все. Таким образом, делая замену запятой на запятую, мы имитируем редактирование ячейки аналогично F2 -- Enter

Подобную операцию можно осуществить и с датами с тем лишь отличием, что менять нужно точку на точку.

Кроме того, сторонние программы могут выгружать числа с точкой в качестве десятичного разделителя, тогда поможет замена точки на запятую.

Аналогичную замену можно проделать и формулой (см. ниже), используя функцию ПОДСТАВИТЬ()

С помощью Специальной вставки. Этот способ более универсальный, так как работает и с дробными числами, и с целыми, а также с датами. Выделяем любую пустую ячейку -- выполняем команду Копировать -- выделяем диапазон с проблемными числами -- Специальная вставка -- Сложить -- ОК. Таким образом, мы к числам (или датам) прибавляем 0, что никак не влияет на их значение, зато переводит в числовой формат

Вариантом этого приёма может быть умножение диапазона на 1

С помощью инструмента Текст по столбцам. Этот приём удобно использовать если преобразовать нужно один столбец, так как если столбцов несколько, то действия придётся повторять для каждого столбца отдельно. Итак, выделяем столбец с числами или датами, сохраненными как текст, устанавливаем формат ячейки Общий (для чисел можно установить, к примеру, Числовой или Финансовый). Далее выполняем команду Данные -- Текст по столбцам -- Готово

С помощью формул. Если таблица позволяет задействовать дополнительные столбцы, то для преобразования в число можно использовать формулы. Чтобы перевести текстовое значение в число, можно использовать двойной минус, сложение с нулём, умножение на единицу, функции ЗНАЧЕН(), ПОДСТАВИТЬ(). Более подробно можно почитать здесь. После преобразования полученный столбец можно скопировать и вставить как значения на место исходных данных

С помощью макросов. Собственно, любой из перечисленных способов можно выполнить макросом. Если Вам приходится часто выполнять подобное преобразование, то имеет смысл написать макрос и запускать его по мере необходимости.

Приведу два примера макросов:

1) умножение на 1

2) текст по столбцам

Причина вторая . В записи числа присутствуют посторонние символы.

Чаще всего этими посторонними символами являются пробелы. Они могут располагаться как внутри числа в качестве разделителя разрядов, так и до/после числа. В этом случае, естественно, число становится текстом.

Убрать лишние пробелы также можно с помощью операции Найти/Заменить. В поле Найти вводим пробел, а поле Заменить на оставляем пустым, далее Заменить все. Если в числе были обычные пробелы, то этих действий будет достаточно. Но в числе могут встречаться так называемые неразрывные пробелы (символ с кодом 160). Такой пробел придётся скопировать прямо из ячейки, а затем вставить в поле Найти диалогового окна Найти/Заменить. Либо можно в поле Найти нажать сочетание клавиш Alt+0160 (цифры набираются на цифровой клавиатуре).

Пробелы можно удалить и формулой. Варианты:

Для обычных пробелов: =--ПОДСТАВИТЬ(B4;" ";"")

Для неразрывных пробелов: =--ПОДСТАВИТЬ(B4;СИМВОЛ(160);"")

Сразу для тех и других пробелов: =--ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(B4;СИМВОЛ(160);"");" ";"")

Иногда, чтобы добиться желаемого результата, приходится комбинировать перечисленные способы. Например, сначала удалять пробелы, а затем преобразовывать формат ячеек

Обычно Excel не поддерживает возможность быстрого экспорта или сохранения диапазона в виде файла CSV или Excel. Если вы хотите сохранить диапазон данных в виде CSV или книги в Excel, вам может потребоваться использовать макрос VBA для этого или скопировать диапазон в буфер обмена и вставить его в новую книгу, а затем сохранить книгу как CSV или Рабочая тетрадь. Kutools for Excel дополняет Excel с помощью Диапазон экспорта в файл утилита для пользователей Excel, которые хотят быстро выполнять следующие операции:

Вкладка Office позволяет редактировать и просматривать в Office с вкладками и значительно упрощает работу . Kutools for Excel решает большинство ваших проблем и увеличивает вашу производительность на 80%

Повторное использование чего угодно: Добавляйте наиболее часто используемые или сложные формулы, диаграммы и все остальное в избранное и быстро используйте их в будущем.
Более 20 текстовых функций: Извлечь число из текстовой строки; Извлечь или удалить часть текстов; Преобразование чисел и валют в английские слова.
Инструменты слияния : Несколько книг и листов в одну; Объединить несколько ячеек / строк / столбцов без потери данных; Объедините повторяющиеся строки и сумму.
Разделить инструменты : Разделение данных на несколько листов в зависимости от ценности; Из одной книги в несколько файлов Excel, PDF или CSV; От одного столбца к нескольким столбцам.
Вставить пропуск Скрытые / отфильтрованные строки; Подсчет и сумма по цвету фона ; Отправляйте персонализированные электронные письма нескольким получателям массово.
Суперфильтр: Создавайте расширенные схемы фильтров и применяйте их к любым листам; Сортировать по неделям, дням, периодичности и др .; Фильтр жирным шрифтом, формулы, комментарий .
Более 300 мощных функций; Работает с Office 2007-2019 и 365; Поддерживает все языки; Простое развертывание на вашем предприятии или в организации.

Нажмите на Kutools Plus >> Импорт Экспорт >> Диапазон экспорта в файл. Смотрите скриншоты:

Экспорт или сохранение диапазона данных в виде новой книги

С этой Диапазон экспорта в файл Утилита, вы можете быстро экспортировать или сохранить выбранный диапазон как новую книгу.

1. Выберите диапазон, который вы хотите экспортировать, и примените эту утилиту, нажав Kutools Plus > Импорт Экспорт > Диапазон экспорта в файл.

2. в Диапазон экспорта в файл диалоговое окно, пожалуйста, отметьте Книга Excel под Формат файла, и укажите другие варианты:

A : Преобразование формул в значения : Вместо формулы в конечном файле будут отображаться результаты расчета каждой формулы в выбранном диапазоне.
Сохранить высоту строки / ширину столбца: Это сохранит высоту строки / ширину столбца в конечном файле.

Сохранить форматирование : Сохраняет форматирование диапазона в конечном файле.

B : Открыть файл после экспорта : Он автоматически откроет окончательный файл после экспорта диапазона.

C : Сохранить каталог: Выберите расположение папки, в которой будет размещен окончательный файл.

3. Затем нажмите Ok. Выбранный диапазон был экспортирован в книгу.

Экспорт или сохранение ряда данных в виде файла PDF

Вы можете сделать следующее, чтобы сохранить выбранный диапазон как файл PDF.

1. Выберите диапазон, который вы хотите сохранить как файл PDF, а затем примените эту утилиту, нажав Kutools Plus > Импорт Экспорт > Диапазон экспорта в файл.

2. в Диапазон экспорта в файл в диалоговом окне выберите PDF вариант в Формат файла раздел, а затем укажите другие параметры следующим образом.

A : Сохранить форматирование / высоту строк / ширину столбцов: Он сохранит все форматирование, высоту строк и ширину столбцов выбранного диапазона в окончательном экспортированном файле PDF.

B :Сохранить каталог: выберите папку для сохранения экспортированного файла PDF.

C : Открыть файл после экспорта : после установки этого флажка экспортированный файл PDF будет открыт автоматически после завершения экспорта.

3. Затем нажмите OK кнопку, чтобы начать экспорт.

Экспорт или сохранение диапазона данных в виде CSV-файла с разделителями-запятыми.

Если вы хотите экспортировать или сохранить диапазон дат как CSV-файл с разделителями-запятыми в Excel, вы можете быстро сделать это следующим образом:

1. Выберите диапазон, а затем примените эту утилиту, нажав Kutools Plus >> Импорт Экспорт >> Диапазон экспорта в файл.

2. К Диапазон экспорта в файл диалоговое окно, пожалуйста, отметьте CSV (с разделителями-запятыми) под Формат файла, и укажите другие варианты:

A : Сохраните фактическое значение : Фактические значения будут отображаться в конечном файле.

Сохраните значения, как показано на экране : Значения в конечном файле будут отображаться так же, как вы читаете их на экране компьютера.

B : Открыть файл после экспорта : Он автоматически откроет окончательный файл после экспорта диапазона.

C: Сохранить каталог: Выберите расположение папки, в которой будет размещен окончательный файл.

3. Затем нажмите OK кнопку, чтобы начать экспорт.

Экспорт или сохранение диапазона данных в виде текстового файла

Если вы хотите экспортировать или сохранить диапазон данных в виде текстового файла в Excel, вы можете сделать это следующим образом:

1. Выберите диапазон, а затем примените эту утилиту, нажав Kutools Plus > Импорт Экспорт > Диапазон экспорта в файл.

2. К Диапазон экспорта в файл диалоговое окно, пожалуйста, отметьте Текст Юникода под Формат файла, и укажите другие варианты:

A : Сохраните фактическое значение : Фактические значения будут отображаться в конечном файле.

Сохраните значения, как показано на экране : Значения с точностью форматирования будут отображаться со всеми десятичными знаками.

B : Открыть файл после экспорта : Он автоматически откроет окончательный файл после экспорта диапазона.

C: Сохранить каталог: Выберите расположение папки, в которой будет размещен окончательный файл.

3. Затем нажмите OK. Вы увидите окончательный текстовый файл, как показано на скриншоте ниже:

Экспорт или сохранение диапазона данных в виде файла HTML

Если вы хотите экспортировать или сохранить диапазон данных в виде файла html в Excel, выполните следующие действия:

1. Выберите диапазон, а затем примените эту утилиту, нажав Kutools Plus > Импорт Экспорт > Диапазон экспорта в файл.

2. К Диапазон экспорта в файл диалоговое окно, пожалуйста, отметьте Простой HTML or Сложный HTML под Формат файла, и укажите другие варианты:

A : Простой HTML: Файл экспортируется с линиями сетки, и в экспортированном файле можно зарезервировать следующие параметры: цвет фона, имя шрифта, размер шрифта, цвет шрифта, полужирный курсив, ширина столбцов и горизонтальное выравнивание.

Сложный HTML: Все форматы выбранного диапазона будут сохранены в конечном файле.

B : Форматирование, которое может быть зарезервировано в конечном файле.

C : Открыть файл после экспорта: Автоматически откроет файл после экспорта диапазона.

D: Сохранить каталог: Выберите расположение папки, в которой будет размещен окончательный файл.

3. Затем нажмите OK. Вы увидите результаты, как показано на скриншоте ниже:

Экспортировать диапазон в файл

Рекомендуемые инструменты для повышения производительности
Следующие ниже инструменты могут значительно сэкономить ваше время и деньги. Какой из них вам подходит?
Office Tab : Использование удобных вкладок в вашем офисе , как и в случае Chrome, Firefox и New Internet Explorer.
Kutools for Excel : Более 300 дополнительных функций для Excel 2019, 2016, 2013, 2010, 2007 и Office 365.
Classic Menu for Office : Верните знакомые меню в Office 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и 365, как если бы это были Office 2000 и 2003.

Kutools for Excel

Описанная выше функциональность - лишь одна из 300 мощных функций Kutools for Excel.

Разработано для Excel (Office) 2019, 2016, 2013, 2010, 2007 и Office 365. Бесплатная загрузка и использование в течение 60 дней.

На пересечении строк и столбцов образуются ячейки, каждая из которых имеет название: адрес столбца + адрес строки. Например, A3, G22, D11 и т.д.

В окне программы есть поле имени ячейки (выделено на скриншоте). В этом поле отображается адрес активной (выделенной) ячейки. Обратите внимание, что при выделении ячейки названия ее столбца и строки меняют свой цвет.

Чтобы перейти к нужной ячейке, достаточно в поле имени ячейки ввести ее адрес (например, C2) и нажать Enter.

Как выделить ячейки в Excel

Чтобы выделить одну ячейку, нужно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши. Появится черная рамка (табличный курсор), ячейка станет активной.

Чтобы выделить диапазон смежных ячеек (прямоугольную область), нужно щелкнуть левой кнопкой мыши по первой ячейке диапазона и, удерживая кнопку, переместить указатель мыши в последнюю ячейку.

Для выделения несмежных ячеек нужно выделить первую ячейку, нажать на клавиатуре клавишу Ctrl и, удерживая ее, щелкать по остальным ячейкам, которые нужно выделить. После выделения всех ячеек клавишу Ctrl нужно отпустить. Можно использовать для заливки ячеек цветом, выбора границ ячеек и т.д.

Чтобы выделить весь столбец (строку), нужно щелкнуть по его (ее) названию.

Для выделения нескольких смежных столбцов (строк) нужно щелкнуть мышкой по начальному столбцу и, не отпуская кнопки мыши, переместить курсор к конечному столбцу.

Если столбцы (строки) несмежные, необходимо использовать клавишу Ctrl.

Для выделения всех ячеек на листе нужно щелкнуть на прямоугольнике, который расположен между названиями столбца A и строки 1.

Как присвоить имя ячейки или диапазону в Excel

Присвоить имя отдельной ячейке (диапазону ячеек) можно несколькими способами:

выделить ячейку (диапазон), в поле имени щелкнуть два раза левой кнопкой мыши по названию ячейки (название выделится) и ввести новое (например, ИТОГО);

выделить ячейку (диапазон), перейти на ленте на вкладку Формулы, выбрать Присвоить имя и в диалоговом окне Создание имени ввести имя ячейки (диапазона) (например, ИТОГО) и нажать OK;

выделить ячейку (диапазон), щелчком правой кнопки мыши по ней вызвать контекстное меню, в нем выбрать Имя диапазона, создать имя и нажать ОК.

Примечание: в имени ячейки не должно быть пробелов.

Поиск ячеек с именами

Чтобы найти ячейки, которым присвоены имена, нужно перейти на вкладку Формулы, выбрать Диспетчер имен. Откроется диалоговое окно Диспетчер имен, в котором будет список всех ячеек и диапазонов, которым присвоены имена. В этом окне можно удалять, изменять и создавать имена.

Переход между ячейками с помощью клавиатуры

Если нужно перейти от активной ячейки в соседнюю ячейку, можно использовать клавиши (сочетания клавиш) на клавиатуре. Для перехода

Настройка клавиши Enter

Можно настроить действие клавиши Enter (на клавиатуре). Для этого выберем Файл (или кнопку Офис на ленте) — Параметры Excel.

В диалоговом окне Параметры Excel на вкладке Дополнительно должен стоять флажок Переход к другой ячейке после нажатия ВВОД. Направление можно выбрать из списка. По умолчанию задано Вниз.

Как сохранить таблицу Excel?

Чтобы сохранить книгу Excel, нужно нажать Файл (или кнопку Офис на ленте). Если файл создан впервые или нужно сохранить ранее созданный файл после внесенных изменений, нужно выбрать Сохранить. В первом случае необходимо указать имя файла и путь его сохранения. Во втором файл будет сохранен автоматически. Если же требуется сохранить копию книги Excel, выбрать Сохранить как и указать имя и путь сохранения.

Автосохранение

Часто при аварийном завершении работы программы не удается сохранить внесенные изменения и приходится заново проводить работу с файлом. Чтобы избежать таких проблем, существует функция автосохранения.

Можно настроить время, через которое документ будет автоматически сохраняться без вмешательства пользователя.

Для этого нужно нажать Файл (или кнопку Офис на ленте), выбрать Параметры Excel, открыть Сохранение, установить флажок Автосохранение каждые… и время (например, 1 минута), нажать ОК.

Более подробно об автосохранении читайте здесь.

Кратко об авторе:

Шамарина Татьяна Николаевна — учитель физики, информатики и ИКТ, МКОУ "СОШ", с. Саволенка Юхновского района Калужской области. Автор и преподаватель дистанционных курсов по основам компьютерной грамотности, офисным программам. Автор статей, видеоуроков и разработок.

Спасибо за Вашу оценку. Если хотите, чтобы Ваше имя
стало известно автору, войдите на сайт как пользователь
и нажмите Спасибо еще раз. Ваше имя появится на этой стрнице.

Во многих случаях вам может потребоваться только сохранить или экспортировать выбранные диапазоны в формате PDF или сохранить всю книгу, а не только текущий лист в формате PDF. Как с этим бороться?

Конечно, вы можете скопировать выбранные диапазоны на новый рабочий лист и сохранить его как файл PDF; или сохраните каждый рабочий лист отдельно в виде файлов PDF. Но здесь мы покажем вам сложный способ быстро сохранить выделенные фрагменты или всю книгу в виде одного файла PDF в Microsoft Excel и одновременно сохранить несколько книг в указанной папке в отдельные файлы PDF.

Сохранение выделенного фрагмента или отдельной книги в формате PDF с помощью функции «Сохранить как»

Шаг 1: Выберите диапазоны, которые вы сохраните как файл PDF.

Если вы хотите сохранить всю книгу как один файл PDF, просто пропустите этот шаг.

Шаг 2: нажмите Файл > Сохранить как.

Шаг 3. В диалоговом окне «Сохранить как» выберите PDF элемент из Сохранить как: раскрывающийся список.

Шаг 4: нажмите Опции… в нижней части диалогового окна «Сохранить как».

Шаг 5. В диалоговом окне "Параметры" установите флажок Выбор Вариант или Вся книга в зависимости от ваших потребностей.

Шаг 6: нажмите OK чтобы закрыть диалоговые окна.

Затем выбранный диапазон или вся книга сохраняется как один файл PDF.

Легко сохранить выделение в формате PDF с помощью Kutools for Excel

В этом разделе будут представлены что собой представляет Диапазон экспорта в файл утилита Kutools for Excel, она может помочь вам легко сохранить выбранный диапазон в виде файла PDF. Пожалуйста, сделайте следующее.

Перед применением Kutools for Excel, Пожалуйста, сначала скачайте и установите.

1. Выберите диапазон, который вы хотите сохранить как файл PDF, и нажмите Kutools Plus> Импорт / Экспорт > Диапазон экспорта в файл. Смотрите скриншот:

2. в Диапазон экспорта в файл диалоговое окно, вам необходимо:

A: Выбрать PDF вариант в Формат файла раздел;

B: Если вы хотите сохранить выделенное форматирование, высоту строк и ширину столбцов, проверьте Сохранить форматирование / высота рядов / ширина столбца вариантов в Параметры книги раздел;

C: Щелкните значок кнопка для выбора папки для сохранения файла PDF;

D: Щелкните значок OK кнопку.

Внимание: Если вы хотите напрямую открыть файл PDF после экспорта, проверьте Откройте файл после экспорта пунктом.

3. Теперь еще один Диапазон экспорта в файл появится диалоговое окно, введите имя файла PDF в поле, затем щелкните значок OK кнопку.

Теперь выделение успешно сохранено как файл PDF.

Если вы хотите получить 30-дневную бесплатную пробную версию этой утилиты, пожалуйста, нажмите, чтобы загрузить это, а затем перейдите к применению операции в соответствии с указанными выше шагами.

Сохраните каждый рабочий лист как отдельный файл PDF в книге сразу с помощью Kutools for Excel

Y вы можете сохранить каждый рабочий лист или конкретный рабочий лист в книге как отдельный файл PDF с Разделить книгу утилита.

Перед применением Kutools for Excel, Пожалуйста, сначала скачайте и установите.

1. Нажмите Kutools Plus > Workbook > Разделить книгу. Смотрите скриншот:

2. в Разделить рабочий лист диалоговом окне, проверьте рабочие листы, которые необходимо сохранить как отдельные файлы PDF в Имя рабочего листа коробка, в Параметры раздел, проверьте Сохранить как поле и выберите PDF (* .pfd) из раскрывающегося списка, а затем щелкните Трещина кнопка. В всплывающем Найдите папку в диалоговом окне выберите папку для сохранения этих файлов PDF и, наконец, щелкните значок OK кнопка. Смотрите скриншот:

Затем все выбранные рабочие листы сразу сохраняются как отдельный файл PDF.

Читайте также: