Как создать картотеку книг в excel
Обновлено: 02.07.2024
Хотя многие функции Excel связаны с вычислением и составлением диаграмм чисел, программа для работы с электронными таблицами также хорошо подходит для создания интерактивного списка. С помощью Excel, а не Word, для каталогизации домашней библиотеки вы можете сортировать свои книги по любым введенным вами данным, сужать представление для отображения конкретных авторов и добавлять дополнительную информацию, не нарушая форматирование страницы и макет. Для начала загрузите шаблон каталога книг и начните вводить свои данные.
Многоуровневая сортировка Excel помогает визуализировать вашу библиотеку по категориям. Кредит: Изображение предоставлено Microsoft
Создать коллекцию книг. Кредит: Изображение предоставлено Microsoft
Удалить ненужные колонки. Кредит: Изображение предоставлено Microsoft
Вставьте и переименуйте columnscredit: Изображение предоставлено Microsoft
Добавьте и измените размеры cell.credit: Изображение предоставлено Microsoft
Заполните электронную таблицу своими книгами. Вам не нужно вводить данные в каждую ячейку - Excel не будет иметь никаких проблем, если в некоторых книгах отсутствует информация. Когда в шаблоне не хватит места, перетащите маркер в правом нижнем углу вниз, чтобы добавить больше места. Если столбец слишком узкий, дважды щелкните по строке после заголовка столбца, чтобы развернуть столбец до самого длинного текста.
Держите заголовки столбцов видимыми. Кредит: Изображение предоставлено Microsoft
Сортировать catalog.credit: Изображение предоставлено Microsoft
Фильтр catalog.credit: Изображение предоставлено Microsoft
Добавить новые sheet.credit: Изображение предоставлено Microsoft
4 лучших приложения для электронных книг для Windows Phone
Вот список с четырьмя лучшими приложениями для чтения электронных книг для смартфонов с Windows Phone. Какой читатель Ebook лучше для вас?
Как использовать приложение Amazon Kindle для чтения электронных книг в Windows 10 Mobile
Как использовать приложение Kindle для Windows 10 Mobile для чтения электронных книг, покупки электронных книг, синхронизации чтения на разных устройствах и многого другого.
Как использовать новый магазин электронных книг в Windows 10
В Магазине Windows есть множество развлечений, от приложений до фильмов. Теперь, с обновлением Creators, раздел электронных книг доступен для книжных червей.
В пакете Microsoft Office есть специальная программа для создания базы данных и работы с ними – Access. Тем не менее, многие пользователи предпочитают использовать для этих целей более знакомое им приложение – Excel. Нужно отметить, что у этой программы имеется весь инструментарий для создания полноценной базы данных (БД). Давайте выясним, как это сделать.
Процесс создания
База данных в Экселе представляет собой структурированный набор информации, распределенный по столбцам и строкам листа.
Согласно специальной терминологии, строки БД именуются «записями». В каждой записи находится информация об отдельном объекте.
Столбцы называются «полями». В каждом поле располагается отдельный параметр всех записей.
То есть, каркасом любой базы данных в Excel является обычная таблица.
Создание таблицы
Итак, прежде всего нам нужно создать таблицу.
На этом создание каркаса БД закончено.
Присвоение атрибутов базы данных
Для того, чтобы Excel воспринимал таблицу не просто как диапазон ячеек, а именно как БД, ей нужно присвоить соответствующие атрибуты.
-
Переходим во вкладку «Данные».
Можно сказать, что после этого мы уже имеем готовую базу данных. С ней можно работать и в таком состоянии, как она представлена сейчас, но многие возможности при этом будут урезаны. Ниже мы разберем, как сделать БД более функциональной.
Сортировка и фильтр
Работа с базами данных, прежде всего, предусматривает возможность упорядочивания, отбора и сортировки записей. Подключим эти функции к нашей БД.
-
Выделяем информацию того поля, по которому собираемся провести упорядочивание. Кликаем по кнопке «Сортировка» расположенной на ленте во вкладке «Данные» в блоке инструментов «Сортировка и фильтр».
Сортировку можно проводить практически по любому параметру:
- имя по алфавиту;
- дата;
- число и т.д.
- В поле «Сортировка» указывается, как именно она будет выполняться. Для БД лучше всего выбрать параметр «Значения».
- В поле «Порядок» указываем, в каком порядке будет проводиться сортировка. Для разных типов информации в этом окне высвечиваются разные значения. Например, для текстовых данных – это будет значение «От А до Я» или «От Я до А», а для числовых – «По возрастанию» или «По убыванию».
- Важно проследить, чтобы около значения «Мои данные содержат заголовки» стояла галочка. Если её нет, то нужно поставить.
После ввода всех нужных параметров жмем на кнопку «OK».
Поиск
При наличии большой БД поиск по ней удобно производить с помощь специального инструмента.
-
Для этого переходим во вкладку «Главная» и на ленте в блоке инструментов «Редактирование» жмем на кнопку «Найти и выделить».
Закрепление областей
Удобно при создании БД закрепить ячейки с наименованием записей и полей. При работе с большой базой – это просто необходимое условие. Иначе постоянно придется тратить время на пролистывание листа, чтобы посмотреть, какой строке или столбцу соответствует определенное значение.
-
Выделяем ячейку, области сверху и слева от которой нужно закрепить. Она будет располагаться сразу под шапкой и справа от наименований записей.
Теперь наименования полей и записей будут у вас всегда перед глазами, как бы далеко вы не прокручивали лист с данными.
Выпадающий список
Для некоторых полей таблицы оптимально будет организовать выпадающий список, чтобы пользователи, добавляя новые записи, могли указывать только определенные параметры. Это актуально, например, для поля «Пол». Ведь тут возможно всего два варианта: мужской и женский.
-
Создаем дополнительный список. Удобнее всего его будет разместить на другом листе. В нём указываем перечень значений, которые будут появляться в выпадающем списке.
Теперь при попытке ввести данные в диапазон, где было установлено ограничение, будет появляться список, в котором можно произвести выбор между четко установленными значениями.
Конечно, Excel уступает по своим возможностям специализированным программам для создания баз данных. Тем не менее, у него имеется инструментарий, который в большинстве случаев удовлетворит потребности пользователей, желающих создать БД. Учитывая тот факт, что возможности Эксель, в сравнении со специализированными приложениями, обычным юзерам известны намного лучше, то в этом плане у разработки компании Microsoft есть даже некоторые преимущества.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Конечно, если у вас до сотни книг, то вам, скорее всего, не понадобится вести какой-либо учёт. Тем более не понадобится устанавливать и пользоваться специальной программой для этого.
А что делать, если в вашей библиотеке тысяча книг, десятки и даже сотни тысяч книг? Тут, конечно, одними Access и Excel не обойтись.
Предлагаю вам обратить внимание на список программ АБИС — Автоматизированных библиотечных информационных систем.
All My Books (Windows)
All My Books — ещё более понятный и простой инструмент для каталогизации вашей библиотеки. Каталогизировать можно обычные печатные, электронные и аудиокниги.
Внутри имеется режим виртуальной полки, что непременно визуально облегчит навигацию. Можно группировать и сортировать. Круто, что информацию о книгах можно подгружать с Озона, Лабиринта, ЛитРеса и других источников. Это упрощает добавление книг. Надо ввести только название или номер ISBN. Можно ещё, кстати, даже просканировать файлы. Естественно, имеется поиск.
Учёт книг (Windows)
Учёт книг — да, вот так просто и называется. Подойдёт даже на самые старые компьютеры. Подойдёт как для своей небольшой библиотеки, так и для больших библиотек. Можно вести учёт книг, журналов, CD-дисков и прочего.
Библиотека (Windows)
Довольно простая в исполнении программка, где можно вести учёт выданных книг. Можно быстро добавить книгу и указать читателя.
Вот такие инструменты: база читателей и книг; инструменты выдачи и сдачи книг; статистика, которую можно вывести в TXT-файл или в виде таблицы XLS. Выводить информацию можно как о читателях, так и об администраторах и книгах. Первый вход по логину Администратор и паролю 1111. Смотрите только перед установкой полностью распакуйте все внутренности архива, иначе не получится правильно запустить.
Для учёта книг в библиотеке (Windows)
Ага, так и называется «Для учёта книг в библиотеке». Она для учёта книг в библиотеке. Ну, ещё и для учёта журналов, CD, DVD и так далее. Почему бы нет.
Разработана была для библиотеки храма Св. Сильвестра Омско-Тарской Епархии. В ней, конечно, можно просматривать всю историю книги — кому и когда выдавали, контакты читателя, информацию о книге и даже в какой именно полке книга лежит. Если вы религиозный человек, то вам отдадут с лицензией. Нужно лишь будет ответить на вопросы из утреннего правила.
Журнал учёта книг, выданных из библиотеки (MacOS, Windows, Linux)
Это просто удобный XLS-шаблон от Майкрософт. Пользоваться можно через какой угодно девайс. Максимально прост в понимании. Здесь можно записать имя человека, взявшего книгу, контактные данные, название книги, даты выдачи и возврата. Количество дней до возврата книги рассчитывается автоматически. Задолженности красятся красным.
MyLib (Windows)
Небольшая программа с разделами в виде вкладок.
Плюсы: простой интерфейс; интуитивно понятное управление; «резиновая» база данных; система слежения за выданными материалами; поиск. Минусы: редактор списка читателей — его нет; импорт, экспорт и печать данных — тоже нет; как нет и возможности добавить дополнительные поля во вкладке описания книг.
Calibre (Windows)
Это бесплатная программа для каталогизации большого количества книг. С удобным поиском, со встроенным конвертером форматов книг, с возможностью экспорта данных.
У Calibre ещё много полезных функций, которых не найти даже в некоторых платных продуктах: встроенный RSS-агрегатор, контент-сервер, интеграция с ридерами, сканирование жёсткого диска на наличие файлов электронных книг и плагинов. Но куда же без минусов: не найдёте поддержку форматов JAR, DJVU и CHM; не найдёте автоматический экспорт базы данных книг.
1С: Библиотека (MacOS, Windows, Linux)
Это серьёзная организация, которая неоднократно доказывала свою состоятельность на рынке программ и сервисов для автоматизации учёта данных и процессов. Так вот, продукт от 1С позволяет автоматизировать рабочие процессы библиотеки. Есть возможность интегрировать с другими решениями фирмы «1С».
Имеются разные конфигурации для школы, ВУЗа, колледжа. Есть экспорт и импорт данных в MARC-форматах. Полная поддержка национального коммуникативного формата RUSMARC. Описание любых видов изданий, включая документы в электронном формате, видео-, аудио-, нотные, картографические, изоиздания и прочее. Формирует отчётные и учётные документы. Интегрируется в вашу бухгалтерию, если надо. Имеется виртуальный кабинет читателя.
OPAC-Global (Windows, Linux и другие)
Одна из автоматизированных библиотечных информационных систем, основанная на облачных технологиях. Систему можно развернуть как для отдельной небольшой библиотеки, так и для сети библиотек.
Умеет подгружать информацию более-менее известных книг из сети. По сути, онлайн-каталогизатор. Система, конечно же, кроссплатформенная. Но лучше всего будет работать с MS Windows Server Sun, OS Solaris IBM, OS AIX Linux.
Интересно, что OPAC-Global пользуют в Президентской библиотеке имени Б. Н. Ельцина, научной библиотеке Государственной Третьяковской галереи, Центральной научной библиотеке ПМГМУ им. И. М. Сеченова и других.
Koha (Linux, Windows, MacOS)
Открытая АБИС для всех желающих и более-менее разбирающихся в программировании. Хотя, возможно, я утрирую.
Интерфейс разделён для читателей и библиотекарей. Имеется поиск, статистика по обороту книг, читателям. Модуль каталогизации со встроенным клиентом Z39.50. Найдёте систему периодики для журналов и газет. Минус системы в том, что она более распространена за границей, и, соответственно, русскоязычная база бедна. Работает через браузер, но разработчики советуют пользоваться Apache, MySQL и другими подобными инструментами.
АБИС Либра (Windows)
Каталогизация книг, периодики. Картотека читателей имеется, регистрация новых читателей, выдача и возврат книг, поиск и так далее. Базовая версия Либры идеально подойдёт для районных, сельских, школьных библиотек.
Можно сканировать штрих-коды (через COM-порт, например), связывать библиографическое описание с электронным файлом. Нет необходимости устанавливать Access или другие СУБД. Есть возможность резервного копирования, так как всё в одном файле хранится. Работает даже на «чайнике» (если сильно постараться). Кстати, вы сами сможете создавать эти штрих-коды, распечатывать и клеить на книжки.
Либэр (Windows, MacOS, Linux)
Имеется два варианта исполнения: в виде программы; и в виде браузерного решения — Вэб-Либэр называется.
Автоматизируйте все библио-процессы: комплектование, каталогизацию, ведение справочников, поиск и обмен библиографическими записями, учёт читателей, выдачи и возвраты документов, МБА, печать выходных форм, статистику, бюджет. Тут больше нечего добавить. Большой плюс то, что есть онлайн-вариант.
МегаПро (Windows, MacOS, Linux)
Сможете строить библиотечные сети, каталогизировать, эффективно управлять выдачей-возвратом книг и так далее при помощи web-технологий.
Это онлайн-сервис, который при необходимости может использоваться и в более традиционном варианте — как программа на компьютер. Интерфейс интуитивно понятен, широкая возможность настроек, почти все виды документов, всё по ГОСТ Р 7.0.100-2018. Поддержка форматов MARC21, RUSMARC, UNICODE при экспорте и импорте данных. Можно работать с различным RFID-оборудованием.
АБИС «Марк» (Windows, MacOS, Linux)
Ещё одна программа для автоматизированной библиотечной работы.
Каталогизация, систематизация книг и читателей, учёт всего фонда библиотеки, возможность межбиблиотечного абонемента. У программы имеется облачная версия. Поддерживает различные популярные СУБД (MySQL, PostgreSQL, MS SQL, Oracle). Можно гибко настроить и расширить функциональные возможности благодаря использованию встроенных скриптов (JavaScript и API).
АБИС «Руслан-Нео» (Windows, MacOS, Linux)
Это очень старая система. Можно сказать, самая первая на российском рынке, работающая по международному протоколу Z39.50 при работе с электронным каталогом. Раньше она называлась АБИС Руслан. С 2016 года продукт был переработан и назван «Руслан-Нео».
Из интересного: модульное наращивание функциональности. К примеру, надо вам обработку запросов на МБА/ЭДД для одной или нескольких библиотек на основе каталогов, — добавляете модуль АРМ МБА. Использует технологии HTML, CSS и JavaScript. Протокол SIP2 для работы с RFID-оборудованием любого производителя. Формат RUSMARC тоже тут. Поддержка UNICODE и автоматическая генерация значения DOI для ресурсов. Поддержка работы через браузер. Использование СУБД Oracle, MySQL, PostgreSQL и других для хранения данных.
АБИС «ИРБИС» (Windows, MacOS, Linux)
Ещё одна мощная библиотечно-информационная система, которая совместима с российским и международным форматами данных.
Безлимитное создание баз данных, каталогизация книг, обработка и описание их. Веб-версия тоже имеется. Фишки: технология автоматического формирования словарей, подтягивание информации из официальных больших интернет-ресурсов, создание большой базы с поиском по каталогу. Ведение баз данных УДК, ББК, ГРНТИ и Тезауруса. Возможность перевода пользовательских интерфейсов на другие языки.
Alfa Ebooks Manager (Windows, MacOS, Linux)
Наверное, единственный продукт из списка, который по дизайну выглядит более современно и юзер-френдли. С помощью программы можно развернуть локальный веб-сервер.
Описание и другие данные книг и других материалов периодически обновляются через ОЗОН, LitRes и другие такие сайты. Можно смотреть книги в 3D — более лучшее понимание того, как выглядит книга. Можно конвертировать форматы книги для Kindle, iPhone и Android читалок. Имеется редактор метаданных в EPUB, MOBI, FB2, PDF, AZW. Поддерживает аудиокниги. Читать можно прямо в программе через встроенный ридер. И вишенка на этом торте — есть возможность использовать онлайн-версию.
Вопрос создания каталога домашней библиотеки на определенном этапе встает перед каждым книголюбом. По мере того как растет число книг в библиотеке, этот вопрос становится всё более и более актуальным. Причин тому несколько. Во-первых, банальная тяга к систематизации и порядку. Во-вторых, во всё возрастающем числе книг становится сложно ориентироваться, нужные книги найти всё труднее. В-третьих, каталог поможет решить проблему книг, отданных почитать, но так и не возвращенных. В общем и целом, каталог - это средство контроля за своей домашней библиотекой и поддержания её в порядке. Рассмотрим, какие способы для создания такого каталога существуют.
1. Бумажный каталог
Совсем недавно этот способ был единственным. Каждый владелец библиотеки подходит к создания бумажного каталога по-своему, нов самом распространенном случае это тетрадочка или блокнот, куда и вносятся сведения об имеющихся книгах, их расположении в шкафах, а также пометки, если книга кому-то отдана. Многие и до сих пор ведут такие тетрадочки, хотя особо удобным такой способ каталогизации домашней библиотеки не назовешь. Все записи приходится делать вручную, а редактировать их сложно. Нужно заранее предусматривать место для записи данных о новых поступлениях и для пометок в "карточках книг", а это не всегда удается.
2. Создание каталога в офисных программах
Второй, сейчас очень распространенный, способ - это создать каталог книг в офисных программах: табличных и текстовых редакторах, а также специальных программах для создания баз данных. Пальму первенства здесь традиционно занимают продукты из пакета Microsoft Office: Word, Exсel и Access. Word -это текстовый редактор, и он не слишком удобен для создания больших каталогов. Access - специализированная программа для создания баз данных и потенциально именно она обладает самыми широкими возможностями. Но для пользования ей нужные некоторые навыки, для многих эта программа оказывается слишком сложной, а разбираться в ней только ради каталоги домашней библиотеки готовы не все. Так и получается, что самым популярным средством является Exсel . В нем можно создать каталог с разбивкой по листам, предусмотреть поля для записи всех данных по книгам, не возникает проблем с редактированием и добавлением новых полей. Одно плохо - все данные нужно вносить и редактировать вручную.
3. Использование специальных компьютерных программ и мобильных приложений
Разработчики тоже в курса проблемы составления каталога книг домашней библиотеки и специально для этих целей написан целый ряд специальных программ. Например, "Домашняя библиотека" или "Аll my books". Подробный разбор и сравнение этих программ потребует отдельной заметки и может быть, такая будет потом. В общем виде серьезным преимуществом этих программ (по крайней мере некоторых) является возможность автоматической загрузки данных о книге (включая обложку) по ISBN или по ссылке на магазин Озон. Среди плюсов - удобная оболочка и поиск.
4. Создание каталога в Evernote
Мобильное приложение для создания электронных заметок Evernote - это очень функциональная замена обычному блокноту. Для создания каталога домашней библиотеки его используют так: нужно сфотографировать обложку книги, добавить в качестве примечания описание книги и сохранить в отдельном каталоге приложения. В качестве необычного бонуса - можно создать из этих данных QR-код, распечатать и наклеить на книжку. Этакий "электронный экслибрис". При таком подходе у вас получится каталог с обложками, причем именно теми, которые есть в вашей библиотеке.
Итак, мы рассмотрели пять способов создания каталога домашней библиотеки, каждый из которых (даже первый) вполне имеет право на существование. Какой выбрать - решать вам. Если у вас есть собственные секреты упорядочивания своих книг, делитесь и может быть ваше решение окажется ещё более удачным.
Читайте также: