Как создать ключевое поле в excel

Обновлено: 07.07.2024

В Excel есть несколько полезных функций, которые позволяют сэкономить время и повысить продуктивность повседневной работы. Одна из таких полезных (и менее известных) функций в настраиваемых списках в Excel.

Названия месяцев довольно общие, поэтому они доступны в Excel по умолчанию.

Но что, если у вас есть список названий отделов (или имен сотрудников или названий продуктов), и вы хотите сделать то же самое. Вместо того, чтобы вводить их вручную или копировать и вставлять, вы хотите, чтобы они появлялись волшебным образом, когда вы используете маркер заполнения (точно так же, как названия месяцев).

Вы тоже можете это сделать … С помощью настраиваемых списков в Excel

В этом уроке я покажу вам, как создавать свои собственные списки в Excel и как использовать их для экономии времени.

Как создавать собственные списки в Excel

По умолчанию в Excel уже есть несколько предварительно загруженных настраиваемых списков, которые можно использовать для экономии времени.

Например, если вы введете «Пн» в одну ячейку «Вт» в соседней ячейке, вы можете использовать маркер заполнения для заполнения остальных дней. Если вы расширите выделение, продолжайте перетаскивать, и он повторится и снова даст вам название дня.

Ниже приведены настраиваемые списки, которые уже встроены в Excel. Как видите, это в основном названия дней и месяцев, поскольку они фиксированы и не изменятся.

Теперь предположим, что вы хотите создать список отделов, который вам часто нужен в Excel, вы можете создать для него собственный список. Таким образом, в следующий раз, когда вам нужно будет собрать все названия отделов в одном месте, вам не придется рыться в старых файлах. Все, что вам нужно сделать, это ввести первые два в списке и перетащить.

Ниже приведены шаги по созданию собственного настраиваемого списка в Excel:

Перейдите на вкладку Файл.
Щелкните Параметры. Откроется диалоговое окно «Параметры Excel».
Нажмите на опцию Advanced на левой панели.
В разделе «Общие» нажмите кнопку «Изменить настраиваемые списки» (возможно, вам придется прокрутить вниз, чтобы перейти к этому параметру).
В диалоговом окне «Настраиваемые списки» импортируйте список, выбрав диапазон ячеек, содержащих список. Кроме того, вы также можете ввести имя вручную в поле List Entries (через запятую или каждое имя в новой строке)
Нажмите на Добавить

Как только вы нажмете «Добавить», вы заметите, что ваш список теперь становится частью настраиваемых списков.

Если у вас есть большой список, который вы хотите добавить в Excel, вы также можете использовать параметр «Импорт» в диалоговом окне. (см. как добавить месяцы к дате в Excel)

Совет от профессионала : вы также можете создать именованный диапазон и использовать этот диапазон для создания настраиваемого списка. Для этого введите имя именованного диапазона в поле «Импортировать список из ячеек» и нажмите «ОК». Преимущество этого заключается в том, что вы можете изменить или расширить именованный диапазон, и он будет автоматически настроен как настраиваемый список.

Теперь, когда у вас есть список в бэкэнде Excel, вы можете использовать его так же, как вы используете числа или названия месяцев с автозаполнением (как показано ниже).

Хотя здорово иметь возможность быстро получить эти пользовательские имена lits в Excel простым перетаскиванием, есть кое-что еще более интересное, что вы можете сделать с настраиваемыми списками (об этом следующий раздел).

Создайте свои собственные критерии сортировки с помощью настраиваемых списков

В настраиваемых списках замечательно то, что вы можете использовать их для создания собственных критериев сортировки. Например, предположим, что у вас есть набор данных, показанный ниже, и вы хотите отсортировать его по параметрам «Высокий», «Средний» и «Низкий».

Вы не можете этого сделать! Если вы отсортируете в алфавитном порядке, он изменит алфавитный порядок (он даст вам высокий, низкий и средний, а не высокий, средний и низкий). Вот где действительно сияют индивидуальные списки.

Вы можете создать свой собственный список элементов, а затем использовать их для сортировки данных. Таким образом, вы получите все высокие значения вместе вверху, за которыми следуют средние и низкие значения.

Первым шагом является создание настраиваемого списка (высокий, средний, низкий), используя шаги, показанные в предыдущем разделе («Как создавать настраиваемые списки в Excel»).

После того, как вы создали настраиваемый список, вы можете использовать следующие шаги для сортировки на его основе:

Вышеупомянутые шаги мгновенно отсортируют данные, используя список, который вы создали и использовали в качестве критериев при сортировке (высокий, средний, низкий в этом примере).

Обратите внимание, что вам не обязательно сначала создавать настраиваемый список, чтобы использовать его при сортировке. Вы можете использовать описанные выше шаги, а на шаге 4, когда откроется диалоговое окно, вы можете создать список прямо в этом диалоговом окне.

Некоторые примеры использования настраиваемых списков

Ниже приведены некоторые из случаев, когда создание и использование настраиваемых списков может сэкономить ваше время:

Если у вас есть список, который вам нужно ввести вручную (или скопировать и вставить из другого источника), вы можете создать собственный список и использовать его вместо этого. Например, это могут быть названия отделов в вашей организации, названия продуктов или регионов / стран.
Если вы учитель, вы можете составить список имен своих учеников. Таким образом, когда вы будете ставить им оценку в следующий раз, вам не нужно будет беспокоиться о том, чтобы ввести имена учеников вручную или скопировать их с другого листа. Это также снижает вероятность ошибок.
Когда вам нужно отсортировать данные на основе критериев, которые не встроены в Excel. Как описано в предыдущем разделе, вы можете использовать свои собственные критерии сортировки, создав собственный список в Excel.

Это все, что вам нужно знать о создании настраиваемых списков в Excel .

90% работы специалиста по контекстной рекламе — это работа над ключевыми словами. На обработку ключей уходит очень много времени. Для тех, кто не готов жертвовать качеством проделанной работы ради скорости, существует одна полезная надстройка для Microsoft Excel.

Она частично автоматизирует рутинную работу: в зависимости от количества обрабатываемых ключевых слов можно сэкономить до 30% необходимого на обработку времени.

При первом открытии файла Excel нужно разрешить редактирование и включить содержимое (разрешить работать скрипту).

У вас получится такая таблица:

Список наших ключевых слов.
В этом поле вводим запрос и динамически фильтруем ключевые слова.
Показатели статистики, которые нам дал GA. Если идет подбор по новым ключевым словам, а не из статистики, то в данных колонках ничего нет.
Процент трафика (от общего), который дали отфильтрованные фразы (можно сделать вывод, сколько денег съело «плохое» слово) и количество отфильтрованных фраз.
Статистика по отфильтрованным фразам (можно понять, «плохое» ли это слово). В «условном форматировании» (поля, выделенные красным цветом) задаете нужные вам цифры.

Если вы не понимаете, о чем идет речь, но хотите узнать, как собирать и обрабатывать данные из Google Analytics, ознакомьтесь с серией постов о работе PPC-специалиста в Excel и других редакторах данных.

Как работать со списками ключевых слов

Субъективно, чем больше список ключевых слов, тем дольше (не в прямой пропорции) нужно работать с этим списком. Если разбираем тысячу ключей, например, один час, то две тысячи ключей — не 2 часа, а 2,5. В первую очередь нужно найти минус-слова, которые встречаются чаще всего, и удалить их. Алгоритм состоит из деcяти шагов.

1. Вставляем все фразы в блокнот и заменяем пробел на перенос строки (backslash + n). Получаем список всех слов:

$Вставляем все фразы в блокнот и заменяем пробел на перенос строки (\n). Получаем список всех слов$

2. Вставляем полученный список во второй пункт на вкладку «Уникальные» в столбец А.

3. Копируем слова еще раз и удаляем дубликаты:

4. Копируем список уникальных слов в столбец C.

5. В столбце D с помощью формулы считаем, сколько раз уникальное слово встречается во всех наших фразах:

6. Удаляем нули после окончания списка слов:

7. Сортируем в порядке убывания количества повторений.

8. Обычно я еще удаляю из списка слова, которые повторяются реже пяти раз.

9. Полученный список переносим на вкладку «Минуса» и удаляем из списка слова, которые явно целевые.

10. Любые подозрительные слова фильтруем на вкладке «Фильтр». «Плохое» слово оставляем в минус-словах, фразы удаляем. Удалив все плохое, останется все хорошее. И список минус-слов в придачу.

P.S.: В качестве бонуса ловите еще один файл, который умеет оптом чистить список от фраз с минус-словами.

Как использовать файл:

Вставляем фразы в колонку А листа 1, минус-слова вставляем в колонку А листа 2.
Нажимаем кнопку «Удалить слова».
В колонке D получаем очищенный список (если фраз и минусов много, Excel может довольно долго тупить).

Скрипт не понимает вхождений минус-слов (минус «как» почистит фразы, которые содержат «кактус».

Вот и все! Как видите, очень просто. Делитесь своими лайфхаками в комментариях.

Excel несомненно обладает богатейшим инструментарием по обработке больших массивов информации. Много трудов написано по этой замечательной программе. Я же хочу остановиться на двух практически полезных функциях и их возможном применении при работе с 1С.

Несмотря на громкое название заголовка статьи (это всего лишь шутка), материал не претендует на оригинальность и открытие каких-то сокровенных тайн. Естественно, что эти две описываемые функции не являются панацеей. Но по опыту могу сказать, что они довольно часто выручают в различных ситуациях.

1. Функция ВПР (VLOOKUP). И ее разновидность - функция ГПР.

Данная функция позволяет "склеивать" по какому-либо ключевому (уникальному) полю две таблицы в одну. Например, можно склеить справочник физических лиц с их адресами по коду физического лица.

1) Как это работает

Представим, что есть две таблицы в Excel. Первая содержит поля: Код физлица, ФИО физлица, дата примема на работу. Вторая содержит поля: Код физлица, Адрес проживания. И в одной и в другой таблице есть уникальное поле "Код физлица". По нему и произведем сборку двух таблиц в одну. На скриншоте, представленном ниже в колонку "D" выведен результат работы функции. Цифрами обозначены составные части функции. Итак, в колонку "D" по ключевому полю (1) из области ячеек (2) Excel нам "подтянул" вторую колонку - по номеру (3) указанной области (2). При этом мы использовали точное совпадение ключевого поля (4).

Разберем пошагово работу функции.

Увидев в ячейке формулу ВПР Excel смотрит на ключевое поле текущей строки (1). Затем он ищет это ключевое поле в первой колонке в указанной области (2) - область поиска. Причем ищет по точному совпадению - это говорится в параметре (4) функции (ИСТИНА - поиск по вхождению значения ключевого поля в значение первой колонки области поиска, ЛОЖЬ - точное совпадение). После того, как находит - берет колонку, указанную в параметре (3) функции, т.е. вторую. Вот и все - ничего сложного, как видите.

Обратите внимание на указание области поиска - параметр (2) функции ВПР. Вы можете видеть там знаки доллара - это так назваемые абсолютные ссылки. Они означают, что при копировании формулы из ячейки в ячейку ссылка меняться не будет. В то время как ссылка на ключевое поле (1) будет меняться по мере копирования формулы в нижние строки. Что нам собственно и на руку, ведь ключевое поле мы уже должны будем взять из нижней строки, при этом область поиска остается прежней. Ссылку можно сделать абсолютной, выделив ее в строке формулы и нажав F4.

Функция ГПР является полным аналогом функции ВПР, с той лишь разницей, что поиск осуществляется не по вертикали, а по горизонтали.

2) Кому и когда может пригодиться

Пользователю. В любую типовую конфигурацию 1С встроен универсальный отчет по справочникам, документам и регистрам. С помощью него можно выгрузить любую информацию по соответствующей таблице. И не нужно ждать отдел разработки, чтобы они сделали отчет, долго тестировали и еще дольше бились за выпуск в свет релиза с этим отчетом. Все бы хорошо, но как быть, когда нужно получить один отчет на базе двух и более таблиц - универсальный отчет может за один раз выгрузить информацию только по одной таблице?
В развитие этой ситуации, предположим, что нам нужно получить адреса всех сотрудников, принятых на договор подряда за первое полугодие текущего года. Нет ничего проще. Выгружаем универсальным отчетом в Excel таблицу по документу "Договор на выполнение работ с физлицами", у которого есть реквизит "Физлицо" (используем нужные нам отборы по реквизитам документа, чтобы выгрузить только нужных сотрудников). Отдельной колонкой в этом отчете показываем код физлица. Адресная информация хранится в другой таблице - соответствующем регистре сведений. Выгружаем ее по всем физлицам. Здесь же отдельной колонкой также показываем код физлица. Теперь в Excel склеиваем эти две таблицы. Задача выполнена.
Разработчику. Представим ситуацию, когда вам дали несколько таблиц, выгруженных из другой системы (например SAP) в Excel, и попросили прогрузить их в один справочник в 1С (все таблицы представляют собой реквизиты одного и того же справочника внутри 1С, но разных таблиц хранения в системе SAP). Обрабатывать поочередно каждый файл нудно, долго и неэффективно. И снова нам поможет ВПР. Собираем разрозненные таблицы воедино и загружаем за один заход.
Тестировщику или пользователю, для проверки отчета или других данных. Допустим есть отчет, написанный разработчиками, соединяющий информацию из разных таблиц. Стоит задача проверить его. Также можно прибегнуть к этой функции, чтобы что-то с чем-то сравнить в отчете.

2. Функция СЧЁТЕСЛИ (COUNTIF).

Данная функция подсчитывает количество значений указанной области, удовлетворяющих определенным критериям. Так, например, можно искать дубли значений (есть ли задвоенные элементы справочника, не двоит ли строки отчет и т.д.).

1) Как это работает

Представим, что есть таблица в Excel, которая содержит список эелементов справочника физических лиц с колонками: Код физлица, ФИО физлица. Нужно прверить справочник на дублирующиеся элементы. Выведем напротив каждой строки количество совпадений кода физлица. На скриншоте, представленном ниже в колонку "C" выведен результат работы функции. Цифрами обозначены составные части функции. Итак, в колонке "C" в области (1) Excel подсчитал количество совпадений значения (2).

Разберем пошагово работу функции.

Увидев в ячейке формулу СЧЁТЕСЛИ Excel ищет в области, указанной в параметре (1) формулы, совпадения со значением, указанным в параметре (2). Количество найденных совпадений суммируется и результат выводится в ячейку с формулой. Далее можно наложить автофильтр на таблицу и отобрать строки, где количество совпадений больше 1 - это и будут задублированные элементы. Быстро и просто.

Также обратите внимание на абсолютную ссылку на область, указанную в параметр (1). Более подробно можете прочитать в описании предыдущей функции.

Имейте ввиду, что критерием поиска совпадений может быть не только ссылка на одну ячейку, но и другие произвольные выражения, что фактически позволяет применять данную функцию при решении широкого спектра задач.

Схема данных неверно построена, это да. И сущности недоописаны.
"Систем" и вас тоже много, но, тем не менее, связь - не множественная. Почему тогда у вас с Контактами должна быть связь "один-ко-многим"?

Можно так таблицы описать:
Системы (Код_Системы, Название, . )
Предприятия (Код_Предприятия, Название, . )
КонтактыПредприятий (Код_Контакта, Код_Предприятия, ФИО, . )
УстановленныеСистемы (Код_Системы, Код_Предприятия, Рег_Номер, . )
Связи:
УстановленныеСистемы.Код_Системы -> Системы.Код_Системы (1-1)
УстановленныеСистемы.Код_Предприятия -> Предприятия.Код_Предприятия (1-1)
КонтактыПредприятий.Код_Предприятия -> Предприятия.Код_Предприятия (1-1)

Skype: andre.tm.007
Donate: Q iwi: 9517375010

Читайте также: