Как создать задачу в outlook

Обновлено: 02.07.2024

Многие люди до сих пор используют бумажный блокнот и ручку для составления списков дел и всевозможных задач и напоминаний. В некоторых случаях это действительно отличный способ, однако зачастую не лишним будет воспользоваться современными решениями.

Почтовый клиент Outlook 2016 позволяет создавать и вести списки дел и задач, как лично для себя, так и совместно с другими пользователями. А система напоминаний делает его незаменимым помощником на каждый день. Ведите списки дел и задач, выставляйте им категории и приоритеты, процент выполнения и дедлайны. Ведите совместные задачи и рассылайте электронную почту участникам. С возможностями Outlook 2016, возможно, вы уже скоро откажетесь от использования обычных стикеров с напоминаниями.

Как использовать задачи в Outlook 2016

Для начала откройте панель «Задачи», кликнув на соответствующую пиктограмму в меню почтового клиента. В списке «Мои задачи» отдельно будут сортироваться «Список дел» и локальные «Задачи».

Создание новых задач

Есть несколько способов для создания задач, а каждой задаче вы можете добавить максимум дополнительных деталей, или можете вообще их не трогать, задав только название.

Самый простой способ создать новую задачу, это находясь в панели задач в области «Задачи» кликнуть мышь на надпись «Щелчок добавит элемент (Задача)». Просто введите название для нового элемента, и он будет создан. Далее вы можете создавать другие новые задачи. В качестве тренировки создайте шесть разных задач при помощи данного инструмента.

Чтобы пометить задачу выполненной достаточно кликнуть на красный флажок напротив ее названия. Аналогично можно кликнуть не на флажок, а на пустой чекбокс, где после этого появится галочка, а название самой задачи станет перечеркнутым.

Сделать это, опять же, можно как на вкладке «Задачи», так и на других. С той разницей, что на вкладке «Задачи» вы продолжите видеть завершенное задание, напротив которого появится галочка, тогда как в «Почте» и «Календарь» такое задание пропадет из списка.

Изменение статуса задачи

Чтобы внести изменения и дополнения к любой задаче, просто кликните на нее дважды. У вас откроется новое окно, в котором будет отображена вся информация о задаче – вы можете ее добавлять, изменять, удалять. Например, добавьте описание вашему заданию, конкретизировав какой именно результат должен получиться на выходе. После этого нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».

Это же окно вы увидите если будете создавать задачу не так, как это было описано выше, а по нажатию на кнопку «Создать задачу» в ленточном меню (раздел «Главная»). Это удобно, если помимо названия вы сразу знаете сроки исполнения, хотите использовать различные статусы и категории, приоритет и напоминания.

Для начала в поле «Тема» введите название для новой задачи. Используя календарь, вы можете задать дату начала и дату выполнения задачи (или использовать только один из этих элементов). Пункт «Состояние» позволяет выбрать из выпадающего списка одно из пяти значений для статуса, например, «Выполняется» или «Завершена». «Важность» бывает трех типов, а «% завершения» позволяет контролировать процесс выполнения.

Проставив галочку в чекбоксе «Напоминание», выберите конкретную дату, когда оно должно прозвучать, выберете время. Также при необходимости можно выбрать вручную звуковой сигнал, кликнув на пиктограмму с громкоговорителем.

Нижняя область предназначена для текстового описания. Просто кликните на ней один раз и начните печатать. Сюда можно поместить любую информацию, имеющую отношение к задаче.

Если в ленточном меню в графе «Задача» нажать на пиктограмму «Подробно», то можно также задать ориентировочное количество часов на исполнение задачи и количество затраченных часов. Здесь же можно указать информацию о расходах на выполнение и название Организации, с которой вы имеете дело. Для перехода в предыдущий раздел с описанием и напоминанием в том же ленточном меню кликните на пиктограмму «Задача», расположенную рядом с «Подробно».

Назначение задачи другому человеку

Если вы хотите назначить ту или иную задачу для выполнения другим пользователем, просто откройте ее двойным нажатием мыши и в появившемся окне в ленточном меню в графе «Задача» выберите пиктограмму «Назначить задачу».

У вас появится форма, напоминающая электронное письмо. В графе «От» из выпадающего списка можно выбрать электронной ящик, с которого вы будете отправлять задачу (если у вас настроено больше одного почтового адреса). В поле «Кому» необходимо указать ответственного за работу над заданием (само собой, он также должен пользоваться программой Outlook). Далее по необходимости вы можете использовать любые дополнительные элементы – дата начала и выполнения, состояние, важность, описание.

Убедитесь, что проставлены галочки в чекбоксах «Держать обновленную копию этой задачи в списке задач» и «Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи». Так вы всегда будете в курсе происходящего, если пользователь по ходу работы меняет статус – состояние и процент завершения.

Когда вы назначаете задачи кому-то другому, иконка с человечком автоматически появится рядом с обычным значком задачи.

Использование категорий

По умолчанию категории названы по цвету, которым они помечены. Выбрав категорию нажмите на кнопку «Переименовать» и назовите ее по своему усмотрению. Также для удобства можно выбрать для категории сочетание клавиш, используя выпадающий список. Таким образом в дальнейшем можно будет назначать задачам категории не открывая их, а просто выделяя их в общем списке и нажимая сочетание клавиш, заданное ранее.

Выбрав категорию, жмем Ок. У задачи должна появиться цветная полоса, на которой будет указано имя (или имена) выбранных категорий. Соответствующее обозначение будет отображаться и в списках задач.

Просмотр текущих задач

Как правило, по умолчанию выбран «Простой список», где отображаются все задания с различной важностью, на любую дату, в том числе уже выполненные. Когда же у вас количество задач идет не на один десяток, то сделать удобную выборку бывает крайне полезно.

При этом делая выборку, скажем, по задачам на текущий день, то есть выбрав из списка «Изменить представление» значение «Сегодня», при необходимости вы всё также можете иметь под рукой общий список задач. Для этого наведите курсор на иконку «Задачи» в панели навигации и во всплывающем окне на кнопку в правом верхнем углу – «Закрепить выноску обзора». По ее нажатии у вас добавится панель со списком всех задач, где при необходимости можно быстро создавать новую задачу (аналогичная панель может отображаться в разделах «Почта» и «Календарь», о чем уже говорилось выше).

Большинство из нас используют Microsoft Outlook для отправки электронных писем и календарных встреч / встреч. Однако вы также можете использовать Outlook для создания задач и отслеживания прогресса до их завершения. Также можно назначать или делегировать задачи своим коллегам и членам команды. В этой статье мы объясним, как управлять задачами в Microsoft Outlook.

Как управлять задачами в Microsoft Outlook?

В этой статье мы рассмотрим следующие разделы:

Создание новой задачи
Преобразование электронной почты в задачу
Редактирование задачи
Делегирование или назначение задачи

Как создавать задачи в Microsoft Outlook?

Следуйте инструкциям, чтобы создать новую задачу.

Outlook отобразит значки почты, календаря и задач в нижней части правой боковой панели. Это может отличаться в зависимости от ваших настроек. Если вы не видите опцию «Задачи», нажмите кнопку с тремя точками в нижней части боковой панели навигации и выберите опцию «Задачи».

Открыть задачи в Outlook

Кроме того, вы можете использовать поле поиска в Outlook 2016 и более поздних версиях, чтобы найти для вас представление задач. Когда вы находитесь в представлении «Задачи», на ленте Outlook будут отображаться разные пункты меню.

Создание новых задач в Outlook

Введите тему новой задачи, которую Outlook будет отображать в списке задач.

Определение срока, статуса и приоритета

В отличие от встречи, редактирование задачи не привязано к фиксированному времени и продолжительности. Однако вы можете определить срок выполнения задач. Вы также можете создавать задачи без точного срока выполнения.

Щелкните значок «Календарь» в полях «Дата начала» и «Срок выполнения». Установите даты для вашей задачи в соответствии с вашими потребностями. Вы также можете ввести описания дат, такие как «Сегодня», «Завтра» или «Послезавтра», в поля даты начала и срока выполнения. Outlook автоматически преобразует их в соответствующие даты.
Теперь нажмите на поле «Статус». Здесь вы можете указать, насколько продвинулась работа над задачей.
Вы можете использовать поле «Приоритет», чтобы определить, насколько важна или срочна задача. По умолчанию приоритет задачи в Outlook установлен как «Обычный».

В поле «% завершения» вы можете ввести процент завершения задачи, если это необходимо.
Если хотите, Outlook может напоминать вам о завершении задачи.
В текстовой области вы можете ввести дополнительную информацию о задаче или вставить элементы, относящиеся к задаче.

Связанный: Как повысить производительность при использовании Outlook?

Настройка задачи повторения

Если задействована серия повторяющихся задач, например задача, которую нужно выполнять еженедельно, включите кнопку «Повторение» на ленте. Затем вы можете определить шаблон повторения.

Настройка повторяемости задач в Outlook

Просмотр созданных задач

Теперь, когда вы заполнили сведения о задаче, сохраните и закройте задачу. Вы можете просмотреть новую задачу в списке задач с соответствующей датой выполнения.

Преобразование электронной почты в задачу

Создавать свои собственные новые задачи очень просто. Однако вам может потребоваться время от времени преобразовывать полученное электронное письмо в задачу. Вот как преобразовать полученное письмо в задачу.

Электронная почта перемещена в Задачи

Связанный: Как вставить символы эмодзи в Outlook с помощью сочетаний клавиш?

Редактирование задач

Вы можете редактировать любые свои задачи после создания. Чтобы отредактировать, сначала выберите задачу.

Допустим, вы хотите изменить срок выполнения задачи. Для этого щелкните задачу правой кнопкой мыши и выберите срок выполнения в меню «Последующие действия».
После завершения задачи щелкните либо поле «Завершено» перед задачей, либо флаг в правом столбце.
Вы также можете отметить задачу как выполненную, нажав соответствующую кнопку на ленте.
В Outlook все завершенные задачи будут зачеркнуты. Если вам больше не нужна задача в списке, нажмите кнопку «Удалить из списка», чтобы удалить ее из списка.

Делегирование задач

В Outlook вы также можете делегировать задачи другим людям. Вы можете назначать новые или существующие задачи другим людям. Если вы хотите назначить задачу другому человеку, вам просто нужно выбрать человека из своих контактов или ввести адрес электронной почты получателя.

При создании новой задачи вы можете нажать кнопку «Назначить задачу», чтобы передать ее другому человеку.
Если у вас есть уже созданная задача в вашем списке дел, щелкните задачу правой кнопкой мыши и выберите «Назначить задачу». Или дважды щелкните, чтобы открыть задачу в представлении задач, и вы можете найти кнопку для назначения задачи на ленте.
Используйте поле адреса в этом диалоговом окне, чтобы выбрать человека, который должен выполнить задачу.

Также по умолчанию копия задачи остается в вашем списке дел для информации. Отключите это поле, если делегированная задача больше не будет отображаться в вашем списке дел.
По умолчанию вы получите уведомление, когда назначенная задача будет выполнена. Вы также можете отключить это уведомление.
После проверки деталей отправьте задание назначенному лицу.

Принятие или отклонение делегированных задач

Значок перед задачей говорит вам, что задача была назначена другому человеку. Получатель теперь может принять или отклонить задачу.

Outlook сообщит вам о принятом или отклоненном статусе. Также вы получите информацию о ходе выполнения задачи, как только получатель задачи введет соответствующую информацию.

Просмотр всех назначенных задач

Когда вы находитесь в представлении «Задачи», щелкните опцию представления «Назначено» в элементе списка. Теперь вы можете просматривать только те задачи, которые вы назначили другим людям.

Просмотр делегированных задач в Outlook

Вы можете просмотреть статус делегированных задач в отдельном столбце в представлениях «Подробное» и «Назначено». В режимах просмотра «Активно», «Следующие 7 дней» и «Просрочено» есть отдельные столбцы для статуса и прогресса. Вы также найдете всю необходимую информацию в заголовке окна задачи при открытии задачи.

Программное обеспечение для списка дел может значительно повысить производительность, но всегда есть риск, что оно станет просто другим списком. Используйте Microsoft Planner, чтобы автоматически добавлять задачи в свой календарь, чтобы вы знали, когда наступит срок выполнения.

Планировщик позволяет добавлять задачи из плана в календарь, создавая ссылку на публикацию. Это позволяет любому, у кого есть ссылка, импортировать ее в свой календарь. Это отличная функция для планировщика команды, где каждый сможет увидеть, когда задачи должны быть выполнены.

Однако вам не нужно делиться этой ссылкой с кем-либо (и это невероятно длинная ссылка, которую никто никогда не сможет угадать или найти случайно), поэтому данные вашего Планировщика в полной безопасности.

Создать планировщик Microsoft Link

Чтобы создать ссылку для публикации, перейдите к Веб-сайт Microsoft Planner и войдите, используя данные своей учетной записи O365.

В меню слева выберите план, который вы хотите добавить в свой календарь.

Нажмите на три точки рядом с опцией «Расписание», затем выберите «Добавить план в календарь Outlook».

На открывшейся панели выберите опцию «Опубликовать».

На данный момент у вас есть два разных варианта. Вы можете добавить задачи Планировщика в свой календарь Outlook, нажав «Добавить в Outlook», или скопировать «ссылку iCalendar» и импортировать задачу Планировщика в любое программное обеспечение для календаря, которое вам нравится.

Добавить планировщик в календарь Outlook

Если вы нажмете «Добавить в Outlook», ваш календарь Outlook откроется и отобразит подписку iCalendar для подтверждения.

Измените отображаемое имя календаря и нажмите «Сохранить».

Календарь Планировщика будет отображаться в разделе «Другие календари». Задачи в календаре появятся в срок выполнения задачи.

Outlook может занять некоторое время, чтобы обновить и выбрать задачи из опубликованного календаря, поэтому не беспокойтесь, если они не появятся сразу.

Поделитесь планировщиком с другим календарем

Теперь вы можете поделиться им с кем-то еще или добавить в свой календарь. Если вы не уверены, как добавить ссылку iCalendar в свой календарь, это действительно легко, если вы используете Календарь Google, Apple Calendar или хотите добавить его в другой календарь Outlook.

Хватит делиться календарем

Если вы хотите прекратить совместное использование задач Microsoft Planner, щелкните три точки рядом с параметром «Расписание» в приложении, а затем снова выберите «Добавить план в календарь Outlook».

Выберите опцию «Отменить публикацию».

Это удалит ссылку, которая не позволит любому пользователю, использующему ссылку, получать какие-либо обновления.

Как и вы думаете, что ваша команда или коллеги производят и превосходят, всегда есть возможности для роста. В Outlook 2016 доступно несколько функций, которые могут помочь централизовать общение, отслеживание, планирование и ресурсы вашей команды. Вот как вы можете начать.

Что такое группы в Outlook?

Outlook 2016 использует функцию групп в Office 365. Он предоставляет пользователям общее место, где команды могут работать и сотрудничать. Не путать со списком рассылки, эта группа действительно является средством, чтобы увидеть, как все части способствуют достижению общей цели. У вас есть общий почтовый ящик, календарь и даже библиотека документов. Даже без групп вы можете управлять проектами с помощью задач.

Управление группами и назначенными задачами в Outlook

Как создать групповое задание

Чтобы создать групповую задачу:

Как открыть общие задачи

Чтобы открыть ваши общие задачи:

Как удалить общую папку задач

Чтобы удалить папку:

Выберите Задачи на панели навигации.
Выберите папку с задачами в списке «Мои задачи».
Выберите вкладку Папка на ленте навигации.
Нажмите « Удалить папку» в группе «Действия».
Нажмите Да, чтобы подтвердить.

Как назначить задачу

Чтобы назначить задачу человеку:

Как принять или отклонить задачу

Чтобы принять или отклонить задачу:

Как посмотреть статус

Чтобы отслеживать статус автоматически:

Нажмите на вкладку « Файл » на ленте навигации.
Нажмите Опции .
Нажмите Задачи на левой панели в окне параметров Outlook.
Установите флажок Задать напоминания о задачах с датами выполнения .
Выберите время напоминания.
Установите флажок Обновлять список задач с копиями задач, которые я назначаю другим людям .
Нажмите ОК .

Чтобы вручную просмотреть статус назначенных задач:

Нажмите Задачи на панели навигации.
Перейдите на вкладку « Вид » на ленте навигации.
Нажмите Изменить вид в текущей группе представлений.
Нажмите Назначено .

Начало работы с группами в Outlook

Как создать группу в Outlook 2016

Нажмите на вкладку » Главная» в ленте навигации.
Выберите New Group в разделе Groups.
Введите имя для группы в поле «Выбрать имя».
Введите идентификатор группы в поле идентификатора группы.
Выберите « Общий» или « Частный» в качестве уровня конфиденциальности для группы.
Выберите классификацию для группы.
Установите или снимите флажок, чтобы уведомление о групповом разговоре отображалось во входящих для каждого участника.
Нажмите ОК .
Выберите членов вашей организации, чтобы добавить.
Выберите фотографию для представления группы.
Введите описание группы, чтобы помочь другим понять ее цель.
Нажмите OK, чтобы закончить.

Как удалить группу Outlook

Чтобы удалить группу:

Выберите группу в разделе Группы на левой панели навигации.
Выберите Редактировать группу .
Выберите Удалить группу .
Установите флажок, если я понимаю, что в группе будет навсегда удалено предупреждение.
Нажмите OK, чтобы подтвердить и удалить.

Как добавить члена в группу Outlook

Чтобы добавить участника:

Выберите группу из левой панели навигации.
Выберите Добавить участников .
Введите имя человека, который будет добавлен.
Нажмите ОК .

Добавление внешнего пользователя в группу аналогично добавлению участника. Вы будете предупреждены, что гость будет иметь доступ к содержимому вашей группы. Они получат элементы календаря и групповые разговоры в своих почтовых ящиках, но у них будут ограничения на доступ, включая карточки контактов для членов группы или список членов группы.

Как удалить члена группы Outlook

Чтобы удалить участника группы:

Нажмите на группу в левой панели навигации.
Выберите Редактировать группу .
Нажмите на участника в списке участников.
Нажмите X рядом с их именем, чтобы удалить.

Как начать групповой разговор в Outlook

Чтобы начать разговор:

Как запланировать групповые встречи в Outlook

Для планирования встречи:

Завершение

Перспектива — источник ресурсов и результатов. Как ваша команда использует группы? Какие твои любимые функции? Дайте нам знать об этом в комментариях.

Читайте также: