Как создавать отчеты в excel

Обновлено: 04.07.2024

История о том, как моя мама несколько месяцев ищет работу в Москве. Маме 44, огромный опыт в торговле, ИП пришлось закрыть из-за пандемии. В идеале ищет работу менеджера по закупкам или административную, но увы. Сама я искала работу больше двух лет назад и забыла уже, как это долго и муторно. И все же - ну не было тогда столько откровенно галимых компаний и кидал.

Кто только ей не названивал: от неадекватных рекрутеров, обрывающих ее посреди разговора: "Вы что меня не слышали?? Так, все, до свидания" и фирм-однодневок с обещаниями бешеных деньжищ за неделю до медцентров, которые кидают людей на кредиты.

Кстати, о кредитах. Был один случай, просто вишенка на торте. Наткнулась она на вакансию с обязанностями "составлять отчеты в Excel" удаленно. Что за отчеты, что за компания - особо непонятно, но дополнительная денежка не помешает. После отклика с ней связалась рекрутер и заверила, что там просто анализировать информацию и забивать в программу. Дала ее телефон руководителю, который позже объяснил, что надо писать отчеты и составлять графики для трейдинга. Мама и знать не знала, что это, но так просто он все преподносил, обещал, что и недели обучения будет достаточно.

И вот первый день обучения. Мама пытается вникнуть, очень старается, потому что верит, что работа того стоит. И тут оказывается, что чтобы составлять отчеты, нужно торговать своими деньгами. По крайней мере, именно в этом убеждает ее сэнсей. А денег нужно для начала хотя бы 5000 долларов :(

Такой суммы нет, мама естественно расстроена, она-то вообще не ожидала такого поворота. Вот тебе и отчеты составлять. Говорит прямо, мол, возможности такой нет, извините, давайте прощаться. И тут происходит нечто гениальное: ей предлагают взять кредит, да, прям щас, чего думать, надо быть смелее. Да так все делают. Зато сколько бабосов привалит сразу же (!), гарантия 100%.

Конечно, на этом все и закончилось. Остался неприятный осадок и грусть за тех, кто все же попадается на эту уловку и верит в быстрый и абсолютно безрисковый (ага) заработок. Кстати, после того как этот персонаж понял, что ничего не выгорит, он просто отключился - даже без "до свидания".

Забавно, что он звонил еще раз через неделю: предлагал взять кредит с меньшей ставкой, предложение ограничено! И снова после ее "нет" сразу короткие гудки. Такой вот суровый бизнес.

Очень знакомая штука, сама на такое попадала. Позвонили по телефону, пригласили на непонятную должность "помощник специалиста". На собеседовании пыталась узнать побольше о компании, там спраштвала, почему я не могу вас нагуглить, есть ли у вас сайт, как клиенты вас находят,в чем будут заключаться мои обязанности? HR сразу начала говорить, типа мало времени, приходите завтра, на примере все покажу. В итоге с общих слов, что такое трейдинг и рынок, затянулось внезапное "обучение", на вопрос, на какой оно срок, мне точно не ответили. Несколько дней ездила к ним, при этом былало, что она со мной просто болтала, и все пыталась выяснить, как я живу, с кем, какие у меня отношения с родителями. При каждом удобном случае хвасталась своим телефоном за 100к (как жаль, что человека, у которого мобильнтк падает из рук по десять раз на дню, дорогая аппаратура не впечатляет)). Все пыталась завлечь, самой торговать, дескать деньги найдутся. В итоге рыла в сети, нашла похожие сюжеты, написала, что не буду у них работать. HR даже не ответила.
Автор, плюсик тебе.
Побольше бы таких постов для просвещения.

Зато сколько бабосов привалит сразу же (!), гарантия 100%.

Ну, если такая контора хранит наличку и вынести её до того как всё увезут, то заработать можно.Правда потом скрываться придётся, но это издержки

Бегут от такого опыта наебалова сходу. Разве что продавцом, да.

Маме 44, огромный опыт в торговле, ИП пришлось закрыть из-за пандемии. В идеале ищет работу менеджера по закупкам или административную, но увы.

На менеджера по закупкам желающих ой как много было даже до пандемии, причем молодых и активных и амбициозных. Самая "откатная" должность. Найти работу в офисе при таких данных трудно, а вот продавцом запросто возьмут.

Работа в Германии (часть 3)

Продолжение "текстовой версии" рассказа про работу и жизнь в Германии.

Сегодня расскажу про рабочий контракт в Германии. Само видео -> нажми меня

Если вы уже нашли работу, провели собеседование и вам предложили работать на конкретной фирме, то перед началом работы вам предложат подписать контракт. Без этого никак т.к. контракт описывает всякие нюансы в отношениях между работником и работодателем.

В основном контракты бывают двух типов: бессрочный и на фиксированное время (ну или на проект).

Самый распространенный - это контракт без конкретного срока действия, т.е. пока обе стороны всё устраивает он продолжается.

Так как полностью узнать какой вы работник из одного только собеседования нельзя, есть так называемый испытательный срок.

В нашей области обычно он длится 6 месяцев. Работа в это время ничем не отличается от работы в обычное время. Т.е. вы выполняете ту же работу, что и другие сотрудники, ну конечно в зависимости от ваших знаний. Пока новичок, много от вас сразу ожидать не будут. Понятно что вам нужно сначала понять как там у них всё работает и это занимает определенное время.

Также на испытательном сроке есть один момент - это увольнение. Чтобы вас уволить или вам уволится самому, достаточно сообщить об этом и после этого отработать всего две недели.

После испытательного срока так быстро уволится уже не получится. Этот процесс может занимать до 6 недель. Конечно это зависит от фирмы и вашего стажа работы там.

Это может показаться долго, нo не забывайте что и вас так быстро уволить не могут. Ребята, забудьте американские фильмы где человек приходит на работу, а ему говорят всё, собирай вещи ты уволен. В Германии работник защищен намного лучше чем в Америке. Что бы вас уволить, фирме нужно очень постараться, а вам конкретно так накосячить.

Итак, вы заключаете обычный контракт, где прописана длительность испытательного срока. Как я уже говорил - обычно 6 месяцев. По истечении этого срока, вы не заключаете новый контракт, а просто продолжается ранее заключенный плюс вступают новые правила насчет увольнения.

По зарплате, если вы не договаривались особо о разной зарплате во время испытательного срока и после, все остается как есть. Иногда бывает, что вам предлагают работу при условии зарплаты, во время испытательного срока, на Х% меньше. Но тут уж вам либо соглашаться либо нет - решать вам. Т.е. это далеко не правило, что должно быть меньше.

Отпуск также прописывается в контракте. В Германии по закону вы имеете право на 24 рабочих дня отпуска. Все что идет сверху каждая фирма добавляет сама. В IT сфере часто прописано 30 дней отпуска. Конечно ожидать, что вы сможете взять весь отпуск за один раз, например летом не стоит. Никто вас на такой большой срок не отпустит. В Германии обычно отпуск делят на несколько частей. Например часть весной, часть летом и на Новый год. Еще желательно иметь дни про запас, чтобы можно было устроить себе длинные выходные. Это когда какой-нибудь праздник выпадает на четверг, и беря один день в пятницу у вас получается мини отпуск в 4 дня. В общем знайте, что отпуск это не какая-то неделимая штука. Все очень хорошо делится на много много частей.

Еще один из важных моментов контракта - заработная плата. Обычно указывается за год. И это брутто - т.е. грязными. С них вы уплатите налоги и разные виды страховок. И вот то что останется фирма вам переведет на ваш банковский счет. Часто в контракте прописывается план повышения з.п. на ближайшее время. Ну например, в первый год у вас з.п. 50000 евро, со второго года 54000 евро. Если вы идете работать в крупную фирму возможно ваша з.п. будет взята из тарифной сетки. Т.е. в этой фирме есть таблица, где расписаны зарплаты в зависимости от вашего тарифного класса. Устраиваясь на работу вас определяют к какому классу вы принадлежите. И каждый год ваш класс повышается. И все сотрудники с таким же классом зарабатывают столько же. Т.е. вы можете из этой таблице - это открытая информация, узнать сколько у вас будет з.п. через 5 лет. Обычно такая система у крупных фирм с большим количеством сотрудников. Так проще чем с каждым вести разговоры о повышении з.п. В маленьких фирмах чаще индивидуальный подход. Каждый год происходит разговор где в частности поднимается вопрос о повышении или не повышении з.п.

Контракт подписывается в двух экземплярах, ест-но перед подписанием его стоит внимательно изучить. Если не знаете немецкий попросите кого-то кого вы знаете перевести его. Чем тщательнее вы его изучите тем лучше для вас.

В контракте могут быть прописаны такие вещи как: количество рабочих часов в неделю - обычно 40 либо меньше, есть ли переработки, и если есть как они оплачиваются, есть ли командировки и как часто. Короче народ, еще раз настоятельно рекомендую внимательно прочесть и понять все нюансы.

Ольга Базалева, руководитель аналитического отдела в РБК, создатель онлайн-школы Excellent, автор книги «Мастерство визуализации данных» и автор блога, поделилась с Нетологией советами, как делать более удобные и понятные коллегам отчёты в Excel.

Сегодня не обойтись без умения работать с информацией: аналитикам, финансистам, маркетологам без этого совсем никуда, но даже в гуманитарных специальностях навык обрабатывать информацию всё больше и больше ценится. Взять хотя бы журналистику данных, которая набирает популярность.

Хотите, чтобы руководитель вас заметил и в глазах коллег вы стали классным профессионалом? Научитесь делать качественные отчёты.

ольга базалева

Создатель онлайн-школы визуализации данных Excellent

курс

Excel

Узнать больше

Научитесь работать с любыми отчётами в Excel
Разберётесь, как работать с формулами
Сможете сортировать, анализировать и визуализировать данные

Встаньте на место начальника. Кому вы готовы платить больше? Специалисту, который присылает ему данные в таком виде?

1. Помните о наглядности

Располагайте данные логично: обычно это от большего к меньшему.
Всегда разделяйте разряды в больших числах: 10 000 000, а не 10000000.
Убирайте лишние знаки после запятой.
Убирайте яркую сетку, это визуальный мусор. Делайте линии светлыми, а иногда можно обойтись вовсе без сетки.

Дизайн таблиц должен быть лаконичным и не отвлекать от сути.
Выделяйте шапку и строки/столбцы с итогами.
Выделяйте отрицательные значения красным, а второстепенные значения — серым. В Excel это можно сделать автоматически с помощью условного форматирования.
Визуализируйте данные в таблицах. Можно строить гистограммы непосредственно в ячейках при помощи условного форматирования и создавать миниграфики, которые располагаются в одной ячейке (спарклайны).

2. Используйте диаграммы

Визуально представленная информация в сравнении с обычным текстом и таблицами воспринимается быстрее и запоминается легче. Графики и диаграммы позволяют сразу увидеть тренды, взаимосвязи, всплески и падения.

3. Пишите выводы в сопроводительном письме

Если руководитель получил ответ на свой вопрос сразу из письма, ему даже не надо тратить время на открытие приложенного файла. Поверьте, это дорогого стоит.

Читать также

4. Делайте отчёты удобными

Если ваш отчёт большой и занимает 10−20 листов в Excel, сделайте навигацию по нему. Это можно реализовать одним из следующих способов:

создать лист Summary, показать на нём главные цифры и сделать ссылки «Подробнее» с переходом на листы, содержащие все данные;
сделать оглавление, куда добавить ссылки на каждый лист с аналитикой.

Читать также

5. Автоматизируйте обновление регулярных отчётов

Когда ваши отчёты станут обновляться в считаные минуты, высвободится масса дополнительного времени. Это время можно использовать для своего профессионального развития, а можно взять на себя дополнительную функциональность, что позволит обоснованно попросить повышения.

В Excel есть множество инструментов, которые помогут автоматизировать отчёты:

настройте выгрузку всех необходимых данных на один лист в Excel, назовём этот лист «Source»;
создайте необходимые аналитические таблицы на других листах;
формулами в эти аналитические таблицы подтяните нужные данные с листа Source;
сделайте связку Power Point — Excel. Тогда при изменении диаграмм в Excel, в презентации Power Point они будут обновляться автоматически.

Так вы создадите отчёт один раз и сможете быстро обновлять его в последующем, просто добавляя новые данные на лист Source, а все остальные таблицы и диаграммы тут же обновятся.

Когда ваши отчёты преобразятся, они станут в разы ценнее. Заказчики данных будут быстро получать ответы на свои вопросы, а набор сухих таблиц превратится в удобные и наглядные аналитические отчёты. Специалистов, которые умеют обрабатывать информацию и помогают принимать бизнес-решения ценят гораздо больше, чем тех, кто занимается простым заполнением непонятных таблиц.

Ренат уже не в первый раз выступает гостевым автором на Лайфхакере. Ранее мы публиковали отличный материал от него о том, как составить план тренировок: основные книги и онлайн-ресурсы, а также пошаговый алгоритм создания тренировочного плана.

В этой статье собраны несложные приёмы, позволяющие упростить работу в Excel. Особенно они пригодятся тем, кто занимается управленческой отчётностью, готовит разнообразные аналитические отчёты, основанные на выгрузках из 1С и других отчётах, формирует из них презентации и диаграммы для руководства. Не претендую на абсолютную новизну — в том или ином виде эти приёмы наверняка обсуждались на форумах или упоминались в статьях.

Простые альтернативы ВПР и ГПР, если искомые значения не в первом столбце таблицы: ПРОСМОТР, ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ

Функции ВПР (VLOOKUP) и ГПР (HLOOKUP) работают только в том случае, если искомые значения находятся в первом столбце или строке той таблицы, из которой вы планируете получить данные.

В остальных случаях есть два варианта:

Использовать функцию ПРОСМОТР (LOOKUP).
У неё следующий синтаксис: ПРОСМОТР (искомое_значение; вектор_просмотра; вектор_результата). Но для её корректной работы нужно, чтобы значения диапазона вектор_просмотра были отсортированы по возрастанию:
Использовать сочетание функций ПОИСКПОЗ (MATCH) и ИНДЕКС (INDEX).
Функция ПОИСКПОЗ возвращает порядковый номер элемента в массиве (с её помощью вы можете найти, в какой строке таблицы искомый элемент), а функция ИНДЕКС возвращает элемент массива с заданным номером (который мы и узнаем с помощью функции ПОИСКПОЗ). Синтаксис функций:
• ПОИСКПОЗ (искомое_значение; массив_поиска; тип_сопоставления) — для нашего случая нам нужен тип сопоставления «точное сопоставление», ему соответствует цифра 0.
• ИНДЕКС (массив; номер_строки; [номер_столбца]). В данном случае номер столбца указывать не нужно, так как массив состоит из одной строки.

Как быстро заполнить пустые ячейки в списке

Задача — заполнить ячейки в столбце со значениями сверху (чтобы тематика стояла в каждой строке таблицы, а не только в первой строке блока книг по тематике):

Выделяем столбец «Тематика», нажимаем на ленте в группе «Главная» кнопку «Найти и выделить» → «Выделить группу ячеек» → «Пустые ячейки» и начинаем ввод формулы (то есть ставим знак равно) и ссылаемся на ячейку сверху, просто нажимая стрелку вверх на клавиатуре. После этого нажимаем Ctrl + Enter. После этого можно сохранить полученные данные как значения, так как формулы больше не нужны:

Как найти ошибки в формуле

Вычисление отдельной части формулы

Чтобы разобраться в сложной формуле (в которой в качестве аргументов функции используются другие функции, то есть одни функции вложены в другие) или найти в ней источник ошибок, часто нужно вычислить её часть. Есть два простых способа:

Чтобы вычислить часть формулы прямо в строке формул, выделите эту часть и нажмите F9:

В данном примере была проблема с функцией ПОИСК (SEARCH) — в ней были перепутаны местами аргументы. Важно помнить, что если вы не отмените вычисление части функции и нажмёте Enter, то вычисленная часть так и останется числом.
Нажмите на кнопку «Вычислить формулу» в группе «Формулы» на ленте:

В появившемся окне можно вычислять формулу по шагам и определить, на каком этапе и в какой функции возникает ошибка (если она есть):

Как определить, от чего зависит или на что ссылается формула

Чтобы определить, от каких ячеек зависит формула, в группе «Формулы» на ленте нажмите на кнопку «Влияющие ячейки»:

Появляются стрелки, указывающие, от чего зависит результат вычислений.

Если отображается символ, выделенный на картинке красным цветом, то формула зависит от ячеек, находящихся на других листах или в других книгах:

Щёлкнув на него, мы увидим, где именно находятся влияющие ячейки или диапазоны:

Рядом с кнопкой «Влияющие ячейки» находится кнопка «Зависимые ячейки», работающая аналогично: она отображает стрелки от активной ячейки с формулой к ячейкам, которые зависят от неё.

Кнопка «Убрать стрелки», расположенная в том же блоке, позволяет убрать стрелки к влияющим ячейкам, стрелки к зависимым ячейкам или же оба типа стрелок сразу:

Как найти сумму (количество, среднее) значений ячеек с нескольких листов

Допустим, у вас есть несколько однотипных листов с данными, которые вы хотите сложить, посчитать или обработать как-то иначе:

Для этого в ячейку, в которой вы хотите видеть результат, введите стандартную формулу, например СУММ (SUM), и укажите в аргументе через двоеточие название первого и последнего листов из списка тех листов, что вам нужно обработать:

Вы получите сумму ячеек с адресом B3 с листов «Данные1», «Данные2», «Данные3»:

Такая адресация работает для листов, расположенных последовательно. Синтаксис следующий: =ФУНКЦИЯ (первый_лист:последний_лист!ссылка на диапазон).

Как автоматически строить шаблонные фразы

Используя базовые принципы работы с текстом в Excel и несколько простых функций, можно готовить шаблонные фразы для отчётов. Несколько принципов работы с текстом:

Объединяем текст с помощью знака & (можете заменить его функцией СЦЕПИТЬ (CONCATENATE), но в этом нет особого смысла).
Текст всегда записывается в кавычках, ссылки на ячейки с текстом — всегда без.
Чтобы получить служебный символ «кавычки», используем функцию СИМВОЛ (CHAR) с аргументом 32.

Пример создания шаблонной фразы с помощью формул:

В данном случае, кроме функции СИМВОЛ (CHAR) (для отображения кавычек) используется функция ЕСЛИ (IF), позволяющая изменять текст в зависимости от того, наблюдается ли положительная динамика продаж, и функция ТЕКСТ (TEXT), позволяющая отобразить число в любом формате. Её синтаксис описан ниже:

ТЕКСТ (значение; формат)

Формат указывается в кавычках точно так же, как если бы вы вводили пользовательский формат в окне «Формат ячеек».

Автоматизировать можно и более сложные тексты. В моей практике была автоматизация длинных, но рутинных комментариев к управленческой отчётности в формате «ПОКАЗАТЕЛЬ упал/вырос на XX относительно плана в основном из-за роста/снижения ФАКТОРА1 на XX, роста/снижения ФАКТОРА2 на YY…» с меняющимся списком факторов. Если вы пишете такие комментарии часто и процесс их написания можно алгоритмизировать — стоит один раз озадачиться созданием формулы или макроса, которые избавят вас хотя бы от части работы.

Как сохранить данные в каждой ячейке после объединения

При объединении ячеек сохраняется только одно значение. Excel предупреждает об этом при попытке объединить ячейки:

Чтобы объединить ячейки и при этом сохранить данные в каждой из них (возможно, у вас есть формула, как в этом абстрактном примере; возможно, вы хотите объединить ячейки, но сохранить все данные на будущее или скрыть их намеренно), объедините любые ячейки на листе, выделите их, а затем с помощью команды «Формат по образцу» перенесите форматирование на те ячейки, которые вам и нужно объединить:

Как построить сводную из нескольких источников данных

Если вам нужно построить сводную сразу из нескольких источников данных, придётся добавить на ленту или панель быстрого доступа «Мастер сводных таблиц и диаграмм», в котором есть такая опция.

Сделать это можно следующим образом: «Файл» → «Параметры» → «Панель быстрого доступа» → «Все команды» → «Мастер сводных таблиц и диаграмм» → «Добавить»:

После этого на ленте появится соответствующая иконка, нажатие на которую вызывает того самого мастера:

При щелчке на неё появляется диалоговое окно:

В нём вам необходимо выбрать пункт «В нескольких диапазонах консолидации» и нажать «Далее». В следующем пункте можно выбрать «Создать одно поле страницы» или «Создать поля страницы». Если вы хотите самостоятельно придумать имя для каждого из источников данных — выберите второй пункт:

В следующем окне добавьте все диапазоны, на основании которых будет строиться сводная, и задайте им наименования:

После этого в последнем диалоговом окне укажите, где будет размещаться отчёт сводной таблицы — на существующем или новом листе:

Как рассчитать количество вхождений текста A в текст B («МТС тариф СуперМТС» — два вхождения аббревиатуры МТС)

В данном примере в столбце A есть несколько текстовых строк, и наша задача — выяснить, сколько раз в каждой из них встречается искомый текст, расположенный в ячейке E1:

Для решения этой задачи можно воспользоваться сложной формулой, состоящей из следующих функций:

ДЛСТР (LEN) — вычисляет длину текста, единственный аргумент — текст. Пример: ДЛСТР (“машина”) = 6.
ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE) — заменяет в текстовой строке определённый текст другим. Синтаксис: ПОДСТАВИТЬ (текст; стар_текст; нов_текст). Пример: ПОДСТАВИТЬ (“автомобиль”;“авто”;“”)= “мобиль”.
ПРОПИСН (UPPER) — заменяет все символы в строке на прописные. Единственный аргумент — текст. Пример: ПРОПИСН (“машина”) = “МАШИНА”. Эта функция понадобится нам, чтобы делать поиск без учёта регистра. Ведь ПРОПИСН(“машина”)=ПРОПИСН(“Машина”)

Чтобы найти вхождение определённой текстовой строки в другую, нужно удалить все её вхождения в исходную и сравнить длину полученной строки с исходной:

ДЛСТР(“Тариф МТС Супер МТС”) – ДЛСТР(“Тариф Супер”) = 6

А затем разделить эту разницу на длину той строки, которую мы искали:

6 / ДЛСТР (“МТС”) = 2

Именно два раза строка «МТС» входит в исходную.

Осталось записать этот алгоритм на языке формул (обозначим «текстом» тот текст, в котором мы ищем вхождения, а «искомым» — тот, число вхождений которого нас интересует):

Базовый инструмент для работы с огромным количеством неструктурированных данных, из которых можно быстро сделать выводы и не возиться с фильтрацией и сортировкой вручную. Сводные таблицы можно создать с помощью нескольких действий и быстро настроить в зависимости от того, как именно вы хотите отобразить результаты.

Полезное дополнение. Вы также можете создавать сводные диаграммы на основе сводных таблиц, которые будут автоматически обновляться при их изменении. Это полезно, если вам, например, нужно регулярно создавать отчёты по одним и тем же параметрам.

Как работать

Исходные данные могут быть любыми: данные по продажам, отгрузкам, доставкам и так далее.

Откройте файл с таблицей, данные которой надо проанализировать.
Выделите диапазон данных для анализа.
Перейдите на вкладку «Вставка» → «Таблица» → «Сводная таблица» (для macOS на вкладке «Данные» в группе «Анализ»).
Должно появиться диалоговое окно «Создание сводной таблицы».
Настройте отображение данных, которые есть у вас в таблице.

Перед нами таблица с неструктурированными данными. Мы можем их систематизировать и настроить отображение тех данных, которые есть у нас в таблице. «Сумму заказов» отправляем в «Значения», а «Продавцов», «Дату продажи» — в «Строки». По данным разных продавцов за разные годы тут же посчитались суммы. При необходимости можно развернуть каждый год, квартал или месяц — получим более детальную информацию за конкретный период.

Набор опций будет зависеть от количества столбцов. Например, у нас пять столбцов. Их нужно просто правильно расположить и выбрать, что мы хотим показать. Скажем, сумму.

Можно её детализировать, например, по странам. Переносим «Страны».

Можно посмотреть результаты по продавцам. Меняем «Страну» на «Продавцов». По продавцам результаты будут такие.

2. 3D-карты

Этот способ визуализации данных с географической привязкой позволяет анализировать данные, находить закономерности, имеющие региональное происхождение.

Полезное дополнение. Координаты нигде прописывать не нужно — достаточно лишь корректно указать географическое название в таблице.

Как работать

Откройте файл с таблицей, данные которой нужно визуализировать. Например, с информацией по разным городам и странам.
Подготовьте данные для отображения на карте: «Главная» → «Форматировать как таблицу».
Выделите диапазон данных для анализа.
На вкладке «Вставка» есть кнопка 3D-карта.

Точки на карте — это наши города. Но просто города нам не очень интересны — интересно увидеть информацию, привязанную к этим городам. Например, суммы, которые можно отобразить через высоту столбика. При наведении курсора на столбик показывается сумма.

Также достаточно информативной является круговая диаграмма по годам. Размер круга задаётся суммой.

3. Лист прогнозов

Зачастую в бизнес-процессах наблюдаются сезонные закономерности, которые необходимо учитывать при планировании. Лист прогноза — наиболее точный инструмент для прогнозирования в Excel, чем все функции, которые были до этого и есть сейчас. Его можно использовать для планирования деятельности коммерческих, финансовых, маркетинговых и других служб.

Полезное дополнение. Для расчёта прогноза потребуются данные за более ранние периоды. Точность прогнозирования зависит от количества данных по периодам — лучше не меньше, чем за год. Вам требуются одинаковые интервалы между точками данных (например, месяц или равное количество дней).

Как работать

Откройте таблицу с данными за период и соответствующими ему показателями, например, от года.
Выделите два ряда данных.
На вкладке «Данные» в группе нажмите кнопку «Лист прогноза».
В окне «Создание листа прогноза» выберите график или гистограмму для визуального представления прогноза.
Выберите дату окончания прогноза.

В примере ниже у нас есть данные за 2011, 2012 и 2013 годы. Важно указывать не числа, а именно временные периоды (то есть не 5 марта 2013 года, а март 2013-го).

Для прогноза на 2014 год вам потребуются два ряда данных: даты и соответствующие им значения показателей. Выделяем оба ряда данных.

На вкладке «Данные» в группе «Прогноз» нажимаем на «Лист прогноза». В появившемся окне «Создание листа прогноза» выбираем формат представления прогноза — график или гистограмму. В поле «Завершение прогноза» выбираем дату окончания, а затем нажимаем кнопку «Создать». Оранжевая линия — это и есть прогноз.

4. Быстрый анализ

Эта функциональность, пожалуй, первый шаг к тому, что можно назвать бизнес-анализом. Приятно, что эта функциональность реализована наиболее дружественным по отношению к пользователю способом: желаемый результат достигается буквально в несколько кликов. Ничего не нужно считать, не надо записывать никаких формул. Достаточно выделить нужный диапазон и выбрать, какой результат вы хотите получить.

Полезное дополнение. Мгновенно можно создавать различные типы диаграмм или спарклайны (микрографики прямо в ячейке).

Как работать

Откройте таблицу с данными для анализа.
Выделите нужный для анализа диапазон.
При выделении диапазона внизу всегда появляется кнопка «Быстрый анализ». Она сразу предлагает совершить с данными несколько возможных действий. Например, найти итоги. Мы можем узнать суммы, они проставляются внизу.

В быстром анализе также есть несколько вариантов форматирования. Посмотреть, какие значения больше, а какие меньше, можно в самих ячейках гистограммы.

Также можно проставить в ячейках разноцветные значки: зелёные — наибольшие значения, красные — наименьшие.

Надеемся, что эти приёмы помогут ускорить работу с анализом данных в Microsoft Excel и быстрее покорить вершины этого сложного, но такого полезного с точки зрения работы с цифрами приложения.

Читайте также: