Как в 1с изменить период для расчета отпускных

Обновлено: 05.07.2024

Для регистрации в 1С ЗУП 3.1 периода нахождения сотрудника в оплачиваемом ежегодном отпуске может использоваться либо только документ Отпуск , либо документ Отпуск сотрудников , на основании которого вводятся документы Отпуск . Второй вариант используется, если отпуск оформляется сразу группе сотрудников.

Однако стоит учитывать, что расчет самого отпуска происходит именно в документе Отпуск , и он должен быть обязательно введен по всем сотрудникам, которые перечислены в документе Отпуск сотрудников .

Рассмотрим более подробно использование документа Отпуск сотрудников и выполнение расчета в документе Отпуск .

Использование документа «Отпуск сотрудников»

Документ Отпуск сотрудников в 1С 8.3 ЗУП используется для оформления отпуска сразу для группы сотрудников. Он позволяет ввести перечень сотрудников, период их отпусков, выполнить печать приказа по форме Т-6а, но фактическая регистрация и расчет отпуска здесь не выполняется. По сути это необязательный документ и необходим только если требуется печать приказа по форме Т-6а.

Для выполнения фактической регистрации и расчета отпуска в 1С требуется ввести документы Отпуск по каждому из сотрудников, которые присутствуют в документе Отпуск сотрудников . Это можно сделать по ссылке Оформить отпуск напротив каждого сотрудника, либо по ссылке Оформить отпуска сразу по всем сотрудникам:

Документ «Отпуск»

Период ежегодного оплачиваемого отпуска в программе 1С ЗУП 3.1 регистрируется с помощью документа Отпуск ( Кадры – Все отсутствия сотрудников ):

Ввод данных в документе «Отпуск»

Месяц и дата документа

В документе Отпуск , следует корректно заполнить реквизиты Месяц и Дата . Дата – это дата регистрации отпуска в программе, а Месяц – месяц начисления, в котором сотруднику будет начислен отпуск.

При этом стоит учитывать, если происходит начисление переходящего отпуска, то в 1С 8.3 ЗУП вводится один документ на весь период отпуска, а не отдельные документы на каждый из месяцев.

Сотруднику Геранькину Г.Г. предоставляется отпуск в период с 25.02 по 11.03. Расчет отпуска выполняется за три дня до начала отпуска – 21.02. В качестве Даты документа указывается дата регистрации отпуска, т.е. 21.02. В этом случае отпуск будет начислен сотруднику в февральскую зарплату, поэтому в реквизите Месяц следует указать месяц Февраль.

Период отпуска

Если документом Отпуск предоставляется отпуск, а не просто выплачивается компенсация, то на вкладке Основной отпуск устанавливается флажок около надписи Отпуск и указывается период отпуска. Также необходимо учитывать, что для отпусков, предоставляемых в календарных днях, из периода исключаются праздничные дни. В программе это происходит автоматически, однако для этого должен быть корректно заполнен производственный календарь со всеми праздничными днями.

Сотруднику Геранькину Г.Г. предоставляется отпуск в период с 25.02 по 11.03. В этом периоде 15 календарных дней, однако после ввода периода в документе Отпуск отражается 14 календарных дней, поскольку он приходится на 1 праздничный день (08.03) и он выпадает из количества оплаченных календарных дней отпуска.

Компенсация отпуска

Флажок Компенсация отпуска устанавливается, если сотруднику выполняется полная или частичная денежная компенсация накопленного права на отпуск вместо предоставления этих дней в виде фактического отпуска. В этом случае также необходимо указать количество дней, которое компенсируется.

Освободить ставку на период отсутствия

Флажок Освободить ставку на период отсутствия устанавливается, если требуется освободить ставку, занимаемую этим сотрудником на период отпуска.

Расчет зарплаты в документе «Отпуск»

Если вместе с отпуском требуется выплатить сотруднику зарплату за отработанные до отпуска дни, то необходимо установить флажок Рассчитать зарплаты за… В этом случае на вкладке Начислено (подробно) произойдет не только расчет отпуска, но и плановых начислений сотрудника за месяц, в котором происходит начисление отпуска.

Сотруднику Геранькину Г.Г. предоставляется отпуск в феврале за период с 25.02 по 11.03. Вместе с отпуском необходимо рассчитать и выплатить зарплату сотрудника за февраль. Для этого устанавливается флажок Рассчитать зарплату за Февраль и на вкладке Начислено (подробно) происходит расчет оклада сотрудника за период до начала отпуска.

Период работы, за который предоставляется отпуск

Рабочий год (или годы), за который предоставляется отпуск сотруднику, заполняется программой автоматически на основании данных о накопившемся остатке отпуска по сотруднику на дату начала отпуска. Эти сведения в 1С ЗУП 3.1 учитываются в разрезе рабочих лет сотрудника, поэтому для корректного заполнения рабочего года (или рабочих лет) важно, чтобы в информационной базе были достоверные сведения об остатке отпусков сотрудника в разрезе рабочих лет.

Как рассчитать отпускные в 1С 8.3 ЗУП рассмотрим на примере.

Сотруднику Геранькину Г.Г. предоставляется отпуск в феврале за период с 25.02.19 по 11.03.19. К дате начала отпуска сотрудник не израсходовал отпуск за рабочий год 14.01.18 – 13.01.19 (остаток за этот период 28 дней), также к 25.02.19 накопилось 2,33 дня за рабочий год 14.01.19 – 13.01.20. Это можно увидеть по ссылке Как сотрудник использовал отпуск? непосредственно из документа Отпуск .

Поскольку сотрудник в этом отпуске использует 14 дней и все эти 14 дней могут быть списаны из рабочего года 14.01.18 – 13.01.19, заполняется именно этот период в рассматриваемом реквизите.

Расчет среднего заработка в документе «Отпуск»

Рассмотрим на примере расчет среднего заработка в 1С 8.3 ЗУП.

29,3 (учтено дней за каждый месяц) * 12 (месяцев) = 351,6 дня

575 000 руб. (сумма дохода для расчета отпуска) / 351,6 дней = 1 635,38 руб.

Начисление отпуска

Начисление отпуска в документе выполняется автоматически на основании введенных сведений о периоде отпуска и на основании рассчитанного среднего заработка. Детали расчета можно посмотреть на вкладке Начислено (подробно) . При этом в случае переходящего отпуска в 1С 8.3 ЗУП в документе Отпуск на этой вкладке происходит разбиение расчета по каждому из месяцев, на которые приходится отпуск.

За февраль: 1 635,38 * 4 = 6 541,52 руб.
За март: 1 635,38 * 10 = 16 353,80 руб.

Расчет НДФЛ в документе «Отпуск»

В документе Отпуск выполняется исчисление НДФЛ. НДФЛ исчисляется со всех начислений, рассчитанных в документе (вместе с отпуском может начисляться и зарплата). Исчисленный НДФЛ выводится на вкладке Основное и по кнопке с «зеленым карандашом» можно посмотреть расшифровку исчисленного НДФЛ:

Исчисленный НДФЛ с отпускных при этом учитывается на дату получения дохода, которая равна дате, указанной в реквизите Дата выплаты . Однако даже если реальная выплата произойдет в другой день, то непосредственно в документе Ведомость… дата получения дохода будет уточнена в соответствии с реальной датой выплаты. Рассмотрим на примере.

Отпуск сотруднику Геранькину в 1С 8.3 ЗУП регистрировался 20.02 и предполагалось, что выплата произойдет на следующий день – 21.02. В документе Отпуск установлена Дата выплаты 21.02. На эту дату зарегистрировался исчисленный НДФЛ:

Однако выплату произвели в тот же день – 20.02. Введен документ Ведомость… датой 20.02 и на эту дату была уточнена дата получения дохода у НДФЛ с отпускных:

Выплата отпуска

Если в 1С 8.3 ЗУП выплачивается отпуск только по одному сотруднику, то ведомость проще всего зарегистрировать непосредственно из документа Отпуск , используя команду Выплатить (эта команда доступна только если установлен вариант выплаты В межрасчетный период ). Откроется окно, в котором необходимо указать дату выплаты и выполнить проведение.

В результате будет создана Ведомость… на выплату сумм, рассчитанных в документе Отпуск по этому сотруднику.

Также ведомость можно создать вручную непосредственно из журнала документов Ведомости… Это может потребоваться, если в одной ведомости выплачивается расчет за отпуск сразу по двум и более сотрудникам. В этом случае в Ведомости… необходимо указать вариант выплаты Отпуска и выбрать перечень документов, по которым будет выполняться выплата:

Отличие варианта выплаты «Отпуска» от «Отпуска (под расчет)»

В документе Ведомость… присутствует возможность выбрать два похожих варианта выплаты Отпуска и Отпуска (под расчет) . При выборе первого варианта в ведомость заполняется полностью вся сумма, которая начислена в выбранных для заполнения отпусках.

Вариант выплаты Отпуска (под расчет) используется, если вместе с отпуском выплачивается зарплата и к этому моменту уже был выплачен аванс, который требуется учесть. Выбирается данный вариант выплаты и в ведомость заполняется сумма, рассчитанная в выбранных документах за вычетом аванса. Рассмотрим на примере.

Сотруднику Кирсанову был выплачен аванс за февраль 20.02 в размере 5 000 руб.:

Далее начислен отпуск за период с 04.03 по 18.03. Выплата отпуска должна быть произведена за три дня до начала, т.е. в данном случае 28.02. Поэтому отпуск относится к месяцу начисления Февраль. Также в этом документе устанавливается флажок для расчета февральской зарплаты, которая должна войти в расчетный период отпуска (поскольку отпуск начинается 04.03).

При выплате отпуска также выплачивается зарплата и за февраль. При заполнении такой ведомости необходимо учесть ранее выплаченный аванс, поэтому в документе Ведомость… указывается вариант выплаты Отпуска (под расчет) :

Влияние даты документа «Отпуск» на заполнение ведомости

Также очень важно, чтобы дата документа Ведомость… (реальная дата выплаты) оказалась не меньше, чем дата, указанная в документе Отпуск , иначе в документе Ведомость… не произойдет автоматической загрузки НДФЛ к удержанию, который исчислен в документе Отпуск . Рассмотрим на примере.

См. также:

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Карточка публикации

(9 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

Все комментарии (2)

Здравствуйте! При начислении отпуска, который приходится на начало месяца (1/2 число месяца), какой выбрать месяц начисления, учитывая, что выплата производиться в соответствии со ст.136 ТК РФ. Месяц начисления, или месяц на который приходится отпуск?

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

Вы можете оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица Оформить заявку

Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Для возможности формирования различных видов отпусков в программе необходимо корректно выставить настройки (Настройка – Расчет зарплаты –Настройка состава начислений и удержаний – Отпуска).

Создать документ Отпуск можно как из раздела Кадры, так и из раздела Зарплата.

1. Закладка Основной отпуск:

- галочка Отпуск устанавливается по умолчанию

- в полях с. по. необходимо указать сведения о начале и окончании периода ежегодного основного отпуска. По дате с. определяется Месяц начисления. Число дней отпуска подсчитывается автоматически в соответствии с производственным календарем и отображается в поле дн. Согласно законодательству для ежегодных отпусков из числа дней отпуска исключаются праздничные дни (для отпусков в календарных днях). Вместо ввода даты окончания отпуска имеется возможность указать количество дней отпуска в поле дн., тогда дата окончания будет определена автоматически

- флаг Компенсация отпуска устанавливается, если необходимо начислить компенсацию отпуска в предусмотренных законодательством случаях взамен предоставления отпуска в период действия трудового договора, необходимо указать количество дней компенсации отпуска

- флаг Освободить ставку на период отсутствия устанавливается, если необходимо освободить занимаемую сотрудником штатную единицу на период его отсутствия

- если по просьбе сотрудника необходимо вместе с отпускными рассчитать и выплатить зарплату за отработанные до отпуска дни, то необходимо установить галочку Рассчитать зарплату за. Если отпуск начинается в месяце, следующем за месяцем начисления, то зарплата будет начислена только за месяц начисления

- в полях Предоставляется за период работы с. по. автоматически определяется рабочий год (годы), за который(е) предоставляется основной отпуск (в программе ведется учет остатков отпусков). По ссылке Как сотрудник использовал отпуск? можно сформировать справку по отпускам для контроля их остатков

- в поле Основание можно ввести в виде текстовой строки основание для предоставления отпуска (например, график отпусков, заявление сотрудника). Основание используется в печатной форме приказа о предоставлении отпуска (Т-6). Чтобы основание запомнилось и было доступно в последующем, его следует добавить в список оснований отпуска, открывающийся по кнопке выбора в поле. Текст, введенный непосредственно в это поле, для последующего выбора автоматически не сохраняется.

Далее в нижней части закладки Основной отпуск расчет документа производится автоматически: Начислено, Удержано, Средний заработок. По умолчанию расчетным периодом являются 12 календарных месяцев, предшествующих дате начала события. Данные для расчета среднего заработка могут быть просмотрены/отредактированы по кнопке Изменить данные для расчета среднего заработка – (карандаш).

При нажатии на кнопку открывается специальная форма Ввод данных для расчета среднего заработка. Если согласно коллективному договору предусмотрен расчетный период другой длительности, то его можно задать вручную непосредственно при расчете в форме.

В поле Выплата необходимо указать, когда планируется выплатить отпускные - С зарплатой, С авансом или В межрасчетный период. По умолчанию считается, что расчет будет выплачен В межрасчетный период.

Поле Дата выплаты автоматически заполняется датой, на 3 календарных дня меньшей даты начала отпуска. На эту дату в учете будет автоматически исчислен НДФЛ с данного дохода. Если доход предполагается выплатить в другой день, то дата должна быть изменена в соответствии с реальной предполагаемой датой выплаты этого дохода.

В поле Корректировка выплаты в целях повышения прозрачности работы программы отражается сумма, корректирующая выплачиваемую сумму в случае избыточно удержанного НДФЛ.

2. Закладка Дополнительные отпуска, отгулы

Заполняется, если одновременно с основным отпуском сотруднику предоставляется дополнительный отпуск (или несколько дополнительных отпусков). Список всех видов отпусков, регистрируемых в программе, описывается в справочнике Виды отпусков (раздел Настройка – Виды отпусков), в этот справочник должны быть внесены все виды дополнительных отпусков, предоставляемых сотрудникам.

Также на этой закладке (под табличной частью) можно зарегистрировать дни отгулов, если сотрудник пожелал присоединить их к отпуску. Эта возможность становится доступной, если в настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Учет отсутствий) был установлен флаг Отгулы.

При предоставлении отгула вместе с отпуском количество предоставляемых дней отгула по умолчанию заполняется всеми накопленными сотрудником отгулами. При этом перевод накопленных часов отгула в дни производится по принципу "день за 8 часов". При необходимости количество как предоставляемых, так и списываемых дней и часов можно изменить вручную. Кроме того зарегистрировать фактическое предоставление отгула можно и отдельным документом Отгул (раздел Зарплата - Отгулы - Создать). Для регистрации отгула предусмотрено отдельное одноименное начисление, в табеле учета рабочего времени отгул обозначается как Дополнительные выходные дни (неоплачиваемые), код НВ.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! если требуется оформить только учебный оплачиваемый отпуск, то необходимо создать документ Отпуск – на закладке Основной отпуск снять галочку, на закладке Дополнительные отпуска, отгулы поставить галочку и выбрать вид отпуска - Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый).

Программа автоматически рассчитает начисленную сумму, ознакомиться с результатом подробнее можно, нажав кнопку Показать подробности расчета на закладке Начислено (подробно) .

3. Закладка Дополнительно

В поле Счет, субконто при необходимости можно уточнить способ отражения начисления в бухгалтерском учете.

После завершения оформления документа необходимо нажать на кнопку Провести.

По кнопке Печать доступны различные формы. Для целей анализа результатов начисления можно сформировать печатную форму по расчету среднедневного заработка (Печать – Расчет среднего заработка).

Для формирования выплаты отпускных можно нажать кнопку Выплатить, после чего сформируется Ведомость на выплату.

Создать Ведомость на выплату можно и позже через журнал Все ведомости на выплату зарплаты – указать вид выплаты Отпуска.

Отпуск без сохранения оплаты

Для регистрации Отпуска без сохранения заработной платы необходимо в настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний) на закладке Отпуска установить галочку Отпуска без оплаты.

Создать документ Отпуск без сохранения оплаты можно как из раздела Кадры, так и из раздела Зарплата.

В результате создания в поле Вид отпуска будут доступны следующие виды отпусков без оплаты:

- Дополнительный учебный отпуск без оплаты – неоплачиваемый отпуск в связи с обучением, предусмотренный гл. 26 ТК РФ, вид начисления Дополнительный учебный отпуск без оплаты, в табеле учета рабочего времени обозначается буквенным кодом УД

- Отпуск без оплаты в соотв. с частью 1 статьи 128 ТК РФ – отпуск неоплачиваемый с разрешения работодателя (по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам), вид начисления Отпуск за свой счет, в табеле учета рабочего времени обозначается буквенным кодом ДО

- Отпуск без оплаты в соотв. с частью 2 статьи 128 ТК РФ – отпуск неоплачиваемый в соответствии с законом (работающим пенсионерам, инвалидам, в случаях рождения ребенка, регистрации брака и т.п.), вид начисления Отпуск без оплаты согласно ТК, в табеле учета рабочего времени обозначается буквенным кодом ОЗ7.

Галочку Освободить ставку на период отсутствия необходимо установить, если требуется, чтобы на время отпуска сотрудника занимаемая им ставка была свободна (например, сотрудник уходит в длительный отпуск, и на время его отпуска планируется принять на его ставку другого сотрудника).

В поле Основание необходимо ввести в виде текстовой строки основание для предоставления отпуска для отражения в печатной форме приказа о предоставлении отпуска (Т-6). Для того чтобы основание запомнилось и было доступно в последующем, его следует добавить в список оснований отпуска, открывающийся по кнопке выбора в поле. Текст, введенный непосредственно в это поле, для последующего выбора автоматически не сохраняется.

После завершения оформления документа необходимо нажать на кнопку Провести.

Для формирования печатной формы Приказ о предоставлении отпуска (Т-6) необходимо нажать на кнопку Печать.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! если требуется оформить Дополнительный учебный отпуск без оплаты, то действия аналогичны

Порядок расчета и выплаты отпускных, исчисления и уплаты НДФЛ и страховых взносов, учета расходов на оплату отпуска отличается от порядка, установленного для заработной платы. На расчет отпускных влияет, например, болезнь сотрудника, отмена отпуска в связи с производственной необходимостью, индексация заработка или выплаченная работнику премия. Эксперты 1С рассматривают особенности бухгалтерского и налогового учета отпускных и отражения в отчете 6-НДФЛ и в расчете по страховым взносам на примере программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.

Отпуск: бухгалтерский и налоговый учет

На время ежегодного отпуска за сотрудником сохраняется рабочее место и средний заработок в соответствии со статьей 114 ТК РФ. Правила расчета среднего заработка закреплены в статье 139 ТК РФ, а отдельные особенности исчисления утверждены постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Вид оплаты - сохраняемый средний заработок на период отпуска или, иначе говоря, оплата отпуска, отпускные - имеет много особенностей:

Оплата отпуска отличается от заработной платы тем, что фактически в это время работник свободен от исполнения трудовых обязанностей. Соответственно, дата фактического получения дохода в виде оплаты отпуска определяется по НК РФ не последним днем месяца (как для оплаты труда), а как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (пп. 1 п.1 ст. 223 НК РФ).
Определение срока перечисления НДФЛ с суммы отпускных отличается от общего правила перечисления налога - не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). По доходам в виде оплаты отпуска обязанность по перечислению удержанного налога должна быть исполнена не позднее последнего числа месяца, в котором производились выплаты.
При исчислении страховых взносов сумма отпускных включается в облагаемую базу в том месяце, в котором отпускные начисляются вне зависимости от периода отпуска и даты выплаты (п. 1 ст. 421 НК РФ).
Выплата сумм отпускных производится до фактического наступления отпуска. Отпускные нужно выплачивать не позднее 3 дней до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Нарушение этого требования влечет административную ответственность (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Расходы на оплату отпуска относятся непосредственно к периоду отпуска. В бухгалтерском учете в соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н) расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени их начисления и фактической выплаты.
Аналогично и в налоговом учете согласно пункту 1 статьи 272 НК РФ расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств.

Среди прочих особенностей отпускных следует учитывать, что их начисление может производиться до расчета зарплаты, за месяц, когда еще неизвестен полный доход сотрудника, входящий в расчетную базу среднего заработка. Не ясно, будет ли месяц отработан сотрудником полностью и сохранится ли у него право на налоговые вычеты по окончании месяца.

Вдобавок отпуск, будучи уже оплаченным, может не состояться (например, в связи с производственной необходимостью). На сроки уже наступившего отпуска может повлиять болезнь, а индексация заработка или начисленные премии приводят к перерасчету суммы отпускных.

Эти отличия обуславливают особенности отражения оплаты отпуска в отчетности.

Отпускные в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

Рассмотрим на примерах некоторые особенности отражения сумм начисленных отпускных, НДФЛ и страховых взносов в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.

Пример 1

У сотрудника период отпуска с 01.04.2019 по 28.04.2019. Отпускные начислены и выплачены 26.03.2019.

В документе Отпуск начислена оплата отпускных по среднему в размере 9 556,40 руб. и НДФЛ 1 242 руб. При этом сумма начислений за март еще не учтена, и известно, что отпуск в дальнейшем подлежит перерасчету. При выплате отпускных 26.03.2019 НДФЛ удержан, срок его перечисления - 31.03.2019. Календарная особенность I квартала 2019 года состоит в том, что 31 марта приходится на воскресенье, следовательно, днем окончания срока перечисления налога считается ближайший следующий за ним рабочий день - 01.04.2019 (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Это означает, что в Раздел 2 отчета 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@) за I квартал 2019 года сумма начисленных отпускных и НДФЛ не попадут, а отразятся в отчете за полугодие 2019 года. В базу расчета страховых взносов отпускные включатся при расчете зарплаты за март 2019 года в документе Начисление зарплаты и взносов.

Отпускные и начисленные страховые взносы отражаются в отчете Расчет по страховым взносам (утв. приказом ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@) за I квартал 2019 года.

Для соблюдения законодательных норм отражения отпускных в бухгалтерском и налоговом учете необходимо в марте учесть отпускные и взносы с них, исчисленные в составе расходов будущих периодов. Для этого в документе Отпуск, на закладке Дополнительно для отпускных предусмотрена возможность указания способа отражения в поле Счет, субконто (рис. 1).

Рис. 1. Способ отражения в учете оплаты отпуска

Указанный в документе способ отражения отпускных отображается в документе Отражение зарплаты в бухучете за март 2019 года (рис. 2).

Рис. 2. Отражение отпускных в бухучете

При этом Период принятия расходов для сумм Ежегодного отпуска и страховых взносов, начисленных на него, устанавливается 01.04.2019. Вид начисления для налогового учета (п. 7 ст. 255 НК РФ) устанавливается в соответствии с указанным в настройке вида начисления Отпуск основной на закладке Налоги, взносы, бухучет.

В результате синхронизации с программой «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 суммы отпускных и исчисленных взносов будут отражены соответствующими проводками в дебет счета 97.01 «Расходы на оплату труда будущих периодов».

Пример 2

В продолжение Примера 1 отпуск сотрудника с 01.04.2019 по 28.04.2019 был отменен 01.04.2019 в связи с производственной необходимостью. Соответственно, нет оснований для начисления и выплаты 26.03.2019 отпускных.

Так как выплата отпускных уже произведена, то редактировать и отменять проведение документа Отпуск нельзя. Для отмены отпуска предназначена команда Сторнировать в документе, начислившем отпуск (рис. 3).

Рис. 3. Отмена начисленного отпуска

В результате проведения документа Сторно в Регистре налогового учета по НДФЛ код дохода устанавливается «2012», и начисленная в марте сумма 9 556,40 руб. по этому коду отражается в апреле со знаком «минус» (рис. 4).

Рис. 4. Регистр налогового учета по НДФЛ

Однако совершенный факт выплаты отпускных уже нельзя отменить. А значит, блок, отражающий 26.03.2019 эту выплату в сумме 9 558,40 руб., удержание налога в сумме 1 242 руб. и срок его перечисления 01.04.2019 останутся неизменными в Разделе 2 отчета 6-НДФЛ за полугодие 2019 года.

Пример 3

В продолжение Примера 1 сотруднику в марте 2019 года была выплачена премия, которая увеличила размер среднего заработка. Начисленные и выплаченные 26.03.2019 отпускные после расчета заработной платы за март следует пересчитать.

В отчете 6-НДФЛ за полугодие 2019 года начисленные и доначисленные отпускные будут представлены в Разделе 2 двумя блоками по строкам (см. таблицы 1, 2):

В определенных законодательством РФ случаях сотруднику должна производиться оплата в виде среднего заработка, а не оплата труда. Порядок расчета средней заработной платы для больничных и, например, командировок и отпусков, различается. Эксперты 1С уточняют, что нужно знать об исчислении среднего заработка в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 для случаев, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, а также приводят примеры настройки базы расчета среднего заработка в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 и влияния отклонений от рабочего графика сотрудника на расчет.

В каких случаях рассчитывается средний заработок

Термин «средний заработок» используется в нормативных документах для описания правил расчета в разных случаях. Из расчета среднего заработка оплачиваются дни болезни, отпусков, командировок и другие. При этом рассчитывается средний заработок по-разному. Так, Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ и Постановление Правительства РФ от 15.06.2007 № 375 определяют порядок расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребенком до достижения им 1,5 лет.

Общие правила расчета среднего заработка для случаев, когда сотрудник не находился на рабочем месте, но за ним по Трудовому кодексу сохранялся такой заработок, установлены в статье 139 ТК РФ.

Порядок расчета определен в Постановлении Правительства РФ от 27.12.2007 № 922 (далее - Постановление № 922).

В этой статье рассматривается расчет среднего заработка в соответствии со статьей 139 ТК РФ и Постановлением № 922.

Указанное постановление определяет различный порядок расчета среднего заработка для двух случаев:

1. Отпуск и компенсация за неиспользованный отпуск.

2. Другие случаи, предусмотренные ТК РФ (кроме случаев определения среднего заработка работников, которым установлен суммированный учет рабочего времени).

Случаи, поименованные в Трудовом кодексе РФ, когда сохраняется средний заработок:

командировка (ст. 167 ТК РФ);
прохождение медосмотра (ст. 185 ТК РФ);
перевод сотрудника на другую работу (ст. 72.2 и 182 ТК РФ);
сдача крови и ее компонентов (ст. 186 ТК РФ);
участие работника в коллективных переговорах (ст. 39 ТК РФ);
невыполнение норм труда, неисполнение трудовых (должностных) обязанностей по вине работодателя (ст. 155 ТК РФ);
и т. д.

Трудовым кодексом РФ установлен не закрытый перечень случаев сохранения среднего заработка.

Формулы расчета среднего заработка различны для первого и второго случаев, но в каждой из них нужно знать расчетный период, количество дней, отработанных в расчетном периоде, и фактический заработок сотрудника, полученный в расчетном периоде.

1С:ИТС

В «Справочнике кадровика» в разделе «Кадровый учет и расчеты с персоналом впрограммах 1С» см. подробнее о порядке расчета среднего заработка (кроме расчета отпуска и компенсации за отпуск); о расчете среднего заработка в целях исчисления отпускных и компенсации за отпуск.

Расчетный период

В общем случае расчетный период состоит из 12 месяцев, предшествующих месяцу сохранения среднего заработка (п. 4 Постановления № 922).

В соответствии со статьей 139 ТК РФ работодатель может установить иной расчетный период, если это не ухудшает положение работников.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 в документах, регистрирующих дни оплаты по среднему заработку (к примеру, Отпуск, Командировка), есть иконка в виде карандаша - Изменить данные расчета среднего заработка (рис. 1).

Рис. 1. Изменение расчетного периода

При нажатии на нее открывается окно Ввод данных для расчета среднего заработка. Переключатель Расчетный период среднего заработка предоставляет возможность выбора периода: Стандартный, определяется автоматически и Задается вручную.

Если локальные нормативные документы предусматривают отличный от 12 месяцев расчетный период, то при работе с такими документами в программе пользователю следует самостоятельно контролировать, чтобы Средний заработок, исчисленный по установленному вручную расчетному периоду, был не меньше, чем по стандартному. Контроль удобно произвести в форме Ввода данных для расчета среднего заработка, переставляя переключатель.

В расчетный период включается время фактической работы. Если, к примеру, с сотрудником трудовой договор был заключен менее чем за 12 месяцев до расчета среднего заработка, то в стандартном расчетном периоде (12 предыдущих месяцев) время до приема на работу будет исключаемым.

То есть расчетный период не меняется, но в нем выделяется неотработанное время. Перечень исключаемых периодов определен в пункте 5 Постановления № 922.

Так, из расчетного периода исключается время, когда работник:

получал средний заработок (за исключением перерывов для кормления ребенка);
находился в отпуске по беременности и родам, на больничном;
не работал в связи с простоем по вине работодателя или по независящим от сторон обстоятельствам;
не мог работать из-за забастовки, в которой сам не участвовал;
использовал дополнительные оплачиваемые дни ухода за ребенком-инвалидом;
в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработка или без такового.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 предусмотрено исключение таких периодов.

Настройка исключаемых периодов осуществляется в карточке вида расчета (меню Настройка - Начисления) на закладке Средний заработок.

Если флаг Включать в базу начислений при расчете среднего заработка не установлен, то период и заработок за этот период исключается из расчета среднего.

Когда отработанные дни в расчетном периоде отсутствуют, расчет производится по текущему месяцу.

Например, командировка или отпуск наступают в том месяце, когда с сотрудником был заключен трудовой договор. В форме Ввода данных для расчета среднего заработка кнопка Дополнить по данным ФОТ заполняет данные для расчета среднего заработка информацией текущего месяца.

Фактический заработок

При расчете среднего заработка в фактический заработок работника включаются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, начисленные сотруднику в расчетном периоде, независимо от источника средств. Иными словами, в расчет среднего включаются все выплаты, установленные работодателем в системе оплаты труда в качестве заработной платы.

Кроме того, включаются в расчет:

надбавки и доплаты к тарифным ставкам и окладам за профмастерство, стаж, владение иностранным языком, совмещение профессий, увеличение объема работ и др.;
выплаты, связанные с условиями труда (районные коэффициенты, доплаты за работу во вредных, опасных и тяжелых условиях, за работу сверхурочно в ночное время, в выходной день);
премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда, зафиксированные в локальных нормативных актах;
другие виды выплат заработной платы у работодателя.

Обратите внимание, разовые премии, не входящие в систему оплаты труда, не участвуют в расчете среднего заработка. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 все виды расчета, у которых установлено Назначение начисления - Премия, обязательно попадают в расчет среднего заработка.

Флаг Включать в базу начислений при расчете среднего заработка в карточке вида расчета на закладке Средний заработок для таких начислений установлен по умолчанию и не доступен для переключений. Для премий, не входящих в средний заработок, следует создавать новые виды расчета с Назначением начисления - Прочие начисления и выплаты.

Расчет среднего заработка для.

. всех случаев, кроме отпуска

Расчет среднего заработка для всех случаев, кроме отпуска, производится по одинаковой формуле, но зависит от системы оплаты труда, точнее говоря - от способа учета времени.

Если сотруднику установлен режим суммированного рабочего времени, то расчет ведется по часам, и средний часовой заработок СчЗ рассчитывается по формуле:

СчЗ = ЗП / ФВч,

где:
ФВч - фактически отработанное время в часах;
ЗП - заработок, начисленный сотруднику за расчетный период.

Далее для расчета среднего заработка за период следует умножить средний часовой заработок на подлежащее оплате время по графику сотрудника в часах.

Если у сотрудника нет режима суммированного рабочего времени, то расчет ведется по дням и средний дневной заработок СдЗ исчисляется по формуле:

СдЗ = ЗП / ФВд,

где ФВд - фактически отработанное время в днях.

Для расчета среднего заработка за период в таком случае средний дневной заработок умножается на подлежащее оплате время по графику сотрудника в днях.

Однако, не во всех случаях время, подлежащее оплате, исчисляется по графику. Исключение составляет оплата донорских дней. В письмах от 01.03.2017 № 14-2/ООГ-1727 и от 31.10.2016 № 14-2/В-1087 Минтруд России разъяснил, что следует осуществлять оплату дней сдачи крови и ее компонентов исходя из восьмичасового рабочего дня, независимо от графика сотрудника.

. отпуска

При расчете среднего заработка для целей исчисления отпуска вне зависимости от способа учета рабочего времени учет ведется по дням.

Средний дневной заработок СдЗ считается по формуле:

СдЗ = ЗП / 29,3 х Мес + Днеп,

где:
Мес - число полных отработанных календарных месяцев;
Днеп - количество дней в неполных календарных месяцах, исчисленное по формуле:

Днеп = 29,3 / КД х ОД,

где:
КД - число календарных дней в месяце;
ОД - количество отработанных дней.

Примеры влияния отклонений от рабочего графика на расчет среднего заработка

Рассмотрим, каким образом на расчет среднего заработка сотрудника влияют отклонения от его рабочего графика, например, из-за нахождения в отпуске, командировке и др.