Как в 1с комплексная автоматизация
Обновлено: 03.07.2024
Комплексная автоматизация для малых и средних торгово-производственных предприятий.
Во второй редакции системы 1С Комплексная автоматизация наряду с уже знакомыми по редакции 1.1 разделами закупок и продаж, производства и учета заработной платы и кадров, регламентированного и оперативного учета, появляются разделы бюджетирования и казначейства. Ниже мы сделаем обзор подсистемы «Бюджетирование» на примере программного продукта 1С Комплексная автоматизация 2.
Бюджетирование как часть управленческого учета отвечает за финансовый анализ хозяйственной деятельности предприятия и прогнозирование его дальнейшего финансового состояния. Эта задача решается при помощи схем многовариантного (сценарного) планирования с привлечением данных из планов продаж, закупок, планов производства и других.
Для доступа к данному разделу в 1С Комплексная автоматизация 2 необходимо выполнить настройку в разделе «НСИ и администрирование-Настройка НСИ и разделов-Бюджетирование и планирование».
В открывшемся окне настройки установить флаг «Бюджетирование».
Теперь этот раздел доступен для пользователей из панели разделов программы.
Заполняем справочники и выполняем первоначальные настройки подсистемы. Для этого в разделе «Бюджетирование и планирование» необходимо открыть подраздел «Настройки и справочники».
В открывшемся окне настроек можно по ссылкам перейти в справочники, необходимые для работы в подсистеме «Бюджетирование», а также выполнить загрузку и выгрузку модели бюджетирования в файл для обмена с другими информационными базами.
В общем виде схема работы в подсистеме выглядит так:
- Настройка бюджетной модели;
- Ввод плановых бюджетов;
- Формирование отчетов по бюджетам.
Настройка справочника «Модели бюджетирования»
Модель бюджетирования является набором используемых бюджетных форм и отчетов для ввода и анализа данных, а также определяет систему используемых для этого показателей. В качестве показателей могут выступать:
- Статьи бюджетов, по которым собираются обороты;
- Остаточные показатели, т.е. бюджетные статьи, по которым учитываются остатки (денежных средств, запасов, НЗП и т.д.);
- Нефинансовые показатели и нормативы (площадь арендуемых помещений, выработка, количество сотрудников и др.);
- Произвольные вычисления.
В бюджетную форму эти показатели могут вводиться вручную или рассчитываться на основании данных других форм, подсистем, источников. О настройке структуры бюджетных форм более подробно расскажу ниже.
Бюджетная модель в виде файла может быть присоединена к элементу справочника.
Данные, используемые как показатели для бюджетных форм и отчетов, хранятся в соответствующих справочниках, которые необходимо настроить перед заполнением модели бюджетирования. Это справочники:
- Статьи бюджетов
- Показатели бюджетов
- Сценарии
- Связи показателей бюджетов
- Правила получения фактических данных
Модель бюджетирования может определять систему контроля расходования ДС. Лимиты расхода ДС задаются в справочнике «Правило лимитов по данным бюджетирования».
Для каждой модели бюджетирования можно задавать произвольное количество лимитов с разной периодичностью и с различной детализацией контроля. При помощи лимитов контролируются статьи бюджетов.
Но чтобы эти настройки работали в разделе «НСИ и администрирование-Настройка НСИ» и разделов «Казначейство» установим флаг «Контролировать превышение лимитов».
Из этой настройки можно перейти сразу в «Правила лимитирования расхода ДС».
Модель бюджетирования имеет сроки своего действия. Реквизиты «Статус» и «Период действия» модели определяют возможность использования модели в интервале планирования. Причем одновременно могут действовать несколько моделей. Система поддерживает неограниченное количество моделей бюджетирования и сценариев планирования для ввода плановых бюджетов.
Система позволяет детализировать модель бюджетирования по организациям и/или подразделениям, т.е. пользователи самостоятельно определяют, что для них будет являться верхним уровнем аналитики при работе с бюджетами: будут ли они вводить бюджеты по организациям, подразделениям, или использовать обе аналитики одновременно.
Настройка справочника «Виды бюджетов»
При помощи заполненного справочника «Модели бюджетирования» мы можем в дальнейшем формировать операционные бюджеты – бюджет закупок, продаж, производства, административных расходов и т.д. Для формирования этих бюджетов могут быть использованы как произвольные показатели, вводимые вручную, так и расчетные показатели:
- Оперативные планы закупок, продаж, производства и др.;
- Фактические данные прошлых периодов, увеличенные или уменьшенные на произвольный коэффициент;
- Прочие данные базы – остатки запасов, остатки денежных средств, динамику цен, графики расчетов и другие показатели.
На основании операционных бюджетов, с использованием тех же механизмов, рассчитываются мастер-бюджеты:
- Бюджет доходов и расходов (БДР);
- Бюджет движения денежных средств (БДДС);
- Прогнозный баланс.
В системе все эти бюджеты описаны и хранятся в справочнике «Виды бюджетов», раздел «Бюджетирование и планирование-Настройки справочников-Виды бюджетов», а также доступны по ссылке в элементах справочника «Модели бюджетирования» (закладка «Виды бюджетов»).
В системе бюджеты представлены в виде отчета, который создается и настраивается пользователем самостоятельно.
В каждом бюджете (отчете) пользователь определяет состав колонок и строк формы, используемые данные – статьи бюджетов, показатели бюджетов, нефинансовые показатели и производные (расчетные) данные.
Для каждой строке, каждой ячейке формы пользователь может задать порядок получения данных. Например, если мы используем фактические данные прошлых периодов, по ссылке «Смещение и границы данных не заданы» нужно указать смещение по периоду. Если используем производные показатели, можно заложить формулу расчета таких показателей.
Все это позволяет настраивать любые модели бюджетирования с достаточно сложными правилами.
Ввод плановых бюджетов
Для первичного планирования и внесения изменений в плановые данные в системе используется документ «Экземпляр бюджета».
Документ формируется в разрезе:
- Видов бюджета;
- Сценариев;
- Организаций и/или подразделений.
…если они задействованы в выбранной модели бюджетирования.
Документ является основным инструментом для установки значений по статьям бюджетов с детализацией до аналитики. По каждой статье пользователи могут самостоятельно настроить до 6 аналитик (например, статью «Выручка» пользователь может детализировать по номенклатуре, видам деятельности, контрагентам и т.д.). Данная настройка выполняется в справочнике «Статьи бюджетов».
Данные, указанные на закладке «Основное», отображаются на закладке «Бюджет» в виде таблицы, которая может быть отредактирована при помощи кнопок в панели управления.
Те ячейки, для которых установлены правила расчета, заполняются автоматически, для ячеек с произвольными данными пользователь вводит эти данные вручную. Двойной щелчок мыши по ячейке показателя позволяет получить его расшифровку.
Все изменения документа возможны при установленном статусе «В подготовке» или «На утверждении». Когда документ утвержден, возможность редактирования отсутствует.
Анализ модели бюджетирования
Сформированные плановые данные можно проанализировать с помощью настраиваемых отчетов. Структура отчетов настраивается пользователями аналогично настройке структуры видов бюджетов. Что можно анализировать при помощи инструментов подсистемы «Бюджетирование»:
- Бюджет – только плановые значения;
- Многосценарный анализ – сравнение планов по разным сценариям;
- План-фактный анализ – сравнение выбранного сценария с фактическими данными за отчетный период.
Отчеты доступны в разделе «Бюджетирование и планирование-Бюджеты-Бюджетные отчеты».
В открывшейся форме можно установить отбор по модели бюджетирования.
Все используемые отчеты настраиваются через виды бюджетов, предустановленные отчеты в системе отсутствуют.
Бюджетный отчет строится по виду бюджета по указанным в настройках отчета периоду, сценарию, организациям и подразделениям.
Отборов по сценарию, организации и подразделению может не быть, если они указаны в виде бюджета явным образом. Например, мы настроили «Вид бюджета БДДС» с отметкой «Использовать для ввода плана». Этот вид бюджета будет использоваться и в документе «Экземпляр бюджета», и формироваться в виде бюджетного отчета. Причем, сформировать и отчет, и документ можно сразу из «Вида бюджета».
Если в «Виде бюджета» не указан сценарий, подразделение или организация, в отчете такие отборы можно указать в панели настроек отчета.
Отчет по умолчанию формируется по документам «Экземпляр бюджета» со статусом «Утвержден», но при необходимости в панели настроек можно указать использование документов со статусом «В подготовке» и «К утверждению».
Если скопировать данный вид бюджета и не устанавливать флаг «Использовать для ввода плана», в отчете отборы можно сгруппировать по сценариям для показателей план-план или план-факт с указанием итогов по группе с типом «Отклонение».
Если в настройках отчета указать дату актуальности, можно получить два варианта отчета для сравнения с учетом внесенных корректировок.
Например, мы в январе ввели «Экземпляр бюджета» по виду бюджета БДДС на 2 квартал, а позже скорректировали его. Формирование отчета с выбором настройки «Сравнение по датам актуальности» позволяет сравнить оба варианта.
Получение фактических данных бюджетирования
В 1С Комплексная автоматизация 2 фактические данные в подсистеме бюджетирования не хранятся и не вводятся отдельными документами, а берутся из данных оперативного и/или регламентированного учета в тот момент, когда они нам нужны.
Источниками фактических данных могут служить:
- Хозяйственные операции;
- Статьи активов/пассивов;
- Остатки и обороты по счетам БУ и/или МСФО;
- Регистры сведений, справочники и другие произвольные данные.
Правила можно настраивать с детализацией по дополнительным отборам и аналитикам.
В подразделе «Настройки и справочники» раздела «Бюджетирование и планирование» имеется рабочее место «Правила получения фактических данных».
Здесь можно настроить правила по статьям и показателям бюджетов или по источникам получения данных, а также проверить результат работы правил.
В данной статье мы рассмотрели подсистему «Бюджетирование» в программном продукте 1С Комплексная автоматизация 2. Познакомились с функционалом по бюджетированию и планированию моделей бюджетирования, видов бюджетов, экземпляров бюджета и статей бюджета, а также настроили правила лимитирования расхода ДС, получение фактических данных бюджетирования и бюджетные отчеты.
Читайте также: