Как в 1с посмотреть подотчет сотрудника

Обновлено: 07.07.2024

Как в 1С отразить удержание остатка неизрасходованной суммы (по выданным подотчетным средствам) при выдаче зарплаты? Был выдан аванс подотчетному лицу, отчет предоставлен на меньшую сумму.

Нормативное регулирование

Неиспользованную сумму работник должен вернуть в срок, установленный локальными актами работодателя (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У). Если работник возвращает неизрасходованный аванс до истечения данного срока, долга не возникает, поэтому речь в данном случае идет не о «принудительном» удержании, описанном в ст. 137-138 ТК РФ, а об исполнении работодателем воли работника.

Работник вправе распорядиться своей заработной платой по своему усмотрению, представив соответствующее заявление работодателю. При этом ст. 138 ТК РФ об ограничении размера удержаний при взыскании долга в данном случае не применяется (Письмо Роструда РФ 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1). Иначе говоря, работник может указать в заявлении любую сумму, которую он хотел бы вычесть из своей зарплаты в счет возмещения подотчета.

БУ. Погашение работником из зарплаты суммы неизрасходованного аванса, если срок возврата денежных средств не истек, отражается проводкой (Инструкция по применению плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н, далее — Инструкция по применению плана счетов N 94н, План счетов 1С):

  • Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».
  • работник не отчитался в установленные сроки;
  • авансовый отчет не утвержден руководителем (затраты не одобрены);
  • нарушен срок возврата денег, установленный в организации.

НУ. При удержании подотчетных сумм в налоговом учете дохода не возникает (п. 1 ст. 41 НК РФ).

НДФЛ и Страховые взносы. Удержанные суммы не влияют на расчет НДФЛ и страховых взносов.

Учет в 1С

Работнику Организации Игнатову П. С. выдан аванс на командировочные расходы в размере 10 000 руб.

13 сентября после возвращения из командировки работник предоставил авансовый отчет на сумму 9 000 руб. Остаток аванса, не подтвержденный документально, составил 1 000 руб. В этот же день Игнатов П. С. написал заявление, в котором изъявил желание о том, чтобы Организация вычла эту сумму из его ближайшей зарплаты. Согласно Положения о командировках Организации срок возврата подотчетных средств истекает 30 сентября.

Сумма подотчетных средств удержана из зарплаты работника.

Обратите внимание: слово «удержана» в данном случае мы применяем для того, чтобы был понятен механизм операции, однако напоминаем, что речь здесь идет о добровольном погашении аванса, не перешедшего в долги работника.

Шаг 1. Отразите в учете удержание подотчетной суммы документом Операция, введенная вручную в разделе Операции — Бухгалтерский учет — Операции, введенные вручную — кнопка Создать — Операция .


В документе укажите:

  • от — дата удержания подотчетной суммы;
  • Дебет — 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
    • Субконто 1 — работник, не возвративший подотчетную сумму, выбирается из справочника Физические лица ;
    • Субконто 1 — работник, не возвративший подотчетную сумму, выбирается из справочника Физические лица ;

    Шаг 2. Отразите удержание подотчетной суммы в начислении зарплаты сотрудника документом Начисление зарплаты через раздел Зарплата и кадры —Зарплата — Все начисления — кнопка Создать — Начисление зарплаты .


    Табличная часть документа заполняется автоматически по кнопке Заполнить .

    Чтобы отразить сумму, вычитаемую из зарплаты сотрудника, в документе Начисление зарплаты создайте новое Удержание по кнопке Удержать — Новое удержание .


    В карточке Удержание укажите:

    • Наименование — Удержание подотчетных сумм;
    • Сумма — сумма удержания, в нашем примере 1 000 руб.

    В табличной части документа Начисление зарплаты появится новая графа Удержано .

    В поле Удержано автоматически заполнится сумма удержания.


    Проводки по документу


    Документ формирует проводки:

    • Дт 26 Кт 70 — начисление зарплаты работнику;
    • Дт 70 Кт 68.01 — удержание НДФЛ из зарплаты;
    • Дт 26 Кт 69 — начисление страховых взносов.

    В проводках документа Начисление зарплаты удержание подотчетной суммы из зарплаты сотрудника не отражается. Удержание в этом документе нужно сделать для того, чтобы эта сумма была отражена в расчетной ведомости и расчетном листке, а также учитывалась при определении суммы зарплаты к выплате.

    См. также:

    Помогла статья?

    Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

    Похожие публикации

    Карточка публикации

    (8 оценок, среднее: 5,00 из 5)

    Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
    Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
    Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

    Все комментарии (1)

    Благодарю за актуальную информацию

    Добавить комментарий Отменить ответ

    Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

    Вы можете задать еще вопросов

    Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

    Вы можете оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица Оформить заявку

    Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
    регламентом БухЭксперт8.ру >>

    Как не попасть в ловушку, работая с контрагентами из ЕАЭС

    [17.11.2021 запись] Практический переход на ФСБУ 6 и ФСБУ 26 в 1С

    Переход на ФСБУ 6/2020 «Основные средства» в 1С по альтернативному алгоритму

    Изменения в 2021 году, о которых нужно знать бухгалтеру

    [11.10.2021 запись] Учет ОС по-новому: ФСБУ 6/2020, ФСБУ 26/2020, ФСБУ 25/2018

    [29.10.2021 запись] Пообъектный учет ОС и подходы к определению и пересмотру СПИ

    Использован релиз 3.0.66

    Для ввода начальных остатков в программе "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 3.0) предназначена специальная обработка "Помощник ввода начальных остатков". Документы по вводу остатков создаются по разделам ведения учета (в одном документе обычно отражаются остатки по всем счетам соответствующего раздела).

    По разделу "Расчеты с подотчетными лицами" можно создать один документ "Ввод остатков" с остатками по счету 71.01 "Расчеты с подотчетными лицами" и 71.21 "Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)". Обратите внимание, что в "1С:Бухгалтерии 8" ввод остатков по валютным счетам (в т.ч. по сч. 71.21) возможен при условии, что в информационной базе в справочнике "Валюты" есть элемент, соответствующий иностранной валюте. Только в этом случае в плане счетов и в списке счетов для ввода остатков будут доступны для выбора субсчета с признаком учета "Вал."

    Перед вводом остатков проверьте, что установлена дата ввода остатков в одноименной ссылке. Подробнее о "Помощнике ввода остатков", установке даты и принципах ввода остатков см. здесь.

    1. Раздел: Главное – Помощник ввода остатков.
    2. Выберите в списке счет 71 или субсчет к нему и нажмите кнопку "Ввести остатки по счету".
    1. По кнопке "Добавить" в новой строке табличной части (рис. 2):
      • в колонке "Счет" выберите субсчет, по которому вводятся остатки;
      • в колонке "Работники организации" выберите подотчетное лицо;
      • укажите сумму задолженности в рублях в колонке "Остаток Дт" (если долг за подотчетным лицом перед организацией) или в колонке "Остаток Кт" (если долг организации перед подотчетным лицом);
      • если остатки вводятся по счету 71.21, то в колонке "Валюта" выберите наименование валюты и сумму в валюте.
    2. Кнопка "Провести и закрыть".

    Если необходимо открыть для просмотра и редактирования уже созданный документ, то в форме "Помощник ввода начальных остатков" дважды щелкните левой клавишей мыши на любом счете, чтобы открыть форму со списком документов, после этого снимите флажок "Раздел учета". Фильтр по разделам учета будет отключен и сформируется весь список документов "Ввод остатков".

    Смотрите также

    Добрый день. Подскажите, пожалуйста, как настроить в 1С:Предприятие 8.3 (8.3.16.1148) конфигурация Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1 (3.1.10.416) и какими документами начислить работнику суточные, аванс под отчет и расходы по авансовому отчету, чтобы можно было выплатить ему суточные, аванс под отчет и перерасход по авансовому отчету через ведомости в банк, но чтобы эти начисления не облагались НДФЛ и страховыми взносами, не попадали в аналитические Отчеты по зарплате и Расчет по страховым взносам, а при синхронизации в бухгалтерском учете отражались на счете 71?

    Помогла статья?

    Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

    Все комментарии (1)

    Здравствуйте! К сожалению, учесть все эти пожелания в типовом функционале программы не получится:

    1. Выгрузка проводок по сотрудникам возможна только на сч. 70 или 73. Есть еще возможность выгружать расчеты с контрагентами, но там выгрузка идет на сч. 76.10
    2. Если отражать такие расчеты, как обычные начисления, то они будут попадать во все аналитические отчеты по зп. Не попадают в отчеты по зп только незарплатные доходы, подробнее о них в видео Начисление прочих доходов. Но возможность их выплаты реализована только в версии КОРП: Выплата «незарплатных» доходов (ЗУП 3.1.4 КОРП). Т.е. в рамках ПРОФ версии вообще теряется смысл отражения расчетов по подотчетным суммам в ЗУП. Я же правильно поняла, что весь смысл в том, чтобы автоматически формировались ведомости?

    По умолчанию считается, что расчеты с подотчетными лицами ведутся все-таки в бух. программе, а в ЗУП регистрируются только некоторые доходы (например, сверхнормативные суточные) для целей расчета НДФЛ и взносов или отражения в отчетности. Причем отражаются такие начисления в ЗУП как натуральные доходы, которые не выплачиваются и не формируют проводки.

    Если требуется перечислять суммы по подотчетным средствам в виде зарплатных реестров, то можно просто создать Ведомость в банк в ЗУПе и затем вручную добавить в нее сотрудников и суммы. Однако обязана предупредить что такой вариант может вызвать проблемы в работе. Во-первых, я на практике сталкивалась с такой ситуацией, когда банк отказался исполнять реестр без платежки по НДФЛ (правда, у организации было достаточно много таких реестров и на большие суммы). Во-вторых возникает вопрос, как в затем в бух. программе Вы будете отражать списание? Ведь списание с р/с при привязке ведомости формирует проводки на 70 счет. Но это уже конечно вопрос по бух. программе, тут я могу не знать каких-то нюансов.

    Читайте также: