Как в 1с создать уведомление на отпуск

Обновлено: 05.05.2024

График отпусков – это документ, содержащий сведения о датах предоставления отпусков сотрудникам, утверждаемый по каждому структурному подразделению организации за две недели до начала календарного года. Исходя из ст. 123 ТК РФ, в которой установлен срок утверждения графика отпусков, дата утверждения графика на 2021 год, должна быть не позже 17 декабря 2020 года. Однако на практике часто приходится залезать в прошлый период и что-то поправлять. В этой публикации мы обсудим эту популярную тему и расскажем, как избежать исправлений в будущем.

Субъекты малого предпринимательства (ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ) вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права – правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие, в т.ч. графика отпусков. В таком случае, порядок предоставления отпуска необходимо прописать в трудовом договоре с сотрудником.

В остальных случаях при отсутствии или несвоевременном утверждении графика отпусков на организацию и должностное лицо может быть наложен штраф в размере 50 тысяч рублей в соответствии с ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение нормативных требований охраны труда.

Форма графика отпусков не имеет обязательной формы. Работодатель может использовать:

• унифицированную форму Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1;

• самостоятельно разработать форму графика отпусков.

Рассмотрим порядок формирования графика отпусков в программе 1С: Зарплата и управление персоналом, ред. 3.1 пошагово.

Графики отпусков в ЗУП: порядок составления

Шаг 1. Перейдите в раздел «Кадры» - «Графики, переносы отпусков».

Шаг 2. Нажав кнопку «Создать», выберите команду «График отпусков».

Далее заполнение документа возможно двумя способами:

1 вариант – заполнение непосредственно в документе с помощью кнопок «Подбор» или «Добавить»;

2 вариант – загрузка из внешнего файла или из заполненной таблицы данных по кнопке «Загрузить из файла».

В первом варианте пользователь формирует список сотрудников и заполняет данные по отпускам.

Для выбора списка используйте горячие клавиши 1С:

• укажите первого в справочнике сотрудника и нажав «Shift» на клавиатуре укажите последнего – выделятся сотрудники указанного промежутка;

• укажите первого в списке сотрудника и нажмите «Ctrl+A (англ.)» - выделится список от первого сотрудника до конца списка;

• для выборочного выделения сотрудников используется кнопка «Ctrl».

После выделения списка нажмите кнопку «Выбрать» и список сотрудников перенесется в таблицу документа «График отпусков».

Шаг 4. Для формирования списка по подразделениям нажмите кнопку «Вид списка» и установите «По подразделениям». В таком варианте устанавливается отбор по подразделениям, что облегчает подбор списка сотрудников.

Создавая графики отпусков по структурным подразделениям, в дальнейшем кадровая служба объединяет их в единый свод.

Заполнить данные об отпусках можно, указав:

• сначала количество дней и дату начала отпуска, тогда программа автоматически установит дату его окончания;

• дату начала и окончания отпуска, в этом случае программа автоматически проставит количество дней отпуска.

В дальнейшем оформить документ «Отпуск» можно непосредственно из документа «График отпусков», нажав гиперссылку «Оформить отпуск» в графе «Фактический отпуск».

Пока сотрудникам не введены документы предоставления отпуска, в нижней части документа отражено предупреждение – «Отпуска не отражены в кадровом учете».

В колонке «Вид отпуска» указано «Основной».

Откуда берутся эти данные?

Право на отпуск указывается при приеме на работу в кадровом приказе по гиперссылке «Редактировать». Сотруднику может быть добавлен и дополнительный вид отпуска.

Дополнительные отпуска могут создаваться пользователем по кнопке «Создать» и могут зависеть от стажа или места работы.

В справочнике имеются предопределенные виды отпусков:

• «Отпуск за вредность».

При подборе сотрудников в график отпусков, назначенные ему в кадровом приказе отпуска отобразятся в таблице документа.

Рассмотрим вариант заполнения документа «График отпусков» в 1С: ЗУП ред. 3.1 путем загрузки.

Загрузка данных графика отпусков в 1С: ЗУП ред. 3.1

Загрузка возможна с помощью таблицы или внешнего файла.

Заполнение из таблицы данных по отпускам

При заполнении таблицы пользователю достаточно скопировать и вставить данные из заранее подготовленного документа и нажать «Далее» для загрузки. Колонки «Сотрудник» и «Вид отпуска» обязательны для заполнения.

Данные из таблицы перенесутся в документ.

После проведения документа в графе «Фактический отпуск» появится гиперссылка «Оформить отпуск». Гиперссылку «Оформить перенос» мы рассмотрим чуть позже.

Чем отличается загрузка из файла? Давайте рассмотрим этот вариант заполнения документа.

Загрузка данных по отпускам из внешнего файла

При загрузке из внешнего файла пользователю лучше заблаговременно сохранить бланк формы, чтобы данные без проблем синхронизировались с формой документа.

Шаг 1. Нажмите в документе кнопку «Загрузить из файла» и переключитесь в вариант загрузки «Из внешнего файла».

Нажмите «Сохранить бланк формы».

Загрузка поддерживает разные форматы документов:

• книга Excel (*.xls и *.xlsx);

• электронная таблица OpenDocument (*.ods);

• текстовый документ с разделителем (*.csv);

• табличный документ (*.mxl).

Рассмотрим пример загрузки, когда пользователь имеет заранее подготовленный кадровиком график отпусков, сформированный в Excel.

Данные из документа Excel перенесутся в документ 1С «График отпусков».

Результат действий ничем не отличается от рассмотренных выше вариантов.

Шаг 3. Проведите документ по кнопке «Провести».

Контроль за остатками отпусков из документа «График отпусков»

Из документа «График отпусков» пользователь может следить за остатками отпусков с помощью гиперссылки «Контроль остатка отпусков».

Перейдя по гиперссылке сотрудника в окне «Отклонения запланированных остатков отпусков от учетных данных», сотрудник формирует отчет по использованию накопленных дней отпуска.

В данном примере по сотруднику Шевченко Лидия Федоровна в программе не были отражены отпуска, соответственно, отчет показывает накопленные дни с начала принятия его на работу.

Рассмотрим, как оформить отпуск сотруднику из документа «График отпусков».

Оформление отпуска из графика отпусков в 1С: ЗУП ред. 3.1

Шаг 1. В графике отпусков нажмите гиперссылку «Оформить отпуск» по выбранному сотруднику – Старокожев Алексей Михайлович. В результате откроется заполненный на основании графика документ «Отпуск». Проверьте данные и проведите документ.

После проведения документа «Отпуск» у сотрудника в графике отпусков в графе «Фактический отпуск» установится соответствующая отметка – «Отпуск предоставлен, начисления выполнены».

В нижней части документа текст предупреждения изменится – «Не все отпуска отражены в кадровом учете».

Работа с графиком отпусков возможна и от обратного.

Если пользователь уже отразил данные об отпуске, введя документ начисления отпуска сотруднику, то эти сведения автоматически отобразятся в графике отпусков.

Например, сотруднику ООО «Петровские зори» Обмелюхину С.П. введен документ «Отпуск».

После проведения документа, в графике отпусков автоматически появится запись, об использовании отпуска – «Отпуск предоставлен, начисления выполнены» - графа «Фактический отпуск».

У пользователей зачастую возникает вопрос: «Как вносить изменения в случае несовпадения отпуска по графику?». Статья 124 ТК РФ предусматривает возможность продления или перенесения ежегодного оплачиваемого отпуска.

А как отразить перенос в графике отпусков в 1С: ЗУП ред. 3.1 рассмотрим далее.

Отражение переноса отпусков в 1С: ЗУП ред. 3.1

Оформить перенос отпуска в 1С: ЗУП ред. 3.1 можно несколькими способами:

1 вариант – в журнале «Графики и переносы отпусков раздела «Кадры» создать документ «Перенос отпуска».

В этом варианте создается пустой документ, который заполняется кадровиком вручную.

2 вариант – в документе «График отпусков» в строке сотрудника, которому необходимо перенести даты отпуска, нажать гиперссылку «Оформить перенос».

При таком варианте создания переноса отпуска, формируется документ с частично заполненными данными, который дополняется новыми сведениями об отпуске.

Приведем пример: оформим перенос даты отпуска сотруднику ООО «Петровские зори» Григорьевой О.Н. Согласно графика отпусков ее отпуск запланирован на период с 01.03.2021 года по 29.03.2021 год (28 календарных дней). Перенесем график отпуска указанного сотрудника на период с 01.02.2021 по 01.03.2021 год.

Шаг 1. Нажмите гиперссылку «Оформить перенос» в документе «График отпусков» по сотруднику Григорьева О.Н. Данные «Запланированный отпуск» заполнятся согласно графика отпусков.

Шаг 2. В части документа «Отпуск перенесен» с помощью кнопки «Добавить» задайте новый период отпуска сотрудника Григорьева О.Н.

Шаг 3. Укажите основание переноса отпуска и в случае, если перенос происходит по инициативе сотрудника, установите одноименную галочку.

После оформления переноса отпуска в документе «График отпусков» отобразится соответствующая отметка – «Отпуск перенесен» с указанием нового периода.

Согласно ст. 125 ТК РФ, возможно использование сотрудником отпуска частями. При этом часть отпуска не может быть менее 14 дней.

Если отпуск разбивается на две части, то в графике отпусков указывается два периода с указанием дней отпуска.

Шаг 4. Нажмите «Провести и закрыть».

Документ «Перенос отпуска» сохранится в журнале документов «Графики отпусков».

После того, как все отпуска по сотрудникам оформлены в документе «График отпусков» у всех сотрудников будет установлена отметка – «Отпуск предоставлен, начисления выполнены». Информационная отметка в нижней части документа изменится на – «Все отпуска отражены в учете».

Мы рассмотрели порядок составления графика отпусков в программе 1С: ЗУП ред. 3.1 и работу с этим документом.

Правильное ведение графика отпусков позволяет избежать не только штрафов со стороны проверяющих организаций, но и облегчает работу кадровика, сокращая возможность ошибок и делая работу более эффективной.

Обработка предназначена для автоматической рассылки уведомлений сотрудникам о запланированных отпусках. Для отправки уведомлений обработка смотрит на документы "График отпусков" и ищет сотрудников, у которых через заданное количество дней запланирован отпуск.

Далее у полученного списка сотрудников берется их e-mail или дополнительный e-mail, в зависимости от того какой заполнен, и отправляется уведомление по шаблону. Приоритет у доп.e-mail.

Шаблон уведомления об отпуске представлен стандартным макетом, при необходимости правится в режиме конфигуратора в обработке. В письме рассылается в виде вложенного файла pdf (или другого выбранного формата) с заполненными параметрами.

В этой версии обработки в параметры макета выведено указание руководителя кадровой службы и его должности. Значение этих параметров берутся из Ответственных лиц, настроенных в системе.

Данная версия обработки была значительно доработана: расширен список настраиваемых параметров, немного доработан макет уведомления, а также появилась возможность в пользовательском режиме проверить заданные настройки и предварительно (без рассылки или произведя тестовую рассылку на заданные e-mail) проверить результат настройки обработки и получить список сотрудников для уведомления на конкретную дату. Ниже я подробно опишу настройку параметров обработки и тестирование.

Поскольку обработка рассчитана на автоматическое выполнение по расписанию, то все параметры ее работы задаются в режиме конфигуратора в Модуле объекта в процедуре "ЗначенияПараметровЗаполнения()":

Подробнее по параметрам.

КомментарийГрафикаОтпусков - в данном параметре можно указать комментарий, по которому будут отбираться документы графика отпусков. Например, указав "МСК", будут отобраны все документы с комментариями вида "график МСК на 2020" и так далее. Если этот отбор не нужен, то нужно указать пустой комментарий КомментарийГрафикаОтпусков = "";

ДополнительныйEmail - указывается наименование вида контактной информации дополнительного e-mail. Следует указывать в том случае, если рассылка уведомлений по отпускам должна отправляться именно на дополнительный e-mail, поскольку у него в обработке приоритет. Если этого не требуется, то следует указать ДополнительныйEmail = Справочники.ВидыКонтактнойИнформации.ПустаяСсылка().

КоличествоДней - указывается за сколько перед планируемой датой начала отпуска будет выполнена рассылка. Обычно 2 недели.

ДопСвойствоПолучателяКопии - в данном параметре указывается наименование дополнительного свойства типа Булево(не путать с дополнительным реквизитом), которое задается сотрудникам и имеет значение Истина. Те сотрудники, у которых это свойство Истина, будут всегда получать копии рассылки уведомлений. Логично задавать это свойство работникам кадровой службы, например. Если не требуется рассылать копии уведомлений, то укажите ДопСвойствоПолучателяКопии = "";

ТемаПисьмаУведомления - тут все ясно, указываете Тему, с которой будет выполняться рассылка.

ЗапросПоРегистру - этот параметр был введен для работы с первыми версиями обработки, когда выполнялся анализ непосредственно документов, а не регистра с данными. Рекомендуется во всех случаях ставить в Истину. Меняется в Ложь только в том случае, если по какой-то причине нужно анализировать данные по документам, а не по регистрам.

ВыводитьВМакетОстаткиОтпусков - если этот параметр Истина, то в шаблон уведомления будет дополнительно выведена информация об оставшимся количестве дней отпуска сотрудника. Далеко не всем это нужно, поэтому по-умолчанию параметр выключен.

ВыводитьВРазрезеВидовОтпусков - этот параметр напрямую зависит от предыдущего и включать его имеет смысл только тогда, когда ВыводитьВМакетОстаткиОтпусков = Истина. Если ВыводитьВРазрезеВидовОтпусков = Истина, то остаток отпусков будет выведен в разрезе видов отпусков, например, основной и дополнительный.

Организация - если значение этого параметра Неопределено, то при анализе данных по отпускам будет использована Организация по умолчанию. Это актуально для тех компаний, у кого одна организация. Если же организаций в ЗУП несколько, то тут необходимо указать наименование Организации, для который будет выполняться эта обработка. Наименование нужно скопировать из справочника Организации, чтобы избежать ошибок ручного ввода.

УчетнаяЗапись - в данном параметре можно указать наименование учетной записи, которая будет выполнять рассылку уведомлений. Также рекомендуется копировать наименование из справочника. Если рассылка должна производиться от имени системной учетной записи, то нужно оставить значение Неопределено.

ДопСвойствоРуководителя - в ЗУП нет учета руководителей, потому что не ведется иерархия должностей. Однако для обеспечения возможности рассылки копии уведомления об отпуске сотрудника его руководителю был добавлен этот параметр. Если эта возможность нужна, то вам нужно завести для справочника сотрудников дополнительное сведение (не путать с дополнительным реквизитом) с определенным наименованием, например, "Руководитель" типа Сотрудник и заполнить это дополнительное сведение всем сотрудникам организации. Наименование этого доп. сведения и нужно указать в этом параметре, например, ДопСвойствоРуководителя = "Руководитель";

Пример создания доп. сведения приведен на картинке ниже:

После этого вы можете указать в карточке сотрудника его руководителя, который будет получать рассылку на свой доп. email или обычный email:

ФорматСохранения - в этом параметре можно указать формат сохранения уведомления об отпуске, которое прикладывается к письму. По-умолчанию выбран PDF, но можно поменять на xlsx или docx и проч.

СокращатьИнициалыФИО - если значение этого параметра Истина, то все ФИО в макете будут сокращены до вида И.О.Фамилия, в противном случае будет выведено полное ФИО.

Проверить результат настройки параметров теперь можно в пользовательском режиме, открыв обработку. На первой странице представлены значения всех параметров, которые вы задали в модуле объекта обработки:

Здесь следует особое внимание уделить тем параметрам, которые не заполнены. Без их правильного заполнения обработка не будет работать корректно. Если какие-то параметры не заполнены или указаны не так, как вы ожидали, вам нужно еще раз проверить их настройку в модуле объекта. Возможно, что наименования каких-то параметров заданы некорректно.

На следующей странице представлены все сотрудники, у которых заполнен вид контактной информации, указанной в качестве дополнительного e-mail:

Обратите внимание, что здесь выводятся именно все сотрудники, а не те, которые указаны в графике отпусков.

На следующей странице отображается список графиков отпусков, отобранных по комментарию (без учета даты отправки и проч.):

На следующей странице отображены все сотрудники, у которых дополнительное сведение получателя копии рассылки установлено в Истина:

На следующей странице показаны все руководители сотрудников, если настроено и заполнено доп. сведение руководителя (параметр "ДопСвойствоРуководителя"):

И, наконец, на следующей странице можно выполнить уже рабочую рассылку уведомлений как если бы обработка отработала по заданному расписанию. Единственное, она ориентируется на Дату проверки уведомлений, которую вы можете поставить любой. А по расписанию берется только текущая дата:

После заполнения параметров и их проверки добавляем обработку в дополнительные отчеты и обработки и настраиваем расписание выполнения Администрирование->Поддержка и обслуживание->регламентные и фоновые задания:

Не забудьте указать, под каким пользователем будет выполняться обработка

Примеры рассылаемых уведомлений:

1. Без указания остатков отпусков (параметр ВыводитьВМакетОстаткиОтпусков = Ложь):

2. С указанием остатков отпусков, но без разбивки по видам (ВыводитьВМакетОстаткиОтпусков = Истина, ВыводитьВРазрезеВидовОтпусков = Ложь):

3. С указанием остатков отпусков и с разбивкой по видам (ВыводитьВМакетОстаткиОтпусков = Истина, ВыводитьВРазрезеВидовОтпусков = Истина):

Поскольку уже ни раз были вопросы, решил вынести в описание. Это не имеет особого отношения к обработке, скорее это администрирование, но тем не менее. При подключении обработки к расписанию указывайте пользователя, под которым она будет выполняться. У этого пользователя ОБЯЗАТЕЛЬНО должна быть снята галочка "Защита от опасных действий".

UPD:

1. Расширен список настраиваемых параметров

2. Добавлена возможность тестирования работы обработки и проверки указанных параметров в пользовательском режиме

Уведомление о начале отпуска извещает работника о дате начала его отдыха, который положен ему по закону. Основанием для уведомления служит график отпусков.

Уведомление должно быть отправлено получателю за две недели до начала отпуска. Исключение — случаи, когда сотрудник решил пойти в отпуск по заявлению. Если не уведомить сотрудника о начале отпуска заранее, то он вполне может попросить отложить его. А в случае отказа в ознакомлении с расписанием отпуска на сотрудника составляют соответствующий акт.

В типовых конфигурациях ЗУП 3.1 и КА 2.4 печатной формы уведомления о начале отпуска нет.

Печатная форма вызывается из документа "График отпусков". Перед печатью пользователю предлагается заполнить форму, в которой указывается:

дата уведомления (по умолчанию - текущий день);
период начала отпуска - заданный период позволяет отобрать из графика отпусков только нужные записи, по которым будет сформированы уведомления.

Ограничения:

Печатная форма работает только для одного графика отпусков. Множественная печать по списку документов не предусмотрена.
Тексты уведомления – примерный, на юридическую точность не претендует.

Обработка протестирована на конфигурациях:

Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1 (3.1.7.87 и 3.1.5.407) - в т.ч. версия КОРП - на платформе 1С:Предприятие 8.3 (8.3.10.2699).
Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1 (3.1.8.246) на платформе 1С:Предприятие 8.3 (8.3.12.1685).
1С:Комплексная автоматизация 2 (2.4.5.33) на платформе 1С:Предприятие 8.3 (8.3.10.2699).

Внимание! Совместимость с актуальными версиями ЗУП и КА смотрите в комментариях.

UPD: добавлена версия обработки 1.2019 с учетом переносов отпусков, работает на релизах ЗУП 3.1.9, 3.1.10 и 3.1.11.

UPD 2: добавлена версия обработки 1.2021 с учетом переносов отпусков, работает на релизах ЗУП 3.1.12 - 3.1.19.

Подключение обработки

Печатная форма подключается в разделе "Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки". Добавьте файл в список отчетов и обработок, используя кнопку "Создать".

Отладка обработки

Так как внешние печатные формы не отлаживаются в режиме печати из документов, на форму обработки добавлен реквизит ДокументСсылка. Запустите обработку через "Файл - Открыть", выберите документ для печати и отлаживайте обработку стандартными средствами.