Как в excel синхронизировать ячейки в разных листах
Обновлено: 07.07.2024
Добрый день!
Ищу совета профессионалов.
Имеется файл, в который заносится информация о поступающих на фирму заказах. Соответственно, они распределяются между 3 манагерами и закрепляются за ними.
Во вложении пример файла.
Изначально имелся один общий файл (вида листа "В начале рабочего дня"), на который был поставлен общий доступ, в котором все трое работали одновременно, но потом пришлось отказаться от такой схемы ввиду того что часто затиралась информация друг друга при добавлении новых заявок разными манагерами.
Было решено сделать под каждого манагера свой лист, на который он заносит всю информацию в течении рабочего дня, а потом переносит её в конце дня на основной лист.
Теперь проблема заключается в том, что не все данные которые были были изменены менеджером на своём листе попадают в основной
Например Работник 1 занес новый заказ "04.01.2014 Соловьёва Маша Работает Работник 1"
При этом изменил статус заказа "01.01.2014 Иванов Иван Работает Работник 1" с "работает" на "не работает" а между этими двумя заказами еще 100 строчек.
Соответственно по окончании рабочего дня заказ на Соловьёву успешно перенесен в общий файл, а информация о том что заказ Иванова теперь на статусе "Не работает" соответственно не обновлена.
Хотелось бы каким-нибудь образом реализовать автоматический перенос / добавление данных с листов "Работник" на "В начале рабочего дня".
Надеюсь смог достаточно полно описать проблему
Добрый день!
Ищу совета профессионалов.
Имеется файл, в который заносится информация о поступающих на фирму заказах. Соответственно, они распределяются между 3 манагерами и закрепляются за ними.
Во вложении пример файла.
Изначально имелся один общий файл (вида листа "В начале рабочего дня"), на который был поставлен общий доступ, в котором все трое работали одновременно, но потом пришлось отказаться от такой схемы ввиду того что часто затиралась информация друг друга при добавлении новых заявок разными манагерами.
Было решено сделать под каждого манагера свой лист, на который он заносит всю информацию в течении рабочего дня, а потом переносит её в конце дня на основной лист.
Теперь проблема заключается в том, что не все данные которые были были изменены менеджером на своём листе попадают в основной
Например Работник 1 занес новый заказ "04.01.2014 Соловьёва Маша Работает Работник 1"
При этом изменил статус заказа "01.01.2014 Иванов Иван Работает Работник 1" с "работает" на "не работает" а между этими двумя заказами еще 100 строчек.
Соответственно по окончании рабочего дня заказ на Соловьёву успешно перенесен в общий файл, а информация о том что заказ Иванова теперь на статусе "Не работает" соответственно не обновлена.
Хотелось бы каким-нибудь образом реализовать автоматический перенос / добавление данных с листов "Работник" на "В начале рабочего дня".
Надеюсь смог достаточно полно описать проблему NovemberRain
Имеется файл, в который заносится информация о поступающих на фирму заказах. Соответственно, они распределяются между 3 манагерами и закрепляются за ними.
Во вложении пример файла.
Изначально имелся один общий файл (вида листа "В начале рабочего дня"), на который был поставлен общий доступ, в котором все трое работали одновременно, но потом пришлось отказаться от такой схемы ввиду того что часто затиралась информация друг друга при добавлении новых заявок разными манагерами.
Было решено сделать под каждого манагера свой лист, на который он заносит всю информацию в течении рабочего дня, а потом переносит её в конце дня на основной лист.
Теперь проблема заключается в том, что не все данные которые были были изменены менеджером на своём листе попадают в основной
Например Работник 1 занес новый заказ "04.01.2014 Соловьёва Маша Работает Работник 1"
При этом изменил статус заказа "01.01.2014 Иванов Иван Работает Работник 1" с "работает" на "не работает" а между этими двумя заказами еще 100 строчек.
Соответственно по окончании рабочего дня заказ на Соловьёву успешно перенесен в общий файл, а информация о том что заказ Иванова теперь на статусе "Не работает" соответственно не обновлена.
Хотелось бы каким-нибудь образом реализовать автоматический перенос / добавление данных с листов "Работник" на "В начале рабочего дня".
Надеюсь смог достаточно полно описать проблему Автор - NovemberRain
Дата добавления - 14.01.2014 в 16:36
Вы можете синхронизировать электронные таблицы Microsoft Excel, чтобы изменения в одном автоматически отражались в другом. Можно создавать ссылки между различными рабочими листами, а также отдельными рабочими книгами Excel. Давайте рассмотрим три способа, как это сделать.
Синхронизируйте электронные таблицы Excel, используя функцию вставки ссылки
Функция вставки ссылок в Excel обеспечивает простой способ синхронизации электронных таблиц Excel. В этом примере мы хотим создать сводный лист итогов продаж по нескольким различным листам.
Начните с открытия электронной таблицы Excel, кликнув ячейку, на которую вы хотите сослаться, и затем выберите кнопку «Копировать» на вкладке «Главная».
Выберите ячейку, с которой вы ссылаетесь, нажмите стрелку списка «Вставить», затем выберите «Вставить ссылку».
Адрес, по которому ячейка синхронизируется, отображается на панели формул. Он содержит имя листа, за которым следует адрес ячейки.
Синхронизировать таблицы Excel с помощью формулы
Синхронизация ячеек на разных листах
Сначала кликните ячейку, из которой вы создаете ссылку, и введите «=».
Затем выберите лист, содержащий ячейку, на которую вы хотите сослаться. Ссылка на лист отображается в панели формул.
Наконец, нажмите на ячейку, на которую хотите сослаться. Заполненная формула отображается на панели формул. Нажмите клавишу «Ввод».
Синхронизация ячеек на отдельных рабочих книгах
Вы также можете полностью связать ячейку на листе другой рабочей книги. Для этого необходимо сначала убедиться, что другая рабочая книга открыта, прежде чем начинать формулу.
Нажмите на ячейку, с которой хотите связать, и введите «=». Переключитесь на другую книгу, выберите лист, затем нажмите на ячейку для ссылки. Имя книги предшествует имени листа в строке формул.
Если книга Excel, на которую вы ссылаетесь, закрыта, в формуле будет показан полный путь к файлу.
И когда рабочая книга, содержащая ссылку на другую рабочую книгу, будет открыта, вам, вероятно, будет предложено обновить ссылки. Это зависит от ваших настроек безопасности.
Нажмите «Включить содержимое», чтобы обновления в другой книге автоматически отображались в текущей.
Синхронизация таблиц Excel с использованием функции поиска
Предыдущие способы синхронизации двух листов или рабочих книг используют ссылки на определенную ячейку. Иногда это может быть недостаточно, потому что ссылка вернет неправильное значение, если данные отсортированы и перемещены в другую ячейку. В этих сценариях использование функции поиска является хорошим подходом.
Существует множество функций поиска, но чаще всего используется VLOOKUP, поэтому давайте воспользуемся этим.
В этом примере у нас есть простой список данных о сотрудниках.
На другом листе мы храним учебные данные о сотрудниках. Мы хотим найти и вернуть возраст сотрудников для анализа.
Эта функция требует четырех частей информации: что искать, где искать, номер столбца с возвращаемым значением и какой тип поиска вам нужен.
Была использована следующая формула VLOOKUP.
A2 содержит идентификатор сотрудника для поиска на листе сотрудников в диапазоне A: D. Столбец 4 этого диапазона содержит возраст для возвращения. И False указывает точный поиск по идентификатору.
Метод синхронизации электронных таблиц Excel во многом определяется тем, как структурированы ваши данные и как они используются.
В Excel выбрать или ввести значение в одну ячейку очень просто, но как насчет синхронного выбора или ввода значения в одни и те же ячейки на разных листах в книге? Здесь я предлагаю быстрые приемы решения этой проблемы.
Синхронизировать выбор одинаковых ячеек на листах
Синхронизировать ячейки ввода на листах
В Excel для синхронного ввода ячеек на нескольких листах выполните следующие действия:
1. Включите нужную книгу и удерживайте Ctrl Клавиша для выбора вкладок листа, на которых вы хотите синхронно вводить значения, см. снимок экрана:
2. Затем выберите ячейку на активном листе и введите желаемое значение. Смотрите скриншот:
Затем вы можете увидеть, что в каждую ячейку B10 на выбранных листах было введено одинаковое значение. Смотрите скриншот:
Наконечник: Если вы хотите автоматически обновлять ячейки, вы можете сделать следующее:
1. Выберите лист, например Лист 1, и выберите одну ячейку, например, B10, а затем введите нужное значение, см. Снимок экрана:
2. Держать Ctrl нажмите клавишу, чтобы выбрать все вкладки листа, вы синхронизируете ячейки, за исключением Sheet1, перейдите к одному выбранному листу и введите эту формулу = Лист1! B10 в ячейку B10, см. снимок экрана:
3. Нажмите Enter Клавиша, теперь все B10 на выбранных листах будут изменены, как B10 на Sheet1.
Синхронизировать выбор одинаковых ячеек на листах
Если вы хотите синхронно выбирать одни и те же ячейки на листах в книге, вы можете применить Kutools for ExcelАвтора Синхронизировать рабочие листы утилита.
После бесплатная установка Kutools for Excel, сделайте следующее:
Выберите ячейку, которую вы хотите синхронно выбирать между листами на активном листе, например F1, и нажмите Kutools Plus > Рабочий лист > Синхронизировать рабочие листы. Смотрите скриншот:
Теперь каждый F1 на каждом листе был выбран.
Вы применяли функцию ВПР, чтобы переместить данные столбца из одной таблицы в другой? Так как в Excel теперь есть встроенная модель данных, функция ВПР устарела. Вы можете создать связь между двумя таблицами на основе совпадающих данных в них. Затем можно создать листы Power View или сводные таблицы и другие отчеты с полями из каждой таблицы, даже если они получены из различных источников. Например, если у вас есть данные о продажах клиентам, вам может потребоваться импортировать и связать данные логики операций со временем, чтобы проанализировать тенденции продаж по годам и месяцам.
Все таблицы в книге указываются в списках полей сводной таблицы и Power View.
При импорте связанных таблиц из реляционной базы данных Excel часто может создавать эти связи в модели данных, формируемой в фоновом режиме. В других случаях необходимо создавать связи вручную.
Убедитесь, что книга содержит хотя бы две таблицы и в каждой из них есть столбец, который можно сопоставить со столбцом из другой таблицы.
Вы можете отформатировать данные как таблицу или импортировать внешние данные в виде таблицы на новом.
Присвойте каждой из таблиц понятное имя: На вкладке Работа с таблицами щелкните Конструктор > Имя таблицы и введите имя.
Убедитесь, что столбец в одной из таблиц имеет уникальные значения без дубликатов. Excel может создавать связи только в том случае, если один столбец содержит уникальные значения.
Например, чтобы связать продажи клиента с логикой операций со временем, обе таблицы должны включать дату в одинаковом формате (например, 01.01.2012) и по крайней мере в одной таблице (логика операций со временем) должны быть перечислены все даты только один раз в столбце.
Щелкните Данные> Отношения.
Если команда Отношения недоступна, значит книга содержит только одну таблицу.
В окне Управление связями нажмите кнопку Создать.
В окне Создание связи щелкните стрелку рядом с полем Таблица и выберите таблицу из раскрывающегося списка. В связи "один ко многим" эта таблица должна быть частью с несколькими элементами. В примере с клиентами и логикой операций со временем необходимо сначала выбрать таблицу продаж клиентов, потому что каждый день, скорее всего, происходит множество продаж.
Для элемента Столбец (чужой) выберите столбец, который содержит данные, относящиеся к элементу Связанный столбец (первичный ключ). Например, при наличии столбца даты в обеих таблицах необходимо выбрать этот столбец именно сейчас.
В поле Связанная таблица выберите таблицу, содержащую хотя бы один столбец данных, которые связаны с таблицей, выбранной в поле Таблица.
В поле Связанный столбец (первичный ключ) выберите столбец, содержащий уникальные значения, которые соответствуют значениям в столбце, выбранном в поле Столбец.
Дополнительные сведения о связях между таблицами в Excel
Примечания о связях
Вы узнаете, существуют ли связи, при перетаскивании полей из разных таблиц в список полей сводной таблицы. Если вам не будет предложено создать связь, то в Excel уже есть сведения, необходимые для связи данных.
Создание связей аналогично использованию VLOOKUP: вам нужны столбцы, содержащие совпадающие данные, чтобы Excel могли ссылаться на строки в одной таблице с строками из другой таблицы. В примере со временем в таблице Customer должны быть значения дат, которые также существуют в таблице аналитики времени.
В модели данных связи таблиц могут быть типа "один к одному" (у каждого пассажира есть один посадочный талон) или "один ко многим" (в каждом рейсе много пассажиров), но не "многие ко многим". Связи "многие ко многим" приводят к ошибкам циклической зависимости, таким как "Обнаружена циклическая зависимость". Эта ошибка может произойти, если вы создаете прямое подключение между двумя таблицами со связью "многие ко многим" или непрямые подключения (цепочку связей таблиц, в которой каждая таблица связана со следующей отношением "один ко многим", но между первой и последней образуется отношение "многие ко многим"). Дополнительные сведения см. в статье Связи между таблицами в модели данных.
Типы данных в двух столбцах должны быть совместимы. Подробные сведения см. в статье Типы данных в моделях данных.
Другие способы создания связей могут оказаться более понятными, особенно если неизвестно, какие столбцы использовать. Дополнительные сведения см. в статье Создание связи в представлении диаграммы в Power Pivot.
Пример. Связывание данных логики операций со временем с данными по рейсам авиакомпании
Вы можете узнать о связях обеих таблиц и логики операций со временем с помощью свободных данных на Microsoft Azure Marketplace. Некоторые из этих наборов данных очень велики, и для их загрузки за разумное время необходимо быстрое подключение к Интернету.
Нажмите Получение внешних данных > Из службы данных > Из Microsoft Azure Marketplace. В мастере импорта таблиц откроется домашняя страница Microsoft Azure Marketplace.
В разделе Price (Цена) нажмите Free (Бесплатно).
В разделе Category (Категория) нажмите Science & Statistics (Наука и статистика).
Найдите DateStream и нажмите кнопку Subscribe (Подписаться).
Прокрутите вниз и нажмите Select Query (Запрос на выборку).
Чтобы импортировать данные, выберите BasicCalendarUS и нажмите Готово. При быстром подключении к Интернету импорт займет около минуты. После выполнения вы увидите отчет о состоянии перемещения 73 414 строк. Нажмите Закрыть.
Чтобы импортировать второй набор данных, нажмите Получение внешних данных > Из службы данных > Из Microsoft Azure Marketplace.
В разделе Type (Тип) нажмите Data Данные).
В разделе Price (Цена) нажмите Free (Бесплатно).
Найдите US Air Carrier Flight Delays и нажмите Select (Выбрать).
Прокрутите вниз и нажмите Select Query (Запрос на выборку).
Нажмите Готово для импорта данных. При быстром подключении к Интернету импорт займет около 15 минут. После выполнения вы увидите отчет о состоянии перемещения 2 427 284 строк. Нажмите Закрыть. Теперь у вас есть две таблицы в модели данных. Чтобы связать их, нужны совместимые столбцы в каждой таблице.
Убедитесь, что значения в столбце DateKey в таблице BasicCalendarUS указаны в формате 01.01.2012 00:00:00. В таблице On_Time_Performance также есть столбец даты и времени FlightDate, значения которого указаны в том же формате: 01.01.2012 00:00:00. Два столбца содержат совпадающие данные одинакового типа и по крайней мере один из столбцов (DateKey) содержит только уникальные значения. В следующих действиях вы будете использовать эти столбцы, чтобы связать таблицы.
В окне Power Pivot нажмите Сводная таблица, чтобы создать сводную таблицу на новом или существующем листе.
В списке полей разверните таблицу On_Time_Performance и нажмите ArrDelayMinutes, чтобы добавить их в область значений. В сводной таблице вы увидите общее время задержанных рейсов в минутах.
Разверните таблицу BasicCalendarUS и нажмите MonthInCalendar, чтобы добавить его в область строк.
Обратите внимание, что теперь в сводной таблице перечислены месяцы, но количество минут одинаковое для каждого месяца. Нужны одинаковые значения, указывающие на связь.
В списке полей, в разделе "Могут потребоваться связи между таблицами" нажмите Создать.
В поле "Связанная таблица" выберите On_Time_Performance, а в поле "Связанный столбец (первичный ключ)" — FlightDate.
В поле "Таблица" выберитеBasicCalendarUS, а в поле "Столбец (чужой)" — DateKey. Нажмите ОК для создания связи.
Обратите внимание, что время задержки в настоящее время отличается для каждого месяца.
В таблице BasicCalendarUS перетащите YearKey в область строк над пунктом MonthInCalendar.
Теперь вы можете разделить задержки прибытия по годам и месяцам, а также другим значениям в календаре.
Советы: По умолчанию месяцы перечислены в алфавитном порядке. С помощью надстройки Power Pivot вы можете изменить порядок сортировки так, чтобы они отображались в хронологическом порядке.
Таблица BasicCalendarUS должна быть открыта в окне Power Pivot.
В главной таблице нажмите Сортировка по столбцу.
В поле "Сортировать" выберите MonthInCalendar.
В поле "По" выберите MonthOfYear.
Сводная таблица теперь сортирует каждую комбинацию "месяц и год" (октябрь 2011, ноябрь 2011) по номеру месяца в году (10, 11). Изменить порядок сортировки несложно, потому что канал DateStream предоставляет все необходимые столбцы для работы этого сценария. Если вы используете другую таблицу логики операций со временем, ваши действия будут другими.
"Могут потребоваться связи между таблицами"
По мере добавления полей в сводную таблицу вы получите уведомление о необходимости связи между таблицами, чтобы разобраться с полями, выбранными в сводной таблице.
Хотя Excel может подсказать вам, когда необходима связь, он не может подсказать, какие таблицы и столбцы использовать, а также возможна ли связь между таблицами. Чтобы получить ответы на свои вопросы, попробуйте сделать следующее.
Шаг 1. Определите, какие таблицы указать в связи
Если ваша модель содержит всего лишь несколько таблиц, понятно, какие из них нужно использовать. Но для больших моделей вам может понадобиться помощь. Один из способов заключается в том, чтобы использовать представление диаграммы в надстройке Power Pivot. Представление диаграммы обеспечивает визуализацию всех таблиц в модели данных. С помощью него вы можете быстро определить, какие таблицы отделены от остальной части модели.
Шаг 2. Найдите столбцы, которые могут быть использованы для создания пути от одной таблице к другой
После того как вы определили, какая таблица не связана с остальной частью модели, пересмотрите столбцы в ней, чтобы определить содержит ли другой столбец в другом месте модели соответствующие значения.
Предположим, у вас есть модель, которая содержит продажи продукции по территории, и вы впоследствии импортируете демографические данные, чтобы узнать, есть ли корреляция между продажами и демографическими тенденциями на каждой территории. Так как демографические данные поступают из различных источников, то их таблицы первоначально изолированы от остальной части модели. Для интеграции демографических данных с остальной частью своей модели вам нужно будет найти столбец в одной из демографических таблиц, соответствующий тому, который вы уже используете. Например, если демографические данные организованы по регионам и ваши данные о продажах определяют область продажи, то вы могли бы связать два набора данных, найдя общие столбцы, такие как государство, почтовый индекс или регион, чтобы обеспечить подстановку.
Кроме совпадающих значений есть несколько дополнительных требований для создания связей.
Значения данных в столбце подстановки должны быть уникальными. Другими словами, столбец не может содержать дубликаты. В модели данных нули и пустые строки эквивалентны пустому полю, которое является самостоятельным значением данных. Это означает, что не может быть несколько нулей в столбце подстановок.
Типы данных столбца подстановок и исходного столбца должны быть совместимы. Подробнее о типах данных см. в статье Типы данных в моделях данных.
Подробнее о связях таблиц см. в статье Связи между таблицами в модели данных.
Читайте также: