Как вести финансовый учет в бизнесе в excel

Обновлено: 07.07.2024

Таблица Excel, 100 вкладок, много цифр и тем более 1С представляют определенные сложности для предпринимателей, когда они только думают о финансовом учете. Мне тоже так казалось, пока я не был знаком с определенными инструментами, лайфхаками и в принципе с организацией финучета для очередного своего бизнеса.

Что предпринимателю нужно знать об учете?

Управленческий учет – это важная составляющая предпринимательства. Причем если нанимать бухгалтера для ведения составления отчетности, все же разбираться в основах и некоторых тонкостях лучше, чем в них не разбираться. Это я проверил на себе.

Другое дело – это какое-то время вести учет самостоятельно, а потом делегировать этот процесс. Потому как грамотно наладить все процессы бухгалтеру под силу, но не факт, что это будет наиболее выгодно для вас. Вам необходимо понимать, откуда берется каждая цифра, что она из себя представляет и как ее оптимизировать – то есть принимать правильные решения (например, уменьшить себестоимость продукции или увеличить суммы акций и бонусов).

Какие проблемы преследуют малый бизнес?

Наиболее распространенная проблема, которая способствует появлению путаницы в отчетах, это отсутствие времени им заниматься. Как правило, собственник по максимуму занимается управлением персонала, организовывает продажу и поставки, договаривается об аренде, оформляет налоги и т.д. В общем, ему явно не до учета.

Поэтому, чтобы наладить управленческий учет в сжатые сроки и больше его не переделывать, используйте следующие принципы:

Отчет должен быть понятным, чтобы по нему можно было быстро принимать решения.
Продумывайте тщательно, как свести большое количество цифр к минимуму. Большое количество данных в малом бизнесе часто мешает, чем помогает в анализе ситуации.
Ведите учет без перерывов. «Забыл», «Запомнил расходы, потом запишу» или «Та это несущественная прибыль, даже учитывать ее не буду» – эти методы не дружат с финансами.
Организовывайте все так, чтобы вам было удобно. Страдания во время изучения финансовых показателей ни к чему.
Наладьте связь, а лучше даже интеграцию всех ваших отчетов. Нет смысла выуживать куски данных из одного файла и переносить их в другие. Вам должна быть видна общая картина положения дел.

Бухгалтерский учет

Нет особой разницы, какой у бизнеса масштаб, бухгалтерский учет всегда выглядит практически одинаково. Главное – придерживаться 3-х законов:

Отслеживаем налоги. Бесполезно тратить бюджет на пеню, ошибки и прочие нюансы, которых можно избежать.
Следим за деньгами. Если с графой дохода все более менее понятно, то к расходами нужно быть предельно внимательным. Вы должны четко знать, на что и в каком объеме идут деньги фирмы.
Сверяем свои действия с законом. Это нужно делать регулярно.

Управленческий учет

Управленческий учет в разных сферах отличается. Но и в этом нет ничего страшного и сверхсложного. Важно, чтобы на основе полученных данных вы могли видеть возможные гипотезы для теста в будущем.

Здесь также важно отслеживать 3 ключевых показателя:

Подсчет прибылей и убытков. Это наиболее важные данные из всех, что вы фиксируете. На его основании можно объективно оценить, насколько у вас успешный бизнес и как все сработало в отчетном периоде.

Но ваша задача состоит не только в том, чтобы сверять доходы и расходы. Эти два показателя нужно разбивать по категориям, отслеживать, куда уходят и откуда приходят деньги. От ваших целей зависит степень детализации категорий.

Также не зацикливайтесь на общих показателях. Смотрите иногда и за ЦФУ (центры финансового учета), к которым относятся ваши проекты, сегменты бизнеса.

Также есть возможность отследить, какие из ваших проектов эффективны, какие нужно оптимизировать, а какие стоит закрывать.

Что еще важно?

И в довершении ко всему, что я сказал, хотелось бы добавить следующие аспекты. В своем время я был бы очень благодарен услышать что-то подобное и избежать фэйлов в своих бизнесах.

Малый бизнес просто-напросто не имеет права расходовать ресурсы впустую. Поэтому в управленческом учете должны быть учтены только те показатели, которые реально имеют значения.
Не заморачивайтесь ведением сложных таблиц. Иногда достаточно обычной таблички с планами либо просто фиксирования факта перемещения денег.
Если речь идет о кредите, тогда простой таблицы будет недостаточно, так как еще необходимо учитывать расходы, амортизацию и прочие моменты.
Хотите работать в Excel – пожалуйста! Но я рекомендую использовать сервисы в интернете. В них, как правило, предусмотрены все таблички и графики, необходимые для анализа.

Это все, что я хотел сказать про финансовый учет в малом бизнесе. Если придерживаться указанных правил, ведение учета перестанет быть для вас чем-то скучным и забирающим много сил.

Что нужно для постановки управленческого учета в компании? На подготовительном этапе важно наладить сбор данных по подразделениям, разработать универсальный алгоритм действий по их обработке и подобрать для этого подходящее программное обеспечение. Здесь на помощь финансовым специалистам приходят электронные таблицы Excel. Они обладают обширным набором функций и инструментов для сортировки, обработки, анализа данных. Давайте разберемся, как организовать грамотный управленческий учет в Excel и по возможности автоматизировать этот процесс.

Справятся ли с управленческим учетом таблицы Excel?

Управленческий учет ориентирован на предоставление заинтересованным лицам компании информации, необходимой для принятия эффективных стратегических решений. Нужно заранее определиться с кругом пользователей управленческой отчетности и их информационными потребностями. Среди них могут числиться менеджеры, руководители структурных подразделений, CFO, генеральный директор и т.д.

Управленческие отчеты от бухгалтерских отличает:

большая детализация
другие методики учета
применение особых счетов
высокая регулярность составления

Приобретение или разработка специального программного обеспечения для ведения управленческого учета — удовольствие дорогостоящее и не всегда оправданное. Поэтому в небольших и средних компаниях активно используется программа Excel. Она не требует дополнительных финансовых затрат и имеет достаточный функционал для составления управленческой отчетности. С помощью математических, статистических, текстовых, логических функций и инструментов анализа данных специалисты могут рассчитывать и организовывать данные для отчетов. В одной из статей мы разобрали полезные приемы работы в Excel для бухгалтера, которые могут для этого пригодиться.

Как вести управленческий учет в Excel — примеры разработки модели системы

С чего начать постановку управленческого учета в Excel? После определения круга основных пользователей информации можно приступать к разработке и внедрению модели подготовки управленческой отчетности в Excel. Давайте поэтапно разберем, как организовать этот процесс:

Разделить финансовые показатели предприятия по Центрам финансовой ответственности (ЦФО) — отдельные подразделения во главе с руководителями ответственны за выполнение своих задач и по своей сути могут быть центрами инвестиций, затрат, доходов или прибыли.
Разработать классификацию и присвоить коды объектам управленческого учета — все пользователи системы должны однозначно трактовать данные.
Подготовить план счетов — группировка и детализация отдельных счетов является основой будущей системы и позволяет пользователям получать информацию из отчетов.
Сформировать инструкции — пояснения к статьям расходов необходимы, чтобы узнать, что включает каждый пункт и с какими счетами бухгалтерского учета согласовывается.
Разработать общие правила ведения учета — установить единые принципы и методики ведения учета, а также расчета используемых финансовых показателей.
Определить состав и содержание управленческой отчетности — при этом важно учитывать специфику сферы деятельности компании.
Автоматизировать процесс — разработать алгоритм работы в Excel.
Протестировать систему — если какие-то из показателей отображаются некорректно, перестроить модель системы.

Обязательное условие составления промежуточных отчетов — использование такой же учетной политики, как и при формировании годовых отчетов. Применяются аналогичные принципы признания и оценки статей баланса, отчетов о прибылях и убытках.

Решение о составлении промежуточных отчетов принимается правлением компании и уточняется в учетной политике. Полученные в ходе квартальных и полугодовых отчетов сведения, используются как для внутреннего, так и для внешнего пользования.

Насколько хорошо вы владеете функциями и инструментами программы Excel?
Пройдите бесплатный тест, чтобы получить справедливую оценку своих знаний.

Если управленческий учет в Excel — это по-старому, то что тогда современно?

Как-то в аудитории на бизнес-конференции прозвучали два вопроса:

— В ваших делах есть конкуренты?
— Все одобрительно закивали головами, заулыбались. Как же без соперничества.
— И чтобы поспевать вы стали вести управленческий учет?
— Опустили головы половина присутствующих, а кто-то крикнул: « Да, в экселе ведем! ».

В Excel на коленке собирать данные, сводить, строить отчёты относительно легко и быстро. Этим занимается всё больше предпринимателей теперь с ускорением технологического прогресса.

Более менее крупный бизнес в этих таблицах буквально закапывается при размножении отчётов и цифр. Ковыряться в непрофильном софте становится всё сложнее. Случаются ошибки, за них кто-то начинает отвечать (и чаще всего это бухгалтер или финдиректор).

Поэтому неправильно считать, что современный управленческий учет — это про Excel.

« Современность » управленческого учета характеризует возможность автоматизировать (одновременно удешевить и повысить точность) сбор и предоставление информации по предприятию. Эта деятельность в любое время обеспечивает руководителя наглядной картинкой, по которой он эффективно выполнит возложенные на него функции по планированию, анализу и контролю компании.

Зачем нужна автоматизация управленческого учета?

Руководитель рано или поздно приходит к идее автоматизации управленческого учета. Развитие бизнеса без этого невозможно. Повышение эффективности тем более.

Автоматизация управленческого учета решает задачи:

разгрузка работников от рутины в сборе данных;
уменьшает обилие сверок;
сокращает сроки получения отчетности;
повышает достоверность всех цифр;
экономит время на изучение отчетов для принятия решений по бизнесу.

Автоматизация учета выгодна. Крупным предприятиям это очевидно. А вот малому и среднему бизнесу эффект от ее введения становится очевидным лишь в принятии и реализации управленческих решений более успешными конкурентами.

Инструменты для автоматизации управленческого учета

Компании по мере своего развития проходят путь от более простых инструментов к более сложным. Выбор программы должен соответствовать задачам, которые ставятся перед бизнесом.

В этом смысле в малых предприятиях управленческий учет поддается через Excel, либо в чуть более продвинутых специализированных программах. Главное для руководителя объединить разные источники информации.

И если таких источников немного, то большие инструменты кажутся избыточными. Заблуждение.

1. Excel («Эксель»)

Excel — популярный инструмент управленческого учета в малом бизнесе. Подходит для составления основных отчетов:

доступен;
относительно прост в освоении/использовании;
есть специализированные финансовые функции и макросы.

По мере роста предприятий и усложнения учета происходит усложнение формул и взаимосвязей между различными таблицами:

такое ведение учета рискует скатиться в ошибки;
в некоторых случаях невозможно без программирования;
нет интеграции данных с другими финансовыми продуктами.

Ошибки, несоответствия, долгие выгрузки и сводки подводят руководителя к принятию неверного управленческого решения. С ростом бизнеса целесообразно использовать программные продукты, специализированные для управленческого учета.

На рынке существует множество программ, которые автоматизируют один или несколько процессов необходимых конкретному предприятию.

2. 1С («Один Эс»)

Второй по популярности программный продукт. Инструментарий для руководителя шире, чем в «эксель»:

управление денежными средствами;
бюджетирование;
управленческий учет.

Для особых ситуаций и отчетности приходится сталкиваться с проблемами:

привлекать программистов по созданию новых типов отчетов;
нужно постоянно проводить настройки существующих;
работа с программным продуктом 1С получается недешевая.

3. ERP-системы

Такими инструментами пользуются мировые масштабные очень крупные компании, когда контроль бизнес-процессов возможен только при участии большой команды аутсорсинговой поддержки и обслуживания ERP. Бюджет соответствующий, да ещё нужна подготовка.

4. Онлайн-сервисы

Самый современный инструментарий для ведения управленческого учета. Преимущества такого типа сервисов можно показать на примере комплекса онлайн-инструментов « КУБ24.ФинДиректор »:

автоматически собирает данные для отчетов;
ввод данных вручную через простой интерфейс;
бесчисленное множество отчетов и графиков;
автоматически создаются рекомендации на основе внесенных данных.

Онлайн-сервисы управленческого учета — это современный высокотехнологичный подход с надежным и точным формированием отчетов во многом благодаря низкой стоимости (доступности каждому, даже совсем крохотной организации).

Для собственников бизнеса, которые хотят иметь под рукой наглядную картину положения дел в компании, ведение управленческого учета – осознанная необходимость. Причем, независимо от масштабов бизнеса, такой учет – это система таблиц и отчетов с аналитикой в самых разнообразных разрезах: по продуктам, по проектам, по поставщикам и др. Совокупность всех этих отчетов с актуальными данными нужна для принятия взвешенных управленческих решений.

Самым удобным инструментом для постановки и ведения управленческого учета долгое время были таблицы Excel. Но благодаря сервисам-конкурентам, у компаний появилось больше возможностей для выбора способа ведения управленческого учета и обработки нужных для аналитики данных.

Бюджетирование и управленческий учет

Главной целью управленческого учета является предоставление информации, необходимой руководителям различного уровня для повышения эффективности управления предприятием. Оно выражается в росте рентабельности компании и увеличении ее конкурентоспособности в занимаемом сегменте рынка. Поэтому часто главную цель управленческого учета формулируют как управление прибылью через управление затратами.

Основными задачами для достижения поставленной цели будут:

планирование (на основе метода бюджетирования);
определение затрат и контроль (в т.ч. калькулирование себестоимости на основе принятой классификации затрат);
принятие решений.

На практике эти задачи реализуются следующим образом:

формирование управленческой отчетности в виде различных бюджетов;
контроль исполнения бюджетов на основании данных учета, в том числе контроль за исполнением договоров (в первую очередь с покупателями и поставщиками);
ведение многосценарного планирования;
осуществление план-фактного анализа.

Многие отечественные компании сегодня ведут «управленку» в таблицах Excel. Во многом это связано с тем, что программа является универсальным инструментом, который включает в себя огромный набор математических формул, алгоритмов, специальных механизмов учета и так далее, но при этом не требует каких-либо существенных затрат (к примеру, как этого требует иное программное обеспечение учета).

Плюсы ведения «управленки» в Excel:

Доступность
Excel имеет ряд специализированных финансовых функций
Наглядность и относительная простота для небольших компаний
Возможность развития системы с помощью макросов

Таблицы Excel для управленческого учета по мере развития бизнеса увеличиваются и требуют очень много времени для поддержания корректности учета
Минимальные возможности интеграции с другими системами
Увеличение сложности таблиц, невозможность решения задач управленческого учета только простыми формулами, без использования программирования
Низкая отказоустойчивость

Управленческая отчетность в Excel

В небольших компаниях использование дорогостоящих средств автоматизации управленческого учета не всегда оправдано. Excel имеет достаточный функционал для формирования основных отчетов:

Отчета по доходам и расходам (ОДР, P&L, Profit and Loss, отчет по финансовому результату компании)
Отчета по движению денежных средств (ДДС, CF, Cashflow)
Баланса (БЛ, BS, Balance sheet)

На каждом предприятии, в зависимости от его направления деятельности, управленческая отчетность отличается по форме, содержанию, регулярности составления.

Но существуют общие рекомендации для создания управленческих отчетов в Excel.

Таблицы с разными отчетами должны быть разделены
Для облегчения поиска и анализа информации в различных отчетах необходимо разделять отчеты по разным листам. Не стоит умещать все данные на одном листе, так как в этом случае сильно затрудняется обновление данных и получение актуальных отчетов.
Использование категорий для суммирования значений
Для удобства работы с отчетом хорошим тоном является размещение на первой странице сводных показателей отчета и их расшифровкой на последующих. Для этого необходимо объединить исходные данные по дополнительной группировке (категории) Такой формат представления информации будет нагляднее и удобнее для пользователей.
Использование автозаполнения
Справочники единиц бизнеса, центров финансового учета, проектов, статей значительно облегчают работу. С их помощью можно значительно экономить время на составлении аналогичных учетных таблиц, пользуясь автозаполнением ячеек или ограничивая выбор значения из списка.
Пользуйтесь дополнительным функционалом Excel
Встроенные аналитические функции, такие как дисперсия, корреляция, математическое и среднее ожидание, метод экстраполяции и другие, увеличивают качество анализируемой информации в отчетах и позволяют выявить основные тренды в развитии бизнеса и своевременно на них среагировать.
Листы корректировки
Если отчеты строятся на выгрузке данных из других систем, корректировать от руки данные в этих таблицах нельзя. Для этого создаются специальные листы корректировки, в которых можно отследить все изменения исходных данных.
Проверочные ячейки
При трансформации данных выделяйте проверочные ячейки цветом или другим способом. Они будут обращать на себя внимание и помогут не пропустить ошибки.
Настройка защиты листов
Контрольные листы отчетных форм, листы выгрузки данных, итоговые отчеты должны быть защищены от изменений. Изменения можно вносить только в корректировочные листы.

В интернете много примеров таблиц Excel для ведения управленческого учета. Но просто брать и пользоваться ими рискованно. Готовые таблицы Эксель для управленческого учета не учитывают специфику вашего бизнеса и, возможно, содержат неподходящую вашему бизнесу аналитику для принятия управленческих решений.

Примеры управленческого учета в Excel

Таблицы управленческого учета в Excel обычно выглядят следующим образом:

Рис. 1 Таблица управленческого учета Excel

Рис. 2 Таблица управленческого учета Excel

Есть ли альтернативы Excel для управленческого учета

В качестве альтернативы Excel для автоматизации управленческого учета компаний малого бизнеса можно использовать готовые онлайн-сервисы.

При всех своих плюсах ведение «управленки» в Экселе имеет свои недочеты. Например, вносить корректировки в бюджет с помощью Excel и поддерживать их актуальность очень сложно (а если уж быть точнее, практически невозможно). Если в бюджете что-то меняется, если внести в таблицу правку, то впоследствии крайне затруднительно понять, почему изменилась какая-то цифра, откуда она вообще взялась.

Все эти проблемы теряют свою актуальность для клиентов 1C-WiseAdvice, которые к комплексному бухгалтерскому обслуживанию подключили наш уникальный сервис управления финансами – «Управленка» .

Сервис позволяет, не тратя время на внедрение и настройку отчетов, сразу получить оперативную информацию по финансам компаний.

Читайте также: