Как вести кадры без 1с

Обновлено: 07.07.2024

Любые кадровые процедуры требуют грамотного документального оформления. Как организовать кадровое делопроизводство с нуля маленькой компании?

Ответственность

Кадровое делопроизводство является отражением соблюдения трудового законодательства. Основная ответственность, связанная с ним, лежит в ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП: «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 2 и 3 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, — влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб.; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. ».

Если работодатель совершает ошибки при заключении трудового договора, подменяет трудовые отношения гражданско-правовыми или вообще уклоняется от оформления трудового договора, то это считается отдельным самостоятельным правонарушением. Так, если при проверке госинспекция по труду обнаружит, что работодатель не оформил обязательные локальные нормативные акты, например, правила внутреннего распорядка, плюс ко всему найдет ошибки в ненадлежащем оформлении трудового договора, то работодателю будут грозить сразу два штрафа. Что касается ошибок в трудовых договорах, то штрафы назначаются за каждый ненадлежащим образом оформленный трудовой договор.

Согласно ч. 4 ст. 5.27 КоАП, уклонение от оформления трудового договора или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, влечет наложение административного штрафа: на должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 руб.; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, от 5 000 до 10 000 руб.; на юридических лиц — от 50 000 до 100 000 руб.

Способы организации кадрового делопроизводства

В зависимости от масштабов деятельности компании, ее финансовых возможностей и количества работающих в ней сотрудников кадровым делопроизводством могут заниматься самостоятельное структурное подразделение или специалист по кадровому делопроизводству, также эта функция в компании может быть подработкой в виде совмещения для какого-то работника.

Пожалуй, это самый удобный способ организации кадрового делопроизводства и самый простой для соблюдения трудового законодательства. В этом случае есть целое структурное подразделение с начальником отдела кадров во главе и несколькими подчиненными, которые занимаются исключительно вопросами трудовых отношений и кадровыми процедурами. В то же время это и самый затратный способ, который зачастую выбирают только крупные компании с большим штатом сотрудников.

Небольшие организации предпочитают не создавать отдельное структурное подразделение, а выделять отдельную штатную единицу, ответственную за кадровое делопроизводство. Например, это может быть специалист по кадровому делопроизводству.

Поручение работнику дополнительной работы в виде совмещения

Такой способ организации кадрового делопроизводства актуален для субъектов малого предпринимательства, которым даже отдельная штатная единица не по карману. Некоторые маленькие организации предпочитают доверять кадровую работу бухгалтеру. В таком случае всегда стоит помнить о требованиях ст. 60.2 ТК РФ:

выполнение дополнительной работы может быть поручено работнику только с его письменного согласия (из этого следует, что работодатель не может поручать дополнительную работу только по приказу; поскольку принудительный труд в России запрещен, то это будет считаться нарушением);
выполнение дополнительной работы осуществляется в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором;
выполнение дополнительной работы осуществляется за дополнительную оплату (ст. 151 ТК РФ);
поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей).
срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника;
работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.

Итак, если вы собираетесь поручить ведение кадрового делопроизводства бухгалтеру, который работает с 9 до 18 часов, прежде всего нужно отразить в штатном расписании такую трудовую функцию, как специалист по кадровому делопроизводству, поскольку исходя из определения, которое дается в ст. 60.2 ТК РФ, это работа по другой профессии (должности), а другая должность, трудовая функция всегда отражается в штатном расписании. То есть единица вводится в штат, но отдельный трудовой договор не оформляется.

Вебинары по кадровому учету

При поручении дополнительной работы работодатель оформляет отдельное письменное соглашение. В письменном соглашении необходимо прописать следующие условия:

Срок. В силу ст. 60.2 ТК РФ работодатель обязан прописать срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, что вызывает определенные сложности. Прописать срок можно следующим образом — с такого-то числа до закрытия вакантной должности, при этом закрываться вакансия может по разным причиам: либо ее убирают из штатного расписания, либо другой работник принимается по трудовому договору.
Содержание и объем выполняемой работы. В письменном соглашении недостаточно прописать, что работнику поручается в течение установленной продолжительности рабочего времени дополнительная работа по должности специалиста по кадровому делопроизводству. Через двоеточие обязательно нужно раскрыть содержание и объем дополнительной работы: будет ли работник заниматься только приказами о приеме, переводе и увольнении работников или он еще будет вести трудовые книжки и разрабатывать проекты локальных нормативных актов, что будет входит в объем и содержание работы? Все это нужно прописать в дополнительном соглашении.
Дополнительная оплата. Так как работодатель не будет знакомить работника со штатным расписанием под роспись, то размер в рублях нужно определить в соглашении.

Документы, которые создает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений

Единой классификации кадровых документах, которые появляются в работе, нет. Но можно выделить:

Локальные нормативные акты: обязательные; с учетом специфики; иные.
Документы по кадровым функциям: договорные документы; распорядительные документы; первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда; информационно-справочные документы; «архивные» документы.

Разрабатывать документы может только работодатель. Кадровику или бухгалтеру могут поручить разработать проект документа. Самым главным при разработке документов, помимо Трудового кодекса, является ГОСТ р 6.30-2003, в котором рассматривается состав реквизитов документов, а также требования к их оформлению.

Кадровый учет без проблем и ошибок

Существует пять обязательных реквизитов, которые встречаются почти на каждом виде документа в кадровом делопроизводстве:

1. Наименование организации

2. Дата документа

Проставляется двумя способами — цифровым или словесно-цифровым. В первом случае дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, 07.12.2016.

При словесно-цифровом способе оформление даты осуществляется следующим образом — 07 декабря 2016 г. Также допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца — 2016.12.07.

Дата документа зависит от типа документа и может быть:

датой утверждения документа (локальные акты);
датой составления (акт, докладная записка, служебная записка);
датой подписания (приказ).

При разработке проекта документа дата не проставляется. Она появляется только после совершения определенного события.

3. Регистрационный номер документа

Часто у работодателей возникают вопросы: нужно ли регистрировать документы; нужен ли журнал регистрации приказов по личному составу, журнал регистрации трудовых договоров? Есть ряд журналов, наличие которых требует законодательство:

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (ведется бухгалтерией).
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы книг утверждены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, а требования к их оформлению находятся в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Причем требования к оформлению предъявляются очень жесткие: книги должны быть не просто пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью работодателя, они должны быть еще скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Журналы учета проведения инструктажей по охране труда.
Журнал учета мероприятий по контролю.

К этим журналам требований нет. Выбор за работодателем — вести журнал в бумажном или электронном виде. Но нужно помнить о том, что любой документ нужно регистрировать, так как без регистрационного номера он не будет иметь юридической силы. При этом нужно выбирать для себя тот способ, который будет не только удобен, но и позволит в случае возникновения спора с работником максимально доказать в какой именно момент наступило то или иное событие.

Регистрационную систему документов разрабатывает сам работодатель. Самое главное, чтобы по номеру было понятно: когда, в какой год создавался документ и в какой папке его можно найти.

Существует несколько важных документов, где прописываются требования к содержанию документа:

. (Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Прописывает требования, как должны выглядеть определенные реквизиты. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

С 2013 года, с вступлением в силу Федерального закона от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», организация, если она не является государственной организацией, может разрабатывать свои формы первичных учетных документов. Но в целях ведения бухучета эти формы должны утверждаться приложением к учетной политике. Либо можно просто брать те формы, которые предлагает Госкомстат.

«Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения "». Дает информацию по срокам хранения документов.

Этот реквизит состоит из трех элементов: название должности, личная подпись, расшифровка.

Минимум обязательных внутренних документов и локальных нормативных актов

Не любой обязательный внутренний документ будет являться локальным нормативным актом. Определение локального нормативного акта дается в ст. 8 ТК РФ. Прежде всего, он утверждается уполномоченным органом или должностным лицом, уполномоченным на утверждение локальных нормативных актов. Кроме того, нормативным локальным акт становится тогда, когда в нем есть нормы трудового права, заложены определенные правила поведения. Так, например, штатное расписание и график отпусков не являются локальными нормативными актами, хотя есть письма Роструда, говорящие об обратном.

1. Штатное расписание (ст. 15, ст. 57 ТК РФ). Можно использовать форму, которую предлагает Госкомстат, либо утвердить свою (не забудьте при этом о приложении к учетной политике).

2. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 100, ст. 189, ст. 190 ТК РФ). Поскольку это обязательный локальный нормативный акт, то нужно убедиться в том, что правила в организации есть и они утверждены работодателем (утверждаются либо через гриф утверждения, состоящий из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии, даты утверждения, либо через приказ).

Трудовой кодекс предъявляет требования к тексту документа. В ст. 189 ТК говорится о том, что обязательно должно включаться в раздел правил внутреннего трудового распорядка.

3. Локальные нормативные акты по оплате труда (ст. 135 ТК РФ). Требования по локальным нормативным актам, которыми установлены системы оплаты труда, содержатся в ст. 135 ТК. Относительно мотивирования работников деньгами работодатель сам решает и прописывает, будут ли у него стимулирующие выплаты (надбавки, доплаты, премии) или нет.

Компенсационные выплаты, которые тоже относятся к составляющей заработной платы, — это доплата за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. И если работник действительно работает в условиях, отклоняющихся от нормальных, компенсационные выплаты должны обязано быть в организации.

Даже если в организации нет стимулирующих компенсационных выплат, все равно какой-то локальный нормативный акт по оплате труда в ней обязательно должен быть. Причем это не обязательно должен быть отдельный самостоятельный акт. Если организация небольшая и в ней нет серьезной дифференциации по оплате труда, это могут быть те же самые правила внутреннего трудового распорядка, но с хорошо прописанным разделом по оплате труда.

Важно обратить внимание на требования ст. 22 ТК РФ. Если у вас не было локального нормативного акта и вы его только принимаете, то документ начинает распространяться на работника с того момента, как он ставит роспись о том, что с актом он ознакомился. Ознакомить можно любым удобным способом — через журнал ознакомления, листы ознакомления.

Согласно требованиям ст. 68 ТК, до подписания Трудового договора работодатель обязан ознакомить работников под роспись с локальными нормативными актами. Именно поэтому важно понимать, какие внутренние документы являются локальными нормативными актами, а какие таковыми не являются. Так, если штатное расписание не является локальным нормативным актом, то знакомить с ним под роспись не надо.

4. Положение по защите персональных данных (ст. 86, 88 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ). В Трудовом кодексе требование о наличии документов, с которыми должны быть ознакомлены работники под роспись, содержится в ст. 86. Называть этот локальный нормативный акт можно как угодно: Положение по защите персональных данных, Положение о персональных данных. Основные вопросы, которые в нем должны быть отражены: какие персональные данные обрабатываются, способы обработки персональных данных, способы защиты персональных данных, каковы права, обязанности и ответственность сторон по участию в обработке персональных данных. С этим документом работники также должны быть ознакомлены под роспись. Наличие его в компании обязательно.

5. Правила, инструкции по охране труда (Раздел X ТК РФ).

6. Локальные нормативные акты вводящие нормы труда (гл. 22 ТК РФ). В соответствии со ст. 162 ТК у работодателя должны быть локальные нормативные акты по нормам труда, которыми вводится порядок изменения этих норм труда.

7. График отпусков (ст. 123 ТК РФ). В соответствии со ст. 123 ТК должен утверждаться не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

Упрощенный кадровый учет сокращает документооборот предприятия. Расскажем, кто вправе перейти на упрощенную форму учета, от каких документов можно отказаться, как это сделать, и зачем нужен типовой трудовой договор.

Кто может вести упрощенный кадровый учет

Вести кадровый учет в упрощенной форме вправе организации и ИП, которые имеют статус «микропредприятие» в едином реестре МСП.

Этот статус присваивают субъектам, у которых:

среднесписочная численность персонала за прошедший год не превышает 15 человек;
годовой доход не выше 120 млн. рублей;
общая доля участия в уставном капитале госорганов , муниципалитетов, общественных и религиозных учреждений, благотворительных фондов не превышает 25 %;
общая доля участия крупных российских компаний или иностранных организаций не превышает 49 %.

Как вести упрощенный кадровый учет

«Упрощенность» заключается в полном или частичном отказе от принятия локальных нормативных актов (ЛНА), в которых обычно прописывают нормы трудового права. Такой подход существенно сокращает документооборот и снижает административную нагрузку.

Так, согласно ст. 309.1 ТК РФ микробизнес может не составлять:

правила внутреннего трудового распорядка;
график сменности;
положения об оплате труда, премировании и другие акты.

Обратите внимание : список открытый, так как набор актов зависит от специфики бизнеса и предприятие вправе само решить, от каких ЛНА оно еще хочет отказаться.

Однако есть ряд документов, которые должны быть у предприятия даже при условии ведения упрощенного учета. Это:

трудовые договоры;
штатное расписание;
график отпусков;
положение о работе с персональными данными;
инструкции по охране труда.

С 01.01.2021 список обязательных кадровых документов пополнился еще одним пунктом. Так, согласно ст. 312.9 ТК РФ компания не вправе отказаться от принятия ЛНА о временном переводе сотрудников на дистанционную работу без их согласия. Причиной перевода персонала на удаленку может послужить решение местных властей. Например: в случае объявления в регионе режима ЧС.

И это еще не все. Предприятие имеет право отказаться от ЛНА только в том случае, если со всеми сотрудниками будут заключены типовые трудовые договоры .

Что такое типовой трудовой договор

Отказ от ЛНА вовсе не означает, что микробизнес перестает подчиняться нормам трудового права. Просто все положения, которые должны быть отражены в этих актах, прописывают в трудовых договорах с работниками.

Правительством была утверждена типовая форма трудового договора (постановление от 27.08.2016 № 858).

Типовая форма содержит необходимый набор условий, которые обеспечивают соблюдение прав сторон трудовых отношений, в частности:

оплата труда сотрудника;
рабочее время и время отдыха;
охрана труда;
соцстрахование и другие гарантии;
права и обязанности сторон;
изменение условий договора;
ответственность сторон.

В примечаниях к форме указано, к каким категориям работников применяют или не применяют те или иные пункты.

Работодатель не обязан заимствовать типовую форму целиком. Он может исключить пункты, которые не связаны с характером работы сотрудника, и пункты, указанные в примечаниях (письмо Минтруда РФ от 30.06.2017 № 14-1/В-591).

Также не возбраняется дополнение типовой формы недостающими условиями. Главное, чтобы они не ухудшали положение работника по сравнению с нормами, установленным трудовым законодательством.

Как перейти на упрощенный учет

Действующие предприятия, которые раньше применяли ЛНА, должны оформить отказ от внутренней кадровой нормативки в приказном порядке. Составить приказ можно в свободной форме.

Кстати, если компания до перехода на упрощенный учет заключила с сотрудниками обычные (не типовые) трудовые договоры, то переделывать их не нужно. Достаточно внести в них соответствующие изменения путем заключения дополнительных соглашений.

Что делать при утере статуса микропредприятия

В случае утери статуса микропредприятия у субъекта есть 4 месяца, чтобы принять все локальные нормативные акты, наличие которых требует трудовое законодательство, и ознакомить работников с ними под роспись (ст. 309.1 ТК РФ).

Срок отсчитывают с даты внесения изменений в единый реестр МСП.

А вот типовые трудовые договоры с работниками менять не обязательно. Такие действия будут лишней тратой времени. Ведь необходимые условия в ЛНА и договорах просто будут дублироваться.

Но если компания надумает позже что-то поменять в локальных актах, то эти изменения нужно будет отразить и в трудовых договорах, чтобы избежать расхождений.

Прогресс не стоит на месте, и не пользоваться современными возможностями автоматизации тех или иных процессов в компании может оказаться крайне недальновидным. В сегодняшней статье мы хотим рассказать вам о том, как можно упростить кадровое делопроизводство организации с помощью новых технологий и грамотного подхода к менеджменту бизнес-процессов.

3 столпа, на которых стоит автоматизация кадров

Мы выделяем 3 основных шага, которые должна пройти организация, чтобы привести свое кадровое делопроизводство в оптимальный вид:

1. Избавление от лишнего. Здесь применимо правило «необходимости и достаточности», о котором мы расскажем далее;

3. Автоматизированная обработка данных. На этом этапе обычно применяется специальное программное обеспечение, которое, например, формирует табели рабочего времени, отслеживает сроки документации и т.д.

Рассмотрим каждый из шагов подробнее.

Избавление от лишнего. Правило «необходимости и достаточности»

Начать следует с кадрового аудита, а если в вашей компании трудятся иностранцы, то необходим будет и миграционный аудит. О данных видах аудита мы рассказывали в этой статье.

Аудит поможет выявить «тонкие места», определить риски. Также в результате кадрового и миграционного аудита вы получите четкие инструкции по оптимизации кадровых процессов и документации. Таким образом, у вас на руках будут прямые указания, что нужно делать, чтобы наладить кадровое делопроизводство.

Усовершенствование процессов

В одном из наших кейсов мы рассказывали о том, как внедрили систему отпечатков пальцев на стройке, что помогло усовершенствовать процесс учета рабочего времени. Более того, применение специальных сканеров и соответствующего ПО позволило не только упростить и ускорить учет рабочего времени, входа и выхода с объектов, но и сделать его более качественным и точным.

Сканеры объединили в себе решение сразу несколько задач: допуск лиц на объект, учет рабочего времени, учет перемещений между объектами, соблюдение дисциплины.

Автоматизированная обработка данных

Заключительным этапом является автоматизация процессов. Зачастую она заключается в автоматизации именно обработки данных, но в зависимости от специфики вашего бизнеса, может быть интерпретирована и иным образом.

Для автоматизации того или иного кадрового процесса целесообразно внедрять специализированное программное обеспечение. Вероятно, вы уже знакомы с некоторыми вариантами: это могут быть Excel, 1С, решения SAP и другие.

Например, в том же кейсе про внедрение сканеров отпечатков пальцев на стройке мы описывали, как применили инструменты 1С для автоматизированного формирования табелей рабочего времени. Данные о рабочем времени каждого сотрудника ПО получало с датчиков-сканеров отпечатков пальцев, установленных на строй-объектах, а затем табели создавались по нажатию одной кнопки в программе.

Какие кадровые процессы точно стоит автоматизировать? Вот наши примеры:

Сбор информации о присутствии/отсутствии на рабочем месте;
Учет режимов отдыха и работы (актуально, например, для водителей на грузовых и пассажирских перевозках);
Составление табелей, расписания, графика отпусков, графиков сменности и т.п.;
Отслеживание сроков действия документов (это очень важно при наличии иностранных работников в штате. Санкции за нарушение сроков, например, разрешения на работу или визы могут достигать 1 000 000 рублей для работодателя);
Учет проверок государственными органами;
Охрана труда: например, отслеживание периодичности и правильности проведения инструктажей и медосмотров (для разных должностей и категорий квалификации существуют различные условия проведения инструктажей и медосмотров, отслеживать которые вручную может быть накладно при больших количествах сотрудников).

Подводим итоги

Налаженные процессы позволяют не только значительно экономить деньги и время, но и грамотно использовать ресурсы, а также избежать ошибок в документообороте компании. Это, в свою очередь, гарантирует вам работу без штрафов и санкций.

Оставьте заявку на бесплатную консультацию с нашим специалистом:

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.

Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.

Кадровое делопроизводство 2020 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.

О дисциплинарной ответственности работника читайте здесь.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2020 — скачать или разработать самостоятельно?

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.

Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству

Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.

Этапы организации кадрового учета на предприятии:

Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:

Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15–16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
постановление Госкомитета статистики от 05.01.2004 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
правительственное постановление от 16.04.2003 № 225, которое поможет в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;

ВНИМАНИЕ! С 2020 года введены электронные трудовые книжки. Подробнее о них читайте в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года».

методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.04.2008, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2017, с 01.07.2017 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.

Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.

Ознакомление с уставной документацией компании.

В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.

Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.

Как составить приказ о приеме на работу см. здесь.

В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.

Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.

Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:

правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
кадровая структура организации;
штатное расписание;
график отпусков;
документы, связанные с защитой персональных данных работников.

В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:

трудовые контракты;
книга по учету движения трудовых книжек;
книга по учету бланков трудовых книжек и сами бланки этих документов, которые зачастую оформляются на предприятии при поступлении сотрудника на первое место работы;
табель по учету времени работы;
персональные карточки сотрудников;
кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
должностные инструкции и другие документы;
журнал учета проверок контролирующими органами.

Также могут издаваться следующие документы:

положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.

Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия.

При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.

Вся необходимая информация по кадровому учету доступна на нашем сайте в разделе «Зарплаты и кадры».

Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек.

Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.

Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля. Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу, должностную инструкцию; принимается/оформляется трудовая книжка, заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.

Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.

Итоги

Организация кадрового делопроизводства, как правило, возлагается на плечи кадровой службы. Наша статья поможет разобраться в хитросплетениях оформления кадровых документов и журналов инспектору по кадрам.

Читайте также: