Как включить sap analysis в excel

Обновлено: 05.07.2024

На проектах внедрения отчетности с использованием хранилища данных SAP BW многим архитекторам и консультантам приходится решать задачи подготовки больших форматированных отчетов: разнообразных ведомостей, выписок и т.п. Такие отчеты обычно характеризуются:

Нестандартными относительно инструментов SAP требованиями к форматированию;
Фиксированным числом столбцов;
Значительным количеством столбцов и строк (соответственно, десятки и десятки тысяч и более);
Требованием наличия Excel-представления;
Требованием к времени выполнения не более нескольких минут

Консультантом создается рабочая книга BW-BEx, которая содержит один или несколько BW-BEx-отчетов. Отчеты выгружаются на отдельные листы этой книги, которые обычно скрывают от пользователей. Видимым оставляют лишь один лист книги, содержащий целевую форму отчета с необходимым форматированием.

Работа пользователя с таким отчетом выглядит следующим образом:

в зависимости от используемого Excel-инструмента SAP BW, пользователь запускает BW-BEx Analyzer или SBOP Analysis for Office, подключается к серверу SAP BW, выбирает из роли рабочую книгу и запускает ее на выполнение.
Через несколько секунд (иногда – десятка секунд) появляется селекционный экран.
На экране пользователь выбирает значения параметров. Например, год-месяц, балансовую единицу, группу материала и т.п. Затем нажимает кнопку «выполнить».
Теперь настала очередь «поработать» для SAP BW: все BW-BEx-отчеты рабочей книги выполняются последовательно, отчет за отчетом, передавая на рабочие листы Excel свои данные.
После получения в Excel данных каждого отчета запускается VBA-макрос. Логика работы макроса такова, что он ничего не делает, пока данные всех отчетов не будут получены на Excel-листы.
Когда данные последнего отчета поступили на Excel-лист, VBA-макрос выполняет основную работу по подготовке форматирования отчета.
Когда VBA-макрос завершил работу, пользователь может увидеть результат отчета в своем Excel.

Чего только не придумывают консультанты, чтобы, оставаясь в рамках стандартного подхода, качественно сделать-таки большой отчет. Но почти всегда ничего не получается. «Почти» означает компромиссы, послабления в требованиях. Бизнес-пользователи либо соглашаются применять более ограничивающие фильтры и отчет возвращает меньше данных, либо ждать выполнения подольше, либо вручную сводить несколько фрагментов отчета в один.

Чтобы все-таки не говорить клиенту «нет, мы не можем этого реализовать при таких требованиях», необходимо для начала сделать правильные выводы из очевидного: каждый инструмент предназначен для своей задачи.

Инструменты BW BEx Analyzer и SBOP Analysis for Office в общем случае не предназначены для реализации эффективных отчетов с большим количеством ячеек, с числом около 750000 и более (см SAP-ноту 1040454). Поэтому, используя модель данных SAP BW, надо выбрать другой инструмент, другой подход в реализации. Тогда решение не только обязательно получится, но и будет при этом эффективным.

Последние версии SAP Netweaver, SAP BW и HANA внесли большее разнообразие подходов публикации BW-данных в Excel, без использования BW BEx. Можно упомянуть такие:

Подключение Excel через OData-сервисы напрямую к SAP Netweaver или даже к SAP HANA
Подключение Excel к SAP HANA, как к базе данных, напрямую, через MDX

Я хочу рассказать о подходе, гораздо менее требовательном к новизне версий используемых продуктов, и в чем-то менее сложным. Речь идет о публикации данных отчетов в шаблон Excel-документа через OLE-интерфейс. Excel-шаблон при этом хранится в репозитории BDS на стороне SAP BW.

Преимущества подхода с OLE очевидны:

Работает на любых современных версиях продуктов SAP и Microsoft Excel
Никаких ограничений на объемы данных в отчете, кроме собственных в Excel
Обеспечивает максимальную производительность передачи данных от сервера BW в Excel через OLE. Пример: выборка 525000 ячеек (70 колонок на 7500 строк) передается за 7 сек.
Подготовка данных на «сервере BW» выполняется в ABAP-отчете, который, собрав выборку во внутреннюю таблицу, передает ее через OLE в Excel-шаблон, полученный из BDS.
Централизованное (в одной BW-системе) ведение всех объектов, релевантных для отчета: шаблон Excel, модель данных BW, программа ABAP для заполнения шаблона.
Соответствие обычным SAP-стандартам по разграничению доступа, разработке, транспорту настроек и пр.

Сложности в ABAP могут возникнуть при получении данных из модели BW. Возможные варианты: вызов BEx-отчета в ABAP, вызов FM RSDRI_INFOPROV_READ, SQL-SELECT по таблицам модели данных. Но это обычно есть в арсенале навыков опытного BW-консультанта. Глубокие знания программировании ABAP понадобятся, если возникнет потребность еще более ускорить работу кода по подготовке данных за счет тюнинга ABAP-программы или даже распараллеливания вычислений. Последнее, кстати, невозможно архитектурно в подходе с рабочими книгами BW BEx.

Вкратце, порядок создания отчета с использованием подхода с OLE следующий.

Область применения: SQL Server Analysis Services версии 2019 и выше Azure Analysis Services Power BI Premium

В этом занятии вы воспользуетесь функцией "Анализ в Excel", чтобы открыть Microsoft Excel, автоматически создать подключение к рабочей области модели и автоматически добавить сводную таблицу на лист. Функция "Анализ в Excel" предназначена для быстрого и удобного тестирования эффективности модели до ее развертывания. В этом занятии выполнять анализ данных не нужно. Оно призвано познакомить вас как автора модели со средствами для проверки модели.

Для этого занятия нужно установить Excel на том же компьютере, где находится Visual Studio.

Предполагаемое время выполнения этого занятия: 5 минут.

Предварительные требования

Эта статья является одной из частей руководства по созданию табличных моделей. Эти части следует изучать в предложенном порядке. Прежде чем выполнять задачи в этом разделе, нужно завершить предыдущее занятие: Занятие 11. Создание ролей.

Просмотр с помощью перспективы по умолчанию и перспективы Internet Sales

В этих первых задачах вы просматриваете модель с помощью перспективы по умолчанию, включающей все объекты модели, а также с помощью перспективы «продажи через Интернет», созданной ранее. Перспектива «Продажи через Интернет» исключает объект таблицы «Заказчик».

Просмотр с использованием перспективы по умолчанию

щелкните расширения > модель > анализ в Excel.

В диалоговом окне Анализ в Excel нажмите кнопку ОК.

В Excel открывается новая книга. Создается соединение с источником данных, использующее учетную запись текущего пользователя, и перспектива по умолчанию используется для определения доступных для просмотра полей. На лист автоматически добавляется сводная таблица.

В Excel в списке полей сводной таблицы отображаются группы мер DimDate и FactInternetSales. Также отображаются следующие таблицы со связанными столбцами: DimCustomer, DimDate, DimGeography, DimProduct, DimProductCategory, DimProductSubcategory и FactInternetSales.

Закройте Excel, не сохраняя книгу.

Просмотр с использованием перспективы Internet Sales

щелкните расширения > модель > анализ в Excel.

В диалоговом окне Анализ в Excel оставьте выбранным вариант Текущий пользователь Windows , в раскрывающемся списке Перспектива выберите Продажи через Интернет и нажмите кнопку ОК.

В области Поля сводной таблицы Excel обратите внимание на то, что таблица DimCustomer исключена из списка полей.

Закройте Excel, не сохраняя книгу.

Просмотр с помощью ролей

Роли — это неотъемлемая часть любой табличной модели. Если пользователям не назначить хотя бы одну роль, они не смогут использовать и анализировать данные с помощью вашей модели. Функция «Анализ в Excel» позволяет проверить создаваемые роли.

Просмотр с помощью роли пользователя Sales Manager

щелкните расширения > модель > анализ в Excel.

В поле Укажите имя пользователя или роль для подключения к модели щелкните Роль и выберите Менеджер по продажам в раскрывающемся списке. Затем нажмите кнопку ОК.

В Excel открывается новая книга. Автоматически создается сводная таблица. Список полей сводной таблицы включает все поля данных, доступные в новой модели.

SAP BusinessObjects Analysis for Microsoft Office, версия 2.3 не только унаследовала большинство функций BEx Analyzer, но и значительно расширила область их применения, упрощая работу конечных пользователей. В этой статье рассматриваются библиотека формул и библиотека интерфейсов прикладного программирования (Application Programming Interface; API) SAP — два инструмента, которые расширяют функциональность макросов языка программирования Microsoft Excel Visual Basic for Applications (VBA) и позволяют эффективнее использовать данные.

Ключевые понятия

SAP BusinessObjects Analysis for Microsoft Office, версия 2.3 содержит библиотеку формул SAP и библиотеку API [интерфейсов прикладного программирования] SAP, с помощью которых аналитики могут проводить более подробный анализ данных и метаданных и получать более значимые результаты. Библиотека API существует уже несколько десятилетий.

Профессиональные пользователи Excel, например, аналитики, зачастую имеют богатый опыт работы с библиотекой формул Microsoft Excel. Библиотека формул SAP расширяет возможности пользователей. Зачем она нужна? Ответ прост: формулы Microsoft Excel выполняют общие функции, тогда как формулы SAP BusinessObjects Analysis for Microsoft Office используются для получения максимума информации из функций, данных и метаданных SAP. Кроме того, комбинируя формулы SAP с исходными формулами Microsoft Excel, вы можете усилить возможности SAP BusinessObjects Analysis for Microsoft Office.

Примечание.

Интегрируйте формулы и API в ракурс анализа и преобразовывайте запросы в самостоятельные приложения, настраиваемые в соответствии с информационными, аналитическими потребностями и требованиями к формату. Мы рассмотрим сценарии использования библиотек формул и API SAP BusinessObjects Analysis for Microsoft Office. После этого вы сможете полностью раскрыть потенциал библиотек.

Запустите приложение SAP BusinessObjects Analysis for Microsoft Office и в знакомом интерфейсе электронных таблиц Excel перейдите на вкладку «Формулы» (Formulas) (рисунок 1). Поместите курсор в пустую ячейку электронной таблицы и нажмите кнопку «Вставить функцию» (Insert Function).

Рис. 1. Кнопка «Вставить функцию» (Insert Function)

Откроется окно с полным списком функций (рис. 2).

Рис. 2. Выбор функции для вставки на лист

Возникает вопрос: как узнать, какие функции относятся к SAP? В раскрывающемся списке «Категория» (Or select a category) выберите вариант « Analysis « (рис. 3). В поле «Выберите функцию» (Select a function) ниже откроется список всех функций SAP BusinessObjects Analysis for Microsoft Office.

Рис. 3. Список формул SAP

Выберите нужную формулу и нажмите кнопку «OK».

Примечание. Руководство по использованию конкретных формул см. в справке: выберите нужную формулу и нажмите ссылку «Справка по этой функции» (Help on this function) в правой нижней части окна (рис. 3). Ссылка открывает справку по параметрам ввода и ожидаемым результатам. Обычно приводится пример. Если вы впервые используете формулы или SAP BusinessObjects Analysis for Microsoft Office в целом, справка по функциям поможет изучить их.

Рассмотрим, как использовать некоторые из функций для расширения запросов.

Примечание.

Пример запроса для данной статьи создан на основе стандартного инфокуба SAP BW Business Content 0FIAR_C05. Он находится в инфообласти бухгалтерии дебиторов (Accounts Receivable) модуля Финансов и содержит историю платежей модуля Финансов.

В формулу необходимо ввести два параметра: псевдоним/имя источника данных и свойство, значение которого необходимо узнать. В результате вы получите значение свойства. Однако можно получить лишь одно значение за один вызов формулы. В примере сценария в таблице создана пользовательская область, названная «Общие данные запроса» (Query General Information) (рис. 4). Также приводится описание каждого из четырех свойств или полей, значения которых нужно определить с помощью этой формулы.

Рис. 4. Таблица SAP BusinessObjects Analysis for Microsoſt Offi ce с областью общих данных запроса

Следующий шаг: заполните ячейку рядом с ячейкой «Источник запроса» (Query Source), используя формулу SAPGetInfoSource. Поместите курсор в ячейку рядом с полем «Источник запроса» (Query Source). (рис. 4). Вернитесь к списку функций SAP, показанному на рис. 3, и выберите функцию для ячейки. В этом примере мы выбираем SAPGetInfoSource. После выбора функции откроется окно с запросом на ввод входных данных (рис. 5). Введите значение источника данных (по умолчанию, «DS_1») и имя свойства, затем нажмите кнопку «OK». Отобразится значение технического имени инфопровайдера (рис. 6).

Рис. 5. Ввод значений «Источник данных» (Data Source) и «Имя свойства» (Property Name) с помощью формулы

SAP упрощает финансовую и управленческую отчетность с помощью встроенного контента SAP Business Intelligence (BI). Обновление основных и транзакционных данных в реальном времени в BI обеспечивает точность отчетов и актуальность ключевых показателей эффективности (KPI), таким образом устраняя необходимость загружать данные в кубы, как это требовалось в предыдущих версиях.

Ключевые понятия

SAP Бизнес планирование, оптимизированное для SAP S/4HANA (Business Planning (SAP BPC), Optimized for SAP S/4HANA), теперь содержит дополнение Аналитики для офиса (Analysis for Office) для планирования, анализа и создания отчетов в книгах Excel. Прежде дополнение было доступно лишь в SAP Business Intelligence (BI) и SAP Business Warehouse (SAP BW). Анализ в шаблонах книг Excel можно использовать для таких процессов планирования объектов затрат, как планирование внутренних заказов, мест возникновения затрат и учета результатов (т. е. планирования сегментов рынка).

SAP представляет множество измененных функций в новом выпуске надстройки SAP S/4HANA Finance (ранее sFIN, Simple Finance и Smart Financials), а также в новом решении SAP S/4HANA Enterprise Management. Дизайн решения не только упрощает базовую архитектуру, но и повышает удобство работы пользователя.

Одно из ключевых изменений представлено в структуре решения SAP Интегрированное бизнес планирование для финансов (Integrated Business Planning for finance), которое теперь называется SAP Business Planning and Consolidation (SAP BPC) Optimized for SAP S/4HANA.

Учет результатов (CO-PA) часто усложняется при использовании пользовательских признаков. В прежних версиях программного обеспечения SAP для планирования CO-PA использовался код транзакции KEPM, а также коды транзакций Report Painter KE31 и KE34 для создания отчетов для анализа. С точки зрения конечного пользователя эти транзакции были очень сложными. С нововведениями SAP BPC Optimized for SAP S/4HANA создание отчетов для планирования и анализа стало намного проще и удобнее (во многом благодаря отчетам на основе Excel).

SAP предоставляет следующие инфокубы для отчетов о фактических результатах и планирования финансовых данных в SAP Business Intelligence (SAP BI):

/ERP/SFIN_V01 — фактические показатели финансов в SAP HANA
/ERP/SFIN_R01 — финансовое планирование

В прежних выпусках эти инфокубы находились в отдельной системе SAP BW, в которую для создания отчетов BI необходимо было загружать транзакционные и основные данные. С выходом SAP BPC Optimized for SAP S/4HANA, инфокубы стали входить в состав системы ERP, что устраняет необходимость в их загрузке. (Они обновляются в реальном времени.)

Помимо указанных инфокубов, SAP предоставляет предопределенные уровни агрегации. Уровень агрегации содержит набор признаков и ключевых показателей из инфокуба, обновляемого в реальном времени, для следующих процессов:

Планирование МВЗ
Планирование внутренних заказов
Планирование функциональных сфер
Планирование сегментов рынка (планирование CO-PA)
Планирование МВП
Планирование прибылей и убытков

Указанные инфокубы и уровни агрегации готовы к использованию. Тем не менее, сложность увеличивается, если в CO-PA имеются определенные пользователем признаки и пользователь хочет выполнить планирование по этим измерениям.

В данной статье описывается весь процесс создания пользовательских признаков в CO-PA и использование SAP BPC Optimized for SAP S/4HANA для отчетности на основе этих признаков. В данной статье пример рассматривается в версии SAP S/4HANA 1511 с Feature Pack Stack 02 и версия SAP HANA Studio 2.2.12. SAP HANA Studio позволяет управлять базой данных SAP HANA и полномочиями базы данных, а также создавать собственные модели данных.

Для создания пользовательских признаков в CO-PA и использования на их основе SAP BPC Optimized for SAP S/4HANA нужно выполнить следующие действия:

Создать пользовательские признаки в бухгалтерском CO-PA
Присвоить и создать инфообъекты
Адаптировать ракурсы SAP HANA из таблицы ACDOCA для создания отчетов по пользовательским полям
Создать уровни агрегации и функций планирования
Настроить фильтры переменных на уровне агрегации
Создать запросы BEx о готовности к вводу

Чтобы выполнить этот шаг, используйте код транзакции KEA5 или выберите путь меню «SPRO ▶ IMG ▶ Контроллинг ▶ Учет результатов ▶ Структуры ▶ Определение единицы учета ▶ Ведение признаков» (SPRO ▶ IMG ▶ Controlling ▶ Profitability Analysis ▶ Structures ▶ Define Operating Concern ▶ Maintain Characteristics) для создания признаков. Появится экран, показанный на рис. 1. (Обратите внимание: в статье не описывается деривация значений для признаков). На рис. 1 показан пример семи пользовательских признаков, от WWPH1 до WWPH7, в единице учета результатов, которые отражают разные уровни иерархии продукта. Выполняя планирование на этих уровнях, пользователи могут проанализировать прибыльность и отклонения на каждом уровне иерархии продукта. Рис. 1 показывает, как структура данных будет выглядеть после создания и активации признаков.

Рис. 1. Структура данных CO-PA

Чтобы выполнить этот шаг, используйте транзакцию FCOM_RKEGEN. Откроется экран, показанный на рис. 2, где можно создать инфообъекты для пользовательских признаков. Этот шаг позволяет сопоставить признаки BI с признаками CO-PA, а также позволяет создать признаки BI для пользовательских признаков. Предлагаемые SAP признаки уже сопоставлены, и этот шаг нужен только для новых признаков или если необходимо изменить сопоставление существующих.

Рис. 2. Ввод единицы учета результатов (бухгалтерского)

Стандартные признаки SAP находятся в области имен /ERP/, тогда как пользовательские признаки или признаки, запланированные для создания, будут находиться в области имен /RKE/.

Чтобы выполнить сопоставление, выполните транзакцию FCOM_RKEGEN. Откроется экран, показанный на рис. 2.

Установите флажок «Единица учета» (Operating Concern) в появившемся окне. Это окно открывается только в том случае, если в транзакции KEBC не задана единица учета результатов. Если по какой-то причине нужно задать единицу учета, отличную от заданной в транзакции KEBC, нажмите значок активации/деактивации , чтобы изменить ее.

На следующем экране (рис. 3) выберите путь меню «Ед. учета ▶ Дальше» (Op.Concern ▶ Continue), чтобы создать инфообъекты для пользовательских признаков.

Рис. 3. Выбор опции «Дальше» (Continue)

Откроется экран, показанный на рис. 4. Все поля, присвоенные инфообъектам BI, обозначены зеленым () в столбце «Ge..» (статус генерации), а все неприсвоенные поля отмечены красным . Нажмите значок выполнения, чтобы выполнить автоматическое присвоение инфообъектов в пространстве имени /RKE/ массово. Чтобы присвоить поля поодиночке, нажмите значок редактирования .

После сопоставления все пользовательские признаки отмечены зеленым, как показано на рис. 4.

Рис. 4. Инфообъекты в BI

На этом шаге, при наличии основных данных в пользовательских признаках, также создаются ракурсы данных в базе данных SAP HANA в пакете system-local.sap.erp.sfin.co.pl, предназначенном для доступа признаков BI к основным данным. Для проверки ракурсов войдите в SAP HANA Studio и перейдите к ракурсам, развернув узел «system-local ▶ sap ▶ erp ▶ sfin ▶ co ▶ pl ▶ Attribute Views» (system-local ▶ sap ▶ erp ▶ sfin ▶ co ▶ pl ▶ Ракурсы атрибутов) (рис. 5). Отобразятся ракурсы с FCO_RKE_WWPH1 по FCO_RKE_WWPH7.

Рис. 5. SAP HANA Studio

Обязательным условием для работы с ракурсами SAP HANA является наличие локальной версии SAP HANA Studio на вашем компьютере. Для создания отчетов по новым признакам CO-PA нужно адаптировать следующие ракурсы:

sap.erp.sfin.fi.gl.FAC_ACDOCA_COM
sap.erp.sfin.fi.gl.FAC_GLACCT_LINE_ITEM_COM
sap.erp.sfin.co.pl.FCO_C_IBP_ACDOCA

Создайте пакет в SAP HANA Studio. Этому пакету будут присвоены адаптированные (версии Z) ракурсы SAP HANA на основе указанных выше ракурсов.

Например, на рис. 6 показан новый пакет IBPF. Скопируйте ракурсы SAP HANA FAC_ACDOCA_COM и FAC_GLACCT_LINE_ITEM_COM в ракурсы CA_FAC_ACDOCA_COM и CA_FAC_GLACCT_LINE_ITEM_COM соответственно и поместите их в пакет.

Рис. 6. Пакет SAP HANA Studio sap.erp.sfi n.fi .gl

Для этого просто найдите нужный ракурс SAP HANA, щелкните правой кнопкой и выберите команду «Копировать» (Copy). Затем правой кнопкой щелкните пакет IBPF и выберите команду «Вставить» (Paste). После вставки переименуйте ракурсы в пакете IBPF так, как это требуется. В примере присвоен лишь суффикс CA.

Примечание.

IBPF — лишь пример имени пакета. Вы можете присвоить пакету любое имя по своему желанию.

Также обратите внимание, что пакет IBPF (вы можете выбрать другое имя), показанный на рис. 7, создается в области имен sap.erp.sfin.co.pl. Скопируйте ракурс FCO_C_IBP_ACDOCA в ракурс CA_FCO_C_IBP_ACDOCA и поместите его в пакет. Выполните шаги копирования и вставки в пользовательский пакет, описанные выше.

Рис. 7. Пакет в области имен sap.erp.sfi n.co.pl

В пользовательских ракурсах SAP HANA CA_FAC_ACDOCA_COM и CA_FAC_GLACCT_LINE_ITEM_COM выберите пользовательские признаки CO-PA из таблицы ACDOCA и правой кнопкой щелкните каждый пользовательский признак, чтобы выбрать опцию «Распространить на семантическом уровне» (Propagate to semantics). Это нужно для активации признаков CO-PA в ракурсах.

На этом шаге создаются уровни агрегации в транзакции RSA1. RSA1 предоставляет доступ к пульту управления моделированием хранилища данных. С его помощью можно создавать собственные инфообласти, инфообъекты и инфокубы, на основе которых создаются уровни агрегации. Это также основная транзакция для создания и управления переносами BI. Как показано на рис. 8, опции в левой части меню, выделенные зеленым, позволяют создать новые источники данных, на основе которых можно создать уровни агрегации, показанные в правой части Рис. 8.

Рис. 8. Инструментальные средства для моделирования хранилища данных

Примечание.

В настоящей статье подробно не рассматривается навигация по транзакции RSA1 и инструментальныt средства моделирования хранилища данных.

Если вы умеете создавать уровни агрегации в BI или SAP, то сможете создать и пользовательские. В противном случае можете обратиться за помощью к своим коллегам из BI команды. По сути, уровни агрегации используются для создания запросов BEx о готовности к вводу.

Чтобы избежать изменений стандартных настроек SAP, рекомендуется создавать собственную инфообласть и настраивать уровни агрегации и функции планирования в этой области. На рис. 9 показан уровень агрегации для таких ключевых показателей, как сумма и количество. К этим уровням можно перейти двойным щелчком по любому из уровней агрегации, показанных на рис. 8. Агрегация сумм и количеств, отраженных на основных счетах, выполняется по местам возникновения прибыли и семи уровням иерархии продукта, в данном примере.

Читайте также: