Как занести физическое лицо в программе 1с предприятие шаг за шагом

Обновлено: 04.07.2024

Анонс

В этой статье вы узнаете:

- как правильно создавать сотрудника

- чем отличается физическое лицо от сотрудника организации

- где вносить данные о стаже, военном учете, семейных связях, инвалидности

- как изменить фамилию сотрудника, сохранив отображение старой фамилии в отчетах за предыдущий период

Создание нового сотрудника

В УТП существует два отдельных справочника – «Физические лица» и «Сотрудники организаций». Их следует четко различать, так как такая система часто вводит пользователей в заблуждение.

В справочнике «Физические лица» создаются карточки, обозначающие человека. Здесь вносятся данные о ФИО, дате рождения, пол, семейные связи, образование, стаж и т.д. В этом справочнике человек вносится только один раз, так как независимо от того в скольких организациях он работает и сколько должностей занимает, это всё равно только один человек.

В справочнике «Сотрудники организаций» создается карточка работника конкретной организации и обозначает роль и должность человека именно в конкретной организации. Если человек работает по совместительству в двух разных организациях, то для него должно быть создано две карточки в справочнике «Сотрудники организаций». Если человек работает в одной организации, но занимает две должности, для него также должно быть создано две отдельных карточки сотрудника. Но привязка у всех будет к одному общему физическому лицу.

Чтобы создать физическое лицо сотрудника, который впервые принимается на работу в предприятие, перейдите в справочник «Физические лица» (Меню – Справочники – Кадровый учет – Физические лица).

Нажмите на кнопку «Добавить». Внесите данные о ФИО, дате рождения и другие необходимые сведения.

На закладке «Дополнительно» вносятся данные о воинском учете, семейном положении, образовании и членах семьи. Обратите внимание, что указывая членов семьи, вам также нужно будет создать соответствующих физических лиц.

Сведения о предыдущих местах работы можно внести с помощью кнопки «Труд». Чтобы создать новую запись в открывшемся окне нажимайте правой клавишей мышью и выбирайте опцию «Добавить». Ниже можно также указывать данные об инвалидности, пенсионере и дополнительных гарантиях.

Чтобы внести данные о предыдущем стаже сотрудника, нажмите кнопку «Стаж». В открывшемся окне добавляйте данные о предыдущих местах работы человека и видах стажа. Данные о стаже во время работы в вашей текущей организации вносить не нужно, этот функционал предназначен только для стажа, предшествующего работе в вашем предприятии.

Если вам нужно изменить фамилию сотрудника, из карточки физического лица нажмите кнопку «Подробнее». Далее нажмите кнопку «История» и добавляйте запись для новой фамилии сотрудника, с указанием даты, с которой будет действовать эта фамилия. Указание даты нужно для того, чтобы в отчетах, сформированных за период до этой даты, отображалась предыдущая фамилия сотрудника.

Чтобы обновить данные об измененной фамилии в карточке физического лица, закройте карточку и откройте её снова. Данные в полях «ФИО» уже отобразятся с новой фамилией, чтобы обновить их в поле «Имя», нажмите на стрелку и в выпадающем списке выберите нужное отображение уже с новой фамилией. После этого сохраните карточку физического лица.

Чтобы создать нового сотрудника организации, перейдите в справочник «Сотрудники организаций» (Меню – Справочники – Кадровый учет – Сотрудники организаций).

С помощью кнопки «Добавить» создайте новую карточку сотрудника. Обратите внимание на опцию «Создать нового сотрудника и ввести его личные данные в справочник физических лиц»: если вы ещё не создавали физическое лицо для этого человека, активируйте эту галочку и новое физическое лицо будет сразу создано автоматически. Если же вы ранее внесли физическое лицо как в нашем случае, оставьте активной вторую галочку «Создать нового сотрудника, выбрав его из списка справочника физических лиц» и выберите нужное физическое лицо по ссылке справа «Открыть справочник физических лиц для выбора».

После выбора существующего физического лица данные о ФИО, дате рождения, поле и т.д. автоматически заполнятся в этой карточке сотрудника. Теперь вам необходимо заполнить поля, характеризующие принадлежность этого сотрудника определенной организации. Это «Организация», «Вид договора» и «Вид занятости».

При выборе «Вида занятости» обратите внимание на вид «Внутреннее совместительство». В случае, когда человек работает в одной организации на двух разных должностях, ему нужно создавать две отдельных карточки сотрудника со ссылкой на одно общее физическое лицо, с видом занятости для первой «Основное место работы» и для второй «Внутреннее совместительство». При этом во второй карточке заполняем поле «Основное назначение» ссылкой на первую. Это нужно для корректного заполнения зарплатных документов – при выборе сотрудника с внутренним совместительством для него автоматически будут заполняться и строки второй должности.

На закладке «Трудовой договор» нужно заполнять данные, которые понадобятся для печати договора с сотрудником. Эти данные никак не повлияют на дальнейшие расчеты зарплаты, они вносятся только информативно.

Создание физического лица и сотрудника являются подготовительной работой, этих данных недостаточно для полноценного расчета зарплаты. Следующим этапом является прием сотрудника, который оформляется документом «Прием на работу в организацию».

Кадровый учет в 1С достаточно объемен и настроен на выполнение многих операций.

Цикл статей по кадровому учету мы начинаем с описания процесса приема на работу сотрудника.

В первую очередь внесем данные о сотруднике в базу. Для этого пройдем путь, начиная с главной страницы: Зарплата и кадры – Кадры – Сотрудники.

В тот же справочник можно попасть и иным путем: Справочники – Зарплата и кадры – Сотрудники.

Попадаем в перечень действующих или бывших сотрудников. Здесь введем данные по новому сотруднику кнопкой Создать.

Вводим данные по новому сотруднику.

Адрес при вводе заполняется автоматически по первым буквам. Для этого нажимаем Заполнить.

После ввода адреса нажимаем Ок для его сохранения.

По подсвеченной синим строке Вся контактная информация можно ввести дополнительные сведения о сотруднике.

Нажимаем Принять на работу и формируем документ принятия на работу.

Выбираем документ, на основании которого сотрудник принят на работу.

Как правило, таким документом является приказ, поэтому его мы и выбираем.

Если есть еще один документ – основание, то нажимаем галочку и вносим реквизиты этого документа.

Вносим нюансы работы нового сотрудника

Остановимся подробнее на таком параметре, как трудовая функция, которая является обязательным реквизитом в СЗВ-ТД с июля 2021 года.

Сначала надо создать трудовые функции кнопкой Создать.

Заполняем открывшуюся таблицу на основании кодов, указанных в профессиональных стандартах. Помочь в этом может официальный сайт Минтруда. Нажимаем Провести и закрыть для внесения данных.

Внесли Трудовую функцию. Далее отмечаем, является ли данное место работы для сотрудника первым (Начало) или нет (Продолжение). Если работник пришел к нам с иного места работы, надо отметить, какой вариант ведения трудовой книжки он выбрал.

Перед регистрацией документа программа попросит его провести. Нажимаем Провести.

Мы вернулись в исходный документ, в котором начинали вводить данные сотрудника. После оформления документа о приеме на работу продолжим заполнять данные сотрудника.

Выбираем способ выплаты заработной платы.

Если выбран Зарплатный проект, необходимо ввести номер счета, на который будут перечисляться денежные средства. Вводим данные и нажимаем Ок. Если у организации есть зарплатный проект, то данные о нем уже введены. В нашем случае путь будет вариант – Наличными.

Далее указываем правила предоставления вычетов по НДФЛ.

Покажем, как заполнить стандартные вычеты. Для этого нажимаем подсвеченное синим Ввести новое заявление на стандартные вычеты.

Некоторые данные уже введены. Мы заполняем месяц, с которого начинаем предоставлять вычеты и кнопкой Добавить вносим вычет.

Выбираем из списка стандартные вычеты. Пусть у нас будет вычет на одного ребенка.

Заполняем окончание срока предоставления вычета и основание для вычета.

Записываем данные кнопкой Провести и закрыть.

Если работник пришел в середине года и требуется заполнить данные по предыдущему месту работы для вычетов, нажимаем подсвеченную синим строку Доходы с предыдущего места работы. После ввода всех данных нажимаем ОК.

Далее заполняем порядок выплат пособий от ФСС и информацию об инвалидности при необходимости.

Далее расписываем порядок учета заработной платы нажатием подсвеченного синим слова Авто.

Нажатием подсвеченного синим Показать все выходим в перечень способов учета зарплаты.

Допустим, нам подходит – Отражение начислений в торговле (название можно ввести самостоятельно). Посмотрим, что это означает, нажатием на правую кнопку мыши. Выбираем Изменить.

В таблице задаем порядок учета зарплаты данного сотрудника.

Сохраняем данные кнопкой Записать и закрыть.

Сохраняем способ отражения зарплаты.

Мы ввели все данные по сотруднику. Сохраним их кнопкой Записать и закрыть.

В нашем перечне сотрудников появился новый – тот, которого мы вводили.

Можно распечатать некоторые документы, относящиеся к трудовой деятельности сотрудника. Какие именно, посмотрим по кнопке Печать. Попробуем распечатать приказ о приеме на работу.

Программа выдает уже заполненную печатную форму Т-1 «Приказ о приеме на работу». Печатаем приказ кнопкой Печать.

Прежде чем мы будем добавлять нового сотрудника, мы должны добавить новый элемент в справочник «Физические лица». Заходим «Зарплата и кадры», «Физические лица».

Здесь мы должны создать, с помощью кнопки «Создать», элемент Физическое лицо, которое в дальнейшем мы оформим в программе как сотрудника.

Заполняем полное имя (Фамилия, Имя, Отчество), заполняем все необходимые данные: дату рождения, ИНН, Снилс, вид документа, место рождения, гражданство.

Обязательно заполняем правильным образом, адрес по прописки и адрес места проживания.

После того как мы все эти данные, всю информацию занесли, мы записываем наш элемент. У нас в справочнике «Физические лица» появился Иванов Иван Иванович.

После чего, мы переходим к созданию нового элемента в справочнике «Сотрудники». Заходим в «Зарплата и кадры», справочник «Сотрудники».

Создание нового элемента.

Начинаем набирать Фамилию, Имя, Отчество нашего сотрудника, нажимаем Enter. Программа нам говорит, что она нашла физическое лицо с похожим именем Иванов Иван Иванович. Если это полный тезка, то мы можем сказать «Нет, это – другой человек» и продолжить создание сотрудника дальше, либо говорим «Да, это тот, кто мне нужен», то самое физическое лицо, которое мы создаем как сотрудника.

И тогда программа нам, соответственно, подтягивает к нашему сотруднику все необходимые данные, которые заполняются для него (Иванова Ивана Ивановича), как для физического лица. После чего, мы можем эту карточку сотрудника «Записать и закрыть».

У нас соответственно появляется в справочнике сотрудника, новый сотрудник Иванов Иван Иванович.

Прием на работу по трудовому договору в 1С 8.3 ЗУП всегда начинается с создания нового элемента в справочнике Сотрудники

В первую очередь обязательно указать Полное имя сотрудника, остальные поля карточки сотрудника можно заполнить и позже.

При записи нового элемента справочника сотрудники обычно создается новый элемент и в справочнике Физические лица .

В справочнике Физические лица хранится личная информация человека, а в справочнике Сотрудники информация о его работе в организации. Для одного и того же физического лица может быть создано несколько элементов справочника Сотрудники . Например, если человек работает в организации по основному месту работу и по совместительству.

При заполнении полей справочника Сотрудники программа сама анализирует справочник Физические лица , и если будет обнаружен человек с похожими данными, то появится специальное окно, в котором нужно выбрать тот же самый это человек или другой

Можно пойти и другим путем: создать сначала Физическое лицо ( Кадры – Физические лица ), а затем принять его на работу. Либо уже существующее Физическое лицо принять на новое место работы. Для этого в карточке физического лица следует перейти по ссылке Работа . Если сотрудник уже работает в организации, то в открывшейся форме будет показана информация о текущем рабочем месте. По ссылке Новое место работы можно добавить новой элемент справочника Сотрудники , связанный с текущим физическим лицом

«Задвоение» физических лиц в 1С может приводить к ошибкам по учету НДФЛ и взносам, т.к. их расчет производится в разрезе физических лиц. Если для одного и того же человека было создано два физических лица, то можно воспользоваться специальным сервисом Объединение личных карточек ( Кадры — Сервис — Объединение личных карточек ).

Шаг 2. Ввод личных данных сотрудника

В карточке сотрудника по ссылке вверху формы водится информация о сотруднике:

по ссылке Личные данные можно ввести паспортные данные, данные о месте рождения, гражданстве, а также адрес и другую контактную информацию.

Эту информацию лучше ввести до регистрации приема на работу в 1С ЗУП, так как она потребуется при распечатке Трудового договора с работником

Шаг 3. Ввод документа «Прием на работу»/«Прием на работу списком»

Теперь можно переходить к вводу документа Прием на работу или Прием на работу списком .

Прием на работу — индивидуальный документ, позволяющий принять одного сотрудника и сформировать печатную форму приказа по форме Т-1.

Прием на работу списком предназначен для оформления приема сразу на нескольких сотрудников, с возможностью печати унифицированной формы Т-1а. Работа с каждой строкой аналогична работе при вводе документа Прием на работу по одному сотруднику.

Документы Прием на работу и Прием на работу списком доступны в журнале Кадры — Приемы, переводы, увольнения

Ввести документ Прием на работу можно также из справочника Сотрудник :

Обратите внимание, в поле Дата указывается дата кадрового приказа о приеме на работу сотрудника, а в поле Дата приема – дата приема, начиная с которой сотрудник приступает к работе в организации.

В поле Номер устанавливается номер, автоматически сформированный 1С 8.3 ЗУП

Если в организации принята своя нумерация кадровых приказов, отличная от автоматической, то номер приказа Приема на работу необходимо указать в поле печатать как

Этот же номер приказа попадет в СЗВ-ТД .

Если сотрудник принимается с испытательным сроком, то продолжительность испытательного срока в месяцах задается в поле Испыт. срок (мес) .

В ЗУП версии КОРП реализовано отслеживание прохождения сотрудниками испытательного срока. Ознакомиться с этим функционалом можно в статье Учет прохождения испытательного срока (ЗУП КОРП 3.1.7).

В поле Подразделение нужно указать структурное подразделение, с которое принимается сотрудник.

А в поле Должность – должность либо позицию штатного расписания, на которую принимается сотрудник. Это зависит от того, ведется ли в программе штатное расписание. Если ведется, то выбор осуществляется из справочника Штатное расписание , если же не ведется, то из справочника Должности .

Поле Трудовая функция автоматически заполняется значением из выбранной в документе позиции штатного расписания, если «штатка» ведется или же из Должности , если штатное расписание не ведется.

При необходимости Трудовую функцию можно перевыбрать вручную.

В поле Наименование документа следует указать наименование документа-основания для СЗВ-ТД . По умолчанию поле заполняется значением Приказ . Другой тип документа-основания можно выбрать из специального справочника.

Также в 1С ЗУП есть возможность указать второй документ-основание. Для этого в настройках кадрового учета ( Настройка – Кадровый учет ) должен быть установлен флажок Использовать для мероприятий прием, перевод, увольнение два документа основания

При установленном флажке в документе появляется ссылка, при нажатии на которую открываются поля для ввода реквизитов второго документа-основания

Флажок Начало трудовой деятельности необходимо устанавливать для сотрудников, устраивающихся на первую в своей жизни работу после 31.12.2020 г. На таких сотрудников не нужно заводить бумажную трудовую книжку, сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде без права выбора

Для сотрудников, принимаемых на работу не впервые, следует заполнить Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы

Поле Колич. ставок доступно, если в настройках кадрового учета ( Настройки – Кадровый учет ) установлен флаг Используется работа по неполной ставке

В противном случае поле не отображается и считается, что сотрудник принимается на 1 целую ставку.

При нажатии на ссылку Колич.ставок открывается специальная форма ввода, позволяющая указать ставку в долях, либо указать десятичной дробью

График работы – график работы сотрудника. По умолчанию заполняется по данным позиции штатного расписания, а также из настроек подразделения либо настроек организации.

Вид занятости – выбор из списка: Основное место работы , Внешнее совместительство , Внутреннее совместительство .

При проведении документа программа проверяет корректность заполнения поля Вид занятости и выдаст ошибку, если оно заполнено неверно. Нельзя, например, принять сотрудника дважды по Основному месту работы или оформить сотрудника по Внутреннему совместительству , если он не работает в организации по Основному месту работы

Поле ФОТ – справочное, заполняется по данным на вкладке Оплата труда .

Если в программу не внесен страховой стаж, то будет отображаться информационная ссылка, сигнализирующая о том, что пособия могут быть заполнены неверно. Щелкнув по ней можно перейти в форму ввода стажа

Также на вкладке Главное отображается информационная надпись о положенных сотруднику ежегодных отпусках. По ссылке Редактировать права на отпуск можно скорректировать.

Согласно коллективному договору, работникам положен Дополнительный отпуск продолжительностью 3 календарных дня в год. Необходимо зарегистрировать право на отпуск при приеме.

Следует нажать на ссылку Редактировать и в открывшейся форме добавить право на дополнительный отпуск

Изменения отразятся в информационной надписи

На вкладке Оплата труда указываются положенные сотруднику плановые начисления. Начисления по умолчанию заполняются по данным позиции штатного расписания, но могут быть скорректированы вручную

В нижней части формы в поле Порядок пересчета указывается способ пересчета оклада в стоимость дня и часа для последующего расчета оплаты за работу в выходные/праздничные дни, сверхурочные и ночные часы

Порядок пересчета , установленный по умолчанию, подтягивается в Прием на работу из настроек расчета зарплаты ( Настройка – Расчет зарплаты )

Если в организации для каких-то сотрудников требуется использовать порядок пересчета, отличный от заданного по умолчанию, то тогда нужное значение следует выбрать в Приеме на работу в реквизите Порядок пересчета

Также необходимо указать способ расчета аванса в поле Аванс

На вкладке Трудовой договор заполняются данные, используемые при печати трудового договора

Шаг 4. Печать приказов о приеме и трудовых договоров

Из документа Прием на работу по кнопке Печать – Приказ о приеме (Т-1) можно распечатать приказ по унифицированной форме Т-1, а также трудовой договор

Из документа Прием на работу списком по кнопке Печать – Приказ о приеме (Т-1а) можно распечатать приказ по форме Т-1а, а также трудовые договора сотрудников

Стандартные макеты трудовых договоров можно скорректировать в разделе Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Макеты печатных форм .

Как оформить прием на работу в 1С 8.3 ЗУП при разграничении прав пользователей

Если базе работают несколько пользователей с ограниченными правами, то доступность и видимость полей документа может быть ограничена.

В 1С 8.3 ЗУП документы Прием на работу или Прием на работу списком могут оформляться:

специалистом кадровой службы с профилем Кадровик (без доступа к зарплате) , который не может видеть и вносить информацию по начислениям;
специалистом кадровой службы с профилем Кадровик (с доступом к зарплате), который может видеть и вносить информацию по размерам начислений.

Пользователю же с правами Расчетчика недоступно редактирование кадровой информации. Например, в приказе о приеме заблокировано поле Дата приема

См. также:

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Карточка публикации

(24 оценок, среднее: 4,58 из 5)

Читайте также: