Как заполнить бдр на основании 1с

Обновлено: 02.07.2024

Составление бюджета является универсальным инструментом в управлении бизнес-процессами. При помощи данных инструментов появляется возможность не только оптимизировать использование ресурсов организации, но и сделать оценку экономической деятельности предприятия, которое находится лишь на планировочном этапе.

Здесь ключевым элементом является организация бюджета доходов и расходов (сокращенно БДР). На его основе составляется прогнозирование результата деятельности за весь период, на который формируется бюджет.

Если Вас интересует автоматизация бюджетирования, внедрения казначейства или учета по МСФО, ознакомьтесь с нашим специальным предложением.

Как составить Бюджет доходов и расходов?

Прежде чем ответить на вопрос о формировании БДиР, необходимо усвоить: бюджет доходов и расходов является завершающей частью образования финансового бюджета организации. В основе БДР лежит множество показателей, среди которых данные о комплексе бюджетов на всех уровнях.

Принято, что перед тем, как составлять БДР, необходимо сформировать производственный бюджет, бюджет, связанный с продажами, бюджет, который включает в себя все производственные издержки, управленческий бюджет, коммерция и общепроизводственные траты и т.д.

На заметку. Таким образом, бюджет доходов и расходов является некой чертой, которая обобщает все эти показатели.

Итогом образования БДиР будет подсчет на окончание бюджетного периода чистой прибыли.

Составные части БДР

Составные части бюджета доходов и расходов принято разделять на две части:

Рассмотрим каждую подробнее.

Доходная

В нее включается следующее:

прибыль от продажи основной продукции, отток которой запланирован в бюджетной фазе;
прибыль от других типов реализации какой-либо продукции;
прибыль, полученная от внереализационных доходов. Сюда включается и полученная денежная сумма от займов, которые были предоставлены другим организациям. Также прибыль может поступить от смены курса валюты.

Расходная

Эта часть состоит из показателей:

производственных затрат. Берутся эти данные из затрат, связанных с производственным бюджетом;
расходов, связанных с коммерцией и управлением;
расходов на прочие нужды. Сюда включаются процентные выплаты по взятому кредиту и т.д.

На заметку. При необходимости, связанной с потребностями учета, каждую отдельную строку доходной и расходной части можно детализировать и добавить новые элементы.

Форма отчета по БДиР

На заметку. Отчет, в котором будет сформирован бюджет каждого уровня компании, позволяет увидеть практически все направления, негативно влияющие на прибыль.

Так выглядит форма 2 на примере:

Отличия БДР от БДДС

БДДС (бюджет движения денежных средств) так же, как и БДР, является финансовым бюджетом. Притом они одновременно самые популярные. Многие думают, что эти понятия схожи, однако это далеко не так, и можно заметить приличное количество отличий, которые могут это подтвердить.

Что такое БДР, мы знаем. Теперь необходимо узнать, что конкретно из себя представляет бюджет движения денежных средств.

Сравнение

БДР отличается от БДДС не только целями, для которых они формируются, но и показателями, которые включены в их отчетность.

Именно в этих пунктах заключается принципиальное отличие между БДР и БДДС.

Пример таблиц БДР

Если составлять отчет в Excel, то он будет выглядеть именно таким образом, как в примере. Ничего сложного в составлении БДР нет, если разобраться, конечно.

Более интересно бюджеты строятся на базе программы 1С. Например, так:

Причем в системе 1С каждую из цифр можно расшифровать вплоть до первичного документа.

Как видно, на картинке учитывается множество факторов. Такие объемные таблицы характерны в основном для крупных предприятий. Если же у Вас небольшая организация, то число столбцов может сократиться в несколько раз.

Бюджетирование – это неотъемлемая часть процесса управления любой компании. Каждый финдиректор и/или руководитель анализирует доходы с расходами, подсчитывает планируемые остатки денежных средств, планирует затраты и принимает решение об эффективности расходов. Каждый из этих моментов считается элементом бюджетирования.

Что такое бюджетирование?

На самом деле определений бюджетированию довольно много. Мы собрали для вас самые основные моменты, которые раскрывают суть бюджетирования:

это процесс составления и принятия бюджетов, последующий контроль за их исполнением. Одна из составляющих системы финансового управления, предназначенная для оптимального распределения ресурсов хозяйствующего субъекта во времени.

процесс планирования будущей деятельности предприятия, результаты которого оформляются системой бюджетов.

бюджетное управление, то есть планирование будущей деятельности предприятия и подготовки управленческих решений на основе анализа отклонений фактических показателей от плановых.

это практическая реализация в информационной системе концепции и методологии бюджетного планирования предприятия.

это набор взаимосвязанных планов, выраженных в финансовых и/или натуральных показателях на определенный промежуток времени.

Итак, подведем итог:

Бюджетирование – процесс составления планов показателей деятельности предприятия и контроля за их исполнением.

Задачи бюджетирования

Единого подхода к определению задач бюджетирования нет. Но, так или иначе, все сходятся на основном их перечне.

К числу основных задач бюджетирования относятся:

обеспечение текущего планирования;

обеспечение координации, кооперации и коммуникации подразделений предприятия;

обоснование затрат предприятия;

создание базы для оценки и контроля планов предприятия;

исполнение требований законов и контрактов.

При этом главной задачей бюджетирования является обоснованное планирование деятельности предприятия с целью обеспечения текущего контроля деятельности.

Задачи определяют методы достижения целей. Другими словами цель – конечный результат деятельности, задачи – необходимые этапы достижения целей.

Таким образом, необходимость использования системы бюджетирования – обеспечение предсказуемости и управляемости работы предприятия.

Виды бюджетов

Существуют разные классификации видов бюджетов компаний. Группируются они в зависимости от конкретных целей классификации.

Предлагаем пользоваться наиболее простой и понятной классификацией финансовых (итоговых) бюджетов предприятия:

бюджет доходов и расходов (БДР);

бюджет движения денежных средств (БДДС);

прогнозный баланс – бюджет по балансовому листу (ББЛ).

Это основные бюджеты, которые и образуют бюджетный процесс. Все остальные бюджеты необходимы для составления этих трех основных бюджетов и служат источниками информации для них.

Рассмотрим итоговые формы бюджетного процесса более подробно.

Бюджет доходов и расходов (БДР – прогнозный отчет о прибылях и убытках)

Здесь рассчитывают прогнозные значения: объема продаж, себестоимости реализованной продукции, коммерческих и управленческих расходов, расходов финансового характера (проценты к выплате по ссудам и займам), налогов к уплате и др. Большая часть исходных данных формируется в ходе построения операционных бюджетов.

Важнейший результат этой формы – прогнозная величина прибыли и оценка рентабельности предприятия.

Форму БДР мы можем составить произвольно, как правило, увеличивая количество статей, тем самым, делая бюджет более детализированным.

Состав статей БДР определяется в зависимости от необходимой для предприятия степени детализации.

Бюджет движения денежных средств (БДДС)

Он строится с учетом налога на добавленную стоимость и, по сути, отражает именно денежные потоки предприятия.

Второе отличие БДДС от БДР состоит в том, что затраты и доходы в бюджете движения денежных средств отражаются по оплате, а бюджет доходов и расходов отражает отгрузку продукции и списание затрат.

Третье отличие выражается различиями в структуре самих бюджетов. Некоторые статьи отражаются только в БДР и не отражаются в БДДС и наоборот.

Итоговая форма бюджетирования – прогнозный баланс

Позволяет прогнозировать остатки по основным статьям бухгалтерского баланса:

запасы и затраты;

кредиторская задолженность и др.

Каждая укрупненная балансовая статья оценивается по стандартному алгоритму для статей активов и пассивов соответственно:

где А — расчетная величина активов (конечное сальдо);

П — расчетная величина пассивов (конечное сальдо);

Сн — начальное сальдо (из отчетности);

Ок — оборот по кредиту (прогнозная оценка);

Од — оборот по дебету (прогнозная оценка).

Важнейший результат данной формы – оценка величины активов (средств предприятия) и пассивов (источников их образования), а также определение прогнозных величин дебиторской и кредиторской задолженности.

Обратите внимание, что все бюджеты компании должны составляться с использованием финансовой модели бюджетирования. Поэтому мы рекомендуем автоматизировать все процессы бюджетирования вашего предприятия.

Бюджетирование в 1С помогает эффективно управлять финансами. Вам будут доступны контроль исполнения и корректировка бюджетов, план-фактный и факторный анализы.

Решения содержат в себе подробный механизм для всех процессов бюджетирования:

Планирование

Постановка целей предприятия и бизнес-планирование

Планирование бюджета предприятия

Учет фактических операций в разрезе ЦФУ, статей, бюджетов по периодам

Мониторинг и анализ исполнения бюджета

Проверка расходов на соответствие бюджету

Корректировка и актуализация бюджета.

Анализ план-фактных отклонений

Выявление причин, для принятия управленческих решений

Особо важным этапом является выбор программного продукта, поскольку от его грамотного и эффективного использования в целом зависит успешность внедрения автоматизации учета.

БИТ.ФИНАНС

Программное обеспечение интегрируется с продуктами компании 1С и позволяет автоматизировать различные процессы, в том числе:

контроль исполнения договоров;

формирование отчетности по МСФО;

контроль движения денежных средств;

консолидацию отчетности группы компаний.

Достоинствами использования БИТ.ФИНАНС считаются многосценарное планирование бюджета компании, ведение учета по международным стандартам параллельно с российскими, консолидация корпоративной отчетности в единой информационной среде, формирование отчетов с различными финансовыми показателями.

БИТ.ФИНАНС предпочтительнее использовать большим корпорациям и группам компаний, поскольку программа может обрабатывать и анализировать большой объем информации. Кроме того, БИТ.ФИНАНС имеет несколько конфигураций, учитывающих требования конкретных пользователей, к примеру, "Управленческий учет" для бухгалтерии, комплексной автоматизации, управления производственным предприятием, строительства.

БИТ.ФИНАНС.Стандарт - 50 000 рублей

Решение для оперативного планирования, согласования и контроля платежей

Платежный календарь
Согласование заявок по назначенному маршруту
Автоматический расчет остатков по счетам с учетом заявок к оплате
Мобильное приложение БИТ.ФИНАНС.Визирование

Обратитесь к специалистам Первого Бита по телефону в своем городе. Вам подберут самое выгодное и удобное решение для автоматизации бюджетирования.

С точки зрения временной детализации выделяют:

фактические БДДС и БДР – бюджеты, составленные на основании уже свершившихся хозяйственных операций, отраженных в бухгалтерском учете;
прогнозные БДДС и БДР – бюджеты на ближайший месяц (как правило, составляются на основании корректировок плановых бюджетов);
плановые БДДС и БДР – бюджеты, описывающие будущую хозяйственную деятельность.

БДДС – способ отражения движения денежных потоков. Соответственно, в данном документе фигурируют только те события, которые имеют денежное выражение.

В качестве первичных документов, которыми оформляются операции, содержащиеся в бюджете ДДС, используются расчетно-кассовые ордера и выписки по операциям с банковскими счетами предприятия. Сам БДДС несколько напоминает такую бухгалтерскую форму, как «Отчет о движении денежных средств».

БДР – способ фиксации операций, формирующих прибыль (убыток) предприятия. В данном документе отражаются доходы и расходы, на его базе может быть рассчитана себестоимость и рентабельность.

В качестве первичных документов, которыми оформляются операции, содержащиеся в БДР, используются акты выполненных работ, оказанных услуг и акты приема-передачи материальных ценностей. Также могут учитываться документы, которыми оформляются переоценки материальных и нематериальных ценностей (к примеру, гуд-вилла) и прочие операции, проходящие в неденежной форме. БДР схож с бухгалтерской формой «Отчет о прибылях и убытках».

Сами формы обычно строят либо в Excel, либо в специальных решениях на базе 1С, SAP и т.п.

Разница между БДР и БДДС

Ниже приведем таблицу, характеризующую хозяйственные операции по признаку отражения их в БДДС и БДР.

Принципы построения бюджетов

Чаще всего составление БДР предшествует составлению бюджета движения денежных средств. Это вызвано тем, что этот бюджет носит более «укрупненный» характер.

В бюджет доходов и расходов традиционно включаются три группы показателей: доходы, расходы и прибыль. Доходы и расходы отражаются по принципу начисления (в момент их возникновения).

Доходы можно разделить по принципу их источника:

от основной деятельности (реализация продукции и услуг, связанных с основным «профилем» компании);
от прочей деятельности (доходы от нерегулярно производимой продукции или оказываемых услуг, от сдачи в аренду активов);
внереализационные доходы (доходы, не связанные с операционной деятельностью: проценты, дивиденды, курсовые разницы).

Расходы детализируются по группам:

себестоимость реализованной продукции;
прямые расходы (сопряжены с транспортировкой и хранением материальных ценностей, страхованием, рекламой);
общехозяйственные расходы (оплата труда АУП, амортизация, аренда, коммунальные платежи);
прочие расходы (штрафы, пени, курсовые разницы).

Прибыль рассчитывается как валовая, операционная, прибыль до налогообложения и чистая прибыль.

Иногда отдельно составляются БДР по различным направлениям деятельности.

Единой формы, применяющейся при составлении БДДС, не существует, но можно выделить четыре универсальные раздела этого документа:

Иногда отдельно указываются платежи, связанные с операциями с заемными средствами (получение и погашение кредитов).

Процесс построения БДДС проходит в несколько последовательных этапов.

В первую очередь устанавливается обязательный минимальный остаток денежных средств. Этот показатель зависит от характера деятельности предприятия и вероятности возникновения различных непредвиденных обстоятельств.

После этого определяется доходная часть БДДС. Для этого используется план продаж, график погашения дебиторской задолженности и предполагаемые поступления от финансовой деятельности (полученные проценты, дивиденды).

Расходная часть БДДС составляется на основе плана прямых затрат (оплата труда, затраты на сырье и материалы), предполагаемых накладных расходов (общехозяйственные и общецеховые расходы, зарплата АУП), бюджета инвестиций (приобретение основных средств) и планируемых финансовых расходов (погашение кредитов, выплата дивидендов).

На последнем этапе рассчитывается чистый денежный поток, анализируется возможность возникновения «кассовых разрывов», при необходимости БДДС корректируется.

Существует два основных способа сбора информации для планирования БДДС:

В первом случае планы поступлений и выплат исходят от подразделений и после утверждения сводятся в единый документ. Во втором случае БДДС составляется финансовой службой, а планы расходов и поступлений денежных средств доводятся до руководителей подразделений.

При составлении фактических БДР и БДДС и анализе отклонений от плановых показателей важно выявить причины отклонений. Они делятся на две основные группы:

те, которые находились вне зоны влияния руководителей центров финансовой ответственности (как правило, обусловлены рыночной конъюнктурой);
те, которые обусловлены допущенными ошибками в планировании или при осуществлении хозяйственной деятельности.

По результатам такого анализа к лицам, ответственным за составление и исполнение БДР и БДДС, применяются меры взыскания или поощрения, а сама процедура формирования этих бюджетов может быть скорректирована.

Примеры формирования БДР и ДДС

Показатель	План	Факт
1) Доходы от основной деятельности
2) Доходы от прочей деятельности
3) Внереализационные доходы
4) Себестоимость продукции
сырье и материалы,
электроэнергия,
амортизация,
прочие расходы
5) Валовая прибыль
6) Коммерческие расходы
7) Общехозяйственные расходы
8) Операционная прибыль
9) Прочие расходы
10) Прибыль до налогообложения
11) Налог на прибыль
12) Чистая прибыль

Все операции бюджетирования выполняются в рамках бюджетной модели. Бюджетная модель определяет период бюджетирования, основную аналитику построения бюджетов. Бюджеты могут строится в разрезе организации или в разрезе подразделения

В форме бюджетной модели определяется период действия. В один период на предприятии может действовать только одна бюджетная модель.

Если в бюджетной модели включены процедуры утверждения, то они распространяются на все бюджеты, построенные в рамках выбранной бюджетной модели. При включении процедур утверждения, в экземплярах бюджетов появляется возможность устанавливать статусы.

В рамках бюджетной модели настраиваются шаги бюджетного процесса.

Шаги бюджетного процесса имеют два вида: этапы и шаги. Папками, представлены этапы бюджетного процесса. В рамках этапа настраивается расписание выполнения включенных шагов. Например, для этапа формирования месячных бюджетов первая задача должна быть запущена за 5 дней до начала периода, все задачи должны выполняться последовательно, с периодичностью – месяц.

Шаг бюджетного процесса представляет собой задачу, выполняемую в рамках этапа, с указанием конкретного действия и ответственного исполнителя. В шаге процесса также указывается длительность исполнения задачи, вид бюджета, сценарий и основная аналитика.

В случаях, когда шаг бюджетного процесса выполняться не должен, в нем устанавливается флаг «Не выполняется».

По мимо бюджетной модели для целей бюджетирования обязательной аналитикой является сценарий. С помощью сценария бюджеты версионируются.

В сценарии устанавливается валюта и периодичность исполнения. Если валюта сценария отлична от валюты управленческого учета, возможно указание прогнозных курсов валют и необходимость проверки курсов при вводе экземпляра бюджета.

Один сценарий в системе является предопределенным, по этому сценарию система в автоматическом режиме собирает фактические данные.

Так как подсистема бюджетирования полностью интегрирована в конфигурацию управления предприятием, экземпляры бюджетов могут создаваться непосредственно из подсистемы планирования. Для этих целей можно воспользоваться реквизитом в справочнике «Сценарии планирования».

Данный реквизит необходим при построении сквозной системы планирования в информационной системе, когда бюджеты формируются на основании планов продаж, производства, закупок.

Структура бюджета состоит из следующих элементов:

Статьи бюджетов – формируют обороты по бюджетам.
Показатели бюджетов – формируют остатки по бюджетам.

Основной справочник, который определяет обороты по бюджетам – это справочник «Статьи бюджетов».

В статье бюджетов указывается аналитика, возможно указать до 6 различных аналитик. Так же в статье устанавливается возможность количественного и валютного учета.

В панели навигации находится настройка правил получения фактических данных.

Правил может быть неограниченное количество. В форме правил настраивается источник получения данных. Возможны варианты:

- Оперативный учет – данные будут собираться из регистров оперативного учета в разрезе документов.

- Регламентированный учет – источником будет план счетов регламентированного учета.

- Международный учет – план счетов МСФО.

- Произвольные данные – для получения факта составляется произвольный запрос.

Так же настраивается источник суммы и дополнительные отборы.

Справочник «Показатели бюджетов» определяет остаточные показатели, которые будут выводиться в бюджет.

Структура справочника аналогична статьям бюджетов. Для показателей можно указать до 6 аналитик.

Для каждого показателя необходимо настроить правило получения фактических данных.

Для одного показателя может быть настроено больше одного правила получения фактических данных, тогда информация по ним при построении отчетов будет суммироваться.

Для того чтобы в отчетах и экземплярах бюджета рассчитывались остатки, необходимо настроить связи между статьями бюджетов и показателями бюджетов. Это делается в разделе «Настройки и справочники» через регистр сведений «Связи показателей бюджета».

В регистре необходимо сделать запись для каждой статьи, оказывающей влияние на показатель. Потом выбрать вид влияния – приход/расход. Так же надо указать коэффициент влияния.

После ввода аналитических и структурных данных можно приступать к созданию вида бюджета.

Вид бюджета — это конструктор, с помощью которого создаются формы ввода экземпляров бюджета и отчетные формы.

Вид бюджета привязан к бюджетной модели.

Для того чтобы вид бюджета можно было использовать для ввода экземпляров бюджета, необходимо поставить флаг «Использовать для ввода плана». Следует отметить, что при установленном флаге по виду бюджета нельзя формировать план – фактный анализ. Для построения план-фактного отчета нужно делать новый вид бюджета.

Первый вид бюджета – простой бюджет ДДС без аналитик. Структура бюджета формируется путем перетаскивания значений из левого окна в правое.

В форме можно собрать заголовок. После заголовка в форму вида бюджета добавляется таблица. Таблица может быть нескольких типов:

Для первого примера выберу простую таблицу с показателями в строках. В колонках можно указать период – месяц. В строках необходимо добавить 2 группы: поступление и расходование. Затем в каждую группу нужно перенести нужные статьи. Так как статьи расходования должны уменьшать остаток в отчетах, для них нужно указать обратный знак. Для этого надо двойным кликом открыть статью и установить соответствующий признак.

Для ввода суммарных показателей по статьям предназначен элемент «Формула по группе». Его можно поставить как в первой строке группы, так и в последней, в зависимости от того, где необходимо видеть итоги.

Показатели так же перетаскиваются в форму ввода. Для того чтобы вывести остаток на начало, в форме настройки показателя необходимо выбрать значение - «Начальный остаток». Также в настройке определяется получение данных о сценарии, организации и подразделении и дополнительные отборы.

Для того чтобы вывести остаток на конец, соответственно, нужно в настройках выбрать конечный остаток.

Для проверки структуры на ошибки предусмотрена кнопка «Проверить вид бюджета».

Форму отчета можно посмотреть по кнопке «Посмотреть вид отчета». Из формы вида бюджета можно сформировать экземпляр бюджета по кнопке «Создать экземпляр бюджета».

Посмотреть данные бюджетов можно через бюджетные отчеты. Отчеты имеют ту же форму, что и вид бюджета.

Для того чтобы посмотреть фактические данные по бюджету, необходимо в настройках выбрать предопределенный сценарий «фактические данные».

Для того чтобы получить план-фактный анализ, нужно создать новый вид бюджета.

Для план-фактного анализа в виде бюджета не нужно ставить флаг «Использовать для ввода плана». В колонки нужно вывести группу «Сценарии». В группу надо перетащить 2 измерения «Сценарии», в измерениях указать фиксированный набор сценариев, один из которых фактический. Для вывода отклонений, в группу сценариев нужно добавить формулу по группе и выбрать значение формулы «Отклонение».

При формировании отчета сценарии запрашиваться не будут, так как они фиксированные.

Данные отчета могут быть расшифрованы до первичных документов как по факту,

так и по плановым данным.

Для того чтобы экземпляры бюджетов и отчеты по бюджетам разворачивались до аналитик, необходимо создать соответствующий вид бюджета. В статьи бюджета нужно перенести требуемые аналитики. Для аналитик можно указать как перечень фиксированных значений, по которым должен вводиться план, так и прочие значения, в которых указываются суммы, не относящиеся к фиксированным значениям. Следует отметить, что в вид бюджета могут быть добавлены только те аналитики, которые указаны для статей бюджета.

При вводе экземпляра бюджета на основании вида бюджета, переносятся все разрезы аналитик.

При выводе фактических данных в отчет, значения аналитик система сама определяет по типам справочников.

Настройки вида бюджета для план-фактного анализа аналогичны первому варианту.

Экземпляры бюджетов можно создавать не только из вида бюджетов или напрямую из списка документов. Также при использовании бюджетных процессов необходимость ввода экземпляра бюджета может быть отправлена ответственному лицу как бюджетная задача.

Управлять исполнением задач в рамках бюджетного процесса можно из специального рабочего места «Управление бюджетным процессом», из которого можно создавать задачи, отслеживать исполнение, а так же формировать отчеты о просроченных задачах.

Помимо формирования планов и сбора фактических данных, подсистема бюджетирования позволяет ограничивать расходы путем фиксации лимитов. Для того чтобы лимиты расходования ДС брались непосредственно из утвержденных планов, и не требовали ввода вручную, в модели бюджетирования необходимо установит флаг «Лимиты расхода по данным бюджета». Также надо указать сценарий и перечень статей бюджетирования, по которым данные будут забираться в подсистему установки лимитов.

Лимиты устанавливаются не на статьи бюджетов, а на статьи ДДС, поэтому в список статей бюджетов, используемых для заполнения лимитов, могут быть подобраны только те статьи, у которых в аналитиках указана статья ДДС.

Лимиты фиксируются документом «Лимиты расходования ДС». Документ можно заполнить как вручную, так и на основании данных бюджетирования с помощью кнопки «Заполнить по данным бюджетирования».

Лимиты отслеживаются при проведении заявок на расходование ДС. При этом, для роли с правом утверждения заявок есть возможность проведения сверх лимитов.

Проанализировать лимиты можно с помощью отчета «Использование лимитов расходования ДС» в группе финансовых отчетов.

Итак, мы на нескольких простых примерах познакомились с механизмами бюджетирования в программе «1С:ERP Управление предприятием 2.0».

Читайте также: