Какая последняя версия 1с документооборот

Обновлено: 06.07.2024

Программный продукт "1С:Документооборот 8", разработанный на новой технологической платформе "1С:Предприятие 8.2", является преемником программного продукта "1С:Архив 3", который применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота.

"1С:Документооборот 8" позволяет:

упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

"1С:Документооборот 8" не имеет отраслевой специфики и может использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

"1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

централизованное безопасное хранение документов,
оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
регистрация входящих и исходящих документов,
просмотр и редактирование документов,
контроль версий документов,
работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и *видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам, например:

ГОСТ Р 6.30-2003,
ГОСТ Р 51141-98,
Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
Требования ГСДОУ,
Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти и др.

Версии 1С:Документооборота

1С:Документооборот 8 КОРП. Для средних, крупных организаций и холдингов.
1С:Документооборот государственного учреждения. Для государственных (муниципальных) учреждений.
1С:Документооборот ПРОФ. Для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений.
1C:Document Management. Для российских предприятий с филиалами за рубежом, со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также филиалов иностранных компаний в России.

2020: Синхронизация с календарем MS Outlook

Команда компании «1С-КПД» 2 июля 2020 года сообщила о расширении функционала «1С:Документооборот» с помощью модуля синхронизации календарей «1С:Документооборот» и MS Outlook. Теперь пользователи «1С:Документооборот» могут вносить изменения в календарь событий и эти изменения будут также дублироваться в календаре MS Outlook. Изменения происходят в двустороннем порядке, поэтому записи в MS Outlook будут также отображаться в календаре «1С:Документооборота». Модуль заметно ускоряет работу с календарями, делая отслеживание событий и планирование встреч – быстрее и проще.

Модуль интеграции работает локально на компьютере пользователя, так как «1С:Документооборот» для синхронизации обращается к установленному MS Outlook. Это означает, что задержка синхронизации из-за географической удалённости сервера исключена.

2018: Сколько стоит

Пример для 100 рабочих мест

187 т.р. (если у вас уже есть лицензии 1С:Предприятия)
350 т.р. (если никаких лицензий нет)

Плюс стоимость внедрения

Зависит от рамок проекта
Сопоставима со стоимостью лицензий

Это разовые затраты
Далее обслуживание по линии ИТС

Внедрено в 5 000 предприятий в России и за рубежом (данные февраля 2018)
Всего автоматизировано примерно 5 000 предприятий в России и за рубежом, примерно 500 т. рабочих мест
2000+ историй автоматизации опубликовано в справочнике внедренных решений

Роботы в 1С:Документообороте

Для повторяющихся/рутинных операций можно создавать роботов:
Например, заявки на оплату
Оповещение ответственных лиц о сдаче документов по графику документооборота

Договорная деятельность занимает особое место в деятельности предприятий и учреждений

1С:Документооборот автоматизирует все процессы договорной работы
Подготовка проекта
Согласование договора как со своими сотрудниками так и с контрагентом
Подписание договора обоими сторонами
Исполнение обязательств по договору в том числе и периодическое
Контроль сопроводительных документов – актов, счетов фактур, дополнительных соглашений.
Продление договоров – не продлевать, продлевать вручную, продлевать автоматически
Расторжение договоров

Соответствие требованиям и положениям ГК, ГОСТов
Все что можно программа делает сама…

Интегрированные системы на основе 1С:Документооборота

Единое файловое хранилище
Центральный узел обмена справочной информацией
Средство организации бизнес-процессов:
Например, согласования договоров, заявок, заказов, планов, бюджетов…
Многоступенчатой обработки документов разными подразделениями
Архив первичных учетных документов
Инструмент учета фактических трудозатрат

Открытый код,
Средства интеграции не завязаны на платформу 1С,
1С:Документооборот готов для интеграции в духе SOA (Сeрвис-ориентированная архитектура).

1000 документов и справочников из 13 других типовых конфигураций уже интегрированы с �1С:Документооборотом

2016: Версия 2.1 "1С:Документооборот 8"

2015: Версия 2.0 "1С:Документооборот 8"

Фирма "1С" выпустила в мае 2015 года версию системы "1С:Документооборот 8". Версия 2.0 содержит множество новых инструментов для повышения эффективности управления документами, процессами и проектами. Улучшенный интерфейс, гибкость настроек, расширенный функционал системы сделают работу пользователей более удобной, динамичной и оперативной.

"1С:Документооборот" – современная ECM-система (Enterprise Content Management), которая автоматизирует полный цикл обработки документов, управление процессами и проектами. В ней ежедневно работает более 200 000 пользователей, в том числе сотрудники таких крупных предприятий как "Башкирэнерго" (3000 пользователей), "Газпром нефть" (2000 пользователей), "ТМС групп" (1500 пользователей), "МРСК Сибири" (1300 пользователей) и др.

Организации, внедряющие "1С:Документооборот", в первую очередь, стремятся сократить сроки принятия управленческих решений и снизить риск утери важных документов. Им нужны инструменты для эффективной совместной работы пользователей, быстрого формирования и согласования документов, планирования и контроля работы сотрудников. Для того, чтобы решение этих задач было максимально удобным и оперативным фирма "1С" выпустила принципиально новую версию 2.0 "1С:Документооборот 8".

В числе основных новшеств:

Система переведена на фирменный интерфейс "Такси", что позволяет гибко настраивать ее под потребности и задачи конкретного сотрудника. Каждое окно программы выводит на экран только то, что нужно для работы, и не перегружено дополнительной информаций. Все формы интерфейса просты и понятны. Это упрощает работу в системе и существенно экономит время пользователей – меньше кликов, переходов, вводимых данных.
Привычные операции в новой версии выполняются значительно быстрее. Проведенное перед выпуском редакции 2.0 масштабное юзабилити-тестирование показало, что на выполнение повседневных действий в программе теперь уходит, в среднем, вдвое меньше времени.
Простой и интуитивно-понятный интерфейс позволяет новым сотрудникам быстро освоить принципы работы в системе и включиться в работу организации, не тратя свое время на обучение.
Расширены возможности инструментов, повышающих эффективность совместной работы пользователей, таких как почта, процессы, задачи, календари т.п. Например, теперь при любом взаимодействии (отправке почты, планировании мероприятий и задач) программа предупреждает об отсутствии тех или иных сотрудников. Это помогает более рационально планировать работу специалистов, сокращает сроки согласований и не дает документам и задачам "зависнуть" – компания больше не упустит выгодное предложение поставщика из-за того, что договор несколько дней лежит без движения и ждет согласования отсутствующего сотрудника.
Упростилось и ускорилось формирование документов: при создании файлов в системе отображается список недавно использованных шаблонов, реализована возможность автоматического заполнения реквизитов контрагента по ИНН на основании ЕГРН, а электронной подписью (ЭП) теперь можно подписать сразу несколько файлов.
Новый "рабочий стол" пользователя помогает сотрудникам эффективно планировать свою работу и сосредотачивать силы на самых важных и срочных задачах. При запуске программы на "рабочий стол" выводится информация обо всех назначенных на предстоящий день делах: мероприятиях, письмах, записях календаря, документах и пр. Это помогает одним взглядом оценить предстоящий фронт работ и начать с главного.
Стало проще отслеживать выполнение проектных задач и контролировать работу исполнителей. Информация о состоянии каждого этапа работ поможет руководителю принять корректирующие решения и избежать срыва сроков проекта, а отчет о количестве времени, потраченном сотрудниками на выполнение проекта, позволит оценить эффективность использования ресурсов.

Редакция 2.0 "1С:Документооборот" разработана на новейшей версии 8.3 платформы "1С:Предприятие" и задействует все заложенные в ней возможности. В частности, пользователь может выбирать и комбинировать между собой любые наиболее удобные и выгодные для него способы работы в системе. Например, можно установить программу в офисе и работать с ней в локальном режиме, можно подключаться к своей офисной базе из дома через сервис "1С:Линк", а можно перейти в "облачный" режим работы, развернув систему на удаленных серверах. В локальной версии на компьютере и через браузер система будет выглядеть и работать совершенно одинаково. Приложения для работы с "1С:Документооборот" на планшете или мобильном телефоне доступны на AppStore и Google Play.

При этом новый "1С:Документоборот 8" обеспечивает всю функциональность предыдущей версии, включая:

Централизованное безопасное хранение документов и быстрый доступ к ним с учетом прав пользователей
Обработку любых типов документов: офисных документов, текстов, изображений, аудио- и видеофайлов, документов систем проектирования, архивов, приложений и т.д.
Регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, отправку документов из базы по электронной почте, с возможностью загрузки входящей и внутренней корреспонденции прямо из электронного почтового ящика.
Совместную работу с документами и управление бизнес-процессами: рассмотрением, согласованием и утверждением документов, постановкой и выполнением поручений и т.п.
Учет рабочего времени и контроль исполнения проектов

Редакция 2.0 предоставляется пользователям "1С:Документооборот 8", имеющим действующий договор информационно-технологического сопровождения 1С:ИТС. Для того чтобы воспользоваться преимуществами новой версии достаточно просто обновить систему. При этом все накопленные в предыдущей версии данные сохраняются.

2014: Версия 1.3.2.4 "1С:Документооборот 8"

27 февраля 2014 года компания 1С сделала доступным для загрузки конфигурацию новой версии ПО - 1С:Документооборот 8 1.3.2.4.

В отличие от демонстрационной версии 1.3.2.3, эта конфигурация хотя и предназначена для работы с платформой 8.3, но действующая - можно обновлять рабочую базу, не рискуя данными.

В новой версии исправлена масса ошибок (подробности на сайте вендора), внесены изменения в работу с файлами, процессами и задачами, проектами.

2012: Версия 1.2 "1С:Документооборот 8"

В марте 2012 выпущена новая редакция 1.2 программы "1С:Документооборот 8", в которой реализовано самое большое количество усовершенствований за все время развития продукта. Среди них:

настройка произвольных маршрутов работ, порядок и условия переходов между этапами;
средства для поддержки планирования и проведения совещаний и контроля исполнения принятых решений;
персональная настройка "Рабочего стола руководителя" для организации удобной работы по рассмотрению, согласованию, утверждению документов и контролю работы сотрудников;
встроенная электронная почта, интеграция с почтовыми программами, учет проектов, протоколирование работы пользователей и многое другое.

Все более актуальными становятся задачи автоматизации документооборота государственных учреждений – в связи с активным развитием электронного правительства, сервисов по оказанию государственных услуг в электронном виде, расширением межведомственного электронного взаимодействия. На выставке фирма "1С" впервые представила "1С:Документооборот государственного учреждения 8" ‑ новое специализированное решение для автоматизации учета и обмена документами, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины в государственных учреждениях. Решение соответствует основным делопроизводственным стандартам, ГОСТам и нормативным актам, в том числе Приказу Минкомсвязи от 02.09.2011 №221 "Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения" и обеспечивает поддержку межведомственного электронного документооборота (МЭДО), возможность подключения к системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

«1С: Документооборот 8» – это не только автоматизация работы с документами и ведение делопроизводства. Помимо избавления от бумажных аналогов (о том, как «1С: Документооборот 8» поможет избавиться от бумажной волокиты, читайте в этой статье), программа предоставляет широкие возможности для совместной работы и коммуникации сотрудников, управления проектами, контроля задач и исполнительской дисциплины. Это особенно актуально сейчас, в условиях удаленной работы компаний.

Автоматизация документооборота позволит создать эффективную среду управления и взаимодействия сотрудников. Об этих возможностях программы мы и расскажем в нашей статье.

«1C:Документооборот 8»: что это такое?

«1С: Документооборот 8» — это современная ECM-система (англ. Enterprise Content Management – управление корпоративным контентом). В одной программе собраны широкие возможности для управления документами, деловыми процессами и взаимодействием сотрудников.

Цель внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в компании – это не только сокращение бумажной волокиты и автоматизация делопроизводства, но также создание эффективной и контролируемой среды управления, коммуникации и взаимодействия сотрудников.

«1С» делопроизводство с программой «1C: Документооборот 8» (рис.1) будет отвечать всем требованиям законодательства. «1С» СЭД поможет организовать документооборот вашей компании по актуальным нормам и стандартам, с учетом проверенных методик и практик работы с документами в российских организациях.

Рис.1 Коробочное решение «1C:Документооборот 8»

Какие задачи решает автоматизация документооборота?

Автоматизация документооборота с программой «1С: Документооборот 8» позволит решить ряд задач в работе компании:

систематизировать поток деловой документации;
обеспечить централизованное и безопасное хранение документов;
сократить или полностью отказаться от бумажных носителей;
автоматизировать рутинные операции при работе с документами;
существенно ускорить процесс согласования договоров;
ускорить время принятия управленческих решений;
организовать качественную работу сотрудников с документами;
снизить риски потери или порчи важных деловых бумаг;
создать единую базу документов с быстрым поиском;
контролировать исполнение задач и качество исполнительской дисциплины;
обеспечить коллективную работу пользователей с документами с возможностью согласования, утверждения и исполнения;
вести учет и контроль рабочего времени сотрудников и многое другое.

Что даст автоматизация документооборота с программой «1С»?

Потребность во внедрении «1С» СЭД в компании может быть обусловлена разным причинами. Например, многим нашим клиентам в первую очередь требуется сократить сроки согласования документов. Другим важно избавиться от громоздких архивов и папок, сэкономить место в офисе. Или же во внедрении «1С» СЭД компании ставят целью построение прозрачной и контролируемой схемы коллективной работы с документами.

Как показывает практика, автоматизация документооборота помогает сэкономить больше половины времени сотрудников при работе с документами. Сроки согласования договоров в «1С» ускоряются в среднем в 2-3 раза. Существенно снижается количество невыполненных в срок задач. На поиск документов тратятся не часы, а секунды, и в целом повышается эффективность управленческой деятельности.

Выделим пять ключевых преимуществ, которые ваш бизнес получит после внедрения программы «1С: Документооборот 8»:

Преимущества СЭД «1С:Документооборот»

Современная платформа «1С» 8, сертифицированная по требованиям и стандартам законодательства РФ. Программа учитывает последние нормы законодательства к оформлению документов. Платформа регулярно обновляется: все шаблоны, формы и правила всегда будут в актуальном состоянии.
Интеграция с другими продуктами «1С». «1С:Документооборот 8» легко интегрируется с другими системами на платформе «1С:Предприятие». Это позволит создать единое информационное пространство, исключить необходимость двойного ввода данных и повысить тем самым скорость работы.
Возможность работы в удаленном режиме. Вы сможете оперативно перевести сотрудников на дистанционный режим работы и эффективно управлять делами с «1С:Документооборот 8». Все текущие задачи в одной программе: переписывайтесь с коллегами и клиентами, согласовывайте документы, ведите учет работы и контролируйте выполнение задач.
Индивидуальные настройки без привлечения специалистов ИТ. Для каждого пользователя в программе можно настроить индивидуальный рабочий стол с помощью встроенных виджетов. Например, актуальные задачи, события календаря, задачи отдела для руководителей и др.
Быстрый старт. Интерфейс программы довольно прост в освоении. «1С:Документооборот 8» поставляется с комплектом справочной документации, подробными описаниями функций, также вам будет обеспечен доступ к справочному порталу 1С:ИТС. В случае возникновения сложностей вы всегда можете обратиться к специалистам технической поддержки пользователей.
Налаженная система внедрения и сопровождения продукта благодаря широкой партнерской сети франчайзи «1С». Стоимость и условия продажи программы «1С:Документооборот» открыты и прозрачны. Вы можете выбрать квалифицированного партнера благодаря системе рейтингов и сертификации фирмы «1С».

В «1С-Архитекторе бизнеса» уже не первый год работает специализированное направление по автоматизации документооборота. У нас есть статус «Центр компетенции «1С» по документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и квалифицированное сопровождение пользователей. Если вам требуется консультация, вы всегда можете обратиться к нам.

Возможности программы «1С:Документооборот 8»

В первую очередь мы расскажем функциях программы, которые помогут организовать эффективное взаимодействие сотрудников: управление проектами, совместная работа, контроль задач и учет рабочего времени. Эти функции полезны как для коммуникации сотрудников в офисе, так в условиях удаленной работы.

Управление проектами

Инструментарий программы «1С:Документооборот» содержит всю информацию о проектах: документы, участники, план, сроки и др. (рис. 2).

Рис.2 Ведение проекта в «1С» 8 документооборот

Все ключевые функции для управления проектами и контроля в одной программе: планирование, формирование участников проекта (рис.3), составление плана проекта в формате списка задач и диаграммы Ганта, переписка по проекту, контроль выполнения задач, управление проектом с помощью контрольных точек, учет и отчетность.

Рис.3. Формирование рабочей группы проекта в «1С» 8 документооборот

Вы сможете отслеживать переписку по проекту и контролировать исполнение проектных задач. Система формирует аналитику о ходе выполнения проектов и позволяет создавать отчеты.

Совместная работа сотрудников

«1С» СЭД документооборот автоматически проверит загруженность участников по их личным календарям и подберет время проведения мероприятия. Используйте встроенный чат в разделе «Обсуждения» (рис.4) для быстрого решения задач.

Рис.4 Раздел обсуждения в программе «1С:Документооборот»

Удаленные совещания можно проводить в программе с помощью функционала видеозвонков (рис.5).

Рис.5. Видеозвонки в «1С:Документооборот 8»

Вы также можете создать голосование на форуме и подсчитать итоги голосования. Доступно создание групповых чатов по сотрудникам, отделам, проектам и т.д.

Контроль задач

Важной функцией как в условиях офиса, так и при удаленной работе является контроль задач. В системе «1С:Документооборот 8» фиксируются все задания и документы, поступающие сотруднику в обработку (рис.6). Для каждого документа устанавливается срок подготовки или согласования.

Рис.6 Контроль задач в «1С» 8 документооборот

В любой момент руководитель может увидеть, кто постоянно задерживает задачи, кто выполняет больше всего заданий в отделе (рис.7)

Рис.7. Задачи отдела в программе «1С:Документооборот»

Программа накапливает данные для подготовки аналитических отчетов (рис.8). С помощью отчетности руководитель может оценить эффективность сотрудников по разным показателям: соблюдение сроков, успешность исполнения, количество переносов сроков и пр.

Рис.8. Отчет об исполнительской дисциплине в «1С» СЭД

В «1С:Документооборот 8» сотрудники фиксируют данные о проделанной за день работе. Эти данные привязываются к задачам, процессам или проектам. По итогам руководитель сможет вести учет рабочего времени и оценивать продуктивность коллектива.

Рис.9. Окно «Мой календарь» в программе «1С:Документооборот»

Рис.10. Учет отсутствий в программе «1С:Документооборот»

Рис.11. Отчеты подчиненных в «1С» СЭД

Помимо перечисленных функций по организации взаимодействия сотрудников, контроля и управления, «1С:Документооборот 8» предоставляет множество дополнительных инструментов для удобной, быстрой и безопасной работы. Кратко опишем наиболее, на наш взгляд, полезные из них.

Управление правами доступа

В «1С:Документооборот 8» для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой можно настроить уровень доступа для отдельных сотрудников или подразделений. При необходимости можно открыть карточку и узнать всю информацию о последнем редактировании, настроить доступ, поставить цифровую подпись.

Поиск документов и штрихкодирование

В системе реализовано хранение большого числа файлов. Их легко найти в базе за несколько секунд (в отличие от бумажных аналогов, которые порой приходится часами искать в архиве). Это существенно сэкономит время сотрудников. Для удобства пользователей поиск возможен следующими способами: по реквизитам, в списках (с помощью быстрых отборов), полнотекстовый поиск, по штрихкодам.

Учет входящей и исходящей корреспонденции

Электронная подпись

Защита переписки и корпоративных данных – это важный фактор при ведении делопроизводства. Эту задачу в программе решает электронная цифровая подпись (ЭЦП) — надежный аналог печати и личной подписи. Ее выдает сертифицированный удостоверяющий центр. По закону документы с ЭЦП имеют такую же юридическую силу, как и бумажные аналоги. С ней безопасно заключать контракты, обмениваться документами с клиентами, партнерами, ведомствами, контрагентами (рис.12).

Рис.12. Электронная цифровая подпись в программе «1С:Документооборот»

Договорные документы

В «1С:Документооборот 8» для работы с договорами все уже предусмотрено: от подготовки и согласования, до контроля возврата, исполнения и расторжения. В программе будут описаны все этапы работы с договорами, эти данные в любой момент можно найти. Сохраняются все версии и изменения для каждого документа.

Встроенная почта

С помощью «1С» СЭД документооборот вы сможете работать с электронной почтой напрямую из программы, не потребуется переключаться в другие системы. При желании вы можете подключить несколько постовых ящиков. Из почты удобно ставить задачи и поручения, прикрепить файлы, отправлять документы (рис. 13).

Рис.13. Почтовый клиент в «1С» СЭД

Мобильное приложение

Рис.14. Мобильный клиент «1С:Документооборот 8»

Версии программы «1С:Документооборот»

«1С:Документооборот 8» выпускается в следующих версиях:

«1С:Документооборот КОРП» – оптимальна для предприятий со сложной структурой и документооборотом. Идеально подойдет для средних и крупных компаний, а также холдингов.
«1С:Документооборот ПРОФ» – подойдет для малого и среднего бизнеса, организациям с несложным документооборотом.
« 1С:Документооборот для государственных учреждений» рекомендуется использовать в бюджетных учреждениях и органах государственного управления со сложным документооборотом.
«1С:Document Management». Версия «1С:Документооборот КОРП» с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Подойдет для российских компаний, которые имеют филиалы в других странах. Также этот продукт подойдет, если в компании есть иностранные сотрудники.

На данный момент у версий КОРП и ДГУ практически одинаковый набор возможностей.

Отличие версии «1С:Документооборот 8» ПРОФ от КОРП

Версия «1С:Документооборот ПРОФ» не поддерживает:

Учет данных в разрезе проекта
Многосторонние договора
Множественные состояния документов
Штрихкодирование документов и файлов
Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов
Автоматическое заполнение файлов по шаблонам
Печать регистрационного штампа
Учет этапа обработки документов
Принятие задач к исполнению
Настройка и использование условий маршрутизации
Периодические бизнес-процессы
Учет и использование графиков работы
Иерархия и остановка бизнес-процессов
Веб-сервисы для работы с файлами «1С:Документооборот 8» из других приложений
Категоризация данных
Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам

Если вы планируете внедрение системы электронного документооборота в своей компании и вам требуется консультация специалиста, обратитесь к нам любым удобным для вас способом. «1С-Архитектор бизнеса» специализируется на построении СЭД, начиная с типовых задач, где требуется только внедрение и настройка «1С:Документооборота», до сложных и масштабных проектов.

Подведем итоги

«1С:Документооборот 8» – это не только создание, отправка и получение документов. Внедрение «1С» СЭД позволит создать полностью контролируемое пространство для взаимодействия внутри коллектива и работать продуктивно как удаленно, так и в офисе.

У нашей компании есть статус «Центр компетенции по «1С:Документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и квалифицированное сопровождение пользователей. Если вам требуется консультация, вы всегда можете обратиться к нам.

Автор: Михаил Виноградов Благодарим за проявленный интерес. Ссылка на статью будет отправлена на указанную почту.

Мы собрали 10 фишек программы «1С:Документооборот 8», которые востребованы в компаниях клиентов, ежедневно ими используются и действительно работают. Надеемся, что понимание того, как программа справляется с распространенными задачами наших клиентов, поможет вам составить собственное мнение о ее возможностях и плюсах.

Итак, 10 полезных функций «1С:Документооборота 8», о которых вы узнаете из статьи:

Мы внедряем «1С:Документооборот 8» в средних и крупных компаниях уже много лет. За это время накопилась внушительная статистика по проектам. Она демонстрирует, насколько сильно ускоряются темпы бизнеса после того, как компания освобождается от бумажной рутины.

Как показывает практика, внедрение электронного документооборота помогает сэкономить больше половины времени сотрудников, работающих с документами. Сроки согласования документов ускоряются в среднем в 2-3 раза, существенно снижается количество невыполненных в срок задач, на поиск документов тратятся не часы, а секунды, и в целом повышается эффективность управленческой деятельности.

Мы решили поделиться с вами нашими наблюдениями и составили список 10 возможностей программы «1С:Документооборот», которые востребованы в компаниях клиентов, ежедневно ими используются и действительно работают. На наш взгляд, это интересная информация для всех, кто подбирает программу для своей организации. А те, кто уже пользуются «1С:Документообортом», откроют для себя новые фишки и возможности системы.

1. Сокращение сроков согласования документов

Представьте себе типичную ситуацию в компании — нужно согласовать договор. Юрист отправляет документ ответственным сотрудникам. Каждый вносит свои правки. Несколько версий текста возвращаются на доработку. Затем новая редакция оправляется на повторное согласование, и так до тех пор, пока все стороны не придут к единому решению. Подобная схема приводит к срывам сроков, потере важных версий текста и бесполезной трате времени.

Как процесс согласования будет выглядеть в «1С 8 Документообороте»: сотрудник запускает задачу, прикладывает к ней необходимые документы и отправляет ее по заданному маршруту коллегам. Для каждого участника цепочки можно указать свой срок выполнения задачи. Запустив задачу, сотрудник может заняться более важными делами, периодически проверяя в системе результаты или ожидая уведомления по почте. Основываясь на опыте наших клиентов, такая методика позволяет сократить количество согласующих лиц и ускорить сроки согласования, облегчить жизнь и сэкономить время руководителя и сотрудников.

Рис. 1. Запуск процесса согласования

2. Мониторинг бизнес-процессов и их оптимизация

Относительно новая функция программы, сразу же ставшая популярной в компаниях наших клиентов. К примеру, какой-то договор постоянно пересогласовывается, срываются сроки. Проблема может быть в загруженности исполнителя или в неправильном шаблоне документа.

Рис. 2. Аналитические отчеты и статистика

3. Контроль входящей корреспонденции

Для многих наших клиентов из крупных компаний и госучреждений основная причина для внедрения «1С:Документооборота 8» – контроль входящей корреспонденции. Ежедневно им приходится иметь дело с огромной массой внешней и внутренней переписки с клиентами, ведомствами, подразделениями. Это зачастую приводит к тому, что не все бумаги доходят до адресата, а некоторые просто теряются по дороге и остаются без ответа.

4. Настройка прав пользователей в 1С:Документообороте

По нашему опыту, все без исключения компании пользуются этой функцией. К примеру, в организацию приняли на работу стажера, требуется ограничить его доступ к ряду документов. В «1С:Документообороте» для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой руководитель или администратор может настроить права доступа. Это гарантированно защитит ценные данные компании от посторонних глаз. Каждый сотрудник будет видеть только те документы, к которым имеет непосредственное отношение.

Рис. 4. Права доступа к документу

5. Управление мероприятиями и совещаниями

Для директоров крупных компаний, топ-менеджеров и руководителей подразделений очень важна эта функция, так как около 50% рабочего времени они проводят на многочисленных совещаниях. И если не подводить итоги встречи, не распределять задания и не контролировать их выполнение, велика вероятность, что коллеги просто забудут обо всех договоренностях.

Рис. 5. Протокол мероприятия со списком поручений в «1С:Документообороте»

6. Отчет об исполнительской дисциплине

Зачастую к нам обращаются клиенты с такой проблемой: сотруднику ставится большое количество задач из разных источников. Собрать и контролировать эти данные бывает довольно трудно, особенно в крупных компаниях. А руководителю требуется достоверная отчетность о сроках и качестве выполнения задач.

Как «1С:Документооборот» поможет решить эту проблему? Все задания и документы, поступающие сотруднику в обработку, сохраняются в системе. Для каждого документа устанавливается срок подготовки или согласования. С помощью отчетов руководитель может оценить эффективность работы сотрудников по различным показателям: соблюдение сроков, успешность исполнения, количество переносов сроков и пр. Есть возможность составлять отчеты по трудовой дисциплине, просроченным заданиям, вести учет рабочего времени. Это улучшит контроль над сотрудниками, повысит их мотивацию.

Рис. 6. Отчет об исполнительской дисциплине в «1С:Документооборот 8»

7. Синхронизация 1С:Документооборота с «1С:ERP»

Рис. 7. Список задач пользователя при синхронизации «1С:Документооборота» и «1С:ERP»

8. Управление проектами

Удобная функция для проектной организации — управление проектами и проектной документацией. Инструментарий содержит всю информацию о проектах: документы, участники, план, сроки и пр. Можно отслеживать переписку по проекту и контролировать исполнение проектных задач. Система формирует аналитику о ходе выполнения проектов и позволяет создавать отчеты.

Рис. 8. Управление проектами в программе «1С:Документообороте»

9. Электронная подпись в 1С 8 Документообороте

Всех клиентов, планирующих перейти на электронный документооборот, неизменно волнует вопрос безопасности данных. Эту проблему решает электронная подпись в программе — современный и надежный аналог печати юридического лица и личной подписи. Ее выдает сертифицированный удостоверяющий центр.

Это зашифрованные данные, которые прикрепляются к документам и подтверждают их подлинность. По закону документы с электронной подписью имеют такую же юридическую силу, как и обычные бумаги. С ней безопасно заключать контракты, обмениваться документами с клиентами, партнерами, ведомствами, контрагентами.

Рис. 9. Электронная подпись в «1С:Документообороте»

10. Бесплатное мобильное приложение в 1С 8 Документообороте

Рис. 10. Мобильный клиент «1С:Документооборот 8»

С развитием технологий работа в офисе, заваленном бумагами и громоздкими архивами, уходит в прошлое. Переход на электронный документооборот — это естественный процесс развития любого бизнеса. За много лет внедрения программы мы не сталкивались с клиентами, которые попробовав «1С:Документооборот», передумали бы и вернулись к бумажной волоките. Сотрудники достаточно быстро привыкают к новому функционалу, и в итоге организация переходит на более высокий уровень управления и взаимодействия.

Вы можете подобрать и купить программы «1С» в нашей компании. Мы предоставляем клиентам только лицензионные программные продукты «1С» по выгодным ценам, а также оказываем полный спектр услуг по сопровождению. Специалисты проконсультируют вас по всем интересующим вопросам и помогут выбрать оптимальное решение для вашей компании.»

системный аналитик Центра комплексного развития бизнеса компании «1С-Архитектор бизнеса», специалист по работе с программным продуктом «1С:Документооборот».

Появились первые анонсы функциональности новой редакции прикладного решения «1С:Документооборот 3.0». Ознакомительная версия конфигурации появится в декабре этого года.

Чего ждать в третьей редакции «1С:Документооборот»

На странице конфигурации «1С:Документооборот» в Facebook появился анонс материала о новых возможностях третьей редакции. Разработчики планируют включить в решение несколько принципиально новых возможностей, а также вывести на новый уровень уже имеющийся функционал.

Обновится процесс исполнения документа. Пользователи прямо в карточке документа увидят, что с ним будет происходить: по какому маршруту и через каких ответственных пойдет документ.

Появится новая сущность – инициативные поручения. Раньше для того, чтобы создать поручение, не связанное с каким-либо документом в системе, приходилось искать какой-то компромиссный вариант и обходить это ограничение. В третьей редакции «1С:ДО» в этом не будет необходимости.

Новый рабочий стол в «1С:Документооборот 3.0»

Еще одно новшество – это параллельное согласование и обработка замечаний. Механизм позволит выполнять параллельно работу руководителей подразделений при согласовании документов, а несколько сотрудников смогут работать с текстом документа без блокировки файла. Обработать замечания можно будет в Microsoft в Word, где правки будут отображаться в режиме рецензирования.

Также в новом «1С:Документообороте» появится возможность вести работу в разрезе должностного лица, а не пользователя, или «физика». Новая функция обеспечит прозрачность процесса во времени: должность человека зафиксируется в документе, даже если через какое-то время он перешел на другую позицию или уволился.

Сроки и планы

Разработчики конфигурации предполагают, что ознакомительная версия конфигурации появится в декабре 2019 года, а рабочий релиз – в первом квартале 2020 года. Ближайшее плановое обновление редакции «1С:Документооборот 2.1» запланировано на сентябрь.

Чего ждать в третьей редакции «1С:Документооборот»

Новый рабочий стол в «1С:Документооборот 3.0»

Сроки и планы

Читайте также: