Какие операции используются при форматировании документа word

Обновлено: 02.07.2024

При электронном редактировании текста все, что связано с оформлением, входит в понятие “форматирование”. Под форматированием текста понимается изменение цвета, стиля написания, типа шрифта, размера шрифта и различных абзацных отступов. Форматирование текста необходимо для создания как простых, так и более сложных документов.

Различают три основные операции форматирования:

1. “Форматирование символов”. При форматировании символов речь идет, в основном, об изменении стиля написания текста.

2. “Форматирование абзацев”. Под форматированием абзацев понимается изменение размеров полей отдельных абзацев в тексте, изменение интервалов между строками и абзацами, выравнивание абзацев.

3. “Форматирование страниц”. Под форматированием страниц понимается выбор размера бумаги, положение страниц при печати документа, установка верхних, нижних, левых и правых полей, выбор источника бумаги.

Под абзацем понимается часть документа, за которой следует маркер абзаца. При вводе текста абзац всегда заканчивают нажатием клавиши [Enter].

Процесс форматирования абзацев включает в себя:

1. выравнивание абзацев (по левому краю, по центру, по правому краю);

3. изменение цвета фона и заливка;

4. установление рамок и линий нарисованных вокруг и внутри абзаца;

5. установку абзацных отступов;

6. установку отступа первой строки абзаца;

7. установку расстояния между строками;

8. установку расстояния между абзацами;

9. контроль положения абзаца на странице.

По умолчанию текстовый процессор выравнивает все абзацы влево, при этом строки начинаются как бы с одной вертикальной линии. Возможны, однако и другие виды выравнивания.

Выравнивание по правому краю: строки внутри абзаца выравниваются не влево, а вправо. При этом, конец строк оказывается выровненным, а начало – “плавающим”.

Центрирование: строки абзаца располагаются симметрично относительно воображаемой вертикальной линии, проходящей посредине листа.

Блочное выравнивание: строки абзаца выравниваются как по правому, так и по левому краю.

Перед тем как вы хотите изменить выравнивание абзацев, необходимо их выделить. Тогда текстовый процессор будет знать, какие абзацы следует переформатировать. После чего следует нажать на одну из клавиш выравнивания (в зависимости от того, как вы хотите выровнять абзац), расположенную на панели инструментов “Форматирование” или выполнить команду Формат – Абзац и в появившемся диалоговом окне “Абзац” в списке “Выравнивание” выбрать тип выравнивания абзацев.

Рис. 1.6.1 Диалоговое окно "Абзац" Microsoft Word

Отступы абзаца, в отличии от полей и страниц, устанавливаются только для отдельного абзаца. Для того, чтобы изменить отступы или положение на странице абзаца, нужно в диалоговом окне “Абзац” в полях “Отступ” изменить размер отступа справа или слева до нужного (Рис. 1.6.1).

Отступ первой строки

Отступ первой строки устанавливается в том же окне в списке “Первая строка”. При выборе опции “Отступ” текстовый процессор автоматически задает правый отступ 1,25 см. В поле “На” можно указать любые другие значения отступа.

Для установки отступов абзаца и первой строки можно использовать горизонтальную линейку. Выберите абзацы, для которых нужно установить отступ, и с помощью мыши переместите маркеры отступов абзацев (слева верхний треугольный маркер – расположение “красной строки”, слева нижний треугольный маркер – начало нормальной строки, справа нижний треугольный маркер – ограничение строки на странице) и первой строки, расположенные на горизонтальной линейке, в нужную позицию.

Расстояние между строками

По умолчанию текстовый процессор устанавливает расстояние между строками в один интервал, т.е. это расстояние точно соответствует высоте одной строки. Однако расстояние между строками может быть в два и более интервалов.

Расстояние между строками устанавливается в диалоговом окне “Абзац” в списке “Межстрочный” (см. Рис. 1.6.1). В этом списке приведены различные варианты выбора расстояния между строками. Если вы хотите установить фиксированный интервал между строками, то в списке “Значение” нужно установить размер отступа.

Расстояние между строками обычно увеличивается в том случае, если вам необходимо увеличить объем документа без дополнительного набора текста. Такой тип форматирования зачастую применяется при написании пояснительных записок, докладных, заявлений и даже диссертаций.

Расстояние между абзацами

Текстовый процессор позволяет устанавливать и изменять расстояние между абзацами. Эта операция проводится также в диалоговом окне “Абзац”, в поле “Интервал”, в строках “Перед” и “После” (см. Рис. 1.6.1). Интервал в этих полях устанавливается в “пунктах”. Один “пункт” приблизительно равен 0,35 миллиметра. Это позволяет более точно установить интервал. Такой способ установки не требует использования клавиши [Enter] для ввода пустых строк между абзацами.

В строке “Перед” вводится интервал, который нужно установить перед первой строкой выделенного абзаца. В строке “После”, соответственно, вводится интервал, который нужно установить после последней строки выделенного абзаца.

Контроль положения абзаца на странице

Для контроля положения абзаца на странице также используется окно диалога “Абзац”, но при этом выбирается вкладка “Положение на странице” (см. Рис. 1.6.2).

Для пользователя наибольший интерес на этой вкладке представляет поле “Разбивка на страницы”.

Установленный флажок “Запрет висячих строк” позволяет избежать появления так называемых “висячих строк”. “Висячая строка” – это первая строка в нижней части страницы, если остальная часть абзаца перенесена на следующую страницу.

Рис. 1.6.2 Диалоговое окно “Абзац” вкладка “Положение на странице”.

Использование линейки для установки отступов и позиций табуляции

Не смотря на то, что диалоговое окно “Табуляция” (Рис. 1.6.3) предоставляет куда больше возможностей для установки позиций табуляции, многие пользователи предпочитают использовать для этой цели линейку. Для того, чтобы с помощью линейки установить позицию табуляции, например равной 2 см, необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить абзацы для которых необходимо установить позиции табуляции. (Если данные абзацы уже содержат знаки табуляции, сразу можно увидеть результаты установки.)

2. Если на экране нет линейки, отобразите ее с помощью команды Вид – Линейка или просто задержите курсор мыши на серой полосе под панелью инструментов “Форматирование”.

3. Если Вы хотите установить отступ первой строки, то необходимо перетащить левый верхний маркер, на определенное расстояние.

4. Если Вы хотите установить отступ всего остального текста, то нужно левый нижний маркер в новую позицию.

Рис. 1.6.3. Диалоговое окно “Табуляция”.

Для контроля положения абзаца на странице также используется окно диалога “Абзац”, но при этом выбирается вкладка “Положение на странице” (Рис. 1.6.2).

Форматирование документа в целом позволяет выполнять в текстовом процессоре Microsoft Word операции верстки, свойственные профессиональным издательским системам.

При форматировании документа в целом могут выполняться следующие операции:

- установка параметров страницы (формата печатной страницы): полей страницы, размера бумаги, ориентации листа – книжной или альбомной и др.;

- разбивка на страницы, разделы;

- вставка номеров страниц, колонтитулов, сносок, закладок, примечаний и т.п.;

- создание или вставка формул, рисунков, таблиц, видео или звуковых фрагментов;

- вставка названий иллюстраций, перекрестных ссылок;

- формирование оглавления, указателей, списков иллюстраций и т.д.

Способы выполнения указанных операций приведены на рис. 5.

На странице мы различаем следующие структурные элементы:

- верхний и нижний колонтитулы;

Основной текст страницы– это строки и абзацы, таблицы и рисунки. Некоторые из абзацев могут быть заголовками, рисунки могут иметь подписи.

Колонтитулразмещается в верхней и/или нижней части страницы и содержит информацию, которая как-то идентифицирует данный документ (номер раздела, название документа или раздела, дату, марку фирмы и т.п.). В колонтитул входит номер страницы. Колонтитулы автоматически воспроизводятся на каждой странице документа.

Чтобы вставить и отредактировать верхний или нижний колонтитул, необходимо выбрать команду Вид–Колонтитулы. Колонтитул связан с определенным стилем.

Сноска–это примечание к тексту, которое может находиться или в нижней части страницы, иди в конце документа. Каждая сноска помечается либо автоматически (порядковым номером со сквозной нумерацией – 1,2, . ), либо пометкой по вашему выбору (например, звездочкой или номером).

Чтобы вставить сноску, необходимо выбрать команду Вставка – Сноска. чтобы отредактировать сноску, надо выбрать команду Вид – Сноски,

Все сноски панной страницы, в отличие от колонтитула, располагаются в пределах места, отведенного основному тексту страницы. Поэтому, чем больше сносок вы набрали на данной странице, тем меньше места останется для основного текста.

На рис. 6 изображен лист формата А4 (210x297 мм).

Цифрами на рисунке обозначены:

1 – верхнее поле: расстояние между верхним краем страницы и верхним краем первой строки на странице;

2 – нижнее поле: расстояние между нижним краем страницы и нижним краем последней строки на странице;

3 – левое поле: расстояние между левым краем страницы и левым краем всех строк, не имеющих отступа по левому краю;

4 – правое поле: расстояние между правым краем страницы и правым краем всех строк, не имеющих отступа по правому краю;

5 – от края до верхнего колонтитула: расстояние от верхнего края страницы до верхнего края этого колонтитула;

6 – от края до нижнего колонтитула: расстояние от нижнего края страницы до нижнего края этого колонтитула.

Задание для самостоятельного выполнения.

Часть 1.Установка параметров страниц документа.

1.Откройте документ Эксперимент.doc.

2.Откройте диалоговое окно Параметры страницы (Файл – Параметры страницы).На вкладке Размер бумаги выберите в раскрывающемся списке Размер бумагипункт А4. Задайте ориентацию бумаги Книжная.На вкладке Поля задайте размеры полей: верхнее - 1,5 см,нижнее — 2 см, левое - 2,5 см,правое — 1,5 см. Для нижнего поля задайте интервал от края до колонтитула 1,2 см (в нижнем колонтитуле будет размещаться номер печатной страницы).

3.Создайте нижний колонтитул для размещения номера печатной страницы. Для этого выполните команду Вид – Колонтитулы – откроется панель инструментов Колонтитулы.Пользуясь кнопкой Верхинй/иижиий колонтитулы,создайте область нижнего колонтитула. Вставьте в нее номер страницы щелчком по кнопке Номер страницы напанели инструментов Колонтитулы.Отцентрируй те номер страницы щелчком по кнопке По центруна панели инструментов Форматирование.Закройте панель Колонтитулы.Убедитесь в том, что в документе появился нижний колонтитул с номером страницы.

4.Аналогично создайте верхний колонтитул, в который включите свое имя, фамилию и дату создания документа.

Проведите форматирование текста (документ Текст2.doc) в соответствии со следующим образцом:

Стандартные операции форматирования выполняйте с помощью меню, предварительно выделив тот участок текста, который хотите форматировать, в следующей последовательности:

1. Откройте документ Текст2.doc.

3. Оформите фрагмент текста с указанием адреса фирмы полужирным курсивом размером 12 пт и разбейте этот фрагмент на абзацы.

4. Произведите выравнивание и оформление шрифтами всего текста в соответствии с образцом.

5. Заключите весь текст в рамку, предварительно выделив его:

Формат—›Границы и заливки—›Граница: тип рамки - тень, тип линии - двойная, ширина - 0,75 пт, цвет - красный) и сделайте фон, перейдя на закладку Заливка: тип - светлая сетка, цвет - бирюзовый.

6. Сохраните документ в файле с именем Текст3.

Задание 4. Оформление фрагментов текста как нумерованных и маркированных списков

Наберите исходный текст и оформите его фрагменты как нумерованные и маркированные списки.

Исходный текст

Прежде чем начать форматирование фрагмента текста, надо его выделить.

Форматировать можно с помощью меню или Панели инструментов Форматирование.

Форматировать текст – это значит уметь выполнять следующие операции:

устанавливать шрифт, т.е. задавать параметры:

определять эффекты в шрифтах:

приподнятый и пр.;

устанавливать межсимвольные интервалы;

устанавливать межстрочные интервалы;

делать первую строку абзаца красной или висячей;

множество других операций, с которыми можно познакомиться в меню Формат

Образцы фрагментов текста, оформленных как нумерованный или как маркированный список

Прежде чем начать форматирование фрагмента текста, надо его выделить.
Форматировать можно с помощью меню или Панели инструментов Форматирование.

Форматировать текст – это значит уметь выполнять

следующие операции:

устанавливать шрифт, т.е. задавать параметры: