Какие преимущества дает новый формат файлов в программе powerpoint

Обновлено: 04.07.2024

Тот факт, что презентации – важный и эффективный инструмент деловой коммуникации, оспаривать бессмысленно. Сегодня известные и не очень компании могут похвастаться впечатляющими работами, которые представляют их бизнес в очень выгодном свете и довольно результативно работают на продвижение продукта/услуги. Но так ли просто создать качественную презентацию? Можно ли учесть все нюансы этого дела, не являясь специалистом? Опыт показывает что нет. Новички часто пренебрегают важными деталями, которые могут испортить эффект от самой хорошей работы: например, неправильно выбирают формат.

Формат презентации: почему это важно

Форматы презентаций

Вы должны понимать, что может понадобиться демонстрация высококачественной версии своей презентации коллегам, партнерам или инвесторам различными способами: как вложение в письмо на электронный ящик, публикация в интернете, распечатанный буклет или даже компакт-диск. Поэтому перед созданием проекта нужно подготовиться и заранее продумать:

Исходя из этого, нужно выбрать оптимальный формат для своей работы или же подготовить несколько копий в различных форматах, чтобы они были наготове. Существует несколько форматов, которыми чаще всего пользуются те, кто работает в программе для созданий презентаций PowerPoint:

PPTХ. Это классический формат презентаций, который выбирают чаще всего.
PPT. Данный формат подходит тем, кто предполагает демонстрацию слайдов на различных устройствах и старых «офисах». Он совместим с версиями PowerPoint 98–2004 для Mac и PowerPoint 97–2003 для Windows.
Шаблон PowerPoint (potx). Это формат, представляющий из себя шаблон: с его помощью можно будет быстро и удобно создавать новые презентации в том же стиле.
Фильм (mov). Данный формат предполагает, что презентация конвертируется в видеофайл, который можно открыть и просмотреть в проигрывателе под названием QuickTime Player.
PDF. При выборе этого формата вы получаете хороший демонстрационный вариант своей работы: его можно читать на различных устройствах (Macintosh и Windows), но нельзя редактировать. Часто такой вариант выбирают те, кто выкладывает презентации в сеть, дабы избежать копирования информации.
RTF. Это импорт текста структуры презентации в документ, открывающийся в разных приложениях.
JPEG, PNG, GIF, BMP. Форматы изображений, когда каждый слайд становится графическим файлом (попросту говоря – картинкой). Их можно открывать в других приложениях. Очень удобно для распечатки или демонстрации отдельных элементов презентации.

Новые форматы презентаций Как и в любой другой сфере, в создании презентаций со временем происходит изменение методов, способов, инструментов и, конечно же, форматов. Сегодня есть немало альтернатив классической проверенной годами программе PowerPoint. Остановимся на двух самых распространенных:

Keynote. Если вы видите файл с расширением KEY, знайте: перед вами презентация, выполненная в программе Keynote Presentation. Keynote – это главный конкурент PowerPoint, разработка компании Apple. Она предназначена для того, чтобы пользователи «яблочной» техники могли легко создавать и демонстрировать презентации. Появилась эта программа в 2003 году и завоевала немало поклонников. Пользователи оценили ее функционал и демонстрационные возможности. Однако, изучая отзывы можно сделать вывод: Keynote хорош там, где все пользуются техникой Apple. Когда презентация, выполненная в этой программе, выходит в так называемое «широкое плавание» – начинаются проблемы, так как в мире бизнеса многие также используют операционную систему Windows.
Prezi. Это еще один новый формат презентаций. Он представляет собой сервис, который еще в 2014 году использовали более 50 миллионов человек. Слайды, сделанные в Prezi, очень похожи на классические из PowerPoint. Но есть одна «фишка» – в новом софте очень красивый переход между составляющими проекта. Если вам нужно рассказать историю или передать последовательность, то Prezi подойдет как нельзя лучше. Просто «для красоты» этот функционал использовать не советуют, так как эффекты помешают восприятию сути. Демонстрировать презентации в данном формате можно без подключения к интернету, просто сохранив проект на ПК.

Если вы не можете выбрать правильный формат своей презентации или просто не знаете, как ее сделать – доверьтесь профессионалам из бюро презентаций Powers.

PowerPoint поддерживает несколько различных форматов файлов презентаций, как описано ниже.

Используйте файл > сохранить как, чтобы сохранить презентацию как один из перечисленных ниже типов файлов.

По умолчанию в PowerPoint версии 2007 и более новых .pptx.

Используется для сохранения

Презентацию, которую можно открыть на компьютере в PowerPoint 2007 и более новых версиях либо на компьютере Mac в PowerPoint 2008 и более новых версиях.

Презентацию также можно открыть на любом мобильном устройстве, на PowerPoint установлено приложение.

PowerPoint Macro-Enabled презентации

Презентация с кодом Visual Basic для приложений VBA.

Презентацию, которую можно открыть в PowerPoint 97 Office PowerPoint 2003.

Формат документа PDF

Электронный PostScript, разработанный компанией Adobe Systems, который сохраняет форматирование документов и позволяет делиться файлами.

Формат документа XPS

Новый формат электронной бумаги для обмена документами в окончательном виде.

PowerPoint Шаблоны оформления

Шаблон PowerPoint, который можно использовать для форматирование будущих презентаций.

PowerPoint Macro-Enabled конструктора

Шаблон с предварительно утвержденными макросами, которые можно добавить в шаблон для использования в презентации.

Шаблон, который можно открыть в PowerPoint 97 Office PowerPoint 2003.

Таблица стилей, которая содержит определения цветовой темы, темы шрифтов и эффектов.

Презентация, которая всегда открывается в режиме слайд-шоу, а не в обычном режиме.

PowerPoint Macro-Enabled Показать

Слайд-шоу с предварительно утвержденными макросами, которые можно запускать в рамках слайд-шоу.

Слайд-шоу, которое можно открыть в PowerPoint 97 Office PowerPoint 2003.

Надстройка, которая хранит настраиваемые команды, код VBA Visual Basic для приложений и специализированные функции, такие как надстройка.

PowerPoint 97–2003 Add-In

Надстройка, которую можно открыть в PowerPoint 97–Office PowerPoint 2003.

PowerPoint Презентация XML

Презентация в стандартном формате файлов с поддержкой XML.

Презентация, сохраненная в видео.

Формат файла MP4 воспроизводит на многих медиапроисках, например в проигрыватель Windows Media.

Видеофайл Windows Media

Презентация, сохраненная в видео.

Формат WMV-файла воспроизводится на многих медиапроисках.

Примечание: Этот формат доступен только в PowerPoint 2010 и более новых версиях.

Слайд в качестве графического изображения для использования на веб-странице.

Формат файлов GIF ограничен поддержкой 256 цветов. Это более эффективно для отсканированных изображений, таких как иллюстрации. GIF также можно использовать для графиков, черно-белых изображений и небольшого текста высотой всего в несколько пикселей. GIF также поддерживает анимацию.

Файлформат JPEG (Joint Photographic Experts Group)

Слайд в качестве графического изображения для веб-страниц.

Формат файлов JPEG поддерживает 16 млн цветов и лучше всего подходит для фотографий и сложной графики

Формат PNG (Portable Network Graphics)

Слайд в качестве графического изображения для использования на веб-странице.

Стандарт PNG для замены GIF был утвержден W3C в качестве стандарта. PNG не поддерживает анимацию, как GIF, и некоторые более старые браузеры не поддерживают этот формат файла. PNG поддерживает прозрачный фон.

TIFF (формат файла изображения тега)

Слайд в качестве графического изображения для использования на веб-странице.

TIFF — это оптимальный формат файлов для хранения изображений, совместимых с битами, на личных компьютерах. Рисунки TIFF могут иметь любое разрешение и быть черно-белыми, серыми или цветными.

Слайд в качестве графического изображения для использования на веб-странице.

Точечный рисунок — это представление, состоящее из строк и столбцов точек, графического изображения в памяти компьютера. Значение каждой точки (будь то заливка) хранится в одном или несколько битах данных.

Слайд в качестве 16-битного рисунка (для microsoft Windows 3.x и более поздних).

Расширенный Windows метафил

Слайд в 32-битовом графическом элементе (для Microsoft Windows 95 и более поздних).

Структурировать презентацию в виде документа, доступного только к тексту, который обеспечивает меньший размер файлов и позволяет делиться файлами без макроса с другими людьми, у которых может не быть той же версии PowerPoint или операционной системы, которая у вас есть. Текст в области заметок не будет сохранен в этом формате.

PowerPoint Презентация рисунка

Презентация PowerPoint, в которой каждый слайд был преобразован в рисунок. Сохранение файла в PowerPoint рисунка уменьшит размер файла. Однако некоторые данные будут потеряны.

Презентация Strict Open XML

Презентация в строгом режиме ISO формата PowerPoint презентации.

Веб-страница в одном файле

Веб-страница в одном файле с файлом .htm и всеми вспомогательными файлами, такими как изображения, звуковые файлы, каскадные таблицы стилей, сценарии и другие. Хорошо для отправки презентации по электронной почте

Примечание: Этот формат доступен только в PowerPoint 2007.

Веб-страница в качестве папки с файлом .htm и всеми вспомогательными файлами, такими как изображения, звуковые файлы, каскадные таблицы стилей, сценарии и другие. Хорошо для публикации на сайте или редактирования с помощью Microsoft Office FrontPage или другого HTML-редактора.

Примечание: Этот формат доступен только в PowerPoint 2007.

Важно: PowerPoint не поддерживает следующие:

Сохранение в PowerPoint 95 (или более ранних) форматах файлов.

Файлы мастера упаковки (PPZ).

Используйте файл > сохранить как, чтобы сохранить презентацию как один из перечисленных ниже типов файлов.

По умолчанию в PowerPoint для macOS версии 2008 и более новых .pptx.

Используется для сохранения

Презентацию, которую можно открыть на компьютере Mac в PowerPoint 2008 и более новых версиях либо открыть на компьютере PowerPoint 2007 более новой версии.

Презентацию также можно открыть на любом мобильном устройстве, на PowerPoint установлено приложение.

PowerPoint Macro-Enabled презентации

Презентация с кодом Visual Basic для приложений VBA.

Презентацию, которую можно открыть в PowerPoint 97 Office PowerPoint 2003.

Формат документа PDF

PowerPoint Шаблоны оформления

Шаблон PowerPoint, который можно использовать для форматирование будущих презентаций.

PowerPoint Macro-Enabled конструктора

Шаблон, который можно открыть в PowerPoint 97 Office PowerPoint 2003.

Презентация, которая всегда открывается в режиме слайд-шоу, а не в обычном режиме.

PowerPoint Macro-Enabled Показать

Слайд-шоу с предварительно утвержденными макросами, которые можно запускать в рамках слайд-шоу.

PowerPoint 97–2003 Показать

Слайд-шоу, которое можно открыть в PowerPoint 97 Office PowerPoint 2003.

Этот параметр можно найти в > файла.

PowerPoint 97–2003 Add-In

Надстройка, которую можно открыть в PowerPoint 97–Office PowerPoint 2003.

Этот параметр можно найти в > файла.

PowerPoint Презентация XML

Презентация в стандартном формате файлов с поддержкой XML.

Презентация, сохраненная в видео.

Формат файла MP4 воспроизводит на многих медиапроисках, например в проигрыватель Windows Media.

Примечание: Этот формат доступен только в PowerPoint для Microsoft 365 для Mac. Чтобы найти его, выберите файл > экспорт.

Презентация, сохраненная в видео.

MOV-файлы можно использовать в любом приложении, которое поддерживает фильмы QuickTime.

Примечание: Этот формат доступен только в PowerPoint для Microsoft 365 для Mac. Чтобы найти его, выберите файл > экспорт.

Слайд в качестве графического изображения для использования на веб-странице.

Формат файлов GIF ограничен поддержкой 256 цветов. Это более эффективно для отсканированных изображений, таких как иллюстрации. GIF также можно использовать для графиков, черно-белых изображений и небольшого текста высотой всего в несколько пикселей. GIF поддерживает анимацию и прозрачный фон.

Этот параметр можно найти в > файла.

JPEG (Joint Photographic Experts Group) FileFormat

Слайд в качестве графического изображения для веб-страниц.

Формат файлов JPEG поддерживает 16 млн цветов и лучше всего подходит для фотографий и сложной графики

Этот параметр можно найти в > файла.

Формат PNG (Portable Network Graphics)

Слайд в качестве графического изображения для использования на веб-странице.

Стандарт PNG для замены GIF был утвержден W3C в качестве стандарта. PNG не поддерживает анимацию, как GIF, и некоторые более старые браузеры не поддерживают этот формат файла.

Этот параметр можно найти в > файла.

TIFF (формат файла изображения тега)

Слайд в качестве графического изображения для использования на веб-странице.

Этот параметр можно найти в > файла.

Слайд в качестве графического изображения для использования на веб-странице.

Этот параметр можно найти в > файла.

Сохранение в формате JPEG или другого типа изображения

При сохранении презентации в формате JPEG или другом графическом формате каждый слайд становится изображением и сохраняется как отдельный файл в новой папке.

Выберите Файл > Экспорт.

Укажите место для сохранения файлов, а затем в окне Формат файла выберите нужный вариант: JPEG, TIFF, PNG, GIF или BMP.

В PowerPoint в Интернете вы можете открывать файлы таких типов для редактирования:

Вы также можете открывать файлы этих старых типов, но только для чтения файла, а не для его редактирования. Если вы хотите отредактировать файл такого типа, откройте его и с помощью файла > Сохраните копию, чтобы сохранить файл как файл .pptx который можно редактировать:

В Веб-приложение PowerPoint нельзя открыть следующие форматы файлов, но можно открыть файл .pptx, PPSX или ODP, а затем сохранить презентацию в следующих форматах с помощью файла >Download As:

.jpg (при выборе этого формата каждый слайд презентации будет сохранен как отдельный .jpg файла изображения.)

Недавно Microsoft поменял название своего сервиса Office 365 на Microsoft 365 и добавил несколько полезных функций.

В этой статье рассмотрим новые возможности PowerPoint.

Основной тренд приложений от Microsoft — работа в одном окне. С обновлением PowerPoint внутри системы появилась возможность использовать фотографии, иконки и наклейки. Microsoft залил туда:

- 8 тыс. изображений

- 175 циклических видео из Getty Images

- 300 новых шрифтов

- 2,8 тыс. новых иконок

Они находятся в разделе «Рисунки», любую фотографию можно сразу вставить на слайд:

Также появился раздел с фотографиями людей без фона в разных ситуациях:

Отдельный реверанс за иконки. Пока что они не могут потягаться со специализированными сайтами, но есть много хороших базовых иконок с заливкой и без, а цвет можно менять сразу в PowerPoint:

Кроме выбора фото, можно сделать коллаж онлайн, найти изображения без фона и в целом подобрать фон для презентации. Давайте посмотрим, как работает этот сервис.

Например, вы зашли в раздел «Коллажи» по запросу «VR» и выбрали нужную фотографию. Каждый объект на изображении редактируемый. Нажимаем кнопку «Редактировать».

Здесь вы можете убирать или добавлять слои-объекты на слайд, менять фон, поворачивать и отражать объекты.

Например, «море», как же хочется на море.

Можно выбрать другую сцену этой же фотографии.

Наконец-то внедрять цветовую палитру в PowerPoint стало проще. Теперь доступен цветовой код в формате HEX (раньше был только RGB). Как это облегчит жизнь?

Большинство веб-ресурсов с цветовыми палитрами используют именно HEX. Чтобы внедрить его в презентации, приходилось переводить HEX в RGB, а это занимало время.

Поздравляю дизайнеров с их профессиональным днем! В честь праздника я решил рассказать о наборе правил (гайдлайнов), которые описывают, какими должны быть современные презентации с точки зрения контента и оформления.

В настоящее время, когда во всю продвигаются шлемы виртуальной реальности и теслы летают в космос, можно использовать всю мощность браузерных движков для создания по настоящему интерактивных, кроссплатформенных и стильных презентаций, а не делать набор страниц PPTX или, чего хуже, PDF в стиле «иллюстративный материал к расчетно-пояснительной записке».

Существует несколько JavaScript- движков, с помощью которых можно создавать классные презентации — Marp, Reveal, landslide, hacker-slides, slidify и другие. В каких-то можно использовать Markdown, какие-то встраиваются в IDE, а какие-то — можно создавать в собственных редакторах. Мне пока что удалось попробовать первые два.

В качестве демонстрации материала, доступны примеры слайдов и видео.

Оба вышеупомянутых движка поддерживают простой текстовый формат Markdown. Первый, Marp, позволяет создавать презентации в собственной IDE, что очень удобно, однако на выходе все равно получается статичный PDF. Второй, Reveal, более интересный: с помощью него можно создавать целые презентации-сайты, помимо Markdown можно использовать всю мощь JavaScript, HTML и CSS. В основном о нем и идет речь в данной статье.

Небольшое количество текста

Слушатель доклада не будет читать текст презентации, поэтому не надо помещать целые абзацы в слайды. Рассказывайте. Если есть сомнение по поводу, нужно ли выкинуть тот или иной кусок текст или нет, то выкидывайте. А при необходимости напишите статью, в которой будут разъяснены подробности. Лучше используйте больше визуальной информации.

Использование метафор

Метафоры — это хорошо. Аудиторию нужно завлечь с самого начала, пробудить. Это можно сделать с помощью смешных картинок. Но нужно не забывать про чувство меры: их обилие может раздражать и настраивать на несерьезный лад.

Минимализм и плоский дизайн

Один из пунктов, которые я «списал». Сейчас это в тренде, ну и мне тоже в принципе нравится. Как следствие этого пункта, рекомендуется использовать небольшое количество (три-пять) базовых цветов при создании презентаций.

Онлайн-доступ

Презентация должна быть доступна в виде сайта, открывается в браузере. Благодаря этому, не страшны будут потеря флешки, поломка компа и другие невзгоды во время доклада.

Офлайн-функционирование

Не страшно, если внезапно пропадет доступ к интернету. Однако браузер все равно требуется. На этот случай все картинки должны быть также локальными. Для запуска достаточно закачать репозиторий с исходниками с гитхаба.

Кроссплатформенность

Все это работает на Windows, Mac, Linux, Android, iOS Да, реально, можно листать презентацию хоть на телефоне прямо во время демонстрации!

Английский язык слайдов

В хорошей презентации мало текста, причем он простой. Презентация будет понятна и русскоязычной аудитории, и глобальной. Аудиодорожку всегда можно легко перевести, а вот изменить видео не получится.

Доступ по ссылке

Любой желающий может открыть презентацию на своем устройстве прямо во время доклада. На титульном слайде можно поместить короткую ссылку kvanttt.github.io на основной сайт, через который легко перейти на презентацию по полноценной, длинной.

Читаемая ссылка

Темная и светлая темы

Для лучшей адаптации к освещению, настроению. Можно создать и свою.

Кроме тем, можно менять стиль переходов между слайдами.

Интеграция с системами контроля версий (Git)

Git — одна из самых популярных систем контроля версий. С помощью гита можно фиксировать изменения (commit), создавать и сливать ветви (merge), сравнивать разные версии файлов (diff), вычислять авторов конкретных строк (blame), а также делать много других вещей. Git не очень прост, но базовые возможности осваиваются быстро.

GitHub можно настроить так, чтобы при пуше в ветку gh-pages или в master сайт сразу публиковался на статичном хостинге в домене github.io — это очень удобно.

Использование простого текстового формата (Markdown)

Представляет собой простой текстовый формат — теги и другой сложный синтаксис не обязательно использовать. Можно даже сказать, что это Python для технических писателей :) С другой стороны, текстовая природа позволяет легко сравнивать разные версии, а для вычитки и редактирования текста можно использовать привычные инструменты программиста Pull Request | Merge Request или просто коммиты в соответствующую ветвь.

Markdown позволяет легко описывать:

разные стили текста (курсив, полужирный, зачеркнутый , ссылку, цитату, вставку кода ),
заголовки,
списки, ненумерованные и упорядоченные,
таблицы,
спойлеры,
дополнительные элементы, которые могут различаться в зависимости от реализации. При необходимости можно использовать и HTML теги.

Аннотации к слайдам

Во время презентации можно нажать на S и посмотреть на заготовленные тезисы, речь и следующий слайд. Также доступен таймер по котором можно замерить продолжительность выступления. Аннотации можно включать на второстепенном экране.

Использование эмодзи

Можно использовать для ассоциации слайдов с визуальным образами. К сожалению, на Хабре они все еще не поддерживаются, поэтому в заголовке над этим абзацем вы не увидите смайлика.

Картинки и схемы в подходящем формате (JPG, PNG, SVG)

Сжимает с потерями, подходит для фотографий и сложных изображений с градиентами и насыщенной палитрой. Малопригоден для сжатия чертежей, текстовой и знаковой графики. Хорошо подходит для фона.

Формат сжатия без потерь, подходит для изображений с большими однородными областями и ограниченным набором используемых цветов. Не нужно использовать для фотографий, так как файлы будут весить существенно больше. Хорошо подходит для скринов.

И почему-то многие забывают о SVG, который обладает следующими преимуществами:

увеличение картинки без потери качества;
хорошо интегрируется с Git (текстовый формат);
можно изменить цвета, шрифты и другие элементы прямо в файле;
маленький размер.

Поддерживается всеми современными браузерами — и даже Хабром! К сожалению, на Хабр его пока что можно загрузить только косвенно.

Обратите внимание, что большинство картинок в данной статье в формате SVG.

Вот так выглядит фрагмент исходника для фоновой SVG картинки этого слайда

Использование удобных и простых IDE

Например, Visual Studio Code с плагинами. Слева — превью, справа или в браузере — готовый вариант, рендер. Есть плагин для проверки правописания, плагины для генерации содержания, форматирования таблиц и другие.

Удобный для печати текст презентации

Код самих слайдов и аннотаций можно легко распечатать (например, для прогона). Это обычный текст с минимальным количеством мусора.

Бесплатность

Все инструменты, форматы и статичный хостинг .github.io бесплатные. И даже эта картинка

Дополнительные возможности

В движке reveal.js доступны и другие возможности

Также можно поэкспериментировать с интерактивной версией.

Презентация смотрится просто и классно

Да, конечно, есть небольшие недоработки из-за несовершенного движка и недостаточно прямых нефронтендных рук :) Но, по-моему, выглядит неплохо. Если не согласны, то прошу высказать замечания в комментах.

Неудобства

Ну и конечно, у всего есть недостатки, в том числе и у изложенного подхода:

Другие ресурсы

Есть и другие советы с примерами, которые мне понравились:

Заключение

Мне кажется, что будущее за подобными интерактивными презентациями в формате сайтов, которые легко редактировать как программистам, так и дизайнерам. Давайте пробовать приближать его быстрей!

Кстати, все статьи тоже можно писать с использованием Git и Markdown, хостить их на GitHub или GitLab. Но об этом я напишу позже.

Если у вас есть замечания или дополнения — отписывайтесь в комментариях. Рассмотрю и, возможно, включу в статью.

Читайте также: