Конверты и наклейки и способы работы с ними ворд

Обновлено: 05.07.2024

Тема: «Создание и печать конвертов для групповой рассылки в текстовом процессоре

MS Word »

Цель: изучить команды вкладки Рассылки, научиться создавать конверты и использовать групповую рассылку.

Теоретическая часть:

На предприятиях, имеющих большой объем исходящей корреспонденции актуальным является оформление почтовых конвертов не в ручную, а посредством программы Word , которая позволяет ни только создавать и печатать конверты, но и создавать групповые рассылки.

Предположим, что организации необходимо разослать письма с поздравительными открытками свои клиентам. Клиентов может быть большое количество от 10.. 20 .. 30 и т.д. Средствами программы Word 2010 данную задачу можно автоматизировать.

Если нужно использовать конверты для групповой рассылки по списку адресов, то для создания пачки конвертов можно использовать слияние.

Процесс слияния состоит из следующих основных шагов:

Для выполнения слияния используйте команды на вкладке Рассылки (рис. 1).

Базовый уровень

1. Настройка обратного адреса

До начала составления главного документа конверта настройте обратный адрес (адрес предприятия - отправителя):

- нажмите на кнопку Файл, а затем выберите пункт Параметры.

- Нажмите Дополнительно.

- Прокрутите вниз и в разделе Общие введите обратный адрес в поле Почтовый адрес (пусть это будет почтовый адрес техникума: БПОУ УР "Сарапульский техникум машиностроения и информационных технологий" ул. Лермонтова, д.1, г. Сарапул, УР, 427961).

Word сохранит этот адрес, и его можно использоваться каждый раз при необходимости вставить в документ обратный адрес.

- Нажмите ОК.

2. Настройка конверта

- на вкладке Рассылки в группе Создание нажмите кнопку Конверты

- в открывшемся диалоговом окне Конверты и наклейки нажмите кнопку Параметры

- установите Шрифт Times New Roman, полужирный курсив и размер 14 пт для адреса получателя и обратного адреса.

- к получившемуся результату добавите почтовый индекс (рис. 3):

- нажмите Вставка – Надпись, нарисуйте прямоугольник, где напишите индекс 427961

- теперь добавьте новый шрифт PECHKIN_ : В папке ПР_7 скопируйте файл PECHKIN_ и сохраните C:/Windows/Fonts.

- выделите почтовый индекс и установите новый шрифт (рис. 4). Размер 32 пт.

3. Присоединение конвертов к списку адресов

Чтобы ввести данные в конверты, необходимо присоединить конверты к списку адресов, называемому также источником данных или файлом данных.

Задание: создать в программе Excel список адресов для рассылки со следующими полями: Наименование организации, Адрес. Список организаций будет следующий: ОАО «СЭГЗ», ОАО «Элеконд», ОАО "Сарапульский радиозавод", Администрация города Сарапула, АО «КБ 21 века». Адреса и почтовые индексы найдите в интернете. Заполните таблицу.

- на вкладке Рассылки установите Начать слияние – Конверты

- Выбрать получателей – Использовать существующий список – выбрать книгу Excel в своей папке с созданным списком адресов для рассылки.

- нажмите на кнопку Изменить список получателей, чтобы просмотреть и отредактировать список. Просмотрите результаты. Нажмите Ок.

- нажмите Вставить поле слияния (рис. 5) и добавьте поля Наименование_организации и Адрес.

- нажмите на кнопку Просмотреть результаты. Пользуясь кнопками навигации, пролистайте получившиеся варианты адресов.

Чтобы создать конверт, а именно правильно разместить и распечатать сопровождающие его атрибуты, пригодные к индивидуальному использованию в личных или служебных целях, можно воспользоваться функционалом текстового редактора Microsoft Word. Он предоставляет весь подходящий инструментарий и необходимую информацию.

Настройка параметров конверта в редакторе очень проста, даже для начинающего пользователя, и всё благодаря специальной функции, разработанной для такой задачи. В качестве примера, мы продемонстрируем вам весь процесс в настольной версии редактора Word 2013, входящего в популярный офисный пакет приложений от Майкрософт.

В других версиях приложения, в том числе работающих в онлайне, все шаги и настройки будут максимально похожи. Это позволит вам без труда добиться поставленной цели.

Запустите Microsoft Word и создайте новый документ. На Панели инструментов найдите вкладку “Рассылки”, а в ней кнопку “Конверты”. Нажмите на неё, чтобы начать настройку под индивидуальные требования.

Создать конверт

В полях “Адрес получателя” и “Обратный адрес” введите нужные вам данные. Далее нажмите на кнопку “Параметры” внизу и перейдите на вкладку “Параметры печати”. Выберите способ подачи в зависимости от особенностей вашего принтера.

Когда закончите настраивать способ подачи, то перейдите на соседнюю вкладку, где необходимо будет выбрать размер конверта из раскрывающегося списка, а также, при необходимости, установить шрифты (размер, начертание, цвет и т.п.). По завершении, нажмите на кнопку “ОК”.

В основном окне нажмите на кнопку “Добавить”. Вам будет задан вопрос, хотите ли вы использовать обратный адрес, введенный вами, в качестве адреса по умолчанию. Желательно ответить положительно.

В левой части окна текстового редактора появится предварительный просмотр информации, которая будет напечатана на конверте, а в правой – пустая страница, на которой сразу же можно подготовить текст письма.

Завершив написание своего письма, вернитесь на вкладку “Рассылки” и нажмите на кнопку “Конверты”. На последнем шаге отправьте подготовленное содержимое на печать, воспользовавшись соответствующей кнопкой.

Этикетка в листах А4

Пустые чистые этикетки в листах формата А4 пригодны для печати этикеток на обычных лазерных и струйных принтерах. Наши клиенты могут выбрать из более чем 100 размеров по целому ряду различных материалов, специализированных клеев и цветов. Наряду с фантастическим выбором этикеток, на нашем сайте можно скачать бесплатные шаблоны для формирования этикетки, а так же разнообразные полезные руководства и программное обеспечение для проектирования и печати этикеток.

Наклейки для печати на лазерном принтере или струйном принтере, поставлются в листах формата А4 по 100 листов в пачке с уже просеченными этикетками. В различных размерах мы можем предложить прямоугольные этикетки и круглые этикетки.

Как осуществить печать на наклейках в листе А4 ?

Мы предоставляем Бесплатные шаблоны этикеток в формате MS Word (.doc) чтобы помочь вам добавить текст на лист наклеек.

Для того чтобы скачать шаблон, нажмите на изображение нужного вам расположения на листе и выберите СОХРАНИТЬ на компьютер, а потом откройте в текстовом редакторе MS Word, Open Office и др.

После формирования этикетки, Вам достаточно загрузить в обычный офисный лазерный или струйный принтер листы с этикеткой А4 и распечатать необходимое количество копий.

Размеры, формы, шаблоны в формате MS Word (.doc) и расположение этикеток в листах А4:

Создание слияния наклеек в Word 2007

Для создания слияния для этикеток в Word 2007

Примечание: Если в списке не будет создана запись, пожалуйста, прочитайте другой наш урок о создании Получатели слияния.

Примечание: Более подробную информацию по редактированию списков получателей, прочитайте еще один урок Получатели слияния.

Чтобы внести изменения в этикетки

Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Word 2003

Щелкните на кнопке Создать.

После щелчка на кнопке Создать наклейки появятся в окне Word в виде таблицы. С этого момента вы работаете с ними в Word, как с самой обычной таблицей. (Более подробная информация по этой теме изложена в главе 20.)

Внимание! Не вздумайте менять размер ячеек таблицы с наклейками! Если вы сделаете это, наклейки не будут напечатаны должным образом.

Отформатируйте наклейки (если есть такая необходимость).

Воспользовавшись комбинацией клавиш CTRL + A, выделите весь документ (он размером всего в одну страницу) и измените шрифт на более привлекательный. Дополнительную информацию по этому вопросу можно найти в главе 11.

Не стоит вносить изменения в форматирование полей и абзацев. И то, и другое уже настроено для распечатки выбранного вами типа наклеек.

Вы можете лишь отредактировать отдельные наклейки. Конечно, все они содержат одинаковый текст, но вы вправе изменить информацию в нескольких ячейках таблицы.

Убедитесь, что принтер включен, готов к печати, что в лоток вставлен лист с наклейками (причем правильно), что это именно тот тип наклеек, который вы указали, и т.д. В общем, проверьте все – зачем вам лишние осложнения? Затем распечатайте наклейки как любой другой документ.

Щелкните на кнопке Печать на панели инструментов, и наклейки появятся из принтера, готовые к тому, чтобы их лизнули и приклеили.

Не рекомендуем сохранять этот документ на диске (разве что вы очень любите наклейки и собираетесь иногда открывать данный файл, чтобы просто им полюбоваться). Закройте документ, а на предложение сохранить его отреагируйте щелчком на кнопке Нет.
Если вы решили посвятить свою жизнь распечатке наклеек, рекомендую приобрести специальную программу, выпускаемую компанией Avery. Она называется Avery Label Pro. Как и любая специализированная программа, она лучше справляется со своей, задачей, чем Word, для которого печать наклеек – не более, чем хобби.
Word, конечно, может распечатать наклейки непосредственно из базы данных наклеек с помощью функции Мастер слияния. Правда, этот сложный и долгий процесс относится к области расширенных операций Word. В указанном режиме лучше работать, если у вас уже имеется база данных; для создания списка адресов можно воспользоваться приложением Microsoft Outlook. Но даже после того, как вы выполните всю эту работу, останется немало проблем, связанных с форматированием массива информации и с рядом других операций.

Печать листа одинаковых, наклеек с изображением

Всегда можно добавить графическое изображение к наклейке, но для этого вам придется убедить Word в том, что эта задача выполняется вместе со слиянием документов. Выполните следующие действия.

Создайте новый пустой документ в Word.
Выберите Вид › Панели инструментов › Слияние. На экране появится одноименная панель инструментов, хотя использоваться будут далеко не все ее опции.
Щелкните на кнопке Выбрать тип документа
Выберите в появившемся диалоговом окне переключатель Наклейки.
Щелкните на кнопке ОК.
Укажите тип наклейки в списке Тип.

Как создать наклейки, используя Microsoft Word 2007

Вам нужна помощь в организации работы? Особенность Microsoft Word Labels позволяет автоматически создавать индивидуальные наклейки, которые отвечают вашим требованиям. В этой статье вы узнаете, как создать два типа наклеек: целую страницу с одинаковыми наклейками и страницу с пользовательскими/уникальными наклейками.

Ваши действия

Способ 1 из 2: Создание целой страницы с одинаковыми этикетками

Откройте новый документ Word.

На вкладке Mailings в группе Создать щелкните на Наклейки.

Выберите правильный размер этикетки, а затем нажмите кнопку Options:

Из списка выпадающего меню Label products выберите торговую марку
Из списка выпадающего меню Label products выберите номер продукта
Нажмите OK
Нажмите Options. Появится диалоговое окно Label Options.
В разделе информации о принтере посмотрите на список выпадающего меню Tray и сделайте соответствующий выбор.
Загрузите этикетки в принтер и нажмите на Print.

Способ 2 из 2: Создание страницы пользовательских наклеек

Откройте новый документ Word.

Перейдите на вкладку Mailings и в группе Create нажмите Labels.

Обратите внимание, что появится диалоговое окно Envelopes and Labels с отображением вкладки Labels.

Выберите правильный размер наклейки.

Нажмите Options.
Из выпадающего списка Label Products выберите имя бренда.
Из выпадающего списка Product Number выберите номер продукта.

Укажите правильный источник бумаги.

Нажмите Options. Должно появиться диалоговое окно Label.
В разделе Printer Information перейдите к выпадающему списку Tray сделайте свой выбор.
Нажмите OK.
Нажмите New Document.

Введите содержимое каждой наклейки с помощью клавиши табуляции для перемещения между наклейками.Каждая таблица представляет одну наклейку.

Хотя письма обычным воздушным путем сегодня уже практически никто не пишет, иногда компаниям нужно делать почтовые рассылки, и чтобы не покупать конверты и сэкономить на этом определенные средства, предлагаем вам сделать их собственноручно в текстовом редакторе Word. Так что, сегодня мы поговорим о том, как создать и распечатать конверты в Ворде.

Как создать и распечатать конверт в Word 2016, 2013, 2010, 2007?

Чтобы создать конверт, для начала зайдем в раздел верхнего меню под названием «Рассылки». Эта секция тесно интегрирована с Outlook’ом, дабы можно было осуществлять в том числе и электронную рассылку прямо из Ворда через почтовый клиент. Но нас здесь интересуют в первую очередь именно конверты, поэтому сосредоточимся на них.

Еще один кандидат на модификацию – это шрифты адреса получателя и обратного адреса. Доступны штатные гарнитуры Windows, коих в действительности огромное множество. Разумеется, любой из нас хоть раз изменял шрифт текста в Ворде, так что вы сразу же поймете, что мы имеем в виду.

Важно: чтобы заданная в шаблоне информация (прежде всего, обратный адрес) сохранилась в настройках конверта, нужно подтвердить это действие в специальном диалоговом окне, появляющемся перед генерацией нового конверта на листе. Сделайте это, если не хотите каждый раз вводить обратный адрес при создании нового экземпляра конверта из шаблона.

Как сделать конверт в Word 2003

В старых версиях Word принцип создания конвертов несколько отличен от принятого в современных версиях данного ПО.

Заходим в верхнее меню в раздел «Сервис» и выбираем категорию «Письма и рассылки» -> «Конверты и наклейки».

Далее видим уже ставшее нам привычным окно (правда, слегка с другим расположением контролов на форме, но сути это не меняет). Продолжаем все действия по описанной выше инструкции.

Ну что же, вот и все, что касается алгоритма генерирования конвертов для почтовых отправлений. Как видите, ничего сложного и экстраординарного.

Microsoft Word содержит мастера для создания некоторых документов. Мастер - это своеобразная встроенная в Microsoft Word программа , задающая вопросы в диалоговых окнах, а затем использующая ответы для создания документов.

Для создания документа с помощью мастера следует воспользоваться областью задач Создание документа ( рис. 8.5). Если эта область не отображена в окне Microsoft Word , то можно выполнить команду Файл/Создать, после чего она появится.

В области задач в разделе Шаблоны необходимо один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по ссылке На моем компьютере (см. рис. 8.5), в результате чего появится диалоговое окно Шаблоны ( рис. 8.6).

Мастер почтовых наклеек расположен во вкладке Письма и факсы диалогового окна Шаблоны (см. рис. 8.6). Для запуска мастера необходимо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по значку применяемого мастера.

Кроме того, Мастер почтовых наклеек можно запустить командой Сервис/Письма и рассылки/Конверты и наклейки.

Мастер почтовых наклеек предназначен для создания большого количества одинаковых текстов на одной странице. Это могут быть действительно наклейки с почтовым адресом, а могут быть также и визитные карточки, наклейки на дискеты, наклейки на видеокассеты и т. п.

После запуска Мастера почтовых наклеек появляется диалоговое окно Конверты и наклейки, вкладка Наклейки ( рис. 8.7).

Рис. 8.7. Создание наклейки во вкладке "Наклейки" диалогового окна "Конверты и наклейки"

В поле Адрес необходимо ввести текст, который будет напечатан на каждой наклейке. Текст вводится обычным образом. Можно изменять оформление текста. Для этого следует непосредственно в поле Адрес выделить оформляемый фрагмент, а затем щелкнуть по нему правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню можно выбрать команду Шрифт для установки параметров шрифта текста наклейки ( шрифт , размер шрифта , начертание, подчеркивание и др.) или команду Абзац для установки параметров абзаца текста наклейки (отступы, интервалы и выравнивание и др.). Фрагменты текста можно выделять и оформлять независимо друг от друга ( рис. 8.8).

Для установки параметров наклейки во вкладке Наклейки диалогового окна Конверты и наклейки (см. рис. 8.7) необходимо нажать кнопку Параметры. В диалоговом окне Параметры наклейки ( рис. 8.9) в раскрывающемся списке Сорт можно выбрать сорт наклеек. Перечень наклеек указанного сорта появится в списке Тип. Тип наклейки определяет размеры наклейки и параметры страницы, на которой они будут печататься.

Рис. 8.9. Выбор основных параметров создаваемой наклейки

При необходимости можно настроить параметры стандартной наклейки. Для этого в диалоговом окне Параметры наклейки (см. рис. 8.9) следует нажать кнопку Настройка. В диалоговом окне Наклейка - настройка ( рис. 8.10) можно изменить размеры наклейки, поля страницы бумаги, на которой будет печататься наклейка, и т.д.

Рис. 8.10. Настройка параметров создаваемой наклейки

При желании можно создать собственную наклейку. Для этого в диалоговом окне Параметры наклейки (см. рис. 8.9) следует нажать кнопку Создать. В диалоговом окне Создание наклейки ( рис. 8.11) можно в поле Тип указать название создаваемой наклейки, установить размеры наклейки, поля страницы бумаги, на которой будет печататься наклейка и т.д.

После установки всех параметров наклейки во вкладке Наклейки диалогового окна Конверты и наклейки (см. рис. 8.7) необходимо нажать кнопку Создать, после чего будет создана страница наклеек ( рис. 8.12). Этот документ можно сохранить как файл , а затем по мере надобности печатать. Если же нажать кнопку Печать, то страница наклеек будет сразу же напечатана.

Читайте также: