Настройка доступности по состоянию 1с документооборот

Обновлено: 07.07.2024

Ограничение прав доступа не только обеспечивает информационную безопасность, но и помогает оптимизировать работу пользователей, скрывая множество лишней информации, оставляя только самое необходимое.

Прежде чем приступать непосредственно к настройке программы «1С:Документооборот», необходимо выработать общую концепцию ограничений, и чтобы понять, как это сделать, необходимо разобраться с теми инструментами, которыми обладает система.

Полномочия

Полномочия – это готовая подборка ролей с правами на доступ к данным. При наличии большого количества сотрудников с однотипным доступом «полномочия» позволяют удобно структурировать роли согласно должностным инструкциям сотрудников.

По сути «полномочия» представляют собой профиль, состоящий из набора ролей. В системе существуют предопределенные профили, при этом имеется возможность создавать множество произвольных «полномочий». При создании нового пользователя администратор системы выбирает произвольный набор «полномочий», и таким образом пользователю будет доступен тот функционал системы, который описан в «полномочиях».

Данная настройка является самым быстрым и простым способом наделить пользователя определенными правами — удобно, когда не требуется настраивать дополнительные сложные ограничения.

Политики доступа

«Политики доступа» задают границы областей данных, с которыми разрешено работать пользователям. Области данных определяются следующим набором разрезов доступа:

Виды внутренних документов;
Виды входящих документов;
Виды исходящих документов;
Виды мероприятий;
Вопросы деятельности;
Грифы доступа;
Группы доступа контрагентов;
Группы доступа физических лиц;
Организации;
Подразделения.

В «политиках доступа» может быть выдано одно или несколько разрешений, которые в совокупности образуют персональные настройки доступа пользователя.

Для каждого разреза можно указать один из следующих уровней доступа:

Таким образом, настраивая остальные разрезы, мы формируем совокупный доступ к объектам системы.

Права папок

Много данных информационной базы хранится в папках. Для них предусмотрена гибкая настройка прав доступа на уровне каждой папки.

Настройка доступна для всех объектов, хранение которых ведется в папках:

Внутренние документы;
Файлы;
Проекты;
Письма;
Мероприятия.

Чтение;
Добавление;
Изменение;
Удаление.

Рабочие группы объектов

Рабочая группа — это список пользователей, которые имеют право работать с объектом. Рабочая группа объекта может заполняться как вручную, так и автоматически, в зависимости от настроек системы.

Пользователи в рабочей группе обладают следующими правами:

Пример использования рабочей группы:

Настройка доступности по состоянию

Настройка доступности по состоянию ограничивает доступ к реквизитам объекта в зависимости от его состояния, например, «утвержден и согласован» и т.д.

Настройка выполняется для каждого реквизита и может быть применена для всех видов документов. Также можно указать как конкретного пользователя, так и группу пользователей, для которых настройка будет действовать.

В строках таблицы «Доступность полей» выводятся названия полей и команд карточки документа, например, «Гриф доступа», «Проект», «Сумма» и т.д.

В столбцах таблицы выводятся названия состояний документа. Установленное в ячейке значение определяет доступность того или иного поля или команды по следующим правилам:

✅ Разрешено. Доступ для реквизита разрешен;
❌ Запрещено. Доступ для реквизита запрещен;
🔘 По умолчанию. Доступ к реквизиту определяется совокупностью прочих настроек прав.

Пример настройки для делопроизводителей:

Делегирование прав

Делегирование прав — еще один удобный инструмент, который есть в программе «1С: Документооборот». Если сотрудник уходит в отпуск или на больничный имеется возможность оперативно передать замещающему сотруднику как полный набор прав, так и частичный. Время действия делегированных прав задается с точностью до минуты. Пример настройки делегирования:

Обновление прав доступа

Одной из ключевых особенностей «1С:Документооборот» является обновление прав в автоматическом режиме. По умолчанию пересчет прав выполняется сразу после внесения изменений. В некоторых случаях процесс может занять продолжительное время, тогда рекомендуется использовать регламентную операцию по отложенному обновлению прав.

Суть отложенного обновления прав заключается в том, что длительные задания на обновление прав попадают в специальную очередь, которая обрабатывается в фоновом режиме, не мешая работе пользователей. Этот режим работы является рекомендованным для клиент-серверного варианта системы.

Примеры возможных проблем

Далее указаны примеры возможных проблем, вызванные некорректной настройкой прав:

Не указано полномочие «Пользователи». Даже если указаны настройки остальных полномочий и заданы политики прав, программа не позволит пользователю работать в системе. Исключением является профиль «Администратор», данное полномочие обеспечивает полный доступ к системе;
Не задана настройка для папки. Даже при указании пользователя в рабочей группе документа этого будет недостаточно. Вне зависимости от прочих настроек, чтобы у пользователя был доступ к объекту, у него также должен быть доступ к соответствующей папке;
Не выполнена настройка политики. Если в системе включили ранее не задействованный разрез доступа, то после его включения обязательно необходима его настройка;
После изменения настроек прав ничего не изменилось. Необходимо убедиться, что регламентные задания «Обновление прав доступа» (долгое и оперативное) выполняются без ошибок.

Заключение

Все настройки непосредственно взаимосвязаны между собой — некоторые из них наделяют пользователей базовыми правами, некоторые как расширяют, так и ограничивают их. Широкий функционал позволяет обеспечить необходимую защиту важной информации внутри компании исключительно настройками, без помощи разработчика.

Надеемся, приведенные базовые примеры помогли Вам разобраться с основными возможностями настройки прав в программе «1С:Документооборот». Если у Вас возникнут дополнительные вопросы или есть потребность в настройке программы, обращайтесь к нам за консультацией — мы с радостью Вам поможем!

Этот документ является дополнением к документации по конфигурациям «Документооборот КОРП», «Документооборот ПРОФ», «Документооборот государственного учреждения» и содержит только описание отличий версии 2.1.15 от версии 2.1.14.

Что нового

Ссылки виджета «Задачи мне»

Версии: КОРП, ДГУ

Изменилось поведение виджета Задачи мне на рабочем столе Текущие дела.

Виджет «Задачи мне»

Теперь ссылка Не принято ведет пользователя в список Задачи мне с отбором непринятых задач. В заголовке отображается только счетчик новых, в отличие от списка Задачи мне, где и непринятые, и текущие, и просроченные.

Список непринятых задач текущего пользователя

Ссылка Просрочено теперь ведет в список Задачи мне с отбором просроченных задач. В заголовке по аналогии отображается только счетчик просроченных.

Список просроченных задач текущего пользователя

Чтобы посмотреть полный список текущих, просроченных, и выполненных задач пользователя, нужно по-прежнему открыть список Задачи мне по одноименной ссылке виджета.

Обновление мобильного приложения

Версии: КОРП, ДГУ

В новой версии приложения увеличена скорость синхронизации данных. Теперь она в среднем занимает около пяти секунд, после чего вы увидите новые данные, а программа в этом время будет подгружать большие тексты и файлы.

Синхронизация теперь разделена на две части:

Обновление списков – загрузка самой важной информации для отображения в списках задач и писем.
Обновление содержимого – загрузка вложений, предметов, полный текст задач и писем и других данных.

С загруженными данными можно работать сразу после обновления списков, потому что содержимое любого элемента загрузится в момент его открытия.

Время первоначальной загрузки данных в новой версии приложения тоже улучшилось, но по-прежнему может занять некоторое время.

Новое приложение установится рядом с текущим, чтобы вы смогли сравнить обе версии и оставить лучшую.

Новая версия мобильного приложения предназначена для работы с настольной конфигурацией 1С:Документооборот версии 2.1.15 и выше.

Для работы новой версии приложения в настольном клиенте необходимо включить настройку программы Использовать отметки времени (Настройка и администрирование – Настройка программы – Обмен данными).

Новая настройка для работы мобильного приложения

Оценка производительности

В новой версии программы добавлены показатели производительности мобильного приложения:

Прочие изменения

Заполнен производственный календарь на 2020 год.
Удален неиспользуемый обработчик ожидания на клиентском приложении.

Исправленные ошибки

Версия ПРОФ

Версии КОРП, ДГУ

Списки исправленных ошибок также можно посмотреть на сайте поддержки пользователей:

Порядок обновления с предыдущих версий

Особенности обновления с предыдущих версий

Перед обновлением с версии 2.1.12 и ниже, снятой с поддержки

При обновлении с версии 2.1.12 и ниже, снятой с поддержки, нужно перед сравнением-объединением с новой версией удалить регистры:

Адресные объекты,
Дома здания строения,
Дополнительные адресные сведения,
Загруженные версии адресных сведений,
История адресных объектов,
Ориентиры адресных объектов,
Причины изменения адресных сведений,
Служебные адресные сведения,
Уровни сокращений адресных сведений.

В версии 2.1.13 вместо перечисленных добавлены регистры с такими же именами, но с другой структурой.

Перед обновлением с версии 2.0 (КОРП, ДГУ)

Перед обновлением с редакции 2.0 необходимо:

В монопольном режиме выполнить обработку Переход_с_20_на_21.epf. Обработка включена в состав дистрибутива.
Не допуская работы пользователей, приступить к обновлению.

При использовании РИБ, обработка должна быть выполнена в каждом узле РИБ.

Перед обновлением с версии 2.1.0 (ознакомительная)

Перед обновлением с версии 2.1.0 запустите обработку Переход_с_210_на_211.epf. Обработка включена в состав дистрибутива.

При переходе с версий 2.0 и 1.4 запуск обработки не требуется.

При обновлении со всех предыдущих версий

Если дополнительная процедура обработки данных ВерсионированиеОбъектов.ОбновитьСведенияОВерсияхОбъектов выполняется более нескольких часов, необходимо:

остановить обработку (Поддержка и обслуживание – Обновление конфигурации – Результаты обновления – Все процедуры обновления… – команда Остановить в контекстном меню списка);
возобновить выполнение обработки после завершения всех дополнительных процедур. При этом можно начинать работать с программой, не дожидаясь ее полного завершения.

После обновления с версии 1.4.13

После обновления на 2.1 для начального заполнения списка Мои документы необходимо запустить обработку ЗаполнениеСпискаМоиДокументы.

Обратите внимание: при большом количестве документов обновление информационной базы на версию 2.1 может занять продолжительное время.

Порядок обновления на редакцию 2.1

Рабочую информационную базу можно перевести на новую версию «1С:Документооборота» несколькими способами:

Полное обновление – запустить обновление, дождаться его полного завершения, разрешить вход пользователям в базу. Этот способ подходит для небольших и средних информационных баз, обновление которых может пройти за несколько часов.
Частичное обновление – запустить обновление, дождаться нужного прогресса пересчета прав и разрешить пользователям вход в программу, не дожидаясь полного завершения обновления. Этот способ подходит для средних и крупных информационных баз.
Плавное обновление – развернуть полноценную копию информационной базы, запустить обновление, дождаться его полного завершения и настроить регулярную синхронизацию копии с основной базой. Этот способ подходит для особо крупных внедрений. Его мы и рассмотрим подробнее.

Плавное обновление на редакцию 2.1 рекомендуется использовать в следующих случаях: если время полного или частичного обновления велико (день или больше); если перед вводом в эксплуатацию требуется тщательное тестирование информационной базы, которое может занять несколько дней. Инструкция по проведению плавного обновления.

Расчет прав после обновления (КОРП, ДГУ)

При завершении обновления на версию 2.1 автоматически запускается полный пересчет прав. Пересчет выполняется автоматически и состоит из трех шагов:

Очистка прав,
Расчет обязательных прав,
Расчет всех остальных прав.

При полном обновлении необходимо дождаться окончания расчета прав и разрешить пользователям вход в базу. При частичном обновлении можно разрешить вход пользователей на третьем шаге расчета прав.

На каждом шаге отображается прогноз времени расчета, количество обработанных и оставшихся объектов.

Шаг 1. Очистка прав. На первом шаге выполняется очистка прав доступа.

Очистка прав при обновлении

Шаг 2. Расчет прав обязательных объектов. На втором шаге рассчитываются права, без которых пользователи не смогут работать с другими объектами. Это права на папки документов, папки файлов, виды документов, категории и другие.

На этом шаге пользователям запрещен вход в программу.

Расчет прав обязательных объектов

Шаг 3. Расчет прав оставшихся объектов. На третьем шаге выполняется расчет оставшихся прав, которые не препятствуют работе пользователей. Расчет ведется по дате, по убыванию, т.е. в первую очередь будут расcчитаны права самых свежих данных.

По умолчанию до окончания расчета вход пользователей в программу запрещен. Но если вы видите, что расчет прав уже достаточно продвинулся, можно, не прерывая расчет, разрешить вход пользователей в программу. Обратите внимание: при этом никому кроме администратора не будут доступны объекты, права которых не еще рассчитаны.

Расчет прав оставшихся объектов

Чтобы разрешить пользователям вход в программу до окончания расчета необходимо:

Проанализировать, до какой даты права уже рассчитаны. Информация отображается в колонке По дату. Права рассчитываются в обратном хронологическом порядке.
Оценить оставшееся время выполнения расчета прав и принять решение о разрешении входа пользователей в программу.
Если пользователям можно работать в программе, необходимо нажать кнопку Разрешить вход в программу. При этом пересчет прав продолжится, а пользователи смогут работать в программе. Некоторые данные будут недоступны до полного окончания расчета.

Не закрывайте программу до завершения обработки! Если программа закрыта и произошел перезапуск процесса на сервере, то расчет прав прервется. Для возобновления расчета необходимо запустить сеанс администратора.

При работе в распределенной информационной базе пересчет прав после обновления выполняется в каждом узле РИБ при обновлении на «1С:Документооборот» редакции 2.1 и при создании нового узла в «1С:Документообороте» редакции 2.1.

Если по каким-то причинам данный способ обновления не подходит (например, ожидаемое время расчета велико, а пользователям постоянно нужен быстрый доступ ко всем данным, накопленным за время работы в программе), воспользуйтесь инструкцией по плавному переходу на «1С:Документооборот» 2.1.

Расчет прав после обновления (ПРОФ)

Очистка прав,
Расчет прав папок,
Расчет прав объектов.

На каждом шаге отображается примерное время расчета и прогресс выполнения расчета с количеством рассчитанных и оставшихся объектов.

Шаг 1. Очистка прав. На первом шаге выполняется очистка прав доступа.

Очистка прав при обновлении

Шаг 2. Расчет прав папок. На втором шаге рассчитываются права, без которых пользователи не смогут работать (например, права папок документов и папок файлов).

Расчет прав папок

Шаг 3. Расчет прав объектов. На третьем шаге выполняется расчет прав всех остальных объектов, начиная с самых последних.

Расчет прав объектов

Настройки доступности по состоянию хранятся в справочнике "НастройкиДоступностиПоСостоянию". Соответствия полей и состояний добавляются в макетах данного справочника:

Рассмотрим процесс добавления собственного состояния и поля для внутреннего документа.

Для добавления собственного поля и состояния необходимо:

1. В макет "НастройкиПолейКомандВнутреннийДокумент" добавить собственное поле и состояние для пользователей и делопроизводителей:

В поле макета "ИменаПолейНаФорме" необходимо добавить имена элементов на форме внутреннего документа, которые необходимо блокировать (если элементов несколько, тогда необходимо перечислить их через запятую). Если новое поле и состояние используются в DMService, тогда необходимо указать имена этих полей из XDTO пакета "DM". В ячейке "ФункциональнаяОпция" необходимо указать функциональные опции, от которых зависит новое поле (если таковые имеются). Если новые состояния добавлять не нужно, тогда новое поле необходимо добавить только в макет и все ниже перечисленные действия не нужны.

2. Для нового состояния на форму элемента справочника "НастройкиДоступностиПоСостоянию" необходимо добавить колонки в таблицу формы "НастройкиДоступности" и вывести их на форму:

Тип значения колонки "НовоеСостояние" = "Число (1)", тип значения колонки "НовоеСостояниеСтрокой" = "Строка (0)".

Колонка на форме:

Свойства нового элемента формы:

Свойства элемента формы аналогичны типовым элементам ("НастройкиДоступностиНаСогласовании", "НастройкиДоступностиСогласован" и т.д.).

3. В модуле формы элемента справочника "НастройкиДоступностиПоСостоянию" в процедуру "УстановитьУсловноеОформление" в структуру "Колонки" необходимо добавить новое состояние:

В процедуру модуля формы элемента "ЗаполнитьНастройкиДоступности" необходимо добавить новое состояние в структуру "ВсеСостояния":

В процедуру модуля формы элемента "ЗаполнитьНастройкиДоступности" в структуру "ДоступныеСостояния" необходимо добавить новое состояние, если новое состояние будет использоваться во входящих или исходящих документах, тогда необходимо добавить новое состояние в структуру для нужных типов объектов:

Данные изменения выполнялись в 1C:Документооборот 8 КОРП версии 2.1.16.1.

Читайте также: